Инструменты управления организацией: Основные инструменты управления для компании – Проектируем систему управления организации: методология, инструменты, команда

Основные инструменты управления для компании

Инструменты управления Целью является повышение производительности компаний путем экономии времени, повышения производительности или снижения затрат. Может быть электронные таблицы, презентации, приложения, программное обеспечение, документация, среди других моделей.

Я обычно говорю, что бесполезно собирать инструменты управления, не зная теоретической части. Следовательно, СВЕТ работает на обоих фронтах. Блог LUZ Доставка менеджерам максимально возможного контента бизнес-администрирования. Между тем наши порталы предлагают очень большой инструменты управления.

Чтобы вы поняли, что мы не шутим, я перечислил лучшие инструменты СВЕТА ниже, чтобы помочь вам. Я надеюсь, вам понравится!

Инструменты управления для административно-финансового

Графический анализ управления денежными средствами

Прежде чем проверять инструменты управления ниже, ознакомьтесь с советами как сделать ваш финансовый менеджмент.

Adm-Financial Management Worksheets

Финансовые презентации

Шаблоны финансовых документов

Инструменты управления людьми

Перед проверкой Инструменты управления персоналом, проверьте основные столбы управление людьми.

Рабочие листы управления человеческими ресурсами

Презентации по управлению человеческими ресурсами

Модели писем для личного отдела

Инструменты стратегического управления

Многие компании уходят стратегическое управление потому что они думают только о краткосрочной перспективе: продавать, покупать ресурсы, производить. Это ошибка, так как компании нужно строить планы и выполнять их, чтобы подняться. В этом контексте стратегическое управление это ключ. Проверьте некоторые инструменты управления которые могут помочь вам в стратегия da empresa.

Таблицы стратегического управления

Презентации бизнес-стратегии

Инструменты и процессы управления качеством

A управление качеством гарантирует сокращение отходов в поисках идеального продукта или, по крайней мере, почти идеального. Через анализ и оптимизация процессаКомпания должна стремиться улучшить свои критические показатели, в дополнение к сокращению затрат времени и средств. Ниже приведены некоторые инструменты управления, которые могут помочь вам в этой области.

Рабочие листы и документы по управлению качеством

Управление процессами и качество презентаций

Коммерческие и маркетинговые инструменты управления

Его коммерческое управление и воронка продаж все можно сделать с помощью основных инструментов. Знай немного ниже.

Таблицы маркетинга

Таблицы коммерческого управления

Инструменты управления командой

Оптимальное управление командой связано с поиском стиля управления руководителя, который стремится сочетать известные нам подходы сообразно той ситуации, в которой находится он сам и его команда. То есть стиль управления руководителя иногда может быть авторитарным, иногда попустительским, иногда либеральным, но чаще всего — демократическим.

Поиск «золотой середины» не для всех заканчивается успехом. Некоторые руководители чаще действуют как исполнители, не доверяя членам команды, их умениям решать даже текущие задачи.

Такие руководители уделяют много внимания выполнению своих, как они считают, важных обязанностей, и мало — развитию инициативы и мотивации членов команды к самостоятельной работе. Причина такого подхода руководителей кроется не только в природных личных качествах, но и в отсутствии навыков целеполагания и планирования деятельности членов команды, навыков организации совместного анализа достижений членов команды, а также в стремлении «спасти» команду, решая большинство проблем самостоятельно.

У таких руководителей всегда дефицит времени, каждый день они больше отвлекаются на выполнение чужих обязанностей, чем работают над решением задач управления командой.

Читайте также: Факторы создания успешной команды в организации

Работа в команде требует высокую степень информативности и самоуправления каждого члена группы. Благодаря различным умениям каждого участника команды, задачи, поставленные руководителем, выполняются более качественно, с наименьшими временными затратами.

Команда — это небольшая группа людей, с различными умениями и навыками, собранная для взаимодействия и совместного решения поставленных задач, в целях повышения производительности труда.

В команде тренируются как профессиональные, так и личностные качества каждого ее участника, это приводит к увеличению производительности не только работников, но и всего предприятия в целом. Необходимость создания команды возникает с самого начала работы предприятия. Работа команды приводит к заметному увеличению производительности, так как общая работа требует больших профессиональных навыков со стороны участников группы.

Члены команды отличаются по возрасту, гендерному различию, образованности, особенностям культуры, верованиям и ценностным ориентациям, из этого складывается психологический микроклимат, влияющий на качество отношений индивидуумов группы между собой.

Для руководителя крайне важно при создании команды учитывать особенности каждого участника — это способствует грамотному распределению обязанностей, а также эффективному достижению целей организации. При этом каждый член команды получает необходимый опыт работы в группе, что влияет на «командный дух» и работоспособность, а в итоге – к увеличению потенциала компании в целом.

Командный менеджмент – это современный подход, к созданию команд, основанный на совместном участии работников с руководителем в управлении организацией, а также использование руководителем потенциала каждого работника или группы в целом.

Команда заметно увеличивает умения организации к выживанию и процветанию, за счет личных особенностей каждого участника, в неустойчивых современных условиях. Команда владеет потенциальными возможностями:

• ведение работы по правилам, составленным на предприятии, неформальным способом;
• повышение коммуникабельности, производительности, использование возможностей каждого сотрудника;
• увеличение конкурентоспособности организации.

При выполнении поставленных предприятием задач, группа намного быстрее и эффективней достигнет цели. Поэтому для решения сложных задач на предприятии создают команды, то есть группы, способные работать эффективно. Но минус в том, что участникам больших групп сложнее взаимодействовать друг с другом.

Работа в команде так же может быть трудной и непродуктивной. Тяжёлая работа, отсутствие сплоченности и недостаточный успех, в выполнении поставленных задач, нередко ведут к тому, что группа распадается еще до того, как использованы все шансы для развития производительной команды.

Группы со временем из малообученных дилетантов превращаются в высокопроизводительные команды, при условии, что они на каждом этапе развития повышают свой потенциал в области организации, квалификации и кооперации, так же появляется личная заинтересованность в развитии группы. Таким образом, группы становятся командами. Команды легко адаптируются благодаря матричному принципу внутреннего устройства: отдельные подгруппы создаются под поставленную задачу и легко могут быть переформированы.

Управление группы с такой субкультурой связано с необходимостью создания рациональной структуры, обеспечения высокой степени профессионализма сотрудников, сложностью достижения оптимального соотношения внешнего контроля и независимости рабочей подгруппы. Руководитель должен быть гибким и уверенным в себе и в своих сотрудниках. Влияние в команде основано не на статусе или положении, а на профессионализме и компетентности.

В команде принято развивать такие способности ее членов, как возможность совершенствования в любом аспекте командной деятельности и ценность постоянного развития.

Выделяют четыре этапа развития команды.

Первый этап – это адаптация, которая характеризуется как этап анализа задач и взаимного информирования. На этом этапе участники группы ищут оптимальные способы решения поставленных задач. Взаимодействие участников медленно, но неуклонно ведут к образованию диад, наступает стадия зависимости и проверки, которая предполагает ориентирование участников группы относительно характера действий друг друга, и поиск взаимовыгодного поведения в группе. Сначала участники команды собираются с настороженным чувством и чувством принуждённости. Эффективность сложившейся группы на начальном этапе будет низка по причине малой доверчивости друг к другу.

Второй этап – кооперация и группирование – здесь происходит создание малых подгрупп по интересам и симпатиям. Содержание данного этапа состоит в противодействии участников группы тем требованиям, которые предъявлены им содержанием поставленной задачи, после того как выявлены несовпадения в личной мотивации каждого участника группы с главными целями групповой деятельности. Участники группы эмоционально реагируют на требования задачи, вследствие чего образуются подгруппы.

От каждой группы начинается формирование самосознания, которое влияет на общее самосознание, которое формирует первые интергрупповые нормы. Подгруппы понимаю, что невозможно эффективно работать без взаимодействия с другими подгруппами, что в следствии приводит к общим правилам общения и интергрупповых норм, которые свойственны всей группе в целом. На этом этапе появляется такое понятие не как «я», а как «мы».

Третий этап – он характерен появлением принципов взаимодействия группы и закрепляется либо коллективная работы, либо внутригрупповая коммуникация. На этом этапе полностью исчезает интергрупповая активность. Процесс становления хорошо подготовленной, сплочённой, в психологическом и организационном отношении, группа может превратиться в группу-автономию, для которой свойственна замкнутость на своих целях, эгоизм.

Четвертый этап – этот этап можно рассматривать, с точки зрения деловой активности, как стадию принятия решений, где для успешного принятия решений пользуются конструктивными попытками. С образованием ролевой структуры команды связана функционально-ролевая соотнесенность, которая является своеобразным резонатором, благодаря которому проигрывается групповая задача. Команда готова разрешения и проявления конфликта. Здесь считается разнообразие подходов и стилей к решению задачи. Группа достигает высшего уровня социально-психологической зрелости, у которой высокая подготовленность. На этом этапе команда, от только формирующей группы, отличается психологическим и организационным единством.

В командной работе задаются только те порядки, которые устанавливаются решаемой задачей или руководителем, который следит за всем процессом работы, поддерживает порядок и генерирует обеспечение. Решаемая задача также может ограничивать участников команды при раздаче ролей и совместной работе. Руководитель осуществляет контроль, задаёт и поддерживает порядок принятия поставленных решений.

Следовательно, руководитель и участники команды, по ходу совместной работы составляют правила для осуществления поставленной задачи. При таких условиях главным назначается тот человек, который обладает определенными навыками и умениями, в следствии чего на такого человека возложена ответственность по созданию и совершенствованию команды, и контроль за выполнением работы над поставленной задачей.

Группы становятся производительными командами, только если они будут развиваться и повышать свой потенциал в области организованности, квалифицированности и кооперативности.

По исследованиям специалистов в области управления, представления о команде находятся для каждого участника команды в неком определённом понятии, в которое верят все участники команды – это её главное назначение. В главном назначении команды включаются элементы, связанные с победой, первенством, прогрессом. Здесь наблюдается различие главного назначения от целей команды. Цели команды позволяют ей следить за своим прогрессом по пути к успеху, а главное назначение представляет из себя нечто большее по своей характеристике и дает всем конкретным целям энергию и смысл. Ни одна группа не будет командой, пока она не согласится с тем, что она подотчетна как команда. По вынужденному фактору общая отчётность возникнуть не может, но при делении общего назначения, подходов и целей у команды отчетность появится как нечто естественное.

Смотрите также: Где брать дополнительный потенциал? Опыт компании 3М

Следовательно, группа людей становится командой только тогда, когда отношения в группе построены на уважении, взаимопомощи и взаимовыгоде. Поэтому при создании команды всегда учитываются личные качества каждого участника.

Создание команды – это тяжелый труд, требующий хорошего и высокого опыта в сфере управления. Важно создать условия для комфортной работы сотрудников. В наше время невозможно создать предприятие без команды. Для достижения успеха предприятия, необходимо формирование хорошей, квалифицированной команды. Можно сказать, что в наше время главным для развития предприятия является работа команды.

От квалификации участников группы, их деловой активности, умения взаимодействовать между собой и достигать социально значимого результата зависят эффективность и перспективы развития предприятия. Главным фактором эффективной работы команды является способность каждого ее члена работать на совокупный и заданный результат. Особое место в достижение результативности работы команды является самосовершенствование. Самостоятельное совершенствование команды позволяет начинающим и уже состоявшимся предприятиям сделать прорывные результаты, занимая достойное место на рынке. Работа в командах актуализирует внутренние человеческие и организационные ресурсы, как в коммерческой, так и некоммерческой сферах.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 07 ноября 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

19 инструментов для эффективного управления проектами

Планирование контента, разработка проектов, взаимодействие с клиентами, обмен файлами между отделами… Любой бизнес легко может быть погребён под грудой противоречивой информации.

Неудивительно, что на рынке существует множество инструментов оптимизации задач и проектов. Созданы сотни платформ по упрощению, управлению и упорядочиванию рабочих процессов, но как решить, какую выбрать?

Компании нуждаются в цельных, многозадачных помощниках, к которым могут обращаться все отделы и работники. Для рационального и эффективного сотрудничества в команде должны реализовываться потребности в удобном обмене документами, планировании, управлении задачами. В противном случае производительность будет серьёзно затруднена.

В статье собран список из 19 лучших инструментов управления проектами. Все они разделены по категориям:

• Инструменты управления для работы с клиентами
• Инструменты управления рабочими процессами
• Инструменты управления персональными проектами
• Инструменты управления проектированием и разработкой
• Инструменты управления контентом
• Инструменты управления социальными сетями

Если вам нужно работать с клиентами, взаимодействовать с удалёнными сотрудниками, обмениваться документами с разными командами компании, используйте мощные современные платформы для этого. Проблема большинства агентств заключается в ограниченном инструментарии, что, в свою очередь, понижает эффективность и производительность.

Для клиентского отдела время играет решающую роль, и наличие правильного инструмента может иметь принципиальное значение. Следующим приложениям доверяют многие крупные бренды.

1. Active Collab

Основные возможности: управление задачами, сотрудничество команд, отслеживание времени, выставление счетов.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, проектированием и разработкой.

Рассматриваемый инструмент мощный, но при этом простой. Он интегрируется с несколькими сторонними инструментами и обеспечивает управление производством. Непрерывный рабочий процесс позволяет пользователям ставить задачи и не тратить время на организационные моменты.

Прайс

2. Asana

Основные функции: управление задачами и рабочими процессами, шаблоны проектов, вложения, командные страницы, информационные панели.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Для руководителей проектов важно иметь возможность быстро оценить прогресс с помощью визуализации процессов. Asana является одним из наиболее популярных инструментов управления проектами благодаря интеграции с мощными сторонними инструментами.

Если вам нужно облачное хранилище для совместного использования файлов, общий почтовый сервис для рассылки или хостинг, то Asana будет подходящей платформой. Это обширное приложение разбивает крупные проекты на мелкие задачи, которые затем можно назначить разным членам команды. Для каждой цели можно добавить даты и отслеживать прогресс, что очень удобно для всех заинтересованных сторон.

Прайс

3. Redbooth

Основные функции: управление задачами, назначение задач, шаблоны проектов, диаграммы Ганта, электронная почта и другие интегрируемые приложения.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Redbooth — это инструмент управления проектами, который помогает командам любого размера выполнять работу совместно, общаясь в режиме реального времени.

Приложение позволяет использовать диаграммы Ганта, чтобы помочь организовать проекты. Это также отличный инструмент для агентств, которые должны взаимодействовать сразу со многими клиентами одновременно. Для каждого проекта легко установить свой дедлайн, а приложение уведомит всех подключённых лиц о подходе срока.

Прайс

Когда дело доходит до увеличения производительности и сотрудничества между командами, инструменты управления рабочими процессами становятся крайне необходимыми. Хотя большинство рассматриваемых инструментов можно отнести к категории управления рабочими процессами, есть некоторые отличия именно для такого типа.

Целью любой оптимизации при командной работе является уменьшение сопротивления и увеличение возможностей для совместного использования нужных материалов. Кроме того, необходимо быстро и часто информировать пользователей о текущем этапе проекта. Наиболее удобные инструменты для этих целей рассмотрены ниже.

4. Trello

Основные возможности: обзорная доска, календарь, интеграция.

Также отлично подходит для: личного планирования, проектирования и разработки, создания контента.

Простой дизайн этого русифицированого инструмента делает организацию и коллективное использование интуитивно понятным. Главное преимущество Trello — возможность быстрого обзора всего проекта. Это позволяет понять, кто над чем работает. Площадка отлично подходит для взаимодействия с командами или фрилансерами.

Прайс

5. Harvest

Основные возможности: отслеживание времени и расходов, обзор команды, визуализированные отчёты, управление счетами.

Также отлично подходит для: личного планирования.

Если вашей главной задачей в управлении является контроль над временем, познакомьтесь с Harvest. У этого инструмента есть специальные таймеры, которые помогут команде справиться со списком дел. Легко распределяйте часы работы над проектом или конкретными задачами для оценки эффективности процесса.

Harvest также обеспечивает отслеживание расходов. Этот инструмент идеально подходит для формулы «время=деньги». Если проект слишком дорогостоящий или продолжительный, приложение поможет визуализировать прогресс, установить критерии, добавить описания, увидеть полезную информацию о расходах.

Прайс

6. ProofHub

Основные возможности: отслеживание сроков, корректировка, групповой чат, многоязычные настройки, отчёты и др.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, личного планирования, проектирования и разработки.

Хотя ProofHub вполне можно было бы отнести к инструментам для работы с клиентами, это приложение позволяет командам любого размера сотрудничать более эффективно.

Его структура создана для того, чтобы помочь командам стать продуктивнее и активно сотрудничать, сохраняя файлы и документы в одном месте. Кроме того, площадка даёт возможность обозначать роль участника процесса, что позволяет регулировать уровни доступа к материалам.

Прайс

Выше уже упоминались некоторые приложения для личного использования. Однако существуют более удобные инструменты, если речь идёт о персональных проектах.

Большие и всеобъемлющие платформы подходят для команд, но если вы ищете что-то, соответствующее вашим потребностям, воспользуйтесь перечисленными ниже приложениями.

7. Evernote

Основные возможности: организация заметок, совместное использование записей, мобильное рабочее пространство.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента, управления социальными сетями.

Если вам нужно создавать списки задач, иметь совместное рабочее пространство, делать заметки прямо на ходу, Evernote позволит все это с лёгкостью. Этот инструмент пригодится тем, кто хочет иметь широкие возможности на всех устройствах — рабочем столе, смартфоне, планшете.

Простой дизайн позволяет легко создавать заметки и обмениваться ими с другими, оставаясь в курсе всех этапов проекта. В то время как крупные платформы обеспечивают аналогичные функции для всей команды, многим важна возможность иметь личное пространство для планирования. Для многих дополнительным преимуществом будет русский язык приложения.

Прайс

8. Wunderlist

Основные функции: организация заметок, комментирование, общие списки, напоминания, мобильное рабочее пространство, теги, сроки, почтовая и веб-интеграция.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента.

Ещё один русифицированный инструмент для персонального планирования – Wunderlist. Приложение идеально подходит для создания списков дел и получения напоминаний об актуальных задачах. Возможность обмена списками и совместной работы в офисе или в пути сделала приложение одним из лидеров в этой области.

Кроме того, здесь можно создавать списки для каждого члена команды с подробными комментариями. Это даёт чёткий обзор поставленной задачи и зоны индивидуальной ответственности за проект.

Прайс

9. Azendoo

Основные возможности: управление задачами, обзор календаря, назначение задач, отслеживание времени, экспорт задач, интеграция электронной почты, совместное использование.

Также отлично подходит для: организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента.

Несмотря на то что это приложение постепенно отходит от личных функций в пользу командных, инструмент по-прежнему подходит для индивидуального планирования. Azendoo имеет разделители, которые позволяют пользователям организовывать и настраивать по приоритетности различные списки.

Прайс

Веб-инженеры и разработчики продукции постоянно обязаны уделять внимание новым проектам. Им совершенно необходим инструмент, который поможет объединить информацию в одном месте. Существуют площадки, помогающие работать проектному или инженерному отделу. Но ваша компания должна найти такое приложение, которое оптимально сможет объединить работу обеих команд.

10. JIRA (Atlassian)

Основные возможности: скрам и канбан подход, интеграция с другими инструментами, пользовательские фильтры, настраиваемые рабочие процессы, мобильность.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов.

Возможно, это лучший инструмент для разработчиков. В нём задачи, и документы хранятся в одном месте. Гибкие панели канбан и скрам для JIRA облегчают контакт между командами при решении ежедневных вопросов. Что делает это приложение настолько удобным — так это возможность в любой момент проекта увидеть процесс в требуемом масштабе. Для проектировщиков и разработчиков такая возможность особенно важна. JIRA помогает командам планировать задачи с помощью гибких инструментов.

Прайс

11. Basecamp

Основные возможности: списки, просмотр расписания, хранение документов и файлов, групповой чат и др.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов.

Basecamp создан для того, чтобы помочь командам осуществлять различные задачи по организации и управлению проектом. Пространство представляет собой место для общения, позволяющее сократить количество писем электронной почты, сообщений в чатах, и отправленных файлов на разных платформах.

Кроме того, приложение позволяет определять сроки выполнения, поэтому больше никто не будет подводить команду.

Прайс

12. Wrike

Основные возможности: обмен сообщениями, личный мониторинг, электронная почта, календарь, мобильность.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, создания контента.

Wrike — это инструмент, созданный для того, чтобы помочь решать большие задачи, поделив их на мелкие участки.

Приложение обеспечивает работу над файлами в режиме реального времени, чтобы пользователи могли видеть происходящее и легко делиться рабочей документацией. Структура диаграммы Ганта обеспечивает хорошую визуализацию для корректировок на ходу. Как и некоторые другие инструменты, Wrinke позволяет контролировать время и бюджет, чтобы обеспечить оптимальное соотношение ресурсов, затрачиваемых на проект. Имеет русскоязычную версию.

Прайс

13. Workfront

Основные возможности: определение приоритетов запросов, управление рабочими процессами, планирование затрачиваемых ресурсов, популярные интеграционные решения, отслеживание и отчётность, совместное использование и др.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, управления рабочими процессами, создания контента.

Workfront — это мощный и централизованный инструмент управления проектами для IT-команд, разработчиков, творческих коллективов и многих других работников. Вся цель этого приложения — сохранить проекты в одном пространстве.

Инструмент позволяет выполнять работу над проектами с молниеносной скоростью благодаря прозрачности отчётов. Это позволяет уделять внимание задачам с наибольшей приоритетностью и информировать коллег о завершении этапа.

Другие функции позволяют выбирать различные стили управления, что упрощает совместную работу отделов и повышает производительность. Workfront предоставляет множество вариантов отчётности, чтобы удостовериться, что цель достигнута.

Прайс

Управление контентом от написания до утверждения может быть достаточно трудоёмким. Вот почему так много компаний ищет возможность упростить эту задачу.

Без применения инструментов планирования и контроля возникают ошибки, приоритеты сдвигаются. Контент-команды часто сотрудничают с другими отделами компании, поэтому найти способ держать всех в курсе критично.

14. DivvyHQ

Основные возможности: календари проектов, настраиваемые типы контента, управление кампаниями, личный кабинет в режиме реального времени, хранилище активов, прямые публикации, отчётность.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, управления рабочими процессами, управления социальными сетями.

Инструмент управления контентом, помогающий предприятиям сосредоточиться на творческом процессе. Это приложение позволяет брендам ориентироваться на разработку стратегии, идей, планирование и написание материалов.

Уникальная платформа имеет функции для создания календарей контента в соответствии с нуждами каждого отдела. DivvyHQ помогает визуализировать сроки, даты завершения и действия членов команды в данный момент.

Прайс

15. Mintent

Основные возможности: календарь редактора, управление рабочими процессами, библиотека активов, отчётность.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, управления рабочими процессами, управления социальными сетями.

Это платформа для создания контента и управления проектами. Инструмент предназначен для уменьшения количества потерянных файлов, создаваемых электронных таблиц и писем в процессе создания контента.

Пользователи получают структурированный подход к проектам, обращаясь к инструкциям. Это позволяет сделать материал более простым.

16. Curata

Основные характеристики: отслеживание контента, метрики, отчёты.

Также отлично подходит для: работы с клиентами.

Curata помогает брендам проанализировать, какой контент лучше всего работает на различных этапах маркетинга, таких как генерация лидов, расшаривание и влияние на продажи. Некоторые функции включают в себя возможность планировать, создавать и взаимодействовать с пользователями в настраиваемом календаре.

Если вы хотите оптимизировать усилия в области планирования и совместной работы, у Curata есть инструменты для вашей компании. Функция аудита позволяет выявить пробелы в стратегии контента.

У задач управления контентом, проектами разработчиков и общими рабочими процессами высокий приоритет. Но нельзя забывать и о способности бренда полноценно взаимодействовать с клиентами в социальных сетях.

Инструменты управления проектами в соцсетях могут различаться набором функций, но в конечном счёте это должна быть платформа, позволяющая экономить время, усилия и бюджет при работе с соцмедиа.

17. Sprout Social

Основные характеристики: аналитика, вовлечение, публикации и планирование, сотрудничество, CRM, мониторинг, прослушивание, интеграция, мобильность.

Также отлично подходит для: работы с клиентами.

Платформа для управления социальными сетями, помогающая брендам оптимизировать процесс. Sprout обеспечивает упрощение менеджмента, позволяя разным пользователям в одном месте редактировать, помечать и фильтровать рабочие материалы. Независимо от того, управляете ли вы несколькими учётными записями или хотите лучше контролировать результаты действий в социальных сетях, этот инструмент подойдёт вам.

Календарь обеспечивает видимость графика работ для разных кампаний. Задачи просматриваются на командном и индивидуальном уровне., что делает процесс выполнения работы более эффективным.

Прайс

18. ContentDJ

Основные возможности: календарь, контент-аналитика, курирование контента.

Также отлично подходит для: работы с клиентами.

ContentDJ — платформа с календарём контента, которая позволяет маркетологам совместно работать над кампаниями. Уникальным этот инструмент делает функция сохранения контента.

Инструмент интегрируется с другими основными инструментами контента, такими как MailChimp и WordPress.

Функция календаря позволяет управлять, утверждать и проверять рабочий процесс в социальных сетях.

Прайс

19. CoShedule

Основные возможности: маркетинговый календарь, планирование в социальных сетях, автоматизация, аналитика, управление рабочими процессами, мобильность.

Также отлично подходит для: личного планирования.

CoShedule — платформа маркетингового календаря, которая помогает брендам организовать контент для социальных сетей в одном месте.

Приложение работает также, как инструменты управления рабочими процессами, помогая остановить потоки электронной почты и объединяя разные отделы в команды.

На площадке есть функция присвоения приоритета и настройки рабочих процессов. Они напрямую связаны с календарём, что позволяет хранить весь контент в одном месте.

Прайс

Активно используйте инструменты управления. Скорость обмена информацией увеличивается с каждым годом, и ни одна компания больше не может позволить себе оставаться на месте. Упрощайте, упрощайте и упрощайте организацию рабочего процесса ради возможности сосредоточиться на содержании.

Инструменты Метода управления проектной организацией (часть 2) / Habr

Продолжаю серию публикаций об управлении проектной организацией в условиях когда много нужно выполнять все обязательства в срок и в полном объеме и есть ограничение по ресурсам. В прошлый раз я рассказал о концепции Pulse Management (Метода Пульса, далее «Метод»), а сейчас затронем тему инструментов.

Рассказывая на тренингах про Agile-подходы типа Scrum или eXtreme Programming неизбежно затрагиваешь тему ценностей и принципов. Но когда начинаешь внедрять те же методы в Организацию, то выясняется, что ценности это хорошо, но они не соответствуют целям компании. Потому, что это ценности существования самого процесса, эти ценности важны для совершенствования принципов процесса работы, для того, чтобы на основе принципов совершенствовать методы процесса. А у компании могут быть свои ценности, что ей на самом деле важно как «живому организму». Часто это вынесено в Миссию компании.

Инструменты Метода управления организацией

Исходя из концепции Метода, организация развивается в трёх направлениях: Цели, Процессы, Технологии и есть три Потока мышления между которыми мы переключаемся, Метод определяет основные инструменты для максимизации усилий всей Организации на выполнение обязательств:

1. Договоренность о принципах, ценностях и целях
2. Правила
3. Соглашение о качестве
4. Ритм

Каждый Инструмент Метода применяемый в отдельности не даст такого эффекта как все вместе.

Соглашение о принципах, ценностях и целях

Метод Пульса не даёт готовых принципов и ценностей организации процесса, это могут быть только ваши Ценности и Принципы в соответствии с которыми вы принимаете решения. Метод базируется на предпосылках и если вы с ними согласны, то вы можете применять инструменты Метода в полном объёме или найти аналог в соответствии вашей реальностью.

Правила организации и предпосылки Метода

Метод Пульса базируется на следующих предпосылках (правилах):

1. Компания существует для зарабатывания денег сегодня и в будущем
2. Качественное выполнение обязательств перед Клиентом в сроки и в полном объёме
3. Предсказуемость выполнения обязательств организацией важна для каждого Клиента.

Цели организации

Исходя из этих предпосылок Вы должны определить для своей Организации

1. Миссию и Цели существования Организации.
2. Ценности — что важно, а что неважно для вашей Организации. Что вы цените больше всего в поведении сотрудников.
3. Принципы работы — правила, с помощью которых вы будете искать и улучшать методы достижения Целей Организации

Правила

Договаривайтесь о правилах

В организации должны быть правила. Если есть правила, то можно контролировать их исполнение. Правила задают ясность намерений и целей. Но следует учитывать, что люди не работают только по правилам, чем более детальная будет инструкция, тем меньше шансов, что её будут исполнять. Поэтому, создавайте правила такими, чтобы их было возможно выполнять.

Правила программируют организацию

Когда правила созданы и работают, то появляется Культура организации “здесь так принято”. Формируя и договариваясь о новых правилах вы меняете поведение Организации. Принятые и исполняемые правила программируют Организацию.

Конфликт — возможность роста

Наличие конфликта не хорошо и не плохо. Конфликт — это точка роста Организации. При наличии конфликта не выбирайте компромиссное решение и не затягивайте решение конфликта. Затягивание решения конфликта приводит к разрушению Организации, а компромиссное решение к стагнации. Часто, причина конфликта кроется в несогласии с правилами или способом реализации задачи. Решайте ситуацию, а не человека. Ищите точку, где ваши цели и интересы сходятся.

Соглашение о Качестве

Качество работы

Качество результата должно быть “превосходным” или “максимально превосходным”. Низкое качество работы “сливает” усилия Организации. Как бы хорошо вы не планировали, низкое качество убьёт ваши планы из-за переделок. Большое количество переделок нарушает ритм работы специалистов и снижает мотивацию.

Качество квалификации сотрудников

Качество сотрудников должно быть высоким насколько возможно. Какие бы вы не ставили амбициозные цели, и не стремились обеспечить высокое качество Продуктов, вы не сможете этого достичь, если у ваших специалистов не хватит квалификации. Уровень квалификации — это тоже показатель качества.

Качество принимаемых решений

Качество принимаемых управленческих решений приводит к успеху или провалу в независимости от качества остальных составляющих. Только обеспечение качества на каждом уровне и избежание компромиссных решений может сделать организацию эффективной и прорывной.

Ритм

Ритм синхронизирует всю организацию и все действия. Ритм обеспечивает гарантированное время прохождения решения от стратегического уровня управления до операционного. Все лучшие качественные решения могут быть похоронены, если компания рассинхронизирована и нет понимания когда решение дойдёт до рядового исполнителя и его исполнение будет проконтролировано.

Ритм может быть:

• День
• Неделя (или две, три)
• Месяц
• Квартал
• Год

Ритм задаёт цикл обратной связи и скорость реакции на изменения условий и внешней среды. Конечно, если происходят катаклизмы или кто-то умирает, не нужно ждать следующего мероприятия ритма, чтобы сообщить об этом. Во всех остальных случаях необходимо придерживаться ритма.

Ритм живого организма — это Пульс. Если организация меняется улучшается — она живая. Пульс —это Ритм живой организации.

Ритм синхронизации

Ритм синхронизации обеспечивает точки промежуточного контроля и фокусирует внимание на возникающих сложностях в процессе работы. Люди, как правило, не любят говорить что у них есть проблема. Если спросишь “ у тебя есть проблема с задачей?”, мы получим ответ “Нет, у меня нет проблем”. А когда “нет проблем” то нечего улучшать.

Если ритм синхронизации не определён, то повышается возможность выдёргивать сотрудника из состояния “думанья над проблемой”, как следствие ритм работы сотрудника становится рваный и непродуктивный. Как результат, создаётся ситуация, когда “невозможно работать в такой обстановке” и инженер просто перестаёт даже пытаться погрузиться в решаемую проблему и отвлекается на нерабочие вопросы.

Ритм операционного планирования

Ритм операционного планирования обеспечивает непрерывную сверку планов с результатами и корректировку планов. Невозможно планировать что-то новое, если вы не сверились с тем что уже сделано по вашим предыдущим планам. Ритм операционного планирования может быть: неделя, 2-3 недели или месяц. Главное, чтобы он был постоянный. Отрезок времени между мероприятиями по планированию называется “Спринт”.

Ритм планирования обеспечивает передачу решений верхнего уровня от руководства организации к нижнему уровню исполнения. Мероприятия по планированию фокусируют на ближайших целях, но не забывайте о передаче стратегических целей в уровень исполнения которые объединяют все активности в Спринте.

Ритм стратегического и тактического планирования

Ритм стратегического и тактического планирования обеспечивает планирование работ на несколько месяцев вперёд. Чем дальше проработан план, тем выше уверенность в будущем у сотрудников и ниже уровень беспокойства и стресса. Однако помните, что важен не сам план как результат планирования, любые планы постоянно меняются, важны действия по созданию плана.

Внешняя обстановка меняется постоянно, поэтому любой долгосрочный и среднесрочный план необходимо пересматривать. Периодичность пересмотра — квартал, год.

Ритм внедрения улучшений

Мероприятия ритма улучшений задают дисциплину непрерывных улучшений в организации. Мероприятия в этом ритме должны быть синхронизированы с ритмами стратегирования и планирования, так как охватывают разные периоды для анализа.

Мероприятие по анализу прошлого опыта и выработке плана улучшений называется “Ретроспектива”.

Заключение части

Мы рассмотрели 4 основных инструмента Pulse Management (Метода Пульса). Скорее всего всего вы найдете сходства с другими управленческими подходами, как я говорил, Метод базируется на существующих решениях, определяя правила игры в многопроектной Организации. И если кратко, то весь Метод в четырех формулировках:

1. Определите Миссию, ценности и принципы своей Организации
2. Договаривайтесь о Правилах, правила программируют Организацию
3. Работайте в постоянном Ритме. Если есть ритм — то Организация живая.
4. Определите уровень качества. Плохое качество «сливает» все усилия.

Все остальные части Метода — это набор Правил базирующихся на предпосылках.

Продолжение следует.

PS: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией».

Самые актуальные инструменты управления

Примерно раз в год консультанты из Bain обращаются к гендиректорам крупных международных компаний с простым вопросом: «Какие инструменты управления вы используете и что из этого получается?» Анализ собранной информации позволяет сделать важные выводы об арсенале современного руководителя, а также о различиях в подходах менеджеров из разных отраслей и стран.

Так, например, очередное исследование Management Tools and Trends 2007 показало, что крупные организации пользуются большим количеством инструментов, чем мелкие и средние, западные руководители — большим, чем представители развивающихся рынков. Но вот десятка лучших инструментов практически не зависит от региона.

Ничего для себя неожиданного российские менеджеры в этом списке не нашли. Это стандартный набор инструментов менеджера, другое дело, что всеми ими нужно уметь пользоваться, комментирует президент МТС Леонид Меламед. У него все десять обычно под рукой. «За последние полгода восемью из десяти точно пришлось воспользоваться», — говорит он.

А вот сравнивать полезность разных инструментов он отказался. «Все десять — важны. У каждого инструмента определенный круг задач. Я бы не стал расставлять приоритеты. Как определить, что важнее: молоток или отвертка?» — говорит Меламед.

Сила плана

«Если бы вы попросили меня назвать десять лучших лекарств, я бы уточнил, от какой болезни», — вторит ему Ханнес Чопра, гендиректор страховой компании «Росно». В его компании применение находится всем десяти перечисленным инструментам менеджмента, и не только им.

Вот как, например, в «Росно» организовано стратегическое планирование. Летом в компанию приезжают представители контролирующего акционера, международной страховой компании Allianz, и проводится структурированная дискуссия, называемая «Стратегический диалог». Руководители компании, представители акционера и сотрудники имеют возможность обменяться мнениями о работе компании, ее целях, достигнутых показателях. Результатом этой сессии становится программа развития компании на год.

Затем практика вносит в программу коррективы, и осенью проходит еще одна сессия — «Диалог планирования». Программа превращается в систему конкретных планов. Эти процедуры оказались настолько полезны, что были внедрены на региональном уровне и в дочерних компаниях «Росно» уже три года назад, говорит Чопра.

В компании «Центральный телеграф» всерьез используют все инструменты из списка, за исключением, может быть, сценарного планирования и управления знаниями, рассказывает замгендиректора по персоналу и оргразвитию Рустам Валишев. Лучше всего себя зарекомендовало стратегическое планирование. «Не зря консультанты из Bain & Company поставили его на первое место», — говорит Валишев. В «Центральном телеграфе» действует специальный комитет по стратегии, в который входят топ-менеджеры компании и руководители ключевых подразделений. Комитет собирается по мере необходимости. Но в начале года, в период определения стратегических планов, он проводит от 10 до 20 сессий. Каждое заседание — это актуализация одной из стратегий: маркетинговой, продуктовой, какой-либо из функциональных, рассказывает Валишев.

Тем, кто всегда прав

Не обходятся руководители российских компаний и без инструментов работы с клиентами. «Мы отслеживаем каждый контакт с каждым нашим клиентом», — говорит Чопра из «Росно». Страховщики рассчитывают показатель Net Promoter Score и внимательно следят за его динамикой. «Выясняем, сколько клиентов будут рекомендовать нашу компанию друзьям и знакомым, сколько сохранят нейтральность и сколько могут негативно отозваться о нашей работе», — поясняет он.

И в «Центральном телеграфе» на втором месте по полезности — инструменты работы с клиентами. Без систем CRM невозможна работа современного оператора связи, говорит Валишев. А сегментация позволяет не забывать о приоритетах. В «Центральном телеграфе» выделили три сегмента потребителей и для каждого из них определили стратегические и тактические цели. Например, в сегменте корпоративных клиентов «Центральный телеграф» не считает зазорным «идти в кильватере» у конкурентов и предлагать только проверенные временем решения. На рынке частных клиентов, наоборот, компания ставит перед собой задачу технологического и продуктового лидерства. Поэтому первой на московском рынке смогла предложить услугу Triple Play (телефон, доступ в Интернет и цифровое телевидение на основе канала широкополосной связи), говорит Валишев.

Не числом, а умением

Дело вовсе не в количестве управленческих инструментов, отмечает Чопра из «Росно». Главное, чтобы менеджеры среднего звена понимали, зачем они нужны. И не надо забывать о мотивации. Если менеджер среднего звена не понимает, как применение инструмента скажется на его благополучии, он не будет его использовать, говорит Чопра.

Из инструментов, не вошедших в десятку Bain, Чопра назвал программу OPEX (Operational Exelence) — адаптацию распространенной на Западе методики «Шесть сигм».

«Мы постоянно оцениваем все наши бизнес-процессы: насколько они целесообразны и эффективны с точки зрения наших клиентов, — рассказывает Чопра. — И последовательно устраняем все источники неэффективности».

Ни в коем случае нельзя упускать из виду, что в бизнесе работают не инструменты, а люди, говорит Валишев. «А в списке Bain к работе с людьми относятся лишь ключевые компетенции. Почему в нем нет инструментов формирования корпоративной культуры, управления по целям, образовательных программ, выработки знаний, навыков, стандартов поведения и обслуживания?» — недоумевает он.

Специалисты по поиску менеджеров высшего звена в своей работе оценивают степень владения основными инструментами менеджмента. «Но мы стараемся отделять мух от котлет, — говорит Сергей Воробьев, управляющий партнер хедхантинговой компании Ward Howell International. — Если раньше в Ward Howell оценивали руководителей отдельно по отраслевым и функциональным навыкам и отдельно — по человеческим характеристикам, то теперь возвращаются к синтетической оценке по компетенциям. Работать так сложнее, но, на взгляд Воробьева, правильнее. Ведь, например, компетенция «умение работать под давлением» в ежедневной газете значит одно, а в рекрутинговой компании — совсем другое. Или умение собрать команду в вертикальных жестко контролируемых структурах значит совсем не то же самое, что в демократичных компаниях, говорит Воробьев.

Принципы и подходы к управлению всюду одинаковы, отличаются лишь приоритеты и последовательность внедрения, говорит Александр Горин, гендиректор московского офиса консалтинговой компании Accenture, которому удалось поработать и в России, и в Западной и Восточной Европе. Но западного опыта недостаточно, чтобы быть успешным в России, надо еще и чисто российские шишки набить. Ведь здесь часто даже самые лучшие методики и подходы остаются на бумаге. Поэтому главное правило менеджмента в России, по версии Горина, должно звучать так: знать то, как внедрять, гораздо важнее, чем то, что внедрять.

Источник: Ведомости

Инструменты управления персоналом

Инструментов управления персоналом огромное множество, причем каждый инструмент разными руководителями может применяться по-разному. Не все руководители задумываются над их классификацией, выделяя обычно только поощрения и штрафные санкции. На практике таких инструментов, конечно, намного больше, и их содержание может быть сложнее. Об административных и экономических инструментах, а также о корпоративной культуре и контроле рассказал Роман Алёхин, президент Ассоциации социальных предпринимателей.

Корпоративная культура

Это очень важный и сложный инструмент, которому компании во всем мире в последнее время уделяют все больше внимания. Сложность его в том, что он требует персонального участия не только руководителей, но и собственника, а также значительных эмоциональных усилий и постоянной поддержки.

Читайте также: Увидел «Срочно!» – кидай в шредер. Как расставлять приоритеты в HR

Из-за этого во многих компаниях этот инструмент оставляется «на потом». Это неправильно – чем позже внедряется корпоративная культура, тем сложнее это сделать. Корпоративная культура в широком смысле этого слова со временем складывается в компании в любом случае, только без контроля руководства это произойдет стихийно, и не факт, что руководству устоявшиеся порядки понравятся.

Проблема в том, что ломать уже сложившуюся культуру сложнее, чем внедрить ее в только образованную компанию. Если же говорить о пользе этого инструмента, то лучше всего его характеризует такое определение: корпоративная культура – это то, что определяет работу сотрудника, когда на него не смотрит начальник. Это тесно связано и с лояльностью, так как чем больше сотрудники ценят корпоративную культуру, тем лояльнее они к компании. А это уже напрямую влияет на эффективность работы сотрудников, их нацеленность на результат и ответственность за свои действия.

Административные инструменты

Под административными инструментами понимается непосредственное управление самим руководителем или через его заместителей. Пожалуй, это и самые сложные, и самые эффективные средства. От умения поставить задачу, делегировать полномочия и проконтролировать выполнение напрямую зависит эффективность работы организации.  Важно понимать, кому ты ставишь задачу, и уже при постановке замотивировать на её выполнение. Причем задачу можно поставить на уровне целей, на уровне действий и на уровне четких инструкций. Очень важно при постановке задачи учитывать разные типы личности и уровень ответственности специалиста.

Дело в том, что одни и те же инструкции могут как мотивировать, так и демотивировать – все зависит от того, кому ставится задача. Соответственно, надо учитывать личность исполнителя: понятна ли ему не только цель, но и путь ее достижения. Что касается делегирования, то здесь важно помнить, что это не просто передача задачи, но и выдача ресурсов. Если работнику не рассказать о тех ресурсах, которыми он может пользоваться, то результата либо не будет, либо он будет не в то время. Соответственно, руководитель должен быть достаточно вовлечен в рабочие процессы и достаточно разбираться в своих подчиненных, чтобы правильно ставить задачи и делегировать их выполнение.

Контроль

Контроль также является важным и незаменимым инструментом управления. На уровне контроля руководитель не только закладывает следующие шаги планирования, но и поощряет либо наказывает сотрудников. Причем поощрение и наказание при всей их видимой простоте требуют очень аккуратного применения.

Здесь все зависит от сотрудника, на которого направлено воздействие. Одни и те же слова и действия могут привести к абсолютно разным результатам: для кого-то слишком жесткий разговор может стать поводом к увольнению, для кого-то – мотивацией к действиям. Поэтому при применении этих инструментов надо учитывать личность сотрудника.

Не стоит забывать и так распространенные сейчас технические средства контроля: программы, мобильные приложения, трекеры, планы и отчеты. Некоторые используют фотографии рабочего дня, что позволяет увидеть сделанное за день не только руководителю, но и самому сотруднику (для него это может быть дополнительной мотивацией). Если говорить о применении этих средств, то можно отметить, что их использование не должно быть самоцелью и не должно вредить рабочему процессу. Другими словами, сотрудник должен большую часть времени заниматься своей работой, а не написанием отчетов.

Экономические инструменты

Базовые инструменты мотивации сотрудников – это премирование и штрафы. Пожалуй, наиболее распространена сейчас мотивация за достижение ключевых показателей эффективности. Здесь стоит учитывать, что эти показатели должны варьироваться в зависимости от специфики деятельности: чем ниже должность, тем проще должны быть показатели. Смысл в том, что сотрудники должны понимать, за что и как они поощряются, так как иначе смысла в такой мотивации не будет. Некоторые компании даже проводят специальные практические занятия для своих сотрудников, на которых они учатся рассчитывать KPI и свою зарплату.

Смотрите также: Коучинг как технология управления

Другой базовый экономический инструмент – это штрафы. Это неоднозначный механизм, отношение к которому у руководителей разное. Негативная оценка этого инструмента связана с тем, что нередко ошибки сотрудника – это следствие ошибок руководителя (неправильно поставленная задача, отсутствие ресурсов, неумение управлять персоналом и т.д.). И в этом ракурсе применение штрафов должно быть максимально прозрачным и ограниченным: если в компании могут оштрафовать за любую ошибку, то это перекладывание ответственности за все процессы на сотрудников, и это говорит о неправильном управлении. В то же время ошибка должна исправляться за счет того, кто ее совершил, но разумнее и справедливее, когда под этим подразумевают время, а не деньги работника.

Фото Pexels

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 23 сентября 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Инструменты управленца. Путеводитель по методологии Организации, Руководства и Управления

Инструменты управленца

Хорошо работается известным, правильно «заточенным» инструментарием. Он всегда на рабочем верстаке мастера и обязательно упаковывается в походный набор-несессер. Здесь же лежит систематически организованный собственный (и чужой) опыт работы инструментами — техническое мастерство.

В корпусе представлений, понятий, знаний методологии ОРУ необходимо различать следующие группы инструментов управленца (в соответствии с типами выполняемых работ): — позволяющие видеть устройство деятельности: создавать схемы, которые позволяют фиксировать поле деятельности, происходящие процессы, траектории и действия групп людей и организаций, принимать решения и изменять положение дел;

— позволяющие вести за собой других людей и определять их будущее (быть лидером). Вырабатываются, когда ученика ставят в ситуацию коллективной и групповой работы. Здесь проявляются те, кто уже имеет подобную способность или готов на себе ее вырастить;

— обеспечивающие способность выделять из систем знаний те, что нужны для употребления в данном конкретном деле в данный момент;

— позволяющие накапливать опыт, обучая других тому, чего не умеешь сам;

— обеспечивающие готовность к деятельности: способность подчинить свое тело духу и заставить его действовать в соответствии с тем, что необходимо (а не так как хочется).

Поделитесь на страничке

Следующая глава >