Управление процессами в организации: 1.6.6. Организация управления процессами. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Построение системы управления бизнес-процессами в крупной компании

В каждой компании есть своя оргструктура – департаменты, отделы и их сотрудники, выполняющие определенные функции. По мере роста организации внутренняя структура становится все более разветвленной, и в работе команды начинают возникать сложности. Это барьеры, связанные с коммуникацией, обменом данными, мотивацией персонала, на преодоление которых уходит все больше рабочего времени.

Перед руководством встает вопрос, как объединить людей и повысить слаженность работы компании? Наш ответ – взглянуть на управление бизнес-процессами. Нужно посмотреть, как функции различных отделов выстраиваются в цепочки создания ценности.

В сегодняшней статье мы ответим на 3 вопроса, которые задают себе руководители крупных компаний:

Для чего строить систему управления бизнес-процессами?

Прежде всего нужно понимать, что процессный подход не отменяет оргструктуру компании. Иерархия должна быть. Оргструктура используется при моделировании бизнес-процессов, так как у каждого участка процесса есть исполнитель и руководитель, его контролирующий. Соответственно, оргструктура используется и при автоматизации бизнес-процессов.

При этом компании полезно посмотреть, как функции различных отделов и исполнителей связываются между собой и формируют цепочки создания ценности – от первой задачи до результата работы нескольких специалистов или подразделений:

Взгляд на процессы позволяет:

1. Высвободить экономический потенциал на уровне операционной деятельности:

   • Повышение слаженности работы департаментов

     Снижение запасов процессов

   • Повышение «оборачиваемости» (скорости) процессов

     Сокращение времени цикла

   • Оцениваемая производительность и эффективность сотрудников

     Работа с утилизацией ресурсов

   О ключевых метриках процессов, таких как запас процесса и время цикла, а также способах их измерения, мы подробно рассказали в статье «Влияние процессов на продуктивность компании».

2. Повысить стратегическую эффективность

   Крупные компании работают над глобальными и стратегическими целями, отслеживают показатели деятельности. Когда компания начинает заниматься KPI, она так или иначе приходит к бизнес-процессам, которые и формируют результат.

   Соответственно, система управления бизнес-процессами дает еще и стратегическую эффективность:

   • Переход от целей на бумаге к реальным действиям и изменениям.

   • Процессы изменяются по запросу руководства, они не сдерживают, а помогают стратегическому развитию бизнеса.

   • Мотивационная политика и расчет заработной платы осуществляются по факту эффективной работы сотрудников.

     
     

Уровни зрелости бизнес-процессов

Когда компания понимает, что ей нужно работать с бизнес-процессами, важно определить, каким будет следующий шаг. Как подступиться к процессам, ведь их в компании могут быть сотни и даже тысячи?

Первое, на что нужно обратить внимание, это типы процессов. Мы ориентируемся на известную концепцию менеджмента и теории управления, которая хорошо изучена. Ее суть заключается в том, что в любой компании можно выделить три уровня операционных процессов.

Процессы управления – все, что касается работы со стратегией, целями, бюджетированием, отчетностью, сбором и анализом данных.

Основные процессы – суть деятельности компании. Процессы, которые приносят деньги.

Сервисные процессы – съедают деньги компании, при этом обеспечивают стабильное функционирование основных бизнес-процессов.

Кроме этого, важно понимать, что у каждого процесса существуют уровни зрелости:

• Уровень 1 (начальный, бессистемный), когда в компании контролируется исполнение функций.

• Уровень 2 (повторяемый, регламентируемый). В компании есть регламент, должностные инструкции и есть надежда, что организация работает по процессам.

• Уровень 3 (автоматизированный, измеримый). Процесс, либо его часть, автоматизирован в ИТ-системе (SAP, 1С, Oracle, Axapta, Галактика, Парус и т.д.)

• Уровень 4 (изменяемый, управляемый). Появляются метрики процесса и возможность его изменения. Процесс становится гибким. Он меняется исходя из поставленных задач, и мы можем отследить эти изменения.

• Уровень 5. Развитие процессов связано со стратегией компании.

  
  

Наводя порядок в процессах и повышая их уровень зрелости, компания повышает экономический потенциал предприятия. Хаос съедает деньги. Следовательно, на первом этапе, руководителю нужно определить, какие процессы существуют в компании, и на каких уровнях зрелости они находятся.

Уровень зрелости 2

Остановимся немного подробнее на уровне зрелости 2 – повторяемых, регламентированных процессах. Многие компании работают в этом направлении, и мы часто слышим от наших заказчиков, что у них есть отдельные департаменты, которые занимаются описанием процессов и их регламентацией (то есть переводят процессы компании с уровня зрелости 1 на уровень 2).

1. Для чего это делается?

   Если компания большая, у разных департаментов возникает потребность договориться, как они выстроят свою работу. Когда в организации несколько тысяч сотрудников, они априори не могут собраться вместе и установить правила взаимодействия. Поэтому работа ведется в группах по выстраиванию взаимоотношений. В результате появляются островки договоренности между различными департаментами, и это уже не плохо.

   Кроме этого, руководители департаментов часто проявляют инициативу по развитию своих процессов. Например, когда руководитель отдела снабжения внедряет электронную закупочную площадку, чтобы выстроить процессы проведения тендеров внутри своего отдела. Но как эти процессы будут коррелировать с процессами других департаментов остается не ясным.

   Зачастую на больших совещаниях решаются инциденты, глобальные проблемы, вырабатываются конкретные методики управления. Затем, протоколы и приказы, сформированные по итогам совещаний, реализуются в деятельности. Если компания существует давно, и это крупное предприятие, все это накапливается.

   
   
   
   

   Регламенты позволяют навести порядок – «оглядеться» вокруг, найти противоречия и дублирующие функции в деятельности подразделений и понять, как можно связать бизнес-процессы.

2. Способ регламентации

   Для регламентации процессов удобно применять метод декомпозиции. Основной процесс делят на подпроцессы, в них выделяют логические контуры и так доходят до базовых бизнес-процессов, которые затем описываются с помощью той или иной нотации.

   Выбор нотации для описания процессов зависит от корпоративных предпочтений и целей описания:

   • Нотация IDEF хорошо показывает входы, выходы и трансформацию – что происходит внутри процесса.

   • Нотация BPMN позволяет четко разграничить зоны ответственности за участки процесса и сделать его логику прозрачной.

   • Нотация EPC реализует событийное представление процесса.

   • и т.д.

   В результате этой работы формируется регламент процесса, в который входят 4 составляющие:

Уровень зрелости 3

Переводя процесс со второго на третий уровень зрелости, компания автоматизирует исполнение регламентированных процессов с помощью ИТ-систем.

На этом этапе компания может столкнуться с рядом сложностей:

• Внедрение классических ИТ-систем для автоматизации бизнес-процессов в формате «бери и используй» не удовлетворяют потребностям предприятия.

  Компания уже выработала свои уникальные регламенты бизнес-процессов и нужно, чтобы ИТ-продукт подстраивался под них, а не наоборот. В итоге компания либо частично ломает логику регламентированного процесса, чтобы реализовать ее в ИТ-системе. Либо вкладывается в доработку и адаптацию ИТ-решения под свои потребности.

  
  

• Метрики процесса остаются за рамками проекта внедрения.

  ERP и другие специализированные системы решают много задач – строят управленческий учет, синхронное планирование, автоматизируют процессы – но в них нет контроля метрик процесса. Нет понятия, как проходит бизнес-процесс.

• В автоматизированной системе процесс «цементируется» и не меняется годами.

  Для тех компаний, процессы которых и должны быть стабильными, это не несет сложностей. Однако у многих организаций, особенно развивающих новые направления бизнеса, есть такая потребность. В этом случае им необходима возможность оперативно изменять и улучшать автоматизированный процесс.

Таким образом, мы коротко рассмотрели два базовых уровня зрелости бизнес-процессов – регламентацию и автоматизацию. Как правило, в крупном бизнесе большая часть процессов находится именно на этих уровнях. Однако основная работа с процессами начинается дальше.

Управление процессами – не просто автоматизация. Его основная цель – осознанное изменение и улучшение бизнес-процессов для достижения большей эффективности. И управленцу нужно четко понимать, какие процессы с уровня 2, а тем более с уровня 3, переводить на следующие уровни зрелости.

С каких процессов начать?

На собственной практике внедрения системы управления бизнес-процессами на предприятиях наших заказчиков мы выработали схему, которая помогает выявить процессы, которые компании нужно развивать в первую очередь.

По оси X откладываем ресурсы, используемые в бизнес-процессе (человеческие ресурсы, материалы, оборудование и т.д.). По оси Y – ценность, которую этот процесс несет предприятию. Так, простой сервисный бизнес-процесс скорее всего не имеет большой ценности для компании. При этом если он поддерживает бесперебойное функционирование основного процесса, который генерирует миллионные прибыли, то и ценность его будет уже гораздо более высокой.

Соответственно, мы можем разложить все процессы компании на 4 группы с «дешевыми» и «дорогими» процессами, имеющими низкую либо высокую ценность. Для каждой из 4 групп рекомендован свой уровень зрелости бизнес-процессов.

В ходе развития компании не стоит браться за все процессы организации сразу. Их может быть очень много, и они имеют разную ценность для предприятия. Пусть менее ценные пока останутся на бумаге, а вот значимые процессы стоит переводить на 4 уровень зрелости. Это позволит понять их КПД, и решить, как можно улучшить ценный для компании бизнес-процесс.

Система управления бизнес-процессами концентрируется именно на 4 и 5 уровнях зрелости. Если в компании есть ERP либо учетная система, это хорошо, но это только часть управления процессами предприятия. Основная задача системы управления бизнес-процессами – развитие процессов, которое позволяет увеличить экономический потенциал с операционной и стратегической точек зрения.

Система управления процессами предприятия

Система управления бизнес-процессами должна охватывать 4 уровня работы компании. Только в этом случае она будет работать.

• Во-первых, есть стратегия и глобальные цели компании и бизнес-процессы не могут существовать отдельно от них.

• Во-вторых, мы должны контролировать результативность и производительность всех бизнес-процессов компании, чтобы понимать, что менять в существующих процессах компании и отслеживать результаты изменений.

• Разумеется, процессы должны исполняться.

• В-четвертых, важно учитывать, что в 100% процессов участвуют люди. Даже если взять технологичный процесс, где применяется сложное оборудование, управляют им люди. Поэтому без уровня персонала и мотивации не обойтись.

Уровень управления процессами

Управление любым бизнес-процессом компании предполагает контроль метрик и показателей его продуктивности.

Например, в процессе «Обработка заказа клиента» можно выделить следующие метрики и показатели:

Если мы в течение 3-х часов с момента заявки постоянного клиента компании не можем выставить ему счет на товар, вероятно он уйдет к более расторопному производителю. Следовательно, метрика «время выставления счета» влияет на результативность процесса. И чем сложнее процессы, тем больше метрик, и тем сильнее они влияют на результативность процессов организации.

В крупных компаниях это выглядит следующим образом:

Показатели деятельности – то, что видят топ-менеджеры компаний на своих мониторах в рамках отчетности, инфопанелей в SAP, Oracle, Axapta и других подобных системах.

Но эти показатели – ведь они формируются на основе результативности бизнес-процесса. У него есть владелец, (например, руководитель департамента, реализующего данный процесс). Под ним еще несколько уровней иерархии вплоть до базовых участников процесса. И все они видят процесс, его эффективность и соответственно результаты своей работы по-разному.

Таким образом, развитие процессов до 4 и 5 уровней зрелости, на которое ориентирована система управления бизнес-процессами – не просто автоматизация исполнения. Нам нужно знать текущие метрики и KPI бизнес-процессов, чтобы понимать, как развивать процессы для достижения стратегических целей компании. Оперативно вносить изменения и отслеживать результаты.

Уровень исполнения процессов (автоматизация)

На уровне исполнения бизнес-процессов встречаются три возможных сценария развития событий:

1. Процесс компании исполняется в рамках ручных операций и регламентов.

   Процесс регламентирован и находится на уровне зрелости 2 и принято решение автоматизировать его исполнение (простая автоматизация, перевод на уровень зрелости 3). Сделать это можно в любой ИТ-системе.

2. Автоматизирована часть бизнес-процесса (лоскутная автоматизация).

   Тот случай, когда определенные участки процесса уже автоматизированы в одной или нескольких ИТ-системах, при этом часть операций выполняется в ручном режиме (email, телефонные звонки, excel и т.д.). По опыту ELMA, такой вид текущего уровня автоматизации процессов встречается у 95% крупных российских компаний.

   Здесь можно развивать, например, ERP-систему, чтобы охватить весь процесс, но нужно быть готовым к тому, что это будет более длительный проект автоматизации, который займет несколько лет.

   Другой вариант – внедрение BPM-системы. Она изначально предназначена для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы комплексно, от начала и до конца, при этом интегрируется с любыми ИТ-системами, уже имеющимися на предприятии.

   Это важно, так как иногда бывает целесообразно оставить часть процесса в ERP или другой системе, а остальные участки автоматизировать с помощью BPMS.

   Например, когда на крупном мясоперерабатывающем предприятии синхронное планирование уже реализовано в ERP (на основе агрегированных заказов со стороны сбыта строится план производства, план загрузки мощностей и сотрудников, формируется план закупок). Это понятный функционал ERP, он работает и его целесообразно оставить. Соответственно участок сбора и согласования агрегированного заказа, а также часть процесса, которая идет после производства продукции, можно реализовать в BPMS. Таким образом устраняются лоскутная автоматизация и ручные операции.

3. Бизнес-процесс автоматизирован целиком в ИТ-системе, которую уже использует предприятие (ERP, 1С, SAP, Axapta, Oracle, Парус…).

   Здесь возможны 2 варианта работы с процессом: оставить как есть на уровне зрелости 3, либо рассмотреть перенесение процесса в BPMS и соответственно перевод сотрудников, работающих в ИТ-системе, на работу в интерфейсе BPMS.

   Например, когда изначально рабочие места сотрудников были настроены в 1С, а после внедрения BPMS это делается в новой системе. При этом 1С продолжает использоваться как система управленческого, бухгалтерского учета и хранилище данных.

Для чего устранять лоскутную автоматизацию и переводить процесс в BPMS?

Чтобы достичь прозрачности показателей, вносить реальные изменения в бизнес-процессы, исходя из поставленных целей, и контролировать результат.

Когда высшее руководство ставит задачу по совершенствованию работы компании – например, снизить количество брака, владелец процесса транслирует эту задачу ниже:

Соответственно, рабочей группе необходимо оптимизировать процесс, чтобы изменились его результаты. В работу запускается новые версии процессов, что соответственно декомпозируется дальше, на участников бизнес-процесса. В результате метрики обновленного процесса меняются, и на показателях процесса отражается результат.

Таким образом реализуется система управления бизнес-процессами крупного предприятия. Ее задачей является не просто автоматизация. Она ориентирована на осознанное развитие процессов для достижения стратегических и глобальных целей компании.

В случаях, когда часть процесса продолжает выполняться в ручном режиме, либо он автоматизирован с помощью нескольких не интегрированных между собой ИТ-систем, реализовать такую схему работы не представляется возможным.

Итак, сегодня мы разобрали достаточно объемную тему. Тот же материал и еще 2 оставшиеся уровня, которые охватывает система управления бизнес-процессами на предприятии (уровень персонала и мотивации, а также уровень стратегии и глобальных целей компании) был подробно рассмотрен на 3-м вебинаре серии «Бизнес-процессы для больших».

Вопросы по теме можно задать в комментариях к данной статье, либо воспользовавшись формой обратной связи на нашем сайте.

Управление бизнес-процессами компании

Управление бизнес-процессами компании

В любой организации существует один из трех возможных способов описания бизнеса. Это функциональный, процессный и объектный способы. В рамках нашей книги мы рассмотрим функциональный и процессный способы описания бизнеса.

Функциональное описание достаточно традиционно и оно хорошо гармонирует с иерархичной структурой организации. Функции организации можно представить в виде полос, которые разрезают организацию сверху до низу, объединяя отдельные функции деятельности в функциональные подразделения –бухгалтерия, транспортный отдел и т.д. В то же время процессы организации являются горизонтальным сечением деятельности компании, пересекая границы функциональных подразделений, обеспечивая разрушение барьеров между подразделениями и объединяя границы определенной деятельности в бизнес-процессы компании. Для того, чтобы понять различие между функциональным и процессным подходом мы можем рассмотреть пример, который проиллюстрирует это. К примеру, в компании существует бизнес-процесс транспортировка. Данный процесс включает все действия и расходы, связанные с транспортировкой груза от компании к клиенту. При функциональном подходе мы имеем несколько подразделений, которые связанны с транспортировкой – минимум транспортный отдел, отдел диспечеризации и т.д. Каждый руководитель такого функционального подразделения несет ответственность только за свои узко специализированные функции – диспетчеризация, транспортировка и т.д. При процессном подходе, лицо ответственное за процесс несет ответственность за конечный результат – транспортировки начиная от транспортировки и заканчивая диспетчеризацией транспорта, а также за ресурсы, использованные для всего бизнес-процесса, а не его отдельной составляющей как это происходит в функциональном подходе.

Функциональным способом управления компанией пользуются уже более ста лет, в то время как процессный подход является более новым и прогрессивным.

Процессный подход оказался более конкурентоспособным с точки зрения борьбы за конкурентоспособность. Процессный подход существенно меняет логику организации и механизм управления. Управление процессами освобождает руководство компании от рутины, позволяя сосредоточиться на стратегических вопросах.

Самые важные бизнес-процессы могут быть выделены в отдельные проекты и запущены в автономное плавание.

Как уже было отмечено ранее, для эффективной деятельности компании и, соответственно, результативного управления необходимо постоянно улучшать бизнес – процессы компании. Процесс непрерывного совершенствования бизнес – процессов и управление ними требует их выделения в отдельный объект бюджетного управления компании.

Для управления бизнес-процессом необходимо не только выделить бизнес –процессы в компании, но и обозначить его границы.

Бизнес – процесс включает:

• 
  Владельца процесса – должностное лицо, имеющее права, полномочия и зону ответственности, а также распоряжающегося ресурсами процесса
• 
  Технологию процесса – порядок выполнения действий для преобразования входов в выходы
• 
  Систему показателей процесса – показатели продукта, эффективности процесса, удовлетворенности потребителей
• 
  Управление процессом – деятельность владельца процесса по его анализу и принятию управленческих решений
• 
  Ресурсы процесса – материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе работ по процессу

Для идентификации бизнес-процессов в компании необходимо дать определение процессу и описать его качественно.

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• 
  Кто является потребителем бизнес-процесса и что служит его выходом?
• 
  Кто поставщик этого процесса и что является входом?
• 
  Какие требования предъявляются к входу и выходу бизнес-процесса?
• 
  Каков внутренний поток действий этого процесса?

Для любого бизнес-процесса очень важным показателем является длительность временного цикла процесса. Это связанно с тем, что время процесса – это деньги – затраты на его осуществление. Для оптимизации бизнес-процесса прилагают усилия по уменьшению временного цикла исполнения процесса. Поэтому компании используют различные методики уменьшения временного цикла процесса, такие как:

• 
  Выполнять действия процесса параллельно, а не последовательно. То есть просматриваются действия, которые могут осуществляться параллельно, а не последовательно.
• 
  Поменять порядок действий – ликвидация ненужных перемещений документации или продукции.
• 
  Уменьшение времени простоев
• 
  Совершенствование использования времени.

Для целей бюджетирования целью описания бизнес –процессов компании является выделение финансово-экономических показателей эффективности бизнес-процессов с определением их исполнителей.

Все вышеописанное определяет, что с помощью бюджетирования бизнес-процессов мы сможем определить потребляемые ресурсы, эффективность процесса, наметить планы по улучшению его показателей и отслеживать их с помощью бюджетного управления, а также закрепить ответственных – подразделения (ЦФО) в рамках бюджетирования. Также определив бюджетные показатели по улучшению эффективности процесса связать данные цели со схемой мотивации ЦФО.

Любая функция бизнес-процесса в компании может выполняться следующими способами:

• 
  Собственным центром затрат или центром прибыли (собственными силами)
• 
  Сторонним предприятием
• 
  Сочетанием способов

При выполнении функции собственными силами формируются издержки, связанные с использованием ресурсов центром затрат. При этом издержки складываются из различных статей затрат:

• 
  Материалы
• 
  Заработная плата
• 
  Амортизация и т.д.

В случае внешнего выполнения функции будет использоваться одна статья затрат – например, затраты на транспортировку.

При использовании сравнения затратности осуществления бизнес-процесса собственными силами или путем привлечения сторонних организаций сравнение будет осуществляться на основе стоимости бизнес-процесса в обоих случаях для выбора менее затратного способа.

С целью бюджетирования бизнес-процесса необходимо определить ресурсы бизнес-процесса. Ресурсы процесса указывают состав ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Необходимые ресурсы служат основой установления норм при бюджетировании бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов может иметь различные методики. Для целей этой книги выбрана методика, которая несколько отличается от общепринятой, но в тоже время позволяющая решить задачи бюджетирования и по этой причине, используемая в данном формате.

Типовой перечень бизнес -процессов был приведен в книге ранее в виде перечня процессов, разработанного Американским центром производительности и качества. Для бюджетирования мы произведем некоторое «сворачивание» типовых бизнес- процессов и приведем их к виду, в котором они могут существовать в компаниях среднего масштаба со штатом до 300 сотрудников.

Данную структуру построения бизнес-процессов могут иметь не все компании. На это может быть несколько причин – размеры компании и построение бизнес-процессов не вписывающихся в стандартизованные решения. Чем меньше компания, тем меньше бизнес-процессов у нее может присутствовать, либо несколько процессов имеют урезанный характер и хаотичное их использование без должного разделения на составляющие и четкого понимания результатов процесса. К примеру, часть компаний могут не оценивать эффективность своей рекламы по причине отсутствия формализованной методики. В данном случае оценка рекламной деятельности может осуществляться по принципу оценки средств, затраченных на нее без привязки к ее влиянию на результат деятельности компании.

Вторая причина построения структуры бизнес-процессов, не вписывающихся в классическую структуру является непонимание того, как процесс должен осуществляться и что должно быть результатом процесса.

Как уже было отмечено ранее, для управления по бизнес процессам необходимо его формализовать. То есть любой бизнес процесс организации должен включать:

• 
  Однозначное определение границ процесса по его входам, выходам и выполняемым функциям подразделений
• 
  Однозначное определение взаимодействия процессов в рамках системы процессов компании
• 
  Однозначность определения владельцев процесса, отвечающих за результативность и эффективность каждого процесса
• 
  Поэтому когда мы говорим о любом из вышеперечисленных бизнес-процессов, мы понимаем, что для управления ними необходимо:
• 
  Задокументировать (формализовать) бизнес-процессы, определив его границы, входящий и исходящий поток процесса
• 
  Результаты бизнес — процесса (продукт и т.д)
• 
  Ресурсы, используемые процессом (стоимостные затраты)
• 
  Эффективность и результативность процесса, время на его осуществление, производительность труда
• 
  Измерение показателей процесса

Принимая за основу типовую структуру бизнес – процесса «Продажи» мы для целей бюджетирования должны выделить границы данного бизнес-процесса, систему показателей, ресурсы процесса и описать форматы бюджетов. Необходимо сразу отметить, что некоторые из подпроцессов мы не будем для простоты примера рассматривать как незначительные для бюджетирования.

К примеру, если компания имеет целью бюджетировать бизнес-процесс «разработка ценовой стратегии», то необходимо, чтобы в компании четко можно было выделить ресурсы на разработку ценовой стратегии. Если выделение данных ресурсов затруднено, то для целей бюджетирования такой бизнес-процесс не стоит выделять, его необходимо укрупнять.

Для целей бюджетирования мы не будем изображать процесс в виде IDEF0 диаграмм, а некоторые детали описания процесса упустим, описав его исходя из тех показателей, которые будут использованы в бюджетировании – финансово — экономические показатели.

Главная задача при выделении бизнес-процессов компании сделать их «жизненными». Существуют «идеальные» или типовые процессы, которые были приведены в книге ранее. В каждой компании существует свой набор бизнес-процессов, который может сильно не соответствовать «идеальной» типовой версии. Это не должно быть камнем преткновения у компаний. Важно, чтобы существующие процессы компании позволяли оптимально осуществлять деятельность компании.

Нередко происходит путаница и подмена понятий бизнес-процессов компании и ее функций. Бизнес-процесс это работа, она дает ответ на вопрос: «Что происходит?», в то время как функция — это ресурс, который дает ответ на вопрос: «Кто это будет делать?».

Для целей бюджетирования мы выделим основные и вспомогательные бизнес-процессы компании.

Основным принципом выделения бизнес-процессов компании является принцип, что основных процессов не должно быть более 7 + 2 , вспомогательных более 4+ 2. Такое ограничение связанно с тем, что человек не может эффективно воспринимать, а значит и руководить более, чем 7-9 объектами управления.

Выделим основные и вспомогательные процессы компании с целью их дальнейшего бюджетирования:

• 
  Маркетинг и изучение рынка
• 
  Снабжение (Закупки продукции)
• 
  Складирование и хранение
• 
  Сбыт продукции
• 
  Обработка
• 
  Транспортировка

Данный перечень процессов, как по названию, так и содержанию зависит от целей и назначения организации. Основное правило отнесения процессов к основным – это то, что данные процессы, преобразовывая продукцию, повышают ее ценность (экономическую).

К вспомогательным процессам относятся такие, которые не добавляют экономической ценности продукту. К ним можно отнести:

• 
  Управление финансами
• 
  Управление персоналом
• 
  Управление развитием
• 
  Управление ИТ

Для выделения основных бизнес-процессов используется принцип равной значимости процессов, трудоемкости и важности процессов. Так, если каким-то процессом занимается 3 сотрудника из 100 штатных, наверное, нецелесообразно выделять его в процесс.

Выделять такой процесс как «разработка и видение стратегии компании» нецелесообразно, если не существует отдельно взятого подразделения, выполняющего подобные функции. Это связанно с тем, что данный процесс трудно выделить, так как трудно определить ресурсы процесса и кто несет ответственность за результаты.

При стандартной схеме бюджетирования одной из проблем, с которой приходиться сталкиваться компаниям – планирование накладных расходов. Эти расходы связаны с работой обеспечивающих подразделений, что вызывает трудности с увязкой объемов продаж и затратами сервисных подразделений. Хотя, решить эти проблемы проще с использованием методики бюджетирования АВВ – бюджетирования по видам деятельности.

Основное преимущество методики АВВ – планирование и увязка затрат вспомогательных подразделений с основным бизнес-процессом компании. Это осуществляется с помощью установки целевого норматива затрат на вспомогательные бизнес-процессы компании- транспортировку, обработку одного заказа, одной доставки, одного документа. То есть, система АВВ позволяет определить из-за чего возникают издержки.

Источник:

Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»

Авторы: Немировский И., Старожукова И.

При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua

Эффективное управление процессами в образовательной организации (тренинг)

Форма проведения :

Очно-заочная

Краткое описание:

Эффективность работы организации напрямую зависит от эффективности работы ее руководителя. Возглавлять команду – многокомпонентная задача, требующая системного подхода и владения ключевыми управленческими навыками. Данная программа направлена на то, чтобы помочь менеджерам образовательных учреждений с реализацией этой задачи посредством овладения современными технологиями эффективного руководства коллективом. Программа рассчитана на 1,5 месяца, формат работы: тренинг (2 дня в очном режиме), дистанционная форма обучения (индивидуальные задания с проверкой преподавателем), заключительное занятие — очное (4 часа).

Для кого этот курс:

заместитель руководителя, аттестация на должность руководителя оо, руководитель образовательной организации

Преподавательский состав:

Сизова А.О., практический психолог, коуч; Толстова С.А., практический психолог.

Занятия проводятся по дням:

18 и 19 мая 2019 г. — начало обучения, 2 дня очных занятий с 10-00 до 18-00 с перерывами на обед и кофе-брейки. Далее — дистанционная форма обучения по индивидуальному графику и заключительное очное занятие (4 ч.)

Адрес и место обучения:

уточняется (м. Павелецкая)

Как управлять бизнес-процессами компании | Forward Telecom

Бизнес-процессы в компании – как фундамент для дома. Если строители действовали по принципу «и так сойдет», разрушится все здание. Произойдет это не сразу, но судьба дома предрешена. Так и на предприятии: если основные бизнес-процессы управления, производства и обеспечения не проработаны до мелочей, информация начинает теряться, функции — дублироваться, появляются лишние затраты, захромает качество продукции или услуг.

Разрушать гораздо легче, чем строить, поэтому управлению бизнес-процессами в компании лучше вовремя уделять время. Без взаимодействий сотрудников с клиентами и между собой нет бизнеса, и если прибыль уменьшается, процент «отвала» покупателей растет, а служба качества зашивается от количества жалоб – ищите причину в «фундаменте

Задача оптимизации, создания и управления бизнес-процессами состоит из пяти этапов.

1. Определение. Выявить и описать действующие бизнес-процессы на предприятии – цель первого шага. Лайфхак от Forward Telecom: чтобы избежать страха «чистого листа», если с ходу не получается выделить и создать описание бизнес-процессов управления, зафиксируйте сначала агрегированную информацию о действиях сотрудников и используемых документах. Проще структурировать собранные отрывочные куски, чем пустоту.

2. Измерение. Каждый бизнес-процесс должен иметь контрольные точки и ключевые показатели для дальнейшего управления и развития. Результат можно измерить в цифрах или процентах, бинарные операции предполагают наличие/отсутствие документа или действия.

3. Анализ. Аналитика проводится через сравнение плановых измеримых показателей, определенных на предыдущем этапе, с фактическими. Моделируются эталонные бизнес-процессы, которые будут использоваться в управлении компанией, производством и обеспечением.

4. Внедрение. Разработанные модели стандартизируются и документируются. Проводится обучение сотрудников – каждый участник бизнес-процесса должен четко знать свои функции, обязательства и ожидаемый результат. Помимо методологических документов изменения вносятся в офисные программы и систему отчетности. После проведенных манипуляций новации становятся частью системы управления бизнес-процессами организации и объектом контроля со стороны руководства.

5. Контроль. Разработать и внедрить бизнес-процессы – полдела. За качеством их исполнения и результатами изменений нужно следить, чтобы видеть динамику и в дальнейшем совершенствовать операции. «Но мы же и так внедрили эталонные модели, куда их улучшать?» — можете возразить вы. Улучшать некуда, если ваш бизнес не развивается, потребности клиентов не меняются, а требования рынка остаются прежними на протяжении многих лет. Подстраиваться под изменения в любом случае придется, а делать это с описанными функциями и основными бизнес-процессами управления, приведенными к единому стандарту – легче и удобнее.
   

Не последнюю роль в управлении бизнес-процессами предприятия играет их полная или частичная автоматизация. Описание цепочек взаимодействие – это теория, а собранная и сохраненная информация по ним в информационной системе – практика. Можно бесконечно моделировать идеальную схему работы в компании, а можно посмотреть, какие этапы «хромают», какие процессы неудобны и отнимают много времени у сотрудников, отследить закономерности ошибок и просрочек и скорректировать слабые места. Чем больше функций автоматизировано, тем меньше потребность в опросе работников или услугах «тайного покупателя». Цифровизированное управление бизнес-процессами в организации не позволит участникам отклониться от стандартов работы или нарушить правила взаимодействий.

Тема функционального управления бизнес-процессами набирает популярность с приближением четвертой промышленной революции. Без выстраивания и оптимизации работы компании внедрять технологии нового поколения невозможно и бесполезно. Только с отлаженными бизнес-процессами цифровая трансформация бизнеса выведет его на новый уровень и принесет дополнительную прибыль.

Управление бизнес-процессами как особыми ресурсами организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

<

В. А. Калиновский V. A. Kalinovskiy

Управление бизнес-процессами как особыми ресурсами организации

Business Processes Management as Special Resources of the Organization

Калиновский Вячеслав Анатольевич Kalinovskiy Vyacheslav Anatolyevich

финансовый университет при Правительстве Financial University under the Government

Российской федерации (Москва) of the Russian Federation (Moscow)

Аспирант Graduate student

[email protected] [email protected]

РЕФЕРАТ

Целью данной работы является анализ управления бизнес-процессами в организации. В ходе работы применяется концепция процессного управления организацией. В результате анализа управления бизнес-процессами организации выявлено, что использование процессного подхода целесообразно и актуально на всех стадиях развития компании начиная от малых организаций и заканчивая сетевыми структурами. При этом как построение новых бизнес-процессов, так и оптимизация существующих требует ряда специальных подходов, а также качественного анализа текущей ситуации в совокупности с учетом стратегических и тактических целей и задач организации.

ABSTRACT

The purpose of the work is the analysis of management of business processes in the organization. During work the concept of process management is applied by the organization. As a result of the analysis of management by business processes of the organization it is revealed that use of process approach expediently and actually at all stages of development of the company beginning from the small organizations and finishing network structures. Thus, both creation of new business processes, and optimization of the existing demands a number of special approaches, and also the qualitative analysis of the current situation in total taking into account strategic and tactical targets and organization tasks.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА

управление эффективностью деятельности, бизнес-процессы, процессное управление организацией, BPM, CPM, EPM, Business Process Management, Business performance management

KEY WORDS

management of efficiency of activity, business processes, process management of the organization, BPM, CPM, EPM, Business Process Management, Business performance management

Управление эффективностью деятельности включает в себя планирование, организацию выполнения, контроль и анализ, которые позволяют компании определить стратегические цели и затем оценивать и управлять деятельностью по их достижению при оптимальном использовании

имеющихся ресурсов. Это система управления, построенная на принципах управления стоимостью бизнеса.

Управление эффективностью деятельности охватывает весь спектр задач в области стратегического, финансового, маркетингового и операционного управ-

ления организацией и включает в себя применение таких управленческих технологий, как моделирование стратегии, карты сбалансированных показателей, процессно-ориентированное планирование и функционально-стоимостной анализ, бюджетирование и бизнес-моделирование, консолидированная управленческая отчетность и анализ, мониторинг ключевых показателей деятельности, связанных со стратегией.

Управление эффективностью деятельности включает три основные вида деятельности: постановка целей, анализ значений показателей, характеризующих достижение организацией поставленных целей, управляющие воздействия менеджеров по результатам анализа, направленные на улучшение будущей деятельности организации по достижению поставленных целей1.

Начиная с 1992 г. на управление эффективностью деятельности очень сильно повлияло развитие концепции сбалансированной системы показателей (balanced scorecard). Обычно менеджеры используют сбалансированную систему показателей для того, чтобы цели организации сделать понятными для сотрудников, чтобы определить, как отслеживать достижение целей, и чтобы внедрить механизм, сигнализирующий о необходимости внесения в деятельность организации корректирующих действий. Эти шаги те же, что мы можем видеть в концепции CPM, и, как результат, сбалансированная система показателей наиболее часто используется как фундамент системы управления эффективностью в организации [1].

Используя методы управления эффективностью, руководители стремятся донести стратегию до всех уровней организации, трансформировать стратегию в действия и метрики, измеряющие эти действия, и использовать анализ для

1 Википедия. Управление эффективностью организации (Businessperformancemanageme nt): [Электронный ресурс]. URL: http://en.wiki-pedia.org/wiki/Business_performance_mana-gement (дата обращения: 17.09.2013).

поиска причинно-следственных связей, которые, будучи осмысленными, помогают в принятии обоснованных решений.

В литературе можно встретить несколько англоязычных терминов, означающих одно и то же:

• CPM (Corporate Performance Management),

• BPM (Business Performance Management),

• EPM (Enterprise Performance Manage-

ment)2.

Впервые понятие BPM было предложено международной аналитической компанией IDC. Ее поддержала исследовательская фирма META Group. В свою очередь GartnerGroup предложила альтернативную аббревиатуру — СРМ (Corporate Performance Management, управление эффективностью корпорации). Распространение получил также акроним EРМ (Enterprise Performance Management, управление эффективностью предприятия)3.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги)4.

BPM — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы компании, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям,

2 Новый подход к управлению бизнес-процессами, Howard Smith, Peter Fingar: [Электронный ресурс]. URL: http://www.management-magazine.ru/process/pr-ndecbproc-01 .html (дата обращения: 12.09.2013).

3 Гордеев М., Борисов А., Коршак Н. Оптимизация бизнес-процессов: [Электронный ресурс]. URL: http://www.intalev.ru/index. php?id=8612 (дата обращения: 18.09.2013).

4 What is business process management (BPM) — Definition from Whatis.com: [Электронный ресурс]. URL: http://searchcio.techtarget. com/definition/business-process-management (дата обращения: 11.09.2013).

и полагающаяся на такие принципы, как:

• понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счет их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов,

• возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем [5].

Основной задачей управления бизнес-процессами является адекватное и быстрое перестроение взаимосвязанных процессов в зависимости от изменяющихся параметров внешней и внутренней среды, будь то поставки, расчеты с контрагентами или расширение рынка.

Необходимость применения процессного управления организацией обуславливается тем, что в мире, где все постоянно меняется, конкурентоспособность организации в значительной мере определяется ее возможностью быстро и эффективно реагировать на происходящие перемены. Поэтому управление бизнес-процессами на основе данного подхода — один из ключевых принципов любой организации, стремящейся не просто выжить, а успешно осуществлять свою деятельность в долгосрочной перспективе [2].

Деятельность современной организации базируется на сложной системе взаимосвязей проектов и процессов. Тот или иной проект, реализуемый в организации, встраивается в структуру имеющихся бизнес-процессов и использует их для достижения конечных целей. В связи с этим важное значение приобретают упорядочивание и оптимизация существующих бизнес-процессов с учетом требований реализуемых проектов и влияний внешней и внутренней среды. Также важным фактором, влияющим на данный аспект, является этап развития организации. Выделим возможные цели и задачи, стоящие перед менеджментом на каждой стадии развития.

Этап 1. Становление организации и освоение рынка (количество сотрудников — 15-40 человек; до трех уровней менеджмента).

Основные задачи при организации управления:

• разработка четко сформулированной стратегии развития организации с указанием конкретных целей и мотивов развития;

• определение обязанностей и области ответственности как отдельных работников, так и отделов и рабочих групп;

• формирование алгоритма обучения и передачи навыков, знаний и умений новым сотрудникам на различных уровнях сложности выполняемой работы;

• анализ ситуации участия в дальнейшем развитии организации новых специалистов со стороны, которые обладают специфическими знаниями. Основной целью на данном этапе развития организации является создание упорядоченной и формализованной системы управления, которая должна быть прозрачна, понятна и закреплена в нормативных документах. Четкое описание основных бизнес-процессов и стратегии организации позволяет сфокусировать внимание руководства на результатах деятельности организации. Рассматривая бизнес-процесс как совокупность действий для решения поставленной задачи, а деятельность организации как совокупность бизнес-процессов, можно будет повысить эффективность управления компанией, учитывая при этом цели, которые ставит перед собой руководство организации.

Этап 2. Рост компании (количество сотрудников более 50 человек, выделение функциональных подразделений).

В организациях, где работает более 50 человек, обычно сформировывается функционально-иерархическая система управления. Соответственно при росте компании эффективность управления снижается, что обусловлено спецификой принятия решений, которая для выработки лучших вариантов требует участия всех руководителей подразделений и в итоге даже для решения задач средней

Рис. 1. Этапы проектирования системы управления

важности предполагает вовлечение высшего руководства.

Основные задачи при организации управления:

• организация делегирования полномочий руководителя;

• сохранение пропорций между ростом численности персонала и ростом выручки;

• поиск резервов снижения себестоимости из-за повышения конкуренции;

• координация действий функциональных подразделений на среднем уровне менеджмента.

Зачастую решение данных задач зависит от того, насколько быстро организация сможет преобразовать существующую функциональную систему в систему управления, базирующуюся на процессном подходе. Данный подход весьма актуален в периоды внешней нестабильности, когда одним из важных и определяющих критериев эффективности системы управления становится скорость принятия решений [3].

Особенностью процессного подхода является то, что он учитывает результаты деятельности организации и эта информация используется в управлении бизнес-процессами, т. е. основной акцент направлен на достижение наибольшей эффективности работы организации. На основании того, что около 80-85% операций бизнес-процессов являются типично повторяющимися, для них составляется подробный регламент действий. Таким образом, процесс основной деятельности может быть настроен мак-

симально эффективно, при этом руководитель включается в процесс только при возникновении каких-либо нестандартных ситуаций или проблем [4].

Исходя из этого, можно говорить о систематизации деятельности компании, что проявляется в возникновении двух основных эффектов:

1) в связи с тем что структура управления опирается на структуру существующих в организации бизнес-процессов, уменьшается количество уровней управления и подчинения;

2) возрастает эффективность управления за счет увеличения норм управляемости (в среднем в 2-3 раза), так как управляющее воздействие в данном случае направлено на координацию персонала и включается в процесс только при каких-либо нарушениях и отклонениях от обычной деятельности. Для организации системы управления, которая базируется на процессном подходе, следует пройти ряд этапов (рис. 1) [7].

Исходя из вышесказанного, представляется целесообразной следующая схема процессного управления (рис. 2).

Этап 3. Развитие сетевой структуры, открытие новых представительств, филиалов.

При принятии решений об открытии новых филиалов следует учитывать готовность главной компании к такому преобразованию. Анализ готовности производится по четырем уровням: управленческому, финансовому, маркетинговому и процессному.

Контролирует эффективность и результат процессов

Среднее звено управления

Контролирует эффективность и результат процессов. Вмешивается в случае отклонений или проблем

1-4 ш К п н см О) К п Ен С ш N и Ен

« ш ч: « 0) « Ф

Процесс 1

Нижнее звено управления Нижнее звено управления

Исполнитель 1 Исполнитель 2 : Исполнитель п Исполнитель 1 Исполнитель 2 Исполнитель п

Среднее звено управления

Контролирует эффективность и результат процессов. Вмешивается в случае отклонений или проблем

Результат 1

тН <м к

ф ш ф

N К к

И и п

Ей Ен

»К « «

Ф Ш Ф

И.

Процесс 2

Результат 2

Рис. 2. Схема процессного управления

Основные задачи при организации управления:

• разработка формализованной технологии открытия новых подразделений;

• организация контроля всех аспектов деятельности филиалов. Основной акцент в решении этих задач состоит в том, что для построения сетевой структуры необходим переход к процессному управлению (если это не было сделано до этого), поскольку функционально-иерархический принцип не сможет организовать деятельность наиболее эффективным и наименее затратным способом.

Наиболее рациональное решение состоит в переносе уже формализованных бизнес-процессов, регламентация которых была произведена на втором этапе.

Это позволит решить большую часть организационных вопросов, а также эффективно организовать управление подразделениями благодаря высокой степени самостоятельности при принятии типовых решений по адаптации к существующей внешней среде.

При этом зачастую в комплексе используются три инструмента:

• модель управления подразделениями, основанная на процессном подходе и определяющая меру самостоятельности филиалов;

• адаптивная и отвечающая требованиям внешней среды оптимальная структура;

• разработанные в центре нормативные документы и инструкции, регулирующие работу подразделений сети [6].

Необходимо решить, как обеспечить высокий уровень стандартизации отдельных процессов и при этом оставить возможность филиалам гибко реагировать на различные изменения.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что использование процессного подхода целесообразно и актуально на всех стадиях развития ком-

пании начиная от малых организаций и заканчивая сетевыми структурами. При этом как построение новых бизнес-процессов, так и оптимизация существующих требует ряда специальных подходов, а также качественного анализа текущей ситуации в совокупности с учетом стратегических и тактических целей и задач организации.

Литература

1. Аксенов Е., Альтшулер И. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. СПб.: Питер, 2009. 64 с. (Теория менеджмента).

2. Джестон Дж., Нелис Й. Управление бизнес-процессами: Практич. руководство по успешной реализации проектов. СПб.; М.: Символ-Плюс, 2008.

3. Клейнер Г. Б. От теории предприятия к теории стратегического управления // Российский журнал менеджмента. 2003. № 1. С. 31-56.

4. Лопатин В. А. Система управления бизнес-процессами // Управление в кредитной организации. 2008. № 6.

5. Ойнер О. К. Оценка результативности маркетинга с позиций системы управления бизнесом // Российский журнал менеджмента. 2008. Т. 6, № 2. С. 27-46.

6. Рыбаков М. Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов: Практикум. М.: ИКАР, 2011. 380 с.

7. Шаститко А. Е., Радченко Т. А. Структурные альтернативы оценки качества корпоративного управления // Российский журнал менеджмента. 2010. Т. 8, № 2. С. 3-20.

References

1. Aksenov E., Altshuler I. Outsourcing: 10 precepts and 21 tools. SPb.: Piter, 2009. 464 p. (Management Theory).

2. Jeston J., Nelis J. Management of business processes: Practical guidance on successful implementation of projects. SPb.:; M.: Simvol-Plus, 2008.

3. Kleyner G. B. From the enterprise theory to the theory of strategic management // Russian journal of management. 2003. N 1. P. 31-56.

4. Lopatin V. A. Control system of business processes // Management in the Credit Organization. 2008. N 6.

5. Oyner O. K. Assessment of productivity of marketing from positions of a control system of business // Russian journal of management. 2008. Vol. 6, N 2. P. 27-46.

6. Rybakov M. How to bring an order in the business. How to construct reliable system of unreliable elements: Practical work. M.: IKAR publishing house, 2011. 380 p.

7. Shastitko A. E., Radchenko T. A. Structural alternatives of an assessment of quality of corporate governance // Russian journal of management. 2010. Vol. 8, N 2. P. 3-20.

Business Process Management Systems: системное управление до, во время и после кризиса

Ситуацию, сложившуюся в мире и вызванную эпидемией, безусловно, можно отнести к числу «черных лебедей» — событий, наступления которых никто не прогнозировал. Огромным нагрузкам подвержены цепи поставок, затронуты почти все сегменты бизнеса, экономики, социальной сферы. Однако нельзя не отметить, что эта ситуация стала также и стимулом: многие эксперты называют вынужденный переход на удаленную работу и сопутствующие изменения — «принуждением к цифре». Именно пандемия заставила компании перенести такие категории, как «виртуальные рабочие места», «VPN-системы», «электронный документооборот», «облачные системы», «автоматизация задач», «цифровизация управления процессами», из категорий долгосрочной перспективы в список оперативно решаемых задач.

В подобных обстоятельствах антикризисного руководства бизнесом и производством на первый план выходит эффективное и гибкое управление процессами внутри компаний, которые позволяют различным подразделениям организации работать вместе и взаимодействовать с поставщиками и клиентами. Начавшаяся пандемия продемонстрировала ряд характерных проблем: многие компании формировали бизнес-процессы изолировано друг от друга или, что еще хуже, вообще не «разрабатывали» их. Во многих случаях процессы просто возникали как «то, что всегда делалось» по правилам, которые «исторически сложились», невзирая на их стоимость и эффективность. Текущая ситуация стала ощутимым стимулом для пересмотра архаичных процессов и побудила решать проблему повышения эффективности.

Ответ на вызовы пандемии организации могут найти в построении управления бизнес-процессами — Business Process Management: повышение эффективности внутренних процессов, улучшение обслуживания клиентов и рост инноваций в продуктах и услугах. Промышленные предприятия с помощью BPM-систем могут создавать «цифровых двойников производства», которые позволяют отслеживать все этапы создания продукта: от разработки дизайн-концепта до массового выпуска. Хотя в «тучные годы» внедрение BPM-систем не является первоочередной задачей, ведь компания и так работает, приносит прибыль и даже немного растет. Поэтому многие компании рассматривают подобные проекты как отдаленную перспективу. Однако именно в подобные кризисные периоды особенно востребованными становятся базовые принципы BPM: динамичность, прозрачность и эффективность. Современные цифровые системы управления бизнес-процессами помогают повышать эффективность работы путем анализа, разработки, внедрения, мониторинга, контроля и изменения операционных бизнес-процессов. Это происходит за счет применения ИТ-решений непосредственно к бизнес-процессам, быстрого реагирования на возникающие вызовы и возможности, а также повышения производительности труда сотрудников через унификацию и автоматизацию повторяющихся процессов. Самое главное, что любые повторяющиеся процессы доступны к автоматизации: от формирования договоров и отпусков до согласования запуска разработки новых месторождений.

Приведем несколько кейсов.

Для одной крупной, ведущей распределенную работу на территории России и мира компании была разработана и внедрена система автоматизации командирования. На первый взгляд, это не самый важный бизнес-процесс, но в год сотрудники совершали более 50 тысяч поездок по всему миру. Учет, согласование командировок велись через почтовую переписку, а данные вручную вносились в MS Excel, а для согласования зачастую нужно было распечатать документ и лично принести руководителю. А если в одном из отделений уезжал человек, ответственный за подпись? Тогда все согласования замораживались. После анализа процесса, документирования всех этапов специалистами КРОК была развернута автоматизированная система на базе платформы Creatio от «Террасофт» и СУБД MS SQL, которую интегрировали с HRMS, системами информационной безопасности и другими необходимыми сервисами. В ходе реализации проекта специалисты заказчика и эксперты КРОК совместно произвели реинжиниринг бизнес-процесса командирования и сформировали его целевое состояние, оптимизировав перечень шагов и логику обработки данных в них. В результате этого сотрудники получили возможность отслеживать этапы согласования командировок, планировать и изменять их в случае необходимости без участия третьих лиц. Кроме того, автоматизация позволила полностью перевести процесс на электронный документооборот, а также внедрить единую статистику по всем шагам процесса — пунктам и целям назначения, расходуемым суммам, и анализировать показатели командирования, в том числе затраты для будущего сокращения расходов.

Если внедрение BPM в организацию командировок кому-то покажется слишком тривиальной или легкой задачей, то автоматизация мониторинга флюидов в нефтегазовом секторе — совсем другое дело. Специалисты КРОК создали прототип системы по улучшению качества проб пластовых флюидов за счет обеспечения повышения управляемости процесса отбора проб. Задача системы — автоматизировать сразу несколько процессов: инициации проекта, разработки и согласования работ, формирования аналитических отчетов на основе ключевых показателей эффективности. На основе СУБД PostgreSQL и платформы Creatio разработана система, которая не только автоматизирует необходимые процессы, но также консолидирует информацию из нескольких источников, в ней сформированы справочники, списки материально-технического обеспечения типовых работ. В результате в компаниях нефтегазового сектора может повыситься прозрачность самого процесса, а время принятия решений по разработке месторождений существенно сократится.

Эти кейсы отлично демонстрируют два из трех принципов Business Process Management: прозрачность и эффективность. Однако в периоды кризиса главный козырь отлаженной системы управления бизнес-процессами — динамичность. Изменились правила выдачи отпусков? Появились новые сотрудники, которых необходимо быстро ввести в курс дела? В BPM-системы можно вносить изменения «на ходу», без усложнения коммуникации и сохраняя стандартные темпы бизнес-процессов. Да, безусловно, кто-то решит, что внедрение систем управления процессами можно отложить на более спокойное время, но тогда остается вопрос, а смогут ли компании выдержать испытание кризисом без процессного управления и эффективных инструментов?

Управление бизнес-процессами и информацией предприятия #ecm / сэд #СЭД #ECMJ

В условиях глобальной автоматизации, неискушенному человеку достаточно сложно разобраться в огромном количестве аббревиатур, определений, сокращений и прочей узкоспециализированной терминологии, понятной в большей степени только ИТ-специалистам.

В статье попытаемся показать, чем системы управления бизнес-процессами отличаются от систем управления информацией предприятия, какие задачи они решают, как они пересекаются между собой, таким образом, чтобы это было понятно не только специалистам, но и простым пользователям.

Итак, приведем устоявшиеся определения двух классов систем:

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management) – эта концепция рассматривает процессы, как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management) – это набор технологий, инструментов и методов, которые используются для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом, ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в форматах Word, Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM – поддержка полного жизненного цикла информации.

Если все информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию и управление бизнес-процессами, разделить на три класса, то получается следующая картина:

●    системы управления документацией – автоматизируют движение документации;

●    системы управления ресурсами – автоматизируют управление ресурсами;

●    CASE-средства – автоматизируют моделирование и создание процессов.

.

Рис 1.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS) находится на стыке этих трех классов корпоративного ПО.

Если рассматривать ECM-систему, то это не просто система управления документами, она объединяет два ключевых средства, необходимых для построения информационной системы, это:

●    BPM – управление бизнес-процессами;

●    IDM – интегрированное управление документами.

Состав BPM и ЕСМ систем

Для того чтобы понять какие задачи решает та и другая система, посмотрим из каких модулей они состоят.

Основными модулями системы управления бизнес-процессами являются:

●    модуль графического моделирования. Модуль позволяет аналитику представить процесс в терминах потока работ, бизнес-правил и потока информации;

●    модуль динамического моделирования. Модуль позволяет представить модель бизнес-процесса в динамике. С его помощью выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что позволяет внести коррективы в процесс на этапе моделирования;

●    модуль разработки приложений. Модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции с бизнес-приложениями и информационными системами;

●    модуль управления потоками работ и бизнес-правилами. Модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов. Модуль также осуществляет контроль исполнения заданных бизнес-правил;

●    модуль интерфейса процессов. Модуль позволяет пользователям просматривать назначенные задачи и выполнять их;

●    модуль управления процессами. Модуль позволяет мониторить процессы, получать показатели процессов, анализировать их, формировать отчеты на их основании. Мониторинг позволяет оптимизировать и вносить правки в бизнес-процессы;

●    модуль управления BPM системы. Модуль позволяет выполнять конфигурирование ПО, назначать права доступа, контролировать аппаратные средства.

Современные ECM, как правило, включают следующие модули:

●    модуль управления документами или записями (IDM, Integrated Document Management). Модуль обеспечивает хранение документов, карточек документов, версионность, разграничение прав доступа, ведение истории работы с документом;

●    модуль управления образами документов (Document Imaging). Модуль обеспечивает захват, преобразование и управление бумажными документами;

●    модуль управления потоками работ (workflow, BPM, Business Process Management). Модуль поддерживает бизнес-процессы, передачу документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов;

●    модуль управления веб-контентом (WCM, Web Content Management). Модуль обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, разграничение доступа к информации и единую политику безопасности;

●    модуль управления медиаконтентом (DAM, Digital Asset Management). Модуль оперирует данными в электронной форме  как активами с целью извлечь из них максимальную прибыль;

●    модуль управления знаниями (KM, Knowledge Management). Модуль обеспечивает поддержку систем для накопления, поиска, доставки информации, необходимой для принятия решения. Модуль включает такие инструменты как полнотекстовый поиск, сквозной поиск по разнородным источникам информации, автоматическую категоризацию и визуализацию информации;

●    модуль управления коллективным взаимодействием (Collaboration). Модуль позволяет наладить взаимодействие пользователей при подготовке и использовании документов.

После знакомства с модулями BPM- и ECM-систем, может создаться ощущение, что система управления бизнес-процессами – это лишь составляющая ECM-системы, но это не так.

Порядка 20% данных в организации являются структурированными, в то время как оставшиеся 80% – это неструктурированный контент. Для того чтобы управлять контентом организации, необходимы четко выстроенные бизнес-процессы, выполнение которых, в свою очередь, невозможно без контента. Серьезные бизнес-процессы не могут быть исполнены без формирования документов.

На практике взаимодействие систем электронного документооборот и управления бизнес-процессами зачастую не является равноценным, одна из систем является доминирующей и играет первостепенную роль, а другая – вторичную. Это объясняется тем, что заказчик предъявляет различные требования к автоматизации и хочет достичь в результате разные цели.

Например, если есть необходимость только в текстовых регламентах и в графических моделях бизнес-процессов для прохождения сертификации на ISO, или есть необходимость в разовой автоматизации какого-либо отдельного бизнес-процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами (ECM) вполне решит поставленные задачи.

В том же случае, если организации необходимо управлять целой сетью сквозных бизнес-процессов, то в первую очередь целесообразным будет внедрение системы управления бизнес-процессами, функционал которой сможет провести моделирование, автоматизацию, мониторинг, анализ и улучшение бизнес-процессов предприятия. В рамках BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, в рамках этих бизнес процессов сформируется поток работ (workflow), параллельно генерируется поток документов (docflow), управлять которым уже удобно как раз в ECM-системе.

Реальная выгода от внедрения ECM-системы будет только тогда, когда удастся выстроить ее взаимодействие с основными бизнес-процессами организации, т.е. интегрировать неструктурированную информацию в бизнес-процессы. И именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации. BPM – это то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами, и вписать их в бизнес-процессы организации.

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности.Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

Является ли BPM похожей на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами не является ни управлением задачами (которое фокусируется на отдельных задачах), ни управлением проектами (которое обрабатывает одноразовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project.Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или управление процессами.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованными и несистематизированными, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, ключевые необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Потерянное время
• Больше ошибок
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованные сотрудники

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки.Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.

Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест. Вот более подробная статья об этом шаге.

Шаг 5 : Оптимизировать

Во время анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Какие существуют типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат.Вот три типа управления бизнес-процессами:

Интеграционно-ориентированный BPM

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми.У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документо-ориентированный BPM

Эти решения для управления бизнес-процессами требуются, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они позволяют выполнять маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это связано с тем, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM). Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:

• Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее
• Наем новых сотрудников без проблем

Продажа

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

• Одобрение заявок на командировку в один клик
• Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

Узнайте больше о Project vs.Процесс

Особенности, которыми должен обладать каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами.

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

• Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
• Конструктор форм с перетаскиванием
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная поддержка
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Показатели производительности процесса

Прочтите эту статью, чтобы получить подробное объяснение перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Более эффективное выполнение повседневных операций
• Реализуйте более крупные организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация сложных операций
• Тщательно отслеживайте отдельные элементы в процессе их выполнения

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да.Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, что делает BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

Что такое управление бизнес-процессами?

Что такое управление бизнес-процессами?

BPM — это способ взглянуть на процессы, присутствующие в организации, а затем контролировать их.Это эффективная методология, которую можно использовать во время кризиса, чтобы убедиться, что процессы эффективны и действенны, поскольку это приведет к лучшей и более рентабельной организации.

Термин «управление бизнес-процессами» означает то, как мы изучаем, идентифицируем, изменяем и отслеживаем бизнес-процессы, чтобы обеспечить их бесперебойную работу и возможность их улучшения со временем. Часто описываемый в терминах повседневного потока работы — и да, «рабочий процесс», как правило, подходит под зонтик улучшения процесса — это важный элемент головоломки доступа и использования, поскольку отсутствие или плохой процесс действительно ухудшает вашу способность достигать и использовать информацию.

BPM лучше всего рассматривать как бизнес-практику, включающую техники и структурированные методы. Это не технология, хотя на рынке есть технологии, которые несут дескриптор из-за того, что они позволяют: а именно, идентификации и изменения существующих процессов, чтобы они соответствовали желаемому, предположительно улучшенному, будущему положению дел. Речь идет о формализации и институционализации более эффективных способов выполнения работы.

Вниманию обучающихся визуально: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Для успешного применения BPM обычно требуется следующее:

• Организация вокруг результатов, а не задач, для обеспечения должной фокусировки
• Исправление и улучшение процессов перед (потенциально) автоматизацией; в противном случае все, что вам нужно сделать, это ускорить беспорядок
• Установление процессов и передача прав собственности, чтобы работа и улучшения просто не ускользнули — и они будут, поскольку человеческая природа берет верх и импульс утихает
• Стандартизация процессов в масштабе предприятия для облегчения понимания и управления ими, уменьшения количества ошибок и снижения рисков
• Обеспечение непрерывного изменения для расширения и распространения улучшений с течением времени
• Улучшение существующих процессов, а не создание радикально новых или «совершенных», потому что это может занять столько времени, чтобы подорвать или свести на нет любые достигнутые успехи

BPM не должно быть разовым упражнением.Он должен включать постоянную оценку процессов и включать в себя действия по улучшению общего потока процессов. Все это приводит к непрерывному циклу оценки и улучшения организации.

Шаги, которые можно распознать в BPM:

• Анализировать
• Редизайн и модель
• Орудие
• Монитор
• Управление
• Автомат

Получение информации туда, куда она должна идти, и когда она нужна, — это только часть решения — большая часть остального заключается в том, чтобы сначала запросить нужную информацию, а затем передать ее вам в удобном для использования формате.Это и есть программное обеспечение для создания отчетов и запросов.

Успех во многом зависит от того, насколько хорошо вы помечаете данные в своих репозиториях, чтобы их можно было идентифицировать и включить при поступлении соответствующего запроса. Важным стимулом к ​​достижению этой цели является общая метамодель хранилища (CWM), полная спецификация синтаксиса и семантики, которую хранилища данных и инструменты бизнес-аналитики могут использовать для успешного обмена общими метаданными.

Выпущенный и принадлежащий Object Management Group (OMG), CWM определяет интерфейсы, которые могут использоваться для обеспечения обмена метаданными хранилища и бизнес-аналитики между инструментами хранилища, платформами хранилища и репозиториями метаданных хранилища в распределенных гетерогенных средах. Он основан на трех стандартах:

• UML — унифицированный язык моделирования, стандарт моделирования группы управления объектами (OMG)
• MOF — средство метаобъектов, метамоделирование OMG и стандарт хранилища метаданных
• XMI — XML ​​Metadata Interchange, стандарт обмена метаданными OMG

CWM-модели также позволяют пользователям отслеживать происхождение данных, предоставляя объекты, которые описывают, откуда данные поступили, когда и как они были созданы.Обмен экземплярами метамодели осуществляется через документы обмена метаданными XML (XMI).

Самый простой из них известен как маршрутизация или простой рабочий процесс. Он перемещает контент — очень часто в форме обычных документов — из одного места или от человека к другому, и когда задача A завершена, это позволяет начать задачу B. Маршрутизация, как правило, является специальной, без какой-либо автоматической обработки правил и с небольшой интеграцией между управлением процессами и затронутыми приложениями или без нее.Вместо этого, это в значительной степени личное общение.

Workflow — это больше, чем просто перемещение объектов из пункта A в пункт B, из пункта C в пункт D, поскольку он позволяет выполнять задачи параллельно, экономя время и повышая производительность. Способный управлять несколькими процессами, происходящими одновременно, он учитывает исключения и условия, применяя определенные пользователем правила.

Сама по себе

BPM, возможно, является «ультра» техникой улучшения процессов, поскольку она явно решает сложность процессов взаимодействия между приложениями и репозиториями и включает процессы, управляемые данными, а также управляемые контентом процессы — и все это на постоянной основе.

Обычно управляемый бизнес-правилами, он включает в себя большой объем оперативного анализа и блок-схем, а более сложные предложения в этой области включают не только проектировщиков процессов, но и инструменты моделирования, поэтому процессы можно запускать виртуально для выявления узких мест или других проблем, связанных с любым из людей. или базовая инфраструктура.

Мы должны помнить, что бизнес-процессы должны включать мобильную рабочую силу и то, как мобильные устройства влияют на достижение общих целей организации.

Что такое управление бизнес-процессами [3 ​​практических примера]

Управление бизнес-процессами (BPM) — это, в двух словах, способ, которым ваша компания управляет и улучшает бизнес-процессы. Это может означать внесение всевозможных изменений в работу процесса. Вы можете, например, реструктурировать его (удалить шаг, добавить шаг и т. Д.) Или полностью перепроектировать его с использованием новой технологии (автоматизация чего угодно).

Управление бизнес-процессами — простое введение

В мире, наполненном модными бизнес-словечками, иногда бывает трудно не отставать.«Управление бизнес-процессами» — один из тех терминов, которые часто используются. И если вы не являетесь опытным операционным директором, BPM может немного сбить с толку.

Итак, мы здесь, чтобы пролить свет на управление процессами.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это долгосрочная стратегия анализа и улучшения ваших процессов.

Но прежде чем мы углубимся в особенности управления процессами, давайте поговорим немного о процессах.

Так что же такое процесс?

Бизнес-процесс — это серия повторяемых шагов, которые необходимо выполнить для достижения какой-то бизнес-цели.

Ключевым моментом здесь является повторяемый — это должно быть то, что ваш бизнес делает на регулярной основе. Это может означать, например, прием на работу нового сотрудника или отправку продукта покупателю.

«Процессы» не следует путать ни с проектами , ни с задачами .

Проект обычно разовый. Вы могли бы, например, разрабатывать маркетинговую стратегию для клиента. То, что вы создаете для этого конкретного клиента, вероятно, будет оригинальной работой.

Задачи , с другой стороны, представляют собой определенные шаги в процессе или проекте. Например, процесс может состоять из 5-6 задач, которые необходимо выполнить последовательно. Или подобным образом проект может включать в себя выполнение ряда задач.

Как работает BPM

Не существует единственного способа «сделать» BPM. Скорее, это более расплывчатый термин. Если вы постоянно анализируете и пытаетесь улучшить отдельные процессы, тогда ваша организация занимается управлением бизнес-процессами.

Устаревшее программное обеспечение BPM существует, но оно ужасно сломано.

«Старое программное обеспечение BPM» устало и сломано. Это никогда не помогало бизнес-пользователям. Вот почему:

• Пользователи теперь сами решают покупать программное обеспечение . Старый BPM был куплен вашим ИТ-отделом, который, как правило, не заботился о пользовательском опыте, если он был сделан крупной / скучной компанией.
• Облачные инструменты теперь могут пробовать любой желающий в любое время . При использовании старого BPM вам приходилось звонить в отдел продаж и ждать 50 вопросов, чтобы посмотреть на него и наконец решить, что это отстой.
• Люди хотят делиться рабочими процессами с клиентами . Со старым BPM вы застряли в попытках автоматизировать только внутренние процессы. Ваши клиенты будут очень напуганы и убегут от него за милю.
• Люди ожидают интеграции облачных инструментов без ИТ . В Old BPM инженеры должны были написать код для простой интеграции. Теперь это служба перетаскивания.
• Люди рассчитывают работать на телефонах . Это означает, что гигантские неуклюжие блок-схемы в Old BPM мертвы — потому что они не помещаются на экране вашего телефона — и определяют только «идеальный процесс».
• Люди устали от блок-схем . Старый BPM был посвящен первосвященнику, который говорил вам, как процесс может / будет выполняться, и вы должны подчиняться. Теперь — современным рабочим и командам платят за сотрудничество.
• Люди ожидают всех преимуществ облака . Старый BPM никогда не был рожден в облаке и никогда не создавался для облака. И это создает массу упущенных возможностей.
• Компаниям любого размера требуется управление процессами — и никогда не было этого .Поскольку старый BPM был настолько дорогим и сложным, только крупные компании могли его себе позволить. Остальные из нас остались в стороне.
• Люди в восторге от ИИ, но не знают, с чего начать . Со старым BPM у вас нет шансов использовать ИИ без армии инженеров. С облачными системами, такими как Tallyfy, легко использовать любой искусственный интеллект, который вам нравится, для запуска потрясающей автоматизации для фотографий, голоса, видео и многого другого.

Tallyfy — единственное программное обеспечение BPM, которое каждый может понять за 60 секунд.Единственный способ убедиться в этом — узнать больше и попробовать.

Однако улучшение процессов немного более стандартно, чем BPM. Вам необходимо выполнить несколько шагов…

Если вы думаете, что это может потребовать много работы, что ж, да. Мы определенно не можем с этим поспорить. BPM может быть жестким и трудоемким .

Однако выплата того стоит.

BPM помогает получить максимальную отдачу от вашего бизнеса

Более половины всех предприятий в настоящее время считают управление бизнес-процессами чрезвычайно важным из-за растущей окупаемости инвестиций, которую наблюдают многие компании. Помимо чистой прибыли, BPM предоставляет ряд других важных преимуществ…

• Business Agility — Любая компания, которая стремится к постоянному совершенствованию, развивает культуру инноваций. Ваши сотрудники будут привыкать к изменениям, поэтому всякий раз, когда вы захотите радикально изменить стратегию компании, вы сможете сделать это без особых хлопот и паники.
• Удовлетворенность клиентов — Если все ваши процессы будут эффективными, насколько это возможно, вы в конечном итоге получите лучший продукт или услугу в целом. Например, вы можете сделать его дешевле, потому что ваши процессы обходятся дешевле. Это, конечно, делает ваших клиентов более счастливыми.
• Мораль сотрудников — Сотрудникам нравится чувствовать себя вовлеченными. Если вы используете их отзывы для улучшения своих процессов (и вознаграждаете их за это), они будут намного довольны своей работой.

И это только начало! Ознакомьтесь с нашей статьей о полном списке преимуществ BPM, чтобы узнать больше.

Управление бизнес-процессами — Методология и программное обеспечение

Одна из причин, по которой BPM может сбивать с толку, заключается в том, что все продолжают использовать этот термин в разном контексте.

Хотя само слово относится к методологии, существует также его программная часть.

Основное различие между ними состоит в том, что BPM — это методология отображения, оптимизации и улучшения процессов . Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS), с другой стороны, — это средство исполнения .

Программа помогает с каждой крошечной частью BPM. Это позволяет вам…

• Отображение ваших процессов — С помощью BPM вы можете создавать цифровые модели ваших процессов. Это значительно упрощает их анализ и улучшение.
• Принудительно внести изменения — Без программного обеспечения вам пришлось бы отслеживать своих сотрудников и следить за тем, чтобы они выполняли новый процесс, а не просто возвращались к старому. С BPMS все, что вам нужно сделать, это внести изменение в систему, и она автоматически внесет изменения в силу.
• Process Analytics — BPMS отслеживает ваши процессы, сообщая вам обо всех узких местах, неэффективности и т. Д.

Вот краткий обзор того, как выглядит программное обеспечение…

На фото: процессы, Джим, один сотрудников. Программа также показывает сроки, прогресс и т. д.

Вы могли подумать, что все это звучит потрясающе — программа в основном выполняет половину работы за вас.

Истинно , программное обеспечение чрезвычайно полезно, но есть большая проблема с основными поставщиками программного обеспечения BPM.

Они немного устарели.

И, как и большая часть старого корпоративного программного обеспечения, это чрезвычайно дорого и сложно настроить. Сама установка займет несколько месяцев и обойдется вам примерно в 6 цифр . И это только одна проблема с устаревшим программным обеспечением BPM.

Они также чрезвычайно сложны в использовании, поэтому вам придется проводить специальное обучение для ваших команд, чтобы действительно освоить программное обеспечение.

Именно из-за этих проблем мы создали Tallyfy.Мы делаем BPMS проще.

Вы можете запустить свои процессы в течение 30 минут после регистрации, и это будет стоить всего 15 долларов США за пользователя в месяц .

Хотите узнать больше о программном обеспечении для управления процессами? Прочтите наше сравнение лучших решений BPM!

Подождите, так почему же BPM такой дорогой?

Вы, наверное, задаетесь вопросом, а какой компромисс?

Должна быть причина, по которой старый BPM стоит дорого, верно? Как мы можем снизить цену более чем в 100 раз?

Ну, основная проблема с большинством ПО для управления бизнес-процессами состоит в том, что они старые .

Проблема с ценой заключалась не только в BPM — большинство старых программных решений были чрезвычайно дорогими. Фактически, это было настолько дорого, что только более крупные организации могли себе это позволить.

Сегодня большинство компаний-разработчиков программного обеспечения внедрили инновации . Все, что вам нужно сделать, чтобы начать использовать программное обеспечение, — это выйти в Интернет, найти подходящего поставщика и заплатить очень небольшую плату.

Ни настройки, ни обучения, ничего.

Именно это мы и делаем с Tallyfy — делаем управление бизнес-процессами доступным для всех .

3 практических примера управления бизнес-процессами

Теперь, когда мы разобрались со всей теорией, вы, вероятно, задаетесь вопросом: «С чего мне начать?»

Что ж, чтобы дать вам лучшее представление о некоторых из наиболее распространенных применений BPM, мы рассмотрим 3 практических примера, которые вы можете напрямую применить в своем собственном бизнесе!

HR

Если есть одна бизнес-функция, которая может ДЕЙСТВИТЕЛЬНО извлечь выгоду из BPM, то это HR.

Примерно половина работы — это работа с формами или документами.Попросите заявителя заполнить этот документ, попросите руководство компании подписать его, утвердить и подписать формы отпуска и т. Д.

Все это может быть чрезвычайно хаотичным и отнимать много времени. Вы же не хотите, чтобы ваш отдел кадров тратил половину своего времени на то, чтобы убедиться, что нужный документ подписан.

Если вы используете программное обеспечение BPM, вы можете автоматизировать все управление документами.

Допустим, вы пытаетесь автоматизировать утверждения отпуска . Ваши сотрудники заполняют форму через программное обеспечение, которая затем отправляется в отдел кадров.

После утверждения HR система отправляет его руководству на подпись. Без программного обеспечения это потребовало бы и обменов электронной почтой.

Publishing

Если вы когда-либо работали с блогом или медиа-компанией, вы, вероятно, согласитесь с нами — публикация может быть беспокойной.

Если ваша компания публикует лотов , вы услышите много…

«Разве это сообщение не было неделю назад?»

«Закончил ли дизайнер графики для новой статьи?»

«Куда пропал этот пост? Тот, который мы должны были опубликовать две недели назад? »

Если у вас нет хорошо структурированного процесса публикации, весь этот хаос может превратиться в настоящую проблему.

В Tallyfy у нас есть определенный поток публикации (с использованием нашего собственного программного обеспечения для управления процессами)…

Этот процесс помогает нам уложиться в сроки, ускоряя весь процесс публикации.

Вот как будет выглядеть процесс публикации именно этой статьи…

Подключение

Если вы работаете с новым клиентом, нанимаете сотрудника или начинаете работу с поставщиком, вам сначала необходимо их адаптировать.

Это означает их быстрое ознакомление с работой вашей организации.

Вот некоторые из способов использования BPM:

Адаптация сотрудников — Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо как можно быстрее привести его в порядок. Есть много документов, которые вам нужно утвердить, предоставить им необходимое оборудование, познакомиться с остальной командой и т. Д. BPMS дает вам структуру для этого процесса, гарантирующую, что вы никогда не пропустите критический шаг.

Подключение клиента — Если вы начинаете работать с новым клиентом, каким бы ни был проект, вам необходимо выполнить несколько ключевых шагов.Вам нужно будет выяснить, чего нужно достичь клиенту, как он хочет общаться и т. Д. Как и в случае адаптации сотрудников, вы можете использовать BPMS для оптимизации процесса адаптации клиентов.

Начало работы с BPM

Теперь, когда вы знаете все тонкости управления процессами, все, что вам нужно сделать, это применить его на практике.

А что может быть лучше для начала, чем программное обеспечение, специально разработанное для BPM?

Попробуйте Tallyfy бесплатно и посмотрите, как это может изменить ситуацию.

Почему управление бизнес-процессами? — iGrafx

ИННОВАЦИЯ И ТРАНСФОРМАЦИЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Управление бизнес-процессами (BPM) — что это такое?

Чтобы понять, почему управление бизнес-процессами (BPM) важно для любого бизнеса, вы сначала должны понять, что это такое. Это не так просто, как можно было бы ожидать, поскольку BPM означает разные вещи для разных людей.У каждого участника бизнеса своя точка зрения и определение BPM, на которое влияет его или ее роль.

Для некоторых BPM — это технология. Это эволюция разработки приложений и средство автоматизации процессов. Для других BPM — это оптимизация: мир таких методологий, как Six Sigma, Lean, CI или TQM. Для многих BPM — это способ сообщить, как они хотят выполнять работу, а также способ облегчить изменения. А для других BPM — это способ получить представление о том, как все работает на самом деле.И список продолжается…

Хотя ни одно из этих определений не является на самом деле неправильным, они основаны на узкой перспективе конкретной роли или функции. Каждый компонент является лишь вспомогательной частью BPM в целом. Если эти компоненты реализуются изолированно, компании, применяющие их, рискуют создать препятствия на пути понимания того, как достичь истинного BPM, и не смогут достичь всего спектра потенциальных преимуществ.

Частым примером этого является автоматизация процессов, которая может быть частью BPM, но не является BPM сама по себе.Простым доказательством этого является тот факт, что существует бесконечное количество процессов, которыми можно управлять, оптимизировать и контролировать, даже не автоматизируя их. Также существует возможность автоматизировать неэффективный процесс. Было бы натяжкой утверждать, что автоматизация плохого и неэффективного процесса — это BPM. Тем не менее, бизнес, успешно автоматизировавший некачественный процесс, часто убежден, что успешно применяет BPM.

Таким образом, определение BPM должно включать аспекты, перечисленные выше, но также должно включать в себя более всеобъемлющую и ориентированную на бизнес-результаты цель.BPM следует рассматривать как дисциплину, комплексную методологию, которая определяется бизнес-результатами:

Business Process Management (BPM) — целостный систематический подход к достижению оптимальных бизнес-результатов.

Один из простых способов взглянуть на BPM — это подумать о 10 W, связанных с бизнесом: что, почему, где, когда, кто, как, с чем, смотреть, беспокоиться и богатство.

Понимая, ЧТО делается, ПОЧЕМУ, ГДЕ и КОГДА это делается, КТО это делает, СПОСОБОМ это делается и С какими ресурсами, и при этом следить за производительностью, определяя, о чем беспокоиться и как уменьшить эти опасения. , можно применять ряд методов и инструментов для достижения наилучших результатов с наименьшими затратами и наибольшим БОГАТСТВОМ.

Непрерывное применение в течение долгого времени этих методов и инструментов в рамках классического цикла стремления к совершенству является сутью BPM.

Управление бизнес-процессами — что это дает?

BPM позволяет организациям согласовывать бизнес-функции с потребностями клиентов и помогает руководителям определять, как развертывать, отслеживать и измерять ресурсы компании. При правильном исполнении BPM может повысить эффективность и продуктивность, снизить затраты и минимизировать ошибки и риски, тем самым оптимизируя результаты.Внедрение передовых практик в BPM способствует надежному финансовому управлению и дает представление о том, насколько хорошо организация достигает своих целей.

Компании, использующие целостный подход к BPM, получают ощутимые выгоды:

• Рост выручки
• Снижение затрат
• Соответствие
• Управление рисками
• Избежание затрат
• Повышение производительности
• Повышение качества обслуживания клиентов
• Конкурентное преимущество
• Гибкость к преобразованиям и инновациям
• Свяжите стратегию с исполнением
• Цифровая трансформация

BPM продемонстрировали такие компании, как GE, для улучшения показателей, выражаемых двузначными числами, таких как маржа, мощность, использование ресурсов и использование капитала.

Исследование компании

Forrester с клиентами, использующими BPM, показывает, что проекты BPM обеспечивают повышение производительности на 30-50% для процессов, в которых задействован в основном персонал вспомогательного офиса, и обычно они обеспечивают повышение производительности на 15-30% для процессов, в которых задействованы работники умственного труда.

В отчете Gartner говорится, что на основании исследования опыта клиентов в области BPM, 80% корпоративных компаний, реализующих проекты BPM, будут иметь внутреннюю норму прибыли выше 15%.

Партнерство NIST по расширению производства выявило значительные преимущества BPM для своих клиентов.Включены типичные улучшения:

• Время выполнения (время цикла) уменьшено на 90%
• Производительность увеличена на 50%
• Незавершенные запасы уменьшены на 80%
• Качество улучшено на 80%
• Использование пространства уменьшено на 75%
• Увеличение объема продаж на 20%
• Увеличение выручки на 40%

BPM — это также способ получить больше выгоды от существующих инвестиций, в частности инвестиций в ИТ. Компании должны искать способы повысить свою способность создавать новые ценности за счет денег, потраченных на системы и технологии.Сегодня большая часть ИТ-бюджетов тратится на то, чтобы «держать свет включенным»; Фактически, 70% или более существующих ИТ-бюджетов расходуются на поддержание и использование существующих возможностей, в то время как 30% или менее этих бюджетов расходуются на предоставление новых бизнес-возможностей.

Все приведенные выше примеры из реальной жизни демонстрируют, что было и что может быть достигнуто с помощью BPM.

Управление бизнес-процессами — Почему?

Практически для всех предприятий ситуация стала чрезвычайно конкурентной.Для некоторых предприятий это вызвано глобализацией; для других слабость их местной рыночной экономики является движущей силой усиления конкуренции. По мере того, как барьеры для входа для конкурентов становятся ниже, предприятиям приходится бороться как никогда изо всех сил, чтобы сохранить и увеличить свою долю рынка в условиях нестабильной экономики. Чтобы успешно конкурировать в сегодняшних условиях, предприятиям необходимо найти способы воспользоваться преимуществами, которые дает BPM. В противном случае они в лучшем случае упускают прибыль, а в худшем рискуют быть обойденными своими конкурентами.

Инновации и трансформация Гибкость стала критически важной в сегодняшней гипер-интенсивной среде, и BPM предлагает путь к достижению этой гибкости. Подход BPM поможет бизнесу внедрять инновации и трансформировать свой путь к достижению большей ценности для бизнеса.

Business Process Management фактически превратился в критически важную бизнес-функцию.

Хотите узнать больше?

Если концепции, изложенные в этой статье, вас интересуют, посетите сайт www.igrafx.com или позвоните по телефону 1.503.404.6050, чтобы узнать больше.

Скачать PDF

Что такое BPM и зачем он нужен

Управление бизнес-процессами направлено на выполнение работы. Нравится это вам или нет, но процессы — это ядро ​​бизнеса. Они существуют в каждом отделе и команде и имеют решающее значение для результатов работы. Бизнес-процессы похожи на план, который определяет пути и поток действий, которые выполняются внутри и между различными бизнес-функциями, например, процесс адаптации сотрудников или процесс утверждения счетов.

Но движение от точки «А» к точке «Б» по этим путям и выполнение этого с максимальной эффективностью не обходится без усилий. Требуются время, ресурсы и хорошее планирование, чтобы убедиться, что ваш план верен, а работа идет гладко. Вот где в игру вступает BPM.

Что такое BPM?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика по разработке, выполнению, мониторингу и оптимизации бизнес-процессов. Это методология (а не продукт), которая может превратить ваш бизнес в хорошо отлаженный механизм.Если все сделано правильно, это также делается с целью постоянного улучшения.

Многие люди путают BPM как простую автоматизацию рабочих процессов. Однако истинный BPM должен быть сосредоточен на достижении конечных результатов (таких как улучшение процесса или повышение эффективности) и должен учитывать весь текущий процесс от начала до конца. Процессы могут быть структурированными и иметь предсказуемый путь от начала до конца или неструктурированными с менее предсказуемым путем к цели. Естественно, структурированные и повторяемые процессы или рабочие процессы являются хорошими кандидатами на автоматизацию.

Автоматизация бизнес-процессов возможна с помощью — барабана — инструментов автоматизации процессов. Я расскажу об этом чуть позже, но если вы нетерпеливы, можете перейти к этому разделу здесь.

Сравнение управления процессами и управления проектами

Еще один термин, который не следует путать с управлением процессами, — это управление проектами. Я знаю, что они звучат одинаково, но это не одно и то же.

Управление процессами фокусируется на повторяемых и предсказуемых процессах, т.е.е., постоянные повторяющиеся задачи, которые являются частью повседневной жизни. Например, запрос на поездку: он всегда оформляется одинаково, в соответствии с определенными бизнес-правилами. Он может идти одним путем над другим — процесс одобряется, а не утверждается — и он может даже быть открытым для изменения во имя эффективности, но результат всегда предсказуем.

Управление проектами, с другой стороны, заключается в планировании, инициировании и выполнении уникального разового проекта с определенной целью и установленным сроком выполнения.В отличие от процессов, проекты не повторяются. А поскольку вы не сталкиваетесь с одними и теми же проблемами ежедневно, проекты также становятся более гибкими, поскольку им необходимо адаптироваться в процессе.

Управление процессами обычно связано с инструментами BPM (опять же, я вернусь к ним чуть позже), а управление проектами — с инструментами управления работой, такими как Asana, Trello или Jira.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами — это ведение бизнеса наиболее эффективным способом и с лучшими результатами, включая повышение качества, обслуживания, времени отклика, качества обслуживания клиентов или их удовлетворенности.

Это может означать оптимизацию распределения ресурсов, устранение узких мест, сокращение дублирования процессов, ускорение транзакций и т. Д. Использование этой ориентированной на результат методологии помогает организациям сознательно улучшать операции, а также их чистую прибыль. Поступая таким образом, они могут стать сильнее и подготовиться к любым штормам, вызванным рынком.

Преимущества BPM

Если все сделано правильно, BPM может принести много преимуществ вашему бизнесу. Вот некоторые из них:

• Экономическая эффективность: Оптимизируя операции и совместную работу и сокращая дублирующие усилия, компании могут снизить затраты при одновременном повышении производительности.
• Повышенная производительность: Практика BPM часто приводит к автоматизации повторяющихся задач, устранению узких мест и сокращению ненужных шагов.
• Лучшее удовлетворение сотрудников и клиентов: Вместо того, чтобы тратить время на выполнение скучных и повторяющихся задач, сотрудники могут тратить больше времени на действия, которые приносят больше пользы для бизнеса и клиентов.
• Более сильная корпоративная стратегия: Согласовав BPM с бизнес-результатами, организации могут улучшить свою общую производительность и оптимизировать ресурсы.

Примеры и варианты использования управления бизнес-процессами

Диапазон вариантов использования для управления бизнес-процессами невероятно широк. Эта методология может применяться практически к любому рабочему процессу или функции с целью повышения эффективности и улучшения процесса. Вот некоторые примеры использования:

• Утверждение расходов
• Заявка на командировку
• Управление запасами
• Выполнение заказа
• Запрос кредитной карты
• Прием на работу сотрудников

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Как указано в определении, которое я дал ранее В этой статье управление бизнес-процессами работает в непрерывном цикле.Мнения относительно наименования и детализации каждого этапа различаются в зависимости от того, кого вы спрашиваете, но я бы достаточно сказал, что следующее является надежным обобщением полного жизненного цикла:

Дизайн — Определите существующие процессы, а также области для улучшения. Составьте карту потока работы между людьми и системами и оцените любые зависимости или передачи.

Execute — Выполнение процессов, определенных и разработанных на предыдущем шаге. Это можно сделать вручную или с помощью автоматизации.

Monitor — Отслеживайте процессы, чтобы быть в курсе их статуса и производительности. Отметьте области, которые неэффективны или служат потенциальными узкими местами.

Optimize — Используйте информацию, собранную на этапе мониторинга, для улучшения процесса для достижения экономии затрат или повышения эффективности.

Для ясности, BPM — это практика, а не рынок . Но некоторые поставщики предлагают инструменты для поддержки разработки приложений технологических решений для выполнения бизнес-процессов.

Поскольку Gartner определяет гипер-автоматизацию как одну из 10 основных стратегических технологических тенденций на 2020 год, существует несколько инструментов автоматизации процессов на выбор для различных уровней сложности бизнес-процессов.

Для простых и средних процессов существуют простые инструменты управления рабочими процессами, роботизированная автоматизация процессов (RPA), а также инструменты без кода и с низким кодом. Для средних и сложных процессов существуют традиционные инструменты BPM, некоторые более продвинутые инструменты с низким уровнем кода и современные платформы разработки приложений.Последние два не ориентированы строго на BPM, но предоставляют наборы инструментов для решения более широкого спектра сценариев использования, включая управление процессами и устранение сложности программного обеспечения BPM.

Использование современных платформ разработки приложений для решения BPM

Современные платформы разработки приложений, такие как OutSystems, устраняют сложность разработки за счет настраиваемых инструментов, ресурсов и повторно используемых компонентов. Таким образом, ваша команда может быстро создавать или изменять простые или сложные решения BPM с минимальными усилиями с помощью встроенного механизма рабочих процессов, не беспокоясь о различных этапах моделирования и реализации бизнес-процессов.

Теперь вы можете спросить: в чем преимущество использования современной платформы разработки приложений вместо традиционного инструмента BPM? Итак, вот что вы можете сделать с OutSystems для BPM:

• Создавайте процессы , ориентированные на клиента, которые удовлетворяют их реальные потребности, устраняя при этом внутренние разрозненности и заменяя инструменты, которые мешают работе ваших клиентов;
• Создание и внедрение цифровых процессов в бизнес в 10 раз быстрее, чем при использовании традиционных методов разработки.Таким образом, вы можете создавать и использовать свои процессы в течение нескольких дней, а не месяцев (или лет). Кроме того, это также дает вам возможность быстро адаптироваться и способствовать постоянным изменениям и улучшениям за счет эффективности процессов;
• Тестируйте, измеряйте и экспериментируйте с новыми бизнес-процессами и моделями, легко создавайте минимальные жизнеспособные процессы и собирайте аналитические данные, которые поддерживают постоянное совершенствование.

В дополнение к этому OutSystems предлагает несколько продуктов, предназначенных для автоматизации различных типов бизнес-процессов, в зависимости от их сложности.Эти продукты созданы на основе BPT (Business Process Technology), технологии OutSystems для управления бизнес-процессами:

• Workflow Builder позволяет разрабатывать приложения для непрерывного рабочего процесса бизнес-процессов за считанные минуты на основе OutSystems. Платформа. С помощью Workflow Builder бизнес-пользователей получают полномочия и автономию для создания приложений, всегда управляемых ИТ-отделом, что дает кросс-функциональным командам средства для очень быстрого создания приложений.
• Структура управления делами предназначена для профессиональных разработчиков , которые хотят предоставлять решения быстрее и проще для поддержки бизнес-требований.Эта недавно запущенная новая структура предоставляет готовые функциональные возможности процессов, необходимые для реализации индивидуальных бизнес-процессов и решений для управления делами. Как и в любом другом приложении OutSystems, разработчики будут предоставлять эти решения в среде разработки OutSystems, Service Studio, используя все возможности других платформ.

Хотите автоматизировать бизнес-процессы?

Если вы хотите узнать больше о том, как автоматизировать и оптимизировать свои бизнес-процессы с помощью OutSystems, я приглашаю вас посетить нашу страницу OutSystems для управления бизнес-процессами.

Ключевые цели управления бизнес-процессами

Одна из ключевых целей управления бизнес-процессами (BPM) — помочь избежать серьезных проблем в вашем бизнесе. В самом простом виде BPM — это способ, которым компания управляет своими бизнес-процессами. Обычно это связано с внесением изменений в рабочий процесс, добавлением или удалением чего-либо. Неуправляемые бизнес-процессы приводят к потере времени, увеличению числа обвинений, деморализации сотрудников, недостатку данных, большему количеству ошибок и даже уходу инвесторов.

Что такое BPM?

BPM создает, редактирует, анализирует, отслеживает, оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы. На управление этими процессами можно смотреть с двух точек зрения; человек и техника. Например, участники собрания могут анализировать свои процессы индивидуально или коллективно, чтобы определить области, которые нуждаются в улучшении. После этого будут сделаны улучшения, чтобы сделать организацию более эффективной и действенной. В гораздо более простом случае — улучшить продукт или услугу, чтобы сделать их более ценными для клиентов.Тем не менее, люди и технологии также могут рассматриваться как взаимозависимые во всем процессе, с одним выделяющимся. Хотя эти процессы кажутся очевидными в любой организации. В них необходимо вложить достаточно средств, чтобы ими правильно управлять.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс включает в себя ряд шагов для достижения определенной цели. Это то, что компания делает на регулярной основе, например, рассылает расценки или принимает на работу нового сотрудника. Хотя BPM является частью управления операциями, его не следует путать с управлением проектами или управлением задачами.

Проект является разовым и в основном разрабатывается с учетом конкретного клиента или продукта. Управление проектами не следует предсказуемой схеме. Задача — это этап проекта или бизнес-процесса. Проект или процесс может включать в себя 5 задач, которые необходимо выполнить. Задачи также можно рассматривать как руководства в разделе процесса или проекта. BPM фокусируется на серии повторяющихся или текущих операций с предсказуемым потоком.

Каковы цели BPM?

Управление бизнес-процессами чрезвычайно важно.Такие отделы, как отдел кадров, издательское дело, финансы и продажи, обрабатывают большие объемы информации и постоянно нуждаются в анализе и улучшении своих данных. BPM следует за процессом; проектировать, анализировать, улучшать, отслеживать и оптимизировать. Основная цель управления — это:

• Объединяйте информацию для своевременного легкого доступа, анализа и улучшения.
• Автоматически синхронизировать информацию, поступающую в систему.
• Создавайте индивидуализированные цифровые модели для уникальных сценариев процесса.
• Следите за всеми сотрудниками и принудительно вносите изменения в систему.

Система

• предупредит об имеющихся лазейках и недостатках, так как она также отслеживает процессы.

Какую выгоду я получу от BPM?

Вы должны посмотреть, какую пользу ваша организация и клиенты получат от управления вашими бизнес-процессами.

Клиент Удовлетворенность — эффективный процесс дает вам лучший продукт или услугу. Это, в свою очередь, заставит вас продавать по более низкой цене или предлагать более выгодные продукты, чем ваши конкуренты.В любом случае ваши клиенты будут довольны, довольны и получат рекомендации.

Инновации — постоянные улучшения делают ваш бизнес более гибким, потому что вы регулярно вносите изменения. Это не только заставит ваших клиентов ждать следующего улучшения, но и ваших сотрудников будут готовы к тому, когда вы захотите внести радикальные или серьезные изменения в компанию.

Активные сотрудники — регулярные смены держат сотрудников в напряжении. Этот процесс также должен вовлекать их при оценке отзывов о продаваемых ими продуктах.Они даже будут более мотивированы, если вы вознаградите их за отзывы, которые они дают.

Бизнес-процессы, интегрированные с людьми, кажутся удовлетворительными, но помните, что когда работа становится громоздкой, что-то обязательно пойдет не так. Приобретение программного обеспечения BPM (BPMS) не только наведет порядок, но и гарантирует выполнение всех шагов ».

Зачем использовать BPMS?

В наши дни все связано с технологиями. Но когда дело доходит до использования программного обеспечения, есть еще несколько факторов.

• Софт подешевел.Это делает его более доступным даже для владельцев малого бизнеса. Приобрести его может любой желающий без помощи ИТ-отдела.
• Люди хотят использовать свои мобильные телефоны во время работы. Программное обеспечение упростит большую часть информации, чтобы она уместилась на экране любого размера. Таким образом, получить информацию по определенным аспектам становится легко.
• Вам не нужна экспертиза. Для использования программного обеспечения BPM не обязательно иметь опыт работы с ИТ. Система не сложна и может использоваться буквально кем угодно.
• Система будет хранить данные в облаке.Это принесет пользу, потому что вы сможете хранить больше информации в облаке.
• Компания может разделить рабочий процесс со своими клиентами.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами определенно даст вам хорошие результаты и отслеживание вашей работы. Вы также будете уверены, что ваши сотрудники легко адаптируются к изменениям и вносят свой вклад в разработку новых продуктов.

Ищете больше? Загрузите наше руководство покупателя по управлению бизнес-процессами бесплатно, чтобы сравнить 24 лучших продукта, доступных на рынке, с полностраничными профилями поставщиков.Руководство включает в себя ключевые возможности для поиска, обзор рынка BPMS, наш анализ итоговых результатов, а также вопросы, которые нужно задать перед покупкой.

И не забудьте подписаться на нас в Twitter, LinkedIn и Facebook, чтобы быть в курсе всех последних новостей Work Tech!

Элизабет Куирк

Лиз — ведущий писатель по корпоративным технологиям, охватывающий планирование ресурсов предприятия (ERP), управление бизнес-процессами (BPM) и комплекты управления талантами (TMS) в Solutions Review.Она пишет, чтобы преодолеть разрыв между потребителем и техническим экспертом, чтобы помочь читателям понять, что они ищут. Лиз училась в Массачусетском колледже гуманитарных наук, где получила степень бакалавра искусств в области английского языка и коммуникаций. Вы можете связаться с ней по адресу [email protected]

Последние сообщения Элизабет Квирк (посмотреть все)

Какую проблему решает управление бизнес-процессами?

Скачать вложение в формате PDF

Мы уважаем вашу конфиденциальность. Нажимая «Загрузить копию», вы соглашаетесь на передачу ваших данных спонсору, который может продвигать аналогичные продукты и услуги, относящиеся к вашей сфере интересов, в соответствии с их политикой конфиденциальности.Вы имеете право возражать. Кроме того, вы будете получать нашу электронную новостную рассылку с информацией о соответствующих возможностях онлайн-обучения. Для получения дополнительной информации о том, как мы обрабатываем и отслеживаем ваши личные данные, а также информацию о вашей конфиденциальности и правах на отказ, щелкните здесь.

«Какую проблему решает Business Process Management (BPM)?» Это может показаться странным вопросом здесь, однако, поскольку это вопрос, на который высшее руководство всегда хочет ответить (даже если оно на самом деле его не задает), важно иметь действительно хороший ответ наготове.

Во многих случаях, когда группа, отвечающая за качество или улучшение в организации, ясно понимает, что внедрение BPM является способом достижения ключевой цели, они склоняются к тому, чтобы сосредоточиться на системе BPM; объяснение руководству, как работает система и , на что она способна .

Однако на самом деле им нужно объяснить , какую стратегическую цель он поможет достичь или , какую проблему он решит .

Цель этой статьи — сделать так, чтобы такое объяснение было у вас под рукой.

Но сначала давайте сделаем шаг назад и начнем с напоминания о том, что такое BPM.

Если вы погуглите этот вопрос, вам будет возвращено множество определений; два, которые я считаю наиболее полезными:

Управление бизнес-процессами (BPM) — это область управления операциями, которая фокусируется на улучшении корпоративной эффективности путем управления и оптимизации бизнес-процессов компании. Теодор Панагакос (25 сентября 2012 г.). Полное руководство по управлению бизнес-процессами: все, что вам нужно знать, и способы его применения в вашей организации.

и

«Дисциплина управления процессами (а не задачами) как средство улучшения результатов деятельности и оперативной гибкости. Процессы охватывают границы организации, объединяя людей, информационные потоки, системы и другие активы для создания и предоставления ценности. клиентам и избирателям.»- Gartner.» Управление бизнес-процессами (BPM) «.

Ни одно из этих объяснений не является объяснением для вашей команды руководителей, но есть несколько ключевых фраз, на которых следует сосредоточиться:

• « улучшение корпоративной производительности »
• « улучшение результаты эффективности бизнеса и оперативная гибкость »
• « Создание и предоставление ценности клиентам »

Какая руководящая команда не хочет этого делать?

Но остается вопрос, какую проблему решает BPM?

Определите стратегию инициативы для вашей организации, которые BPM будет поддерживать.Захватите их, как указано в вашем корпоративном плане, и проведет с ними свое бизнес-обоснование. .

Затем показывает связь между достижением этих значений и «управлением и оптимизацией бизнес-процессов компании».

Очень важно использовать язык , с которым ваша руководящая команда согласилась и подписала, но стратегические цели, скорее всего, будут примерно такими:

• Увеличение доходов
• Сокращение отходов
• Сокращение затрат
• Обеспечение большего значение

Это все проблемы, которые решает BPM.

Другие проблемы, которые решает BPM, — это , более специфичные , но вполне могут быть корпоративной целью :

• Возврат к обычному бизнесу после слияния или поглощения
• Согласование бизнеса и ИТ (для поддержки внедрения система ERP)
• Сохранение знаний
• Управление процессами
• Управление рисками
• Реструктуризация организации
• Трансформация бизнеса или изменение

Иногда решения, возможно, уже были приняты для решения проблемы определенным образом :

• Внедрение Lean или постоянное улучшение
• Аккредитация по стандартам качества (например, ISO и TickIT)
• Приверженность модели передовой практики (например, EFQM Excellence Model)

И все, что нужно, это для ссылка должно быть сделано между достижением этого и BPM.

В других случаях была выявлена ​​конкретная проблема, и то, как BPM решает ее, следует объяснить:

• Один центральный источник легко поддающейся оценке, легко используемой и точной информации
• Отсутствие единообразного метода работы
• Необходимость стандартизации между отделами
• Необходимость устранения единых точек отказа
• Требование поддержки для обучения и вводного инструктажа

Начните с , где ваша аудитория уже достигла , и возьмите свое объяснение оттуда.

Обращаясь к своей руководящей команде, сосредоточьтесь на только той проблеме, в решении которой они заинтересованы , и объясните:

Управление бизнес-процессами позволяет организации:

• Установить, что происходит в настоящее время, насколько предсказуемо и почему
• Измерьте, насколько эффективно работает процесс
• Соберите информацию, чтобы понять, где существуют потери и неэффективность и их влияние
• Разработайте новые улучшенные процессы для решения проблемы

Или, другими словами:

Управление бизнес-процессами — это способ для захвата модели того, как работает организация (КАК ЕСТЬ).Как только это будет сделано, улучшений можно смоделировать как (варианты TO-BE), и как только будет определено наилучшее из них , можно будет внести улучшения.

Действуйте осторожно с этим, но вы могли бы добавить еще одну вещь, если это уместно для вашей аудитории, — это потенциальная стоимость отказа от решения проблемы . Может ли это быть некачественный сбой, который может оказаться в новостях? В таком случае ущерб репутации вашей организации намного перевесит затраты на устранение этой проблемы сейчас.

Надеюсь, эта статья была для вас интересной и полезной. Я написал это в результате того, что меня много раз просили помочь команде, внедряющей систему BPM, с бизнес-обоснованием для их высшего руководства. Это не всегда покупается, часто старший спонсор BPM-системы уходит, и для привлечения нового спонсора необходимо заново давать объяснения.

Если вы хотите получать другие статьи о проблемах, связанных с внедрением BPM, щелкните здесь или кнопку ниже.

.