Виды деловой переписки: Тема № 23 Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки.

ТРЕНИНГ «ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА: ОТ СТАНДАРТОВ К ДОСТИЖЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТА»

Описание тренинга

Введение

Письмо – это инструмент коммуникации. А, как известно, смысл коммуникации в обратной связи, которую она вызывает. То есть письмо пишется для того, чтобы побудить адресата к принятию какого либо решения, побудить к какому либо действию. И эти решения и действия должны быть прогнозируемыми и выгодными для того, кто написал это письмо.

Выработке прикладных умений вести деловую корреспонденцию с ориентацией на прогнозируемые решения адресата и посвящён предлагаемый тренинг. Он основан на системном подходе, т.е. в ходе обучения будут рассмотрены конкретные схемы, алгоритмы и шаблоны, позволяющие каждому участнику  сформировать устойчивую систему деловой переписки для достижения целевых бизнес-показателей.

Цели тренинга

• Увеличить результативность деловой корреспонденции.
• Увеличить количество лояльных адресатов.

Задачи тренинга

• Обучить  технологиям ведения эффективной деловой переписки, как в классическом формате, так и по электронной почте.
• Сформировать умения писать формальные и полуформальные письма для достижения прогнозируемого бизнес-результата.
• Развить умения достигать результата  в переписке за более короткий срок.

Продолжительность: 1/2 дня (8-16 часов, включая кофе-паузы и обеды). Формат зависит от начального уровня участников и глубины проработки навыков.

Ожидаемыми результатами для участников тренинга станут умения:

• формулировать цели и задачи деловых писем и переписки в целом,
• формировать содержание писем с ориентацией на  достижение поставленных целей;
• выбирать стиль изложения информации для достижения прогнозируемого результата;
• писать деловые письма в соответствии с принятыми нормами и этикетом;
• использовать устоявшиеся речевые обороты в различных видах деловой корреспонденции;
• применять шаблоны основных видов деловых писем;
• вести эффективную электронную переписку.

ПРОГРАММА

1. В чём заключается главная идея деловой переписки?

• Признаки успешного делового письма
• Что влияет на достижение результата в деловой переписке
• Цели и задачи в деловой письменной коммуникации
• Ограничения, накладываемые письменной коммуникацией
• Какие коррективы вносят «формальности» деловой переписки
• Адресат и адресант – кто есть кто?
• Степень воздействия письма на адресата

Практикум: «Определение показателей успешного письма»

Практикум: «Определение отличий формального письма от полуформального и неформального»

2. Законодательные основы деловой переписки в России

• Федеральные законы
• Нормативно-правовые акты федеральных органов власти


• Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации
• Государственные стандарты
• Межотраслевые нормативно-методические документы

Практикум: «Определение нормативов»

3. Основные виды деловой корреспонденции

• Информационное письмо
• Сопроводительное письмо
• Коммерческое предложение
• Уведомление, предупреждение
• Рекламация, Ответ на рекламацию
• Служебная записка
• Подтверждение, Протокол
• Благодарность, Поздравление, Приглашение
• Требование, Запрос
• Отчёт и др.

Кейс: «Напиши письмо клиенту»

4. Психология восприятия письменного сообщения

• На что в первую очередь обращает внимание адресат, когда получает письмо
• Заголовок — отражение цели письма или способ привлечь внимание?
• О чём говорит шрифт, Сочетания разных шрифтов
• Целостное восприятие текста, или в чём смысл «блочного» метода
• Объём текста как показатель компетентности адресанта, почему важно уметь сокращать текст  
• Табличное и графическое представление информации
• О пользе и вреде цветовых решений
• Грамотность как показатель надёжности адресанта

Практикум: «Определение личных предпочтений написания писем»

Практикум: «Выявление того, к чему приводят личные предпочтения»

5.

Культура письменной речи

• Стилевые особенности «языка» деловой корреспонденции
• Какой стиль  уместен: официально-деловой, административно-бюрократический, научный, публицистический
• Лексико-стилистические ошибки в деловом письме (диалектизмы, жаргонизмы  и др.)
• Синтаксис делового письма

Практикум: «Выбор стиля письма»

Практикум: «Выявление стилевых ошибок»

6. Этикет делового письма

• Определение целей и задач. Главное правило: одна цель – одно письмо


• Логичность и лаконичность как ключ к достижению результата
• Значение фактов в измеримых показателях . Использование  универсальных речевых конструкций

Практикум: «Постановка целей письма»

Практикум: «Разбор устоявшихся речевых оборотов»

7. Ключевые правила и стандарты

• Оформление реквизитов документа по ГОСТ Р.6.30 – 2003
• Что такое «юридическая сила документа»
• Принципы составления деловых писем
• Структура делового письма
• Типичные ошибки при написании деловой корреспонденции
• В чём особенность написания «сложных» писем

Практикум: «Формирование признаков «сложного» письма»

Кейс: «Напиши письмо по ГОСТ»

8. Электронная переписка и её отличие от классической корреспонденции

• Ориентация на «открыто, прочитано, понято, принято к действию»
• Что говорит адресату ваш е-mail
• Объём и визуальные эффекты
• Какое значение имеет стиль электронного письма и «язык» электронного письма?

Практикум: «Выявление принципиальных отличий электронного письма от классического»

9. Структура электронного делового письма и правила оформления

• Тема письма как показатель, стоит ли его читать
• Адрес: кого и как указывать
• Как  правильно обращаться к адресату
• Вводный блок: установление доверительных отношений
• Содержательная часть: структура и блоки
• Визуальное разделение информации. Использование маркеров и выделителей
• Как побудить адресата к ответу
• Прикрепление файлов
• Подпись и корпоративные стандарты
• Главные правила электронной переписки

Практикум: «Отправь клиенту КП или «заходное» письмо по электронной почте»

Итоги тренинга

Ведущий:

Ротанова Юлия Михайлова

Управляющий партнер в Компании «Бизнес Персонал»

Консультант по управлению, бизнес-тренер, коуч

Эксперт по разработке системы мотивации  персонала

Руководителем проектов  по оценке персонала, внедрению корпоративных стандартов,  оптимизации систем управления для российских промышленных предприятий и организаций

Двухкратный победитель  конкурса «Предприниматель года»

Эксперт  АСИ (Агентство стратегических инициатив РФ)

В 2014 году издала книгу «Работа для обезьян или высокие технологии…»

Дата и время проведения:

 

Добавить в Google Calendar

12:00:00
12:00:00
Europe/Moscow
ТРЕНИНГ «ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА: ОТ СТАНДАРТОВ К ДОСТИЖЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТА»
г.Санкт-Петербург

Записаться

Место проведения:

г.Санкт-Петербург

Чтобы узнать подробности заполните форму:

Виды деловых писем и их структурные особенности.

Основные виды деловых писем

Деловое письмо — один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.

Деловое письмо

Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители — с бумажных на электронные — и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.

Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.

С помощью решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.

Деловой стиль

Писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой. Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.

Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.

Виды писем

Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:

1. Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.
2. Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
3. Основная часть (должна иметь любая деловая переписка). Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.
4. Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.
5. Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.

1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.

2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.

3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.

4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.

5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.

Одна из составляющих успешного бизнеса — соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.

Лекция № 8, 9. Оформление информационно-справочных документов

Понятие и классификация деловых писем

Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание её касается взаимных интересов.

Основной признак делового письма – пересылка их по почте (с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты).

По функциональному признаку
деловые письма классифицируются на циркулярные письма, письма-запросы, гарантийные письма, оферта, рекламации, сопроводительные письма, письма-подтверждения, извещения, напоминания, просьбы, информационные письма, письма-приглашения, рекламные и частные письма.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носящие распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

В письмах-извещениях что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в её скорейшем выполнении.

Информационные письма – разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения могут отправляться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, где свободные места заполняются от руки.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам
письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления
письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации
письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения
письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности
письма классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, где рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности
различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Последние бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и т.д.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По степени обязательности
письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения (сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет).

Владение деловым стилем – это знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Основное требование к составителю делового письма – умение оценить конкретную управленческую ситуацию профессионально, с применением внутреннего такта и объективности.

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово — доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем — электронных или традиционных — происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

• понятно
• результативно
• убедительно
• интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо — короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

• деловую (формальную)
• личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

• лаконичность
• точность
• аргументированность и логичность
• информативность
• оценочная и эмоциональная нейтральность
• стандартизированность:
• используются официальные бланки
• употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
• количество тем — 1-2
• адресность
• четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

• Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

• Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос
• Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

• Благодарите в благодарственном письме
• Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением
• Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
• Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
• Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
• Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

• в конверте
• в электронном виде
• по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

• имеет традиционную форму «Уважаемый»
• пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

• знакомит адресата с основной мыслью письма
• готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

• вы четко указываете суть предложения/обращения
• приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

• Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
• При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
• Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
• Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

• в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
• вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

• Наличие личных местоимений: я, мы, вы
  Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
• Прямые обращения и просьбы
  Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
• Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

• Замена личных местоимений абстрактными существительными
  Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
• Замена личных обращений и просьб констатациями
  Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
• Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

• письмо-отказ
• письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

• дате составления инициативного письма
• его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

• сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
• извещает (о переизбрании членов совета директоров)
• уведомляет (об отгрузке товара)
• заявляет (о намерениях)
• подтверждает (получение товара)
• напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
• рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода — открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому “одежка” вашего письма, т.е. конверт и бумага должна быть безукоризненной. Иначе ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация.

Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких строгих ограничений и правил.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары или услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен, особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть оформлена так, чтобы у получателя не возникло ощущения, что у вас нет приличной авторучки или вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное, респектабельное впечатление.

Письмо должно быть информативным, лаконичным и занимать не более одной страницы. Больше одной страницы никто читать не будет.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения, на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма ответа, на деловые и коммерческие письма.

Виды деловых писем:

1)Информационное письмо
посылается должностным лицам, и в нем сообщают сведения о ходе работы или информируют о каком-либо деле, вопросе, фактах, мероприятиях и т.п. Часто с помощью таких писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию.

2)В запросном письме
посылающий его просит или требует ответа на интересующий вопрос или объяснения о свершившемся факте и т.п.

3)Препроводительное (или сопроводительное) письмо
– это краткое извещение адресата о том, что ему направлены документы или материальные ценности. Такие письма составляются в том случае, когда они содержат пояснения о характере исполнения или цели направления документа.

4)В письме-напоминании
сообщается о приближении, ускорении или истечении срока исполнения какого-либо действия.

5)Письмо-заявка
– это служебное письмо, в котором делается тот или иной заказ, заявка.

6)В письме-просьбе
учреждения, предприятия, организации или отдельные граждане обращаются к адресату с просьбой.

7)Ответное письмо
– это письмо, в котором дается ответ на просьбы, заявки, заказы и т.п. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу.

8)Гарантийные письма
устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам: оплата выполненной работы, предоставления жилья и т.д. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

9)Письмо приглашение
. Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации и может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков и т.д.

10)Письмо-извещение
. Часто является ответом на запрос.

11)Письмо-подтверждение
уведомляет о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля.

12)Письмо-претензия
посылается предприятием-покупателем в адрес организации поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др.

Структура делового письма.

При написании любых писем следует всегда руководствоваться формулой: кратко и по делу. Деловое письмо должно занимать не более страницы.

Текст письма, как правило, состоит из трех частей: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины составления письма, в доказательстве – факты, соображения и разъяснения автора письма, его расчеты, в заключении – основная цель письма.

Текст письма может состоять не только из всех трех элементов, но и из двух – введения и заключения, или даже из одного – заключения.

Письма оформляются на бланке.

Название вида документа в письмах не указывается.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Служебные письма перед их отсылкой обязательно подписываются руководителем учреждения. Если же письмо имеет денежный, имущественный, материальный или кредитный характер, то требуется подпись бухгалтера. См. реквизит “подпись”.

2.ФАКСЫ, ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Факсы, по сути дела являются быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсимильное сообщение подтверждается отправкой оригинала обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке. В случае, когда передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложений (договор, заказ и т.д.)

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий работать в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, фиксируются дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, тема сообщения, вложенный файл выполняет функцию приложения.

Деловая электронная переписка подразумевает соблюдение культуры и традиций, присущих данному народу, социальному уровню или даже области бизнеса. Американец, к примеру, может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что не означает, что Ваш бизнес является для него приоритетным, просто у них так принято. Европейцы же будут удерживать дистанцию до последнего, и по той же причине. Наиболее оптимальным стоит выбрать постепенное развитие отношений от строго формальным к более неформальным. Стиль и форма деловых сообщений должны быть выдержаны в официальном стиле.

Следует помнить, что Ваше сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей. Поэтому при работе с электронной постой следует помнить, что Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата.

3.Понятие бланка документа. Угловые и продольные бланки.

Бланк документа – это заранее нанесенные на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа постоянные обязательные реквизиты. Эти реквизиты образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, адресат, текст, дата и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит – это обязательный элемент оформления, присущий определенному виду официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, который определяется целями создания документа, его назначением и др. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандарта бумаги: А4 (210х297мм) и А5 (147х210мм). Допускается использование бланков форматов А3(420х297мм) и А6(148х105мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20мм – левое и верхнее и 10мм – правое и нижнее.

Существует три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов кроме письма.

Бланк письма

Этот бланк выделен потому, что письмо предназначено для отправки в другие организации и содержит в связи с этим адресные данные предприятия. Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации. В бланке для писем обозначают места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк для писем может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

Способы оформления реквизитов

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

Требования к бланкам документов: документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

20 — левое,

10 — правое,

20 — верхнее,

Виды деловой корреспонденции.

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;

O ответные письма с благодарностью;

O поздравления;

O извинения.

O требования и запросы,

O соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к
профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные
корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Служебные записки тоже делятся на виды:

O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

O благодарности и поздравления;

O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.

Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И очередной немало значащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.

Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на «ты»: «Я не барин…». Реально, воззвание на «ты», особо публично к подчиненному, — это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.

Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Поможем написать любую работу на аналогичную
тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему
учебному проекту

Узнать стоимость

Культура деловой переписки

Каждому предпринимателю по роду своей деятельности приходится отправлять и получать деловую корреспонденцию, оформлять приказы, составлять договоры, различные заявления. Все это предмет деловой коммуникации. Культура деловой переписки и этикет относятся к базовым инструментам деловой коммуникации.

Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессе решаются важные задачи, которые способствуют развитию бизнеса или, напротив, могут поставить его на грань краха.

Этические нормы – это своеобразный посредник для нахождения компромисса между сторонами, сглаживания шероховатостей во взаимопонимании. Идеальный вариант в этом случае – тот, когда общение делает партнеров настоящими единомышленниками в деле.

Идеальный вариант в этом случае – тот, когда общение делает партнеров настоящими единомышленниками.

Формы письменной деловой коммуникации могут быть разными, но именно деловое письмо считается важнейшим этапом на пути к приобретению постоянного партнера.

Типы деловых писем

К деловой переписке обычно прибегают в случае, если партнеров разделяет значительное расстояние и непосредственный контакт сложно установить. Деловое письмо имеет ряд преимуществ:

• Работа над текстом сообщения дает возможность серьезно и без спешки подумать, взвешенно изложить свои мысли.
• Письмо содержит ценную информацию, которую всегда можно восстановить и привести как аргумент.
• Эмоции отходят на второй план, уступив место осознанному восприятию прочитанного.

Выделяют следующие основные типы деловых писем:

1. Гарантийные письма и требования. Направляются в качестве гарантий выполнения взятых на себя обязательств.
2. Письма-соглашения. Это официальное предложение о заключении сделки с указанием всех условий.
3. Письма, выражающие отказ или согласие. Положительные или отрицательные ответы, в которых должно содержаться обоснование изложенной позиции.
4. Письма с просьбами и извинениями, выражением благодарности. В письмах просят дать необходимую информацию касательно товаров и услуг, благодарят за помощь, а также проявляют вежливость, ненавязчиво выражая благодарность за сотрудничество. Извинения приносятся за задержки в отправке товара и другие возникшие трудности как по вине отправителя, так и по не зависящим от него причинам.
5. Жалобы и претензии. Описания возникших проблем касательно конкретного товара или услуги. В случае наличия претензий – основания для их предъявления и суть самих претензий.
6. Письма с запросами. Запрос направляется с целью получить предконтактную информацию, которая нужна для перехода на следующий этап делового общения.
7. Приглашения и сопроводительные. Приглашение обычно направляется специалисту, которому предлагается принять участие в том или ином мероприятии. Сопроводительное письмо – бухгалтерский документ, оно служит товарным ярлыком.
8. Рекламные письма, коммерческие предложения. Такие письма должны не просто служить рекламой товара или услуги, но и содержать подробное объяснение, чем выгодно такое сотрудничество.

Нормы составления деловых писем

Еще в 30-е годы прошлого века Дейл Карнеги заметил, что профессионализм составляет 15% успешного бизнеса, а деловое общение (то есть умение разговаривать с людьми) – остальные 85%. Это, в первую очередь, относится к менеджерам, частным предпринимателям и руководителям, от чьей коммуникативной грамотности и умения реагировать в сложившейся ситуации зависит их профессиональный имидж.

Чтобы письменные виды делового общения имели практическую и правовую значимость, необходимо соблюдать определенные правила этикета при оформлении документации.

Культура делового письма является дисциплиной, которая изучается с целью сократить время и усилия на составление писем. При этом общение должно стать результативным, поскольку письменная речь и стиль в составленном тексте соответствуют правилам этикета.

Культура деловой переписки предполагает обязательное соблюдение таких важных правил, как:

1. Краткое и предельно ясное изложение мысли. Каждое предложение должно содержать только одну мысль.
2. Выражение позиции, понятной партнеру по переписке, средствами, предлагаемыми правилами делового этикета. Нельзя нарушать рамок, установленных в международном правовом общении. Позитивный тон и такт служат тому порукой.
3. Умение грамотно составить письмо с точки зрения грамматики языка, на котором оно пишется.
4. Использование единых стандартов при написании делового письма. Унификация значительно облегчает процесс составления документов, а при использовании шаблона исчезает необходимость поиска формата изложения.

Деловое письмо всегда включает ряд серьезных аспектов, которые нужно рассмотреть. Письмо должно показывать, что автор проявляет интерес к общению и сотрудничеству. Культура делового письма заключается не только в знании правил русского языка и этических норм. Основой успеха письменных видов коммуникации была и остается четко сформулированная цель и призыв к действию.

Деловой этикет в переписке и деловые письма

Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:

• Уважение чужого мнения.
• Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
• Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
• Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
• Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
• Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:

• Формате аргументации. 
• Способах обращения. 
• Способах выражения просьб, отказов, претензий.

 

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:

• Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
• Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
• Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
• Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Курс, семинар, тренинг «ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА. Виды деловых писем, электронная переписка, структура и композиция текста, форма изложения, стили, анализ типичных ошибок официально-деловой письменной речи»

День первый

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».

«Памятка по составлению делового письма».

2. Работа над составлением текста.

• Профессиональное руководство по составлению любого делового документа.
• «Круг аргументации».
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

День второй

3. Технология составления различных видов деловых писем.

• Протокол.
• Пресс – релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.

4. Деловой этикет в переписке.

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

5. Принципы и приемы e—mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование «телеграфного стиля».
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие «сетикета».
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.

Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.

Кузнецова Надежда

Более 10 лет опыт преподавания рекламы, риторики, делового общения и этикета в российских вузах. Опыт профессиональной деятельности включает работу организатором культурных проектов, публицистическую и исследовательскую деятельность в России и за рубежом. Участие и выступления в научных конференциях, семинарах по риторике и рекламе. Имеет опыт обучения менеджеров среднего звена и секретарей. Опыт разработки систем обучения персонала. Проведение корпоративных тренингов, практикумов, семинаров по заказу: Ассоциации «Женщины мира», Ротари — клуба, Консульств Нидерландов, Китая, Великобритании, Германии в СПб. и др. Автор статей о социальной рекламе, риторики в рекламе, музыкальном менеджменте.
Специализация: Программы для секретарей, Деловая переписка, Риторика, Рекламирование, Переговоры, Искусство презентации, Социальная реклама, Конфликты и стрессы, Выставки, Корпоративная культура и др.

Даты начала обучения не определены.

Эффективная письменная коммуникация. Деловая переписка с клиентами и партнерами

Деловая переписка — основа делового общения. Неправильно, неаккуратно, с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, к такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться, автор такого письма не вызывает доверия. Хотите сделать деловую переписку в Вашей организации более эффективной?

Хотите, чтобы Вы и или Ваши сотрудники грамотно составляли и оформляли деловые письма и служебные документы, знали всю самую современную информацию о ведении деловой переписки?

Международные правила оформления деловых писем

• Понятие «деловая переписка», виды деловой переписки
• Специфика передачи информации в письменной коммуникации

Оформление деловых писем

• Бланк письма, реквизиты
• Международные правила оформления деловых писем
• Правила компьютерного (машинописного ) изготовления деловых писем
• Стилистика письма. Критерии делового стиля

Язык и стиль деловых писем

• Стилистические принципы оформления текста
• Построение делового сообщения
• Стандарты фраз, принятые в деловой переписке
• Текст письма, композиция

Определение цели сообщения и формирование соответствующей
структуры текста

• Стандарты фраз, принятые в деловой переписке
• Особенности составления разновидностей деловых писем
• Оценка легкости восприятия текста
• Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
• Пространственное расположение и зрительное восприятие информации

Основные виды деловых писем

• Информационное письмо
• Письма с положительными сообщениями
• Особенности писем негативного содержания
• Претензия, Отказ
• Ответы на письма жалобы

Понятие « эмоциональной» подстройки под адресата

Основные ошибки при составлении писем

Тренинг по составлению и оформлению деловых писем

Тренинг по редактированию деловых писем

Семинар «Эффективная письменная коммуникация. Деловая переписка с клиентами и партнерами» полезен, если Вы:

• Секретари-помощники руководителей
• Секретари-референты
• Секретари-администраторы
• Секретари на ресепшн
• Офис-менеджеры
• Секретари подразделений
• Ассистенты отделов
• Все заинтересованные специалисты

Лекции, работа с раздаточным материалом, ответы на вопросы слушателей, слайд-презентации, тренинги по написанию писем

Деловая переписка — Центр развития карьеры — Иллинойсский университет, Спрингфилд

Как профессионал, вы должны будете писать профессионально. На этом этапе развития карьеры вы должны получать предложения о собеседовании, а также предложения о работе.

Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в различных ситуациях. Здесь вы найдете инструкции для различных типов деловой переписки, включая благодарственные письма, письма с предложениями о работе и стандарты профессиональной переписки по электронной почте.

Разработка благодарственных писем

Благодарственные письма — недостаточно используемый инструмент в процессе поиска работы. Благодарственное письмо полезно в различных обстоятельствах: после собеседования, после встречи с рекрутером на ярмарке вакансий / вакансий, после информационного собеседования и после того, как вы получили запрошенные вами материалы от компании или организации. Существует много споров о лучшей форме для благодарственного письма (рукописное или рукописное).напечатано, отправлено по электронной почте или отправлено по почте). В каждой ситуации вы должны поблагодарить работодателя / рекрутера / интервьюера за потраченное время.

Благодарственные письма после собеседования

• Поблагодарить интервьюера за потраченное время
• Вы можете отправить по одному каждому человеку, с которым вы беседовали, индивидуально или в составе группы. Письмо, которое вы отправляете своему потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге, входившему в комитет по поиску
• Уточните то, что вы, возможно, сказали во время интервью, или коснитесь того, что, по вашему мнению, может вызывать постоянную озабоченность
• Напомните работодателю о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подтвердите, что вы подходите для компании или организации
• Сообщите работодателю, если вас больше не интересует должность
• Всегда оставайся позитивным и вежливым hgy

Благодарственные письма после информационного интервью

• Поблагодарить интервьюера за потраченное время
• Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
• Держите дверь открытой для связи в будущем

Благодарственные письма после ярмарки вакансий

• Поблагодарите рекрутера за его / ее время на Ярмарке вакансий (укажите дату и место)
• Поблагодарить интервьюера за предоставленную информацию
• Подтвердите свой интерес к компании / организации и, если применимо, к конкретной должности
• Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера

Электронная почта vs.Рукописный

По поводу способа отправки благодарственного письма ведется много споров. Написанные от руки благодарственные письма или даже напечатанные благодарственные письма, отправленные по почте, по-прежнему являются стандартным методом. Отправленные по электронной почте благодарственные письма уместны только в том случае, если вы знаете, что решение будет принято до того, как отправленное письмо будет доставлено работодателю. В этой ситуации все же рекомендуется отправить бумажную копию, так как она, скорее всего, будет размещена вместе с материалами вашей заявки.

Шаблоны и образцы благодарственных писем доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.

---

Этикет с благодарственным письмом

Один из самых простых способов заработать себе профессиональную репутацию — это соблюдать этикет при написании благодарственных писем. Люди, которые находят время, чтобы написать красивую благодарственную записку там, где это необходимо, вознаграждаются разными способами. Некоторые работодатели будут отдавать предпочтение кандидатам, которые отправляют благодарственные письма интервьюерам, а некоторые могут даже дисквалифицировать кандидатов, которые не отправляют благодарственные письма.Менее 50 центов, которые потребуются для отправки простой записки, скорее всего, вознаградят вас чем-то гораздо более ценным — будь то новые профессиональные отношения, поиск работы или направление, или даже предложение о работе.

Благодарственные письма

• Убедитесь, что вы знаете, когда благодарить человека. Если у вас есть сомнения, все равно отправьте спасибо.
• Отправить всем уникальное спасибо. Письмо, которое вы отправляете потенциальному боссу, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге.
• Будьте быстрыми — в идеале, через один-пять дней после этого.
• Дважды проверьте имена, заголовки и написание. Ошибочное написание имени или обращение к записке не тому человеку может быть очень оскорбительным.
• Благодарность должна соответствовать той помощи, которую вы получили. Если вам просто удалось встретиться с рефералом, достаточно написать рукописную заметку. Если процесс продолжается какое-то время, время от времени звоните (или пишите по электронной почте), чтобы рассказать о своем прогрессе и выразить краткую благодарность. Если рекомендация превращается в выгодное предложение о работе, вам следует подумать о том, чтобы отправить цветы или небольшой подарок.В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, бизнес-ланч может быть даже уместен.
• Избегайте электронных писем, которые обычно кажутся неформальными. Марки стоят менее 50 центов, и впечатление, которое вы произведете с помощью персонализированного письма или записки, будет стоить гораздо больше.
• Если вы все же решите написать по электронной почте, отнеситесь к этому серьезно. Избегайте разговоров в чате и используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию.
• Рукописные открытки обычно лучше всего. Только убедитесь, что ваш почерк разборчивый! Если вы не уверены, вы можете ввести заметку или написать письмо в деловом стиле.Всегда оставляйте место, чтобы подписать записку, используя красивую синюю или черную ручку.
• Если вы решите отправить подарок или цветы, узнайте получателя. Прежде чем отправлять цветы или еду, узнайте об их интересах и о том, есть ли у них аллергия.

Всегда проверяйте орфографические и грамматические ошибки.

Написание письма

Что включить:

• В первом абзаце должно быть указано, где и когда вы встретились с интервьюером. Также поблагодарите их за уделенное время и подтвердите свой интерес к их компании или организации.
• Во втором абзаце следует упомянуть, что вам особенно нравится в их компании, и следует подкрепить аргументы в поддержку вашего интереса или заявки.
• Третий абзац — это место, где можно упомянуть то, о чем вы хотели бы сообщить во время встречи или мероприятия. При необходимости вы также можете подтвердить свое понимание следующих шагов в процессе подачи заявления / собеседования.
• В заключительном абзаце следует поблагодарить интервьюера за время и усилия, потраченные на общение и / или обсуждение, и предоставить возможность для дальнейших действий.

После интервью

• При необходимости вы можете уточнить то, что вы, возможно, сказали, или решить возникшие проблемы.
• Напомните интервьюеру о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, насколько вы подходите для компании.
• Сообщите им, если позиция вас больше не интересует.
• Всегда оставайся позитивным.
• После информационного интервью / встречи
• Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию.
• Держите дверь открытой для контакта в будущем.

После карьеры или ярмарки вакансий

• Поблагодарите интервьюера за предоставленную конкретную информацию.
• Подтвердите свой интерес к компании и, если возможно, к конкретной должности, о которой вы узнали.
• Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера.

---

Письма с предложениями о работе

Предложения о работе требуют, чтобы вы ответили соответствующим образом.Вы можете связаться с работодателем по телефону после того, как получите предложение, но вы всегда должны отправлять письмо, уведомляющее работодателя, если вы принимаете или отклоняете вакансию. Ниже вы найдете инструкции о том, как написать письмо, чтобы принять или отклонить предложение о работе.

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам.Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность.Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Шаблоны и образцы писем с предложениями о работе доступны в разделе «Инструменты для деловой переписки».

---

Использование электронной почты для корреспонденции

Электронная почта стала основным способом общения профессионалов в нашей культуре и подчиняется нескольким простым правилам этикета.Отправленное электронное письмо не может быть восстановлено, поэтому крайне важно, чтобы ваши электронные письма отражали вас наилучшим образом.

Простые инструкции, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых электронных писем:

• Отправляйте электронную почту с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. то есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет.
• Не используйте смайлы! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать свои мысли без смайлов.
• Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять же, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
• Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
• Укажите свою контактную информацию
• Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
• Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.

Приведенные выше принципы применимы к большинству видов деловой переписки.

Посмотреть статью об Этикете электронной почты

---

Информационное собеседование и запросы о вакансии

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия должности; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением.Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Просмотреть и принять образец предложения.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением.Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Посмотреть и отклонить образец предложения.

---

Инструменты для деловой переписки

---

Дополнительные ресурсы

Типы письма для делового общения

Существует множество способов и стилей письма для делового общения, которые влияют на то, как компании, правительства и учреждения общаются друг с другом.Однако все профессиональное общение, от электронных писем и писем до меморандумов и официальных приглашений, имеет фундаментальные общие черты. Ясность, формальный тон и максимальная информационная насыщенность всегда являются ключевыми приоритетами. Читайте дальше, чтобы узнать о различных типах делового письма, а также о передовых методах его составления.

Типы делового письма

Первое, что нужно учитывать в любом письменном проекте, — это определить тип общения, которое вы пытаетесь создать. В бизнесе есть несколько основных типов письма, которыми вы можете заниматься на регулярной основе.

Корреспонденция

Переписка, охватывающая деловые письма, электронные письма и меморандумы, является внутрикорпоративным общением. То есть это сообщение обычно предназначено для чтения коллегами, а не клиентами. Мы много писали о различных формах делового общения и о том, как улучшить каждую из них.

• Написание деловых писем — одна из старейших форм деловой переписки, но это важный навык, который необходимо освоить. Жизненно важно сбалансировать привлекательный тон письма с формальными ожиданиями делового окружения.
• Когда вам нужно передать основную информацию группе получателей, нет ничего лучше, чем старомодный меморандум. Правильная записка — это ясность и краткость. Перейдите сразу к делу, проясните, что требуется от читателя, и поблагодарите его за сотрудничество.
• Написать хорошее электронное письмо сложнее, чем кажется. Электронные письма менее формальны, чем письма, но все же должны демонстрировать определенную степень профессионализма. Им также необходимо упаковать как можно больше информации в как можно меньше текста.

Предложения

Предложения — это уникальный вид официального делового общения. Из всех распространенных видов деловой переписки предложения, вероятно, больше всего зависят от формы. Получение правильной формы и ее использование для достижения своей цели — жизненно важные навыки в современном бизнесе.

• Начните с нашего основного руководства по написанию предложений. Если вам нужна помощь, и особенно если ваш работодатель или клиент не предоставил вам шаблон для работы, обратитесь за помощью к нашему ресурсу.Мы вас прикрыли.
• Поначалу неофициальное предложение может показаться немного противоречивым. Но хотя даже неформальное предложение более структурировано, чем обычное электронное письмо, многие предложения — это просто способ записать предложение и передать его. Вот наше руководство о том, как работать с неформальным предложением.
• Официальные предложения не ограничиваются деловым миром. Предложения об исследованиях в академической среде подчиняются своим собственным правилам. Мы разбили их для вашего удобства.

Отчеты

Отчеты более формальны, чем другие формы письменного делового общения. У вашего работодателя может быть определенная структура для данного отчета. Даже если они этого не делают, важно быть строгим и подробным, одновременно сохраняя при этом суть дела, насколько это возможно.

• Четкие, достижимые цели производительности имеют решающее значение для оценки того, как работают сотрудники. Действительно, хорошая цель может стимулировать производительность сотрудников, заставляя их вкладываться в достижение своих целей.Во многом такая поддержка сводится к качеству написания.
• Если вы руководитель или работаете в тесном сотрудничестве с руководителем, вам может потребоваться предоставить высококачественный информационный документ для других сотрудников.
• Если ваш работодатель не предоставляет конкретный формат для отчета, вам нужно будет найти его самостоятельно. Адаптируйте этот шаблон отчета, чтобы он соответствовал всем вашим потребностям в письменном общении в бизнесе.
• Самостоятельная оценка — это деликатная задача. Написание хорошей самооценки — это все о беспристрастности: вы не хотите быть настолько хвалебным, что ваша работа будет проигнорирована, но и не опускайте себя! Воспользуйтесь нашими советами, чтобы найти этот важный баланс.
• Написать оценку сотрудника всегда сложно. Включение положительных, отрицательных и нейтральных элементов при одновременном приходе к окончательному выводу — это балансирующий акт.
• Независимо от того, пропагандируете ли вы подход или просто предоставляете информацию, официальные документы являются важными инструментами. А умение писать — жизненно важный навык. Следуйте нашим советам для достижения успеха.

Стиль делового письма

Хотя каждая форма делового письма имеет свои уникальные особенности, существует несколько всеобъемлющих принципов, которые применимы ко всему общению в профессиональной среде.

Четкая цель

Первое правило любого письменного делового общения — «перейти к делу». Деловая переписка — это эффективный и профессиональный обмен информацией. Для каждого письменного делового общения, будь то двухстрочное электронное письмо или двухчасовая презентация, начните с определения четкого, конкретного сообщения, которое вы хотите передать.

Чтобы по-настоящему сократить время, взгляните на наш список общепринятых сокращений для бизнеса.

Формальный стиль

Формальность — важнейший элемент того, как сегодня ведется большинство деловых писем.Любое официальное письмо следует рассматривать как юридический документ и важный компонент работы организации. Выбирайте свой тон соответствующим образом.

Personal Tone

Помните, что бизнес состоит из людей. Неформальное общение должно быть дружелюбным и вежливым так же важно, как и официальные документы, соблюдающие формальную структуру. Вежливость и услужливость — это не просто хорошие манеры, это хорошая стратегия. Люди работают лучше, когда они положительно относятся к своему работодателю.

Акцентирование внимания на похвале и избегание негатива — важнейшие элементы неформального делового общения. Кроме того, постарайтесь научиться выражать свою точку зрения позитивными формулировками.

Различные типы, одинаковый стиль

Основной чертой делового письма, объединяющей все формы, является стиль. Независимо от того, какие документы вы пишете, вы должны быть краткими, эффективно передавать информацию и позитивно вовлекать читателя.

Чтобы еще лучше понять стиль делового письма, взгляните на наше сравнение делового и академического письма.

5 инструментов для улучшения навыков ведения деловой переписки

Гостевой пост Скотта Рэйгина

Неважно, какой у вас бизнес; вам нужно будет письменно общаться с клиентами и другими организациями, а также с сотрудниками в организации.

Типичная деловая корреспонденция представлена ​​в виде письма , состоящего из следующих частей:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Приложения

Написать предложения в этих абзацах не так просто, как кажется.К счастью, деловая переписка стала более гибкой благодаря онлайн-инструментам. Теперь, когда вы можете ежедневно общаться со своими партнерами, сотрудниками и коллегами, тон может стать более дружелюбным, и не нужно поддерживать форму делового письма.

В продолжении вы найдете список из 5 инструментов, которые помогут вам овладеть искусством деловой переписки.

Просмотрите несколько образцов деловых писем , которые у вас есть. Некоторые из них производят сильное впечатление, потому что писатель говорит уверенно и хорошо осведомлен, но при этом они поддерживают надлежащий деловой этикет.Некоторые другие буквы вызывают смех просто потому, что писатель понятия не имел, как должно выглядеть деловое общение. Вы не хотите быть одним из тех, кто занимается бизнесом.

Этот онлайн-курс (доступен на Coursera) научит вас кратко излагать свои мысли, инструкции и идеи, приемлемые для деловой переписки.

Если у вас нет времени на полный курс делового письма, вы можете положиться на это руководство.Лаборатория письма Purdue Online проведет вас через каждый раздел делового письма.

В дополнение к пояснениям о формате, шрифте и пунктуации вы также найдете образец делового письма. Тщательно проанализируйте это и возьмите за образец. Ваше собственное деловое письмо должно выглядеть примерно так же, но не пытайтесь копировать его стиль. Имейте в виду, что вам также нужно продемонстрировать некоторую индивидуальность , если вы хотите отправить памятное деловое письмо.

С развитием технологий деловая переписка больше не ограничивается письмами и электронной почтой.Есть много других возможностей для изучения, и OfficeSuite является одной из них. Этот набор инструментов дает вам все необходимое для общения по телефону, факсу или в Интернете. У него отличные функции телефонной системы и приложения для смартфонов.

Факс, пожалуй, самый важный инструмент в деловой переписке. Он позволяет отправлять факсы практически на любое устройство, даже не требуя телефонных линий.

Быть великим бизнесменом не значит, что ты тоже великий писатель.Покупка паршивого писателя также не означает, что вы плохо разбираетесь в бизнесе. Что происходит, когда вам нужно писать деловые письма и другие типы документов, но вы не можете освоить этот процесс, как бы вы ни старались? AussiEssay — это инструмент, который можно попробовать в таких ситуациях.

Это онлайн-писательская компания с отличной командой подготовленных писателей. Они могут следовать вашим инструкциям и помочь вам написать профессиональное деловое письмо за считанные часы. Прямое общение с авторами послужит мини-курсом письма, поскольку вы увидите их в действии и поймете, как идеи могут быть переведены в четкое письмо.

Каждой серьезной организации нужен внутренний портал, где каждый может получить доступ к соответствующей информации, документам, сообщениям и контрактам.

Программное обеспечение для интрасети может сделать это. С его помощью вы сократите внутреннюю переписку по электронной почте. Зачем тебе это нужно? Что ж, электронные письма могут быть очень беспорядочными. Не все организуют свой почтовый ящик, поэтому людям сложно найти нужное сообщение или документ в нужной команде. С программным обеспечением для интрасети все организовано.

Неважно, любите вы или ненавидите деловую переписку; вы не можете избежать этого. Самое меньшее, что вы могли сделать, — это попытаться стать лучше; и 5 инструментов, перечисленных выше, помогут вам в этом процессе.

Об авторе:

Скотт Рэгин (Scott Ragin) — эксперт по цифровому маркетингу, специалист по социальным сетям, работающий в области многоканального маркетинга, контент-стратегии и подключения социальных сетей к бизнес-инициативе. Скотт любит помогать другим людям в их деловой практике и делится своими идеями как блогер.Не стесняйтесь обращаться к нему по телефону , Facebook, или Linkedin.

Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений. Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор. В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников. Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

• Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
• Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
• Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
• Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
• Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
• Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
• Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
• В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

• Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
• Какова общая длина документа?
• Как организован документ?
• Какова длина абзацев или разделов?

Как организовано деловое письмо?

Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

• Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
• Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
• Тело: В этом разделе вы излагаете свои основные идеи и передаете читателю свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
• Завершение: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловой письменной форме?

Деловые писатели предпочитают четкое и лаконичное общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:

Активная голосовая связь. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут решить использовать жаргон или избегать его, поможет вам определить, что больше всего подходит для вашего собственного письма.

Тон. Деловой текст должен быть ясным и кратким, но «краткий» не обязательно означает «грубый». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного рассмотрения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тональности после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.

Пересмотр

Во многих обстоятельствах деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

• Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
• Соответствует ли каждый компонент руководящим принципам длины и (если они есть) или иным образом кратко передает ваше сообщение? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
• Четко ли организована информация ?
• Как унифицировано сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
• Ваши идеи полностью разработаны? , или ваш читатель может задать какие-то важные вопросы?

По мере того, как вы отвечаете на эти вопросы и начинаете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Примеры деловой переписки

Теперь, когда вы готовы начать писать, вы можете увидеть несколько примеров деловой переписки, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявкам

Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.

• Открытие: В начале письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
• Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала суммируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
• Body: Здесь вы подчеркиваете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, демонстрирующие ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам квалификацию для работы, а не просто повторяйте информацию, как она представлена ​​в вашем резюме.
• Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и подходите читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на свое резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Не забудьте закрыть письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и распечатывать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец №1) было отправлено недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

Образец №2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени закончу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду вашего ответа. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

• Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
• Повестка дня: В необязательный второй абзац вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
• Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
• Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим услугам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец №2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю отчет с оценкой нашего энергопотребления за год в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. Письмо и устная речь для бизнеса . 4-е изд. Прово, UT: BYU Academic Publishing, 2015.

.

Кови, Стивен Р. Руководство по стилю FranklinCovey для делового и технического письма . 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови, 2012.

«Федеральное руководство по простому языку». PlainLanguage.gov. 8 июня 2020 г. Получено с https: // www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Шкафчик, Китти и Донна Кинцер. 10-е изд. Деловые и административные коммуникации . Бостон: Макгроу-Хилл, 2012.

.

О’Хара, Кэролайн. «Как улучшить свое деловое письмо». Гарвардский бизнес-обзор . 20 ноября 2014 г. Получено с https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

The Tarheel Writing Guide . Кафедра английского языка и сравнительной литературы. Чапел-Хилл: Программа письма UNC, 2019.

---

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,

Сделать подарок

Объясните различные типы деловой переписки?

Пять основных типов деловой корреспонденции:

1. Входящая корреспонденция.
2. Исходящая корреспонденция.
3. Рассылка и почтовые расходы.
4. Внутренняя переписка.
5. Отправка корреспонденции

Входящая корреспонденция:

Входящая корреспонденция может охватывать множество различных тем. Он может включать в себя новые запасы брошюр, счета за предоставленные услуги, запросы от клиентов, прибытие билетов, обновления от поставщиков о доступных продуктах, советы об изменении времени полета, жалобы клиентов и многое другое.Вы можете выполнять следующие действия:

• Проверка имени адресата.
• Открытие всей корреспонденции компании.
• Запись полученных данных.

Надо помнить, что существующий клиентский бизнес является наиболее важным. Сообщения, полученные по автоответчику, телексу, факсу или электронной почте, обычно более срочны, чем сообщения, пришедшие по почте. После этого идут проспекты: в вашем офисе у вас есть собственная система для решения таких ситуаций.Следует иметь в виду следующее:

• Существующий бизнес на первом месте,
• На втором месте — потенциальный бизнес,
• Администрация занимает третье место, а

Далее следуют обновления продукта

• .

Исходящая корреспонденция:

Исходящая корреспонденция демонстрирует профессиональный имидж вашей компании. Поэтому они должны выглядеть умно и правильно. Перед отправкой любой корреспонденции из вашего офиса необходимо проверить, что:

• Используется правильный бланк.
• Правильный формат письма.
• Правильная дата письма.
• Адресовано правильному человеку.
• Вся информация верна.
• Нет грамматических и орфографических ошибок.
• Письмо легко понять.
• Письмо вежливое.
• Письмо подписано уполномоченным лицом.

Рассылка и почтовые расходы:

Порядок рассылки варьируется от компании к компании.Однако применяются следующие правила:

• Используйте обычную почту, если корреспонденция будет доставлена ​​к месту назначения так же быстро, как авиапочта, потому что авиапочта довольно дорога.
• Воспользуйтесь авиапочтой, если корреспонденция опаздывает.
• Воспользуйтесь курьерской службой для срочной местной корреспонденции.
• Всегда следите за тем, чтобы на конверте был указан правильный и полный адрес.
• Используйте электронную почту или телекс вместо почты, если скорость важна.

Внутренняя переписка :

Переписка с другими сотрудниками будет частью повседневной деятельности компании.Это можно сделать и неформально. Когда вы передали важную или срочную информацию коллеге, вам следует дважды проверить, была ли она получена.

Диспетчерская корреспонденция:

При отправке корреспонденции очень важен один вопрос: весь офисный персонал должен знать время, когда почта уйдет из офиса, и в идеале это будет примерно за час или полчаса до закрытия рабочего дня. Факсы, телексы и т. Д.не следует дожидаться конца рабочего дня, а следует отправлять сразу в течение рабочего дня.

Классификация или виды корреспонденции

Переписка бывает разных видов. Их можно классифицировать следующим образом.

Классификация или виды корреспонденции

1. Внутренняя корреспонденция : Внутренняя корреспонденция относится к переписке между отдельными лицами, отделами, секциями и филиалами одной и той же организации.

2. Внешняя переписка : Это относится к переписке с посторонними лицами организации, которые являются физическими лицами, клиентами, поставщиками, банками, финансовыми учреждениями, ростовщиками, правительственными ведомствами, образовательными учреждениями, благотворительными фондами и т.п.

3. Обычная переписка : Обычная переписка — это переписка по рутинным вопросам, таким как запросы, подтверждения, ответы, заказы, приглашения и письма о назначении.

4. Корреспонденция по продажам : Это относится к корреспонденции, относящейся к продажам. Это коммерческие письма, отчеты о продажах, счета-фактуры, письма с предложениями и скидками, выписки из счетов, подтверждение заказа, письма-инкассо, письма о доставке, дебетовые и кредитовые письма и тому подобное.

5. Персонализированная переписка : Эмоциональные факторы ответственны за персонализированную переписку. Письма, касающиеся запроса, предоставления или отказа в сотрудничестве, услуги, письма с выражением признательности, признательности, поздравления или признательности, рекомендательные письма или рекомендации от лица, письма сочувствия или осуждения и тому подобное, называются индивидуальной корреспонденцией.

6. Циркуляры : Общие вопросы доводятся до большого числа лиц или фирм. Они рассматриваются как циркуляры и / или уведомления об изменении адреса, изменении телефонных номеров, открытии нового филиала, внедрении нового продукта и линейки продуктов, уведомления о встречах с акционерами, держателями долговых обязательств, вкладчиками, финансовыми учреждениями и т. Д. пример проспектов. Они бывают цикличными, дублированными или напечатанными.
.

Деловая переписка — Местный бизнес-блог

Большая часть общения в коммерческих организациях осуществляется посредством письменной корреспонденции, которая включает электронную почту, меморандумы, письма, отчеты, периодические издания и предложения.

Эта статья поможет вам определить эффективную деловую переписку и будет специально рассматривать электронные письма, служебные записки и письма.

Использование надлежащих типов деловой корреспонденции может либо сделать, либо разрушить бизнес. Перейдя от традиционных писем к быстрым электронным средствам массовой информации, деловая переписка, без сомнения, сегодня является одним из самых мощных инструментов в бизнесе.

Наиболее часто используемая деловая переписка в современном мире:

Деловая электронная почта

Электронная почта, иначе известная как электронная почта, относится к любой форме сообщения, которое передается в электронном виде.Электронная почта — это, пожалуй, один из наиболее эффективных способов общения, поскольку он быстрый, относительно быстрый, легкодоступный, относительно недорогой и, самое главное, не зависит от присутствия получателя. Электронная почта также известна как наименее формальная из всей деловой переписки.

емейлов можно использовать в следующих целях:

• Передача информации друзьям, семье и коллегам.
• Давать и получать задания.
• Передача принятых решений.
• Консультирование персонала по неотложным вопросам.
• Передача инструкций и сообщений.
• Маркетинг товаров и услуг.
• Запись на прием.

Деловые заметки

Меморандум (меморандум) — это письменное сообщение, отправляемое внутри организации. У заметок двоякая цель: они привлекают внимание к проблемам и решают проблемы. Они достигают своих целей, информируя читателя о новой информации, такой как изменения в политике, росте цен, или убеждая читателя принять меры, например, посетить встречу или изменить текущую производственную процедуру.Независимо от конкретной цели записки наиболее эффективны, когда они связывают цель писателя с интересами и потребностями читателя.

Заметки можно использовать для следующих целей:

• Сообщать о конкретной цели.
• Убедить других принять меры.
• Оставьте отзыв о проблеме.
• Реагируйте на ситуацию.
• Для сообщения сроков или времени встреч.
• Запросите информацию.
• Чтобы держать персонал в курсе важных событий.
• Для подтверждения обсуждений или соглашений.

Письма

Письма — самая формальная форма деловой переписки. Это письменное сообщение от одной организации или отдельного лица к другому. Его основная функция — не только передать сообщение, но и повлиять на получателя. Деловые письма — это очень эффективные инструменты, которые можно использовать для достижения своей цели.

писем можно разделить на две основные категории в зависимости от предполагаемых получателей:

1.Деловые письма для бизнеса: Это письма, которые предприятия отправляют в обычных деловых ситуациях, как внутри, так и за границу.

2. Письма бизнес-клиентам: Это письма, которые компании отправляют своим клиентам и обычно являются внешними.

Различные типы писем

Поскольку письма являются наиболее распространенной формой общения, они используются для различных функций.