Письмо в ответ на письмо образец: Письмо ответ | Образец — бланк — форма

Как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке

Заказываешь товары в зарубежных интернет-магазинах или учишь английский для работы? Тогда тебе надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке. Образцы и примеры прилагаются. Представим полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы ты смог по ним составить собственное письмо. А ещё мы рассказали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке».

Письмо-запрос информации требуется, если тебе необходимо получить подробную информацию по интересующему тебя вопросу.

В начале письма необходимо указать твой адрес или адрес и название компании, которую ты представляешь, а ниже — название и адрес компании, в которую ты обращаешься. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому ты хотел бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и ёмким, чтобы адресат, прочитав твоё письмо, чётко понял, что именно тебе нужно.

Будь особенно внимателен при написании своей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно до тебя дошёл.

Написать письмо-запрос тебе помогут следующие фразы:

Пример письма-запроса информации:

Пример письма-запроса информации

Такой вид письма — ответ на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации:

Пример письма-ответа на запрос информации

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и её причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• Введение, в котором указываются проблема и причины её возникновения;

• Основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;

• Заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут тебе грамотно составить письмо с твоими предложениями решения проблем:

Пример письма с предложениями решения проблемы:

Пример письма с предложениями решения проблемы

Пишешь официальное письмо на английском и остались вопросы? Загляни на страницы наших пособий: «Пиши — поступай» и «The Dream Job — как заполучить работу мечты».

Образец информационного письма \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец информационного письма (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Образец информационного письма

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец информационного письма

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по налогам. Практическое пособие по ЕНВД (до 01.01.2021)Речь идет только о проходах, которые ведут к торговому залу и не используются для розничной торговли (тамбуры, коридоры, лестницы, вестибюли). Если же проходы расположены внутри торгового зала, их площадь учитывается в площади зала на основании абз. 2 ст. 346.27 НК РФ. На это указал Президиум ВАС РФ в п. 13 Информационного письма от 05.03.2013 N 157. Также правомерно включение в физический показатель площади тамбура, используемого для размещения и демонстрации выставленных образцов продаваемого товара (п. 13 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 157).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Отграничение присвоения найденного от хищения
(Сичкаренко А. Ю.)
(«Российский следователь», 2018, N 11)В вопросе квалификации присвоения утерянной чужой вещи ни в судебной практике, ни в научном мире не выработано общего подхода к применению закона. Отсутствие единых правил юридической оценки находки вынуждает правоприменителя к самостоятельному толкованию норм законодательства, зачастую носящему субъективный характер. Одним из таких ярких примеров является информационное письмо от 7 марта 2108 г. N 49/16-13б-18 «О практике рассмотрения уголовных дел по кражам, связанных с находкой», подготовленное прокуратурой Ставропольского края для прокуроров и начальников территориальных органов внутренних дел на региональном уровне. Согласно названному документу «не влечет уголовной ответственности только присвоение находки, то есть потерянной вещи — у потерянной вещи с юридической точки зрения есть два признака: 1) она находится в неизвестном хозяину месте; 2) у нее нет идентификационных признаков». Следовательно, по мнению прокуратуры, если вещь, имеющая идентификационные признаки, была утеряна в общественном месте, то она ни при каких обстоятельствах не может быть признана находкой и присвоение такой вещи следует считать кражей.

При этом приведенный в информационном письме пример квалификации тайного хищения оставленных пассажиром вещей в такси, которые впоследствии присваивает водитель либо иной пассажир, указывает на достаточность установления хотя бы одного из названных юридических признаков имущества, которые не позволят рассматривать его в качестве находки.

Нормативные акты: Образец информационного письма

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.
  п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии

обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо

Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения. ..

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Ответ на деловое письмо на английском

Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.

Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.

Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.

Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество

Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:

1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя, но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:


— название фирмы;


— номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.

2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают — день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.

3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.

Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.

4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.

При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»

5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

— дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.

Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.

Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.

Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where…

Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где…

— Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion

Нашими экспертами дано положительное заключение

Your conditions are right for us.

Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?

Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.

Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.


100 East 24th Street


Washington, USA


20024

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov


Senior Manager


Matryoshka Ltd.


34 Tverskaya street


Moscow, RUSSIA


121121

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted

supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.

We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information

on the size of discountsdepending on volume of the goods

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,


Diana Ross


Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,


Диана Росс


Старший менеджер

Примеры того, как правильно написать деловое письмо

Автор Марк Клейнер На чтение 15 мин. Опубликовано 07.04.2020

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо с предложением о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие.

Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним.

Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

• Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.
• Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.
• Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.
• Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.
• Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.
• Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.
• Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.
• Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.
• Соболезнования. Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.
• Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо.

Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.

• Использование сокращений и сленга. Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
• Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
• Игнорирование приложений. В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
• Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Письма на английском | Английский для Морфлота / more-angl.ru

Письма на английском | Английский для Морфлота / more-angl.ru

Примеры / образцы деловых писем для морского флота на английском языке с переводом

Как пишется деловое письмо на английском языке

Как указать дату и время на английском языке

Вводные фразы для письма на английском языке

Стандартные фразы для письма на английском языке (1)

Стандартные фразы для письма на английском языке (2)

Стандартные фразы для писем о повреждениях и убытках

Стандартные фразы для писем с претензиями и требованиями

Стандартные фразы для писем с поздравлениями и благодарностями

Обороты с предлогами для деловых писем на английском языке

Нотисы и уведомления

1. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (1)
2. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (2)
3. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (3)
4. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (4)
5. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (5)
6. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (6)
7. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (7)
8. Нотис о готовности судна / Notice of Readiness (8)
9. Письмо судового агента грузополучателю, служащее нотисом о готовности судна
10. Письмо с уведомлением об удержании груза в связи с неуплатой фрахта
11. Письмо с уведомлением о запланированных швартовных испытаниях
12. Письмо с уведомлением портовых властей о выведении швартовных механизмов из эксплуатации

Переписка по грузовым операциям и грузу

1. Письмо агенту о найме тальманов
2. Письмо агенту об организации работы тальманов
3. Письмо агенту с вопросами об организации счета груза в порту
4. Письмо агенту о заказе сверхурочной работы грузчиков (1)
5. Письмо агенту о заказе сверхурочной работы грузчиков (2)
6. Письмо агенту с просьбой организовать выгрузку тяжеловесных контейнеров
7. Письмо об ускорении грузовых операций
8. Письмо об истечении сталийного времени и выходе судна на демередж (1)
9. Письмо об истечении сталийного времени и выходе судна на демередж (2)
10. Письмо о выходе судна на демередж (3)
11. Письмо об истечении сталийного времени (4)
12. Письмо агенту об отказе грузоотправителя поставить груз
13. Письмо о направлении аутторн-рипорта судовладельцу
14. Письмо-доверенность агенту на подписание коносаментов
15. Письмо о повреждениях, нанесенных судну во время грузовых операций (1)
16. Письмо о повреждениях, нанесенных судну во время грузовых операций (2)
17. Письмо об исправлении повреждений, нанесенных судну во время грузовых операций
18. Письмо о фумигации груза
19. Письмо о недостаче груза и организации его пересчета
20. Письмо грузополучателя капитану с претензией о недостаче груза
21. Ответ капитана грузополучателю с отклонением претензии о недостаче груза
22. Письмо о дефектах упаковки погружаемого груза
23. Письмо о повреждении груза из-за небрежной обработки грузчиками (1)
24. Письмо о повреждении груза из-за небрежной обработки грузчиками (2)
25. Письмо о повреждении груза из-за небрежной обработки грузчиками (3)
26. Письмо о хищении груза грузчиками (1)
27. Письмо о хищении груза грузчиками (2)
28. Письмо о завершении погрузки судна

Переписка по грузовым операциям контейнеровозов

1. Письмо агенту с просьбой организовать совместную проверку контейнеров перед выгрузкой
2. Письмо с просьбой доставлять контейнеры в определенной последовательности
3. Письмо с просьбой о выделении бригады грузчиков для перемещения контейнеров
4. Письмо с возложением ответственности за причиненный ущерб
5. Письмо с отклонением возможных претензий за повреждение контейнеров при их выгрузке береговыми средствами
6. Письмо с просьбой о ремонте поврежденных контейнеров
7. Письмо о предполагаемой недостаче контейнера
8. Письмо с запросом результатов расследования пропажи контейнера
9. Письмо с просьбой о предоставлении пустых контейнеров в порядке обмена
10. Письмо с просьбой о скорейшем возвращении контейнеров

Переписка по грузовым операциям танкеров

1. Письмо с протестом против планируемого недогруза танкера
2. Письмо с просьбой направить представителя грузоотправителя для отбора проб и замеров груза после погрузки
3. Письмо агенту с просьбой организовать совместный с грузоотправителем отбор проб груза
4. Письмо с требованием включить в коносаменты защитную оговорку
5. Письмо грузополучателю с просьбой принять участие в совместных замерах перед выгрузкой груза
6. Письмо грузополучателю с ответом на просьбу о послойной разгрузке танкера
7. Письмо с сообщением о понижении темпа выгрузки по просьбе грузополучателя
8. Письмо с сообщением о неоткачиваемом осадке в танках
9. Письмо о прокачивании морской воды для продавливания берегового трубопровода
10. Письмо с протестом против неверных замеров на береговых приемных сооружениях
11. Свидетельство о совместном отборе проб груза

Заявки и заказы на снабжение и обслуживание судна и экипажа

1. Заявка агенту на катер для доставки экипажа на берег
2. Заявка агенту на снабжение судна топливом
3. Заявка агенту на снабжение судна топливом (2)
4. Заявка агенту на снабжение судна водой
5. Заявка агенту на поставку на судно провизии
6. Заявка агенту на подачу баржи для снятия мусора с судна
7. Заявка агенту на заказ адмиралтейских карт для судна
8. Заявка агенту на карету скорой помощи для члена экипажа
9. Заявка агенту на оказание медицинской помощи члену экипажа
10. Письмо агенту с просьбой срочно направить на судно врача в связи травмой грузчика
11. Письмо агенту с просьбой о выдаче денежного аванса
12. Письмо агенту с просьбой заказать водолазный бот и плавкран для поиска и подъема потерянного якоря

Переписка по ремонту, тех. обслуживанию и тех. снабжению

1. Заявка агенту на поставку запасных частей и технического снабжения
2. Заявка агенту о направлении на судно ремонтного специалиста (1)
3. Письмо агенту о направлении на судно ремонтного специалиста (2)
4. Письмо агенту с просьбой о направлении на судно представителя ремонтных мастерских
5. Письмо агенту с просьбой выяснить возможность проведения текущего ремонта в порту
6. Письмо с подтверждением итогов предварительных переговоров о ремонте и запрос цен
7. Письмо с запросом о ремонте корпуса и палубы
8. Письмо с запросом о ремонте турбогенератора
9. Письмо агенту о запросе разрешения порта на ремонт главного двигателя
10. Письмо фирме о покраске корпуса судна
11. Письмо судоремонтному заводу с претензиями по ходу ремонта
12. Заявка агенту на водолазный осмотр судна
13. Письмо о техническом обслуживании (1)
14. Письмо о техническом обслуживании (2)
15. Письмо о техническом обслуживании (3)
16. Письмо с предложением ремонтных услуг и поставок запчастей

Протесты

1. Письмо с протестом против задержания судна в связи с несоответствием конвенции
2. Письмо с протестом против задержания судна в связи со столкновением
3. Письмо агенту с протестом против расследования, планируемого администрацией порта

Переписка после столкновения или навала

1. Письмо капитану судна, виновного в столкновении (1)
2. Письмо капитану судна, виновного в столкновении (2)
3. Письмо капитану судна, виновного в столкновении (3)
4. Письмо капитану судна, виновного в столкновении (4)
5. Письмо капитану судна, виновного в столкновении (5)
6. Письмо агенту с просьбой сообщить судовладельцу о столкновении
7. Письмо капитану порта с изложением обстоятельств столкновения
8. Выписки из вахтенного и машинного журналов для приложения к письму капитану порта с изложением обстоятельств столкновения
9. Требование возмещения убытков, вызванных простоем судна из-за столкновения
10. Ответ на письмо о возложении ответственности
11. Письмо капитану судна после осмотра сюрвейером
12. Письмо капитану судна о передаче спора в МАК
13. Письмо агенту о задержании судна, виновного в столкновении
14. Заявка агенту о направлении на судно сюрвейера
15. Письмо агенту о навале и просьба о приглашении сюрвейера (1)
16. Письмо агенту о навале и просьба о приглашении сюрвейера (2)
17. Письмо агенту о столкновении и просьба устроить встречу с юристом
18. Письмо об устранении нанесенных повреждений

Переписка после разлива топлива и загрязнения

1. Письмо о разливе топлива при бункеровочной операции
2. Ответ на обвинение судна в загрязнении моря

Приглашения и ответы на них, письма вежливости

1. Письмо с приглашением на официальное мероприятие и ответ на него
2. Письмо с приглашением на обед и варианты ответов на него
3. Письмо с приглашением на официальный прием на борту судна
4. Письмо с благодарностью за хорошую встречу

Разные письма

1. Письмо с предложением стать судовым агентом в порту
2. Письмо с предложением купить прибор для использования на судне
3. Письмо агенту о доставке документов, подтверждающих расходы
4. Письмо агенту с уведомлением о предстоящем заходе судна в порт
5. Письмо администрации Суэцкого канала с просьбой заменить лоцмана

Образец письма-подтверждения

Грамотное ведение бизнеса основывается на отношениях с партнёрами не только на основаниях, закреплённых во взаимных письменных обязательствах. Полезно для репутации собственной фирмы и себя лично, будет не оставлять без внимания любые обращения партнёра к вам. 
 
Обратились – ответьте  
Зачастую, между контрагентами, которых связывает договор или иное соглашение, ведётся интенсивное общение. Если при личных контактах деловой этикет требует соблюдать определённые правила (стиль речи, недопустимость выяснения личных моментов), при ведущейся переписке, так же имеются некоторые, принятые повсеместно правила, хотя и не обязательные, но характеризующие сторону отношений как надёжного партнёра по бизнесу. На любое письменное предложение от партнёра необходимо дать ответ. Не имеет значения, согласны вы с тем, что предлагает обратившийся или нет. Важно показать, что предложение рассмотрено, принято к сведению, учтено мнение, обратившегося к вам. 
 
Что писать в таком ответе 
Допустим, партнёр по бизнесу прислал письмо, неважно в каком виде, обычном письменном на бумаге или электронном, вы, рассмотрев предложение, пришли к определённому выводу. Правила хорошего тона и этикета требуют дать соответствующий ответ, например, письмо-подтверждение.
 
В письме, в уважительной форме, следует дать ответ на предложение партнёра. Неплохо будет указать причины, побудившие вас дать именно такой ответ и принять определённое решение. Возможно, вынесение встречного предложения либо предложение обсудить вопрос при личной встрече. Пишется такое письмо в свободной форме и особых правил к составлению такого текста нет. Естественно, хорошим показателем будет грамотность содержания, как текстовая, так и деловая.  
Такого письма-подтверждения будет вполне достаточно для соблюдения правил этикета и покажет партнёру, что его предложение не осталось без рассмотрения.
 

formadoc.ru — шаблоны документов, рекомендации и пошаговые инструкции

11+ образцов ответных писем — форматы писем и примеры

Ответное письмо написано как ответ на любую жалобу на отключение, при признании вины, относительно отказа в ответственности, отказа в корректировке, на работу, на отзыв, на заявку, запрос продуктов или товаров, многие когда мы обнаруживаем необходимость написать кому-нибудь письмо. Хотя все вышеупомянутые ситуации сильно отличаются друг от друга и требуют совершенно другого письма-ответа, но вот некоторые важные упомянутые моменты, которые могут помочь в составлении письма-ответа по любой теме.Здесь вы можете найти образцы ответных писем.

Прежде всего, вы должны хорошо изучить ситуацию, для которой вы пишете ответ, после анализа сценария примите решение, какой ответ вы дадите. Это официальное письмо, и его следует составить профессионально. Это также требует хорошего и правильного подбора словарного запаса и точности языка, буквы должны быть без грамматических ошибок. Если вы отвечаете в связи с предыдущей перепиской, было бы хорошо дать ссылку на это или добавить некоторые важные сведения, относящиеся к этому, в вашем письме.Это поможет устранить любые недоразумения и прояснить ваше письмо. Избегайте высказывать какое-либо личное мнение, если его не спрашивают, ограничьтесь основной мыслью письма.

На ответное письмо не так уж много времени, поэтому ответ должен быть быстрым и своевременным. Сделайте ваше письмо по существу, простым и понятным, письмо должно быть легко понятно получателю. Если вас попросили дать совет, но вы не можете его дать, то вы должны выразить сожаление и четко указать, что вы не можете этого сделать, если вы знаете, что у кого-то еще есть возможность сделать это лучше. , вы можете заменить ссылку.Даже если ваше письмо является отрицательным ответом, например, вы что-то отрицаете, отказываетесь или отклоняете предложение о работе, даже тогда ваше письмо должно быть положительным. Вы должны быть вежливыми и поблагодарить своего читателя за уделенное ему время и за проявленный интерес. Вы можете получить помощь из образца письма, приложенного к этому шаблону.

Скачать образцы бесплатных ответов ниже

Ответное письмо акционера:

Пример ответного письма

Официальное ответное письмо

Ответное письмо клиента:

Ответное письмо на жалобу

Формат ответного письма

Шаблон ответного письма

Ответное письмо в формате Word

Ответное письмо на заказ

Связанные

Ответное письмо на запрос: формат (с образцами)

Ответное письмо на запрос — это письмо, которое является ответом на некоторую начальную букву.Он предоставляет информацию или соответствующий ответ на первоначальный запрос. У некоторых людей может быть определенная озабоченность или они хотели бы решить проблему, поэтому написание ответного письма на такие запросы становится очень важным.

Использование образцов может оказаться большим подспорьем.

Формат ответного письма

Ниже представлен формат ответного письма:

Имя

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Дата

Укажите имя лица, к которому вы обращаетесь, в письме

Позиция

Компания

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Уважаемый ABC,

Спасибо, что связались с нами по поводу ситуации XYZ (объясните ситуацию здесь).

С сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы должны отклонить этот запрос (укажите причину отклонения запроса).

Большое спасибо за интерес к этому вопросу. Примите наши искренние извинения.

С уважением,

Подпись

Имя

Ответное письмо клиента

Клиент может жаловаться на определенную услугу или продукт и может задать вопрос, поэтому важно знать, как написать хорошее ответное письмо клиента.Чтение соответствующих образцов может быть большим подспорьем для писателя.

публикации.qld.gov.au

---

Ответ на письмо с отказом

Было бы разумно знать, как написать ответ на письмо с отказом, поскольку оно поддерживает отношения между двумя сторонами, поскольку для некоторых людей отказы довольно эмоциональны. Знание правильного контента будет большим подспорьем и даже может открыть некоторые возможности в будущем.

studentservices.fgcu.edu

---

Ответное письмо пациента с жалобой

Получение жалобы пациента может быть совершенно неуважительным и может оскорбить его чувства, поэтому знание того, как написать ответное письмо на жалобу пациента, может быть весьма полезным.Важно прочитать соответствующий образец, чтобы получить представление о правильном содержании и тоне.

Southernhealth.nhs.uk

---

Деловое письмо-ответ

Важно знать правильный формат делового ответного письма. При написании такого письма важно использовать профессиональный тон и соответствующий формат.

lexpublib.org

---

Письмо с окончательным ответом

Некоторые поставщики услуг отвечают поэтапно, и окончательное ответное письмо означает, что больше нечего добавить как таковое, и заказчик или лицо получат соответствующие детали.Было бы неплохо использовать шаблон для такого письма.

lgo.org.uk

---

Письмо-ответ

lac.org

---

Ответное письмо с жалобой

abdo.org.uk

---

Ответное письмо на жалобу

members.scouts.org.uk

---

Ответ на письмо-запрос

В ответе на письмо с запросом будет указано, принят ли запрос или отклонен. Чтение соответствующего образца может оказаться большим подспорьем в выборе правильного содержания.

english-for-students.com

---

Шаблон ответного письма

edanzediting.com

---

Как написать ответное письмо

Чтобы написать ответное письмо, важно иметь в виду следующие моменты:

• Ответное письмо должно быть адресовано лицу, первоначально отправившему запрос.
• Он должен удовлетворить запрос человека, который попросил ответа на определенную ситуацию.
• Письмо должно включать конкретную информацию, которая является по существу и удовлетворяет читателя, решая соответствующий вопрос или предоставляя некоторую информацию о нем.
• Письмо должно быть формальным и логически организованным.
• Не должно быть орфографических или грамматических ошибок, а тон письма должен быть формальным.
• Вычитайте ответное письмо перед его отправкой соответствующему лицу.

Как отвечать на благодарственные письма (с шаблоном, примерами и советами)

Электронная почта позволяет легко отправлять быстрые сообщения и заметки людям в профессиональных условиях. Все чаще деловые партнеры могут отправлять друг другу письма с благодарностью, а не открытки с благодарностью.Ответ на благодарственные письма — это уместный и вежливый жест, который может помочь установить или продвинуть позитивные отношения.

В этой статье мы объясняем, когда отвечать на благодарственные письма, описываем, как отвечать, и приводим пример ответа.

Связано: 15 шаблонов бизнес-рассылки

Когда отвечать на благодарственные письма

Сотрудники получают много писем в день от коллег, клиентов и внешних заинтересованных сторон.Некоторые электронные письма требуют ответа, а другие — нет. Ответ на письмо с благодарностью часто бывает хорошей идеей. Подтверждение наличия электронного письма помогает поддерживать крепкие отношения, будь то между вами и коллегой или между вами и клиентом. Есть несколько писем с благодарностью, которые вы можете игнорировать, например письма от продавцов, товары которых вы не заинтересованы в покупке.

Если вы не уверены, заслуживает ли благодарственное электронное письмо ответа, подумайте, хотите ли вы поддерживать отношения с отправителем, и если благодарственное электронное письмо содержит дополнительные вопросы.Если одно из этих утверждений верно, быстро ответьте отправителю.

Связано: 20 лучших практик этикета электронной почты на рабочем месте

Как отвечать на благодарственные письма

Используйте эти шаги, чтобы составить соответствующий и эффективный ответ на благодарственное письмо:

1. Благодарность Отправитель.
2. Объясните выгоду.
3. Будьте кратки.
4. Поддерживайте позитивный тон.
5. Подпишите свой ответ.
6. Отвечайте быстро.

1. Подтвердите отправителя

Откройте свое электронное письмо с подтверждением отправителю. Выразите свою благодарность за их электронную почту.

Пример: «Добро пожаловать, Пэт!»

2. Объясните выгоду

Опишите выгоду для вас проекта, услуги или работы, за которые вас благодарит.

Пример: «Мне понравилась возможность встретиться с клиентом и развить свои навыки продаж.»

3. Будьте краткими

Электронное письмо должно быть кратким. Поскольку ответ на благодарственное письмо является дополнительным сообщением, он не требует пространных объяснений.

Пример: » Я с нетерпением жду к большему количеству встреч с клиентами в будущем ».

4. Поддерживайте позитивный тон

Тон вашего электронного письма должен быть светлым и позитивным. Сосредоточьтесь на благодарности, которую вы чувствуете, и на пользе, которую вы получили от первоначального взаимодействия.

Пример: «Это вообще не было проблемой!»

5. Подпишите свой ответ

Если вы отвечаете коллеге или другому внутреннему члену вашей организации, поставьте неофициальную подпись своим именем. Если ответ предназначен для клиента или другого внешнего заинтересованного лица, включите официальную подпись компании с названием должности и прямой контактной информацией.

Пример: С уважением, Алекси Джонсбург, менеджер по продажам, 870-586-3142 доб.509

6. Отвечайте быстро

Напишите и отправьте свой ответ на благодарственное письмо в течение 24 часов с момента его получения. Поскольку эти ответы короткие и не требуют исследования, на составление соответствующего ответа у вас не уйдет много времени.

Связано: 12 эффективных способов начать электронное письмо

Шаблон для ответов на благодарственные письма

Рассмотрите возможность использования этого шаблона, чтобы структурировать краткий и эффективный ответ на благодарственное письмо:

Уважаемый [имя отправителя ],

Было очень приятно! Мне понравился [проект или задача], и он [принесет пользу вам].Я с нетерпением жду [соответствующего опыта].

С уважением,

[ваше имя]
[должность]
[контактная информация]

Примеры благодарственных писем по электронной почте

Вот несколько примеров благодарственных писем, которые помогут вам начать работу самостоятельно :

1. Спасибо по электронной почте, ответ коллеге

Уважаемый Райан,

Было очень приятно! Мне понравилось работать с вами и остальной командой над весенней маркетинговой кампанией, и это действительно помогло мне глубже понять лучшие практики SEO.С нетерпением жду начала летней кампании!

С уважением,

Мэгги

2. Спасибо, ответ по электронной почте клиенту

Уважаемая г-жа Арнольд,

Добро пожаловать! Мне понравилось найти идеальный спальный гарнитур для вас и мистера Арнольда, и было приятно встретиться и поработать с вами обоими. Я с нетерпением жду возможности помочь вам найти более совершенные предметы мебели в будущем.

С уважением,

Бри Андерс
Начальник отдела
907-445-6536 доб.133

3. Спасибо, ответ по электронной почте руководителю

Дорогая Хизер,

Мне было очень приятно! Мне понравилось изучать передовой опыт и создавать отчет. Это действительно помогло мне глубже понять ценность эффективных процедур, особенно для нашей команды. Рад помочь с любыми другими проектами в будущем!

С уважением,

Кэрол

Советы по написанию эффективных электронных писем

Используйте эти советы при написании ответов на благодарственные электронные письма или любые другие виды профессиональной электронной почты:

• Используйте строку темы: Если вы создаете исходное электронное письмо, а не ответ, убедитесь, что ваша тема письма дает получателю четкое представление о том, что повлечет за собой электронное сообщение.
• Оставайтесь сосредоточенными: Держите электронное письмо с одной или двумя связанными идеями. Четко опишите ситуацию и что вам нужно от ресивера.
• Представьтесь: Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, представьте себя и свою роль в компании в начале письма. Таким образом, получатель знает, кто отправил им сообщение, без необходимости прокручивать страницу до вашей подписи.
• Вычитайте написанное: После составления электронного письма проверьте его точность и ясность.Исправьте любые орфографические ошибки или неудобные фразы перед отправкой электронного письма.
• Подходите: Говорите профессионально и правильно. Используйте полные слова, а не сокращения или смайлы.
• Ответьте быстро: Ответьте в течение 24 часов с момента получения письма. Если вам нужно больше времени для сбора информации, отправьте ответ, отметив, что вы работаете над запросом отправителя, и укажите временные рамки для полного ответа.
• Используйте функцию reply-all экономно: Убедитесь, что людям, указанным в ответном сообщении, нужна информация.
• Рассмотрите возможность телефонного звонка: Если вы пишете длинное электронное письмо или просите сложный запрос, подумайте о том, чтобы позвонить этому человеку, а не писать по электронной почте. Может быть проще объясниться по телефону, чем в письменной форме.
• Включите подпись: Даже если вы просто общаетесь по электронной почте с коллегами, включите краткую подпись со своим именем.
• Подумайте о создании шаблонов: Если вы обнаружите, что постоянно составляете похожие электронные письма или ответы, подумайте о написании нескольких шаблонов, чтобы сделать процесс электронной почты более эффективным.

Образцы ответов на электронные письма для различных ситуаций (несколько примеров)

Составление эффективных ответов на деловые электронные письма — один из наиболее важных навыков, которые вы должны приобрести как хороший владелец бизнеса, продавец или маркетолог.

Примеры ответов по электронной почте для различных ситуаций (несколько примеров)

Как вы надеетесь удовлетворить своих клиентов как владельца бизнеса без необходимости писать краткие и ясные ответы на свои электронные письма? Или как продавец или персонал по маркетингу будут должным образом разъяснять ценность своего продукта или услуги, если он не может эффективно отвечать на электронные запросы потенциальных клиентов?

Я рассмотрел основы ответов на электронные письма в статье Примеры профессионального ответа на электронные письма; и я смог предоставить пару образцов.

В этом посте я предоставлю больше примеров того, как отвечать на электронные письма профессионально, и подробно расскажу о некоторых других советах по написанию хороших и эффективных ответов по электронной почте. Итак, вам следует обратить внимание на следующие советы:

1. Будьте ясны и прямо в своих электронных письмах и избегайте двусмысленности.

Это означает, что вы должны знать, что хотите сказать; и произнеси это кратчайшими словами.

Вот пример четкого, прямого и недвусмысленного подтверждения по электронной почте:

Ответ по электронной почте Образец I: Утверждение заявки

Уважаемый г-н.Шива,

Добро пожаловать! Ваша заявка в Woculus была одобрена. Мы рады видеть вас в числе наших редакторов.

Siva, как я уже говорил ранее, наше видение Woculus — быть универсальным сайтом, где владельцы бизнеса, маркетологи и торговый персонал могут научиться использовать технологии с пользой для своего бизнеса. Наши посты хорошо исследованы, практичны и насыщенны. Будучи новым блогом, мы постоянно стремимся предоставлять нашим читателям сообщения самого высокого качества. Если в Интернете есть более интересная статья о какой-либо из областей наших интересов, значит, мы плохо выполняем свою работу.

Найдите свои данные для входа ниже:

• Имя пользователя: Дон Шива
• Пароль: siVA2013

Вся команда Woculus надеется на очень профессиональные рабочие отношения с вами; и мы готовы поддержать вас любым возможным способом, чтобы лучше обслуживать нашу аудиторию.

С уважением,

2. Ответьте один на один.

Это означает, что вы должны взять на себя ответственность за свои электронные письма и поговорить непосредственно с читателем.

Например, вместо того, чтобы писать,

Будем признательны, если вы сможете отправить предложение до выходных.

Вы должны написать:

Я был бы очень признателен, если вы сможете отправить мне предложение до выходных. .

Из каждого электронного письма вы сможете извлечь несколько полезных советов при выборе наилучшего способа сформулировать свой ответ. Например, вы должны знать:

• Что заставит читателя вашего электронного письма положительно ответить
• Что его или ее интересует
• Каково его или ее мнение по рассматриваемой проблеме

Вот два Образцы ответных писем, написанные индивидуально:

Образец ответного письма II: Отклонение заявки без нарушения

Mr.Виджей,

Спасибо за ваше недавнее заявление о том, чтобы стать писателем на Woculus. Мы очень благодарны за то, что вы хотели написать для Woculus.

Информация о вашей заявке будет сохранена в наших файлах. В настоящее время у нас нет свободных разделов; и наши писатели на вершине своей работы. Однако мы свяжемся с вами, как только у нас появится вакансия.

Буду признателен за уведомление, если вы хотите отменить заявку по любой причине.

С уважением,

Образец ответа на электронную почту III: Утверждение заявки на другую должность

Уважаемый г-н.Фрэнк,

Спасибо, что подали заявку на открытие в нашей компании и прислали свои образцы дизайна. Я рассмотрел ваш стиль и подумал о проблемах, которые вы подняли во время нашего последнего обсуждения, особенно о вашем нежелании создавать новые образцы дизайна для нашей оценки. С тех пор я получил новые образцы дизайна от более чем десяти кандидатов, что подтвердило их работы.

В конце концов, я пришел к выводу, что ваших образцов недостаточно, чтобы помочь мне сделать вывод о вас.Итак, у нас появился новый Главный конструктор. Однако я был бы рад работать с вами на контрактной основе, если вы согласитесь на это.

Еще раз спасибо, Фрэнк, за проявленный интерес к нашей компании.

Cordially,

3. Будьте краткими, простыми и приятными (KISSS).

Будьте осторожны с длиной ваших ответов по электронной почте; они определяют, будут они прочитаны или нет. Это старый принцип письма, который до сих пор сохраняется при написании ответов по электронной почте.

Ответное письмо Образец IV: Отклонение приглашения

Уважаемая мисс Шерил,

Прошу прощения за задержку с ответом на ваше последнее электронное письмо.Я был в процессе создания собственной социальной сети; поэтому мне пришлось уйти из Facebook Inc.

Я очень признателен за ваше приглашение помочь оценить приложение Facebook, которое вы разрабатываете на этот раз, но это может быть не в лучших интересах руководства Facebook. Вы можете связаться с другими редакторами на форуме Facebook.

Спасибо за понимание.

С уважением,

Образец электронного письма V: Отклонение от назначения

Уважаемый г-н Мохаммед,

Я был польщен вашей просьбой сделать меня служителем в вашем церковном приходе на Багамах.К сожалению, я не смогу принять эту позицию.

Желаю вам удачи на Багамах

С уважением,

Подробнее Образцы писем для ответов

Вы найдете больше примеров писем для ответов ниже. Советы по написанию деловых писем и ответам на них вы можете найти в моем сообщении «9 советов, которые вам нужно профессионально писать и отвечать на электронные письма».

Ответ по электронной почте Образец VI: ответ на запрос информации о вашем продукте или услуге

Уважаемая миссис Тэтчер,

Спасибо за ваш запрос о магазинах Apple.К настоящему письму прилагается литература о наших продуктах, в том числе о продуктах на стадии альфа-разработки. Я также добавил образец имени пользователя и пароля, чтобы вы могли опробовать продукты, которые вам понравятся.

Звоните мне, если у Вас возникнут дополнительные вопросы. Буду рад видеть вас в качестве покупателя.

С уважением,

Образец ответа по электронной почте VII: Ответ на запрос образцов

Уважаемый г-н Ахсан,

К этому электронному письму я приложил пять образцов своих оригинальных дизайнов.Шестое приложение — это список дизайнов, в которых я сотрудничал с другими дизайнерами, включая расположение (URL) дизайнов в Интернете.

Спасибо, что разрешили мне прислать вам образцы. Буду рад принять участие в предстоящем конкурсе, а также познакомить вашу команду со своими услугами.

Сообщите мне, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

С приведенными выше образцами ответных писем вы должны иметь возможность эффективно отвечать, положительно или отрицательно, на электронные письма, которые приходят к вам.

Напомним, что вы всегда должны следить за тем, чтобы ваши электронные письма были следующими:

1. Ясный, прямой и однозначный
2. Индивидуальный (между вами и читателем)
3. Краткий, простой и понятный

Больше бизнеса статьи из Business 2 Community:

См. образец письма-подтверждения заявки

Позитивное общение с кандидатами на работу

Вам нужен образец письма-подтверждения заявки? Вот образец письма-ответа на заявку для соискателей, которые подают заявки на ваши открытые вакансии.Используйте этот образец письма, чтобы составить свои собственные письма, чтобы сообщить встревоженным кандидатам, что вы получили их заявку и резюме. Когда вы не принимаете заявки от кандидатов на работу, вы проваливаете свой первый шаг в качестве потенциального работодателя.

Начиная с этого письма, которое сообщает вашим соискателям о том, что вы получили их резюме и сопроводительное письмо, вы открываете дверь для эффективного общения с потенциальными сотрудниками, которые подают заявку на вашу работу.

Это ответное письмо отправляется в один из четырех критических моментов, когда вашим кандидатам требуется ваше общение.Вместо того, чтобы позволять вашим кандидатам думать, что их заявка исчезла в темной дыре, или заставлять их пытаться постоянно общаться с вами, вы можете заверить их, что их заявка находится на рассмотрении.

Это важно, потому что настройка резюме и сопроводительного письма для подачи заявки на объявление о вакансии занимает у кандидата от 30 минут до часа. Даже онлайн-формы отнимают у кандидата много времени. Затем кандидат ждет и ждет, чтобы узнать, был ли он или она среди наиболее квалифицированных кандидатов и будут ли они приглашены для участия в собеседовании.

Отсутствие подтверждения может спровоцировать дисфункциональное поведение кандидата

Не отправляя ответное письмо соискателя, вы просите кандидата проявлять все виды дисфункционального поведения, например, неоднократно звонить вам, чтобы узнать, получили ли вы их резюме и сопроводительное письмо. Многие кандидаты чувствуют себя вынужденными позвонить в ваш офис, чтобы убедиться, что они находятся на рассмотрении, или чтобы убедиться, что это не так. Кто может винить их на конкурентном рынке труда за получение желаемых рабочих мест?

Или некоторые кандидаты отправляют их снова, в зависимости от их интереса к вашей размещенной вакансии, потому что они не хотят упускать возможность получить ваше внимание.Эти действия удваивают вашу рабочую нагрузку, когда вам нужно просматривать повторные резюме и сопроводительные письма.

Другие кандидаты могут начать рассылать свои резюме на разноцветной бумаге, чтобы работодатель лучше привлекал внимание. Из воспоминаний одного работодателя об отчаянных мерах соискателя, чтобы его заметили, необходимость убирать конфетти со своего стола и этажа отдела кадров никоим образом не вызывала у нее симпатии к этому кандидату.

Укрепите свое положение в качестве предпочтительного работодателя для поощрения рекомендаций сотрудников

Использование ответного письма для связи с вашими кандидатами на работу поддерживает вашу позицию в качестве предпочтительного работодателя.Это также помогает вашим сотрудникам выступать в качестве послов вашего кандидата на работу в мире и в социальных сетях. Чтобы сделать это, ваши сотрудники должны гордиться брендом своей компании и тем, как их работодатель относится к кандидатам на работу и сотрудникам.

Вы не создадите успешную реферальную программу для сотрудников, если не ответите на рекомендации своих сотрудников. Для вас как работодателя также будет катастрофа, если ваш сотрудник спросит, что его друг услышал в ответ, и тот ответит: «Ни слова.»

Это письмо является вашим стандартным ответным письмом соискателя на получаемые вами резюме и заявки. Поскольку многие из этих приложений приходят по электронной почте, ответ по электронной почте приемлем. Вы можете использовать стандартный ответ для всех претендентов на любую вакансию. Вам не нужно настраивать эти буквы для разных должностей, кроме названия работы.

Образец письма-подтверждения заявки

Вы можете использовать этот пример письма-подтверждения заявки в качестве модели для уведомления соискателей.Загрузите шаблон письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или прочтите текстовую версию ниже.

© TheBalance 2018

Образец письма-подтверждения заявки (текстовая версия)

Дата
Имя заявителя
Адрес заявителя
Уважаемый (используйте имя заявителя):

Настоящее письмо информирует вас о том, что мы получили ваше заявление. Мы ценим ваш интерес к (Название компании) и должности (Название должности), на которую вы подали заявку.В настоящее время мы рассматриваем заявки и планируем назначить собеседования в ближайшие пару недель. Если вас выбрали для собеседования, вы можете ожидать телефонного звонка от сотрудников отдела кадров.

Еще раз благодарим вас за интерес к нашей компании. Мы ценим время, которое вы вложили в это приложение.

С уважением,

Имя физического лица
Подпись физического лица

Пример: директор по персоналу группы по подбору сотрудников

Расширять

Образцы писем об отклонении кандидатов

• См. Стандартное письмо с отказом от соискателя, которое вы используете для ответа кандидатам, которые не так квалифицированы, как кандидаты, с которыми вы решили пройти собеседование.
• Узнайте больше о написании писем с отказом от кандидатов на работу.

Как ответить на письмо с запросом информации

Когда кто-то отправляет вам письмо с запросом какой-либо информации, важно ответить быстро и кратко, но без резкости. Ключ к хорошему письму с ответом на запрос информации или ответному письму на запрос документов должен звучать так, как будто вы счастливы предоставить информацию, если можете, или искренне сожалеете, если не можете. Никогда не говорите, что они беспокоят вас своей просьбой.

Начните с личного приветствия

Письма, запрашивающие какую-либо информацию, всегда подписываются физическим лицом, поэтому убедитесь, что вы начинаете свое письмо с личного ответа автору письма. Компьютеры упрощают обращение к человеку по имени , даже если вы используете шаблон.

Если письмо с запросом было подписано мисс Сьюзан Кеннеди, вы должны ответить «Уважаемая мисс Кеннеди», за которым следует запятая или двоеточие.Если автор письма подписался более неформально, например, просто «Сьюзан Кеннеди», всегда безопасно использовать «Мисс». Однако, если ваш бизнес известен своим веселым, модным или молодым бизнесом, вы можете вместо этого написать «Дорогая Сьюзен». Если в имени не указан пол, используйте имя: «Дорогой Алекс» или «Дорогой Дрю».

Начните с объяснения причин

Ваше первое предложение должно объяснить причину вашего письма . Может показаться очевидным, что, поскольку человек написал вам первым, он будет знать, почему вы отвечаете.Однако указание на это заранее помогает подтвердить, что вы оба говорите об одном и том же. Когда запрос был отправлен кому-то другому, который переслал его вам для ответа, вы также должны указать это, чтобы избежать путаницы.

• Это письмо отправлено в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших чистящих средствах.
• Пишу в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших услугах.
• Наш вице-президент по продажам Вики Свенсон направила мне ваше недавнее письмо, поскольку я обрабатываю запросы о предоставлении информации.

Если возможно, после этого открытия добавьте второе предложение, показывающее, что вы рады возможности помочь.

• Я рад помочь устранить путаницу.
• Я рад предоставить вам ответы, которые помогут вам принять решение.

Предоставьте запрошенную информацию

Начните новый абзац, чтобы предоставить запрошенную информацию как можно короче . Если информация длинная или сложная, и у вас есть документ, который хорошо ее объясняет, укажите, что вы включили этот документ.

• У нас есть два продукта, шалфей и кварц, которые, я думаю, вам пригодятся. Шалфей — это (краткое описание), а кварц — скорее (краткое описание).
• У нас есть несколько продуктов в этой категории, и я приложил к каждому из них брошюры, в которых объясняются их особенности, преимущества и оптимальное использование.

Избегайте безличных фраз вроде «Приложите, пожалуйста, найдите …» Сделайте свое письмо дружественным и разговорным, написав «Я приложил … «

Когда вы не можете помочь

Бывают случаи, когда вы не можете предоставить запрошенную информацию, независимо от того, знаете ли вы ответ, информация является частной или по другой причине. важно ответить на письмо независимо от , так что ваша компания по-прежнему отзывчивая и заботливая.

• К сожалению, в настоящее время я не могу ответить на ваш вопрос. Наши ингредиенты — это старый, тщательно охраняемый семейный рецепт.
• Я просмотрел наши архивы, но не был смогу найти ответы на ваши вопросы.Мне искренне жаль, что я не смог помочь.

Поблагодарить их за письмо

Поблагодарить автора письма за ее письмо является хорошей деловой практикой, потому что показывает, что вы знаете, что ее время ценно.

• Спасибо, что нашли время написать.
• Спасибо, что подумали о (название компании) при поиске системы безопасности.

Старайтесь не звучать слишком похоже на коммерческое предложение, например, «Спасибо за то, что подумали о ABD. Помните, мы обеспечиваем безопасность дома, на работе и на отдыхе.«

Закройтесь, предложив дополнительную помощь

Всегда заканчивайте свое ответное письмо словами « Наша дверь всегда открыта ». Хотя вы можете почувствовать облегчение, завершив свое письмо, вы никогда не хотите, чтобы оно звучало как кисть выкл.

• Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной лично в любое время.
• Если у вас есть какие-либо вопросы по приложенному мною документу, я буду рад ответить на них.

В конце просто «С уважением,» пропустите четыре строки для своей собственноручной подписи, а затем добавьте свое напечатанное имя и титул.Избегайте модных надписей, таких как «Best» или «Cheers» или сиропованное «Искренне ваш».

5 примеров хороших ответов по электронной почте на жалобы клиентов

Наличие клиента, который действительно доводит до вашего сведения о своей проблеме, — отличный подарок. Опросы показывают, что 96% недовольных клиентов никогда не жалуются компании на свое недовольство продуктом или услугой. Это означает, что подавляющее большинство жалоб направлено семье или друзьям, что может оказать долгосрочное влияние на бизнес из-за негативных отзывов.Повышение удовлетворенности клиентов — фундаментальная цель для любой организации, и то, как ваша группа поддержки рассматривает жалобы, может иметь огромное влияние на удержание клиентов.

Использование шаблонов электронной почты для обучения вашей группы поддержки клиентов может помочь согласовать работу ваших представителей по обслуживанию и создать единый фронт, который действительно представляет ценность вашего бренда. Общий почтовый ящик является ценным инструментом для управления запросами в службу поддержки , позволяя представителям службы поддержки сотрудничать, составлять ответы и получать обратную связь перед отправкой ответов на жалобы клиентов.Поскольку ситуация каждого клиента уникальна, всегда лучше персонализировать каждое сообщение и учитывать любые важные предпочтения каждого человека. Успешно решив их конкретные проблемы, вы можете, , превратить негативную ситуацию в положительный опыт, и продолжить развивать долгосрочные отношения.

Доступны несколько полезных ресурсов, которые могут помочь вашей сервисной группе организованно и эффективно обрабатывать жалобы клиентов. В этом посте мы обсудим пять отличных примеров ответов по электронной почте, которые вы можете воспроизвести, чтобы начать конструктивный диалог с недовольными клиентами.

1. Подтверждение получения жалобы клиента

Когда клиент подает жалобу по любому каналу связи, важно сообщить ему, что его голос был услышан и что соответствующие контактные лица компании были уведомлены.

Уважаемый [Имя],

Мне жаль, что вы были на связи с нашим отделом обслуживания клиентов в течение 30 минут. Я понимаю, как это должно было вас расстроить. Мы ценим время наших клиентов, и этого не должно было случиться.

Я передам это сообщение соответствующему отделу и представителю службы поддержки клиентов. Мы уделяем приоритетное внимание проблеме, с которой вы сталкиваетесь с нашим программным обеспечением, и наша команда уже активно работает над ее решением. Я сразу сообщу вам, когда это будет исправлено.

Я ценю, что вы сообщили нам о своем негативном опыте. Мы стремимся своевременно предоставлять отличное обслуживание клиентов и приносим извинения за доставленные неудобства. Сообщите нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы, замечания или комментарии.

С уважением,

Джейн Смит

Директор по обслуживанию клиентов

Как показано в этом примере, ответ, который является персонализированным и признает конкретные моменты, высказанные клиентом, является лучшим. Они также включили фразу: «Наша команда уже активно работает над решением проблемы. Я немедленно сообщу вам, когда это будет исправлено ». Это заверение дает клиенту знать, что последующее сообщение будет поступать непосредственно от представителя, отправившего исходный ответ по электронной почте.

2. Как реагировать на неудовлетворенность общим качеством обслуживания клиентов

Бывают случаи, когда покупатель недоволен, но не может четко объяснить, почему. Это могло быть связано с тем, что они столкнулись с множеством проблем или просто не доставили удовольствия клиентам. В любом случае в вашу службу поддержки клиентов может поступить жалоба, в которой выражается недовольство без конкретных подробностей.

В этом случае лучше всего признать недовольство клиента и выразить свое желание помочь ему прояснить его жалобу.

Уважаемый [Имя],

Спасибо за ваше письмо. Мы серьезно относимся к удовлетворению запросов клиентов и рады услышать от вас.

Во-первых, я хотел бы извиниться за разочарование, которое вы недавно испытали. Я хочу, чтобы вы знали, что мы ценим ваши отзывы. Это позволит нам решить любые возникающие проблемы и улучшить наши услуги.

Мы гордимся тем, что вы выбрали нашу компанию в качестве поставщика услуг в течение последних пяти лет, и мы хотели бы иметь возможность решить ваши проблемы и заслужить ваше постоянное доверие.

Чтобы помочь нам направить вашу жалобу в соответствующий отдел, который может решить ваши проблемы, мы будем благодарны, если вы предоставите нам дополнительную информацию о своем опыте, заполнив прилагаемую форму.

Приносим извинения за неудобства и надеемся предложить вам более качественные услуги в будущем.

Если у вас возникнут вопросы или дополнительная помощь, ответьте на это сообщение или позвоните нам по телефону 1-800-234-5678.

С уважением,

Джейн Смит

Директор по обслуживанию клиентов

В этом примере ответного электронного письма службы поддержки клиентов содержится четкий запрос на помощь клиенту в разъяснении жалобы.В этом примере группа обслуживания клиентов подготовила форму, которая прикрепляется к ответу по электронной почте, которую клиент должен заполнить. Использование такой формы дает вашей команде быстрый и простой ресурс, который можно использовать для более активного вовлечения клиента. Этот процесс последующих действий также дает вашей команде информацию, необходимую для принятия мер по устранению проблем, которые привели к жалобе.

3. Обработка задержки доставки

Предоставление клиентам надежной оценки доставки товара стало важным требованием в наши дни, когда продолжается конкуренция за услуги ускоренной доставки.Одна из наиболее распространенных — и разочаровывающих — проблем, с которыми могут столкнуться клиенты, — это посылка, которая не доставляется по расписанию. Задержка доставки может быть сложной проблемой для вашей группы обслуживания, поскольку им необходимо работать в координации с вашим поставщиком услуг доставки.

Сообщение с поддерживающим тоном лучше всего, когда доставка товара задерживается.

Уважаемый [Имя],

Мне очень жаль, что ваш заказ не прибыл. Я понимаю, как это должно быть неприятно.

Я отследил вашу посылку через почтовую службу США, и в настоящее время она отображается как [статус]. Если вы хотите отслеживать статус вашей посылки, вы можете перейти по этой ссылке: [ссылка]

Если ваша посылка не будет доставлена ​​до [дата], свяжитесь со мной напрямую, ответив на это сообщение. Вы также можете позвонить мне напрямую по телефону 1-234-567-8910.

Еще раз приносим искренние извинения за неудобства.

Best,

John Smith

Представитель службы поддержки клиентов

Ваш агент службы поддержки клиентов может перепроверить информацию для отслеживания от перевозчика и предложить клиенту связаться с агентом еще раз, если посылка все еще не прибыла.Этот ответ начинает позитивный тон для разговора, который можно довести до разрешения.

4. Общение с рассерженным покупателем

Бывают моменты, когда покупатель настолько рассержен, что очевидно, что у него мало возможностей попытаться исправить ситуацию напрямую. В таких ситуациях зачастую лучше всего работает прямой и откровенный подход.

Уважаемый [Имя],

Мне очень жаль слышать, что ваш опыт работы с нашей компанией не оправдал ваших ожиданий.

Удовлетворение потребностей клиентов — наш главный приоритет, и мне очень жаль, что это не было продемонстрировано вам.

Хотя нам бы очень хотелось вернуть ваше доверие, мы понимаем, как вы, должно быть, расстроены. Приношу свои глубочайшие извинения за доставленные вам неудобства. Мы желаем вам всего наилучшего в будущем.

Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть дополнительные вопросы, проблемы или комментарии, или если мы можем вам помочь в будущем.

Best,

John Smith

Директор по обслуживанию клиентов

В этом примере представитель службы поддержки признает чувства клиента и желает им всего наилучшего.Их ответ также дает возможность клиенту снова связаться с ним с любыми дополнительными вопросами или комментариями. Это также оставляет клиенту возможность продолжить обсуждение или принять решение, не подогревая его гнев.

5. Рассмотрение технических жалоб

Когда ваш клиент подает жалобу, в которой подчеркивается конкретная проблема, ваша команда должна ответить, подробно описав проблему. Некоторые из наиболее важных моментов — это конкретно отреагировать на проблемы, извиниться, четко указать, какие последующие действия были предприняты (или будут сделаны), и выделить любые долгосрочные улучшения, которые могут быть сделаны.

Уважаемый [Имя],

Я искренне приношу свои извинения за неудобства, которые могут возникнуть у вас из-за этих проблем. Я взял на себя смелость вернуть вам абонентскую плату за этот месяц. Вы по-прежнему будете иметь полный доступ ко всем функциям нашего программного обеспечения.

Похоже, проблемы с подключением, с которыми вы столкнулись, были вызваны неисправностью на нашем сервере. Плохое подключение также является наиболее вероятной причиной невозможности сохранить обновления. Наша команда определила источник проблемы и активно работает над ее исправлением.По нашим оценкам, проблема будет полностью решена в течение ближайшего часа. Я свяжусь с вами напрямую, чтобы сообщить вам, как только ваш доступ будет восстановлен.

Кроме того, в течение следующих двух месяцев мы перейдем на новые серверы, что обеспечит дополнительную стабильность нашего сервиса.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вам потребуется дополнительная помощь. Спасибо, что нашли время дать нам ценный отзыв.

С уважением,

Джейн Смит

Представитель службы поддержки клиентов

Этот пример электронного письма иллюстрирует все эти передовые методы ответа вашим клиентам.В зависимости от конкретной проблемы, связанной с программным приложением, сервисный агент может предоставить полное решение проблем клиента и решить все их ключевые вопросы.

То, как вы ответите на жалобу клиента, может существенно повлиять на ее принятие и ваши шансы удержать клиента. Имея хорошо обученный персонал службы поддержки и содержательные шаблоны электронных писем, вы можете дать своей команде отличную основу для положительного рассмотрения этих жалоб.