Используйте белую безлиновую бумагу размером 8 ½ «x 11». Если ваше письмо длиннее одной страницы, пронумеруйте страницы, начиная со страницы 2 в правом верхнем поле.

Интервал

Печатайте с одинарным интервалом, только на одной стороне страницы, и двойным интервалом между абзацами.Двойной пробел под датой, внутренним адресом и приветствием. Сделайте двойной пробел между последней строкой письма и закрытием и оставьте четыре строки между закрытием и именем автора. Перед Enc. или cc : (означает, что вы прилагаете материалы или отправляете копию другому лицу).

Левое и правое поля

В блочной форме адрес возврата, внутренний адрес, приветствие, абзацы, закрытие и подпись начинаются с левого поля.Правое поле не должно быть выровнено по ширине, но должно оставаться неровным (с линиями неравной длины), чтобы избежать пробелов в промежутках. Альтернативная и довольно распространенная форма помещает обратный адрес и дату, закрытие и подпись справа, начиная примерно в пяти дюймах от левой стороны листа.

Обратный адрес

Если вы не используете фирменный бланк, укажите свой адрес в качестве обратного адреса и укажите дату. Не включайте свое имя в адрес.(Если вы используете фирменный бланк, на котором напечатан адрес, вам не нужно указывать обратный адрес.)

Внутренний адрес

Внутренний адрес содержит имя, должность и полный адрес человека, которого вы пишут. С помощью текстового редактора и некоторых принтеров вы можете использовать эту часть письма для адресации конверта.

Приветствие

В приветствии укажите имя человека, если вы его знаете, с соответствующим заголовком ( Dr., Профессор, г-н, г-жа ) или просто название человека ( Уважаемый менеджер по продажам, ). Если вы пишете в компанию или учреждение, используйте более общий адрес ( Dear Sir или Madam ) или название компании или учреждения ( Dear Gateway 2000 ). В деловом письме используйте двоеточие после приветствия. Если имя неизвестно, приветствие можно полностью опустить.

Заключительная фраза и подпись

Используйте заглавные буквы только в первом слове заключительной фразы, например, С уважением, или С уважением. Введите свое имя на четыре строчки под закрывающей фразой (без Мистер или Мисс ). Если у вас есть титул ( Supervisor, Manager ), введите его под. Между заключительной фразой и напечатанным именем подпишите свое имя чернилами.

Прочая информация

Укажите, приложили ли вы материалы к письму ( Прил. ) и кому
вы прислали копии ( cc: г-жа Эми Рэй ). Сокращение cc: используется для обозначения
копия , но теперь это копия или компьютерная копия . Вы можете,
однако используйте один c :, за которым следует имя или имена, чтобы указать, кто, кроме
ваш адресат получает письмо.

Конверт

Выберите конверт, который подходит для вашего письма, сложенного по горизонтали втрое. Используйте ваш
возможность адресации компьютера по размещению имени, заголовка и полного адреса
человек, которому вы пишете, в середине конверта, а также ваше имя и адрес
в верхнем левом углу.Не забудьте указать почтовые индексы.

См. Также
Основные характеристики делового письма

Основные характеристики памятки

Как отформатировать профессиональное деловое письмо в Word | Малый бизнес

Автор Анам Ахмед Обновлено 12 марта 2019 г.

Деловое письмо — это документ, который используется для официальной переписки между организацией и ее клиентами, сотрудниками, партнерами или другими заинтересованными сторонами.Формальность делового письма часто зависит от бренда компании, цели письма и взаимоотношений между отправителем и получателем. В любом случае важно понимать правила написания деловых писем, чтобы вы могли изменить их в соответствии со своими потребностями.

Выбор формата и шаблона

Решите, будет ли ваше письмо отправлено получателю в бумажном или электронном формате. Это будет зависеть от цели письма и получателя.Деловые письма могут быть отправлены клиентам с коммерческими предложениями, в которых излагаются ключевые моменты предложения. Их также можно использовать для ссылки на сотрудника. Выясните, как получатель хотел бы получить информацию, которую вы отправляете, и используйте этот формат.

В Microsoft Word доступны шаблоны деловых писем, которые можно использовать для форматирования содержимого. В большинстве случаев деловые письма соответствуют формату букв блочного стиля, что означает, что весь текст выравнивается по левому краю страницы.Буква имеет одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. Двойной пробел также известен как возврат каретки, и его можно сделать, нажав «Enter» на клавиатуре.

Установка полей

В большинстве шаблонов деловых писем поля письма устанавливаются равными 1 дюйму со всех сторон страницы. В некоторых случаях вам может потребоваться отрегулировать поля вашего делового письма. Например, если ваше деловое письмо сопровождает другие документы, такие как коммерческое предложение или электронные таблицы с разными полями, вы можете настроить поля письма, чтобы они соответствовали остальным документам, обеспечивая единообразный вид для получателя.

Выбор шрифтов

Шрифты делятся на две категории: с засечками и без засечек. Шрифты с засечками имеют небольшую выступающую линию, которая прикрепляется к более крупным линиям. Примеры шрифтов с засечками — Times New Roman, Garamond и Bookman Old Style. Шрифты с засечками обычно лучше подходят для печатных материалов. Большинство предприятий используют Times New Roman.

Шрифты без засечек не имеют мелких выступающих штрихов на больших линиях букв. Примеры шрифтов без засечек: Arial, Helvetica и Verdana.Как правило, для онлайн-материалов лучше использовать шрифты без засечек. Независимо от того, выберете ли вы шрифт с засечками или без засечек, лучше избегать новых шрифтов, таких как Comic Sans, или любых других шрифтов с курсивом, так как они могут быть трудными для чтения и выглядеть непрофессионально.

Размер выбранного вами шрифта может зависеть от объема содержимого вашего письма и других материалов, которые вы отправляете вместе с ним. По возможности подберите другие материалы для согласованности. Чаще всего деловые письма пишутся размером шрифта 10 или 12 пунктов.

Написание предварительных сведений

Начните деловое письмо с вашей контактной информации, включая ваше имя, должность, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Используйте одинарные строки, а затем двойной пробел перед датой.

Запишите дату в формате «месяц, день, год». Добавьте еще один двойной пробел, а затем введите контактную информацию получателя. Начните с имени, должности, названия компании, адреса, телефона и электронной почты через один интервал.

После этого добавьте двойной пробел и напишите приветствие.В деловых письмах обычно используется слово «Кому» или «Уважаемый», за которым следует полное имя или название и фамилия. В деловых письмах используйте двоеточие после имени, а не запятую, как в личных письмах.

Передача сообщения в абзацах тела

Введите двойной пробел и начните писать абзацы тела. Они должны быть с одинарным интервалом, с двойным интервалом между каждым абзацем. Содержание должно быть кратким и ясным. Укажите причину письма, некоторую вспомогательную информацию и призыв к действию, если необходимо.

Завершение с соответствующим приветствием

Добавьте еще один двойной пробел, а затем закончите письмо подходящим завершением, например «С уважением» или «Спасибо за ваше время». Введите несколько двойных пробелов, чтобы оставить место для подписи, а затем введите свое полное имя. Если вы печатаете письмо, вы можете подписать его синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вы можете использовать электронную подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом дополнительные документы, вы можете поставить двойной пробел после своего имени и написать «Приложения.После этого в следующей строке укажите названия документов, которые вы отправляете.

Форматирование Деловое письмо | Навыки делового общения для менеджеров

Результаты обучения

• Обсудите общие рекомендации по созданию профессионально отформатированного документа

Чтобы правильно отформатировать документ, мы должны сначала понять основные компоненты этого документа. Эти навыки — в том числе интервалы, акцент и многое другое — аналогичны навыкам, используемым в электронных письмах, служебных записках, бизнес-отчетах и ​​документах о трудоустройстве.

Двумя наиболее широко используемыми примерами программного обеспечения для обработки текстов являются Microsoft Word и Google Docs. И Word, и Google Docs предоставляют бизнес-писателю инструменты форматирования, необходимые для создания профессиональных документов.

Характеристики основного формата письма, памятки или электронной почты:

• Абзацы без отступа
• Междустрочный интервал равен 1,0 (или 1,15) в абзаце
• Межстрочный интервал 2 между абзацами
• Левое поле выровнено / выровнено, что означает, что оно выглядит как прямая линия
• Правое поле неровное (абзац с выравниванием по левому краю) или прямая линия (абзац блока)
• Размер шрифта составляет 10 или 12 в зависимости от типа шрифта (распространенными шрифтами являются Arial и Times New Roman, поскольку они универсальны для платформ ПК и Mac)

Формат делового письма

В Интернете существует множество источников, описывающих формат делового письма.У многих предприятий есть особые форматы для сообщений, исходящих от их организаций, и, конечно же, эти форматы имеют приоритет. Вероятно, есть заранее напечатанные фирменные бланки с логотипом компании и адресом. Сегодня обычным явлением является включение адреса электронной почты и веб-сайтов компании в блок адресов или заголовок.

Когда вы начнете использовать как Word, так и Google Docs, вы познакомитесь с шаблонами, которые помогут решить многие проблемы с интервалом. Этот раздел взят из широко известного источника Purdue OWL (Online Writing Lab).Есть несколько общих стилей: блок, модифицированный блок и полублок. Эти инструкции относятся к наиболее распространенным частям делового письма в блочном формате.

• Адрес отправителя
• Дата
• Внутренний адрес
• Приветствие
• Кузов
• Закрытие
• Корпуса или приставки

Деловая записка и формат электронной почты

С ростом использования электронной почты записки все реже встречаются на рабочем месте.Для деловых писателей не так уж сложно думать о форматах заметок и электронных писем как об одном и том же. Обратите особое внимание на тему письма и в сообщениях. Как обсуждалось в предыдущих разделах, тема письма играет решающую роль в предоставлении читателю рекомендаций относительно срочности, темы и действий, которые необходимо предпринять. В электронном письме или памятке используйте полужирных заголовков абзацев для удобства просмотра. Это помогает вам оставаться организованным, и читателям это нравится, потому что это помогает им легко выбирать самую важную информацию.

Для получения дополнительной информации о том, как отформатировать заметку, просмотрите этот документ о стандартном форматировании заметок или страницу Модуля 3: Письменное сообщение о заметках.

Стиль

При форматировании любого письменного сообщения важно получить документ, приятный для глаз. Вот несколько быстрых советов, как улучшить внешний вид вашего документа. Дополнительные советы см. В разделе Формат: сделайте ваше сообщение привлекательным.

Белое пространство

Пробел между словами, пробел между абзацами.Пробел между предложениями.

Когда вы видите блок текста, разбейте его на более короткие абзацы, предложения, слова или маркеры.

Лепка на ходу.

Вы, дорогой писатель, придайте смысл своему содержанию словами, но придайте форму презентации форматированием.

Белым пространством.

—Демиан Фарнворт

Для деловых писателей выбор белого пространства не такой произвольный, как скульптура, однако существуют стандартные правила применения и варианты делового письма, которые помогают читателю.Стандартные соглашения представлены в последнем разделе этого модуля.

Обратите внимание, как цитата из Фарнворта состоит из коротких строк и использует пробелы, которые видны, чтобы разбить текст. Ритм слов представлен визуально. В деловом письме абзацы, как и предложения, должны быть относительно краткими. Нет предписанной длины, но авторы стараются избегать абзацев, состоящих из одного предложения. Писатели также стараются избегать абзацев, которые приводят к длинным непрерывным блокам текста. Независимо от длины, каждый абзац будет содержать тематическое предложение с такой же поддержкой, сколько ему нужно — ни больше, ни меньше.

Списки

Списки

являются отличным инструментом по двум причинам: они создают пустое пространство и создают шаблон, который читатель легко понять и вспомнить. Есть два типа списков: нумерованные (нумерованные) и маркированные.

Используйте пронумерованных списков , когда важен порядок или важность:

В этом примере важен порядок шагов при приготовлении тостов. Нажатие на рычаг для поджаривания не имеет смысла, если хлеб не загружен в прорезь. Также обратите внимание, насколько легче было понять и сохранить столбец «Попробуйте».

Обратите внимание, что предпочтения заместителя менеджера, вероятно, не были так важны для дополнительных часов работы магазина, как продажи и предпочтения клиентов.

Используйте маркированные списки , когда элементы имеют одинаковую ценность.

Обратите внимание, что в этом примере можно использовать любые овощи. Один пункт не важнее другого.Не имеет значения порядок, в котором выбраны элементы.

Элементы списка могут состоять из одного слова, фразы или предложения. Каждый из них должен быть построен с параллельной организацией (см. Предыдущий раздел о параллельном построении).

Элементы списка могут заканчиваться знаками препинания или без них, если они все одинаковы. Обратите внимание на последовательность в приведенных выше списках.

Заголовки

Заголовки

предоставляют значительную помощь в более длинных сообщениях или отчетах, поскольку они направляют читателя и предоставляют свободное пространство для разделения идей и сообщений.У большинства программ есть уровни заголовков, встроенные в стиль, который может выбрать автор. Использование этого предварительно отформатированного стиля обеспечивает единообразие всего сообщения.

Шрифт с засечками и без засечек

При выборе типа шрифта в первую очередь необходимо решить, нужен ли вам шрифт с засечками или без засечек. Что такое засечки? Засечки — это мелкие штрихи на шрифте (как показано на рисунке 1).

Рисунок 1. Сравнение шрифтов с засечками и без засечек

Хотя по этой теме ведутся споры, общие рекомендации таковы:

• При написании для печатных СМИ используйте шрифт с засечками для основного текста и шрифт без засечек для заголовков.
• При написании для цифровых носителей используйте шрифт без засечек для основного текста, и вы можете использовать шрифт с засечками или без засечек для заголовков.

Тип шрифта влияет на выбор размера шрифта. Для большинства деловых текстов оптимальный размер шрифта — 10 или 12.

Внесите свой вклад!

У вас была идея улучшить этот контент? Нам очень понравится ваш вклад.

Улучшить эту страницуПодробнее

Шаблон профессионального делового письма

Деловое письмо — это профессиональная переписка.Если вы пишете сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или благодарственное письмо, вам нужно будет следовать формальным правилам делового письма.

Следование этим рекомендациям важно, поскольку это показывает, что вы серьезно относитесь к переписке. Кроме того, это гарантирует, что получатель письма может сосредоточиться на вашем сообщении (а не на несоответствиях форматирования, опечатках или любых других небольших, но отвлекающих ошибках).

Прежде чем написать — или завершить — свое следующее деловое письмо, уделите некоторое время тому, чтобы рассмотреть, как его форматировать, от выбора шрифта до стиля, а также информацию о том, какие приветствия и подписи следует использовать.

Типы форматов деловых писем

В деловых письмах используются три основных формата:

• Формат блока: В этом стиле весь текст выравнивается по левому краю. Пропускайте одну строку между каждым разделом.
• Измененный формат блока: Большая часть содержимого выровнена по левому краю в этом стиле, как и в букве формата блока. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите в центр страницы и напишите там свою информацию.
• Формат полублока: Также иногда называемый форматом блока с отступом, этот стиль совпадает с форматом модифицированного блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ.

Любой из этих стилей приемлем для использования в деловом письме, но, поскольку правила для формата блока настолько четкие, это может быть самый простой вариант для выбора.

Во многих текстовых редакторах есть шаблоны, которые упростят вам правильное форматирование письма.

Воспользуйтесь этими шаблонами, чтобы сосредоточиться на содержании письма, а не на форматировании. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что у буквы есть одинарный интервал, а между каждым абзацем и разделом пропускайте пробел.

Как отформатировать и написать письмо

Внешний вид имеет значение! Деловое письмо — это профессиональная переписка, но оно не будет воспринято так, если вы выберете дурацкий шрифт или сделаете много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:

• Выберите подходящий шрифт и размер шрифта .Суть в том, что вам нужен повседневный, ничем не примечательный шрифт (например, Times New Roman, Calibri или Arial), который не будет выделяться. Шрифт по умолчанию в вашем текстовом редакторе, вероятно, является приемлемым выбором.
• Избегайте разговорной лексики или сленга . Это официальное письмо, поэтому вы захотите использовать более формальный язык.
• Предотвращение опечаток и грамматических ошибок путем тщательной корректуры.
• Если вы распечатываете письмо, подумайте о выборе качественной бумаги .Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем помещать его в конверт. Если можете, введите адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте свой аккуратный почерк.

Что включать в каждый раздел письма

Контактная информация

Включите свою контактную информацию в следующем порядке:

Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Если вы используете персонализированный бланк, содержащий эту информацию, оставьте этот раздел.

Дата: В США формат записи даты — месяц, число и год, например 3 марта 2020 г. . Не сокращайте месяц.

Контактная информация получателя: Включите контактную информацию человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, оставьте это поле отключенным.

Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие: Начните письмо с приветствия, например «Уважаемый», за которым следует заголовок и имя.Посмотрите другие примеры подходящих приветствий для использования в деловом письме, а также советы о том, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица. После имени человека поставьте двоеточие.

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:

Тело делового письма

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным, чтобы его цель была ясна.

• Первый абзац вашего делового письма должен дать представление о том, почему вы пишете.
• В следующих параграфах предоставьте дополнительную информацию и подробные сведения о своем запросе.
• В последнем абзаце следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса.

Обведите букву одним пробелом и выровняйте ее по левому краю. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.

Бесплатное закрытие:

С уважением,

Подпись

Рукописная подпись (для письма по почте)

Напечатанная подпись

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма.Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

© TheBalance 2018

Пример делового письма (текстовая версия)

Joan Lau
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

1 марта 2020 г.

Стивен Крамер
Директор по персоналу
Acme Office Supplies
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемый г-н.Крамер,

Я пишу сегодня, чтобы пригласить вас или другого представителя вашей компании выступить на ежегодной бизнес-конференции Metropolitan, которая состоится в отеле North Branch с 15 по 18 сентября 2020 года.

Тема нашей предстоящей конференции — поиск и найм сотрудников, соответствующих корпоративной культуре. Я считаю, что с учетом роста вашей компании за последние пять лет вы могли бы многое предложить нашей аудитории.

В рамках пакета выступающих мы предлагаем скромный гонорар и столик на шестерых на субботнем ужине.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о возможности выступить, дайте мне знать. Мой номер мобильного телефона — 555-555-5555, а мой адрес электронной почты — [email protected].

Я с нетерпением жду вашего ответа. Спасибо за внимание.

С уважением,

Ваша подпись (письмо на бумажном носителе)

Джоан Лау

Расширять

Дополнительные шаблоны и примеры

Вас не устраивают все этапы форматирования деловой переписки? Шаблон может помочь.Шаблоны писем Microsoft доступны для бесплатной загрузки для пользователей Microsoft Word или доступны в вашей программе Word. Вы можете использовать эти шаблоны для создания различных деловых и рабочих писем.

Если вы не знаете, что писать в деловом письме, просмотрите эти образцы писем о поиске работы и трудоустройстве для вдохновения.

эффективных деловых писем — Эмили Пост

Приветствие

Ваше приветствие — это ваше приветствие.В большинстве случаев это просто «Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор _____:», за которым следует двоеточие. Это стандарт — приветствовать человека в деловом письме с тем же именем, которое вы используете лично; поэтому используйте имя человека только , если вы хорошо знаете адресата или согласились вести переписку по имени. В случае сомнений начните с официального адреса и дождитесь приглашения использовать имя.

Что писать, когда вы обращаетесь к компании, а не к лицу, которое можно идентифицировать? Очевидно, что старомодные «джентльмены» неприемлемы, если в организации нет женщин.«Сэр и мадам» и «Дамы и господа» звучат неестественно. «Для кого это может касаться» приемлемо, но довольно формально и банально. Лучшее решение — это, вероятно, обратиться к компании («Уважаемые Blue Sky Investments») или отделу («Уважаемые отношения с инвесторами») или направить свое приветствие на конкретную должность («Уважаемый директор по персоналу», «Уважаемый торговый представитель»).

Кузов

Независимо от того, состоит ли ваше письмо из одного абзаца или из нескольких, главное правило здесь — краткость. Деловые письма никогда не должны выходить за пределы одной страницы без крайней необходимости.Уловка состоит в том, чтобы быть лаконичным и по существу, при этом тщательно освещая тему.

Окончание

Заканчивая сообщение, оставайтесь дружелюбными и краткими. Если вы знаете получателя, можно закончить личной запиской: «Мне понравилось видеть вас на выставке, и надеюсь, что ваша поездка домой была приятной». Даже если вы не знаете этого человека, ваше заключение может быть дружелюбным и полезным: «Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время». или: «Пожалуйста, позвоните мне напрямую по телефону 555-1212, если вам понадобятся дополнительные копии отчета.«Всегда вежливо сказать спасибо за услугу или внимание. Однако не стоит благодарить кого-то за то, чего он еще не сделал:« Спасибо заранее »- это самонадеянность.

Бесплатное закрытие

Дополнительное закрытие используется для большинства писем, набирается за две строки до последней строки вашего сообщения и обычно располагается заподлицо влево на странице. В большинстве деловых писем вы хотите заканчивать дружеской, но не слишком знакомой нотой. Используйте варианты «искренне» («Искренне ваш», «Искренне ваш», «Искренне ваш») или «искренне» («Искренне», «Очень искренне», «Искренне ваш», «Искренне»).«Сердечно» и его варианты — подходящее завершение для общих деловых писем, особенно когда автор и получатель знают друг друга. Если вы общаетесь с адресатом по имени, неофициальное закрытие уместно («Как всегда», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением,« С наилучшими пожеланиями »,« С наилучшими пожеланиями »). Закрытие, такое как« С уважением и » «С уважением» означает не только уважение, но и покорность; в основном они используются в дипломатических и церковных письмах, а не в деловых письмах.

Подпись

Ваша собственноручная подпись появится под бесплатным закрытием, за которой следует напечатанная подпись. Может потребоваться название вашей компании и компании, но не повторяйте информацию, которая уже указана на фирменном бланке. Ваше имя набирается так же, как и ваша собственноручная подпись. Для обозначения предпочтений автора могут быть добавлены любезные титулы «Мисс», «Миссис» и, реже, «Мисс». Ученые степени (Ph.D., LL.D.) и профессиональные рейтинги (CPA) также могут быть включены в машинную подпись.Если письмо подписывают несколько писателей, письменные и напечатанные блоки подписи могут быть размещены рядом или вертикально.

Окончательные обозначения

Если ваше письмо набирает кто-то другой, инициалы машинистки могут быть включены на две строки ниже блока подписи. Когда-то стандартное в деловых письмах, теперь использование инициалов стало делом корпоративного стиля.

Когда вы прилагаете к письму материалы, отметьте «Приложение», «Прилож.» Или «Прилож.», иногда с указанием количества вложенных частей -» Вложения (2) «- печатается под блоком подписи. Обозначение» Отдельное почтовое отправление «или» Под отдельной обложкой «с последующим названием части или частей (» Отдельная рассылка: Годовой отчет за 2004 год ») появляется при раздельной пересылке материалов.

Предоставленные копии, помеченные как «Копия:» или «Копии для», означают, что ваше письмо будет распространено среди других людей. Имена этих получателей перечислены в алфавитном порядке, и вы также можете указать их адреса, если это будет полезно для вашего получателя.

Постскриптум, или P.S., может быть добавлен под последней записью и должен быть подписан автором письма. Постскриптум — обычная тактика в современной прямой почтовой рекламе, как если бы у писателя была последняя блестящая причина, по которой вы купили продукт. Однако в текстовом редакторе P.S. редко нужны и могут сигнализировать читателю о том, что вы плохо организовали свои мысли, если вы оставили важную информацию вне текста письма.

Для получения информации о программах делового этикета Эмили Пост свяжитесь с Дэниелом Постом Сеннингом в Dan @ emilypost.com или 802-860-1814.

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-м век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и ​​служебных записках?

Что ж, деловые люди на самом деле все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые. В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, ведь от того, как вы их напишете, зависит впечатление, которое вы создадите.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым следует следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить:
Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать

Деловые письма имеют отправителя и получателя (лицо, получающее письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:

• Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией.При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

• Письмо-запрос : Письмо этого типа написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

• Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто совершают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

• Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма-жалобы. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

• Письма с заказами : Деловые письма этого типа отправляются для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой. Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

• Прочие письма : Могут быть самые разные деловые ситуации, в которых люди могут писать письма.Например, человек может написать письмо…
  • , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
  • рекомендовать сотрудников на работу.
  • заявить о своей отставке.

Какое бы деловое письмо вы ни писали, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые можно использовать для более профессионального звучания!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Напишите краткое описание

После того, как вы решили, какое письмо собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее.Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить.Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

1. На какую работу вы претендуете.
2. Почему вы думаете, что подходите для этой работы / почему компания должна вас нанять.
3. Почему эта работа вам подойдет.
4. Когда вы готовы к собеседованию.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель оставался довольным), если ваши идеи хорошо связаны между собой. Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.

Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .

FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом.Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

3. Используйте правильный макет и приветствие

Деловые письма имеют довольно строгие правила оформления (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и соблюдать несколько простых правил:

• Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.

• Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

• Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки. Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, которых мы не уверены, замужем и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:

14 Bridge Street
Бавьера, Калифорния 92908

11 марта 2016

г-жа Джейн Смит
Менеджер по работе с клиентами
Чепмен и Литт
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522

• Начните письмо с правильного приветствия , в зависимости от того, знаете ли вы получателя и насколько хорошо вы его знаете. В американском английском мы используем двоеточие после приветствия в официальных деловых письмах.В британском английском мы используем запятую. Вот несколько примеров:

Уважаемая г-жа Смит! (Если вы знаете имя получателя.)

Дорогая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)

Уважаемый сэр или госпожа: (Если вы не знаете имя получателя.)

Для тех, кого это может касаться: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного шире, чем «Уважаемые сэр или мадам». Лучше всего попытаться найти контактное лицо, когда вы пишете деловое письмо.)

• Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая г-жа Смит 🙂 Искренне Ваш / Искренне / Искренне Ваш,

(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,

(Уважаемый господин или госпожа: / Для кого это может касаться 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,

• Подпишите свое имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваш титул не обязателен) и вашу должность:

[Подпись]

[г-жа] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.

Пишу пожаловаться на…

Обращаю ваше внимание на…

Я недавно купил… у вашей компании.

Не только… (товар прибыл с опозданием), но… (тоже был неисправен)

Как вы понимаете, я был очень разочарован / расстроен, когда…

Предлагаю полностью вернуть деньги.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Буду признателен, если вы замените товар.

Надеюсь получить быстрый ответ.

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне информацию о …

Буду признателен, если вы поможете мне выяснить…

Скажите, пожалуйста…

Меня бы также заинтересовали…

Пишу подать заявку на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Хочу подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как видно из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

В настоящее время я работаю в…

Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…

Мои основные сильные стороны…

Я буду доступен для собеседования, начиная с…

Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Приносим свои извинения за…

Приносим искренние извинения за…

Очевидно, ошибка произошла из-за…

Сейчас мы работаем над…

Чтобы это не повторилось,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…

Размещаем заказ на…

Мы с нетерпением ждем вашего предложения по…

Не могли бы Вы подтвердить цены на…

Ждем вашего подтверждения.

5

. Проверьте правописание

При написании делового письма необходимо безупречное правописание. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как записать , встретиться , вы можете использовать вместо этого , произойти .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.

6. Проверьте свою грамматику

Грамматические ошибки немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди делают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, и не допускайте их сами!

Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Нам важен ваш интерес .

Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.

Mistake: Это важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили электронное письмо, а — его вложение .

Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Пояснение: С существительными единственного числа мы добавляем , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

• Настоящее простое против настоящего непрерывного

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Пояснение: Мы используем настоящее идеально для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году .

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем у в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем вместо для сравнения и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложным. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все же может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Proofreading Services , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте пунктуацию

Так сложно сосредоточить внимание на разных типах ошибок одновременно — орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы попытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не последовало. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

• Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я очень расстроился, когда получил бракованный товар ! 🙁

Правильно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлики делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

• Используется слишком много или недостаточно места

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При наборе текста мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте свое письмо

Оставить форматирование на конец; это требует меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов выше и продолжайте писать!

Загрузить:
Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит посетить FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке.Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

.