Функция контроля в управлении: Вы точно человек? – Контроль как функция управления

Контроль как функция управления предприятием

Замечание 1

Контроль — ведущая функция управления. Когда менеджмент организации ставит определенные цели, то контроль является процессом, который обеспечивает достижение обозначенной цели.

Главная задача контроля – оценить результаты работы организации.

Среди основных причин необходимости контроля можно назвать:

• наличие неопределенности, сложности и динамичности среды;
• необходимость предупреждения появления кризисной ситуации через обнаружение ошибочных действий и несоответствий до того, как предприятию будет нанесен ощутимый вред;
• поддержание высокого результата через сопоставление фактических показателей плановым и оценку темпов продвижения фирмы к намеченной цели.

В конкретной ситуации содержание контрольной функции определяет структура и содержание остальных функций управления (планирования, организация, мотивация). Одновременно утвержденная система контроля также оказывает влияние на содержание функций планирования, организации, мотивации.

Функции контроля в системе управления

Среди основных функций контроля в управлении организацией можно выделить следующие:

• диагностическая функция, помогающая изучению реального положения дел внутри организации;
• стимулирующая функция, предполагающая вознаграждение или наказание работников по результатам контроля, что стимулирует более эффективное и качественное выполнение должностных обязанностей;
• коммуникативная функция, помогающая установление и поддержке обратной связи;
• ориентирующая функция, позволяющая помогает выявить, на что следует обращать особенное внимание;
• корректирующая функция, способствующая исправлению ошибок и улучшению дальнейшей работы с учетом полученных данных.

Роль функции контроля в управлении

Замечание 2

Как функция управления контроль предполагает наличие тесной взаимосвязи с планированием, организацией и мотивацией рабочих процессов.

Связь контроля и планирования проявляется в следующем: цели и конечные показатели формулируются в планах. Как правило, периодичность планирования и контроля должна совпадать, а непосредственно контроль делится на следующие типы:

• стратегический;
• тактический;
• оперативный.

Взаимосвязь контроля и функции организации способствует решению проблем централизации и децентрализации, помогает в установлении субъекта и объекта контроля. Отметим, что объект и субъект контроля должны быть четко прописаны в разных положениях и инструкциях.

Результаты контроля – неотъемлемое условие мотивации персонала. Следовательно, эффективность мотивации персонала определяется эффективностью контроля.

Задачи контроля

Если говорить о сфере управления, то организация не может существовать полноценно без наличия соответствующего контроля. В управлении сущность функции контроля заключается в выполнении задач:

1. Контроль позволяет обнаруживать факторы, оказывающие негативное воздействие на деятельность организации, а также своевременно подготовиться к ним и отреагировать на них.


2. Посредством контроля выявляются промахи и ошибки в деятельности организации, оперативно принимаются меры для устранения их.
3. По итогам контроля дается оценка деятельности организации, работе персонала и эффективности управляющей системы.
4. Результаты контроля позволяют скорректировать положение дел в организации и создать условия для развития мотивации.
5. Как функция управления контроль не является деятельностью одного или нескольких человек. Его должны соблюдать все сотрудники, так как самоконтроль считается лучшим средством для стимулирования деятельности и достижения её положительного результата.

Роль функции контроля в управлении — МегаЛекции

Лекция: Контроль как функция менеджмента.

План:

1. Контроль как вид управленческой деятельности.

2. Роль функции контроля в управлении

3. Объекты и субъекты контроля

4. Виды контроля

5. Взаимосвязь контроля с другими функциями управления

6. Принципы контроля

7. Этапы процесса контроля

8. Основные рекомендации для осуществления контроля

9. Методы контроля. Бенчмаркинг. Тотальный контроль качества

и тотальный менеджмент качества, международные стандарты

на системы качества.

Контроль как вид управленческой деятельности.

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль является одной из ведущих функций управления. И в любой организации он занимает второе место после целеполагания. Когда руководство ставит перед сотрудниками цель, то контроль становится тем процессом, с помощью которого обеспечивается достижение организацией этой цели. Проще говоря, контроль это та функция, которая обеспечивает успешную работу предприятия. Основная задача контроля – это оценка результатов работы организации. Причин необходимости контроля несколько — он предупреждает возникновение кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того как они нанесут вред предприятию, а также позволяет сопоставить плановые показатели и фактические результаты продвижения предприятия к цели.

А для того чтобы привести предприятие к успешной деятельности, необходимо знать основные функции контроля в системе управления:

· диагностическая – помогает изучить реальное положение дел в организации;

· стимулирующая – по итогам контроля работников будет ожидать поощрение либо наказание, поэтому они стремятся к более эффективной и качественной работе;

· коммуникативная – помогает устанавливать и поддерживать обратную связь;

· ориентирующая – помогает выявить, на что нужно обратить особое внимание;

· корректирующая – способствует исправить ошибки и улучшить дальнейшую работу на основе полученных данных.

Роль функции контроля в управлении

Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач:

1. Контроль обнаруживает факторы, которые могут оказать негативное влияние на деятельность организации, позволяет подготовиться к ним и своевременно на них отреагировать.

2. Помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации, и оперативно принять меры для их устранения.

3. По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления.

4. Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел в организации и создать новые условия для мотивации.

Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления — это синонимы» — считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции, могут сделать планы невыполненными. Источником неопределенности являются и люди, работающие в самой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся, и если их вовремя не исправить могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации и развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой. Следовательно, контроль — функция управления, выполняющая стабилизирующую роль в процессе управления. Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития.

Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей. Он должен соблюдаться всем персоналом организации, поскольку самоконтроль – лучшее средство для стимуляции деятельности и достижения её положительных результатов.

Говоря о сотрудниках, не стоит забывать и про социальный контроль, как функцию социального управления. Он выступает в качестве составной части любой деятельности, выполняет функцию обеспечения безопасности общества, а также поддерживает социальный порядок. В управлении социальной сферой главным образом реализуется социальная политика государства и гражданские права человека. Социальный контроль, в качестве функции социального управления определяется деятельностью людей. Эта деятельность направлена на удовлетворение социальных отношений и общественных потребностей. Поэтому социальный контроль является необходимым атрибутом развития общества, а функция контроля в управлении играет важную роль в создании социальной стабильности в обществе и исполнении законов. В общественной жизни контроль проявляется в виде различных санкций, например принуждении и наказании, а также в виде мер поощрения и мотивации активной гражданской позиции. Социальный контроль содействует поддержанию единого и организованного общества, совершенствованию исторически сложившихся общественных отношений и укреплению конституционного порядка.

Факторы необходимости контроля:

1) неопределенность внешней и внутренней среды организации

2) предупреждение кризисных ситуаций. В процессе контроля мы обнаруживаем отклонения от запланированных результатов, но необходимо обратить внимание и на причины, которые привели к этим отклонениям. (Выявляя причины отклонений, мы можем скорректировать различные процессы, чтобы в будущем не возникло кризисных явлений)

3) поддержание успеха. Обнаруживаем не только проблемы, но и выявляем то, благодаря чему мы сумели достичь успеха. Выявляя факторы и условия, которые приводят к успеху, мы можем попытаться закрепить эти факторы и сделать их основой наших конкурентных преимуществ.

3. Объекты и субъекты контроля

В качестве объектов контроля выступают не только показатели деятельности организации или отдельного исполнителя, но и ресурсы (людские, информационные, финансовые, материальные), время, затраты, риски, состояние внешней и внутренней среды и поведение сотрудников и руководства организации.

В качестве субъекта контроля выступает лицо, принимающее решение, вне зависимости от места положения в иерархии и занимаемой должности. То есть контроль может осуществляться как руководителем, которому подчиняются работники и который, соответственно, контролирует результаты и эффективность их труда, так и самим исполнителем, например, отслеживающим финансовые ресурсы, состояние технологической линии или диагностирующим положение организации на рынке.

Субъекты контроля различаются по объемам контрольной деятельности и уровню ответственности за принимаемые решения. Любому руководителю необходимо создавать рычаги воздействия на подчиненных, чтобы работа выполнялась вовремя и с требуемым качеством.

Виды контроля

По периодичности контроля

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с большим числом подразделений, если окружающая среда относительно стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации — ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер.

Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.

Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в организации

Выделив такие элементы процесса как «вход», «преобразование» и «выход», мы можем осуществлять предварительный контроль как контроль входных параметров, текущий контроль какконтроль параметров самого процесса, и заключительный контроль какконтроль выходных параметров

1) Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы — средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.

предварительный контроль (контроль входных ресурсов)

Контроль сроков, качества, количества поступаемых ресурсов.

Ресурсы:

§ финансовые. Инструмент контроля – бюджет компании (позволяет контролировать потребность в ресурсах и эффективность распределения ресурсов).

§ материальные. Инструмент – различные методики выбора поставщиков, статистические процедуры контроля качества.

§ человеческие ресурсы. Инструмент – различные процедуры отбора персонала (тестирование, ролевые игры).

2) Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля — стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

текущий контроль (контроль процесса преобразования) – контроль процесса осуществления операционной деятельности.

Осуществляем сравнение и оценку результатов деятельности сотрудников в процессе изготовления продукции на соответствие заданным стандартам и нормативам.

Необходимо создание эффективной системы обратной связи. Сотрудники должны своевременно получать информацию о результатах этой оценки.

3) Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

заключительный контроль (контроль выходных ресурсов)

Сравниваем запланированные показатели по качеству и количеству продукции с реально достигнутыми.

2 функции заключительного контроля:

§ предотвращение проблемных ситуаций в будущем

§ мотивация персонала

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

36. Контроль как функция управления

Кoнтpoль
— этo пpoцecc oбecпeчeния дocтижeния opгaнизaциeй
cвoиx цeлeй. Задачей контроля является
количественная и качественная оценка
и учет результатов работы организации.
В общем процессе управления контроль
выступает как элемент обратной связи
т.к. по его данным производится
корректировка заранее принятых решений
и планов. Необходимости проведения
контроля: 1. неопределенность 2.
предупреждение возникновения кризисных
ситуаций 3. поддержание успеха.

Процесс
контроля состоит из 3
этапов: 1.
Выработка стандартов и критериев. 2.
Сопоставление с ними реальных результатов.
3. Принятие необходимых корректирующих
действий.

Цели, используемые
в качестве стандартов для контроля
имеют 2 важные особенности:

1. Они характеризуются
наличием временных рамок, в которых
должна быть выполнена работа.

2. Наличие конкретного
критерия, по отношению к которому можно
оценить степень выполнения работы.

Характеристика
контроля: 1. стратегическая направленность
контроля, т.е. отражать общие приоритеты
организации и поддержание их. 2. Ориентация
на результаты. 3. Своевременность
контроля. 4. Гибкость контроля. 5. Простота
контроля.

Одна из важнейших
причин необходимости осуществления
контроля состоит в том, что любая
организация, безусловно, обязана обладать
способностью вовремя фиксировать свои
ошибки и исправлять их до того, как они
повредят достижению целей организации.

Контроль
— это критически важная и сложная функция
управления. Одна из важнейших особенностей
контроля, которую следует учитывать в
первую очередь, состоит в том, что
контроль должен быть всеобъемлющим.
Каждый руководитель, независимо от
своего ранга, должен осуществлять
контроль как неотъемлемую часть своих
должностных обязанностей, даже если
никто ему специально этого не поручал.

37. Виды контроля и характеристики его эффективности

Предварительный
контроль.
Этот вид
контроля называется предварительным
потому, что осуществляется до фактического
начала работ. Прежде всего, он применяется
по отношению к трудовым, материальным
и финансовым ресурсам. Предварительный
контроль в области человеческих ресурсов
достигается в организациях за счёт
тщательного анализа деловых и
профессиональных навыков и отбора
наиболее подготовленных и квалифицированных
людей. Во многих организациях
предварительный контроль человеческих
ресурсов продолжается и после их найма
в ходе курса обучения. Контроль
материальных ресурсов осуществляется
путем выработки стандартов минимально
допустимых уровней качества и проведения
физических проверок соответствия
поступающих материалов этим требованиям.
Важнейшим средством предварительного
контроля финансовых ресурсов является
бюджет (текущий финансовый план), который
позволяет также осуществлять функцию
планирования. Бюджет является механизмом
предварительного контроля в том смысле,
что даёт уверенность: когда организации
потребуются наличные средства, эти
средства у неё будут.

Текущий
контроль
обычно
производится в виде контроля работы
подчиненного его непосредственным
начальником. Текущий контроль не
проводится буквально одновременно с
выполнением самой работы. Скорее он
базируется на измерении фактических
результатов, после проведения работы.
Текущий контроль основывается на
обратных связях. Управляющие системы
в организациях имеют разомкнутую
обратную связь, так как руководящий
работник, являющийся по отношению к
системе внешним элементом, может
вмешиваться в ее работу, изменяя и цели
системы, и характер ее работы.

Заключительный
контроль
осуществляется после того, как работа
закончена или истекло отведенное для
нее время. Хотя заключительный контроль
и осуществляется слишком поздно, чтобы
отреагировать на проблемы в момент их
возникновения, тем не менее, он имеет
две важные функции. Одна из них состоит
в том, что заключительный контроль даёт
информацию, необходимую для планирования
в случае, если аналогичные работы
предполагается проводить в будущем.
Вторая функция заключительного контроля
состоит в том, чтобы способствовать
мотивации, тaк кaк она измepяeт дocтигнyтyю
peзyльтaтивнocть.

В процессе
осуществления контроля крайне важно
правильно выбрать перечень проверяемых
параметров и установить задания и
критерии их выполнения, воспринимаемые
подчиненными.

2. Сущность, роль и функции контроля в управлении. Контроль и ревизия: конспект лекций

2. Сущность, роль и функции контроля в управлении

Контроль – это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений.

В стране действуют более 260 федеральных законов, указов, постановлений, в которых регулируется контрольная и надзорная деятельность. Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Предприятиям и фирмам предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой и международными стандартами бухгалтерского учета и отчетности.

Контроль на предприятии (контроллинг) включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, – подготовку рекомендаций для принятия решения.

Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации работы, научных исследованиях и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), получение достижений в науке и технике роль контроля будет усиливаться.

Понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:

1) контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;

2) контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;

3) контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения. Наряду с внутренним контролем, внутрихозяйственным расчетом, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности фирмы большое значение в финансовой и налоговой сфере в современной обстановке имеет ревизия – как инструмент контроля. Неплатежи, задержки заработной платы, налоговое бремя, инфляция и нестабильность экономики в стране требуют со стороны государства радикальных мер, соответствующих международным стандартам: проверок финансовых результатов, правил документооборота и контроля учетной политики. Эти функции контроля и ревизий в стране выявляют фирмы, укрывающиеся от налоговых платежей, нарушения в использовании бюджетных ассигнований. Наполняемость бюджета и внебюджетных фондов позволит своевременно выдавать заработную плату, пенсии и стипендии, пособия, улучшить социальную помощь, финансировать в должной мере здравоохранение, образование, правоохранительные органы и финансировать в должной мере.

Государство контролирует предприятия всех форм собственности с помощью эффективных форм финансового конторля.

Объектом финансового контроля выступает как бюджетно-налоговая сфера и бюджетный процесс, так и весь процесс финансово-хозяйственной деятельности субъектов рыночных отношений. Этим определяется большая роль и значение финансового контроля как основного элемента государственного контроля и управления.

Субъектами государственного финансового контроля являются государственные органы и структуры предприятия с государственным участием, организации полностью или частично финансируемые из бюджета, организации и предприниматели в части уплаты налогов в бюджет.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

11. Контроль как функция менеджмента

Контроль
— процесс, при помощи которого руководство
определяет, правильны ли его решения и
не нуждаются ли они в известной
корректировке. Контроль, чаще всего
используется, чтобы обнаружить проблему
прежде чем она разовьётся в кризис.
Отсюда, контроль — процесс обеспечения
достижения организацией своих целей.

Необходимость
контроля
обусловлена:

1. Неопределенностью
и изменчивостью внешней и внутренней
среды организации
(это приводит к тому, что планы и структуры,
вполне реальные и пригодные в момент
их формирования, ч/з определенное время
оказываются неприменимыми или
малоэффективными).

2.
Необходимость предупреждения возникновения
кризисных ситуаций в организации
(для того, чтобы избежать кризиса или
банкротства. Функция контроля позволяет
выявить проблемы и скорректировать
соответственно деятельность орг-ции
для того, как эти проблемы перерастут
в кризис.

3. Необходимость
поддержания успеха
(Контроль помогает определить, какие
именно направления деятельности орг-ции
наиболее эффективно способствовали
достижению целей орг-ции, какое направление
необходимо поддержать, кого из сотрудников
поощрять и т.д.)

Виды контроля:
предварительный, текущий и заключительный.
Все они преследуют одну цель — способствовать
близости получаемых результатов к
требуемым.

Предварительный
— осуществляется
до фактического начала работ (разработка
и реализация определенных правил,
процедур и линий поведения).

Текущий контроль
проводится в ходе осуществления работ
— руководители контролируют работу
своих подчинённых. ТК должен иметь
обратную связь (она позволяет получать
информацию от подчиненных о непредвиденных
проблемах).

Заключительный
контроль —
даёт информацию для планирования на
будущее, поощрения, наказания и взыскания.

В современных
условиях в орг-циях появляются новые
формы осуществления функции контроля
– например, мониторинг и контроллинг.

Мониторинг
– это
система постоянного наблюдения, сбора,
обработки информации за отдельными
составляющими внешней или внутренней
среды предприятия.

Контролинг
— это
одна из прогрессивных систем контроля
на предприятии. Контролинг предполагает
постоянное оперативное сравнение
плановых (нормативных) показателей с
фактическими, выявление отклонений,
определение взаимосвязи этих отклонений
и выработку на основе этого управленческих
решений.

Процесс контроля
осуществляется в 3
этапа: 1)
выработка стандартов и критериев; 2)
измерение фактически достигнутых
результатов и их сопоставление со
стандартами; 3) принятие необходимых
корректирующих действий.

1.
выработка
стандартов и критериев. Стандарты
— конкретные
цели, прогресс в отношении которых
поддаётся измерению. Стандарты должны
иметь временные рамки, в течение которых
оцениваются работы, и количественные
критерии по отношению к которым можно
оценивать и выполнение работы.

2.
измерение
фактически достигнутых результатов и
их сопоставление со стандартами
предполагает 4 шага: а)
установление масштаба допустимых.
Если масштаб дополнительных отклонений
слишком большой, то руководство поздно
среагирует, если наоборот, то будет
дёргаться по мелочам, б) Измерение
результатов — установления степени
соответствия стандартам,
в) Передача
и распространение информации – т.е.
доведение до сведения сотрудников
стандартов и результатов проверки. г)
Оценка
информации о результатах.
Цель — руководитель определяет, необходимо
ли действовать и если да, то как.

3.
принятие
необходимых корректирующих действий.

Менеджер должен
выбрать одну из линий поведения: а)
ничего не предпринимать — т.е. цели
достигаются в соответствии с планом, а
отклонения находятся в допустимых
масштабах, но прерывать контроль в этой
ситуации нельзя; б) устранить отклонения
— установить причины и добиться возвращения
организации в желаемое русло; способы
в зависимости от ситуации; в) пересмотреть
стандарты — если они устарели, или не
отражают цели предприятия, их надо
менять.

Характеристики
эффективного контроля:

1.Стратегическая
направленность контроля,
т.е. контр-ть надо достижения общих
приоритетов орг-и

2. Ориентация
на результаты
– это означает, что инф-я о рез-тах
контроля важна только в отношении тех
параметров, по которым можно оценить
вклад работника в достижение целей
преприятия.

3. Своевременность
контроля —
это проявляется в выбранных промежутках
для осуществления контроля.

4. Гибкость
контроля —
способность адаптироваться к изменениям.

5. Простота
контроля – чем
проще осуществлять контроль, тем он
эффективнее, т.к. требует меньше усилий
и более понятен людям.

6. Экономичность
контроля,
т.е. издержки на контроль не должны
превышать эффект от него.

Затраты на
контроль состоят из следующих затрат:
затраты
времени; затраты на контрольное
оборудование; затраты на хранение,
поиск и передачу; информация, связанная
с контролем.

При проведении
контроля необходимо учитывать и его
поведенческие
аспекты.
Люди — это неотъемлемый элемент любой
орг-ции, поэтому при орг-ции процедуры
контроля менеджер должен принимать во
внимание поведение людей. Главное
назначение контроля в том, чтобы
предотвратить возможные ошибки.

Возможными
негативными последствиями орг-ции
процесса контроля явл.:

* возникновение
поведения, ориентированного на контроль.
Это означает тенденцию в поведении
сотрудников всячески подчеркивать
работу в тех областях, где проводится
контроль, и пренебрегать той работой,
где измерений нет.

* получение
непригодной информации. Эта проблема
возникает в том случае, если управляющий
точно не знает, какую информацию и в
каком объеме он желает получить при
проверке. Тогда подчиненные выдают ему
ту информацию, какую им удобнее
предоставить, хотя она может и не
соответствовать целям контроля.

Для ликвидации
негативных последствий контроля
необходимо учитывать след.правила:

— разработать
четкую и понятную всем систему показателей
и стандартов для контроля, довести ее
до сведения всех сотрудников;

— выбранные
показатели, по которым осуществляется
контроль, должны объективно и комплексно
отражать основные цели деятельности,
работу подчиненных.

— использовать
метод управления по принципу исключения
– суть его состоит в том, что система
контроля должна срабатывать только при
наличии заметных отклонений от стандартов.

— использовать
двустороннее общение – т.е. открыто
обсудить с подчиненными, какие значения
ожидаемых результатов будут применены
в качестве стандартов, какими будут
вознаграждения или взыскания.

— вознаграждать
по результатам контроля.

37. Контроль как функция управления.

Кoнтpoль — этo пpoцecc
oбecпeчeния дocтижeния opгaнизaциeй cвoиx
цeлeй. Задачей контроля является
количественная и качественная оценка
и учет результатов работы организации.
В общем процессе управления контроль
выступает как элемент обратной связи
т.к. по его данным производится
корректировка заранее принятых решений
и планов. Необходимости проведения
контроля: 1. неопределенность 2.
предупреждение возникновения кризисных
ситуаций 3. поддержание успеха.

Процесс контроля
состоит из 3 этапов: 1. Выработка стандартов
и критериев. 2. Сопоставление с ними
реальных результатов. 3. Принятие
необходимых корректирующих действий.

Цели, используемые
в качестве стандартов для контроля
имеют 2 важные особенности:

1. Они характеризуются
наличием временных рамок, в которых
должна быть выполнена работа.

2. Наличие конкретного
критерия, по отношению к которому можно
оценить степень выполнения работы.

Характеристика
контроля: 1. стратегическая направленность
контроля, т.е. отражать общие приоритеты
организации и поддержание их. 2. Ориентация
на результаты. 3. Своевременность
контроля. 4. Гибкость контроля. 5. Простота
контроля.

Одна из важнейших
причин необходимости осуществления
контроля состоит в том, что любая
организация, безусловно, обязана обладать
способностью вовремя фиксировать свои
ошибки и исправлять их до того, как они
повредят достижению целей организации.

Контроль — это
критически важная и сложная функция
управления. Одна из важнейших особенностей
контроля, которую следует учитывать в
первую очередь, состоит в том, что
контроль должен быть всеобъемлющим.
Каждый руководитель, независимо от
своего ранга, должен осуществлять
контроль как неотъемлемую часть своих
должностных обязанностей, даже если
никто ему специально этого не поручал.

38. Виды контроля и характеристики его эффективности.

Предварительный
контроль. Этот
вид контроля называется предварительным
потому, что осуществляется до фактического
начала работ. Прежде всего, он применяется
по отношению к трудовым, материальным
и финансовым ресурсам. Предварительный
контроль в области человеческих ресурсов
достигается в организациях за счёт
тщательного анализа деловых и
профессиональных навыков и отбора
наиболее подготовленных и квалифицированных
людей. Во многих организациях
предварительный контроль человеческих
ресурсов продолжается и после их найма
в ходе курса обучения. Контроль
материальных ресурсов осуществляется
путем выработки стандартов минимально
допустимых уровней качества и проведения
физических проверок соответствия
поступающих материалов этим требованиям.
Важнейшим средством предварительного
контроля финансовых ресурсов является
бюджет (текущий финансовый план), который
позволяет также осуществлять функцию
планирования. Бюджет является механизмом
предварительного контроля в том смысле,
что даёт уверенность: когда организации
потребуются наличные средства, эти
средства у неё будут.

Текущий контроль
обычно
производится в виде контроля работы
подчиненного его непосредственным
начальником. Текущий контроль не
проводится буквально одновременно с
выполнением самой работы. Скорее он
базируется на измерении фактических
результатов, после проведения работы.
Текущий контроль основывается на
обратных связях. Управляющие системы
в организациях имеют разомкнутую
обратную связь, так как руководящий
работник, являющийся по отношению к
системе внешним элементом, может
вмешиваться в ее работу, изменяя и цели
системы, и характер ее работы.

Заключительный
контроль
осуществляется после того, как работа
закончена или истекло отведенное для
нее время. Хотя заключительный контроль
и осуществляется слишком поздно, чтобы
отреагировать на проблемы в момент их
возникновения, тем не менее, он имеет
две важные функции. Одна из них состоит
в том, что заключительный контроль даёт
информацию, необходимую для планирования
в случае, если аналогичные работы
предполагается проводить в будущем.
Вторая функция заключительного контроля
состоит в том, чтобы способствовать
мотивации, тaк кaк она измepяeт дocтигнyтyю
peзyльтaтивнocть.

В процессе
осуществления контроля крайне важно
правильно выбрать перечень проверяемых
параметров и установить задания и
критерии их выполнения, воспринимаемые
подчиненными.

Тема 9. Контроль как общая функция менеджмента

1. Понятие
   контроля и его место в системе управления.

2. Виды
   управленческого контроля

3. Сущность
   и этапы процесса контроля.

1. Понятие контроля и его место в системе управления.

При
изучении первого вопроса данной темы
студент должен усвоить, что после
планирования, организации и мотивации
деятельности в организации возникает
потребность в обеспечении постоянных
наблюдений за ходом производственно-хозяйственных
процессов и у выявлении проблем,
препятствующих ее успешному осуществлению.

Контролирование
является важным фактором обеспечения
стабильности, предусмотренного уровня
развития экономичного субъекта, избежания
кризиса. Важными элементами контролирования
являются наблюдения за состоянием
субъектов экономики, целенаправленный
сбор и анализ информации о них с целью
принятия оптимальных решений.

Контролирование
как вид управленческой деятельности
(процесс) реализуется на основе выполнения
контрольных операций (контроля).

В общем процессе
управления контроль выступает как
элемент обратной связи, так как по его
данным производится корректировка
ранее принятых решений, планов и
нормативов.

Цели контроля:

• оценка результатов
  деятельности организации в целом, и ее
  структурных подразделений в частности;

• оценка гибкости
  управления, его способности адекватно
  реагировать на изменения внешней среды
  и приспосабливаться к ним;

• выявление и анализ
  факторов, которые препятствуют достижению
  запланированных результатов;
  предупреждение возникновения и
  накопления ошибок;

• учет конкретного
  вклада каждого в обеспечении конечного
  результата;

• формирование
  обратной связи для информирования и
  поощрения персонала;

• минимизация
  затрат;

• преодоление
  проблем, связанных с ростом организации.

значение
контроля:

1. Контроль необходим
   для успешного функционирования
   организации. Именно он, Наряду с другими
   факторами, обеспечивает точное выполнение
   тех или иных заданий, четкую организацию
   деятельности каждого из менеджеров и
   персонала.

2. Когда не существует
   контроля, людям сложно представить
   себе результаты их хозяйственной
   деятельности, к которым следует
   стремиться. Именно это незнание и
   рождает хаос. В такой ситуации практически
   невозможно объединить деятельность
   каких-либо групп. Можно сделать вывод,
   что контроль обусловливает эффективную
   и слаженную работу различных команд.

3. Контроль позволяет
   своевременно обнаружить и разрешить
   те или иные проблемы, возникающие в
   результате деятельности организации,
   раньше, чем они станут слишком серьезными.
   Другими словами, если бы не было контроля,
   менеджерам трудно было бы всегда
   удерживать ситуацию в поле зрения, и
   приходилось бы постоянно находиться
   под угрозой провала.

4. Контроль используется
   для стимулирования успешной деятельности
   всех участников производственного
   процесса.

5. Контроль служит
   для борьбы с неопределенной ситуацией,
   как внутренней, так и внешней. Подобная
   неопределенность выражается в изменениях
   законов, социальных ценностей, технологии,
   условий конкуренции и др.

6. Контроль направлен
   на предупреждение возникновения
   сложных, критических ситуаций. Другими
   словами, функция контроля представляет
   собой такую характеристику управления,
   которая помогает выявить проблемы и,
   в зависимости от обстановки, скорректировать
   деятельность организации еще до того,
   как эти проблемы перерастут в кризис.

7. Контроль способен
   сохранять и поддерживать все то, что
   является успешным в деятельности
   организации.

Принципы контроля.

Принципы
определяют правила для осуществления
эффективного контроля в орга­низациях
любого типа. На их основе строятся
различные схемы выполнения конт­рольных
функций. Схемы отражают специфические
особенности каждой организа­ции, но
в то же время должны соответствовать
принципам контроля. В отличие от общих
принципов управления, функция контроля
имеет свои частные принципы.

Принцип
результативности.

Результат
—
единственное, что представляет ценность
в производственно-хозяй­ственной
деятельности организации. Создание
схемы контроля, которая позволяет
руководителю получать информацию обо
всех сферах деятельности предприятия,
при­несет мало пользы. Такая схема
создает эффект «засорения мозгов»
руководителя, поскольку он будет получать
избыточную информацию, создающую
серьезные поме­хи в принятии решений.

Принцип
предполагает, что на предприятии должна
быть создана схема организации контроля,
которая охватывает сферы деятель­ности
организации, имеющие ключевое значение
для дости­жения целей организации.
Необходимо избегать контроля ради
контроля. Бесполезно иметь обширную и
полную информацию о различных отклонениях
от стандартов, если эта информация не
используется для осуществления
необходимых корректирующих действий.
Так же бесполезно пытаться контролировать
результаты, которых организация не
может достичь или не в состоянии измерить.

Результативность
контроля обеспечивается только тогда,
когда организация фак­тически достигает
желаемых целей с минимальными
корректировками программы их достижения.

Принцип адресности
контроля.

Информация
о результатах контроля важна только
тогда, когда она доходит до тех лиц,
которые обладают правом осуществлять
регулирующее воздействие на объект для
соответствующего изменения параметров.
Схема выполнения контроля должна
обеспечи­вать получение информации,
соответствующей контролируемому виду
деятельности.

Информация,
получаемая в результате контроля, должна
объективно отражать то состояние
контролируемого объекта, которое
действительно важно для успешной ра­боты
организации.

Принцип
восприимчивости контроля.

Контроль
не должен создавать у работников
организации чувства неопределенно­сти
и беспокойства. Люди должны чувствовать,
что стандарты, используемые для контроля
их деятельности, и вся система контроля
их работы действительно полно и объективно
отражают их труд. Применяемая схема
контроля и система стандартов должны
быть понятны лицу, результаты работы
которого контролируются. Кроме того,
люди должны понимать истинную цель
контроля. В противном случае они будут
со­знательно нарушать или игнорировать
схему контроля.

Восприимчивость
контроля также обеспечивается четкостью
и ясностью стан­дартов. Стандарт
должен играть роль мотивирующего
фактора. Нереальный или несправедливый
стандарт, с точки зрения контролируемого
лица, разрушает мотив к предоставлению
достоверной контрольной информации.
Люди должны воспринимать стандарты как
жесткие (иначе они будут действовать
демотивирующе), но справед­ливые и
достижимые.

Одной
из важных сторон восприимчивости
контроля является его простота. Про­стая
схема контроля понятна людям,
взаимодействующим с ней, они поддерживают
ее, она требует меньших усилий и более
экономична.

Принцип
своевременности контроля.

Информация,
переданная руководителю раньше, чем
она будет ему необходима для принятия
решений, может потерять свою ценность
из-за устаревания. Несвоев­ременную
информацию руководитель, как правило,
не рассматривает и откладывает ее «на
потом», а затем о ней забывает.

Если
информация приходит с опозданием, и ее
нельзя использовать для принятия
решения, то она теряет всякий смысл.

Важнейшей
ролью контроля является обеспечение
информацией для устранения отклонений
прежде, чем они примут серьезные размеры.
Организационная схема кон­троля
должна создаваться так, чтобы давать
информацию нужным людям до того, как
разовьется кризис. Своевременность
контроля заключается не в исключительно
высокой скорости или частоте его
проведения, а во временном интервале
между проведением измерений или оценок,
которые адекватно соответствуют
контролиру­емому явлению.

Принцип гибкости
контроля.

Схема
контроля не должна иметь жесткие
организационные рамки. Она находит свое
воплощение в организационной структуре
управления предприятием. Организа­ционно
контроль должен быть достаточно гибким
и своевременно приспосабливаться к
происходящим изменениям. Такое свойство
контроля позволяет проводить свое­временные
изменения в оргструктуре управления,
чем частично обеспечивается ее гибкость.
Частичность объясняется тем, что
оргструктура изменяет свои параметры
и при изменениях, происходящих в других
функциях.

Подвижность
факторов внешней среды достаточно
быстро меняет обстановку в организации.
Поэтому контролируемые параметры,
которые играли ключевую роль в прошлом,
сегодня могут потерять свою актуальность.
При этом возникли новые факто­ры,
которые не были встроены в схему контроля
предприятия, в связи с чем она не могла
отслеживать их изменение.

Принцип
экономичности контроля.

Контроль
необходимо воспринимать как средство,
помогающее руководству орга­низации
достигать желаемых результатов. Нужно
помнить, что система контроля должна
работать на получение прибыли. В то же
время контроль связан с множест­вом
расходов, таких как оплата труда
контролеров, потери рабочего времени
на конт­роль, стоимость средств
контроля, дополнительные отчетные
данные и т. п.