Собрание как проводить: Как провести собрание, которое не будет всех бесить

Как провести собрание, которое не будет всех бесить

Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.

Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени. 

Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше.

Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.

Пользе нужно содействовать

Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу. 

Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его. В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому. Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.

Фото: Kseniia Vorobeva / Shutterstock

Стоит отметить несколько аспектов содействия. 

• Вы модератор. Если вы организовали собрание, то фактически берете на себя обязанность содействия. В начале представьте его участников друг другу, сформулируйте основные вопросы и приступайте к обсуждению.

  Если вы обозначите себя как модератора с той минуты, как люди переступят порог, они будут вести себя как гости и относиться к вам с уважением. Внимательно отнеситесь к тому, где сесть: место во главе или в центре стола ассоциируется с наибольшим авторитетом, места на углах — с наименьшим.

• Слушайте и размышляйте. Основная задача содействующего — помочь другим участникам общаться. Если кто-то говорит что-то необдуманное (хотя не лишенное ценности), помогите ему развить идею. Попробуйте переформулировать сказанное: «Значит, Майк, ты хочешь сказать, что… [более удачная формулировка сказанного]. Ты согласен?» Это позволяет доработать мысль и показать всем, как сделать дискуссию совместным, сплоченным действием. Однако старайтесь не отстаивать свои собственные мнения — сложно поддерживать обсуждение, если вы преследуете личные интересы. Некоторые компании нанимают профессиональных экспертов, которые помогают провести спорные собрания или выезды.


• Направляйте обсуждение. Руководствуясь повесткой собрания, не позволяйте обсуждению отклониться от темы. Будьте гибким и позвольте людям высказаться, но если дискуссия повернулась на юг, в то время как повестка собрания требует идти на запад, нужно принимать меры. Вежливо прервите разговор, укажите на повестку собрания и попросите отложить обсуждение темы, пока не решите вопросы, ради которых вы собрались (или предложите скорректировать повестку собрания, если новая тема того стоит). Внимательно следите, кто говорит слишком много, а кто слишком мало, и действуйте соответственно.
• Закончите обсуждение. Вы должны определить для себя, в какой момент следует завершить обсуждение проблемы. Зачастую вполне достаточно сформулировать проблему, попросить конкретного человека проработать ее самостоятельно, а затем собраться завтра или в другой день и обсудить решение. Это прекрасный способ положить конец дебатам, которые захватывают собрания. Не позволяйте двум участникам дискуссии доминировать, когда пять-шесть человек скучают целый час.

• Запишите. Найдите время, чтобы задокументировать дискуссию (лучше прямо во время нее). Это позволит отследить, на каком этапе повестки вы находитесь, и сообщить это собравшимся. По этой причине я в полном восторге от обычной доски. Это самый простой способ отметить, что люди говорят, составить список дел или выделить вопросы, по которым присутствующие согласны или не согласны. Как вы это сделаете, неважно. Главное, записать после завершения собрания следующие шаги и важные моменты и отправить по электронной почте всем участникам. 
  
  Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.

Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.

Три типа собраний

Главная ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников. Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.

1. Высокоинтерактивное обсуждение. Все присутствующие должны активно участвовать. Цель: глубина и открытость. Задача: обсудить или решить конкретные вопросы либо найти альтернативные идеи. Размер группы: небольшой или средний (2–8 человек). Примеры: проектное обсуждение, мозговой штурм, кризис-менеджмент и триаж.
2. Отчеты и дискуссии. Цель: получить обратную связь или поделиться знаниями. Это может быть высокоинтерактивной задачей, но только в небольшой группе. Несколько человек могут вести собрание, меняться ролями. Размер: средний или большой (5–15). Примеры: обзор спецификаций, обзор архитектуры, обзор менеджмента и небольшие презентации.




3. Обзор статуса и проекта. Задача — резюмировать статус команды или всего проекта. Дает лидерам возможность корректировать курс и представить новые распоряжения начальства сразу всей группе. Собрания по статусу проекта самые скучные. Размер: средний или большой (10–100). Примеры: обзор статуса, обзор проекта, большие презентации и общие собрания.

Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию. Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо). К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.

Вред регулярных собраний

На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости. Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке. Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.

Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность. Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время. Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.

Есть хорошее правило — собрания по общему согласию.

Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи. Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю). Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.

Советы и рекомендации

Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.

• Собрались нужные люди? Кто-то придет, если вы пригласите. Кто-то не придет, если вы не вырубите их и не притащите силой (и/или не подкупите конфетками). Не бойтесь побегать по офису или ворваться на чужое собрание, если человек, который должен быть на вашем, не явился. Если вы видите, что некоторым участникам на собрании делать нечего, так и скажите. Будьте вежливы, предложите прислать итоговое резюме, но выведите их из комнаты, особенно если они будут мешать.

Фото: fizkes / Shutterstock

• Сидеть или стоять? Один из методов сократить длительность собрания — провести его стоя (например, в коридоре, в вестибюле или под открытым небом). Теоретически это вынудит присутствующих сразу перейти к сути дела и обсудить только те вопросы, которые действительно того заслуживают. 

  Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум. Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.

  Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.

  
  

• Подготовка. Собрания часто проваливаются из-за отсутствия подготовки. Всегда учитывайте, сколько времени требуется на выполнение задачи. Иногда нужно минимальное его количество: написать список проблем и открытых вопросов или электронное письмо с повесткой собрания, которое вы отправите за день до него. Иногда все не так просто: нужно подготовить презентацию, демо, распечатки. 

  Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.

• Ноутбуки и гаджеты. Я против гаджетов и ноутбуков на собраниях. Если присутствующие не считают, что происходящее достаточно важно, чтобы уделить этому все свое внимание, то их вообще не должно быть в комнате. Поговорите с другими членами команды и постарайтесь выработать приемлемую политику использования лэптопов во время собрания.
• Начать вовремя. Тон задает начальство. Если вице-президент регулярно опаздывает на собрания, остальные будут делать то же самое. Если он обычно приезжает вовремя, остальные последуют его примеру. 

  Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.

• В завершение собрания обозначьте следующие шаги и ответственных лиц. Когда собрание закончится, главное — сформулировать, что будет дальше. Если вы завершили самое жуткое, мерзкое, агрессивное сборище за историю человечества с правильным списком пяти задач, которые нужно выполнить, и с именами пяти сотрудников, которые согласились сделать это, то можете поздравить себя с успехом. 

  Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.

Как достичь максимума: памятка по собраниям 

1. Менеджеры проекта склонны раздражать команду. Иногда этого можно избежать.
2. Люди выходят из себя по многим причинам. Зачастую это происходит, когда они считают, что тратят время зря, что к ним относятся как к идиотам или что им предстоит пережить продолжительные мучения и неуважительное обращение.
3. Хороший процесс приносит много позитивных результатов, включая ускорение работы и устранение проблем. Однако процессы сложно разработать правильно.
4. Нераздражающая электронная почта, короткая и практичная, позволяет получателям быстро определить, насколько письмо актуально лично для них, нужно ли им читать дальше или можно ограничиться темой письма и первым предложением. 
5. Собрания проходят эффективно, только когда кто-то способствует этому.
6. Неудачные собрания случаются, когда цели не соответствуют типу собрания.

Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.

Как проводить рабочие собрания эффективно

Интернет-портал Parlons RH посчитал, что сотрудник французской компании тратит от трех до шести недель в год на участие в рабочих собраниях.

Безусловно, все — и работодатели, и сотрудники — заинтересованы в том, чтобы сделать совещания более эффективными. Вот несколько правил продуктивных встреч.

 

 

2 главных совета, как сделать совещания более эффективными

Специалисты Parlons RH убеждены: чтобы проводить качественные совещания, необходимо уменьшить их длительность и сократить количество участников.

1. Слишком длинные собрания

При всем желании сотрудник не может долго фокусировать свое внимание на чем-то одном. Но если вы отводите 60 минут на затянувшееся совещание, то заставляете его это делать.

Конечно, многое зависит от цели встречи: решение возникших проблем, консультация с сотрудниками, новость или короткое объявление.

В любом случае, исследование Barco et Circle Research, опубликованное в январе 2019 года, показало, что идеальная продолжительность собрания составляет не более 22 минут.

2. Слишком много участников

Количество участников собрания также влияет на его эффективность. Приглашать «всех, у кого есть свободная минутка», бессмысленно. По-настоящему эффективны встречи участников, а не зрителей.

Плохо организованные планерки — дополнительный источник затрат для компании. Стартап Perfony разработал калькулятор, подсчитывающий стоимость проведения собраний.

 

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

 

Рассчитывается периодичность, длительность и количество сотрудников. Например, если в компании из 200 человек каждый сотрудник будет тратить два часа рабочего времени в неделю на собрания, компания потратит на них 1 000 000 евро в год.

 

 

2 совета, как привести собрания в порядок

1. Подготовка повестки собрания

В действительности все начинается до собрания. Разошлите повестку встречи участникам накануне и дайте им возможность подготовиться к возможной дискуссии.

Цель собрания сформулируйте в виде вопроса, например: как сократить время обработки клиентских запросов?

Задача состоит в том, чтобы каждый сотрудник мог предложить свой вариант решения. Также поделитесь с участниками необходимой информацией для полноценного изучения вопроса.

2. Представление участников

Начинайте собрания с представления каждого участника. Это способствует открытости в обсуждении и предложении идей.

На таком собрании сотрудники больше вовлечены в обсуждение и способны сгенерировать идеи, ценные для компании.

 

 

2 совета, как организовать обсуждение и избежать его срыва

1. Составление плана собрания и соблюдение тайминга

В повестке дня, составленной накануне собрания, выделите несколько подтем и зафиксируйте время на обсуждение каждой.

Продолжительность может быть пересмотрена в зависимости от того, как будет развиваться обсуждение.

Однако будьте осторожны и не позволяйте участникам отвлекаться на обсуждение второстепенных вопросов. Нет, такими вопросами тоже не стоит пренебрегать, но они станут темой других собраний.

2. Использование дополнительных материалов

Удерживайте внимание сотрудников визуальными и графическими элементами. Зрение — самый активный орган чувств, людям гораздо проще воспринимать визуальную информацию.

Рисунки, инфографики, mind map и диаграммы, принесут больше пользы сотрудникам, чем записи по теме встречи. Также используйте цифровые продукты для динамичного зрительного восприятия, например, Klaxoon или Wisembly.

 

 

2 совета, как вовлечь сотрудников в обсуждение

1. Разумное использование мобильных телефонов

С одной стороны, имеет смысл ограничить использование смартфонов во время собрания.

Но использование различных приложений может быть полезно: проведение опросов (в том числе анонимных, что будет ценно для сотрудников, которые стесняются высказывать свою точку зрения), участие в голосовании, возможность высылать вопросы, не прерывая встречи, — это только малое количество примеров, как можно использовать телефон для большего вовлечения сотрудников.

2. Главный вопрос

Активное обсуждение во время собрания не являются показателем его эффективности. Важно то, что будет сделано сотрудниками после него.

Перед окончанием собрания важно дать четкий ответ на вопрос: кто, что и когда делает?

Это гарантирует, что все правильно поняли, к чему в итоге пришло обсуждение и что следует делать после него. Это необходимо зафиксировать в протоколе собрания.

 

 

Бонус: эффективные собрания улучшают продуктивность сотрудников

Слишком частые, плохо подготовленные, излишне монотонные и с большим количеством участников — такие собрания выматывают сотрудников, даже если те об этом не догадываются.

Плохо выполняя свою главную цель — решение конкретных проблем, — неэффективные собрания влияют и на качество работы. Сотрудники становятся более отстраненными и пассивными, снижается внутренняя продуктивность.  

Как подчеркивает Луи Варей, один из бывших руководителей компании Danone, «в каждой организации собрание — это место, где воспитывается и формируется коллектив, а значит, где каждый сотрудник может участвовать в принятии решений и развитии компании».

Эффективные собрания, вместе с современными и гибкими моделями управления, способствуют большему сотрудничеству внутри коллектива и делают работу более осмысленной.  

Как проводить собрания, чтобы было полезно, эффективно и интересно

Собрания нужны в каждой компании, но только с одной оговоркой. Они должны быть эффективными. В этой статье расскажем, как сделать собрание полезным, интересным и результативным.

Споры о необходимости проведения собраний в компаниях не прекращаются.

Одни считают это неоспоримым злом, забирающим драгоценное время сотрудников и не приносящим позитивные результаты. Другие же считают собрания важным инструментом для построения эффективных рабочих коммуникаций.

На самом деле собрания нужны в каждой компании, но только с одной оговоркой. Они должны быть эффективными.

В этой статье расскажем, как сделать собрание полезным, интересным и результативным.

Виды собраний

Собрания бывают двух видов:

1. Регулярные (например, планёрка отдела продаж).
2. Разовые (те, которые проводятся ради принятия важных решений. Например, для разработки стратегии компании на год. )

Организация и проведение каждого из вида собраний имеет свои тонкости, об этом дальше.

Как проводить?

Регулярные собрания.

Так как собрания имеют регулярный характер, процесс их проведения можно постоянно улучшать. Алгоритм такой: провели, проанализировали, выявили точки улучшения, применили на следующем собрании.

Выявлять зоны роста поможет модератор собрания (можно назначить из действующих сотрудников).

• Модератор следит за регламентом проведения собрания ( например, отслеживает тайминг, вовлеченность участников, соблюдение повестки и т. п.)
• После собрания модератор анализирует, насколько эффективным был процесс, оптимально ли использовано время, на каких этапах выпадали участники, и после отмечает моменты, которые можно оптимизировать.
• Итоговая задача модератора ― систематизировать выводы и дать обратную связь команде.

Разовые собрания.

Правила проведения этого вида собраний:

• Назначьте модератора.
• На старте определите чёткий тайминг (когда планируете закончить).
• На старте установите точные критерии ожидаемых результатов. Например, заполненный чек-лист, записанное видео, составленный план и т. д.

Если задача объёмная, разбейте её на части и установите дедлайны (для каждой части).  При этом, модератор следит за соблюдением тайминга, а также возвращает участников в тематическое русло, если кто-то уходит в сторону.

Дополнительные рекомендации:

• По окончании каждого собрания берите обратную связь от участников. Спросите, что, по их мнению, было хорошо, а что можно улучшить ― услышите свежие и оригинальные мысли и предложения.
• Если вы проводите быстрые собрания, делайте их в формате Stand up meeting. Это собрания, на которых участники стоят, чтобы не затягивать встречи и передавать только самую нужную информацию.
• Следите, чтобы на собраниях присутствовали только те люди, которых напрямую касается обсуждаемый вопрос. Этим вы повысите вовлеченность участников, а значит и эффективность мероприятий.

Давайте подытожим. Чтобы собрания проходили полезно и эффективно, необходимы:

1. Модератор.
2. Чёткий тайминг.
3. Точные критерии ожидаемого результата.
4. Сбор обратной связи.
5. Регулярное усовершенствование процесса собрания.

Внедряйте эти простые рекомендации и получайте отличные результаты. Успехов!

Как эффективно провести собрание?. Рабочая книга супервайзера

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4.  Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3.  Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % — визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены — персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно — пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами — спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять — слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, — именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения — это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

Как проводить собрание на предприятии

Как сделать так, чтобы собрание не было нудным? Ваша задача как руководителя – следить за тем, чтобы выступления не были чересчур длинными и соответствовали теме. Но как заставить людей не отвлекаться и при этом не выглядеть надсмотрщиком, не подавлять их инициативу?

Советы специалистов. В этом деле можно все же найти положительные стороны. Правила модерирования – это не химия или высшая математика, и вам наверняка известно, как необходимо себя вести. Однако проблема заключается в том, чтобы не давать собранию «сойти с рельс».

А для этого потребуется дисциплина, хотя мало кто готов к тому, чтобы пересилить себя. По словам Р. Поузена, являющегося сотрудником Брукингского института, преподавателем Гарвардской школы бизнеса, кому-то и в голову не приходило задумываться над тем, как должна проходить встреча, кто-то не успел подготовиться, а кто-то просто не обучен этому. Нечто похожее говорит и организационный психолог Р. Шварц. По его словам, сейчас темп работы стает все более быстрым, и потому у менеджеров просто не хватает времени на предварительную организацию встречи. Но стоит ли таким образом экономить свое время? Ведь сегодня вы выиграете несколько минут, а завтра потеряете несколько часов. Потому расширенное собрание компании либо командное обсуждение, проводящееся каждую неделю, посвященное стратегии работы всей компании либо одного ее отдела, требует основательной подготовки. Ниже мы расскажем вам о ряде способов, при помощи которых можно сделать собрание более продуктивным, отличающимся от тех, которые вы проводили ранее.

Определитесь с целью

Большинство проблем отпадет, если сразу определиться с целью собрания. Р. Шварц как-то увидел в конференц-зале фирмы «Интел» плакат, который призывал не начинать встречу, если неизвестно, зачем она нужна. Отличный совет! Необходимо предварительно разослать сотрудникам материалы о теме собрания – они должны быть в курсе того, что будет там происходить. При необходимости можно составить перечень обсуждаемых тем. По мнению Шварца, предпочтительней составлять список так, чтобы он содержал не утверждения, а вопросы. Например, «Обсудить график, касающийся видеофильмов» — это неправильно. Нужно писать: «К какому числу видеофильмы будут подготовлены?». Такой вопрос предполагает ответ со стороны сотрудников. Возле каждого пункта укажите, что должен будет делать тот или иной участник мероприятия. Пусть кто-то будет ответственен за принятие решений, кто-то – за генерацию свежих идей, кто-то – за информацию.

Количество участников

Если на собрание придет слишком много сотрудников, оно может стать неподконтрольным руководителю. По словам Поузена, вероятней всего, внимание участников будет «рассеянным», ни у кого не будет желания чувствовать себя ответственным за ход событий. Однако и впадать в противоположную крайность не следует – при незначительном количестве участников не будет необходимого разнообразия мнений. Нужно приглашать только полезных людей, которые пригодятся именно на этом мероприятии. Чтобы никто не остался в обиде, отправьте неприглашенным материалы встречи – так они будут знать о происходящем и не «отстанут от жизни».

Залог успеха – правильный тон

Менеджером определяется то, насколько свободно присутствующие высказывают собственное мнение. По словам Шварца, задачей руководителя будет собрать все высказанные в ходе проведения мероприятия идеи воедино. Необходимо сделать так, чтобы сотрудники хотели учиться и учить. Не заставляйте их соглашаться с вашим мнением, необходимо выслушать оценки, которые не совпадают с вашими. Следует признать, что ответить на все вопросы вы не в состоянии, впрочем, как и все остальные участники. Не нужно бояться ошибок. Прислушайтесь к Шварцу, который считает, что необходимо, чтобы встреча казалась сотрудникам мозаикой либо пазлом – все «изготовили» по одному «кусочку», из которых создается общая цельная картинка.

Ограничение болтливых участников

Поузен напоминает, что очень часто участники собрания говорят, а не задают вопросы. Обуздать болтливого сотрудника довольно нелегко, но это приходится делать. Шварц советует в таких случаях говорить что-то наподобие: «Хорошо, ты полностью прав, нам необходимо поговорить об этом отдельно». У человека не будет другого выхода, кроме как согласиться, и он не захочет снова говорить то же самое по какому-то другому поводу. Если же на собрании будут присутствовать те, кто любит встревать в разговор с репликами, нужно предварительно поговорить с ними и попросить, чтобы они не мешали другим высказывать свою точку зрения.

Следите за направлением разговора

Иногда речь может не совсем соответствовать тематике. Не следует такого допускать, поскольку если в ходе дискуссии начать обсуждать смежные вопросы, ей придет конец. Старайтесь возвращать разговор к основной теме. В некоторых случаях отвлекающий маневр совершается специально. Возможно, тому, кто выступает, не нравится направление разговора, либо же он сам хочет решить все за других. Не нужно обвинять такого выступающего том, что он срывает собрание, необходимо поинтересоваться относительно причин такого поведения, постараться не допустить раскола и возвратиться в «нужное русло».

Возможность обсуждения

Ведущий приступает к другой теме тогда, когда захочет, однако другие участники могут не успевать за ходом его мысли. Перед тем, как затронуть следующий вопрос, необходимо поинтересоваться относительно «понятности» предыдущего. Чтобы разговор был более сосредоточенным, люди должны иметь возможность обсудить услышанное.

Грамотное окончание собрания

Необходимо, чтобы у мероприятия было понятное окончание, после которого должна последовать продуктивная деятельность. Поузен говорит, что можно спросить сотрудников: «Что мы будем делать дальше? Какой примем график реализации?». Необходимо зафиксировать ответы и отправить их всем по e-mail’у. Это позволит «воспитать» ответственность. После такого шага ни у кого не получится оправдаться неосведомленностью.

Итак, подытожим все написанное выше в виде краткого «конспекта».

Что нужно сделать:

— Перед проведением собрания вам необходимо определиться с целью и четко ее сформулировать, после чего разослать участникам материалы, касающиеся темы события.

— Также перед проведением собрания вам необходимо попросить «болтунов» не увлекаться и дать возможность высказаться другим.

— После события вы рассылаете участникам mail’ы, в которых перечислены ближайшие действия и указаны ответственные за выполнение этих действий.

Что делать нежелательно:

— Приглашать большое количество сотрудников. Участвовать в собрании должны только те, кто будет на нем действительно полезен.

— Касаться другой темы, не дожидаясь, пока выскажутся все желающие.

— Касаться смежных тем. Необходимо вернуть разговор в нужное русло, предложив поговорить о других интересных моментах попозже, не во время собрания.

Наличие четкого плана, присутствие полезных сотрудников, а также нейтрализация «проблемных» выступающих – и организованное вами собрание обязательно пойдет на пользу производственному процессу.

Создание, посещение и проведение собраний при использовании Teams для дистанционного обучения

Переход на онлайн-обучение может создать новые проблемы для вашего класса. Microsoft Teams помогает создавать и проводить собрания для виртуального класса. Ознакомьтесь с различными темами или посетите наш центр дистанционного обучения для получения дополнительной помощи. 

Есть два способа запланировать собрание в Microsoft Teams: Используйте календарь или используйте опцию Встречайте сейчас.  

Чтобы запланировать встречу с помощью календаря, выполните следующие действия. 

1. Перейдите в Календарь в левой части приложения и выберите Новое собрание в правом верхнем углу.

2. Выберите диапазон времени в календаре. Откроется форма планирования.

3. В форме планирования можно указать название собрания, пригласить людей и добавить сведения о собрании. Воспользуйтесь Помощником по планированию, чтобы найти время, подходящее всем участникам.

4. После заполнения сведений нажмите Сохранить. В результате форма планирования закроется, и в почтовый ящик Outlook всех участников будет отправлено приглашение.

Если вы хотите использовать функциональность Встретиться сейчас, см. Создание мгновенных собраний с функцией Встретиться сейчас. 

Вы можете назначить каждому участнику собрания роль, которая влияет на то, что он может видеть и делать при присоединении к собранию. Например, участник может использовать свой микрофон и видеокамеру и просматривать контент, предоставленный другими, но он не может делиться своим собственным контентом, а также добавлять или удалять участников. Для получения дополнительной информации о различных ролях, которые вы можете назначить участникам, см. Роли в собрании Teams. 

Чтобы изменить роль участника:

1. Откройте собрание в календаре и выберите Параметры собрания.

2. Используйте раскрывающийся список Кто может представить, чтобы выбрать, кому вы хотите предоставить права докладчика.

Если у вас есть существующий канал для вашего виртуального класса, вы можете создать свою встречу в этом канале. Выберите раскрывающийся список Встреча в верхнем правом углу окна канала и затем выберите Запланировать встречу.  

Для получения дополнительной информации см. Встреча на канале.

Совет: Если вы хотите иметь групповую группу или группы внутри определенного класса, вы можете использовать частный канал. Создайте частный канал для каждой группы проектов, чтобы вы могли легко и быстро встретиться с каждой группой проекта. Для получения дополнительной информации о создании частного канала см. Стандартные и Частные каналы.  

Может быть полезно отправить информацию о работе совещаний, ожидаемом поведении и правилах до начала собрания.  

Рекомендуется использовать один и тот же набор инструкций и одинаковые настройки для всех встреч со студентами. Это поможет студентам знать, чего ожидать. 

Например, вы можете включить следующие инструкции в свое приглашение на собрание. 

Чтобы присоединиться к онлайн-уроку:

1. Нажмите на ссылку Присоединиться с помощью Microsoft Teams ниже, чтобы войти в ваш виртуальный класс.

2. Приглушите микрофон и держите видео выключенным при присоединении.

3. Нажмите кнопку Присоединиться, чтобы присоединиться к собранию.

4. Чтобы открыть боковую панель чата, щелкните значок чата.

5. Чтобы поднять руку во время урока, введите Hand Up на панели чата.

6. Когда учитель будет готов услышать ваш вопрос, он включит ваш микрофон, чтобы вы могли задать свой вопрос или внести свой вклад в разговор.

   Помните: Пожалуйста, уважайте права других студентов на обучение без перерыва. Все школьные и школьные правила применяются так же, как и в школе. 

Как настроить свой вид на собрании

Teams пытается предвидеть то, что вы хотите увидеть на встрече. Когда кто-то начинает говорить, мы показываем им. Когда кто-то делится контентом, мы показываем это.

Но когда вы предпочитаете видеть что-то еще, есть несколько способов сообщить об этом Teams.

• 
  Переключаться между людьми и контентом  Когда кто-то делится презентацией, вы можете переключаться между просмотром контента и людьми в комнате, щелкая интересующее вас видео или презентацию PowerPoint.

• 
  Закрепить видео  Щелкните правой кнопкой мыши видео в собрании и выберите Закрепить. Видео будет показано независимо от того, кто сейчас говорит. Вы можете закрепить несколько видео или щелкнуть правой кнопкой мыши любое закрепленное видео и выбрать Открепить в любое время.

• 
  Переделать видео  Команды могут обрезать ваше видео, чтобы лучше соответствовать экрану. Если вы хотите изменить это, щелкните правой кнопкой мыши видео и выберите По размеру кадра, чтобы просмотреть все видео. Чтобы увидеть более обрезанное изображение, щелкните правой кнопкой мыши видео и выберите Заполнить кадр.

Онлайн-классы могут быть новыми для вас. Чтобы повысить эффективность работы в классе, вы можете рассмотреть следующие вопросы: 

• Как вы начнете встречу со студентами? У вас есть набор рекомендаций? Вы хотите разрешить видео или нет? Вы поощряете студентов общаться друг с другом, чтобы отвечать на вопросы, или разговор должен быть только для прямых вопросов между учениками и учителем? Вы внедрили систему поднятия руки?

• Понимают ли студенты правила этикета онлайн-класса? Например, вы можете предоставить им список, такой как:

  • Нет отдельного выбора времени.

  • Студенты, которые не следуют правилам, могут быть удалены из онлайн-класса.

  • Если видео разрешено, должны ли студенты размыть свой фон?

• Как вы можете поощрять участие?

• У вас есть метод, чтобы зарегистрироваться со студентами после урока? Подумайте о выпускном опросе или упражнениях, которые учащиеся могут выполнять за пределами онлайн-класса, чтобы убедиться, что уроки поняты правильно.

  • Если вы хотите создать выходной билет для учащихся, покидающих онлайн-класс, попробуйте создать тест с помощью Microsoft Forms.

Запись встречи может быть ценным ресурсом для учащихся и родителей и помочь студентам понять и сохранить представленный материал. Когда вы записываете собрание, автоматически создаются расшифровка стенограммы и субтитры с возможностью поиска. 

Чтобы записать собрание, после его начала выберите Дополнительные параметры > Начать запись. Вы можете остановить запись, используя дополнительные параметры. 

После окончания собрания вы получите электронное письмо со ссылкой на запись, и запись будет доступна в чате или канале в течение семи дней.

Когда онлайн-занятие закончится, вы можете покинуть собрание, повесив трубку.

Онлайн-обучение может быть сложным и увлекательным как для студентов, так и для преподавателей. Используя Microsoft Teams, ваши преподаватели могут проводить виртуальные лекции, презентации и даже дискуссионные группы. 

Ознакомьтесь с различными темами на этой странице, чтобы помочь вам начать использовать Microsoft Teams в своих виртуальных классах. 

Хотите узнать, как работает Microsoft Teams? Ознакомьтесь с этим видео!

Вы получите приглашение по электронной почте на встречу в классе от своего преподавателя или администратора школы. Чтобы принять его, просто нажмите зеленую галочку в приглашении. 

Есть несколько способов присоединиться к онлайн-классу при его запуске. 

• Если у вас есть открытые Команды, как только ваш инструктор начнет собрание, вы увидите всплывающее уведомление в правом нижнем углу экрана с объявлением о начале собрания. Выберите Присоединиться, чтобы присоединиться к собранию.

• Вы также можете перейти в календарь Teams. Все ваши онлайн-встречи перечислены там. Чтобы присоединиться к собранию, дважды щелкните по собранию и выберите Присоединиться в правом верхнем углу.

• Щелкните правой кнопкой мыши собрание в вашем календаре и выберите Присоединиться онлайн.

В зависимости от того, как была организована встреча, вам может потребоваться подождать, чтобы вас приняли в онлайн-класс. Если это так, вы увидите сообщение, сообщающее, что вы в данный момент находитесь в лобби собрания. Ваш инструктор вскоре вас примет. 

Ваш инструктор, скорее всего, отправит вам набор руководящих принципов и правил обучения перед вашим первым онлайн-уроком. 

Вот несколько общих правил, которые помогут вашему онлайн-занятию пройти гладко. 

1. Когда вы присоединяетесь к собранию, выключите видеокамеру и микрофон, если ваш инструктор не указал вам иное. Для этого щелкните ползунки микрофона и видеокамеры, чтобы они оба были выключены. Вы всегда можете включить их на собрании, если об этом попросит инструктор.

2. Если ваш инструктор хочет, чтобы вы включили видеокамеру, размыть фон. Это создает лучший опыт обучения для всех ваших сверстников. Вам не придется беспокоиться о том, что позади вас отвлекает другого ученика или потенциально оскорбляет. Чтобы размыть фон, нажмите средний ползунок, когда присоединитесь к собранию. Откроется панель с правой стороны экрана с несколькими вариантами фона. Выберите размытие , чтобы скрыть сведения о всех остальных.

3. Используйте чат встречи, чтобы задавать вопросы. Вероятно, у вашего инструктора будет руководство по наилучшему способу поднять руку, но наиболее распространенный способ — щелкнуть значок чат на собрании, а затем ввести Hand up или Raising hand. Затем подождите, пока инструктор не позвонит вам.

Когда вы присоединитесь к своему онлайн-классу, вы увидите несколько элементов управления, которые помогут вам взаимодействовать и участвовать с вашим преподавателем и другими учениками (когда это разрешено). 

• Чтобы использовать онлайн-классный чат, щелкните значок чат.

• Вы можете напечатать свое сообщение в окне чата, вставить текст или смайлики и отправить свое сообщение. Обязательно следуйте правилам своего инструктора в отношении того, какие типы сообщений подходят для вашего онлайн-класса. 

Teams пытается предвидеть то, что вы хотите увидеть на встрече. Когда кто-то начинает говорить, мы показываем им. Когда кто-то делится контентом, мы показываем это.

Но когда вы предпочитаете видеть что-то еще, есть несколько способов сообщить об этом Teams.

• 
  Переключаться между людьми и контентом  Когда кто-то делится презентацией, вы можете переключаться между просмотром контента и людьми в комнате, щелкая интересующее вас видео или презентацию PowerPoint.

• 
  Закрепить видео  Щелкните правой кнопкой мыши видео в собрании и выберите Закрепить. Видео будет показано независимо от того, кто сейчас говорит. Вы можете закрепить несколько видео или щелкнуть правой кнопкой мыши любое закрепленное видео и выбрать Открепитьв любое время.

• 
  Переделать видео  Команды могут обрезать ваше видео, чтобы лучше соответствовать экрану. Если вы хотите изменить это, щелкните правой кнопкой мыши видео и выберите По размерукадра, чтобы просмотреть все видео. Чтобы увидеть более обрезанное изображение, щелкните правой кнопкой мыши видео и выберите Заполнитькадр.

Как администратор, есть настройки, которыми вы можете управлять как для студентов, так и для учителей. Вы можете установить политики собраний для всей вашей организации, а также конкретные параметры, которые будут применяться ко всем собраниям в вашей организации. 

Политики собраний используются для контроля того, какие функции доступны как участникам собрания, так и организаторам. Некоторые из политик, которые вы можете установить, включают:

• Разрешить или нет облачную запись

• Включение или выключение IP-видео

• Включение или отключение режима совместного использования экрана

• Включение или выключение функции доски

• Включение или отключение функции общих заметок

Дополнительные сведения о настройке политик собраний см. в разделе Управление политиками собраний. 

Существует несколько настроек собрания, которые вы можете установить для всей вашей организации. В том числе:

• Разрешить ли анонимным пользователям присоединяться к собраниям

• Создание индивидуальных приглашений на встречи. Пользовательские приглашения на собрания могут быть разработаны, чтобы включать правила классной комнаты, которые применяются, например, ко всем онлайн-классам.

Чтобы узнать больше об изменении настроек собрания для вашей организации, см. Управление настройками собрания в Microsoft Teams. 

Коронавирус и общее собрание акционеров

Меры, принимаемые государствами в связи с распространением коронавируса, стремительно ужесточаются. И для компаний, в первую очередь международных, запреты и ограничения означают отмену встреч, совещаний, собраний и других совместных мероприятий. Не заставили себя долго ждать и первые судебные решения, связанные с коронавирусом.

Так, Арбитражный суд Амурской области в марте этого года отказал в иске одному из участников общества с ограниченной ответственностью (ООО), который через суд пытался обязать гендиректора ООО провести общее собрание участников. Гендиректор отказался созвать общее собрание, объяснив, что остальные участники являются гражданами КНР и один из них находится на лечении в Корее. В суде генеральный директор пояснил: пограничный таможенный пункт с Россией закрыт и очное собрание невозможно, так как граждане Китая не имеют возможности прибыть в Россию. И что даже если суд примет решение в пользу истца, то выполнить это решение в нынешних обстоятельствах будет нереально. Суд в иске отказал.

Изменения в законах. Из-за ситуации с коронавирусом были предложены поправки в закон, принятый в связи с  выкупом правительством России акций Сбербанка у Центрального банка (федеральный закон от 18.03.2020 № 50-ФЗ). Поправки разрешили использовать в 2020 г. заочную форму голосования в АО. Некоторые ПАО уже объявили о заочном голосовании на годовых собраниях. Период общих годовых собраний участников или акционеров уже начался. Как их правильно организовывать в нынешних условиях?

Общее собрание участников ООО. Каждое ООО должно проводить очередное общее собрание участников для утверждения годовых результатов в период с 1 марта по 30 апреля 2020 г.

Годовое собрание созывается гендиректором и, как правило, проходит по месту нахождения компании или одного из совладельцев.

Собрание может быть проведено по видео-конференц-связи – закон об ООО это прямо не предусматривает, но и не запрещает. И судебная практика подтверждает законность таких собраний, раз законодательного запрета нет.

Годовое собрание нельзя провести в форме заочного голосования (опросным путем) – заочное голосование по вопросам утверждения годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов прямо запрещено законом об ООО.

Поэтому компании следует проверить, предусмотрены ли в уставе общества возможность и порядок проведения общих собраний с применением видео-конференц-связи. Проблема в том, что принятые решения и состав присутствовавших участников подтверждаются путем нотариального удостоверения и, если уставом (или отдельным решением участников) не предусмотрен альтернативный способ подтверждения, провести собрание с дистанционным участием будет невозможно. Нотариус не подтвердит решения, принятые на видеоконференции, так как он не сможет проверить полномочия лица, принимающего участие дистанционно. Возможный выход из положения для участников, которые не смогут присутствовать очно, – выдать доверенность на участие в годовом собрании представителю.

Общее собрание акционеров. По закону об АО годовые общие собрания акционеров должны проводиться в период с 1 марта по 30 июня 2020 г.

На годовом собрании избираются совет директоров, ревизионная комиссия, утверждается аудитор, годовой отчет, бухгалтерская отчетность (если устав не относит эти вопросы к компетенции совета директоров), а также принимаются решения о распределении прибыли и убытков по результатам года.

Принятые решения и состав акционеров ПАО, присутствовавших на собрании, подтверждаются регистратором, выполняющим на собрании функции счетной комиссии. В непубличном АО подтвердить принятые решения и состав присутствовавших акционеров кроме регистратора может нотариус.

Закон об АО допускает дистанционное годовое собрание. Акционеры могут заполнить электронные бюллетени на сайте в интернете. Но электронное голосование возможно лишь в том случае, если оно предусмотрено уставом.

Как и в законе об ООО, в п. 2 ст. 50 закона об АО установлен запрет на годовое собрание в форме заочного голосования. Однако из-за коронавируса этот запрет в 2020 г. не действует.

Акционерным обществам следует проверить, предусмотрено ли дистанционное участие акционеров в годовом собрании, а также электронное голосование. Организовать электронное голосование могут регистраторы, к которым надо заблаговременно обратиться. Также акционеры, которые не могут присутствовать на собрании, могут выдать доверенность на участие в годовом собрании своим представителям.

5 советов по проведению встреч, которые ваша команда будет ожидать до

Если вы спросите любого, кто хоть раз был в рабочем мире, что он ненавидит больше всего, есть большая вероятность, что большинство из них решительно ответят: «Встречи!»

Командные встречи служат множеству важных целей, но большинство из них — пустая трата времени. Выход из этой дилеммы прост — лучше проводить встречи.

Сколько из нас в течение часа или более нервничали из-за того, что наши коллеги или менеджеры беспрерывно бормотали, прислушиваясь к отклонениям, которые никуда не ведут, только для того, чтобы уйти, не имея четкого плана действий в отношении того, что вам нужно делать дальше? Не будет преувеличением сказать, что самым зловещим убийцей производительности в любой компании является собрание, проводимое ради собрания.

Но это не совсем справедливо по отношению к встречам. В конце концов, в лучшем случае именно в них заключаются планы и сделки по всему, от бизнес-стратегии до разработки продукта и брендинга бизнеса. Они также позволяют менеджерам лично встречаться со своими подчиненными, чтобы они могли лучше определить положение дел в офисе.

Здесь есть противоречие: командные встречи служат множеству важных целей, но большинство из них — пустая трата времени. Выход из этой дилеммы прост — лучше проводить встречи.Продуктивность, особенно в стартапе, — это то, что выделит вашу компанию из группы. Если вы будете следовать этим пяти советам, ваши встречи будут повышать продуктивность, а не угрожать способности вашей команды добиваться результатов (и ее общему здравомыслию).

1. Определите, может ли встреча быть электронной почтой или мгновенным сообщением

Первое, что вы должны сделать, когда вас укусит жучок на собраниях, — это остановиться и спросить себя, действительно ли вам нужно, чтобы все встали со своих столов и встретились в одной комнате.Попытайтесь резюмировать то, о чем вы собираетесь говорить, в нескольких предложениях. Если это возможно, отправьте электронное письмо или мгновенное сообщение соответствующим людям. Это позволит вашей команде сосредоточиться на задаче, давая им возможность ответить, когда у них будет свободное время.

TechCrunch посоветовал вам сделать это в пользу широко распространенной «встречи по вопросам статуса». Обычно они включают в себя объединение команды и обход комнаты с просьбой поделиться своими успехами. Проблема в том, что большинство обновлений статуса действительно имеют значение только для нескольких человек в комнате.Забудьте об этих встречах — ваша команда поблагодарит вас за лишний час.

2. Установить право собственности на собрание

Будь то вы или один из ваших менеджеров, кто-то должен подойти и взять на себя ответственность за все функции собрания. Это означает создание повестки дня, приглашение нужных людей и рассылку последующих электронных писем, чтобы повторить ключевые моменты, поднятые в ходе обсуждения. Если никто не «владеет» встречей, то она может превратиться в общедоступную.

3. Составьте четкую повестку дня

Встреча без повестки дня обычно превращается в светское мероприятие с небольшой отдачей. Если вы собираетесь провести собрание, заранее подготовьте повестку дня, включив такие пункты, как:

• Кто ведет собрание?
• Что каждый участник должен принести на встречу?
• Во сколько закончится встреча? (Жесткие ограничения по времени заставляют всех сосредоточиться.)
• Каковы цели встречи? (Inc.предложил ставить не более двух голов на каждую встречу.)

После того, как вы составили повестку дня, разошлите ее участникам встречи заранее, чтобы каждый точно знал, что ему нужно, чтобы внести свой вклад.

4. Приглашайте только тех, кто обязательно должен присутствовать

Может возникнуть соблазн подумать, что чем больше у вас людей на собрании, тем больше у вас шансов почерпнуть отличные идеи на «собрании умов». Но, как заметил Предприниматель, чем больше людей вы приведете на встречу, тем она будет дольше и тем меньше вероятность того, что из нее выйдет что-то действенное.

Если у вашей встречи есть четкая цель, вы должны приглашать только сотрудников, наиболее близких к рассматриваемой проблеме. Это должны быть люди, непосредственно ответственные за результаты и заинтересованные в том, что обсуждается. Затем участники могут сообщить остальным участникам своих команд по электронной почте, если это необходимо.

5. Каждое собрание должно выдвигать четкие пункты действий

Никто не должен выходить с собрания, задаваясь вопросом, каковы следующие шаги. Помните: ваша встреча должна побуждать к действиям.Если люди уходят с собрания, не зная, что делать дальше, это пустая трата времени.

В дополнение к четкому изложению того, что необходимо сделать, вы должны взять страницу из книги Apple и назначить «непосредственно ответственного лица» за все, что будет принято. Журнал Fortune объяснил, что, назначая DRI каждому элементу действия, Apple создает культуру подотчетности. Если действия, изложенные на встрече, не выполняются, легко увидеть, кто сбросил мяч.

Встречи не обязательно должны тратить время или убивать продуктивность.Проявив немного предвидения и планирования, вы можете сделать свои встречи полезными для всех участников, сократив ненужные отвлекающие факторы, которые мешают вашей команде добиваться результатов.

Челси Сигал — генеральный директор Targetwise. TARGETWISE наделяет агентства, бренды + маркетологов решениями, ориентированными на результат, которые способствуют росту, развитию и поддержанию социальной экосферы.

Нейтрализуя все цифровые каналы, мы повышаем производительность, применяя оптимизацию на основе данных в режиме реального времени для превосходного сочетания мобильных ресурсов, видео, дисплеев и электронной почты.Обращая нужных людей в нужное время, мы внедряем решения для брендов, обеспечивая при этом оптимальное воздействие, вовлеченность и результаты.

Последние сообщения Челси Сигал (посмотреть все)

6 золотых правил проведения эффективных встреч

Главная> Инструментарий> Встречи> Золотые правила

Дон Якобсон

Встречи непопулярны, потому что отнимают время — обычно
люди. Однако встречи бывают хорошие, а бывают и плохие.Встречи могут быть прекрасным использованием времени, если они хорошо организованы.
К сожалению, верно и обратное, и кажется, что напрасная трата времени,
плохо организованные собрания слишком распространены.

В этой статье описаны 6 правил организации встреч, которые могут помочь
встречи более продуктивны и менее неприятны. Каждое из правил требует
приверженность всех участников.

Золотое правило № 1: Проводите собрания так же, как если бы другие проводили собрания.
что вы посещаете.
Это наиболее фундаментальное золотое правило организации встреч. Запуск
эффективная встреча — или быть хорошим участником встречи — это все о том, чтобы быть
внимательный к другим. Все остальные золотые правила организации встреч
из этого принципа.

Золотое правило № 2:
Будьте готовы и убедитесь, что все участники могут быть как
хорошо.
Раздайте повестку дня собрания за день до собрания (раньше, если есть много предварительного чтения или подготовки) и убедитесь, что
у всех есть доступ к соответствующим справочным материалам.

Участников, из
конечно, иметь обязательство ознакомиться с повесткой дня и справочными материалами
и прибыв на встречу подготовлен. Если у организатора встречи нет
предоставили адекватную информацию о целях встречи, участники
должен проявить инициативу, чтобы спросить. Никто не должен приходить на встречу не
зная, почему они там — и что должно быть достигнуто.

Если в повестку дня нечего ставить, организатор должен спросить
он / она действительно ли должна быть встреча.

Золотое правило № 3: Придерживайтесь расписания.
Начать встречу вовремя и закончить вовремя (или даже раньше). Начиная с
время требует дисциплины со стороны организатора и участников. Прибытие
поздно показывает невнимание ко всем, кто пришел вовремя. Но если
все участники знают, что организатор собирается правильно начать встречу
вовремя, существует гораздо большая вероятность того, что все остальные сделают
стремление быть пунктуальным.

Своевременное завершение также имеет решающее значение. Если бы все согласились, что
встреча будет длиться час, встреча не должна длиться дольше этого.
Конечно, важно сохранять реалистичность повестки дня. Наконец, если бы только 20
протокол необходим для достижения целей встречи, встреча
должен закончиться всего через 20 минут. Было бы пустой тратой времени каждого
пусть это будет продолжаться дольше, чем это.

Время, на которое назначена встреча, также важно.Планирование
регулярные встречи в неудобное время (например, после окончания официального
рабочий день) может очень негативно повлиять на моральный дух. Чрезвычайные ситуации — это
реальность для большинства организаций и может потребовать встреч в неурочное время,
но обычные встречи следует назначать на время, разумное
удобно для участников.

Золотое правило №4: Продолжайте тему.
В большинстве групп есть по крайней мере один человек, который имеет тенденцию уходить по касательной или
рассказывать не относящиеся к делу * истории о войне во время встреч.Будь то организатор или один из
участников, все участники встречи несут ответственность за осторожное
возвращение встречи к основным пунктам повестки дня.

* Примечание: не все рассказы плохи; рассказывание историй может быть очень полезным, если оно
преднамеренно используется в качестве инструмента наставничества или обучения.

Золотое правило № 5: Не проводите ненужных встреч.
Тщательно оцените, как часто нужно проводить обычные собрания.Для
Например, если у вас ежедневные собрания персонала, насколько они продуктивны? Они могут
проводиться реже? Или, возможно, их можно держать где-нибудь стоя
и держался до нескольких минут? Собрания персонала — важнейший инструмент для
поддерживать хорошее общение в офисе, но важно найти
правильный баланс между хорошим общением и продуктивным использованием времени.

Золотое правило № 6: Завершите встречи четким изложением
следующие шаги и кто их должен делать.
Если на собрании были приняты какие-либо решения (даже если решение было
«изучите вопрос подробнее») организатор встречи должен четко резюмировать, что
нужно сделать, и кто это будет делать. Если организатор не выполняет
при этом один из участников должен проявить инициативу, чтобы высказаться и запросить разъяснения по
следующие шаги. Это очень важно. Если участники покидают собрание и
никто не несет ответственности за действия по принятым решениям,
тогда встреча будет пустой тратой времени.

Эти простые правила могут иметь большое значение для повышения продуктивности встреч.
Реализовать их не всегда легко, так как они требуют подготовки и
дисциплины, но это может иметь огромное значение для продуктивности вашего
организация.

© 2002-2021 GovLeaders.org

17 советов по проведению собрания

Часть работы менеджера — это проведение собраний. Одно можно сказать наверняка: вы должны быть готовы.Встречи могут быть любыми: от быстрого обсуждения с несколькими сотрудниками до формальной презентации PowerPoint для высшего руководства. Встречи могут быть очень продуктивными, но они также могут быть пустой тратой времени. Вам нужно принять правильное решение, когда и когда не проводить собрание. Вы можете обнаружить, что можете достичь целей встречи с помощью электронной почты или быстрой конференц-связи.

Несмотря на то, что собрания чрезвычайно важны, неэффективные собрания не только останавливают нормальный повседневный рабочий процесс с незначительной выгодой, но и влияют на моральный дух сотрудников.Вам нужно знать, что делать до, во время и после встречи, чтобы добиться результатов.

Если вы проводите встречу, вот 17 основных приемов, которым нужно следовать:

1. Отправьте приглашение на собрание. Обычно это делается через Outlook или другой сервер обмена электронной почтой, который вы используете. Подумайте, кому нужно присутствовать, а кто, возможно, захочет присутствовать (вы можете скопировать этих людей). Если некоторые ключевые игроки не могут успеть на запрошенное время, установите другое время, удобное для всех.Вам следует создать свою собственную группу контактов, чтобы вам не приходилось вводить имя каждого, если это встреча с большим, чем просто несколькими людьми. Например, у вас должен быть список контактов уровня 1, в который будут входить только технические специалисты уровня 1 и их руководитель. Вот три элемента, которые должны быть в каждом запросе на собрание:
• Укажите цель. Укажите причину встречи в заголовке сообщения. Например, «Эта встреча предназначена для рассмотрения новой версии продукта.«Люди хотят иметь возможность сразу увидеть, о чем идет речь и почему они должны там присутствовать.
• Составьте повестку дня . Не просто крыси. Вам нужно поместить темы, о которых вы хотите поговорить, в формате маркированного списка. Убедитесь, что вы продумали каждую тему и сделали основу для определения фактов, проблем и возможностей презентации. Убедитесь, что темы и цели четко записаны, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и были хорошо подготовлены к рассмотрению.Вы также должны быть на 100% готовы обсудить любые вопросы, связанные с встречей, со всеми необходимыми материалами.
• Установить таймфрейм . Большинство собраний должны длиться от ½ часа до 1 часа. Вы также можете установить временные рамки для каждого пункта повестки дня.
2. Разошлите любые материалы собрания как минимум за два дня до собрания . Сюда входят документы, PowerPoint, диаграммы, графики и любые другие материалы для чтения.Это даст людям информацию о том, что будет рассмотрено, и даст им время хорошо подготовиться к встрече. Если возможно, отправьте этот материал одновременно с отправкой приглашения на собрание.
3. Сделайте копии для всех. Вам следует распечатать достаточное количество копий повестки дня и материалов собрания и подготовить их для раздачи перед началом собрания. Обязательно используйте этот материал. Это должен быть тот же материал, который вы ранее отправляли на предварительную проверку.
4. Начать встречу вовремя . Не опаздывайте на свою встречу, а если вы ждете участников, ждите не более 5 минут. Они поймут суть и придут раньше на следующую встречу. Если всегда ждать всех участников, то всегда будут задержки.
5. Установите основные правила (также известные как «Нормы») . Одна из самых больших проблем на собраниях — это использование ноутбуков для проверки электронной почты, получение звонков на сотовые телефоны, конфликты между сотрудниками при обсуждении определенной темы, людьми, которые хотят взять на себя встречу, и людьми, которые просто хотят делать время и убирайся как можно скорее.Вежливо сообщите всем, что вам потребуется их безраздельное внимание и что им следует выключить все электронные устройства. Вы также должны заявить, что ожидаете, что все будут действовать профессионально, и что вы ожидаете, что все будут участвовать в равной степени.
6. Ближе к делу. Цель встречи — добиться какого-то результата, будь то информационный, обсуждение новых целей, обсуждение нового процесса и т. Д. После обычных двух-трех минутных любезностей пора переходить к делу.Не смущайтесь, прекращая болтовню и сразу переходя к первому пункту. Вы продемонстрируете сильные лидерские качества, если будете эффективно использовать свое время. Это вызовет больше энтузиазма и чувство выполненного долга. Будьте эффективным фасилитатором, удерживая участников на пути к достижению целей встречи.
7. Убедитесь, что вы расставили приоритеты по темам встречи. Если у вас есть десять тем для обсуждения, не помещайте самые важные в конец списка.
8. Следуйте повестке дня и отметьте каждый обсужденный вопрос. Это покажет всем, что вы серьезно относитесь к каждой теме, когда пришло время двигаться дальше, и что вы полностью контролируете ситуацию.
9. Делайте заметки во время собрания. Убедитесь, что у вас есть ручка и блокнот, и делайте много заметок. Это не только гарантирует, что вы охватите все важные моменты, но и покажет другим, насколько вы серьезны, что вселит в них уверенность в том, что их точки зрения приняты правильно.Если возможно, попросите кого-нибудь из группы делать для вас заметки, особенно если вы находитесь в режиме презентации.
10. Легко отойти от темы. Постарайтесь сосредоточиться и придерживаться повестки встречи. Иногда можно отклониться от темы, если это относится к обсуждаемой теме, но в большинстве случаев, даже если обсуждаемая тема интересна, она не имеет отношения к повестке дня встречи. Вам следует предложить назначить еще одну встречу для обсуждения другой темы, если она важна, но как можно скорее верните всеобщее внимание на вашу встречу.Распространенная фраза, которую используют, когда вы хотите вернуть встречу к повестке дня, — это: «Мы можем отключить это, если вы хотите продолжить обсуждение». Если одновременно ведется слишком много разговоров, найдите самый важный и попросите их поделиться обсуждаемой информацией, это может быть очень интересно, и все должны знать эту тему. Вы также можете спокойно разрешить участникам других бесед присоединиться к групповому обсуждению. Вы можете сказать участникам: «При слишком большом количестве разговоров одновременно некоторые очень хорошие идеи могут быть потеряны.”
11. Заставьте тихих людей больше говорить, а доминирующих — меньше. Чаще всего у вас будет один или два человека, которые будут постоянно делиться своими взглядами на каждое ваше заявление. Иногда люди боятся сказать хоть слово, потому что доминирующий человек, у которого может быть больше знаний и, конечно, больше уверенности, запугивает их. У вас всегда будут монополизаторы, заядлые болтуны, защитники дьявола, циники, да мужчины, цыплята, шутники и злые люди.Сделайте все возможное, чтобы вовлечь всех в разговор и поддерживать его на равных условиях. Осторожно перебейте доминирующего человека и спросите мнение кого-нибудь из присутствующих в комнате по этому поводу. Чем больше вы знаете персонажей в своей компании, тем лучше вы будете готовы с ними справиться.
12. Заставьте их слушать, не говоря ни слова. Иногда просто правильный взгляд заставляет людей обращать на вас внимание. Такие вещи, как поднятие бровей, пристальный взгляд на них или даже остановка разговора на полуслове, помогут привлечь их внимание и снова сосредоточиться на вас.Обычно это происходит, когда ведется слишком много разговоров одновременно.
13. Обратите внимание на признаки того, что вы достаточно долго говорили. Вы сможете определить, когда группа начинает ерзать, смотреть на часы или часы, или когда становится очевидным, что кто-то еще хочет говорить. Вы хотите, чтобы вас знали как человека, который устраивает хорошие встречи, а не как проводника встреч.
14. Знайте, когда закончить встречу .Если темы встречи заканчиваются раньше отведенного времени, и если больше нечего обсуждать по этому вопросу, то продолжайте и заканчивайте встречу. Если он запаздывает, постарайтесь как можно скорее завернуть его. Довольно часто у людей запланированы другие встречи или они будут обедать между вашей встречей и следующей встречей, которую они запланировали. Так что постарайтесь не затягивать отведенное время.
15. Прежде чем завершить собрание, убедитесь, что вы рассмотрели важные моменты. Убедитесь, что все важные вопросы были обсуждены, пройдите по пунктам действий и убедитесь, что никто не сбивается с толку. Спросите, есть ли у кого-нибудь вопросы, и, если да, повторите заданный вопрос, чтобы человеку было хорошо, что вы поняли, о чем говорится, и чтобы вы поделились этим со всеми на случай, если они этого не услышат.
16. Разошлите обзор после встречи. В зависимости от важности собрания рекомендуется разослать краткий обзор или «Протокол» вскоре после собрания не только участникам, но и всем, кто, по вашему мнению, может быть заинтересован.Это нужно сделать в течение нескольких часов после встречи, чтобы поддержать энтузиазм. Люди будут решать задачи лучше и быстрее, когда они еще свежи в их памяти. В протоколе следует записывать, кто присутствовал, что обсуждалось, какие договоренности были достигнуты, и какие действия были назначены. Распространение протокола информирует тех, кто не присутствует на собрании, о достигнутом прогрессе и напоминает всем об их задачах.
17. Создайте список действий и назначьте встречу .Вы обнаружите, что довольно часто устраивается повторная встреча. Если да, назначьте следующую встречу как можно скорее, чтобы сохранить энтузиазм. Это также придает истинную цель первоначальной встрече. Вот почему так важно, чтобы все понимали, о чем идет речь. Не должно быть путаницы в поставленных задачах. Создайте список того, что ожидается от группы или отдельного человека, и разошлите его участникам с последующим запросом на встречу, который обычно составляет одну неделю.Вы должны включить:
• Задача конкретная.
• Имя человека, которому «принадлежит» задача.
• Срок выполнения задачи.
• Соглашение о завершении задачи.
• Настоящая ответственность за задачу и ожидаемый срок. Вы должны убедиться, что они знают, что вы этого ожидаете.

Собрания, если они проведены правильно и считаются необходимыми, являются ключом к успеху отдела и компании.Хорошая идея — проводить регулярные встречи, даже если они длятся всего несколько минут. Таким образом люди привыкнут к рутине, и не будет казаться, что все, что вы делаете, — это назначаете встречи. Вот пара идей для регулярных встреч:

• Устраивайте ежедневную встречу , желательно утром около 9:00 или 10:00, с ключевыми лицами , такими как представители малого и среднего бизнеса, руководители или руководители вашего отдела. Держите это около 15 минут.Настройте ежедневное мероприятие в календаре и отправьте приглашение по электронной почте. Не должно быть повестки дня, только простой открытый разговор. Эти быстрые ежедневные встречи помогают всем оставаться на одной волне. Вы можете обсудить ход выполнения проектов, просмотреть поставленные задачи, убедиться, что все нерешенные проблемы решены или над ними работают, а также освещать события и события в компании. Затем ваши руководители и / или руководители могут передать соответствующую информацию остальной части команды. Если бы вы управляли только несколькими людьми, вы бы хотели встретиться со всем персоналом.
• Проведите запланированную ежемесячную встречу со всем сотрудниками вашего отдела. Всегда придерживайтесь расписания, иначе его не воспримут всерьез. Это также было бы идеальным временем, чтобы купить пиццу или суб-бутерброды для всей команды. При желании вы можете сделать это «обедом и учиться». Всегда подчеркивайте важность общения и открыто отвечайте на все задаваемые вопросы. Если вы не знаете ответа, не придумывайте его, дайте им знать, что вы изучите его и вернетесь к ним.Однако важно то, что вы действительно вернетесь к ним как можно скорее. Это вызывает уважение и доверие. Это также укрепляет характер и дает им понять, что вы действительно слушаете и заботитесь, даже если вы даете им ответ, который им не нравится.
• Пусть люди хотят пойти на ваши собрания. Начните с шутки или актуального юмора. Задайте вопрос, не связанный с работой, чтобы они расслабились и поговорили. Продолжайте светскую беседу не более одной-двух минут.Это поможет сломать лед и создать комфортную атмосферу. Также не делайте встречи скучными и предсказуемыми. Разбейте их, иногда используя презентации или раздаточные материалы, иногда просто превращайте встречу в устную, иногда нарисуйте ее самостоятельно на доске, иногда пусть кто-то другой будет проводить большую часть собрания, иногда поменять место, иногда принести еду, а иногда принесите бутылки с водой или газировкой. Цель состоит в том, чтобы прослыть человеком, который действительно знает, как устроить хорошую встречу во всех отношениях.

УРОК 7 — КАК ПОЛУЧИТЬ ТОЧКУ ЧЕРЕЗ ИСКУССТВО БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ

Текст этих материалов или любой их части не может быть воспроизведен или передан в любой форме и любыми средствами, электронными или механическими. включая ксерокопирование, запись, хранение в информационно-поисковой системе или иным образом, за исключением личного использования учащимися. Автор прямо отказывается от какой-либо ответственности за какие-либо обязательства, убытки или риски, личные или иные, которые возникают в результате, прямо или косвенно, использования и применения любого содержания этого курса.

Как провести онлайн-встречу

Как организовать собрание, когда все работают из дома? Вы можете провести конференц-звонок, но, чтобы оставаться на связи при удаленной работе, мы рекомендуем проводить онлайн-встречу с помощью видео.

Видеовстречу нечего бояться, вам даже не нужно иметь специальное оборудование, у большинства ноутбуков есть отличная веб-камера и микрофон.

Чтобы помочь вам начать работу, мы составили руководство по проведению отличной онлайн-встречи.

Что такое онлайн-встречи?

Онлайн-собрания (также известные как виртуальные собрания) — это собрания, проводимые удаленно с помощью подключения к Интернету и компьютерного приложения. Они работают аналогично стандартному видеозвонку, но большинство провайдеров онлайн-встреч предлагают больше функций, чем стандартный видеозвонок.

В последние годы популярность онлайн-встреч возросла благодаря увеличению числа удаленных сотрудников и простоте использования приложений. Если вы новичок в онлайн-встречах, не волнуйтесь, вам нечего бояться.

Как провести онлайн-встречу

Подобрать подходящую платформу

Для начала вам нужно выбрать инструмент для онлайн-встреч. Есть из чего выбирать, и все они имеют свои сильные и слабые стороны. Выбор инструмента будет зависеть от того, какой инструмент лучше всего подходит вашей команде. При поиске инструмента учитывайте:

• Каков ключевой аспект этого удаленного командного собрания?

Вам интересно просто увидеть свою команду? Тогда, возможно, вам будет достаточно видеоконференцсвязи.Возможно, вам нужно вместе поработать над документом, такой инструмент, как Microsoft Teams, позволит вам получить удаленный доступ к файлам и провести видеовстречу. Вам нужно показать свой экран? Тогда вам понадобится инструмент, позволяющий делиться экраном.

• Сколько людей нужно привлечь к удаленному собранию?

Хотя вы можете найти эффективные варианты видеочата один на один (например, ваш мобильный телефон), это может быть неподходящим вариантом для проведения встречи с более чем 20 удаленными сотрудниками.

Вы обнаружите, что какую бы платформу вы ни выбрали (мы перечислили варианты в конце), настроить встречу довольно просто. Убедитесь, что каждый из ваших сотрудников знает, как присоединиться или создать собрание.

Проверьте свою систему

Не ждите, пока вы захотите провести собрание, чтобы проверить свои системы. Ничто не тратит больше времени, чем попытки настроить микрофон или камеру во время встречи. Убедитесь, что ваша камера и микрофон работают нормально, а программное обеспечение для встреч поддерживает нескольких участников.

Сообщите повестку дня

Мы все были на достаточном количестве собраний, чтобы знать, что если у собрания нет четкой цели или повестки дня, они могут быстро сойти с рельсов. То же верно и для онлайн-встреч. Подготовьте повестку дня с ключевыми вопросами для обсуждения.

Если вам нужна помощь в составлении повестки дня, убедитесь, что она включает следующее:

• Ключевые темы для обсуждения
• Структура встречи (например, когда и как долго вы планируете обсуждать каждую тему для разговора)
• Члены команды / команды, которые будут присутствовать
• Что каждый член команды / команда несет ответственность за донесение до собрания
• Любые соответствующие документы, файлы или исследования

У кресла для совещаний

Чтобы не сбиться с пути, попросите кого-нибудь «вести» встречу.Опять же, речь идет о добавлении структуры собранию и обеспечении его продуктивности. Наличие стула может помочь поддерживать порядок, все говорят одновременно — это далеко не идеально для обычного собрания, это чистый шум на онлайн-встрече.

Минимум отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы могут быстро сбить с толку встречу. Убедитесь, что все участники сидят в закрытой и хорошо освещенной комнате с чистым фоном. Отключите все, что может издавать фоновый шум.Вы также можете обнаружить, что лучше использовать наушники и микрофон на ошейнике вместо микрофона ноутбука, чтобы обеспечить четкое общение.

Поддерживать участие всех

Несколько минут дружеского чата перед тем, как погрузиться в встречу, действительно могут создать настроение, необходимое для успешной онлайн-встречи. В начале встречи потратьте несколько минут на то, чтобы проверить всех, наверстать упущенное или просто поговорить о том, что происходит.

Этикет онлайн-встреч

Ключ к успешной видеоконференции или телефонной конференции — помнить, что вы на встрече.Чтобы встречи проходили гладко, соблюдайте этикетки встреч.

• Установите зрительный контакт, глядя в камеру.
• Говорите четко и не закрывайте микрофон
• Сведите движения тела к минимуму
• Не работать над другими задачами (например, проверять электронную почту) во время встречи
• Не перебивать других ораторов
• Отключите все уведомления и убедитесь, что ваш мобильный телефон не работает.

Эти советы должны помочь вам провести продуктивную встречу независимо от того, где находятся ваши сотрудники.

Платформы для онлайн-встреч

Найти площадку для онлайн-встреч несложно, ведь есть из чего выбирать. Мы перечислили некоторые из популярных и наиболее рекомендуемых вариантов.

Особенности совместной работы группы обмена сообщениями, транскрипции видео и настраиваемые параметры команды.

Помимо организации онлайн-встреч, Zoom позволяет проводить обучение по продуктам, видео-вебинары и многое другое.

Поставляется как часть подписки на Office 365 и предлагает возможность совместного использования экрана и календаря для всех пользователей.

HighFive не использует пароли или пин-коды для присоединения к собраниям; вместо этого пользователи ждут в виртуальной комнате собраний, пока менеджер собрания не впустит их, что делает их более безопасными.

Бесплатная платформа для нескольких коммуникаций, которая поддерживает телефонные звонки, видеоконференции и обмен мгновенными сообщениями для десяти пользователей.

В дополнение к видеочату, совместному использованию экрана и обмену мгновенными сообщениями Adobe Connect позволяет создавать микросайты, управлять электронной почтой, измерять вовлеченность и создавать постоянные виртуальные комнаты, которые можно настроить в соответствии со своим брендом.

Сводка

Возможно, вы новичок в онлайн-встречах, но их не стоит бояться. Их легко настроить, и вы быстро сможете настроить встречу удаленно.

В Infotech мы проводим удаленные встречи с помощью Microsoft Teams. Платформа позволяет нам обмениваться документами и файлами между членами команды, а у Teams есть собственная специализированная платформа для онлайн-встреч. Мы провели встречи с более чем 15 участниками и пока не столкнулись с проблемами.

Если вам нужна помощь в организации онлайн-встреч для вашего бизнеса или что-то еще, касающееся удаленной работы, пожалуйста, свяжитесь с нами.Вы можете связаться с нами здесь, написать по электронной почте [email protected] или позвонить нам по телефону 01634 52 52 52.

Как проводить хорошие собрания

Поскольку время дорого, проводите собрания только тогда, когда это необходимо, и делайте каждое из них эффективным и кратким. Никому не нужно тратить время на разогрев стульев в зале заседаний.

ОБЗОР [наверх]

Хотите погрузиться в мысли своих сотрудников во время встречи? Скорее всего, вам не понравится то, что вы обнаружите. Огромный 91% всех участников признаются, что мечтают во время собраний, более 70% делают каракули на другой работе под видом заметок, и почти 40% признают, что задремали.(«Встречи в Америке», официальный документ конференции networkMCI, 1998 г.) Если вы думаете, что проблема кроется в ваших сотрудниках, подумайте еще раз.

Статистика Wall Street Journal показывает, что в среднем генеральный директор тратит на собрания 17 часов в неделю, в то время как его или ее высшие руководители проводят на собраниях 23 часа в неделю. Средний уровень обучения составляет в среднем 11 часов. Однако менеджеры всех трех уровней заявляют, что только 56% их собраний являются продуктивными и что простой телефонный звонок мог бы заменить более 25% собраний, на которых они присутствовали.

«Совершенно очевидно, что американские компании страдают серьезным случаем« мании встреч », — говорит Джей Крукстон, вице-президент по продажам в США по networkMCI Conferencing.

Хорошая новость: простое ужесточение задач по выполнению задач увеличит среднюю рабочую неделю менеджера на семь продуктивных часов, что, в свою очередь, сэкономит от 9000 до 16000 долларов на каждого менеджера в показателях производительности.

В этом кратком руководстве вы найдете:

• Секреты лучших встреч.
• Ингредиенты для веселой, запоминающейся встречи.

РЕШЕНИЕ [вверху]

Мультипликационная лента Скотта Адамса Дилберт обращается к климату сегодняшней встречи: Менеджер вручает Дилберту лист бумаги с объявлением: «Вы приглашены на мою четырехчасовую встречу. повестка дня. Это должно быть больно «. На самом деле хорошая встреча заряжает ее участников энергией. Они уходят с полномочиями выполнять свои задачи и считают себя более осведомленными, чем когда они вошли. Они уходят с пружинкой в ​​своих шагах и оптимистичным отношением, которое передает их энтузиазм другим сотрудникам компании.

Независимо от того, выбираете ли вы традиционный стол для переговоров или выбираете методы видео- и компьютерной конференц-связи, основные правила успеха остаются неизменными:

• Координатор контролирует продуктивность встречи, заранее задав тон и придерживаясь его.
• Продолжительность встречи не больше или меньше, чем необходимо для достижения заявленных целей.
• Одноразовые встречи, как правило, чрезвычайно продуктивны, а повторяющиеся встречи часто вызывают утомление.
• Конечная цель — решать проблемы.
• На собрании присутствуют только те сотрудники, которые могут или должны внести свой вклад в решение вопроса повестки дня.

По словам Кевина Полка, клинического психолога и тренера по управлению стрессом, эффективное решение проблем начинается с хорошего отношения, за которым следует время, потраченное на определение и описание проблемы. Затем участники проводят мозговой штурм для нескольких творческих решений, затем — только — они оценивают возможности и выбирают действие.Престо! — план вашей следующей встречи. Как фасилитатор, вы несете ответственность за предотвращение того, чтобы обсуждение оценки началось в неподходящее время, и за то, чтобы комментарии участников не прекращались. Некоторые компании содержат инструкции по эффективному проведению собраний в своих справочниках для сотрудников, чтобы помочь фасилитаторам проводить собрания более эффективно.

Правильные игрушки для подходящей встречи

Определенные типы встреч (мозговой штурм, стратегическое планирование) выигрывают от реквизита: игрушек, игр или еды, которые незаметно дадут участникам понять, что вы хотите, чтобы они расслабились.Тщательно выбирайте из множества тихих предметов, которые сохраняют активность пальцев и освобождают разум: Silly Putty, магнитные шарики, шары Koosh, смесь троп или M&M. Никогда не проводите стратегическую встречу без этих забавных ингредиентов. Точно так же нельзя использовать такой креативный реквизит, если целью собрания является сообщение плохих новостей. Контраст между игрушками и травмой подрывает вашу искренность. Также не позволяйте веселью преобладать на встрече. Участники должны называть встречу «веселой» из-за их связи с коллегами, а не для развлечения.

Правильные инструменты для работы

Цифровые доски, мольберты с блокнотами и даже катящиеся классные доски усиливают ваш вклад. Представьте подробные данные в документе, который вы распространяете, по крайней мере, за несколько часов до начала встречи. Воспользуйтесь возможностью визуально проиллюстрировать концепции с помощью PowerPoint, слайдов или портативных компьютеров. Согласно исследованию networkMCI «Встречи в Америке», чем больше времени вы тратите на подготовку, тем выше продуктивность встречи.В исследовании 26 минут на подготовку были квалифицированы как незначительные, а 53,5 минуты, напротив, оказали большое влияние на продуктивность встреч.

ПРИМЕР ИЗ РЕАЛЬНОЙ ЖИЗНИ [наверх]

Сторонние наблюдатели, вероятно, полагают, что встречи у производителя игрушек Mattel Media приобретают карнавальную атмосферу только из-за его продукта. Консультант Берни ДеКовен, однако, знает лучше. ДеКовен получил постоянную должность в Mattel и прозвище «Доктор Фан», бросив вызов статус-кво.

ДеКовен изначально прибыл, чтобы помочь командам подготовить исчерпывающие документы, необходимые для описания сценариев электронных игр компании.«Это удивительно сложный и разочаровывающий процесс, о котором большинство людей даже не подозревают, — говорит он.

ДеКовен запретил участникам приходить с ручкой и бумагой, решив вместо этого записывать все идеи вместе на общей цифровой доске. Он разбросал игрушки Mattel по залу заседаний и раздал картофельные чипсы. Он раздавал M & Ms, перетасовывая диски участникам, сидящим за столом. Иногда он начинал собрания с глупых игр с числами или жестами, чтобы снять напряжение.

Прибыль отдела увеличилась, и, по мнению ДеКовена, что более важно: «Все приходили на эти встречи. Мы не занимались проблемами прогулов». Руководство оценивает успех этих встреч, указывая на такие цифры, как прибыль в 200 миллионов долларов за первый год работы DeKoven и разработку совершенно новой категории программного обеспечения: игр для девочек.

СДЕЛАЙТЕ ЭТО [наверх]

1. Рассмотрите возможность созыва собрания только в крайнем случае. Сначала определите, нужна ли вам улица с односторонним или двусторонним движением, чтобы добраться туда, куда вы собираетесь.Если целью предлагаемой встречи является просто распространение новостей, используйте электронную почту, информационные бюллетени, доски объявлений или объявления по внутренней связи.
2. Составьте письменную повестку дня собрания, используя в качестве ориентира предложение «К концу собрания я хочу, чтобы группа…».
3. Назначьте участникам определенные обязанности и напомните им об ограничении времени их презентаций. Убедитесь, что каждый приглашенный принимает роль, даже если он просто предлагает три возможных решения указанной проблемы.
4. Отправить участникам по электронной почте, чтобы напомнить им о встрече за 30 минут; посоветуйте им в последний раз просмотреть повестку дня на этом этапе.
5. Как руководитель, прибыть на место встречи на 10 минут раньше, чтобы проследить за размещением материалов.
6. Начните встречу вовремя и закройте дверь, чтобы подать сигнал о своем намерении придерживаться расписания.
7. Добавьте вначале забавный элемент, будь то простой вопрос, связанный с темой встречи, быстрая игра или игрушка.
8. Крепко держитесь цели встречи. Если ваш комментарий не имеет отношения к теме, заткнись. Вежливо направьте участников, которые демонстрируют эту тенденцию, на правильный путь с помощью фраз, таких как «Мы ​​можем лучше решить эту проблему на собственном собрании».
9. Назначьте конкретные действия и сроки.
10. Запросите отзывы о том, как можно было бы сделать встречу более эффективной.
11. Завершите собрание вовремя, даже если оно не началось по расписанию.

РЕСУРСЫ [вверх]

Книги

Лучшие деловые встречи Роберт Б.Нельсон и Питер Экономика (Ирвин, 1994).

Деловые встречи: 76 секретов для лучшего решения проблем и принятия решений на http://openthis.com.

Интернет-сайты

Для получения подробных советов, тестов для самопроверки и инструментов планирования программного обеспечения подпишитесь на Effective Meetings бесплатно.

«Мы должны начать вот так встречаться», Джон Гроссманн. Inc. (апрель 1998 г.): 70-72 +

«Семь грехов смертельных встреч» Эрика Матсона. FastCompany (апрель 1996 г.): 122.

«Высокая стоимость встреч», Роберт К. Бреннер. Маркетинговая ассоциация издателей, 1997.

Авторы статьи

Автор: Джули Стерджен

Организатор, у которого больше всего: как провести эффективную виртуальную встречу

Кто-нибудь еще чувствует себя истощенным после виртуальной встречи? Вы не одиноки: «Zoom Fatigue» описывает чувство стресса и усталости, возникающее после (прекращения) использования виртуальных платформ.Это совершенно новое явление, материализовавшееся в 2020 году, когда офисы закрылись, и мы все начали общаться в Интернете.

Организации прямо сейчас работают на виртуальных платформах, и маловероятно, что это изменится после того, как мы выйдем из пандемии. Дело в том, что в последнее время наблюдается рост удаленной работы. И, если оставить в стороне усталость Zoom, пандемия показала нам, насколько возможно — а в некоторых случаях предпочтительнее — работать удаленной командой.

Независимо от того, являетесь ли вы организатором или участником, отточить свои навыки виртуального собрания стоит.В этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы виртуальных встреч, а затем поделимся некоторыми советами, которые помогут вам отточить этикет виртуальных встреч.

Что такое виртуальная встреча?

Прежде чем мы углубимся, давайте кратко рассмотрим различные типы виртуальных встреч:

Это онлайн-встреча, которая включает в себя визуальные эффекты и звук. Участники находятся не в одной комнате, но возможность видеть друг друга означает, что они все еще могут улавливать выражения лиц и язык тела друг друга.Видеть и слышать людей, с которыми вы разговариваете, особенно полезно, если учесть, что в большинстве случаев общение носит невербальный характер, то есть язык тела и тон голоса.

Это более практичная форма видеоконференцсвязи, когда участники работают вместе. Он может включать обучение, обмен слайдами и проведение презентаций.

Это аудиосовещание, на котором все звонят и разговаривают по телефону. Обратной стороной является то, что вы не можете видеть друг друга в лицо, но это низкотехнологично, а это значит, что даже если Интернет не работает или работает медленно, вы все равно можете разговаривать.

Вебинар — это комбинация слов «сеть» и «семинар». Если вы разберете его таким образом, вы получите довольно хорошее представление о том, что это такое: виртуальные семинары. Обычно они носят образовательный характер: преподает один человек, а участники слушают.

Если лицо и звук не являются приоритетом, совместная работа в группе может осуществляться через чат-приложение или на облачной платформе. Google Docs — популярный инструмент для обмена электронными таблицами и текстовыми документами, в то время как инструменты управления проектами позволяют командам в режиме реального времени.

Каковы преимущества виртуальной встречи?

Общение с коллегами на разных континентах, отсутствие поездок на работу, возможность носить пижамы и тапочки на нижней половине (шучу) — преимущества удаленной работы огромны.

Вы больше не ограничены работой с людьми из ближайшего к вам города или города. Благодаря удаленной работе вы можете направить специалистов и профессионалов в свой офис (или гостиную) за считанные секунды.

В зависимости от вашего бизнеса вы также можете расширить круг своих клиентов, предлагая свои услуги виртуально.

Отсутствие путешествий означает отсутствие затрат на дорогу, меньшее время, проведенное в дороге (или в небе), и меньший стресс.

Если вам не нужно физически находиться в определенном месте в определенное время, гораздо проще найти время, подходящее для всех. Время в пути не нужно учитывать, и люди могут настраиваться прямо из дома.

Каковы недостатки удаленных встреч?

Изворотливое интернет-соединение, отвлеченные участники и плачущие младенцы на заднем плане — когда вы проводите собрания вне офиса, жизнь имеет привычку вмешиваться.Вот некоторые подводные камни, которых следует остерегаться.

Непросто сфокусироваться, когда вокруг вас слышен фоновый шум, грязная посуда и соблазнительные телефонные уведомления. К тому же гораздо легче впасть в пассивное слушание. Сфокусировать внимание участников и удержать их вовлеченность — непростая задача.

Исчерпание виртуального чата вполне реально. Это означает, что некоторые люди могут начать бояться видеозвонков или быстрее потерять концентрацию.

От медленного соединения и назойливой речи до полного прекращения встреч — технологии не всегда работают должным образом.

Лучшие советы по проведению успешной виртуальной встречи

1. Выберите подходящие инструменты

Сколько человек придут? О чем вам нужно поговорить? Тщательно подумайте о том, что вам нужно сделать, прежде чем выбирать платформу.

Телеконференция между шестью людьми идеальна, но если нужно будет задействовать 200 человек, дела пойдут очень быстро. Если команде необходимо совместно работать над чем-то сложным, например, над дизайном веб-сайта, тогда программа для создания диаграмм, которая позволяет людям комментировать дизайн, является обязательной.Если вам нужно увидеть реакцию людей, когда вы делитесь новой идеей, видео — лучший выбор.

2. Пригласите людей

Проведение виртуальной встречи требует соблюдения этикета. Во-первых, составьте список всех, кого нужно задействовать. Затем разошлите приглашения на собрания. Их следует разослать задолго до проведения мероприятия, и они должны выглядеть профессионально. Убедитесь, что он включает следующую информацию:

• • Строка с описанием темы для выделения в чьем-либо почтовом ящике, в идеале с указанием даты и времени.
  • Краткое введение , которое познакомит с проектом и напомнит людям, почему они получили приглашение.
  • Требования к подготовке , которые дают участникам четкие инструкции о том, что брать с собой и чего от них ожидать. Это может быть одинаково для всей команды или индивидуально для каждого человека.
  • Повестка дня , чтобы люди знали, что произойдет и сколько времени это займет.
  • Цель встречи , включая результаты, которых вы надеетесь достичь на встрече.
  • Время и дата с учетом разных часовых поясов. Также неплохо записать месяцы, чтобы люди в разных местах могли понять формат.
  • Формат встречи — например, виртуальный конференц-зал или на определенной платформе.
  • Контактная информация , в том числе, к кому обращаться в случае возникновения проблем и как с ними связаться. Сюда могут входить имена организаторов, отдел кадров или техническая группа.
  • Вспомогательные документы — если ваша встреча требует подготовки или будет вращаться вокруг ключевой информации, убедитесь, что вы разослали ее участникам заблаговременно, чтобы они могли подготовиться.

3. Тщательно составляйте график

Планирование — непростая задача, когда вы разбросаны по миру. Часовые пояса могут сбивать с толку, поэтому используйте инструменты, которые помогут вам в планировании.

• Каждый часовой пояс использует ползунки, которые помогают узнать, сколько времени сейчас в разных местах.
• Worldtimebuddy показывает местоположение членов команды и помещает часовые пояса в удобную таблицу, чтобы вы могли видеть их рядом.
• Планировщик встреч с мировым временем также помещает часовые пояса в удобную для чтения таблицу.

4. Создайте повестку дня (и придерживайтесь ее)

Хорошо продуманная повестка дня — это клей, который скрепляет все вместе. Это позволяет эффективно работать и двигаться к результату — а это значит, что не нужно тратить время на обсуждение того, что делать дальше. Это также дает ощущение цели для всех в команде.

Повестка дня вашей встречи должна включать следующее:

• Ключевые темы для обсуждения со структурой, указывающей, сколько времени вы потратите на обсуждение каждого вопроса
• Список людей и команд, которых необходимо задействовать
• Что каждый человек должен принести на собрание
• Какова роль каждого человека во время встречи
• Соответствующие ресурсы, включая слайды, документы и диаграммы

Чем более интерактивным вы сделаете встречу, тем больше ее участники будут чувствовать себя вовлеченными.Дайте участникам активные, текущие задачи — например, создание заметок или управление слайдами презентации.

5. Установите некоторые рекомендации

Установление четких руководящих принципов — это один из способов обеспечить структуру, которая может быть большим подспорьем для тех, кто склонен чувствовать себя немного потерянным. Это также помогает всем вести себя должным образом и обеспечивает бесперебойную работу собрания.

Сообщите участникам, какой от них вклад во время виртуальной встречи — например, «отключите микрофон, когда кто-то говорит» или «представьтесь перед тем, как говорить» — либо в начале встречи, либо с помощью отправленного вами приглашения. за несколько дней до этого.

6. Найдите время для непринужденной беседы

Несколько минут дружеского чата помогают сломать лед и установить взаимопонимание, необходимое для продуктивной встречи . Это также помогает сотрудникам укреплять дух товарищества — что особенно важно для повышения вовлеченности и создания позитивной культуры на рабочем месте в удаленных командах.

В виртуальном окружении тем важнее целенаправленно вести эту часть встречи. В качестве ведущего вы можете спросить участников, как прошли их выходные, или попросить каждого из них поделиться неприятной историей о себе.Одно исследование показало, что сотрудники, которые рассказали неловкую историю перед сеансом мозгового штурма, на 26% эффективнее генерировали идеи, чем те, кто этого не делал.

7. Вовлекайте всех

Как и на встречах в реальной жизни, важно, чтобы у каждого было место для выступления. В виртуальном окружении вам нужно знать о различных динамиках: некоторым людям менее комфортно разговаривать в камеру, чем другим, и, возможно, в результате они менее откровенны. Внедрение структуры может помочь как правило «каждому дается пять минут на выступление».

Если вы заметили, что кто-то доминирует на собрании или уклоняется от обсуждения, примите к сведению и осторожно направьте беседу в сторону большей сбалансированности. Например, попросить всех в комнате поделиться мнением или запланировать какое-то время один на один с более спокойными участниками после встречи.

8. Последующие действия

Каждый должен уйти с четким представлением о том, что ему нужно делать дальше. Сюда входит, кто что должен делать, когда и как. Организаторам следует сначала поблагодарить всех за участие, а затем разослать протокол собрания (если он есть) или обзор с указанием необходимых действий.

Вы также можете отправить анонимный опрос, чтобы узнать, как люди думают о встрече. Это дает вам возможность оценить формат и сделать следующий еще более продуктивным и интересным.

Этикет виртуальных встреч: что можно и что нельзя

Не…

Кричите или говорите слишком тихо — ведите себя естественно.

Перебивайте других говорящих или пытайтесь говорить через них.

Пусть доминирует один человек.

Делайте отвлекающие движения, особенно когда говорят другие.

Ведите побочные разговоры.

Закройте микрофон или объектив камеры.

Работайте над другими задачами или проверяйте электронную почту во время встречи.

Do…

Приходите рано.

Обойдите «комнату» и позвольте всем представиться, чем они занимаются и что они принесут на встречу.

Говорите четко и медленно (это особенно важно, если есть несколько секунд задержки).

Сведите движения к минимуму (но будьте естественны).

Смотрите в камеру и сохраняйте зрительный контакт.

Одевайтесь соответственно. Да нижняя половина тоже , даже если никто не тупит.

Будь собой.

Убедитесь, что фоновый шум сведен к минимуму.

Найдите время для нескольких минут нерабочей беседы, прежде чем переходить к делу.

Проверьте свои технические характеристики перед встречей, чтобы убедиться, что все работает, включая совместное использование экрана и микрофоны.

Приходите подготовленными и заранее прочтите повестку дня.

Оставьте вопросы на конец.

Спасибо всем, что пришли.

Дайте людям действия, которые можно убрать, и проверьте, что все думают, что они достижимы.

Переведите телефоны в беззвучный режим и отключите отвлекающие уведомления.

Будьте дружелюбны, вежливы и пунктуальны — ведите себя так, как при личной встрече.

Приобретайте навыки, изучайте стратегии, продвигайте проекты вперед


Спасибо за подписку! Мы начнем отправлять вам последние обновления прямо на ваш почтовый ящик.

Сотрудничайте и воплощайте свои проекты в жизнь с Nulab

Учить больше

10 советов для проведения продуктивной деловой встречи

В среднем сотрудник посещает 7-10 встреч каждую неделю. Если вы посмотрите на это на уровне страны, американцы проводят более 3 миллиардов встреч в год. Звучит много, не правда ли? Встречи могут быть либо очень продуктивными, либо пустой тратой времени. Если во время встречи ничего не удалось достичь, ваша компания потратила драгоценное время, пространство в конференц-зале, ресурсы и количество человеко-часов в зависимости от того, сколько человек присутствовало.

Чтобы этого не случилось с вами, вот 10 наших лучших советов о том, как провести продуктивную деловую встречу:

1. Решите, нужна ли встреча вообще

Прежде всего, поставьте под сомнение намерение встречи. Зачем он тебе? и чего он стремится достичь? и, наконец, вопрос, можно ли этого достичь другими способами. Например, индивидуальный разговор, заметки, звонки по видеоконференции и / или электронные письма. Если ответ отрицательный, начинайте встречу.

2. Повестка дня

Создайте повестку дня и разошлите ее всем участникам не менее чем за 24 часа до собрания. Повестка дня каждой встречи должна содержать краткое изложение всех вопросов, которые необходимо рассмотреть, а также четко отражать результаты встречи и то, чего она должна достичь. Вместо того, чтобы перечислять пункты повестки дня в виде маркированного списка, попробуйте записать их в виде вопросов. Это доказало свою ценность для стимулирования мышления и творчества.

3. Правильная установка

Используйте свою систему бронирования номеров, чтобы назначить встречу в месте, наиболее подходящем для типа встречи, которую вы проводите.Система бронирования комнат гарантирует, что все активы будут забронированы так, как вам нужно (включая комнату, питание, венчурный капитал и т. Д.), А экраны конференц-зала будут охранять вашу встречу, чтобы вас никогда не побеспокоили.

4. Вставай

Вот новая идея: почему бы вам не проводить встречу так, чтобы все участники стояли? Исследование показало, что встречи проходят быстрее, и люди больше сосредотачиваются на теме, если они стоят, а не сидят.

5. Случайное время

Попробуйте начинать собрания в произвольное время.Традиционно собрания обычно начинаются в час, что часто приводит к тому, что люди ждут опоздания. Но если вы начнете встречу в случайное время, например в 11:07, больше шансов, что люди придут вовремя.

6. Честность и открытость

Помните, хорошее обсуждение требует, чтобы участники были готовы поделиться своими честными мыслями и мнениями. Так что постарайтесь поощрить это во время встречи.

7. Время окончания

Важно установить время окончания встречи.