Структура текста делового письма: 4.Структура делового письма. – Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера
3. Структура делового письма
Любое деловое
письмо должно быть четко структурировано.
Ясная структура имеет следующие
преимущества: экономия времени отправителя
и адресата; гарантия прочтения письма
адресатом и правильное понимание его
сути; гарантированность получение
вразумительного, четкого ответа.
Стандартное деловое
письмо имеет следующую структуру:
1. Обращение. 2.
Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение.
5. Подпись. 6. Приложения. Дадим краткую
характеристику каждому элементу.
Обращение.
Находится
в «шапке» письма и содержит должность
и ФИО адресата. Для официальной деловой
переписки стандартным считается
обращение «Уважаемый», которое пишут
с большой буквы и по центру листа. А
дальше масса вариантов в зависимости
от того, что пишут и кому. В России принято
обращаться по имени и отчеству, в
компаниях с западной корпоративной
культурой – просто по имени. Если Вы
знаете партнера лично, можете обратиться
так: «Уважаемый Андрей Петрович», не
знаете – «Уважаемый господин Смирнов».
Кстати, в обращении к человеку слово
«господин» сокращать до «г-н» нельзя.
И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый
господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей
Петрович», либо «господин Смирнов».
Запомните, обращение «Дамы и господа»
является светским, и его лучше использовать,
скажем, для приглашения на открытие
модного салона. Если же Вы приглашаете
на деловую презентацию, то по сложившейся
практике используется общее для всех
обращение «Уважаемые господа». В данном
случае неважно, что в этой организации
работают и женщины.
Преамбула.
Первый абзац
письма, в котором изложены причина,
побудившая Вас его написать, и его цель.
Прочтя преамбулу, адресат должен понять
суть письма.
Основной текст.
Далее в двух
– четырех абзацах должна быть изложена
ситуация, выражены ваши мысли и чувства
по этому поводу и озвучена просьба о
конкретных действиях либо предложен
Ваш вариант разрешения вопроса.
Заключение.
Необходимо
для краткого подведения итогов всего
написанного и логичного завершения
письма.
Подпись. Письмо
завершается подписью (должность + ФИО)
адресанта, которую предваряет стандартная
вежливая форма «С уважением». Возможны
варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой
на продуктивное сотрудничество», «С
благодарностью за сотрудничество» и
т.п.
При подписании
письма важно учесть ранг адресата и
адресанта. Письмо на имя генерального
директора должен подписывать также
генеральный директор или, как минимум,
его заместитель. При этом подпись должна
соответствовать её расшифровке: ситуация,
когда заместитель директора ставит
косую черту рядом с фамилией директора
и подписывается своим именем, недопустима.
Приложения.
Приложения
являются необязательным дополнением
к основному тексту письма и поэтому
оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на своем листе.
Какие-либо правила их написания
отсутствуют.
4. Требования к оформлению деловых писем
Помимо структуры
еще одной важной составляющей грамотного
делового письма является его аккуратное
оформление. Деловое письмо должно иметь
следующие реквизиты: 1. Дата. 2. Номер.
3. Ссылка на дату и номер полученного
письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий
на вопрос о
чем письмо?
6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений.
8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.
Деловое письмо
должно быть оформлено на официальном
бланке
организации. В колонтитулах бланка
должна содержаться следующая информация:
название организации, физический адрес
организации, телефон и факс, web-сайт и
e-mail. Также на бланке могут быть отражены
реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет
адресату быстро узнать отправителя и
направить ответное письмо на правильный
адрес.
Деловое письмо
обязательно должно иметь поля:
слева – около трёх сантиметров, справа
– около полутора. Советуем Вам пользоваться
стандартными формами Microsoft Word. Поля
необходимы для возможных заметок,
которые будет делать адресат, а также
для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный
номер письма,
включающий в себя дату подписания письма
руководителем, необходим для Вашего же
удобства. Например, Вы решили отправить
письмо в другую организацию и не присвоили
ему дату и номер. А если эта компания
получает несколько тысяч писем в день,
как Вы будете отслеживать судьбу своего
послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных
учреждений. Письмо-ответ помимо
собственного исходящего номера должно
также содержать информацию о номере
входящего письма, ответом на которое
оно является. Регистрационный номер
ставится в верхнем левом углу письма.
Естественно, что в любой организации
входящие и исходящие письма должны
аккуратно регистрироваться.
Шапка письма,
содержащая обращение к адресату,
размещается чуть ниже регистрационного
номера и обычно оформляется следующим
образом: должность и ФИО адресата пишутся
в верхнем правом углу письма. Непосредственно
обращение оформляется по центру письма.
Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Шрифт
письма принципиальным образом влияет
на его восприятие адресатом. Шрифт не
должен быть слишком мелким или слишком
крупным. Стандартной практикой является
использование шрифта Times New Roman с 12-м
размером кегля и единичным интервалом
между строками. Но если Вам известно,
что у адресата плохое зрение, проявите
заботу – увеличьте шрифт письма. К
выбору шрифта писем личной деловой
переписки (приглашения, поздравления,
соболезнования и т.п.) можно подойти
более творчески.
Информация об
исполнителе
должна обязательно содержаться во всех
деловых письмах, которые подписывают
топ-менеджеры компании и руководители
подразделений. Это позволит адресату
быстро найти конкретного специалиста,
отвечающего за решение вопроса в
компании-отправителе.
Информация об
исполнителе должна содержать его ФИО
(желательно полностью, иначе Вашему
адресату будет сложно начинать телефонный
разговор, который может потребоваться
для выяснения дополнительной информации)
и номер контактного телефона – рабочего
или мобильного. Также желательно указать
адрес электронной почты.
Информация об
исполнителе пишется в самом конце письма
после подписи. Кегль его шрифта должен
быть на одну или две единицы меньше
шрифта основного текста письма.
 Обратная связь ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса — ваш вокал Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими Целительная привычка Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Тренинг уверенности в себе Вкуснейший «Салат из свеклы с чесноком» Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Как слышать голос Бога Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека — Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
|
Cлужебная переписка — важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею — это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.
Попытаемся обозначить наиболее существенные моменты деловой переписки:
Деловой стиль
1. Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.
Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение:
Информация в деловом общении должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
2. Второй особенностью деловой переписки является широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.
Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях.
К таким формулам относятся термины. Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие.
При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:
Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминология находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения.
3. К особенностям делового письма относят также и применение сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
4. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже — еще одна особенность делового письма:
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Структура текста делового письма
Вторым отличительным моментом в написании делового письма является его характерная структура.
Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.
Письмо составляется обычно по схеме:
После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.
Обращение
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру.
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца.
Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом.
Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.
Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
С правой стороны пишут дату отправления письма — день, месяц и год полностью.
Еще ниже — обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте.
После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Фамилию можно указывать без инициалов.
После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей фирмы.
Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
Общее правило для любой корреспонденции — с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.
Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте отпечатаны, а не написаны от руки.
Под адресом в тексте должна быть указана дата написания.
Содержание деловой переписки
Третьим обязательным отличительным моментом в написании делового письма является его содержание.
По содержанию и назначению письма могут быть:
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.
Письма-приглашения
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.
Гарантийные письма
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует (гарантируем), просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем…».
В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.
Письма-просьбы
Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:
Главная цель данного письма — убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».
Письма-ответы
Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.
Первое и основное правило — не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.
Благодарственные письма
В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
Письма благодарности — это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т.д.
Сопроводительные письма
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, вмещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.
Письма-предложения
В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текста данного письма такая же, как и в письме-просьбе.
В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:
К письмам-предложениям можно отнести следующие виды писем:
|
НОУ ИНТУИТ | Лекция | Структура делового письма
Аннотация: Данный раздел посвящен структуре традиционных и электронных деловых писем и рассматривает основные составляющие делового письма.
Цель лекции: познакомить студентов со структурой делового письма на английском языке.
Деловая переписка, как и официально-деловой стиль речи в целом, имеет устойчивую форму и структуру. Деловые письма разных видов (письма-запросы, письма-заказы, письма-приглашения) могут быть отнесены к разряду типовых документов — такие документы имеют строго определенный шаблон написания. Традиционное деловое письмо на бумаге состоит из заголовка, в котором указываются внутренний адрес отправителя (inside address) и дата; обращения, содержания самого письма, вежливой формулы заключения и, наконец, подписи [10]. Электронное деловое письмо состоит из имени и электронного адреса отправителя, темы письма, обращения, основного текста, формулы этикета и прощания.
6.1. Деловые письма на бумажных носителях
Деловые письма на бумажных носителях отличаются от электронных деловых писем не только стилем (лексикой, синтаксисом), но и структурой. В самом общем виде структуру делового письма на бумажном носителе можно представить следующим образом:
Обычно такие письма печатаются на официальных бланках компании с «шапочкой» (терминологическое название — реквизиты или штамп). На английском «шапочка» называется official heading или letterhead. Текст письма располагается непосредственно под «шапочкой».
Date. Дата указывается в правом углу под «шапочкой». В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты. Это значит, что при указании даты месяц должен быть написан буквами, например: April 20, 1990. Давайте рассмотрим два самых распространённых варианта написания дат на английском. В письме, написанном на американском английском, дата будет выглядеть так: April 20, 1990. Общий формат даты: месяц/число/год. В европейском варианте число и месяц меняются местами: 20 April 1990. Такой вариант написания даты более привычен для русскоговорящих. Обратите внимание, что в этой записи отсутствует запятая.
Рис.
6.2.
Формат даты
При использовании числового формата даты будьте внимательны: в Америке принято сначала указывать месяц. Так, запись 4-30-2013 будет означать 30 апреля 2013. Вместо дефиса (-) возможно использование черты (/): 4/30/2013.
Inner address. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского. В британском варианте адрес обычно пишется в правом углу, телефон и электронный адрес не указываются. В американском варианте, который становится всё более и более распространённым, адрес пишется слева, над приветствием, телефон и электронный адрес указывать желательно. Последовательность указания данных одинакова: номер квартиры и дома (или а/я), улица, город, /графство, область, штат/, страна, индекс (возможен вариант, когда индекс указывается после области/штата и перед страной). Британские графства чаще всего указываются полностью, тогда как американские штаты обычно пишутся сокращенно. На рисунках внизу представлены два варианта указания адреса:
Рис.
6.3.
Формат адреса
В таблице приведены сокращения названий штатов США:
| AK — Alaska | LA — Louisiana | NE — Nebraska | UT — Utah |
| AL — Alabama | MA — Massachusetts | NH — New Hampshire | VA — Virginia |
| AR — Arkansas | MD — Maryland | NJ — New Jersey | VT — Vermont |
| AZ — Arizona | IN — Indiana | NM — New Mexico | WA — Washington |
| CA — California | KS — Kansas | NV — Nevada | WI — Wisconsin |
| CO — Colorado | KY — Kentucky | NY — New York | WV — West Virginia |
| CT — Connecticut | ME — Maine | OH — Ohio | WY — Wyoming |
| DE — Delaware | MI — Michigan | OK — Oklahoma | DC — District of Columbia |
| FL — Florida | MN — Minnesota | PA — Pennsylvania | |
| GA — Georgia | MO — Missouri | RI — Rhode Island | |
| HI — Hawaii | MS — Mississippi | SC — South Carolina | |
| IA — Iowa | MT — Montana | SD — South Dakota | |
| ID — Idaho | NC — North Carolina | TN — Tennessee | |
| IL — Illinois | ND — North Dakota | TX — Texas |
Salutation. Salutation — это приветствие, или приветственная формула. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.
Main body. Это основная часть письма — непосредственно сам текст. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице (с учетом, что на этой странице также располагаются official heading, date, address, salutation, closing, signature). Каждый блок письма следует отделять от предыдущего двойным пробелом. Предпочтительно выравнивать текст письма по ширине.
Closing and complimentary closes. Closing включает в себя формулы этикета (complimentary closes) и прощание. Формулы этикета — устойчивые вежливые фразы, которые пишутся в конце письма. Например: I am looking forward to hearing from you soon (С нетерпением жду Вашего ответа). Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.
| Signature | — подпись. |
| Typed name | — напечатанное имя отправителя. |
Структура и стиль оформления делового письма. — МегаЛекции
Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:
— экономия Вашего времени и времени адресата;
— гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
— получение вразумительного, четкого ответа.
Все деловые письма должны иметь четкую структуру.
1) Заголовок.
2) Обращение.
3) Текст.
4) Заключение.
5) Подпись.
6) Приложения.
Заголовок. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
— предлог о + существительное (сущ.) в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
— по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
— касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п. Таким образом, заголовок несет краткое и четкое описание сути вопроса, а также обращения к кому-либо. Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, только потом адрес предприятия.
Основной текст. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает…», «Государственный комитет рассмотрел…».
Заключение. Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.
Приложения. Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов, например:
Приложение:
1) Справка на 1 л. в 2-х экз.
2) Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
— точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;
— максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
— грамотность, логичность;
— корректность.
Электронная почта
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка, в отличие от обычной переписки, имеет свои нюансы.
Получение писем. Нужно проверять почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Желательно сразу отвечать на письма.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия».
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
1.«Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2.«Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.
При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле «Тема».Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
Поле «Тема» должно кратко отражать суть письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
«Важность письма».Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
Написание ответа.
1.Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
2. Не производите набор транслитом (латиницей), кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
3. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
Конкретность – из письма должно быть точно понятно, что именно требуется от получателя.
Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
4. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
5. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
6. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
7. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
8. Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в начале письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Рекомендуемые страницы:
Воспользуйтесь поиском по сайту:
2. Стиль изложения делового письма
Не
меньшее значение для надлежащего
восприятия письма имеет и стиль его
изложения. Деловые письма следует писать
особым стилем. Этот стиль, известный
ныне как служебно-деловой (официально-деловой),
представляет собой функциональную
разновидность русского языка и
предназначен для использования в
процессе управления организацией, в
том числе, и посредством письменной
служебно-деловой коммуникации (переписки).
Специфическими
чертами данного стиля является:
1)
подчеркнутая официальность и деловитость,
находящие свое выражение в своеобразных
формах повседневного (в том числе
письменного) общения между должностными
лицами – служебной субординации – и
соблюдении стандартных правил оформления
деловых писем;
2)
адресность, подразумевающая наличие
конкретных участников управленческой
деятельности, в данном случае –
отправителей (адресантов) и получателей
(адресатов) деловых писем;
3)
устойчивая повторяемость словарных
величин в сочетании с ограниченностью
их использования при подготовке деловых
писем;
4)
тематическая ограниченность писем, в
которых, как правило, не освещается
более одного-двух вопросов;
5)
лексическое и композиционное единообразие
содержания письма;
6)
исключительно нейтральный тон изложения
письма;
7)
точность и внятность изложения,
исключающие разночтение или двоякое
толкование содержания письма;
Лаконичность
изложения содержания, предполагающая
краткость и ясность используемых в
письме формулировок.
Исходя
из специфики стиля, при подготовке
содержания делового письма рекомендуется:
1)
излагать суть дела преимущественно
простыми, короткими предложениями –
которые не должны восприниматься
адресатом как примитивные или
топорно-грубые;
2)
применять устойчивые словосочетания
и обороты письменной речи – но при этом
не ограничиваться в процессе изложения
двумя-тремя «засаленными» идиомами,
повторяя их чуть ли не через строчку;
3)
употреблять термины в их общепринятом,
однообразном для понимания толковании
– и всякий раз безошибочно определяя,
где применение термина является
совершенно необходимым, а где – будет
воспринято адресатом как «заумствование»;
4)
отдавать предпочтение прямому порядку
слов в предложении – подлежащее
предшествует сказуемому, определение
стоит перед определяемым словом, а
вводные слова находятся в начале
предложения. Следует, однако, отдавать
себе отчет в том, что чрезмерное
«спрямление» текста может невольно
заставить адресата усомниться в своих
умственных способностях;
5)
не применять устаревшие слова и выражения
(архаизмы), отжившие канцелярские
обороты, заимствования из местных
диалектов. Точно также следует остерегаться
включения в текст различных «новоязовских»
выражений, профессионального жаргона
и т.п.;
6)
отказываться от лишних слов, не вносящих
ничего нового в существо изложения. Не
ленитесь перечитывать написанное,
безжалостно вычеркивая из текста все
те слова, без которых он не становится
менее понятным – в конце концов, это не
только экономия бумаги, но и времени
вашего партнера;
7)
избегать неоправданного употребления
иностранных слов. Любой из нас гораздо
лучше понимает собеседника, если тот
обращается к нему на привычном языке;
использовать
сказуемые либо в повествовательном
(«устанавливается», «содержится»,
«применяется»), либо в повелительном
(«выполнить», «решить», «согласовать»)
наклонении. «Уходите» от причастных и
деепричастных оборотов, отдавайте
предпочтение точкам, а не запятым и
бесконечным «а также».
Деловые
письма имеют определенные правила
составления и оформления, к ним
предъявляются требования, обусловленные
их принадлежностью к информационно-справочным
документам. При составлении письма
автор должен детально продумать, с какой
целью он составляет письмо, на что
рассчитывает в результате его рассмотрения.
Он должен четко прояснить для себя, что
адресату известно о предмете письма,
на что он может опереться как на исходную
точку и какова новая информация, еще не
известная адресату, ради сообщения
которой и составляется письмо. От целевой
установки письма будет зависеть и
характер аргументации и композиция
текста. Можно выделить следующие этапы
подготовки и составления писем:
– Изучение
существа вопроса
– Подготовка
и написание проекта текста письма
– Согласование
проекта письма
– Подписание
руководителем
– Регистрация
– Отправка.
Грамотное
составление делового письма имеет
чрезвычайную важность в наш век бурного
развития Интернет коммуникации. Несмотря
на внедрение таких средств связи,
как телефон, телекс, телеграф, самым
доступным и надежным средством общения
продолжает оставаться письмо.
Деловая
этика требует того, чтобы сообщения,
переданные по телефону или факсу,
подтверждались письмами. Следовательно,
умение писать деловые письма на английском
языке необходимо каждому.
Правильно
составленное письмо не должно содержать
просто дословный (буквальный) перевод
русских коммерческих оборотов на
английский язык. Это связано с тем, что
каждому языку присущи свои специфические
грамматические конструкции и лексические
обороты.
Кроме
того, важно помнить, что в тематике
рутинных деловых писем разнообразие
не так велико, поэтому в ходе деловой
переписки можно использовать некоторые
общепринятые стандартные обороты, а
также можно использовать типовые письма,
что, несомненно, ускоряет и упрощает
процесс деловой коммуникации.
Текст
письма не
должен допускать нескольких толкований.
Официальный язык должен отличаться
точностью и красотой математической
формулы. Отсюда общие
требования к тексту делового письма:
лаконичность, ясность и точность
изложения. Текст должен быть изложен
грамотно в соответствии с действующими
правилами орфографии и пунктуации, в
официально-деловом стиле.
По
сути, язык официальных документов –
это своеобразный
набор клише, штампов, стандартов,
отличающихся известной унификацией.
Стандартизированные словосочетания
облегчают восприятие текста, ускоряют
подготовку официального письма
Деловые
письма пишутся на
специальных бланках,
соответствующих стандарту и имеющих
установленный комплекс обязательных
элементов – реквизитов.
Рекомендуется следующий их состав:
наименование
организации, почтовый адрес, номер
телефона, номер факса, банковские
реквизиты, дата и номер документа, ссылка
на номер и дату входящего документа,
адресат, заголовок к тексту, текст,
отметка о наличии приложения, подпись,
фамилия, имя, отчество и телефон
исполнителя.
Официальное
письмо – единственный документ, на
котором не
ставится его название (в
отличие от других документов: «Приказ»,
«Распоряжение», «Положение», «Устав»
и т.д.).