Виды официальных писем: Виды деловых писем

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа:

коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
  

  
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Деловое письмо и его виды — Студопедия

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.

Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.

Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение

. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

Письмо-запрос, ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

— ссылка на первичное письмо и его тему;

— соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

— соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Письмо-предложение (оферта), ответ на него

. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

• Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

— основания для предъявления претензий;

— доказательства произошедшего ущерба;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Содержание и виды деловых писем

Деловое письмо – один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.

Деловое письмо

Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители — с бумажных на электронные — и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.

Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.

С помощью деловой переписки решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.

Деловой стиль

Стиль деловых писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это письмо подруге. Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды деловых писем освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой. Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.

Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.

Виды писем

Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:

1. Коммерческой и деловой тематики. С помощью деловых решают вопросы экономические, организационные, правовые. Объем этих посланий — от нескольких строчек до нескольких страниц. Коммерческие решают проблемы продажи услуг или товаров и снабжения. Это запросы, оферты, рекламации.


2. Письма, требующие ответа (такие как запросы, обращения, просьбы, рекламации, предложения) и не требующие (содержат уже описанные события и факты — сопровождения, приравниваемые к квитанции, подтверждения).
3. Выделяют такие деловые письма: обычные и циркулярные – имеющие одного отправителя и несколько нижестоящих по карьерной лестнице адресатов.
4. Стандартной считается переписка, которая содержит готовые формы документов, образцы. Виды деловых писем, представленных таким образом, называют регламентированными. Если отправитель пишет послание от себя, то нерегламентированное.
5. Когда в письме раскрывается одна тема, его называют одноаспектным, если несколько – многоаспектным.
6. Отдельно позиционируют виды деловых писем, которые отражают индивидуальную информацию для адресата: поздравления, благодарности, соболезнования, рекомендации, сопровождения.

Содержание делового письма

1. Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.
2. Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
3. Основная часть (должна иметь любая деловая переписка). Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.
4. Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.
5. Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.

Рекомендации по написанию писем

1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.

2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.

3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.

4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.

5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.

Одна из составляющих успешного бизнеса – соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.

Письма. Виды писем, порядок их составления и оформления. — Студопедия

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Датой письма является дата его подписания.

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях — до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение — просьбу, отказ, предложение и т.п. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение — это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью — опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта(письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.

типов официальных писем | Топ-10 самых распространенных

Какие типы официальных писем мы можем предоставить?

Многие люди спрашивают нас, какие типы официальных писем мы можем им предоставить и как их писать. В следующих разделах подробно описаны некоторые из различных типов официальных писем, которые мы можем написать для вас или вашего бизнеса через наших высокопрофессиональных и высококвалифицированных составителей писем.Наши услуги полностью гарантированы и всегда доставляют то, что вам нужно, вовремя.

Следующие типы официальных писем всегда будут предоставлены без формальных ошибок в правильном профессиональном формате письма, который вам нужен, и будут созданы для достижения желаемого результата:

• Письма с жалобами : многие люди считают очень необходимым написать письмо с жалобой на неисправные продукты или плохое обслуживание.Письмо с жалобой должно быть тщательно написано, чтобы гарантировать, что оно адресовано обеим сторонам, но при этом вежливо, чтобы не отпугнуть читателя. Он также должен прояснить, что вы ищете в плане компенсации, при этом не раскрывая слишком много информации о том, какие шаги вы можете предпринять в будущем.
• Сопроводительное письмо для вашего заявления о приеме на работу: все заявления о приеме на работу должны сопровождаться краткими и хорошо написанными сопроводительными письмами для резюме, чтобы повысить ваши шансы быть отобранным для собеседования.Хорошо написанное сопроводительное письмо должно подчеркивать основные причины, по которым вы лучший человек для работы.
• Справка по написанию рекомендательных писем: рекомендательных писем может быть трудно написать по большому количеству причин, и многие люди хотели бы, чтобы кто-то выполнял эту работу за них. Эти письма должны быть основаны на фактах и ​​предоставлять читателю именно ту информацию, которую он ищет.
• Рекомендательное письмо : в отличие от простого рекомендательного письма, рекомендательное письмо действительно порекомендует человека, о котором пишут, и поддержит его читателю.То, чего может быть очень трудно достичь, не переусердствуя.
• Профессиональное заявление об увольнении: Когда вы уходите с работы, вы хотите убедиться, что вы не сжигаете мосты и не отталкиваете кого-либо, с кем вы работали. В конце концов, вы можете захотеть снова поработать с ними в какой-то момент в будущем, и хорошо написанное заявление об увольнении может помочь вам сохранить хорошие отношения.
• Написание благодарственного письма : писать благодарственные письма часто бывает сложно из-за его краткости.Тем не менее, благодарственные письма — отличный способ построить хорошие отношения как в деловой, так и в личной жизни.
• Письмо об отказе : отклоняете ли вы деловое предложение или соискателя работы, вежливо предоставить соответствующие письма с отказом от работы. Хорошо написанное письмо может поддержать их интерес к вашей компании и помочь укрепить ваши отношения и репутацию.
• Написание коммерческих писем: Эти письма может быть очень трудно написать так, чтобы читатель не просто воспринимал их как спам, заставляя их отбрасывать письмо, даже не прочитав его полностью.Вот почему для того, чтобы хорошо их написать, почти всегда требуется помощь хорошего копирайтера.
• Рекомендательное письмо : рекомендательное письмо аналогично коммерческому письму, но часто используется для представления человека, компании или услуг с целью последующего разговора о продажах.
• Письмо о намерениях : письмо о заинтересованности аналогично сопроводительному письму о приеме на работу, но обычно отправляется компаниям, в которых вы заинтересованы работать, и которые в настоящее время не рекламируют какие-либо вакансии в интересующей вас области.Они могут быть очень эффективными, если они написаны хорошо, поскольку демонстрируют инициативу и стремление к успеху.

Деловой словарь

Это слова, с которыми вы часто можете столкнуться при чтении советов по деловому письму. Изучите их, и вы гораздо лучше познакомитесь с анатомией делового письма.

• Формат блока: Стандартный формат делового письма. В этом стиле все выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом с двойным интервалом между абзацами.Есть и другие менее распространенные форматы, но все они основаны на блоке.
• Приветствие: Приветствие, используемое в официальном деловом письме. Обычно это принимает форму Уважаемый [имя] или просто имя человека, к которому вы обращаетесь, но это может варьироваться в зависимости от обстоятельств.
• Закрытие: Раздел «подписать» вашего письма. Ниже мы предлагаем несколько вариантов того, как могло бы выглядеть ваше закрытие.
• Body: Фактический текст вашего письма, найденный между приветствием и заключением.
• Переходы: Переходы — это слова, которые сглаживают переходы между предложениями. Однако, тем не менее, и с другой стороны, это все примеры переходов, которые можно найти в деловом письме. Эффективные переходы — ключ к плавному письму.
• Тон: Тон означает, как звучит буква. Саркастический тон сделает письмо грубым; уважительный тон вежлив. Выбор слова и структура предложения могут влиять на тон.

Общие фразы для официальных писем

Когда вы пишете деловое письмо или рекомендательное письмо для поступления в колледж, иногда самое сложное — это правильная формулировка.У нас есть список фраз для каждого раздела письма, которые, надеюсь, помогут вам. Если вы ищете совет по написанию апелляционного письма, ознакомьтесь с 5 шагами, которые помогут вам в этом.

Для приветствия выберите один из следующих:

• Уважаемый [имя]
• Уважаемый господин
• Уважаемая госпожа
• Уважаемый господин или госпожа
• Джентльмены / Дамы

Для стартового рассмотрим:

• Мы пишем, чтобы проинформировать вас / запросить / подтвердить / узнать о
• Обращаюсь к Вам по следующим причинам
• Увидев вашу рекламу в [место], я хотел бы
• Я получил вашу контактную информацию от [contact] и пишу вам по номеру

Чтобы закончить букву , рассмотрите следующие варианты:

• С уважением
• Уважительный
• С Уважением
• С уважением

Это даст вам основу, необходимую для того, чтобы ваше письмо соответствовало правильной формальной структуре букв.

Мы можем помочь со всеми типами официальных деловых писем

Большой словарный запас делает вас отличным коммуникатором. Попрактикуйтесь в чтении и письме и ознакомьтесь с еще одним образцом профессионального делового письма, чтобы полностью понять жанр. Это может показаться большим трудом, но в конце концов оно того стоит. Коммуникация имеет жизненно важное значение на рабочем месте сегодня, и вы никогда не пожалеете о развитии своих навыков в этой области.

Мы — профессиональная служба письма, которая может помочь со всеми формами личного письма и письма редактору, включая все перечисленные выше.Обратите внимание на следующее и будьте готовы разместить заказ:

• Исключительная помощь в написании и / или редактировании официальных и деловых писем
• Без плагиата и всегда оригинальные документы
• Своевременная доставка и справедливые цены
• 24/7 внимательная служба поддержки
• И многое другое!

Так что, если вам нужна профессиональная и гарантированная помощь с любыми типами официальных писем, просто свяжитесь с нашими экспертами прямо сегодня!

,

Как написать официальное письмо

Хорошо написанное официальное письмо может произвести сильное впечатление — намного сильнее, чем даже самое элегантно сформулированное электронное письмо (и оно гораздо более профессионально, чем корзина с фруктами). Подаете ли вы заявление о приеме на работу, благодарите потенциального работодателя за собеседование или вежливо увольняетесь со старой работы (теперь, когда ваши красиво оформленные письма предоставили вам новую захватывающую возможность), умение написать официальное письмо — это навык. стоит освоить.

Официальные письма и неофициальные письма

Между неофициальными письмами (такими как благодарственные письма) и официальными письмами (такими как сопроводительные письма) есть несколько существенных различий. Может быть, вы думаете: «Но я уже знаю, как написать хорошее письмо! Моя тётя Мэйбл любит мои болтливые благодарственные записки. Что ж, хорошо знать разницу между ними!

Неофициальные письма

• может быть написан от руки или на машинке,
• использует разговорный английский, а
• имеют слабую структуру.

Официальные письма, с другой стороны,

• набираются всегда,
• строго придерживаются правил стандартного письменного английского языка, а
• имеют формальную структуру.

Когда вы учитесь писать официальное письмо, точная структура может показаться устрашающей, но на самом деле ее легко разбить на пять отдельных компонентов. Когда вы освоите основы, вы будете на правильном пути к тому, чтобы научиться писать официальное письмо.

Базовая структура официального письма

В каждом официальном письме есть четыре элемента (и необязательный пятый элемент, который, к сожалению, не идет с Брюсом Уиллисом): заголовок, приветствие, текст и подпись — и, если необходимо, приложения. Вот образец официального письма, чтобы вы начали писать официальное письмо (или любое другое).

Товарная позиция

Если вам интересно, как написать заголовок для официального письма, не смотрите дальше! Заголовок официального письма состоит из двух вещей: вашего адреса (плюс дата) и адреса получателя.

Адреса

1. Ваш адрес. Это должно быть в верхнем правом углу страницы. Под своим адресом напишите дату. В США используйте формат «Месяц, день, год» (15 марта 2018 г.). В Европе и других странах можно указывать дату первым (15 марта 2018 г.).
2. Адрес получателя. Вторая часть заголовка официального письма — это имя и адрес человека, которому вы пишете.Хотя вы не указываете свое имя над адресом, здесь следует указать полное имя получателя (включая должность), название организации (компании, колледжа, публикации и т. Д.), А затем адрес.

Приветствие

Приветствие — это приветствие, которое вы используете в своем письме, будь то официальное или неформальное, и наиболее частым из них остается «Уважаемый» плюс имя или титул человека, которому вы пишете.

Примеры приветствия

• Уважаемый Имя Фамилия. Если вы не знаете пол человека, опустите заголовок и используйте его полное имя (например, Dear Pat Smiley ).
• Уважаемый господин / госпожа / доктор. Фамилия. Если вам известно социальное или профессиональное звание (например, доктор или профессор ), используйте его вместе с фамилией человека. Используйте Ms. вместо Mrs . если вы не уверены, что получатель предпочитает Mrs . Лучше избегать использования Miss , что может быть сочтено снисходительным.
• Уважаемые сэр или мадам. Это идеальное приветствие, когда вы не знаете имени получателя.

Кузов

Сделайте текст официального письма как можно короче.

Первый абзац основного текста

Начните с четкого объяснения, почему вы пишете это письмо.

Пишу пожаловаться на…

Я отвечаю на ваше объявление о вакансии в…

Претендую на должность…

Если это письмо является частью ранее установленной переписки, вам также следует отметить это здесь.

В ответ на Ваше письмо от…

На нашей недавней встрече вы запросили первые десять страниц моей рукописи…

Второй абзац основного текста

Здесь вы должны указать некоторые дополнительные сведения о вашей работе или образовательном опыте, о том, что делает вас подходящим для определенной работы, о вашем разочаровании продуктом компании или другую важную информацию. Этот абзац является продолжением первого абзаца.

Закрытие параграфа

Здесь вы можете повторить основную мысль своего письма, предложить следующий шаг, поблагодарить получателя за ее время — или все три!

Спасибо, что уделили время рассмотрению моей заявки.

С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе .

Я буду рад предоставить ссылки или другие образцы моей работы.

Подпись

Есть несколько подходящих заключительных фраз для подписи.

Примеры подписей писем

• С уважением — наиболее распространенное закрытие. Краткая форма, С уважением, , также всегда безопасна.
• С уважением или С уважением или аналогичные варианты также работают.
• С уважением, благодарностью и признательностью также может быть уместным.

Однако есть две ловушки, которых следует избегать:

• Не делайте тело слишком формальным. Будьте осторожны, не позволяйте формальному тону фирменной фразы перетекать в ваш текст. Не должно звучать так, будто вы пишете гусиным пером!
• Но держите подпись уважительно. Не позволяйте своим современным модным манерам соблазнить вас использовать более непринужденную фирменную фразу.Здесь приветствуется немного формальности. Держись, чувак нет.

Корпуса

Официальные письма часто являются сопроводительными письмами, то есть они отправляются вместе с другим документом, например, с резюме. Если вы вкладываете в конверт что-либо, кроме самого письма, рекомендуется написать Enclosure или просто Encl. после вашего имени. Это позволяет получателю узнать, что нужно искать еще одну или две страницы, и снижает риск того, что ваше письмо будет отделено от всего, что вы отправили.

Краткий обзор интервалов в официальных письмах

Хорошее расположение предметов улучшит общий вид вашего письма. Давайте еще раз взглянем на наш официальный образец письма!

Пошаговое руководство по написанию официального письма

1. Знайте свой формат. Перед тем, как начать писать, убедитесь, что ваши поля установлены равными одному дюйму по периметру, и что вы используете простой, читаемый шрифт, например Times New Roman с двенадцатью пунктами (ваш лучший выбор), Arial или Calibri.
2. Укажите свой адрес и дату. Напишите свой адрес и дату в верхнем правом углу.
3. Включите адрес получателя. Выровняйте до левого поля и напишите имя, организацию и адрес человека, которому вы пишете. Если вы еще не связались с получателем, точно выясните, с кем лучше всего связаться. Внимательно обратите внимание на правильное написание имени этого человека.
4. Напишите приветствие. Помните, у вас есть как формальные, так и неформальные варианты приветствия.
5. Напишите письмо. Напишите свой первый абзац, ответив на вопрос: «Почему я пишу это письмо в этот день этому человеку?» Напишите свой второй абзац, ответив на вопрос: «Какую новую информацию я хочу, чтобы читатель знал?» Напишите заключительный абзац, ответив на вопрос: «Что я хочу сделать дальше?»
6. Включите подпись. Введите заключительную фразу для подписи, три или четыре раза нажмите Enter, а затем введите свое имя.
7. Помните о своих вольерах. Если вы что-то прилагаете (например, резюме), оставьте пустую строку под своим именем и введите «Encl.»
8. Следуйте четырем правилам Ps: P Читайте свое письмо внимательно! P Напишите письмо! P Опи в конверт! P Остальное быстро!

Официальное письмо о том, что можно и нельзя

DO приложите все усилия, чтобы узнать имя человека, которому вы пишете. Этот индивидуальный подход может иметь решающее значение.Также убедитесь, что имя написано правильно!

НЕ используйте приветствие «Для кого это может касаться». Он устаревший и безличный.

DO соблюдайте правила стандартного письменного английского языка и внимательно проверяйте свое письмо. Подумайте об использовании редактора, чтобы улучшить свое письмо и убедиться, что в нем нет ошибок.

НЕ использовать излишне знакомый или разговорный язык. Избегайте сокращений и используйте полные предложения.

DO звучит как ты — просто очень профессиональная версия самого себя.

НЕ используйте тезаурус, чтобы попытаться звучать более интеллектуально.

DO пишите кратко и по существу.

НЕ изменяйте размер шрифта, чтобы настроить внешний вид письма.

DO используйте бумагу формата Letter и деловой конверт.

НЕ используйте цветную бумагу или канцелярские товары с какими-либо дополнительными украшениями или дизайном, за исключением фирменного бланка, если он у вас есть.

DO отправьте письмо по почте как можно скорее после его написания.Дата, которую вы указали в заголовке, должна идеально соответствовать штемпелю.

Типы официальных писем

Есть много типов официальных писем, и каждое служит определенной цели. Вот лишь несколько примеров:

• Письма-запросы запрашивают информацию. Они идеально подходят, когда вы ищете работу, нуждаетесь в юридической консультации или собираете пожертвования.
• Дополнительные письма приходят после первоначального сообщения; отличный пример — благодарность после собеседования.
• Письма с жалобами могут быть полезны, но не забывайте использовать профессиональный, вежливый тон.
• Рекомендательные письма также известны как рекомендательные письма или просто ссылки и часто идут рука об руку с…
• Письма о приеме в колледж поданы в приемные комиссии.
• Заявления об увольнении обычно направляются непосредственному руководителю и часто содержат подробные сведения о причине ухода.
• Другие типы официальных писем можно использовать в различных ситуациях, таких как подача заявки на грант, запрос повышения или ответ на запрос.

Электронная почта работает быстро и эффективно, но никогда не произведет такого сильного впечатления, как красиво написанное, профессионально отформатированное, невиртуальное письмо, которое можно держать в руках, что делает официальные письма идеальными для нескольких ключевых ситуаций.

Если вы точно знаете, как написать официальное письмо, вы будете впереди всех и выделитесь из толпы — это именно то, что вам нужно в современном мире. Так что попробуйте! Что касается деловой стороны, прочтите этот пост.Кроме того, в Интернете есть множество ресурсов (таких как этот словарь, это руководство по стилю или эти сообщения в блоге), которые помогут вам улучшить орфографию и грамматику.

,

Различные типы официальных писем

Автор: Manjusha. Подано на деловом английском

Существуют разные типы официальных писем.

По сути, все они имеют одинаковые стили макета, приветствия и окончания. Однако информация, которую вы включаете в эти письма, отличается. Вот более подробный обзор различных типов официальных писем.

Письма-запросы

Эти письма используются для запроса дополнительной информации о продукте или услуге.Вы должны четко объяснить, какую информацию вы ищете. Вы также можете запросить дополнительную информацию в виде каталогов, брошюр и т. Д.

Как написать письмо-запрос
Общий формат письма-запроса
Советы по написанию справочного письма
Образец справочного письма

Коммерческие письма

Рекламные письма используются для продвижения новых продуктов и услуг. В коммерческом письме должны быть четко указаны преимущества использования конкретного продукта, который вы пытаетесь продвигать.В идеале рекламное письмо должно выделять важную проблему, а затем объяснять, как ее можно решить с помощью вашего продукта. Все рекламные письма должны содержать призыв к действию .

Письмо-приемка

Письмо о принятии — это письмо, которое пишется, когда вы хотите принять работу, подарок, приглашение, награду, отставку и т. Д. Вы могли устно принять работу или подарок. Тем не менее, формально принять предложение с письмом о принятии — это разумная идея.

Как написать письмо о приемке
Образец письма о приемке

Ответ на запрос

Это письмо, которое вам, возможно, придется писать очень часто.Клиенты, которые интересуются вашими продуктами или услугами, определенно заинтересованы в их покупке. Отвечая на эти запросы, вы должны предоставить как можно больше информации. Ваш ответ должен побудить клиента предпринять желаемое действие: это может быть подписка на предоставляемую вами услугу или покупка продукта, который вы предлагаете.

Заявление претензии

Мы не всегда удовлетворены качеством приобретаемых товаров или услуг. В этом случае нам нужно будет предъявить претензию по поводу неудовлетворительной работы.В претензионном письме должно быть четко выражено ваше недовольство. В нем также должно быть указано, какие действия вы ожидаете от поставщика услуг.

Вот образец письма-претензии.

Урегулирование претензии

Ваша компания может предлагать лучшие продукты и услуги. Тем не менее, время от времени вас могут попросить урегулировать претензию. Этот тип писем должен касаться конкретных проблем неудовлетворенных клиентов.

Письма с извинениями

Письма с извинениями следует печатать на компьютере.Используйте шрифт с засечками, например Times Roman. После того, как вы напечатали письмо, распечатайте его на белой бумаге хорошего качества.

Как написать деловое письмо с извинениями
Образец письма с извинениями
Образец письма с извинениями 2
Деловое письмо с извинениями Образец I
Личное письмо с извинениями Образец I

Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это письмо, которое отправляется вместе с вашим резюме, когда вы подаете заявление на работу. Цель сопроводительного письма — вызвать положительный отклик у ваших потенциальных работодателей, выделив положительные моменты в вашем резюме.

Как написать сопроводительное письмо
Образец сопроводительного письма
Образец сопроводительного письма 2
Образец сопроводительного письма 3

См. Также

Советы по написанию деловых писем
Как написать письмо с извинениями
Образец письма с извинениями
Образец письма с личными извинениями
Советы по написанию электронного письма
Составление резюме
Как написать письмо-запрос

Написание письма: формальное и неформальное

Введение
Адрес и дата
Приветствие
Тело письма
Подписка или прощание
Тон и язык письма
Советы по написанию личного письма

Если вы не найдете здесь того, что вам нужно, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Все права защищены. Авторские права © 2006-2015 perfectyourenglish.com

,

11 самых важных типов писем, о которых вы должны знать

Иногда нам нужна помощь профессионального писателя, современная цифровая эпоха требует, чтобы мы писали десятки сообщений и электронных писем, чтобы поддерживать связь с друзьями и семьей, общаться с деловыми партнерами в деловой переписке и так далее. Некоторые письма, которые мы пишем, отмечают особые события в нашей жизни, а другие приходят просто как часть рутины, поэтому письма с выражением сочувствия или поздравлением, выражением соболезнования будут разными по форме, содержанию и структуре.

Неформальные письма используются для личного общения, их содержание, структура и повествование не строго стандартизированы, поэтому вы можете свободно использовать неформальные языки, такие как сленг, разговорные термины и идиомы.

Официальные письма Написание очень похоже на написание официальных документов, когда используется безличный тон. Формальное письмо — это письмо, использующее формальные языковые конструкции определенного формата, официальные письма также называют деловыми или официальными письмами.Такой тип подходит для профессионального общения. Наиболее распространенными и распространенными официальными письмами являются письма-запросы, письма-жалобы, сопроводительные письма, письма-запросы, рекомендации, письма-предложения, рекомендательные письма и письма об увольнении, заявки и продажи.

Реальная разница между формальным и неформальным письмом

Конечно, есть набор правил и шаблонов для формального письма, учитывая каждый тип официального письма, которое не подходит для неформальных писем, поскольку они бесплатны для импровизаций.Однако основное различие между формальным и неформальным письмом по-прежнему заключается в подаче информации, другими словами, в вашем стиле письма.

Существуют советы по написанию писем, которые можно применить как к формальному, так и к неформальному письму, однако есть подчеркивающее универсальное правило, характеризующее каждое хорошее письмо, независимо от типа или цели, и здесь вы можете увидеть пример:

Универсальные советы по письму

• Приветствие, соответствующее типу письма (официальное или неформальное)
• Введение, включая цель написания
• Основная часть корпуса.В этой части подробно описана основная тема
• Последний абзац. Далее следует подведение итогов и / или предложение возможных действий, которые необходимо предпринять.

Четкое и лаконичное окончание f. g «С уважением / наилучшими пожеланиями» или «С уважением, С уважением» и т. д.

Советы для официальных писем

• Официальные письма начинаются с: а) «Уважаемый господин / госпожа» и заканчиваются «С уважением» + полное имя б) «Уважаемый господин / госпожа» + фамилия
• Искренне или добросовестно оканчиваться словом «Ваш» + полное имя
• Помните, что существует небольшая разница между написанием деловых писем на американском и английском языках, и ее можно соблюдать при написании.
• В неформальных письмах никогда не используется сленг и лишние детали, постарайтесь выразить свои мысли в максимально лаконичной форме, чем короче сообщение, тем лучше понимание

Советы для неформальных писем

• В неформальной обстановке (также известной как дружеские письма) начинайте с «Уважаемый» или используйте имя получателя.
• Окончание обычно звучит как «С любовью / С уважением / Наилучшими пожеланиями» + имя или «С уважением и полное имя».
• Если это полуофициальное письмо, оно также может начинаться с «Уважаемый господин / госпожа» и фамилии, оканчиваясь на «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями / С уважением» + имя или полное имя.

Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма от ученых и сотрудников являются наиболее распространенными.В обоих типах намерение состоит в том, чтобы подать заявку на работу или академическую должность. В рекомендательном письме для академических целей главное — это основные моменты ваших академических сильных сторон и акцент на доводы, почему вы лучший кандидат. Такие письма способствуют лучшему раскрытию напряжений и личных качеств, помогают оценить опыт. Для рекомендательного письма важно не только использовать правильный формат, но и приводить конкретные примеры вашей работы.

Заказать написание рекомендательного письма от 15 $.99 в один клик! >>>

Деловое письмо

Деловое письмо написано с учетом формата, и существует множество типов деловых писем. Важно помнить, какова цель письма и кому оно адресовано. Из-за усилий, вложенных в составление делового письма, некоторые профессионалы предпочитают пользоваться услугами профессионального письма, чтобы сэкономить время и силы. Формат делового письма иногда бывает непростой темой, потому что известно множество деловых писем.Так что дело, конечно же, в разнообразии вариантов и стилей форматирования.

Заказать написание делового письма от $ 15,99 в один клик! >>>

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме во время процесса подачи заявки на вакансию. Цель сопроводительного письма — предоставить более личное представление, выразить ваш интерес к конкретной должности и подчеркнуть, почему ваши навыки и знания могут быть большим активом для компании, в некоторых случаях ваше видение способов того, как бизнес может быть улучшенным.Тело сопроводительного письма позволяет работодателю понять, на какую должность вы претендуете и почему вас следует пригласить на собеседование.

Закажите написание сопроводительного письма от $ 19,99 в один клик! >>>

Письменное письмо о заинтересованности

Письмо о заинтересованности составлено, чтобы продемонстрировать ваш интерес к какой-либо конкретной сфере бизнеса или области. В большинстве случаев письмо о заинтересованности помещается в заявлении о приеме на работу, когда должность не была официально объявлена, но кандидат хочет заранее выразить заинтересованность в ней, чтобы быть принятым на работу.Кейс может распространяться на разные области, например, с вещью, которая не продается, но кого-то представляет большой интерес.

Закажите письмо о заинтересованности от $ 15,99 в один клик! >>>

Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо — это справочный документ, основной целью которого является предоставление оценок и качеств, основных характеристик и талантов кандидата, претендующего на выполнение определенной функции.При написании рекомендательного письма важно упомянуть, как автор лично сотрудничал с человеком, являющимся предметом рекомендательного письма. Не забудьте указать достоинства и достоинства, хорошие примеры из прошлого опыта. Сильные качества личности должны соответствовать требованиям должности.

Закажите написание рекомендательного письма от $ 19,99 в один клик! >>>

Заявление

Существует несколько видов писем-заявлений: письмо-заявление в колледж, письмо-заявление о прохождении стажировки, письмо-заявление об отпуске, письмо-заявление о приеме на работу и письмо-заявление на получение кредита.Все документы, поданные в учебные заведения и на работу, предназначены для того, чтобы показать лучшие стороны вашей прошлой академической или профессиональной карьеры и вашу решимость в будущем внести свой вклад в область будущего обучения или организации, в которую вы подаете заявление. Письмо с заявлением об отпуске — это письмо с объяснением причины отсутствия в течение определенного периода. Письмо-заявка на ссуду написано, чтобы попросить денежный кредит или какой-либо другой кредит.

Заказать написание письма-заявки от 20 $.79 в один клик! >>>

Формальный формат письма широко используется для деловых писем и для академических целей, тогда как неформальные письма носят случайный характер и поэтому не обязаны соответствовать определенным стандартам письма. Если вы пишете официальное письмо или рекомендательное письмо для получения стипендии, важно помнить о цели написания, получателе и стиле письма, сохранять ясность и последовательность, не смешивая неформальный и формальный подходы к написанию. вот тогда твое письмо оказывается просто удачным.

Боязнь письма? Нет, если вы правильно используете буквы с правильными профессионалами! Закажите письмо сегодня!

,