Правила деловой переписки по электронной почте примеры: Деловая переписка по электронной почте

Содержание

15 правил деловой электронной переписки | GeekBrains

Современный этикет.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1714/og_cover_image/5a9d63dc789b974445fb22510d3afaec

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме.

Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса.

Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

Звуковое оповещение может разбудить адресата.

Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.

Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Правила деловой переписки: советы, ошибки, примеры E-mail

Почти каждый день мы пишем деловые письма, но реакция на них не всегда совпадает с нашими ожиданиями. Их не открывают, на письма не отвечают. А если и отвечают, то порой не совсем так, как мы ожидали.

Хуже того, порой без ведома отправителя и получателя письмо и вовсе улетает в “Спам”. Правила деловой переписки по E-mail – это экспертная территория, где каждый неверный шаг стоит денег. Нередко – очень больших денег за очень маленькую ошибку.

Сегодня я расскажу о том, как соблюдать правила ведения переписки по электронной почте и как писать деловые письма, которые читают, понимают и принимают. Этого достаточно легко добиться, если заранее иметь в голове четкий план.

Правила деловой переписки: контент-моменты

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора:

Структура текста, его стилистика и читабельность.
Логические и смысловые связки.

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья.

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе.

Логические и смысловые связки

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество.

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил:

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу. Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить.

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей переписке “

тех цен” – полно.

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие”.

Правильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, поскольку главный редактор сайта компании, отвечающий за подготовку авторов (Наталья Иванова), сейчас в отпуске.

Каждое разъяснение в вашем деловом письме должно быть понятно не только вам, но и читателю.

Опирайтесь на закон тождества. Он требует, чтобы у любого значения, фактора, определения и вообще всего было единое понятие, которое сохранялось на протяжении всего диалога.

То есть, не бывает так, что “мы обожаем продающие тексты, они круче всех”, а затем, спустя какое-то время – “нет, только не продающие тексты, они не нравятся руководству”.

Если суждение или оценка изменились, обязательно известите об этом собеседника. Иначе это выглядит крайне непрофессионально. Вам этого, конечно, не скажут, но гвоздик в память забьют.

Помните о законе достаточного основания. Нельзя просто взять и сказать “все понимают, что у рекламы в соцсетях нет будущего”, чтобы не вызвать удивление собеседника.

Всякое заключение должно подкрепляться фактически. В противном случае о вас сделают не слишком хорошие выводы.

Не меняйте темы без веской причины. Писать о чем-то одном, а потом резко перескакивать на совсем другую тему – моветон. По правилам деловой переписки вы должны подводить каждое обсуждение к логическому завершению, а уже затем обсуждать другие задачи.

Как оформлять контент в разделах делового письма

1.Отправитель

В первую очередь люди смотрят на то, от кого пришло письмо.Хорошо, если в деловом письме написаны стандартные имя и/или фамилия. Если же сообщение будет получено с безликого адреса «[email protected]» или, еще хуже, c «[email protected]», такое письмо имеет все шансы оказаться в корзине.

Есть 2 правила при заполнении поля “Отправитель”:

Правило 1. Вести деловую переписку, особенно в самом начале, лучше всего именно с E-mail, который прикреплен к вашему корпоративному домену.

Если это, скажем, сайт “Панда-копирайтинг”, то письма должны приходить с почты формата [email protected] и никак не с [email protected]

Да, затем, когда вы уже перейдете на более личностные этапы вашей деловой переписки, можно отправлять письма и с личной почты, которая прикреплена к общедоступному бесплатному домену, но сначала – только корпоративный.

Это, во-первых, солидно и правильно. Во-вторых, гарантирует, что отправитель является именно тем, за кого себя выдает. Кстати, о гарантиях.

Правило 2. Обязательно настройте следующие подписи, которые необходимы для обеспечения безопасности и максимальной эффективности вашей деловой переписки с сотрудниками и партнерами:

DKIM – защита от мошеннических писем с подменой адреса отправителя. Если подпись не настроена корректно, то с помощью специальных программ можно легко написать с чужого корпоративного адреса.

Здесь нужно пояснить: с самого адреса мошенники, конечно, физически написать не смогут, но в поле “отправитель” может стоять именно ваш адрес. Единственным отличием будет то, что значок подтвержденного адреса у таких писем будет отсутствовать.

Но на него, увы, смотрят далеко не все … .

SPF – еще одна подпись, позволяющая проверять подлинность сервера отправителя. Не так критична, как предыдущая, но тоже очень желательно ее настроить.

DMARC – защита от спама и мошеннических писем. Если такая подпись у вас не настроена по всем правилам, то деловая переписка, возможно, даже не начнется: почтовый сервис получателя посчитает письмо за спам. И удалит. Или переложит в папку со спамом, что тоже не очень хорошо.

О том, как настроить эти подписи, можно узнать либо у своего хостера, если почтовый ящик прикреплен у него, либо на сервисах вроде “Яндекс. Коннект”, если почта прикреплена там.

2.Тема письма

Тема делового письма – это второе, что проверяют люди до того, как открыть E-mail. Если отправитель в корпоративной почте чаще всего как-то стандартизован, то тему письма можно задать абсолютно любую.

Чтобы написать правильную тему, задайте себе вопросы:

Какова цель вашего письма? Что вы хотите, чтобы сделал получатель и когда?

Когда выяснена цель письма и пожелания к действию получателя, максимально укоротите их и сделайте темой. Это будет лучше всего.

Не стоит писать в теме письма неясные «Отчет» или «Презентация». Гораздо лучше добавить полезных деталей: «Пришлите мне отчет до 15:00 вторника» или «Подготовьте презентацию до конца недели».

Если вы хотите срочный ответ – вставляйте в начало темы «ВАЖНО!» и/или используйте метки Microsoft Outlook, чтобы пометить ваше письмо как важное:

ВАЖНО! Пришлите мне отчет до 15:00 вторника !

Не злоупотребляйте метками, иначе люди быстро начнут игнорировать их в письмах от вас. Также не используйте без нужды CAPS LOCK – в Сети это приравнивается к крику.

Также помните, что по правилам автоматических проверок писем на спам, E-mail без поля “тема письма” имеет несколько пониженный приоритет.

3. Получатель

Люди имеют привычку добавлять в деловую переписку всех подряд, это не совсем верно. Лучше указывать в поле «Получатель» именно тех людей, от кого вы ждете реакции, а в копию письма тех, кто просто должен быть проинформирован.

На безадресные письма люди реагируют редко, будучи уверенными, что кто-нибудь другой ответит за них.

Выбирайте «Ответить всем» только если действительно нужно сохранить всех участников в переписке.Если вы кого-то добавляете в переписку или удаляете из нее, лучше всего указать это в теле письма сразу после приветствия.

А вот уже в теле письма можно сделать пояснение вашего действия.

Пример из деловой переписки с пояснением действия:

Мария, добрый день,

+Молчанова, +Луганов, -Никольский

Добавил в переписку коллег из финансового департамента – они будут участвовать в подписании контракта с нашей стороны. …

4. Приветствие и обращение

Еще одно важное правило деловой переписки: подбор уместного тона приветствия и корректное обращение к человеку. Обращайтесь к получателю так, как вы обратились бы в реальной жизни.

Иногда помогает подглядывать в подпись – там чаще всего люди пишут свое имя так, как они хотели бы, чтобы к ним обращались. Также можно подсмотреть приветствие в прошлых письмах, спросить коллег или просто наследовать тон общей переписки.

Как не стоит делать:

Превед комрадам!
Колян!
Слушай, … .

Гораздо лучше будет (в зависимости от ваших отношений с получателем):

Коллеги, добрый день .. .
Николай, приветствую!
Коля, привет.

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведение деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и размером вложений.

Всегда спрашивайте себя: “Понятно ли то, что я написал, другому человеку или группе людей? Можно ли еще что-то упростить или расшифровать?”.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

1. Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов:

О чем это?
Это важно?
Причем тут я?
Что от меня требуется?
Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более 5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

2. Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах.

3. Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки.

4. Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

5. Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

Правильный пример письма:

Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными 😊

6. Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.

7. Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом.

8. Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?

9. Будьте проще, не пишите скучно и сложно, избегайте официально-делового стиля и канцеляризмов в деловой переписке, если это уместно.

10. Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами. Даже в сегменте B2B-контента нужна четкость и лаконичность.

Перед отправкой проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки – это улучшит общее впечатление от письма. Также будет нелишним проверить ваш текст на тавтологию: частое мелькание одних и тех же слов говорит о слабом словарном запасе.

Подпись к корпоративному E-mail

Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.

Например, такая подпись у моих писем:

С уважением,

Алексей Суринов

+7 926 555-97-66 | skype: alexey.surinov

Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию.

В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и пересылках чужих писем.

Общие рекомендации по ведению переписки

Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».

Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу.

Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.

После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.

И еще раз основные правила общения по E-mail

Правильно настройте все пункты, касающиеся раздела “Отправитель”.
Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей. Если это нужно, конечно.
Укажите получателей, с которыми хотите контактировать (правило действует для B2B-переписки с несколькими людьми).
Подумайте за читателя, предвосхитите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос.
Выбирайте уместный тон, который не справоцирует непонимания или конфликта.
Оформите письмо абзацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков.
Добавьте контакты в подпись, чтобы с вами было проще связаться вне E-mail общения.
Отвечайте в тот же день и не разводите ” переписку на пустом месте”, если для этого нет оснований.

Надеюсь, эта заметка об основных правилах деловой переписки была вам полезна. Если остались какие-то вопросы по оформлению текстов E-mail, правилам ответов, цитирования и так далее, обязательно задавайте их в комментариях.

Добра вам!

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Руководитель разработки онлайн и бизнес приложений компании Domino’s Pizza, бизнес-консультант.

образец. Узнаем как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10. 02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Деловая переписка по электронной почте. Правила общения

Пишите тему письма

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Подписывайте письма

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Отвечайте быстро

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

Звуковое оповещение может разбудить адресата.
Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

«>

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Получение писем

Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.
Если вы получили письмо, значит его нужно прочитать, ведь его кто-то отправил. Естественно,о спаме мы здесь не говорим.
Если вы занимаете должность менеджера, то ваш рабочий день должен начинаться с проверки почты. Для удобства настройте свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10-20 минут.
В случае, когда вы заняты, и вам пришло письмо, посмотрите от кого оно, какова тема письма, и быстро просмотрите заголовок, чтобы оценить важность письма.
Старайтесь отвечать на письма сразу – это поможет вам избежать завалов в почте.

Образцы деловых писем

Интернет-переписка позволяет оперативно решать различные коммерческие вопросы. Условно вся корреспонденция делится на несколько категорий в зависимости от содержания и цели взаимодействия с адресатом.

Информационные

Такой вид корреспонденции представляет собой некоммерческую переписку с целью информирования адресата, например, о сроке действия или окончании договора, об особенностях деятельности фирмы, ассортименте выпускаемой продукции или предоставляемых услугах, кадровых изменениях и запланированных мероприятиях.

Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, предложение или напоминание.

Информационные извещения используются как эффективный маркетинговый инструмент с целью:

сетевого продвижения товаров или бренда;
привлечения покупателей или партнеров;
увеличения объемов сбыта.

Ответы

Таким почтовым извещением адресат уведомляет отправителя о получении информации, документов, коммерческих материалов и прочих данных. Этика корпоративного общения подразумевает включение в ответное письмо слов благодарности, пожеланий, а при необходимости просьбы.

Таким образом проявляются глубокое уважение и внимание к оппоненту.

Претензии

В претензионных обращениях (рекламациях), унифицированная форма которых законодательством не установлена, выражается недовольство одной из сторон (например, качеством предоставленных услуг или нарушением сроков контракта). Бизнес не приемлет неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, и участники договора вправе требовать возмещения убытков или устранения возникшей проблемы.

Претензия — письменное требование, адресованное должнику.

Благодарственные

В эту категорию входят деловые письма со словами благодарности за предоставление качественных услуг, за профессионально выполненную работу, за строгое соблюдение сроков сделки, бонусы или скидки. Обращение адресуется одному лицу или компании, составляется по инициативе самого отправителя либо в качестве ответа на поздравительное письмо или приглашение.

Сопроводительные

Главной целью такого письма является предоставление уточняющих, дополнительных данных или сведений, которые могут быть интересны адресату. Оно составляется в качестве приложения к коммерческому предложению, оферте, резюме и другим документам.

Сопроводительное письмо является поясняющим.

Гарантийное

Вид некоммерческих электронных обращений с содержащимся подтверждением, например, соблюдения сроков и способов оплаты за услуги и товары, гарантии качества. Подобная корреспонденция выступает в роли обеспечения исполнения обязательств одним из участников сделки или договора, а в некоторых случаях составляется как ответ на претензионные письма.

С предложением о сотрудничестве

Письма с договором оферты являются прямым предложением адресату. Они содержат условия возможного сотрудничества, важные детали заключения контракта, цены на поставку товара, способы оплаты и другие сведения о дальнейшей работе.

Письма с предложением о сотрудничестве содержат все условия.

Получение такого письма является предварительным этапом подписания основного договора. Правила ведения деловой электронной переписки предполагают ответ — акцепт.

Поздравительные

Письма с торжественными текстами отправляются по электронной почте персонально человеку либо на адрес компании. Это зависит от того, к какому событию приурочены поздравления: личному празднику, достижениям фирмы, корпоративным или государственным мероприятиям. Обязательного ответа такой тип корреспонденции не предполагает.

Запросы

В электронных письмах-запросах формулируется просьба о предоставлении информации, интересующей собеседника:

об организации мероприятия, встречи;
о формировании перечня товаров или услуг;
о получении документации;
о рекомендациях по выполнению условий договора.

В электронных запросах формулируется просьба.

При составлении текста сообщения может указываться не одна, а несколько просьб. Корреспонденция направляется как физическим лицам, так и юридическим.

Рекламные

Имейл-рассылка — это эффективный инструмент маркетинга, позволяющий охватить большую аудиторию адресатов. Правильно выбранная стратегия позволяет привлечь новых клиентов, заинтересовать получателя в покупке товара, приобрести преимущества перед конкурентами.

Этикетом деловой переписки не предусмотрены строгие сроки рассылки. Но если рекламные сообщения приходят слишком часто и навязчиво, а тексты однотипные, неинформативные и неграмотные, получатель может отправить их в папку «Спам» или совсем отписаться.

В корреспонденции должен содержаться инфоповод, который максимально заинтересует адресата.

Структурирование делового письма

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Нужно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»

«Кому». Если вы отправляете вопрос или просите что-то уточнить, то ответа вы ждете от адресата, чьи данные указаны в поле «кому». Когда в роли получателя выступаете вы, то вам нужно ответить на вопрос. То есть в данном поле указываются данные получателя.
«Копия». Получатель, данные которого указаны в этом поле, являются как бы «приглашенными очевидцами». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо. Кроме того, при необходимости отправки такого письма его следует начинать со строк «извините, что вмешиваюсь», из вежливости.
«Скрытая копия». О том, что письмо отправлено адресату, данные которого указаны в поле «скрытая копия» неизвестно основному получателю. Кроме того, это поле используют при массовой рассылке почты.

Отвечая, не следует забывать о кнопке «ответить всем», это поможет вам не пропустить ни одного получателя. Удалять нежелательных получателей и добавлять новых можно в любой момент.

Поле «Тема». Данное поле следует заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному полю он сможет оценить степень важности письма. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание.

«Важность письма». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие». Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

Используемые источники:

https://geekbrains.ru/posts/net_etiquette
https://fb.ru/article/309120/pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte-delovoe-pismo-obrazets-kak-otpravit-pismo-po-elektronnoy-pochte
https://neumeka.ru/pravila_obscheniya.html
https://etiketclub.ru/obshhie-pravila-delovoj-perepiski-po-elektronnoj-pochte
https://bbf.ru/magazine/5/3269/

Служебная переписка по электронной почте живой пример. Правила деловой переписки по электронной почте

Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.

Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка

Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.

Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.

Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.

Виды деловой переписки

Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.

Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:

Официальная/неофициальная переписка;

Внутренняя и внешняя.

К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.

Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.

Правила деловой переписки: внутреннее содержание

Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант — уложиться в одну.

Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».

Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.

Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)…». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.

Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом…», «Напоминаем Вам…», «Ставим в известность…» и другие.

Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями…» или подобными.

Внешнее оформление документации на бумажных носителях

Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.

Обязательно проставьте точную дату документа.

Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.

Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.

Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.

К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.

После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.

Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.

Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.

В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.

Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.

Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.

Деловые электронные письма

То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях.

Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!

Основные правила переписки по e-mail

Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.

Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.

Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа «план», «список», «коммерческое предложение», «отчет» не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.

Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.

Стиль общения

Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.

Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.

Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением…» или так: «Искренне Ваш…».

Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.

Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.

Работа с вложениями

Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении.

Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо.

Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. Архивируйте объемные документы.

А лучше всего слишком большие вложения (от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер.

Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.

Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».

Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств.

При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или «аське». Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.

Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».

Не забудьте в конце письма указать координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети.

При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.

И последнее правило: кто начал переписку, тот и должен закончить электронный диалог.

Заключение

Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.

Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.

Как не надо

Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Лучше так

Добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

2. Фраза «Доброго времени суток»

Если вы пишете деловое письмо не прямиком из двухтысячных годов, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А «доброе время суток» оставьте полумёртвым форумам из прошлого.

Как не надо

Доброго времени суток, анон!

Лучше так

Добрый день, Пётр!

3. Обращение с ошибками

Как не надо

Сорян, бро, но деньги ушли на корпоратив, поэтому нам дорого покупать мониторы у вас. Узнай насчёт скидки, очень надо.

Лучше так

Мы сейчас не готовы купить мониторы по предложенной цене. Просим вас сделать скидку на этот заказ.

12. Отсутствие истории переписки

Если вы активно переписываетесь с кем-то в чате, адресат в курсе, о чём идёт беседа, и легко может вернуться к началу диалога, крутанув колесо мыши. Но когда вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо.

Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.

Как не надо

По поводу вопроса, по которому мы общались в апреле: руководитель одобрил.

Лучше так

В апреле мы обсуждали сотрудничество по запуску ракеты в космос. Вы предлагали предоставить часть топлива в обмен на 20% акций нашей компании. Руководитель одобрил сотрудничество, можем начинать переговоры.

13. Неумелое обращение с ветками писем

Почтовые сервисы и агенты позволяют работать с ветками писем. Это действительно полезный инструмент, если обращаться с ним правильно. Но получается не у всех.

Возможно, вы уже становились жертвой массовой рассылки, участники которой отвечают не непосредственно автору, а всем. В итоге неинтересная вам беседа переполняет , а вы придумываете кары тем, кто не может отыскать нужную кнопку. При этом в общее инфополе нередко попадает информация, не предназначенная для чужих глаз.

У медали есть и обратная сторона: когда в важной беседе один из участников отвечает не всем, а кому-то одному. И получатель вынужден тратить кучу времени на пересылку писем, вместо того чтобы выполнять свою работу.

А что в деловой переписке бесит вас? Делитесь в комментариях.

1 622
0

С наступлением двадцать первого века и повсеместным распространением компьютеров деловая переписка на бумажных носителях практически отмерла — пользуются ею разве что там, где нужен запредельный уровень официальности. Но это вовсе не значит, что так же отмерли правила деловой переписки. Даже в электронных письмах их следует соблюдать.

Правила оформления деловой переписки

Впервые садясь за деловое письмо, вы наверняка почувствуете растерянность. Ведь это совсем не то же самое, что черкнуть весточку другу или родственнику. Как обратиться к собеседнику? Использовать смайлики или нет? Как заполнить все эти многочисленные поля?

Начинать следует по порядку и запомнить для начала общие правила обращения с электронными рабочими письмами.

Проверка
. Если деловая переписка для вас не основное поле деятельности, проверять почту можно дважды — утром, придя на работу, и после обеда. Если же общение с клиентами и деловыми партнерами — часть вашей повседневной деятельности, проще будет поставить почтовый клиент, который будет выводить уведомления о письмах на рабочий стол.
Ответ
. Негласный этикет требует, чтобы ответ на письмо был написан максимально быстро, потому игнорировать письма можно только если есть дело, не терпящее отвлечения. Официальные же правила гласят, что ответить на письмо следует за десять дней, если оно пришло на почту, и за двое суток, если оно пришло на факс.
Хранение
. Следует следить, чтобы письма не попадали в папку «спам». Кроме того, их нельзя удалять: иначе, при возникновении конфликтной ситуации, нельзя будет просто обратиться к переписке и посмотреть, кто же прав.
Использование
. Пользоваться электронным адресом компании можно, только ведя переписку от её лица. Если же по какой-то причине требуется использование для переписки личного E-mail, следует проследить, чтобы он выглядел официально и не содержал нецензурных или вульгарных слов.
С хранением разобрались, разобрались со сроками ответа и с тем, какой E-mail почтой пользоваться. Все это запоминается легко и можно переходить к следующему шагу: вот пришло деловое письмо. Как на него ответить, чтобы не оскорбить собеседника?
Корректно
. Письма вида «Привет, Вася, я получил твое письмо и вот подумал…» следует оставить для личной переписки. Ведение деловой переписки требует корректности и вежливости. Нельзя использовать жаргонные, экспрессивные, грубые выражения. Нельзя ставить смайлики, даже если вы работаете с собеседником уже несколько лет. Нельзя обращаться на «ты» и фамильярничать — письмо должно быть вежливым и сухим.
Грамотно
. Грамотность — показатель культурного развития, интеллектуального уровня, способ поддержать репутацию фирмы и оформить письмо стильно. Если с русским письменным языком у вас плохо — что встречается нередко и совсем не повод для стыда — пользуйтесь специальными сервисами для проверки грамматики, орфографии, пунктуации.
Адекватно
. Даже самый грамотный и корректный ответ может пропасть впустую, если собеседник попросту не поймет, о чем вы говорите. Потому следует либо воздержаться от профессиональных терминов, либо давать их расшифровку. Также не следует использовать слишком сложные или не слишком распространенные слова, которые могут поставить собеседника в тупик. И, уж конечно, нельзя вставлять слова, значение которых вызывает у вас сомнения.
Логично
. Если ответ вам неизвестен — попросите собеседника подождать, выясните и напишите ещё одно письмо. Если известен — проверьте, что он изложен в письме последовательно, логично и понятно, и только потом отправляйте.
Красиво
. Оформление не менее важно, чем содержание. Следует использовать абзацы, цитировать вопрос, и только потом давать ответ, пользоваться нумерованными и маркированными списками.

Для того, чтобы ответить на входящее письмо, достаточно сделать это грамотно, корректно, адекватно и логично. Но как написать письмо первым?

Для начала, нужно правильно его оформить:

Тема

. Поле «Тема» в теле электронного письма не должно оставаться без внимания, ведь именно прочитав его, собеседник составит первое впечатление о том, что от него требуется. В идеале оно должно выглядеть так: «Название предприятия, Суть проблемы» — «ОАО «Ромашка». Поставки стекла».
Подпись

. Большинство почтовых сервисов позволяет настроить автоматическую подпись, в которой должно быть: «Имя, должность, фирма» — «Макарова И.В., главный бухгалтер ОАО «Ромашка». Такая форма позволит получателю легко сориентироваться, к кому он обращается и как ему начинать свой ответ.
Приветствие

. Приветствие не должно быть фамильярным — никакого «Привет», «доброго времени суток», «алоха» и других схожих вариантов. Лучше всего будет нейтральное «Здравствуйте» или «Добрый день».
Обращение

. Обращения по имени — «Аня» — вместо полного — «Анна Дмитриевна» смотрятся фамильярно и могут испортить все впечатление от письма. Потому лучше выбрать обращение по имени отчеству.
Длина

. Слишком длинные письма читать долго и тяжело. Потому оптимальным считается объем, который умещается в стандартную страницу текстового редактора.

Общие правила работы с письмами, ответы и новые письма — научиться все это писать несложно. Но есть ещё несколько нюансов, которые следует запомнить:

Содержание

. Письмо должно содержать причину, по которой оно написано, последовательное её описание, а уже после вопросы и предложения.
Важность

. В большинстве почтовых сервисов есть флажок «Важно!», который можно пометить при написании. Тогда такое письмо будет выделенным в папке адресата.

ВАЖНО!
Использовать флажок просто так нельзя — иначе по-настоящему срочное письмо просто потонет в обилии выделенных бездумно.

Конец диалога

. По правилам негласного этикета, заканчивает переписку тот, кто её начал.
Время.

Посылать письма в конце рабочего дня и во второй половине дня пятницы не только дурной тон, но и бесперспективная затея — все равно ответ придет только на следующее утро или вовсе в понедельник.
Вежливость

. С наступающим праздником следует поздравить. За поступивший ответ — поблагодарить. Если не получается ответить на срочное письмо оперативно, об этом следует уведомить адресата.
Вложения

. Любое вложение следует упаковать в архив и отдельно в тексте письма известить о нем получателя.

ВАЖНО!
Правила электронной деловой переписки требуют внимательности к собеседнику — нужно давать ему высказаться, задавать вопросы, не требовать ничего в ультимативной форме.

Виды электронной переписки

Правила, регулирующие переписку, могут незначительно меняться в зависимости от того, куда предстоит отправиться письму.

Внутренняя переписка
подразумевает, что отвечать на письма желательно в тот же день, чтобы не стопорить работу собственного предприятия, а также что тон письма может быть несколько более фамильярным, чем в других случаях.

ВАЖНО!
Хорошей идеей будет разработать единый шаблон для внутренней переписки, по которому сотрудники смогут писать письма быстро, не ломая голову над структурой.

Внешняя переписка
подразумевает большую степень официальности, а также необходимость фильтровать профессиональный сленг — зачастую собеседник из другого предприятия просто не поймет специфические слова.
Международная переписка
подразумевает большую официальность, а также необходимость принимать во внимание часовые пояса. Так, отправить письмо в Нью-Йорк утром и ждать, что ответ придет в ближайшее время, беспокоясь и торопя, не стоит — ведь сотрудник, который должен ответить на письмо, скорее всего ещё нежится в постели.

Больших отличий, впрочем, нет. Вежливость, грамотность и умение четко сформулировать запрос ценятся везде.

Как написать деловое письмо

Для подготовки документа, используйте Microsoft Word
и следующие правила:

фирменный бланк организации;
шрифт Times New Roman;
широкие поля;
кегль 12-14 п.;
межстрочный интервал – 1-2 п.;
номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны.

Если это международная переписка, то письмо пишется на языке адресата.

Структура делового письма:

Обращение;
Преамбула;
Основной текст;
Заключение;
Подпись;
Приложение.

О чем еще важно помнить:

Обращайтесь на «Вы» к собеседнику.
Если вы пишете ответ на поступившее письмо, сделайте пометку об этом в самом начале, например: «На ваше обращение, от 01.01.2020 года…»
Если письмо поступило с агрессией, не уподобляйтесь оппоненту и не используйте в переписки агрессивных, умоляющих выражений и приказной тон.
Каждую новую мысль пишите с новой строки, так информация будет лучше восприниматься. Не делайте длинных абзацев. Максимум 5-7 предложений.
Избегайте слов написанных Caps Lock (заглавными буквами) — такой текст воспринимается как угроза.
Не забывайте указывать контактную информацию отправителя и дату отправления письма.
В деловой переписке не используйте смайлы и кавычки.
Не используйте иностранные слова, подберите русский синоним.
Пишите одним шрифтом. Не используйте цветной текст и чрезмерное подчеркивание, жирные выделения и т.д.
Будьте учтивы с собеседником и открыты в общении. Уточняйте его мнение и спрашивайте, что он думает по этому поводу. Проявляйте сочувствие и уважение.
Следите как отвечает вам оппонент.

Стандартные фразы, допустимые к использованию

Чтобы не думать каждый раз, в какую форму облечь мысли, можно использовать стандартные фразы, принятые для деловой переписки:

Обращение.
«Здравствуйте, уважаемый Игорь Петрович»
— если с адресатом вы знакомы лично. «Здравствуйте, господин Смирнов»
— если впервые в жизни ему пишете. К военным обычно обращаются «Здравствуйте, товарищ полковник Смирнов»
.
Извещение.
Стандартный пример фразы: «Извещаем вас, что…»
. Её можно изменить на «Доводим до вашего сведения»
, «сообщаем вам», «ставим вас в известность»
.
Объяснение
. Чтобы в самом начале сообщить адресату о цели письма, можно использовать конструкции: «В ответ на вашу просьбу…», «В целях проведения работ…», «В порядке оказания помощи…», «В соответствии с вашими пожеланиями…»
.
Просьба
. Попросить в письме следует по формуле «Просим вас…»
.
Предложение
. «Мы можем предложить вам…», «Мы рекомендуем вам…»
.
Подтверждение.
«Подтверждаем…», «Нами были получены…»
.
Отказ
. «Ваше предложение отклонено…», «По нижеописанным причинам мы не можем согласиться…», «Ваше предложение рассмотрено и признано неконструктивным»
.

Формальность — лучший спутник деловой переписки, но важно при этом, чтобы за официальными фразами не терялся смысл. Хороший пример делового письма будет выглядеть так:

Здравствуйте, Игорь Петрович!

В связи с расширением, ОАО «Ромашка» нуждается в увеличении партий сырья для производства оборудования на 25%. С компанией «Маргаритка» наше сотрудничество длится уже 5 лет и до сих пор у нас не было никаких поводов для нареканий. Потому предлагаем обсудить возможности увеличения поставок и трудности, которые могут возникнуть.

С надеждой на продуктивное сотрудничество, генеральный директор ОАО «Ромашка», Смирнов Г.В.

******************************************************************************

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

В прошлый раз мы с вами поделились правилами составления деловых официальных печатных писем, а также различными устоявшимися этическими нормами.

Когда мы начинаем говорить о деловой переписке, следует обращать внимание на факт, что в последнее время она все больше переходит в электронный формат. Ведь сегодня скорость общения — один из неотъемлемых атрибутов успешного сотрудничества.

Поэтому, я решил выделить в отдельной статье правила деловой переписки именно в электронном формате посредством e-mail. И тогда вопрос деловой переписки мы закроем полностью. Чем-то информация в обеих статьях может пересекаться, мне просто хочется, чтобы каждый отдельный чек-лист выглядел полноценным и оконченным.

Итак, встречайте 100 золотых правил деловой email-переписки:

Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле и определите для себя виды и формы писем деловой переписки — это придаст вашему обращению официальности.
Ширина корпоративного шаблона должна находиться в пределах 500-650 пикселей.
Всегда имейте ввиду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве — оптимизируйте свой корпоративный шаблон по соответствующим требованиям.
Официальные электронные письма не должны быть «креативными.
Поработайте над своим корпоративным email-адресом — никаких “kisonka”, “bomberman” и прочих прозвищ.
Наиболее оптимальная форма адреса — [email protected]
Почтовые адреса, начинающиеся с [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
Всегда заполняйте «тему письма».
Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
Цель и предмет вашего письма уже должны просматриваться при изучении «темы письма».
Не используйте темы письма с одним словом («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.).
Всегда заполняйте предзаголовок (preheader).
Официальное письмо (бланк, подпись, печать) можно отправить в сканированном виде с корпоративного почтового ящика.
Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного — соблюдайте «статусность» общения.
Подбирайте хорошо читабельный шрифт (для электронных писем оптимальный вариант — 14 кегль), избегайте фрагментов текста в мелком шрифте — при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
В современной практике официальной email-переписки допускается использование неполных имен, например «Здравствуйте, Юля!» вместо «Здравствуйте, Юлия!». Также можно отходить от использования отчества при обращении.
Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
Если получателей несколько — обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «господа», «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д.
Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
Неформальное общение оставьте для личной переписки.
Не лишним в начале письма будет упомянуть, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с получателем.
Легкий комплимент в начале email-письма — сильный ход.
Если получатель просил вас написать ему письмо — так и сообщите в самом начале.
Отвечая на письмо, используйте опцию «Ответить», чтобы в теме письма появилась приставка «Re:» и сохранилась история переписки.
Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей — используйте «вы».
Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например: «Сергей, спасибо за Ваше письмо».
Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
Если информация в вашем письме представляет особую важность — пометьте его специальным «флажком».
Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.
Электронное письмо должно быть по объему в два раза короче, чем такое же, написанное на бумаге.
Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
Классическая структура официального e-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.
Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — пустую строку.
Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
Выравнивайте свой корпоративный шаблон по центру экрана.
Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
Не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте письмо смайликами.
В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
Будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами — читатель должен их понимать.
Email-письмо — показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить — запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом — только не злоупотребляйте.
Не выделяйте слова подчеркиванием — читатель их может перепутать со ссылкой.
В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность — используйте действительный залог (активный).
При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя — это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию — потому что ваш текст может случайно оказаться в руках «не того человека».
В email-письмах принято использовать три варианта изложения- от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон — письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами.
Не превращайте письмо в «Мурзилку», не нужно баловаться цветными шрифтами.
Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т.д.).
Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо — лучше разбейте его на две части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
В конце письма (а именно в «подписи») указывайте свою контактную информацию — и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей.
Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз «С уважением» или «С искренними пожеланиями»; варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке недопустимы.
Добавление в подпись своей фотографии говорит о вашей открытости, только подбирайте удачные фотографии, «паспортные шедевры» никого не интересуют.
Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки.
Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
Если к вашему электронному письму имеются приложения — обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
В тексте письма должна быть информация о каждом приложении — краткое и понятное пояснение.
Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.
Если приложение к письму большое по объему — не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
Приложения с расширением.exe (или другие «программные» форматы) по электронной почте отправлять не нужно.
По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
Отвечайте на письма быстро — в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум — в течение дня.
Отвечайте на письма развернуто — это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ «да» или «нет» — в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы — отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов — дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.
Если вы отправились в отпуск — на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии»; при этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: «Простите, забыл сказать…».
Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка — дело личное, а письмо «Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время» говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.
В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией — отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

Желаем, чтобы ваши новые email-письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет email-писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — поделились «фишками» мы снова.

образец. Как отправить письмо по электронной почте. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк
, где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок
, раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя
пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение
традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент
. Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор
( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам
», излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста
»), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный
), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой
»).

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания
(« вам следует связаться с нами по телефону…
»). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону..
.». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов
. Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п
. Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем
. Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе
, по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения
. Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание
направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение
является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии
должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы
. Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение
обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо
направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования
лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости
: «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» — написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати!

Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь. Если интересует, можете подать заявку на его сайте seoshaolin.com .

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Десерт на сегодня — видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1.
При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Тема письма.

Приложение.

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2.
Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
.

Правило 3.
Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4.
Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5.
Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6.
Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7.
Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8.
Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9.
Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10.
Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11.
Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12.
Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13.
На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14.
Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15.
В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16.
Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17.
Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18.
В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Приветствие в деловой переписке

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Структурирование делового письма

Суть делового письма должна излагаться по существу

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке. Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал. Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.

Как написать e-mail, который не отправят в спам

Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.

Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.

Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».

Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.

Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.

Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.

Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.

Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.

Структурируйте письмо по принципу пирамиды. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.

Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.

Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.

Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации.

Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.

Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах.

Кидать ли мемы любимому клиенту

Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.

Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым. Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.

Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.

Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.

Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.

Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.

Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени.

Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.

Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично.

Почта vs мессенджер

Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта

Плюсы:

Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее.

Можно скрыть часть получателей.

Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.

Минусы:

Письмо может попасть в спам.

В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).

Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.

Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты

Плюсы:

Больше подходят для оперативной переписки.

Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.

Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.

Минусы:

Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.

Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.

Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.

Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:

1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто

Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.

2. «Искусство делового письма», Саша Карепина

Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.

3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.

4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.

Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.

5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко

Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа.

10 золотых правил для отправки рабочих писем

Смайлики или без смайлов? Чтобы подписаться с «Дорогой» или «Привет», или вообще ничего? Как насчет того, использовать ли «С уважением» или «С уважением»?

Электронная почта может быть трудной. Хорошо составленное электронное письмо может иметь значение между успешными рабочими отношениями или потенциальной неразберихой, оскорблением или конфликтом — все это может усугубиться, если ваши сотрудники постоянно работают удаленно.

Соответствующий способ общения по электронной почте может варьироваться в зависимости от множества факторов, в том числе от того, в какой отрасли вы работаете, если вы пишете вышестоящему руководителю или коллеге, пишете ли вы одному или нескольким получателям и пишете ли вы в разных культурах.

Однако есть несколько основных правил, которые можно и нельзя использовать, чтобы руководить сотрудниками.

1. Четко изложите тему и не кричите

Всегда включайте тему, которая лаконично отражает суть вашего письма. Если ваше электронное письмо срочно или требует немедленного ответа, укажите это в строке темы, но делайте это с осторожностью. Если ваше письмо не срочное, то вы будете только раздражать людей плачем волка.

Не пишите все буквы заглавными буквами, независимо от того, насколько срочно ваше электронное письмо, так как вы будете выглядеть агрессивно — это как КРИЧАТЬ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ.

2. Всегда используйте подходящее приветствие

Приветствия горячо обсуждаются. Многие утверждают, что всегда следует использовать официальное приветствие. Это зависит от получателя. Если вы пишете близкому коллеге или своей команде, скорее всего, будет достаточно неформального приветствия.

Если вы пишете в цепочке писем, контекст которой уже был установлен в предыдущем письме или даже по телефону, то можно писать без приветствия.

Если вы пишете кому-то, кого не так хорошо знаете, всегда добавляйте формальное приветствие и вступление.

3. Используйте стенографию только в том случае, если вы знаете своих получателей.

Если вы пишете своей команде о проекте, который вы обсуждали, вы можете написать короткие поучительные электронные письма со списком пунктов. Это означает, что они могут быстро понять задачу, и их гораздо легче читать на смартфоне.

Однако отправив такую записку незнакомым людям, вы можете выглядеть грубым, грубым и даже хулиганом. Если у вас нет ранее существовавших отношений с получателем, вам нужно сначала построить их, прежде чем писать стенографические сообщения электронной почты.

Точно так же не пишите лишние электронные письма, так как это только утомит получателя.

4. Остерегайтесь использования юмора или разговорной речи в разных культурах

Имейте в виду, что ваши коллеги в зарубежных офисах могут совершенно неверно истолковать забавные высказывания или разговорные выражения. В худшем — в лучшем случае можно было их оскорбить; вы можете заставить их чувствовать себя сбитыми с толку или брошенными.

5. Обдумайте цель вашего электронного письма

Всегда указывайте, требуется ли действие по электронной почте и когда.Открытые электронные письма могут сбивать с толку. Полезно иметь действие или даже сообщить получателю, что никаких дальнейших действий не требуется.

Что бы вы ни делали, прежде чем нажать кнопку «Отправить», визуализируйте, чего вы хотите достичь, и измените свой язык как таковой.

6. Подумайте, прежде чем улыбнуться

Emojis вошли в повседневное использование. С увеличением объема электронной почты и текстовых сообщений невозможно увидеть выражения лиц, поэтому люди добавляют смайлики, чтобы смягчить свои письма.Однако исследование 2017 года показало, что это может сделать отправителя некомпетентным.

Это зависит от норм в вашей организации и секторе, но помните, когда и кому вы отправляете смайлы. Если вы отправляете их людям, которых хорошо знаете, и знаете, что они их поймут, тогда это нормально. Если нет, подумайте, действительно ли они нужны.

7. Не нажимайте «Ответить всем» или «Копировать всем»

Вы проверили, что общаетесь только с теми людьми, с которыми вам нужно общаться? Копирование в каждое электронное письмо или просмотр каждого ответа в цепочке может раздражать, если он не имеет отношения к вашему получателю.

8. Своевременный ответ

Всегда отвечайте в течение 24 часов, даже если это подтверждение получения электронного письма и объяснение, что вы вернетесь с соответствующим ответом в течение определенного периода времени. Люди не любят, когда их игнорируют!

9. Подумайте, чем может оказаться ваша электронная почта

Никогда не используйте ненормативную лексику в рабочем письме. На самом деле ваша электронная почта останется на сервере еще долго после того, как вы ее удалите.

Проблема может быть решена, но ваш адрес электронной почты по-прежнему будет существовать, и вы не захотите оскорбить или попасть в неприятности из-за того, что вы по глупости написали, не задумываясь.

10. Всегда проверять орфографию

Отправка писем с орфографическими и грамматическими ошибками может привести в ярость коллег. Они могут подразумевать, что вы слишком ленивы, чтобы использовать средство проверки правописания, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Найдите время, чтобы перечитать свои электронные письма, убедитесь, что они имеют смысл и имеют правильный тон, прежде чем отправлять их.

Все дело в контексте

В конечном счете, существует множество способов написать электронное письмо, и у каждого сотрудника свой уникальный стиль.

Все сводится к контексту. Кому пишут ваши сотрудники? Насколько хорошо они знают получателя? Знают ли они их лично или виртуально? Как будет интерпретироваться электронное письмо? И чего они пытаются достичь посредством общения?

HR и команды по работе с персоналом могут направлять сотрудников в различных стилях внутреннего общения и задавать тон организации — как путем подачи примера, так и посредством вводных инструкций и обучения менеджеров.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают, что можно и чего нельзя делать при использовании внутренней электронной почты, а если вы не уверены, знают ли они, спросите их. Лучше перестраховаться, чем сожалеть!

Знаете ли вы, чего на самом деле хотят ваши работники? Загрузите исследования 3500 сотрудников о том, что ими действительно движет.

Примеры электронного этикета для профессионального общения

Электронная почта является важной частью повседневной деятельности большинства компаний, поэтому составление хорошо написанных, продуманных и точных электронных писем способствует эффективному общению.Сотрудники должны соблюдать соответствующий этикет по электронной почте при профессиональном общении с коллегами, клиентами или другими заинтересованными сторонами. В этой статье мы объясняем, что такое этикет электронной почты, и приводим список примеров и советов.

Связано: 8 Рекомендации по этикету деловой электронной почты

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет — это использование соответствующего языка, условностей и формальности в электронном письме. Деловые электронные письма обычно требуют формального языка и строгого соблюдения грамматики и орфографии.Соответствующий этикет в электронной почте показывает получателю письма, что вы заботитесь о своих отношениях с ним, цените свой профессионализм и представляете компанию, в которой хорошо работаете.

Связано: Топ-11 правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать при профессиональном общении

Примеры этикета электронной почты

Просмотрите этот список примеров отличного этикета электронной почты, чтобы узнать, как структурировать свои собственные профессиональные электронные письма:

Поддерживать профессиональный тон.
Используйте четкую строку темы.
Используйте знаки препинания.
Практикуйте правильную грамматику.
Включите приветствие.
Завершить подписью.
Проверьте имя получателя.
Используйте регистр предложений.
Добавьте допустимые шрифты.
Включите гиперссылки.
Обратите внимание на любые вложения.
Используйте ответ об отсутствии на рабочем месте.
Объяснись.
Держите информацию общедоступной.
Вычитайте свое сообщение.

Поддерживайте профессиональный тон

Деловая электронная почта должна иметь профессиональный тон, в котором используется ясный, подходящий язык, а не сокращения и разговорные выражения. Следующий образец демонстрирует профессиональный тон:

Уважаемая мисс Морган,

Готовы ли вы встретиться в среду в 14:00, чтобы обсудить ваш план выплат? Пожалуйста, ответьте при первой возможности. Я ценю ваше время и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,

Том Браун

Используйте четкую строку темы

Тема письма информирует получателя о том, что он может ожидать в теле письма. Это может помочь им отсортировать свои электронные письма или начать поиск информации для ответа, прежде чем читать сообщение полностью. Сделайте строки темы электронной почты ясными и понятными, например, следующие примеры:

Тема: Marketing Analytics за март 2020 года
Тема: Повестка дня завтрашней встречи
Тема: Обновленная информация о пакете преимуществ

Использование пунктуация

Пунктуация значительно упрощает чтение электронной почты.Используйте запятые, точки, вопросительные знаки, апострофы и кавычки, чтобы создавать полные предложения и отдельные идеи. С осторожностью используйте восклицательные знаки, как показано в следующем примере:

Доброе утро, мистер Коутс,

Это дружеское напоминание о том, что у вас назначена встреча с нашим техническим специалистом Пэтом завтра в 15:00. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно перенести время.

С уважением,

Brynn Marks

Практикуйте правильную грамматику

Использование правильных слов и орфографии показывает, что вы заботитесь о своем письме и хорошо представляете компанию.Найдите время, чтобы проверить точность написания, прежде чем отправлять электронное письмо. Обратите внимание на слова, которые обычно пишут с ошибками, и убедитесь, что вы используете правильную форму омофонов, например «там», «их» и «они». В следующем примере показано использование правильной грамматики:

Добрый день, Джон,

Клиенты здесь и ждут в конференц-зале, когда вы будете готовы. Спасибо!

Best,

Andy

Включите приветствие

Обращайтесь к получателю вашего электронного письма с соответствующим приветствием.Используйте официальное приветствие с их именем, если он коллега или сотрудник, или своей фамилией, если он руководитель или клиент, например, следующие примеры:

Дорогая Мэри,
Доброе утро , Г-жа Арнольд,
Добрый день, мистер Харпер,

Заключите подписью

Включите закрытие с вашим именем и профессиональной деловой подписью. Обычно блок подписи включает ваше имя, должность, адрес электронной почты и прямой номер телефона.В приведенном ниже примере показано, как может выглядеть профессиональная подпись:

С уважением,
Гэри Хоффман
Прямые продажи
[email protected]
555-555-5555 доб. 123

Бест,
Коллин Стюарт
Эрготерапевт
[email protected]
555-555-5555

Имя получателя 9168 Проверьте имя получателя 9 назовите правильно.Еще раз проверьте орфографию и любые почетные знаки, например, доктор, профессор или капитан, используя следующие примеры для руководства:

Уважаемый подполковник Мохан,
Доброе утро, г-жа Больё
Добрый день , Professor Whalen,

Используйте регистр предложений

Люди часто используют все буквы в нижнем регистре при использовании платформ быстрого общения, таких как текстовые сообщения и обмен мгновенными сообщениями. Тем не менее, в электронном письме следует использовать регистр предложений для тела письма, что означает, что вы должны использовать первую букву каждого нового предложения и все имена собственные.См. Следующий образец для правильного использования падежа предложений:

Добрый день, Энн,

Наша встреча с Эми и Джоном сегодня днем переместилась из Латтес и Латкес в Мокас и Маффинс. Я встречусь с вами в вестибюле в 14:00, чтобы пройтись вместе. Спасибо!

Best,

Katie

Включите допустимые шрифты

Используйте стандартный, легко читаемый шрифт для своих писем, например Ariel или Times New Roman.Установите размер шрифта от 11 до 14.

Включите гиперссылки

Добавление ресурсов в виде ссылок на соответствующие веб-сайты — полезная практика. Вместо того, чтобы копировать и вставлять полную ссылку в тело письма, сделайте гиперссылку URL-адреса на описательный фрагмент текста. Используйте следующий образец в качестве руководства:

Доброе утро, Джон,

Вот статья «20 лучших практик этикета электронной почты на рабочем месте», о которой я вам рассказывал вчера.Думаю, это поможет всей вашей команде улучшить свой почтовый этикет.

Best,

Jane

Обратите внимание на любые вложения

Явно укажите, прикрепили ли вы какие-либо документы или файлы, чтобы получатель их видел. Если они большие, обратите внимание на их размер, чтобы получатель мог загрузить документы, и удалите электронное письмо из своего почтового ящика, чтобы оно было чистым для других входящих писем. Обратите внимание на следующий пример:

Я прикрепил результаты аудита социальных сетей за октябрь ниже.Обратите внимание, что это большие файлы, поэтому вы можете их скачать.

Используйте ответ об отсутствии на рабочем месте

Если вас не будет на работе, настройте автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте («ООО»). Таким образом, коллеги или клиенты, пытающиеся связаться с вами, будут знать, что вы в отпуске. Укажите даты вашего отсутствия на работе, дату вашего возвращения на работу и контактные данные людей, которым срочно нужна помощь. В качестве примера используйте следующее:

Здравствуйте,

Меня нет на работе с понедельника 3 сентября по пятницу 7 сентября.Я вернусь в офис в понедельник, 10 сентября. Если вам понадобится помощь до моего возвращения, свяжитесь с Тиффани Дюбуа по адресу [email protected] или 555-555-5555 доб. 123 за помощью. Спасибо!

С уважением,

Джек Боулер

Объясни себя

При упоминании встречи или разговора будьте ясны и сообщайте подробности, чтобы получатель был уверен в обсуждаемом событии. Ясность и конкретность в вашем электронном письме улучшат общение, как показано в следующем примере:

Доброе утро, Арни,

Я слежу за нашей встречей по поводу моего PTO.Вчера утром мы обсуждали мой отпуск в конце апреля. Вы знаете, одобрила ли команда PTO? Я ценю вашу помощь!

Best,

Alex

Держите информацию общедоступной

Информация и детали, включенные в деловые электронные письма, должны быть общедоступными. Лучше вести деликатные или конфиденциальные разговоры лично, а не по электронной почте, чтобы избежать случайной пересылки или публикации информации.Используйте следующий образец в качестве руководства:

Доброе утро, мисс Прайс,

Я буду рад обсудить это с вами. Сможете ли вы прийти завтра в офис около полудня? Я с нетерпением жду встречи с вами!

С уважением,

Итан Госс

Вычитайте свое сообщение

Вычитка очень важна. Опечатки и неправильное употребление слов случаются со всеми время от времени, но, быстро перечитав письмо, вы сможете обнаружить явные ошибки и улучшить свою профессиональную репутацию.

Оригинал: Доброе утро, мистер Джонс,

Увидимся в 14:00. как обсуждалось. Где мы должны встретиться?

Бест,
Гарри

После корректуры: Доброе утро, мистер Джонс,

Увидимся в 14:00. как обсуждалось. Где мы должны встретиться?

Best,
Harry

15 правил этикета электронной почты, которым должен следовать каждый профессионал

Средний U.Сотрудник S. тратит около четверти рабочей недели, просматривая сотни электронных писем, которые мы все отправляем и получаем каждый день.

Но, несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пачтер говорит, что многие профессионалы все еще не знают, как правильно использовать электронную почту.

Фактически, из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге The Essentials of Business Etiquette . Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

1. Включите четкую и прямую строку темы.

Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».«

» Люди часто решают, открывать ли электронное письмо на основе темы, — говорит Пахтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые проблемы».

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты.

Если вы работаете в компании, вы должны использовать адрес электронной почты вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты — независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите время от времени использовать ее для служебной переписки — вам следует быть осторожными при выборе этого адреса, — говорит Пахтер.

У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет письмо. Никогда не используйте адреса электронной почты (возможно, остатки школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @ …» или «beerlover @ …» — независимо от того, насколько вы любите холодный напиток.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажимать «Ответить всем».

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах своих компьютеров.«Не нажимайте« Ответить всем », если вы действительно не думаете, что все в списке должны получить электронное письмо», — говорит Пахтер.

4. Добавьте блок подписи.

Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о вас, — предлагает Пачтер. «Как правило, это будет содержать ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или произведениями искусства».

Используйте тот же шрифт, размер шрифта и цвет, что и в остальном письме, — говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия.

Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, ребята».

«Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Эй, это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте. И Йо тоже не в порядке. Вместо этого используйте привет или привет ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Скажите «Привет, Майкл», если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли «Майк».»

6. Умеренно используйте восклицательные знаки.

Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение, — говорит Пачтер.

«Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым», — пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».

7. Будьте осторожны с юмором.

Юмор легко потеряется при переводе без правильного тона или мимики.В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.

Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное, когда произносится, может выглядеть совсем иначе, когда написано. Если есть сомнения, оставьте это в стороне».

8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга.Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете.

Хорошее правило, о котором следует помнить, говорит Пачтер, заключается в том, что культуры с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела. Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.

9.Отвечайте на свои электронные письма, даже если они предназначены не для вас.

Трудно ответить на каждое электронное сообщение, которое когда-либо было отправлено вам, но вы должны попытаться это сделать, говорит Пактер. Это включает в себя случай, когда письмо было отправлено вам случайно, особенно если отправитель ожидает ответа. В ответе нет необходимости, но он служит соблюдением правил этикета электронной почты, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.

Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели послать мне это письмо.И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его нужному человеку ».

10. Корректируйте каждое сообщение.

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», — говорит Пахтер.

Не полагайтесь на средства проверки правописания. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », — говорит Пачтер. «Но он полагался на свою проверку орфографии и в итоге написал:« Извините за недержание мочи ».'»

11. Добавьте последний адрес электронной почты.

«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», — говорит Пачтер. «Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке».

12. Еще раз убедитесь, что вы выбрали правильного получателя.

Пахтер советует уделять особое внимание при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронного письма.«Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты.

Purple Comic Sans есть время и место (может быть?). Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.

Главное правило: ваши электронные письма должны быть удобными для чтения.

«Как правило, лучше всего использовать шрифт с 10 или 12 пунктами и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», — советует Пачтер.Что касается цвета, то черный — самый безопасный выбор.

14. Следите за своим тоном.

Подобно тому, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли себе представить: вы имели в виду «прямолинейно», они читали «сердитый и резкий».

Во избежание недоразумений Пачтер рекомендует прочитать сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». «Если вам это покажется резким, это будет резким для читателя», — говорит она.

Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

15. Ничего секретного — так что пишите соответственно.

Всегда помните то, что, по-видимому, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пахтер: Каждое электронное сообщение оставляет за собой след.

«Основное правило — предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, — говорит она, — поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели.»Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или обидно для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Эта история впервые появилась в Business Insider

23 Правила этикета электронной почты, чтобы произвести на любого идеальное впечатление

Возможно, вы слышали: «Не переживайте по мелочам». Это может быть правдой в некоторых аспектах жизни, но по электронной почте вы должны заниматься мелочами.

Зачем нужен этикет электронной почты?

Исследования показывают, что совершение ошибок серьезно влияет на то, как люди вас видят. В одном исследовании участники, прочитавшие электронное письмо с грамматическими ошибками, думали, что автор был менее сознательным, умным и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитал то же письмо без ошибок.

В отдельном эксперименте люди, подавшие заявку на финансирование, имели меньше шансов получить финансирование и получали менее благоприятные условия, если в их запросах на ссуду были орфографические ошибки.

Это не должно вызывать особого удивления. Если вы читаете письмо с опечатками, вы, вероятно, думаете об одном из двух:

Отправитель не знает основ орфографии и грамматики
Отправитель не позаботился об этом сообщении настолько, чтобы просмотреть его перед отправкой

Ни то, ни другое не сулит ничего хорошего для ваших отношений. Итак, чтобы потенциальные клиенты не приходили к таким выводам о вас, вот несколько советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал (особенно при общении с клиентами).

Правила этикета электронной почты определяют, что уместно, а что нет, когда вы отправляете сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать недопонимания и ошибок. Хотите, чтобы этикет вашей электронной почты соответствовал современным стандартам? Ознакомьтесь с шаблонами ниже.

Советы и примеры этикета электронной почты

Сохраняйте свой тон профессиональным
Избегайте расплывчатых строк темы
Используйте правильную пунктуацию электронной почты
Практикуйте хорошую грамматику
Не поддавайтесь смайликам в электронном письме
Держите строки темы описательными и короткими
Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте
Оставьте хорошее впечатление своим подписью по электронной почте
Трижды проверьте имя получателя
Используйте падеж предложений
Учитывайте тон вашего электронного письма
Всегда использовать стандартные шрифты и форматирование
Сократите URL-адреса
Вызов приложений
Улучшите подпись электронной почты
Правильно заполните поля электронной почты
Правильно использовать скрытую копию
Экономно используйте команду «Ответить всем»
Подумайте, прежде чем пересылать
Ответить своевременно
Установка информативных ответов об отсутствии на работе
Отслеживание открытий электронной почты и рейтинга кликов
Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

1.Сохраняйте свой тон профессиональным

HubSpot + Подтверждение собрания компании ABC

Уважаемый [Название проспекта],

Было здорово поговорить с вами раньше по телефону. Надеюсь, эти весенние бури скоро дадут вам передышку!

Вы должны были получить от меня календарное приглашение на демонстрацию, которую мы согласовали на вторник, 7 апреля, в 14:00. СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ. Вы также найдете повестку дня и темы для обсуждения, прилагаемые ниже.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Вы все еще плохо знаете своего потенциального клиента после звонка для открытия, поэтому лучше, чтобы ваша тема была описательной, а ваше приветствие формальным.В приведенном выше примере вы напомнили им о своем предыдущем разговоре и сохранили личные и дружеские отношения.

Вы подтвердили запланированную встречу и вызвали аккуратное приложение к повестке дня, чтобы оно не потерялось ниже.

Наконец, вы официально вышли из подписки, что соответствует данному этапу процесса продаж. И вы вычитали.

2. Избегайте расплывчатых строк темы

Здравствуйте!

Привет-

Отлично сегодня поговорить с вами по телефону; Не могу дождаться, чтобы рассказать вам больше о том, как HubSpot может помочь вашей компании.Я запланировал демонстрацию, которую мы обсуждали ранее, и вы можете найти ее здесь: https://www.longesturlever.com/donteverdothistoyourprospects.

Поговори с сыном.

Ура — [Ваше имя]

Тема этого письма ничего не говорит потенциальному клиенту о содержании — так зачем им открывать его? Кроме того, приветствие слишком случайное, в самом электронном письме нет ничего персонализированного, и не было включено подтверждение встречи.

Отправка длинных URL-адресов — это тоже этикет электронной почты: нет-нет, подпись слишком случайна, а опечатки дают понять, что у человека, написавшего, либо очень плохая грамматика, либо он не нашел времени, чтобы прочитать его.

3. Используйте правильную пунктуацию в электронной почте

Пунктуация незаметна, когда вы ее используете правильно, и очевидна, когда нет. Не заставляйте ваших получателей съеживаться — запомните эти правила и неукоснительно следуйте им.

Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т. Е. Точкой, вопросительным знаком или восклицательным знаком. Если вы пропустите конечные знаки препинания, это будет выглядеть так, как будто вы не додумались до своей мысли.

Вот пример:

Неправильно:

Я разговаривал с Финансами, и они одобрили договор

Правый:

Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Умеренно используйте вопросительные знаки. Если вы используете слишком много вопросительных знаков в одном письме, это будет звучать так, как будто вы допрашиваете получателя.

«Каков ваш статус? Вы уже говорили со своей командой? Вы можете позвонить завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить любые возможные изменения?»

Точка с запятой (;)

Точка с запятой также может соединять два уникальных, но связанных предложения. Он не может выступать в роли запятой.

Неправильно:

Она может позвонить мне завтра, тогда она ответит.

Правый:

Она может позвонить мне завтра; тогда она может дать мне ответ.

Запятая (,)

Один из самых распространенных ошибок — добавление запятых там, где им не место. Хотя я мог бы посвятить целый пост правильному использованию запятых (английский язык), вот самые важные правила:

Используется перед координирующим союзом (и, но, для, или, ни так, пока), который соединяет два независимых предложения.

«Я работал с похожим клиентом в прошлом году, и его открываемость выросла на 20% за один месяц.

Используется после зависимого предложения в начале предложения.

«После того, как их тема стала лучше, процент открытий резко повысился.

Используется для разделения элементов в списке.

«Я сосредоточился на длине, удобочитаемости и содержании писем.

Приветствие Знаки препинания

Есть несколько разных способов акцентировать свое приветствие (первая строка вашего электронного письма, где вы обращаетесь к получателю по имени).

Если это официальный адрес электронной почты, используйте двоеточие.

Уважаемая госпожа Фрост:

Если это относительно обычное письмо, используйте запятую.

Уважаемый Аджа,

А если вы с кем-то в близких отношениях, можете использовать тире.

Hi Aja —

Восклицательный знак

Используйте восклицательные знаки так же экономно, как и вопросительные знаки. Если вы переборщите с восклицательными знаками, вы произведете впечатление гипер- и перевозбужденного человека.

«Еще раз спасибо за продуктивную беседу! Хорошие новости, я поговорил с финансовым отделом, и мы в порядке! Не могу дождаться совместной работы!»

В общем, восклицательные знаки не считаются профессиональными. Так что оставьте их друзьям для текстовых сообщений счастливого часа.

4. Практикуйте хорошую грамматику

Если вы не посвятите все свое внимание изучению грамматики (что гораздо менее прибыльно, чем продажи), вы неизбежно совершите случайную ошибку.Но никого не будет волновать, даже если они никогда не слышали об этом эзотерическом правиле. Просто избегайте элементарной путаницы, которую ваш потенциальный клиент обязательно поймет, и вы станете золотым.

Знайте разницу между:

Вот / они / их
Это / это
Эффект / аффект
Ваш / вы
Слишком / два / к
проиграть / проиграть
Я / я / я

Совет от профессионала: Вы когда-нибудь хотели, чтобы редактор читал через плечо? Можно — вроде.Grammarly — это бесплатный инструмент, который проверяет все, что вы пишете, на наличие грамматических и орфографических ошибок. Он не только выявляет проблемы в режиме реального времени, но и отправляет вам еженедельный отчет с указанием общих тенденций.

5. Не используйте смайлы в электронном письме

Я понимаю желание добавить смайлик к потенциально суровому предложению или закончить шутку смеющимся смайликом.

Однако, если ваш получатель еще не использовал его, не поддавайтесь искушению. Исследования показывают, что включение смайлов в рабочие электронные письма плохо сказывается на вашей репутации: они делают вас менее компетентным (и никак не влияют на то, насколько вы дружелюбны).

6. Тема должна быть описательной и короткой.

Тема сообщения должна быть описательной и относительно короткой. В идеале это должно дать получателю хорошее представление о том, хотят ли они открыть ваше сообщение.

Неверная тема письма:

“Привет

О чем вы им пишете? Совершенно непонятно.

Хорошая тема:

«Сводка звонка 12/2

Эта строка не оставляет сомнений в содержании письма.

7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте

Выше мы рассмотрели, какие знаки препинания использовать в приветствии. Вам также необходимо выбрать приветствие — оно может быть формальным или неформальным, в зависимости от того, кому вы пишете по электронной почте и каковы ваши отношения.

В большинстве случаев уместно случайное приветствие. Вы зададите дружелюбный, спокойный тон и выразите уверенность.

Обычные приветствия по электронной почте включают:

Привет
Эй
Привет / привет
Добрый день [утро, день]
[Имя]

Если вы впервые обращаетесь к кому-то, или он работает в консервативной отрасли, сделайте это более формально.

Официальные электронные письма включают:

Уважаемый [имя]
Уважаемый г-н / г-жа. [фамилия]

А какие никогда не стоит использовать (даже в шутку)?

Йо: Слишком неформально
Эй !: Слишком интимно и нетерпеливо
[Имя] !: Слишком неприятно
Кому это может относиться: Слишком безлично
Уважаемый сэр или мадам: Слишком жесткий
Привет друг: Слишком жутко
Господа: Слишком старомодно
Все: Слишком холодно

8.Оставьте правильное впечатление со своей подписью по электронной почте

Правильная подпись дополнит тон и содержание вашего электронного письма. Поскольку это последнее, что читает ваш получатель, эта строка влияет на их неизгладимое впечатление.

Если ваш тон беззаботный, закончите теплым одобрением.

Неофициальные подписи:

Спасибо
Еще раз спасибо
Лучшее
Ура
Happy [день недели]
Наслаждайтесь выходными
Скоро поговорим
Поговорим с вами [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
Надеемся на совместную работу
С нетерпением жду нашего следующего разговора
Рад слышать ваши мысли

Если ваш тон более сдержанный, то и подписка должна быть такой же.

Официальные подписи:

Спасибо
Спасибо за уделенное время
Удачных [дня, выходных]

И вот заключительные строки, которые вам не следует использовать:

С уважением: Слишком устарело
С уважением: Слишком недружелюбно
С уважением: Слишком неестественно
Тепло: Слишком расслабленно
С уважением: Слишком случайно
Xoxo: Слишком интимно
Сердечно: Слишком ходульный
— [Ваше имя]: Слишком круто

9.Трижды проверьте имя получателя

Еще раз проверьте правильность написания имени получателя. Это займет две секунды: просто откройте их профиль в LinkedIn и сравните заголовок с именем, которое вы использовали. (Если у вас есть центр продаж, этот шаг будет еще быстрее. Их профили в социальных сетях будут отображаться в вашем почтовом ящике.)

И не сокращайте их имя, если они не подписали свой электронный адрес соответствующим образом. Вы можете предположить, что «Майкл становится» Майком, но он мог бы предпочесть последнее. Проверьте его подпись.Если там написано «Майк, ты можешь использовать псевдоним; если это «Майкл, вот как тебе следует обращаться к нему.

10. Используйте регистр предложений

Когда вы пишете текстовые сообщения или используете Slack, вы, вероятно, не слишком много зарабатываете — во всяком случае. Но когда вы пишете профессиональное электронное письмо, используйте регистр предложений. Другими словами, используйте заглавную букву первого слова в предложении и собственных существительных.

Пример:

Собаки приветствуются на HubSpot.

11.Учитывайте тон вашего электронного письма

Невероятно сложно передать правильный тон по электронной почте. Исследования показывают, что люди резко переоценивают, насколько часто их адресаты правильно определяют, был их тон саркастическим или серьезным.

Хотя они считали, что получатели все поймут правильно в 80% случаев, в действительности было ближе к 56%.

Означает ли это, что половина ваших писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это означает, что вы должны тщательно обдумать слова, которые вы используете, и то, как их прочитал бы кто-то другой.

Во-первых, избегайте негативных фраз. Они могут заставить вас казаться более встревоженным, раздраженным или обеспокоенным, чем вы есть на самом деле.

Примеры: Ошибки, проблемы, сбой, задержка, проблема, кризис, неприятность, неудача, последствия

Во-вторых, не будьте саркастичны. Вполне вероятно, что ваш собеседник не уловит шутку — и вы будете выглядеть придурком.

Пример: «Я бы попросил свою команду проверить его завтра, но, как вы, вероятно, знаете, в пятницу на самом деле никто не выполняет работу.

В-третьих, вырезать прилагательные. Они могут заставить вас казаться излишне эмоциональными — вы снимаете для спокойствия и профессионализма.

Примеры: Очень, очень, очень, очень, серьезно, серьезно, глубоко

В-четвертых, скопируйте получателя. Следование их примеру гарантирует, что вы случайно не обидите их. Если они пишут короткие и понятные сообщения, сделайте и ваше тоже кратким. Если они обычно включают линию для установления взаимопонимания (например, «Я видел, что вы были на Бермудских островах; надеюсь, вы отлично провели время» ), сделайте то же самое.

В-пятых, если сомневаетесь, возьмите трубку. Всякий раз, когда вы ведете потенциально напряженный разговор, всегда полезно позвонить, скайп или встретиться лицом к лицу с этим человеком.

12. Всегда используйте стандартные шрифты и форматирование

Хотите, чтобы у получателя болели глаза? Используйте причудливые шрифты, веселые цвета и нестандартное форматирование.

Да, ваша электронная почта может быть более запоминающейся, но вы будете выглядеть так, будто совершенно оторваны от норм общения.

Всегда используйте стандартный шрифт.Никогда не используйте другой цвет, кроме черного. Придерживайтесь стандартного размера шрифта. Не выделяйте жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или строки слов) в одном письме.

И если вы копируете и вставляете текст, не забудьте выделить его и очистить форматирование. (Command + \ на Mac, Cntrl + Shift + N на ПК.) Если вы этого не сделаете, фрагмент будет выглядеть иначе, чем остальная часть вашего электронного письма.

13. Сократите URL-адреса

Вставка целых URL-адресов в электронную почту занимает ценное место и выглядит беспорядочно.Вместо этого создайте гиперссылки или вставьте сокращенный URL-адрес.

Неправильно:

Проверьте это:

Ознакомьтесь с этой статьей о продажах по электронной почте.

Правый:

Проверьте это: https://bit.ly/2sl3DDH

14. Вызов приложений

Укажите где-нибудь в письме, где вы вложили вложение, чтобы получатель не пропустил его.

Простой «Я прикрепил [документ, электронная таблица] для X , подойдет.

И убедитесь, что вы повторно прикрепляете файлы, когда добавляете кого-то в цепочку электронной почты, иначе они не смогут их увидеть. (Альтернатива? Просто отправьте им ветку.)

15. Улучшите подпись электронной почты

Плохая подпись в электронном письме может серьезно повлиять на ваши отношения. Даже если вы напишете самое красноречивое и убедительное сообщение в мире, плохо оформленная подпись заставит вас казаться любителем.

Помните, что меньше значит больше, ваш должен быть относительно небольшим, простым и сдержанным.Сейчас не время включать вашу любимую вдохновляющую цитату, снимок в голову или все возможные способы связаться с вами. Придерживайтесь своего имени, должности, URL-адреса LinkedIn и / или веб-сайта компании и номера телефона.

16. Правильно заполните поля электронной почты

Кому: Это простое поле. Добавьте адрес электронной почты человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Копия: Если вы хотите добавить кого-то еще в сообщение, Скопируйте их. По сути, вы говорите: «Эй, прочтите это, но не чувствуйте себя обязанным отвечать.

Отправка кому-либо обязательна, если в электронном письме есть соответствующая информация или вы связываете его с фактическим получателем.

Bcc: Bccing также копирует ваш контакт в электронное письмо, но никто, кроме них, не увидит, что они его получили. Другими словами, если вы отправите электронное письмо Майклу Скотту и Bcc Джиму Халперту, Майкл не узнает, что Джим тоже его получил.

17. Правильно используйте скрытую копию

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Скрытая копия может использоваться для защиты чьей-либо электронной почты от раскрытия другим лицам.Например, если вы отправляете электронное письмо группе людей о предстоящем мероприятии, вы можете выбрать скрытую копию для всех писем, чтобы не показывать электронные письма без разрешения.

Общие сведения: Скрытая копия может позволить кому-то увидеть сообщение, фактически не включая его во все цепочки, на которые следует подписаться.

Common Courtesy: Скрытая копия позволяет вежливо удалять людей из цепочек входящих сообщений. Например, если ваш начальник знакомит вас с кем-то, это обычная любезность в ответ на скрытую копию вашего начальника (обычно он говорит: «Перемещение [имя] в скрытую папку, чтобы сохранить его входящие.) Это показывает, что вы ответили, не переполнив их почтовый ящик следующими сообщениями.

18. Экономно используйте команду «Ответить всем»

Ответ: Когда вы нажимаете «Ответить», вы отвечаете непосредственно тому, кто писал вам последнее письмо. Если вы ответите непосредственно на исходное сообщение, ваш ответ будет отправлен исходному отправителю электронного письма. Но если вы ответите на чье-то электронное письмо в следующей цепочке, вы в конечном итоге ответите только этому человеку.

Ответить всем: При выборе «Ответить всем» вы отправляете электронное письмо всем, кто указан в полях «Кому» или «Копия».Преимущество «Ответить всем» заключается в том, что участники обсуждения узнают, что определенная проблема решена. Также полезно, когда у вас есть информация, которая всем небезразлична.

Если есть сомнения, по умолчанию используется «Ответить». Вы же не хотите быть раздражающим человеком, на которого все втайне закатывают глаза.

19. Подумайте, прежде чем пересылать

Для соблюдения этикета пересылки электронной почты следует помнить о нескольких ключевых моментах:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт отправляет вам личную или конфиденциальную информацию, будьте осторожны, прежде чем пересылать ее.

При пересылке длинной цепочки писем обычно вежливо резюмируют то, что обсуждается ниже, чтобы получатель точно знал, чего вы от него хотите. Нет ничего хуже, чем получить ветку из 50 цепочек с примечанием, в котором просто написано: «см. Ниже.

Если вы хотите, чтобы ваше переадресованное электронное письмо начало новую цепочку писем (а не было частью вашей текущей беседы), просто включите свой собственный комментарий в строку темы.

Та же тема Тема: FW: заметки со вторника

Новая тема Тема: Проверьте это! FW: заметки со вторника

20.Своевременно ответить

У всех нас переполненные почтовые ящики и загруженные графики, поэтому не всегда можно сразу отвечать на электронные письма. Соответствующее окно ответа зависит от человека:

Ближайшие товарищи по команде:

Ответьте в течение 12 часов. Ваша команда рассчитывает на то, что вы будете работать быстро и эффективно; Кроме того, большинство писем посвящено своевременным вопросам.

Общие коллеги:

Для всех, с кем вы работаете, ответьте в течение 24 часов.Не можете ответить на их запрос в этот период времени? Ответьте, сообщив, что вы прочитали их электронное письмо, и свяжемся с вами до X раз.

Внешние контакты:

Если не отмечено как срочное электронное письмо или сообщение, требующее как можно скорее ответа, ответ на внешние контакты к концу недели, в которую оно было отправлено, совершенно уместен — поэтому, если вы получили электронное письмо во вторник, ответьте до пятницы этой недели. Для ценных контактов, возможно, стоит ответить в течение 24 часов.

21. Установите информативные ответы об отсутствии на работе

Если вы собираетесь быть недоступным в течение длительного периода времени, автоматический ответ ООО — или ответ об отсутствии на работе — может сообщить всем, с кем вы контактируете, о том, что вы не сможете ответить на его сообщение до тех пор, пока дата, когда ты снова будешь в офисе.

Что можно и чего нельзя делать с ООО ответы:

DO: Укажите, как долго вы будете недоступны.
НЕЛЬЗЯ: Создайте ООО ответ на один день.
DO: Укажите другого человека, с которым можно связаться по более срочным вопросам.
ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Включите коллегу для связи, не сообщая этому коллеге, что он присутствует в вашем ответе ООО.
DO: Включите «ООО» в строку темы, чтобы люди могли легко определить автоматический ответ.
НЕЛЬЗЯ: Укажите больше подробностей, чем необходимо, например точное место вашего отпуска.

Если вы уезжаете в отпуск на длительный период времени, может быть полезно найти способ привлечь ваше внимание для действительно срочных, требующих вашего внимания ситуаций.Вот письмо, которое HubSpotter Бет Данн отправила перед месячным творческим отпуском:

Emergency Hippo — в творческом отпуске в течение февраля

Привет всем,

Это просто дружеское напоминание о том, что я буду в творческом отпуске весь февраль. Если у вас возникнут какие-либо насущные потребности в микрокопиях, пока меня не будет, дизайнеры в каждой из ваших команд будут готовы и готовы служить вместо меня.

Если вы хотите, чтобы я что-то еще рассмотрел, когда я вернусь, отдохну и освежусь 2 марта, пожалуйста, напишите мне подробности и укажите слово «бегемот» (или, если это очень срочно, «аварийный бегемот») в строке темы Я посмотрю на него, как только вернусь.Да серьезно.

И напомните мне рассказать вам историю о том, как я раз и навсегда узнал, почему у вас всегда должен быть под рукой бегемот на случай чрезвычайной ситуации.

Увидимся в марте

Бет

Бет дает понять, что не будет отвечать на электронную почту, но, поскольку она отсутствует в течение длительного периода времени, она поделилась умным и простым способом привлечь ее внимание, когда это необходимо.

22. Отслеживание открытий электронных писем и CTR

Вместо пассивно-агрессивной отправки «Вы видели мою электронную почту? сообщения, используйте инструмент отслеживания электронной почты, такой как HubSpot Sales Hub.Вы будете знать точный момент, когда ваш получатель открыл его — и, если он не ответит достаточно быстро, вы можете найти не раздражающую причину для ответа, например, «Я прочитал статью о X, которая напомнила мне о ты; вот ссылка, если вы хотите проверить это.

23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

Следует ли включать «Отправлено с моего iPhone или » Отправлено по телефону — извините, пожалуйста, за опечатки ? Я бы не стал. Многие люди воспринимают это как предлог для лени и не бегают взглянуть, прежде чем нажать «Отправить.

Электронная почта — один из важнейших инструментов в арсенале продавца. Убедитесь, что вы правильно его используете. Нужна небольшая помощь? Ознакомьтесь с этими 30 шаблонами электронных писем для потенциальных покупателей, которые гарантированно положат начало вашим отношениям.

16 правил этикета электронной почты на рабочем месте для общения с коллегами и клиентами

Ник Дарлингтон, Writer

3 апреля 2021 г. • 12 минут чтения

Следуйте этим правилам, чтобы избежать неудобных электронных писем и профессионально общаться по электронной почте .

«Я отправляю это поздно в пятницу, поэтому надеюсь, что вы получите его в понедельник — я не хотел отправлять его на выходных».

Это записка от клиента, который запланировал получение электронного письма в мой почтовый ящик в понедельник утром, а не в выходные.

Это всего лишь один из примеров правильного этикета деловой электронной почты: правила (часто невысказанные) для взаимодействия с коллегами и клиентами по электронной почте. Мы создаем эти правила, потому что они заставляют нас выглядеть профессионально и помогают нам лучше и эффективнее общаться, уважая время людей.

Но этикет электронной почты сегодня сильно отличается от того, что было двадцать лет назад.

Правила этикета деловой электронной почты в современном мире

На рабочем месте стало еще более расслабленно, чем когда-либо. Смайлы — это часть того, как мы общаемся, и, если говорить о сокращении, распространенном благодаря социальным сетям, кажется неизбежным, что нетрадиционные способы общения в конечном итоге будут попадать в электронные письма, как и они.

Кто-то скажет, что это кощунство. Правда?

Сегодня электронная почта стала реальностью.Как язык постоянно развивается, а правила меняются, так и этикет электронной почты.

Чтобы помочь вам ориентироваться в этих мутных водах, вот 16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте.

16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте

этикет электронной почты 101

1. Не отвечайте на электронные письма, если они эмоциональны

Я хорошо это помню. Клиент опоздал с оплатой — и это было не в первый раз. К тому же это были не несколько дней, а недели.Я был зол и готов поделиться с ним своим мнением …

Скорее всего, вы были в подобной ситуации или знаете кого-то, кто был в подобной ситуации. Легко отправить электронное письмо в гневе, но редко все получается хорошо. После того, как вы написали слова и отправили электронное письмо, его нельзя будет отменить.

Итак, сделайте шаг назад, успокойтесь, получите совет извне или поспите на нем. Вы вернетесь обновленными и с ясным умом, готовыми составить сбалансированное и профессиональное письмо без каких-либо эмоций.

2. Корректируйте свои электронные письма

Случайные орфографические или грамматические ошибки неизбежны. Но если ваши электронные письма всегда завалены ими, это проблема: вы выглядите непрофессионально и как будто не заботитесь о своей работе — плохой имидж среди коллег и клиентов.

Итак, проверяйте каждое электронное письмо перед отправкой, особенно более длинное. Также не повредит, если коллега еще раз вернет вам электронную почту.

И не стесняйтесь использовать такие инструменты, как Grammarly, для обнаружения ошибок.

3. Следуйте правильному формату электронной почты

Когда пишет официальное деловое письмо , разумно придерживаться правильного формата электронной почты:

Строка темы : опишите, о чем идет речь в нескольких словах
Приветствие по электронной почте : упомяните имя получателя и добавьте надлежащее приветствие
Тело : напишите основное сообщение и один вопрос
Подпись : укажите свое имя, фамилию, название компании и подпись -off

В следующем разделе мы обсудим каждый из этих элементов более подробно.

4. Проверьте правильность имени получателя.

Если вы неправильно написали имя, это выглядит непрофессионально. В холодном письме также может быть разница между закрытием продажи или нет. Вам не обязательно ошибаться в этих основах, если вы:

Вычитайте свою электронную почту
Проверьте правильность написания в профиле человека в LinkedIn
Проверьте его подпись электронной почты, если это кому-то, кому вы уже пишете.

Письмо по электронной почте

5.Используйте смайлики экономно

Гораздо проще сказать: «Никогда не используйте смайлики!» Это избавит вас от каких-либо проблем, даже если в определенных обстоятельствах можно использовать смайлики. Но на самом деле этого не произойдет — и, скорее всего, вы уже использовали их.

Итак, вот наш вывод: вы можете использовать смайлики в официальных деловых письмах, но используйте правильные, используйте их экономно и используйте их с людьми, которых вы хорошо знаете. Например, если вы взаимодействуете с новым клиентом, вам, вероятно, лучше не использовать его, если он не использует его в первую очередь.

Хотите научиться профессионально общаться с помощью смайлов? Прочтите наше краткое руководство по использованию смайлов .

6. Используйте стенографию в определенных обстоятельствах только

У стенографии есть свои преимущества: это быстро; это эффективно — и, вероятно, единственный способ оставаться в здравом уме, когда ваш почтовый ящик полон. Например, генеральные директора известны тем, что присылают короткие стандартные ответы, чтобы донести свою точку зрения.

Тем не менее, стенография обычно подходит в определенных обстоятельствах: при непосредственном общении с коллегой (напр.g., о важном проекте) или о вашем близком клиенте.

Если вы не уверены, проявите осторожность: напишите письмо полностью.

7. Делайте электронные письма краткими

Делайте деловые электронные письма краткими, передавая важную информацию.

Насколько кратко?

Согласно исследованию , магическое число составляет от 50 до 200 слов. Некоторые электронные письма могут быть короче, а некоторые длиннее, но, как правило, чем короче, тем лучше. Сегодня люди получают много писем, поэтому уважайте их время, избавляясь от ненужной многословности.Вы можете прочитать наше руководство из слов и фраз, которые можно не использовать в электронном письме в качестве примеров.

Профессиональный совет по написанию электронной почты: Избегайте таких тонкостей, как «Надеюсь, у вас были отличные выходные» (да, я виноват в использовании этого письма). Вместо этого переходите к сути и сосредоточьтесь на одном ключевом моменте. Например:

Привет Джейн,

Встреча, которую мы запланировали на 01.04.2021 в 11:00, перенесена на 01.05.2021 в 09:00.

Best,

8.Убедитесь, что строки темы короткие и конкретные.

Строки темы предпочтительно должны состоять из десяти слов или меньше — и, если можете, стремитесь к семи.

Согласно Marketo Data , строки темы, содержащие семь или меньше слов, открываются чаще.

Они также должны быть конкретными. Например, если вы отправляете электронное письмо коллеге с просьбой об обновлении проекта, не называйте его «Прибытие». Скорее скажите: «Проверяю по поводу [вставьте название проекта]».

Чтобы убедиться, что ваша тема попадает в цель, подумайте о своем:

Получатель : Зная, кому вы пишете (например,g., генеральный директор против торгового представителя) поможет с обменом сообщениями.
Подключение : подумайте, как привлечь внимание получателя. Например, если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую решает ваш продукт.
Доверие : Спам в почтовом ящике вашего потенциального клиента вводящими в заблуждение строками темы, которые поощряют открытие, вызывает только недоверие. Будьте честны — если это не повторное письмо, не ведите себя так, как есть.

9. Используйте правильные приветствия

Приветствие — это модное слово для вашего электронного приветствия.Ваше приветствие может быть формальным или неформальным, в зависимости от контекста электронного письма. Например, электронное письмо новому клиенту, как правило, должно быть более формальным, чем электронное письмо близкому коллеге с вопросом об их выходных.

Как бы то ни было, ваше приветствие задает тон вашей электронной почты, поэтому выбирайте его с умом. Барбара Патчер, автор книги The Essentials of Business Etiquette , рекомендует избегать любых неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, народ». Вместо этого используйте «Привет» или «Привет».

Напротив, избегайте излишне формальных приветствий, таких как «Уважаемый господин» или «Уважаемая мадам».”

Почему?

Во-первых, эти выражения могут не отражать пол человека. Во-вторых, они не упоминают имя получателя, что делает их безличными. Это особый запрет на рассылку холодных писем. Это говорит о том, что вы не провели надлежащего исследования потенциальных клиентов, так зачем им рассматривать вашу электронную почту?

Как правило, вы можете начать официальную деловую электронную почту с любого из следующих приветствий:

Уважаемый (укажите имя)
Привет (укажите имя)
Привет (укажите имя)
Приветствую (укажите имя)
Доброе утро (укажите имя)
Добрый вечер (укажите имя)

10.Проверить тон электронной почты

Трудно понять тональность электронной почты. Интерпретировать это еще сложнее. По данным Американской психологической ассоциации , люди переоценили способность получателя определить, был ли тон письма серьезным или саркастичным.

Они ошибочно полагали, что 80% сделают это правильно, в то время как примерно 56% сделают это.

Последствия? Тщательно подумайте об использовании слов и о том, как вы оформляете письмо. Например:

Избегайте сарказма : получатель может не понять и принять неправильный ответ.
Оформите свое письмо позитивно: Используйте положительные слова (например, польза и улучшение) вместо отрицательных (например, неудачи и ошибки). Например, после того, как клиент, который всегда работал в сжатые сроки, отправил мне короткое сообщение вечером в пятницу, ожидая доставки статьи в понедельник, я отправил им это письмо:

Пример правильного электронного письма

Я положительно сформулировал письмо и сделал это о них. Я назвал это «Улучшение рабочего процесса», вежливо предложил прислать краткие сводки раньше, чтобы у меня было больше времени, чтобы предоставить лучшее качество, и в конце сказал, что мне понравилось работать с ними.

Положительное электронное письмо привело к положительному ответу: клиент сказал, что «улучшение рабочего процесса» — это то, над чем они работают.

Время

11. Оперативно отвечайте на электронные письма

В идеальном мире мы отвечаем на электронные письма немедленно. Но плотный график и загроможденные почтовые ящики означают, что это не всегда возможно.

Вам нужно будет принять решение, исходя из того, кто отправляет электронное письмо, и его важности. Например:

Электронные письма от вашей непосредственной команды будут иметь приоритет над письмами из других отделов.Ответьте в течение 12 часов.
На электронные письма от всех коллег следует ответить в течение 24 часов.
Электронные письма от вашего генерального директора должны иметь приоритет перед другими электронными письмами. Отвечайте быстрее 12 часов.
Электронные письма, касающиеся срочных проектов, должны иметь приоритет.
На электронные письма по менее срочным вопросам можно ответить в течение четырех дней.

Если у вас возникли проблемы с получением более длинных писем, отправьте быстрый ответ, подтверждающий получение письма, и проинформируйте получателя, что вы ответите в течение следующих нескольких дней.

Подсказка по электронной почте : Используйте общий почтовый ящик , чтобы быстрее отвечать на электронные письма. Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, к которому многие товарищи по команде могут получить доступ, чтобы отправлять, получать, отвечать, пересылать и архивировать электронные письма с одного и того же адреса электронной почты.

Все взаимодействия видны тем, у кого есть доступ к почтовому ящику. Общие почтовые ящики имеют и другие преимущества. Прочтите о них в нашем руководстве: 6 причин, по которым ваша команда должна попробовать общий почтовый ящик .

12. Не отправляйте электронные письма в выходные дни

Людям нужно время, чтобы отключиться от работы, поэтому важно уважать их время.Не отправляйте электронные письма поздно вечером в пятницу или в выходные.

Плюс, вы хотите показать пример того, как вы хотите, чтобы к вам относились. Если вы не хотите получать электронные письма о работе во время субботнего дневного барбекю, не отправляйте их другим в нерабочее время.

Возьмите реплику моего клиента из примера в начале — и убедитесь, что ваше электронное письмо приходит в почтовый ящик вашего коллеги первым делом в понедельник.

Получатели электронной почты

13. Правильно используйте поля электронной почты

Кому : это поле, которое используют все.Включите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.

CC : не злоупотребляйте этим полем, так как вы излишне загромождаете почтовые ящики людей (или еще лучше, используйте комментарии электронной почты вместо CC , если вы можете зацикливаться на внутренних группах). Используйте его в следующих случаях. экземпляров:

Когда информация в электронном письме имеет отношение к предполагаемому получателю, и вы хотите, чтобы они постоянно обновлялись.
Когда вы хотите сделать электронную почту более приоритетной.В этом случае CC кого-то более высокого в компании.
Когда вы помогаете коллеге по работе, пока он в отпуске, и хотите держать его в курсе.

BCC : Вы также можете использовать это поле для копирования получателя, но его электронная почта остается скрытой для всех, кроме вас. Например, если вы отправите электронное письмо Эми и скрытой копии, Джейку и Джону, каждый получатель не узнает, что другие тоже его получили. Получатели с скрытой копией получат только исходное электронное письмо, но не ответы.

Используйте скрытую копию, если вы хотите защитить электронные письма людей от разглашения без их разрешения, например, если вы отправляете информационный бюллетень компании.

Подсказка по электронной почте : если вы считаете, что получатель, имеющий скрытую копию, может ответить на электронное письмо «Ответить всем», используйте вместо этого CC. «Ответить всем» откроет доступ к их электронной почте всем.

14. Правильно используйте «Ответить всем»

При выборе «Ответить» вы отвечаете только одному человеку — либо исходному отправителю при ответе на первое сообщение, либо другому получателю при ответе на любое сообщение в цепочке электронной почты.

Но когда вы нажимаете «Ответить всем», вы отправляете электронное письмо всем, указанным в полях «Кому» и «Копия». Используйте команду «Ответить всем» только в том случае, если вы считаете, что ваш ответ важен и все должны знать, например, вы устранили важную проблему, поднятую в электронном письме. Если вы благодарите конкретного человека, лучше просто ответьте ему.

В случае сомнений используйте «Ответить».

15. Правильно используйте пересылку

Пересылка позволяет повторно отправить электронное письмо на другой адрес за несколько кликов. Пересылка обычно используется, когда получатель считает, что информация в электронном письме важна для кого-то еще, кто ее не получил.Обычно они включают в сообщение примечание типа FYI (для вашей информации) или «См. Ниже».

Но не все электронные письма следует пересылать, и необходимо соблюдать базовый этикет пересылки:

Не пересылайте электронные письма, содержащие конфиденциальную информацию. Если необходимо переслать часть содержимого электронного письма, сначала удалите конфиденциальную информацию.
Для писем, содержащих огромное количество информации (например, длинные цепочки писем), суммируйте ключевые моменты перед отправкой, чтобы получателю не приходилось просматривать кучу старых писем, чтобы выяснить, какие действия нужно предпринять.

16. Не забудьте настроить сообщения об отсутствии на работе

Ответы об отсутствии на работе — это автоматические сообщения, отправляемые в ответ на входящие электронные письма, информирующие отправителей о том, что вы находитесь вне офиса до определенной даты, и ответят, когда вы возвращаться.

Эти сообщения обычно используются, когда люди уезжают в отпуск. Они также включают примечание, информирующее людей, с которыми они могут связаться по любым срочным запросам. Когда пишете один, делайте его кратким Например:

Добрый день,

Спасибо за ваше письмо.Я нахожусь в отпуске до [указать дату].

В это время у меня не будет доступа к своей электронной почте.

По любым срочным вопросам обращайтесь к Дейву по адресу [email protected]

Желаем вам счастливого Рождества и счастливого Нового года!

Best,

Ник Дарлингтон

Если вам нужна небольшая помощь в написании ответа об отсутствии на работе в праздничные дни, мы создали генератор электронной почты , чтобы помочь в этом.

В нижней строке? Правила этикета электронной почты остаются в силе

Правильный этикет электронной почты всегда будет иметь решающее значение, потому что он упорядочивает наше общение, повышает эффективность и заставляет нас выглядеть профессионально. Вот почему у нас есть такие правила, как правильное приветствие, быстрый ответ и установка ответов об отсутствии на работе.

Хотя мы должны и дальше следовать этим правилам при общении по электронной почте, мы не должны забывать, что способы общения постоянно меняются.

Итак, нам нужно научиться нарушать правила в процессе.

Написано Ником Дарлингтоном

Первоначально опубликовано: 2 апреля 2021 г.

Как написать деловую электронную почту (обновлено для 2020 г.)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не знает, как ему ответить или как действовать.Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1.Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для кого вы пишете, определит, как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас.Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма.Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю становится легче понимать, обрабатывать и действовать в соответствии с ними. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. Содержание
2. Дизайн
3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, может вас заинтересовать в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из-за того, что в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ, КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование для электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким точкам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы в F-образном шаблоне. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньше отступа: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Цитата: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вам следует использовать функцию цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность гарантировать, что ваше письмо будет прочитано. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
«Важно!»
«Для вашего обзора»
«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »
Хорошие примеры:
«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»
«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»
«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

Добрый день,
Привет,
Уважаемая мисс Джонс:
Привет, Джефф, (формат приветствия)
Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”
Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.
«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».
«Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом».
Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».
«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?
«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»
«Дайте мне знать, что вы думаете».
Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»
«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».
Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо заполнено. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за ваше время»
«Жду вашего ответа»,
«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит
Доктор Смит
Джон Смит
Наименее формальный и наиболее распространенный: Джон

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers
Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Еще.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто пересылайте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и поясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Расписание писем в Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

25 правил этикета электронной почты и советов, которые должен знать каждый профессионал

Поскольку электронная почта отнимает в среднем до 28% рабочего времени специалиста, люди часто игнорируют этикет электронной почты во имя продуктивности. Однако есть набор правил и советов, которым следует следовать в деловых письмах, независимо от того, насколько вы заняты. На самом деле, правильный почтовый этикет не только позволит вам сохранить профессионализм, но и сделает ваше общение более эффективным и поможет бизнесу избежать дорогостоящих ошибок.

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет — это принципы, которыми мы руководствуемся при отправке и получении электронных писем. Этот кодекс поведения включает руководящие принципы относительно правильного языка, орфографии, грамматики и манер. Правильный этикет зависит от того, кому вы пишете по электронной почте. На рабочем месте всегда безопаснее ошибиться в формальной стороне этих условностей.

Почему важен этикет электронной почты?

Соблюдение этикета поможет вам добиться профессионализма, укрепить отношения на рабочем месте и хорошо представлять своего работодателя.Это также сделает общение более эффективным и предотвратит возникновение проблем у вас и вашего бизнеса. Ознакомление с профессиональным этикетом электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими и добиться успеха в карьере.

1. Напишите четкую строку темы.

Поскольку многие из нас постоянно находятся в своих почтовых ящиках, строка темы может существенно повлиять на то, открывается ваше электронное письмо или нет.

Стремитесь к ясной и короткой строке темы, которая описывает суть вашего электронного письма парой слов или кратким предложением.Используйте идентификаторы, такие как «предложение» и «заявка», которые сразу же прямо сообщают получателю, чего ожидать от вашего электронного письма. Строки темы, которые предоставляют полезность, с большей вероятностью будут прочитаны, так что будьте практичны.

Что бы вы ни делали, никогда не отправляйте электронные письма без темы. Это явное нарушение почтового этикета. Отображение «Без темы» почти гарантирует, что получатель переместит ваше сообщение прямо в корзину, поскольку оно кажется подозрительным.

2. Начните с профессионального приветствия

Лучший способ поприветствовать человека по электронной почте всегда зависит от ваших отношений с ним и предмета.Подходящий способ профессионально начать переписку по электронной почте варьируется от формального до случайного, но вы никогда не должны сталкиваться с неформальным.

Вот некоторые из наиболее распространенных приветствий:

Уважаемая госпожа / госпожа / господин. <Фамилия>,
Здравствуйте, <Имя>,
Привет, <Имя>,

Список неофициальных приветствий, которые считаются плохим этикетом, варьируется от «Привет» и «Йо» до имени получателя.

3. Не забудьте представиться

Никогда не предполагайте, что получатель знает, кто вы.Особенно, если вы впервые связываетесь с незнакомым человеком, хорошим этикетом будет начинать тело письма с краткого вступления — подойдет пара коротких строк, охватывающих соответствующую информацию. Если вы знаете получателя, но не совсем уверены, что ваше имя им известно, найдите способ упомянуть, когда вы в последний раз разговаривали, или напомнить им, как вы знаете друг друга.

4. Будьте краткими

Так как средний офисный работник получает более 100 писем в день, ни у кого нет времени на чтение длинных сообщений.

Худшее, что вы можете сделать, — это заставить получателя просмотреть всю электронную почту, чтобы узнать, о чем вообще идет ваше сообщение. Вместо этого вы должны заранее сообщить о цели своего электронного письма, указав ее в самом начале. Говорите быстро, не говорите многословно и используйте короткие предложения, которые хорошо читаются. В идеале ваша электронная почта преследует только одну цель, но если вам нужно охватить разные темы, подумайте о том, чтобы сжать их до маркированного списка.

Когда вы думаете, что закончили, отредактируйте свое сообщение, чтобы оно было ясным, и удалите все ненужные слова.Если вы все еще думаете, что это слишком долго, подумайте, есть ли лучший канал, чем электронная почта, для общения на эту тему.

5. Воздерживайтесь от юмора

Без правильного тона и выражения, чтобы сопровождать их, даже самые веселые изюминки могут приземлиться за много миль от своей цели.

Вот почему юмор часто теряется при переводе в электронном письме. Сарказм особенно опасен в письменном виде, поскольку читатель может буквально интерпретировать вас, имея в виду прямо противоположное, о котором вы только что сказали. Если вы не очень близки с получателем, вам следует избегать шуток в профессиональном письме.

Дело даже не в риске быть неправильно понятым — то, что вы находите смешным, не обязательно смешно для получателя.

6. Правильно структурируйте электронное письмо.

Профессиональное электронное письмо должно включать тему, приветствие, текст, подпись и подпись. Вы всегда должны разделять эти части разрывами на абзацы, чтобы ваше сообщение было легко усваиваемым.

Постарайтесь доставить ваше сообщение так, чтобы тело электронного письма состояло не более чем из трех абзацев. Поскольку люди склонны «сканировать» электронные письма в поисках чего-нибудь интересного, чтобы погрузиться в них, вместо того, чтобы читать их слово за словом, начинайте каждый абзац с выделения самого важного.Не забудьте также оставить пустую строку между абзацами, чтобы улучшить читаемость.

Если вы чувствуете риск информационной перегрузки, подумайте об использовании маркированных списков или нумерованных списков, чтобы придать больше структуры вашему письму, разбейте многословные разделы. Если вы используете жирный шрифт, чтобы выделить самое важное, никогда не используйте его более чем для одного слова или фразы в электронном письме.

7. Используйте регистр предложений

Использование регистра предложений означает использование заглавной буквы первого слова в предложении и любых имен собственных.

Привет, Пит,

Было здорово поговорить с вами. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.

Обычное использование заглавных букв является частью этикета деловой электронной почты, поэтому не стоит отказываться от него. Помните, что писать на работе заглавными буквами тоже считается бестактностью.

8. Следите за своим тоном

Дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите.

Выбирайте слова преднамеренно и всегда учитывайте, как получатель может их интерпретировать.Поскольку вы не можете полагаться на выражения лица и интонацию для передачи сообщения, приложите дополнительные усилия, чтобы произвести впечатление позитивного.

Помимо воздержания от юмора, не используйте отрицательные слова и прилагательные, которые могут заставить вас казаться более эмоциональным, чем вы есть на самом деле.

💡

Flowrite может помочь вам доставить сообщение так, как вы намеревались — выбрать тон для своего электронного письма, а все остальное сделает наш инструмент для письма на базе искусственного интеллекта.

9.Пишите так, как будто ничего не конфиденциально

Не обсуждайте деликатные темы или конфиденциальную информацию по электронной почте, поскольку они, как известно, легко могут попасть в чужие руки. Независимо от того, кто является получателем, вы не должны верить, что он единственный человек, который увидит вашу электронную почту, поскольку утечка может быть просто вопросом случайной пересылки или CC. Всегда лучше перестраховаться, чем сожалеть, поэтому хороший совет — не писать электронное письмо, которое вы бы не хотели, чтобы его прочитал весь мир.

10.Избавьтесь от восклицательных знаков !!!

Вы ведь не так часто кричите на работе, правда? Вот почему вы должны быть внимательны при использовании восклицательных знаков в деловых письмах. Единственная реальная причина использовать его — это выразить волнение, а для этого не требуется больше, чем восклицательный знак. Использование более одного письма в электронном письме может заставить вас выглядеть непрофессионально, не говоря уже о том, чтобы закончить предложение несколькими из них.

11. Помните о культурных различиях

Из-за культурных различий легко может возникнуть недопонимание.

Риск еще больше в письменных словах, поскольку сообщение не сопровождается языком тела. Вот почему вам следует попытаться познакомиться с культурой получателя, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за границу. Учет их предпочтений поможет вам построить с ними более крепкие отношения.

В некоторых странах предпочитают сразу переходить к делу. Напротив, в других странах принято сначала познакомиться с новым деловым партнером. Вы можете начать осваивать эти нюансы, прочитав эту статью BBC.

12. Не используйте смайлики

Хотя смайлы играют большую роль в нашем повседневном общении, когда дело доходит до обмена мгновенными сообщениями, они не относятся к профессиональной электронной почте. Почему вы спросите? Исследование показало, что использование смайлов может сделать вас менее компетентным, не говоря уже о том, что все интерпретируют их по-разному. Если получатель не использовал смайлики при отправке вам электронных писем, вам следует избегать их

13. Сократите URL-адреса

Вставка длинных URL-адресов в ваше электронное письмо — верный способ сделать его беспорядочным.Они не только усложняют чтение вашего сообщения, но и занимают ценную недвижимость. Что вам следует сделать, так это использовать сокращение URL-адресов, например bit.ly, или вместо этого вставить гиперссылку.

14. Используйте стандартные шрифты

Вы всегда хотите, чтобы ваши электронные письма было легко читать, не так ли? Все начинается с чистого шрифта. Как правило, используйте стандартный шрифт вашего почтового клиента.

Некоторые из лучших шрифтов для электронной почты включают:

Arial
Helvetica
Calibri
Courier
Times New Roman

Когда дело доходит до цвета шрифта, черный — единственный выбор.Правильный размер — 10 или 12 пунктов, в зависимости от длины вашего электронного письма. Если вы копируете и вставляете текст в свое электронное письмо, не забудьте очистить форматирование, иначе оно может отличаться от остальной части сообщения.

15. Используйте профессиональную подписку

‍

‍ Лучший способ подписать электронное письмо всегда зависит от ваших отношений с получателем и цели вашего письма. Вы должны согласовать подписание с приветствием и остальной частью вашего сообщения, чтобы поддерживать постоянный тон.Вы хотите всегда быть вежливым, но хотите выглядеть более формальным или дружелюбным?

Некоторые из самых популярных профессиональных закрытий электронной почты включают в себя:

С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Спасибо,

Важно правильно оформить подписку. Это последнее, что прочитает получатель, и оно может оставить неизгладимое впечатление, подобное завершению встречи или окончанию телефонного звонка.

16. Добавьте подпись

Меньше значит больше, когда дело касается подписей электронной почты.

Профессиональная подпись включает ваше полное имя, должность, название компании, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Вы можете подумать о добавлении компании LinkedIn и уличных адресов, если они играют роль в вашем бизнесе. Логотип компании или ваше изображение также проходит этикет. Однако убедитесь, что дизайн адаптивный.

Вы должны настроить его автоматическое отображение в конце каждого электронного письма — легче удалить его из сообщения, чем добавлять вручную.

17. Всегда перепроверяйте имя получателя.

Ничто так не производит первого впечатления, как неправильное написание имени человека или вообще обращение к нему неправильным именем.

Это займет буквально секунды, и у вас нет оправдания, если вы ошиблись. В дополнение к тому, чтобы избежать этих небрежных ошибок, не сокращайте имя, если вы не уверены, что Роберт из юридического отдела действительно предпочитает использовать «Роб».

Если есть какие-либо сомнения по этой теме, посмотрите, как они подписали вам свои предыдущие электронные письма, проверьте их профиль LinkedIn или внутренние каналы связи.

18. Никогда не отправляйте электронное письмо, не вычитав его.

Этот совет по этикету электронной почты нельзя переоценить как орфографические ошибки, а грамматические ошибки неизбежно плохо отразятся на вас. После того, как вы закончите писать, просмотрите тело письма и тему письма как минимум дважды, чтобы обнаружить ошибки. Вы также можете попробовать прочитать свою электронную почту вслух, чтобы заметить ошибки, которые не заметили вашим глазом.

19. Будьте внимательны с вложениями

Самым важным правилом этикета электронной почты в отношении вложений является то, что вы не должны прикреплять большие файлы к своим электронным письмам.Лучший способ отправить, например, презентацию или видео — это загрузить файл в облачный сервис, такой как Google Drive или Dropbox, и предоставить получателю ссылку, которая позволяет ему получить к нему доступ. Если это невозможно, не забудьте сжать файл перед его прикреплением, чтобы он занимал меньше места в их почтовом ящике. Не забудьте также упомянуть вложение в теле письма, чтобы получатель его заметил.

20. BCC соответственно

BCC означает скрытую копию, и это позволяет скрыть человека или людей, введенных в поле BCC, от других получателей.

Использование BCC — это хороший этикет при работе с электронной почтой, когда вы пишете нескольким людям, которые не знают друг друга, поскольку это позволяет вам защитить их конфиденциальность. Он также используется, чтобы вежливо удалить кого-то из цепочки, например, после того, как он представил вас кому-то еще по электронной почте. Это также может пригодиться, когда вам нужно подтвердить кому-то, что вы отправили важное электронное письмо, не включая человека в следующую цепочку.

Слепой копией можно злоупотреблять, и ее использование по неправильным причинам считается обманом.

21. Своевременно отвечайте

Электронная почта может занимать уйму времени для любого профессионала, но своевременный ответ на ваши электронные письма помогает всем работать в соответствии с графиком.

Соответствующее окно ответа зависит от отправителя и темы. Как правило, вы должны отвечать своим товарищам по команде в тот же день, другим коллегам — в течение 24 часов, а людям за пределами вашей организации — к концу рабочей недели, если это не срочно.

Особенно если вы работаете с клиентами, вы должны знать, что ваше долгое время ответа может привести к непреднамеренному сообщению, поскольку почти треть людей ожидает, что компании ответят на электронные письма в течение одного часа или меньше.

22. Используйте «Ответить всем» только при необходимости.

Так как средний офисный работник получает около 121 электронного письма в день, вы не хотите беспокоить людей чем-то ненужным. Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь нажать «Ответить всем», остановитесь и подумайте, нужно ли всем в цепочке электронной почты получить ваш ответ. Если ответ отрицательный, используйте «Ответить» и избавьте пострадавших от очередного отвлекающего уведомления.

23. Отвечайте на все ваши электронные письма

Несмотря на переполненный почтовый ящик и напряженный график, хороший этикет электронной почты — отвечать на каждое электронное письмо, адресованное вам.Игнорирование электронного письма от кого-то из вашей организации или делового партнера является грубым и, вероятно, будет иметь последствия. Если кто-то напишет вам холодное письмо, выделите секунду, чтобы дать ему ответ, даже если это будет вежливое «нет», так как это оставит хорошее впечатление. Если они не были достаточно внимательны, чтобы сделать домашнее задание, не чувствуйте себя обязанным отвечать.

24. Подумайте дважды перед пересылкой

Помните, что мы писали ранее о деликатных темах и конфиденциальной информации? Вы всегда должны учитывать, предназначено ли электронное письмо для пересылки, и действовать с осторожностью.Также подумайте, действительно ли сообщение создает какую-либо ценность для получателя. Когда вы все же решите переслать электронное письмо, важно обобщить то, что обсуждалось, и сообщить получателю, что от него требуется. Вам также следует отредактировать все ненужное в электронном письме, например, знаки пересылки, другие адреса электронной почты, строки темы и предыдущие комментарии.

25. Не забудьте указать ответы об отсутствии на работе

Если вы не можете отвечать на электронные письма в течение длительного периода времени, вам следует настроить автоматическое сообщение об отсутствии на рабочем месте, чтобы люди знали, что вы не можете ответить. им.Типичные ситуации включают праздники и конференции. Важно указать конкретную дату, когда вы вернетесь, чтобы они могли действовать соответствующим образом. Вы также должны предоставить контактную информацию человека, с которым отправитель может связаться, если его вопрос является срочным. Лучше всего включать идентификатор «Нет на месте» или «Вне офиса» в строке темы вместе с датой вашего возвращения.

Вне офиса до 30 марта

Привет,

Спасибо за ваше письмо.

Меня не будет на работе 23-30 марта. По срочным вопросам вы можете связаться с моим коллегой Ким Уильямс по адресу [email protected]. В противном случае я отвечу на ваше письмо как можно скорее после возвращения.

С уважением,

Пит

Если вы хотите наполнить ваш ежедневный писательский труд, включая холодные электронные письма, последующие действия и ответы, присоединяйтесь к нашему списку ожидания, чтобы получить доступ к Flowrite одними из первых.