Ключевые слова: стратификация, формализация, централизация, организационная структура системы управления персоналом, отдел кадров, служба управления персоналом, служба (управление, дирекция) управления человеческими ресурсами

7.1. Место и роль подразделений в организационной структуре

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков.

Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

Во-вторых, по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д. Их число зависит от потребностей самой организации.

В-третьих, по территориальному признаку. Этот способ наиболее распространен в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

В-четвертых, на основе выпускаемой продукции. Этот способ в настоящее время получает все большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

В-пятых, на основе интересов потребителя. В тех отраслях, где покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.

В крупных по масштабам деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы:

— стратификация, то есть сколько может потребоваться уровней управления;

— формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и системной должна быть внутренняя структура;

— централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;

— сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения.

7.2. Структура службы управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами организации.

Совокупность подразделений и должностных лиц — носителей функций управления персоналом — представляет собой службу управления персоналом.

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями производства товаров или услуг. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. В ряде организаций создаются структуры управления персоналом, объединяющие все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами, под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом. В зависимости от размеров организации состав подразделений изменяется: на мелких предприятиях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем; на крупных функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение. В состав службы управления персоналом многих организаций входят следующие подразделения:

— отдел кадров;

— отдел обучения и развития;

— отдел оценки персонала и оплаты труда;

— отдел социальной защиты и другие отделы социальной инфраструктуры;

— отдел охраны труда и техники безопасности;

— отдел охраны окружающей среды;

— юридический отдел;

— отдел организации труда, производства и управления;

— отдел научно-технической информации;

— патентно-лицензионный отдел, бюро рационализации и изобретательства.

При формировании службы управления персоналом и ее структуры необходимо учитывать такие факторы, как:

· внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;

· технология работ и тип совместной деятельности;

· особенности персонала и корпоративной культуры;

· прототипы и уже существующие, показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

Также построение организационной структуры службы управления персоналом требует соблюдения основных принципов. К ним относятся гибкость, специализация, единство прав и ответственности, разграничение полномочий, экономичность.

В практике деятельности современных российских организаций можно условно выделить три вида кадровых служб, различающихся между собой по своей роли и месту в системе управления персоналом организации.

1. Традиционный отдел кадров

Это структурное подразделение, выполняющее технические функции, оформляющее приказы на зачисление работников, подобранных вышестоящими руководителями, хранящее кадровую информацию (личные дела и трудовые книжки работников, кадровую учетную документацию), и не играющее какой-либо существенной роли в управлении организацией.

В этом случае работа с персоналом не выделена как самостоятельное направление деятельности. Отдел кадров входит в блок функциональных (штабных) структурных подразделений организации, подчиняясь, как правило, первому лицу (в соответствии с его юридическим правом приема и увольнения работников) либо его первому заместителю. Руководитель кадровой службы не входит в состав руководства организацией и не играет существенной роли в управлении персоналом организации. Большую часть работы по управлению персоналом осуществляют непосредственные руководители структурных подразделений на местах.

2. Служба управления персоналом

Основной целью такой кадровой службы является обеспечение бизнеса организации персоналом, соответствующим стратегии и решаемым тактическим задачам, как по совокупности знаний, навыков и умений, так и по численности.

Основная задача кадровой службы заключается в формировании системы управления персоналом и реализации широкого спектра функций данной системы в рамках таких основных направлений как:

— формирование кадрового состава организации;

— стимулирование работников организации на эффективную деятельность;

— развитие работников в соответствии с целями и задачами организации.

Работа с персоналом в такой организации выделена в самостоятельное направление деятельности. Руководитель данного направления (руководитель службы управления персоналом) входит состав руководства организацией и непосредственно участвует в процессе управления. В этом случае мы имеем дело с достаточно разветвленной организационной структурой кадровой службы.

3. Служба (управление, дирекция) управления человеческими ресурсами

Основная цель кадровой службы – формирование эффективной организации, обеспечивающей привлечение и использование человеческих ресурсов в соответствии с задачами ведения и развития бизнеса организации.

Кадровая служба имеет очень разветвленную структуру, в состав которой входит и блок организационного проектирования (подсистема развития организационной структуры управления). Помимо основных функций системы управления персоналом, данная служба занимается:

— формированием организационной структуры;

— формированием системы управления организацией;

— определением компетенции руководителей организации;

— разработкой условий формирования, функций и задач структурных подразделений организации;

— определением функциональных взаимодействий структурных подразделений;

— формированием штатного расписания организации.

Это современная концепция кадровой службы, которая может быть реализована далеко не в каждой организации. Как правило, речь идет о достаточно крупных и успешных организациях.

Уровень авторитета службы управления персоналом зависит не только от ее управленческих полномочий, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы с точки зрения ее положительного воздействия на трудовой процесс. Поэтому в мировой практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с исключительно учетными функциями, а затем, по мере развития ее кадрового потенциала и все более очевидного ее положительного влияния на производственный процесс, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.

В современной практике управления персоналом существует несколько вариантов роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации, которые зависят от степени развития и особенностей организации. Рассмотрим эти варианты.

Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию. Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Данный вариант схематически представлен на рисунке 7.1.

Рис. 7.1. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию

Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю организации (рис. 7.2). Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем организации. Такая структура используется небольшими организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы.

Рис. 7.2. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на третьем уровне управления

Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором уровне руководства (рис. 7.3). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус службы, хотя иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию как подразделения второго уровня управления.

Рис. 7.3. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на втором уровне управления

Четвертый вариант структурного положения службу УП — служба УП организационно включена в руководство организацией (рис. 7.4). Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления организацией.

Рис. 7.4. Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в руководство организацией

Организационная структура, представленная на рисунках 7.1-7.4, называется функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т.д.). На примере функциональной организационной структуры можно наиболее наглядно проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы УП в соответствии с развитием самой организации. Эти функции и полномочия также свойственны службам УП организаций с дивизионной организационной структурой, при этом область ответственности службы УП определяется спецификой организационной структуры, а функции — уровнем развития организации. Рассмотрим две разновидности дивизионной структуры — продуктовую и географическую.

При продуктовом типе организационной структуры, когда в основу разделения труда положена производимая продукция или оказываемые услуги, а производства отдельных видов товаров (услуг) отделены друг от друга, для каждого направления производства существует своя кадровая служба. Организация службы УП для такого типа организаций представлена на рисунке 7.5.

Рис. 7.5. Организационная структура системы управления персоналом при продуктовой структуре управления организацией

Для многонациональных корпораций наиболее распространенным типом оргструктуры является географический (или региональный) тип, в основу которого положен географический принцип разделения производства товаров или услуг в различных государствах или на различных географических территориях.

Другой распространенной формой организационной структуры является матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. При этом под проектной структурой подразумевается временная структура, создаваемая в целях реализации конкретного проекта, для чего происходит объединение персонала в проектные группы. В матричной организации члены проектной группы подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных подразделений, где работают постоянно. Руководители проектов устанавливают содержание и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации представлена на рис. 7.6.

Рис.7.6. Служба УП в организации с матричной структурой управления

Итак, организационная структура системы управления персоналом варьируется в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического потенциала в области управления персоналом, который определяет степень привлечения сторонних консультационных услуг.

Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации (например, функция информационного и технического обеспечения системы управления персоналом может быть передана директору по информационным технологиям).

Службы управления персоналам на сегодняшний день являются функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью сотрудников организации, а помогают руководителям всех уровней решать вопросы, связанные с наймом, перемещением, увольнением, обучением, социальным обеспечением персонала и ряд других вопросов. Поэтому оптимальным является сочетание полномочий линейных руководителей организации и специалистов по персоналу на основе их совместной ответственности.

Список рекомендуемой литературы

1. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации: учебник. – М.: КНОРУС, 2006

2. Горбенко Е.В. Теория организации: конспект лекций. Ч.I (учебное пособие). Таганрог: Изд-во ТИУиЭ, 2007

3. Корниенко Е.В. Теория организации: конспект лекций. Ч.II (учебное пособие). Таганрог: Изд-во НОУ ВПО ТИУиЭ, 2010

4. Лафта Дж.К. Теория организации: Учеб. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента /Пер. с англ. М.: Дело, 1996.

6. Голов Р.С., Агарков А.П., Голиков А.М., Иванов А.С., Сухов С.В., Голиков С.А.. Теория организации. Организация производства: Интегрированное учебное пособие. Издательство: Дашков и К, 2012 г.

7. Дафт Р.Л. Теория организации: Учебник. Издательство: Юнити-Дана, 2012 г.

8. Яськов Е.Ф. Теория организации: учебное пособие. Юнити-Дана, 2012 г

9. Горшкова Л. А.   Основы управления организацией: Практикум с использованием активных методов обучения: УМО Учеб.пособие / Л. А. Горшкова. – 2-е изд.; перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2012

Вопросы для обсуждения

1. Каковы место и роль подразделений в организационной структуре?

2. На какие вопросы следует обратить внимание при формировании структуры управления?

3. Что такое организационная структура системы управления персоналом?

4. Какие факторы необходимо учитывать при формировании службы управления персоналом и ее структуры?

5. Охарактеризуйте три вида кадровых служб.

6. Какие существуют варианты роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации?

Практическое задание

Проанализируйте информацию о ситуации в банке и ответьте на вопросы.

Александр Ковалев — директор Н-ского филиала крупного российского коммерческого банка (Комбанка). Филиал был образован на базе местного коммерческого банка, приобретенного Комбанком. Один из приоритетов Александра — создание системы управления персоналом. Комбанк известен в стране как один из лидеров в области применения новых методов управления – человеческими ресурсами — психологического тестирования, платы за знания, индивидуального планирования карьеры сотрудников.

Работая в течение двух недель по 12 часов в сутки, Александр пытался в том числе изучить систему управления персоналом, принятую в филиале. В результате удалось выяснить, что подбор новых сотрудников осуществлялся исключительно через знакомых, в филиале не имели представления о планировании карьеры, аттестации, подготовке резерва руководителей. Профессиональное обучение не планировалось, а организовывалось по мере необходимости руководителями подразделений. Сотрудники получают сдельную заработную плату, а административный персонал – должностные оклады и ежемесячные премии, составляющие до 40% от оклада.

Вопросы для обсуждения:

1. Существует ли в описанной ситуации потребность в изменении системы управления персоналом? Если «да», то почему?

2. Предложите систему управления персоналом для данной организации (какие основные процессы она должна поддерживать и на каких принципах строиться?).

3. Предложите программу по ее внедрению с перечнем конкретных мероприятий, которые необходимо осуществить.

4. Какими должны быть роль и позиция самого Александра Ковалева? Какие шаги он должен предпринять лично?

Тестовые задания по теме №7

1. Главной целью службы управления персоналом является:

а)   разработка кадровой политики, концепции управления персоналом;

б)   разработка программы профориентации и адаптации персонала;

в)   разработка системы стимулирования и трудовой мотивации;

г)   обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие.

2. Определите правильный порядок этапов формирования организационной структуры управления персоналом:      

а)   организация целей системы управления персоналом;

б)   установление связей между функциональными блоками:

в)   построение структуры системы управления персоналом:

г)   определение состава функций управления персоналом, позволяющих реализовать цели системы;

д)   формирование функциональных блоков или должностных лиц системы управления персоналом в организационной структуре предприятия;

е)   расчет трудоемкости функций и численности подсистем;

ж)  определение полномочий и ответственности.

3. К какой группе принципов построения системы стратегического управления персоналом относятся принципы концентрации, специализации, параллельности, непрерывности, прямоточности:

а)   принципы, характеризующие требования к формированию системы стратегического управления персоналом;

б)   принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом.

4. Штабная структура службы управления персоналом в организации — это:

а) совокупность линейных менеджеров, которые на практике реализуют стратегические направления кадровой работы с персоналом;

б) формирование единого центра управления;

в) формирование соответствующих функциональных подразделений, специализирующихся на тех или иных задачах по управлению персоналом;

г) все ответы не является верными.

5. В организационную структуру продвинутой службы управления персоналом в крупной организации входят следующие подразделения/отделы (укажите что именно):

а) отдел кадров;

б) отдел подготовки кадров;

в) отдел организации труда и зарплаты;

г) бухгалтерия;

д) отдел техники безопасности;

е) отдел социального развития предприятия;

ж) юридический отдел;

з) бюро цен планово-экономического отдела.

6. Выберите из перечисленных ниже элементов те из них, которые не являются подсистемами системы управления персоналом (при необходимости указать несколько):

а) управление стандартизацией;

б) управление нормированием;

в) нормативное обеспечение управления персоналом;

г) управление работой персоналом;

д) управление ресурсами;

е) управление техникой безопасности на производстве.

7. К обеспечивающим подсистемам системы управления персоналом относятся следующие подсистемы (при необходимости указать несколько):

а) линейного руководства;

б) управления транспортным обслуживанием производства;

в) правового обеспечения;

г) информационного обеспечения;

д) делопроизводственного обеспечения;

е) управления ресурсами;

ж) хозяйственного обеспечения.

8. Что включает в себя система управления персоналом (при необходимости указать несколько):

а) функциональные подразделения;

б) функциональные подразделения и их руководителей;

в) функциональные подразделения, их руководителей и линейных руководителей;

г) общее руководство организацией.

9. Главной задачей службы управления персоналом является достижение соответствия рабочей силы в организации рабочим местам (при необходимости указать несколько):

а) с точки зрения их количественной сбалансированности;

б) с точки зрения их качественной сбалансированности;

в) с точки зрения их качественно-количественной сбалансированности.