Системный бизнес: Системный бизнес-анализ: правила, принципы, практика – Системность в бизнесе

Системный бизнес-анализ: правила, принципы, практика

Системный бизнес-анализ — это инструмент аудита, который позволяет выявить проблемы и запросы бизнес-проекта, а также разработать пути преодоления возникающих трудностей.

“В любой области бизнеса, если рассматривать её внимательно, существуют проблемы, которые можно решить с помощью систематизации. Вопрос только в том, хочет ли видеть их владелец. Если у него есть серьёзная цель — привести свою компанию на какой-то глобальный уровень, — то он будет искать и исправлять эти проблемы”.

Д. Тараненко, выпускник программы «Business Booster»

К бизнес-аналитикам обращаются как молодые, неопытные предприниматели, так и владельцы компаний, которые достигли качественно нового уровня развития и ощутили потребность во внедрении иной политики, инструментов, организационной системы, нежели те, что до применялись до сих пор.

Что представляет собой теория системного бизнес-анализа

Как научное направление бизнес анализ нацелен на изучение требований компании на текущем этапе развития, после определения которых становится возможным выстроить схему необходимых изменений, внедрив которые организация сможет выполнить свои стратегические цели.

Изменения могут касаться любой сферы деятельности предприятия: внутренней, внешней или кадровой политики, структурной организации, стратегии и тактики.

Практика системного бизнес-анализа включает следующие направления.

1. Аудит организации. Это направление изучает потребности бизнеса, «узкие места», определяет перспективные точки роста, а затем разрабатывает механизмы решения выявленных проблем. В результате компания получает: общую, но объективную картину положения дел; инструменты для выполнения конкретных задач, которые раньше реализовывались интуитивно; план реинжиниринга, повышающий эффективность существующих или заново сформированных бизнес-процессов.
2. Планирование и управление потребностями. Данное направление создаёт в компании процесс планирования запросов, определяя их приоритетность.
3. Сбор требований от заинтересованных лиц с помощью различных техник: изучение документов или интерфейсов, интервьюирование, опросы, наблюдения, моделирования.
4. Анализ требований подразумевает описание собранных запросов (или формулировку, если собственник затрудняется с детализацией запроса), с декомпозицией, достаточной для реализации на практике.
5. Коммуникация потребностей. Этот раздел использует методики объединения заинтересованных лиц вокруг сформулированного плана: все понимают, что, зачем, как делается, кто отвечает за каждый участок или этап.
6. Оценка и контроль решений. Системный подход  в бизнесе немыслим без мониторинга и корректировки действий. Бизнес-аналитик постоянно взаимодействует с владельцем: консультирует, отслеживает процесс внедрения новых технологий управления, участвует в разработке технической документации и стандартов.

Функции бизнес-аналитиков

Наука бизнес-анализа затрагивает слишком широкий круг проблем, чтобы один человек мог качественно вникнуть в каждую область деятельности бизнеса, поэтому как представители многих научных отраслей бизнес-аналитики предпочитают специализироваться на одном из секторов.

Стратег

В условиях современного рынка стратегические задачи приобретают первостепенное значение. Бизнес-аналитик, занимающийся стратегией, выполняет различные функции:

• анализирует тенденции рыночной ниши;
• выполняет стратегический анализ внутренней и внешней среды, необходимый для качественного стратегического планирования;
• оценивает проекты и направления деятельности компании на предмет финансовой целесообразности;
• просчитывает стратегические альтернативы;
• предлагает инновационные методы и инструменты.

Архитектор (аналитик бизнес-процессов)

Порой чтобы устранить проблемы, выявленные бизнес-аналитиком, компании нужно провести существенные изменения. На этом этапе на помощь руководству приходит специалист, который владеет навыками модернизации (усовершенствования) бизнес-процессов. Системный подход в реорганизации бизнес-процессов позволяет обеспечить целостное видение, синхронизировать все аспекты деятельности организации, направить их на достижение разработанных стратегических целей.

Потребность в бизнес-архитекторах растёт день ото дня, поскольку всё больше собственников понимают, как много зависит от архитектурного фундамента компании и системного анализа бизнес-процессов.

Системный аналитик

Чем отличаются бизнес-аналитик и системный аналитик? Специалисты шутят, что первый имеет 80% знаний по бизнесу и 20% по технологиям, а второй — наоборот. В какой-то степени так оно и есть: бизнес-аналитик формулирует потребности бизнеса, а системный аналитик реализует удовлетворение этих потребностей с помощью IT-технологий.

Инфотехнологии важны, но дороги даже для крупных компаний, поэтому помощь специалиста в подборе действительно эффективных инструментов автоматизации бизнеса существенно экономит затраты предприятия на реорганизацию.

Цели команды аналитиков

Общей целью аналитики является максимальное упрощение работы компании и повышение её эффективности (мы знаем, что эффективность определяется не суммой заработанных денег, а соотношением вложенных усилий и уровнем полученного результата).

Эта глобальная цель достигается через решение промежуточных задач.

1. Уменьшение затрат (в том числе, за счёт рационального бизнес-планирования) при соблюдении сроков закрытия проектов. Известно, что любое дополнительное время, затраченное на разработку и внедрение проекта, обходится дороже, чем оплата работ в запланированные сроки: в игру вступают дополнительные расходы, потерянные выгоды, сокращения расходов, не осуществлённые вовремя. Задача аналитика — гарантировать, что несмотря на непредвиденные обстоятельства, приоритетные задачи будут выполнены в срок.
2. Составление протокола требований. Внедряемые системные бизнес-технологии призваны максимально удовлетворять потребности пользователей. Поэтому задействованный аналитик должен иметь документацию с полным описанием требований, под которые он разрабатывает проект оснащения компании новыми инструментами.
3. Повышение эффективности проектов. Эффективность достигается двумя основными способами: опережение графика внедрения (по крайней мере, обеспечение отсутствия простоев) и профилактика переделок уже внедрённых звеньев. В результате предприятие получает выгоду в виде высвобождающихся ресурсов и не затрачивает человеко-часы на дополнительную работу.

Системный подход к реорганизации бизнеса

Как сделать бизнес системным? В первую очередь, следует понимать, чем системный бизнес отличается от бизнеса традиционного, «интуитивного»:

• традиционный владелец ориентируется на конечные показатели сотрудников и видов деятельности: (сколько вложено, сколько продано и т. д.), это правильный метод, но поверхностный, он не даёт ответов на многие вопросы, не выявляет ошибки, до тех пор, пока они не вырастут до размеров катастрофы; «интуитивный» бизнес допускает только точечное вмешательство, которое можно сравнить с наложением «заплаток» на слабые места;
• системный бизнес сосредоточен на правильном течении процессов, и это позволяет получать прибыль почти автоматически: при правильно выстроенном контроле любые ошибки выявляются в зародыше и притом немедленно.

Правила системного подхода к бизнес-процессам

Здоровый, развивающийся бизнес, имеющий стратегические цели, должен опираться на три основополагающих правила.

1. Внедрение новшеств. Реалии современного рынка таковы, что без инноваций компания быстро потеряет свою конкурентоспособность.
2. Количественная оценка внедрённых инноваций — понимание уровня инновационной активности и потенциала во многом определяет характер управленческих решений.
3. Порядок в бизнес-процессах. Поскольку системный подход понимает предприятие как совокупность взаимосвязанных процессов, руководитель должен помнить, что неполадки в одном процессе могут нарушать другие виды деятельности и влиять на конечный результат.

Принципы системного подхода к бизнесу

Построение системного бизнеса во многом зависит от соблюдения экономических принципов.

1. Собственник должен инициировать эффективные действия, а не реализовывать их, смешивая функции владельца и исполнительного директора.
2. Создание описание эффективных действий должно сопровождаться их внедрением на постоянной основе (шаблоны, скрипты, прочие регламенты).
3. Применение «рычагов» помогает получить лучшие результаты с меньшими затратами: проводить не одиночные испытания от резюме до подписания контракта, а запустить рекрутинговую автоворонку, чтобы к этапу личного интервью оставались только самые перспективные кандидаты; не приглашать клиентов в офис для обстоятельной презентации, а устроить конференцию и т. п.


4. Соблюдение порядка действий гарантирует порядок: выполнена фундаментальная работа — нужно её проанализировать, закрепить результат и только затем приступать к работе над деталями. Как пример: нет смысла оснащать свои офисы по последнему слову техники, пока у вас не отлажена надёжная система поставки сырья на производство.
5. Фокусировка на критике клиентов: системный бизнес всегда нацелен на удовлетворение потребностей клиента; таким образом, жалобы и замечания служат прекрасным индикатором системных недочётов.

Построение системного бизнеса

Организационная структура состоит из взаимодействия технических, экономических, социально-психологических, административных явлений и элементов.

Системное проектирование бизнеса основано на понимании, что любая организация создаётся для выполнения конкретных задач, следовательно, она должна обладать определёнными функциями, ресурсами, технологиями, носителями или пользователями которых являются наполняющие организацию элементы.

Построение новых или оптимизация уже функционирующих структур основывается на балансе компонентов, так называемой «триаде системного подхода».

• Цели и показатели: первые оправдывают существование предприятия, вторые характеризуют эффективность деятельности, направленной на достижение целей.
• Система деятельности, состоящая из структур, процессов, задач, должна постоянно оцениваться на предмет соответствия поставленным целям.
• Распределение ответственности за достижение запланированных целей должно проводиться согласно установленным в организации принципам, а также сопровождаться наделением соответствующими полномочиями (другими словами, нельзя спрашивать с сотрудника, который не наделён правом отдавать распоряжения, в императивном порядке организовывать мероприятия).

Системный процесс синтеза оргструктуры подразумевает, что данная последовательность выполняется несколько раз, на каждом шаге отдаляясь от центрального руководящего звена к периферийным узлам управления, приобретая всё большую детализацию, пока не превратится в конкретные скрипты, правила, инструкции.

Заключение

Как ни парадоксально, большинство экономических школ России не дают практически никаких полезных навыков: у нас учат экономистов, а не предпринимателей.

“Тренинги и семинары на которых я был до программы Высоцкого, безусловно, давали определённые знания, практическую информацию. Но как её структурировать, как применять для повышения эффективности бизнеса — этому нигде не обучают”.

Д. Тараненко, владелец компании «Сток Опт»

Конечно, рынок полон предложениями консалтинговых компаний, разрабатывающих и внедряющих системные бизнес-решения, однако зачастую это происходит как бы без участия собственника. Инструменты внедряются, процессы отлаживаются, но причинно-следственная связь от руководителя ускользает. А ведь, как мы убедились, развитие бизнеса — это спираль, значит, через какое-то время возникнет потребность снова реорганизовывать бизнес.

Поэтому разумно отдавать предпочтение программам, нацеленным одновременно на преобразование компании и на обучение её собственника.

Системность в бизнесе

Ниже, определения понятий «система» и «эмерджентность «, которые нам пригодятся, для полного понимания обсуждаемой проблемы. Далее мы поговорим о том, чем отличается бизнесе по наитию от бизнеса по науке, и какая в этом польза для нас и что значит «системность в бизнесе».

*Система — это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство. Потребность в использовании термина «система» возникает в тех случаях, когда нужно подчеркнуть, что что-то является большим, сложным, не полностью сразу понятным, при этом целым, единым.

*Эмерджентность — наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих её элементам. Несводимость свойств системы к сумме свойств её компонентов; синонимы — синергичность, холизм, системный эффект

***

Интересный инстурмент наглядности можно создать разложив по оси координат основные элементы и связи между ними.

Например, попрубуем разложить по оиси X и Y:

— поставщики

— сотрудники

— руководство

— клиенты

-конкуренты

— гос.органы или контролирующие органы 

и т.д.

Когда мы все это разложим по осям или в таблице. то получим » системную матрицу бизнеса», который нам , хотя бы частично покажет сложность процессов происходящих в бизнесе и влияющих на эффективность компании

На написание данной статьи меня натолкнул разговор с одним предпринимателем, достаточно «продвинутым»(как сейчас принято называть грамотных, понимающих свое дело людей). 

Дело в том, что разговорившись о бизнесе, мы перешли к обсуждению деталей, в частности, качеству и количеству продаж(коммуникаций с клиентами). Ситуация для меня была очень знакома. Бизнес развивался, можно сказать даже процветал, на растущем рынке. Мне в глаза бросалось, что предприниматель не совсем понимает, что происходит в бизнесе, хотя все видит и слышит. 

Я постараюсь объяснить, что я имел ввиду, когда давал название статье «Системность в бизнесе». 

В большинстве развивающих бизнесов( речь о малом бизнесе), руководитель обращает внимание на показатели своих сотрудников, типа «сколько продал» или «сколько произвел», или нечто близкое к этому. Это логично, т.к. руководителю нужны индикаторы, которые показывают как у него идет работа. Итоговые показатели, по дням или по неделям, являются главными показателями эффективности сотрудников, в глазах руководителя. По этим показателям дается зарплата и премии. Вроде все логично, и ничего нового тут нет. Как бы странно это не звучало, вот в этом и проблема, что предприниматель ЭТО считает логичным и правильным, т.е. отслеживать работу компании по количественным/качественным  показателям отдельных сотрудников. Это не правильно, даже если критерием служит не только индивидуальные показатели сотрудников, но совокупные, даже если вы создадите на их основе супер-KPI. В такой ситуации, даже если руководитель будет супер-лидером и умеет мотивировать на максимум своих работников, развитие компании будет идти скачкообразно, и крайне «изнурительно»(потребуется колоссальные усилия руководителя и много времени).

Проблема в том, что оценка по результатам или итоговым показателям(по дням или неделям, не важно) является неправильным подходом, в оценке эффективности компании, если мы стремимся повышать эффективность компании(говоря по другому — хотим развиваться). Такой подход логичен, НО поверхностнен. Многие правильные и логичные оценки, в управлении, больны именно этим. Чтобы развитие шло эффективно, нужно правильно настроить процессы внутри компании, т.е. не смотреть на «правильные и красивые результаты», а отлаживать «правильные и красивые процессы». Это и есть отличие системного подхода в бизнесе от бизнеса по наитию. На первых порах разница не так очевидна. Более того, для людей вовлеченных в сам процесс, в работу, даже особо не будет заметно, разница между этими подходами. А по факту, разница принципиальная. В чем именно заключаются важные отличия:

Бизнес по наитию(логичные действия) — бизнес ориентированный на конечный результат своих сотрудников не может точно определить ошибки, которые возникают в процессе работы, если они не катастрофичны(аварийны). Когда результаты повышаются или понижаются, невозможно точно определить, «что на что» повлияло. Поиск ошибок будет проходит методом «научного тыка». А если в процессе участвуют несколько человек и состоит из несколько этапов, то поиск ошибки будет похожа на лотерею. На выяснения причин потребуется большие временные и людские ресурсы, при том, что факт нахождения ошибки мизерный. Бизнес требует ежедневного контроля в общем и  постоянного  надзора за результатами сотрудников, в частности. В таком подходе руководителю все дается легко и свободно. Руководитель действует «как ему кажется» и не ломает голову, почему это не сработало, не задается вопросом, почему на еженедельных собраниях талдычат одно и то же, как заезженная пластинка.

Системный бизнес(бизнес по науке) — бизнес построенный на правильных процессах, а не на конечном результате. Девиз системного бизнеса можно выразить крылатой фразой «…делай правильно и будь, что будет». Сотрудник должен правильно делать «процессы» и конечный результат не является главным критерием оценки эффективности сотрудника. Результаты такого подхода всегда очевидны. Если допускаются какие-то ошибки, то они выявляются в процессе, и не нужно ждать подведения месячных итогов. Самое важно, сразу видно где ошибка. Руководителю нет необходимости ежедневного контроля сотрудников и их показателей, при условии что созданы контрольные точки, в качестве индикаторов. Все проходит размерено и ровно, без скачков и разборок на собраниях. Такой подход требует от руководителя бОльших способностей, требуется управленческие навыки, умения правильно ставит задачи, выстраивать бизнес-процессы.

Интересным эффектом системности в бизнесе является усреднение работников. Тут уместно вспомнить кривую Гаусса, которая показывает распределение эффективности сотрудников(кривая нормального распределения). Если говорить коротко, система будет подгонять сотрудников к средним показателям. На таком фоне, толковым, инициативным сотрудникам будет тяжело, возможно даже они уйдут из компании. Тут от руководителя потребуется талант управленца, чтобы удержать таких работников. Это минус системности в бизнесе. А плюсом является то, что из слабых работников, система сделает «нормальных», т.е. достаточно эффективных для выполнения задач компании. Яркий пример системности бизнеса, это всем известный McDonald‘s. Я сам никогда там не работал, но смею предположить, что там очень мало возможности проявить инициативу для сотрудников, хотя наверняка руководство будет поощрять тех кто делится идеями и предложениями.

***

Бизнес как система.

1.Система создается с ОДНОЙ главной целью, все остальные цели являются следствием( или вспомогательные функциями), для главной цели. Важно четко понять, что будет главным «деньги или качественное удовлетворение потребностей общества». 

2. Связи в системе не менее важны чем основные части системы. Продажи являются двигателем бизнеса, но если внутренние бизнес-процессы плохо настроены, то «двигатель», какой бы хороший он не был теряет свою мощность на выходе, т.е. прибыльность бизнеса будет невысокой.

3.В каждой функциональной единице бизнеса(продажи, сотрудники, маркетинг, управление) есть главное и второстепенное. Отсутствие приоритетов снижает эффективность, тут срабатывает «закон концентрации». Четкая постановка целей — продажникам, маркетологам, управленцам. Что для них является конечным продуктом, их целью.

***

Разведпризнак. Системность бизнеса, это по сути грамотное выстраивание бизнес-процессов. Чтобы оценить насколько ваши бизнес-процессы достаточно задать вопрос. При создании вакансии ваши тексты «сочиняются из головы» или они берутся на основании инструкций и регламентов, т.е. есть ли у вас «живые инструкции» для исполнителей.

Системный подход или системный анализ нужен когда мы сталкиваемся с ситуацией, когда события являются многофакторными, т.е. мы имеем дело с множеством факторов, которые влияют друг на друга и в уме оперировать ими практически невозможно.

***

Пример системного подхода в бизнесе —  диаграмма Исикавы,  диаграмма Ганта

*** 

Задача — Семь мостов Кёнигсберга.

*Задача о семи кёнигсбергских мостах  — старинная математическая задача, в которой спрашивалось, как можно пройти по всем семи мостам Кёнигсберга, не проходя ни по одному из них дважды. Впервые была решена в 1736 году математиком Леонардом Эйлером, доказавшим, что это невозможно, и изобретшим таким образом эйлеровы циклы.

При решении подобных задач и требуется «системный подход», т.е. нужно учитывать много факторов.

Попробуйте решить задачу: Лемма о рукопожатиях 

1.
На конференцию приехало 100 ученых. Во время церемонии открытия каждый пожал руку пяти другим. Сколько рукопожатий было совершено?

2.
В некотором государстве 100 городов, из которых выходит по 3 дороги, и 100 городов, из которых выходит по 4 дороги. Сколько дорог всего?

***

Смотрите:

— «Системный подход в менеджменте» — upravlenie.org/253-sistemnyi-podhod-v-menedzhmente.html

«Чудеса систем. Как законы систем проявляют себя в бизнесе и жизни» — youtube.com/watch?v=QtZlOFzyYjw

Так что же это такое

Почему 95% компаний работающих с франшизами успешны, например Макдональдс в Украине, а 95% людей рано или поздно терпят неудачи? Разница между ними в системе работы. В первом случае — система есть, а во втором — ее нет или она не совершенна. Качественный скачок в развитии любой компании возможен лишь в случае перехода от ручного способа управления компанией к построению системного бизнеса. Но, несмотря на то, что большинство владельцев осознают необходимость этого перехода, лишь немногим удается его осуществить. Мечта обремененного повседневными трудностями владельца компании о том, что когда-нибудь он сможет вырваться из рутины и постоянно увеличивающегося количества проблем, отдалиться от бизнеса, и зажить счастливой жизнью, не отягченной необходимостью постоянно работать. Частью этой мечты является представление о бизнесе, который волшебным образом работает сам по себе, принося владельцу деньги, которых хватает на безбедное существование, наполненное развлечениями и удовольствием. «Системный бизнес» — это созданный с помощью инструментов управления, точно отлаженный и безупречно функционирующий механизм. Его можно сравнить со швейцарскими часами, компьютером Apple, автомобилем Ferrari, или каким-либо другим идеальным устройством, в котором каждая деталь идеально подогнана к другим деталям, и нет ничего лишнего. Системный бизнес – это не бизнес без владельца. Это бизнес, в котором владельцу не надо самому крутить каждую шестеренку и все делать самому. Это бизнес, в котором он, используя ряд инструментов и технологий, в десятки раз повышает эффективность работы сотрудников и подразделений, в результате чего увеличивается производительность и доход. Системный бизнес это когда: собственник не принимает участия в оперативном управлении компанией; компания уверенно работает на протяжении длительного срока при отсутствии 2-5 ключевых руководителей; форс-мажорные и нестандартные ситуации быстро решает 1 сотрудник без согласований; в компании отсутствуют «незаменимые сотрудники»; все бизнес-процессы состоят из простых методов работы, чтобы их легко можно было повторить; каждый сотрудник знает и понимает не только свои обязанности, но и обязанности «соседа», а главное – начальника. Системный бизнес должен выдерживать любые потрясения. Коллектив и руководство отделов должны не просто бессмысленно выполнять команды и инструкции, а должны быть гибкими, уметь действовать в нестандартных ситуациях, уметь принимать решения и не боятся брать на себя ответственность за свои действия. Чем меньше людей понадобиться для решения этих ситуаций, тем стабильнее работа компании. Бизнес должен работать без участия 2-4 ключевых сотрудников. Кроме того, что бизнес должен приносить прибыль, он ещё и должен развиваться. Пусть даже медленнее, чем в присутствии владельца. Если в Ваше отсутствие бизнес «погиб», значит Вы не были собственником бизнеса, а были лишь сотрудником.

5 английских букв:

Чем сетевой бизнес отличается от системного, и что такое системный бизнес?

Разговоры о том, что системный бизнес является принципиально новым – это, безусловно, преувеличение в рекламных целях. Системный подход, который стоит здесь в основе, известен давно и является некой константой, простое его использование еще не несет оригинального смысла. А вот говорить, что системный бизнес совершенно отличен от сетевого – это уже ошибка противопоставления целого и частного: психология разнится, но целое без частного невозможно.

Итак, сетевой бизнес – это, в первую очередь, базирование собственного успеха на результатах деятельности людей, вовлеченных по принципу пирамиды людей, причем «результатом» будут и их заработки, и их затраты (кому как повезло). Системный бизнес – это копирование успешного опыта и любой успешной структуры по принципу фракталов.

Теоретически очень успешный сетевой бизнес с определенного этапа может превратиться в бизнес системный, но, во-первых, не всегда, а во-вторых, пирамидальные его свойства ограничены и потому не могут быть аналогом системного подхода в полном смысле.

Системный бизнес – это процесс формирования сетевых пирамид, когда не столько важен успех конкретного звена и даже конкретной пирамиды, сколько возможность создавать их снова и снова.

Начать продавать самому и создать свою систему – это хорошо, но мало. Приходится лично ее поддерживать постоянно, для чего часто и ищут дистрибуторов, организовывают сетевые продажи и т.п. Однако такой бизнес подразумевает постоянную личную вовлеченность в контроль и т.п. Системный подход, по идее, должен позволить ввести в пустующие организационные ниши все элементы, при которых система полностью жизнеспособна с отходом создателя и его переходом просто в статус владельца структуры.

Однако что мы видим на практике, если теперь отбросить правильность формулировок и говорить «приземленным» языком практиков? Под системным бизнесом подразумевают непосредственное владение бизнесом, который был создан самостоятельно. Что здесь принципиально нового? Какие радикальные отличия вообще могут существовать?

Реально вернуться приходится к тому, что эра сетевых продаж находится в стадии перемен: рынок заполнен настолько, что найти себя могут единицы на фоне успеха глобальных кампаний – у них таких единиц миллионы. Линейные продажи всегда остаются «силой», однако механизмы вовлечения массовых продавцов слабеют. Давление маркетинговых систем и методов рекламы «для масс» усиливается. И т.к. от сетевой торговли организаторы и владельцы этого бизнеса отходить не собираются, они меняют как минимум систему своей самопрезентации и, отчасти, свое позиционирование в деловом мире.

Если копнуть еще глубже, то системный бизнес был изначально. Та же Мэри Кей создала именно так свою стратегию, в то время как «боевые единицы» уже входили сюда именно как в сетевую структуру. Сегодня некоторые вещи называют своими именами, чтобы у ослика перед головой висела новая морковка.

И то, что ослик не способен дотянуться до морковки – это не повод кого-то обвинять в обмане: главное – это то, что ослик движется, ведя к цели и своего хозяина, и, в какой-то мере, себя самого. В бизнесе роль ослика или рабочей лошадки для себя выбирают, как и ряд других ролей тоже, а то, что морковку подкрасили в более яркие тона – такова природа некоторых вещей.

Пройдет еще один этап – и появятся новые названия, новые концепции, новые парадигмы. Останутся старые методы (они же работают!), будет процветать сетевой бизнес, и даже скажут, что следующим этапом после системного бизнеса является… Поверьте, нужная категория обязательно найдется.

И вот теперь, кажется, вопрос можно закрывать, как честно рассмотренный совершенно со всех его позиций.

6 трендов в сфере бизнес-аналитики / ГК ЛАНИТ corporate blog / Habr

Технологии BI применяются бизнесом уже не один десяток лет. Однако сегодня с развитием облачных технологий, BigData и машинного обучения BI выходит на новый уровень. К чему это ведет и какими станут практики BI в ближайшие годы — читайте в нашем посте. Под катом — немного истории, актуальные тренды и результаты исследований.Источник

История BI началась намного раньше, чем принято считать. Самое раннее упоминание BI датировано еще 1865 годом, когда Ричард Девенс использовал термин Business Intelligence, чтобы описать действия Генри Фарнесса, который изучил данные, проанализировал рыночные условия и за счет этого опередил своих конкурентов. Позже в 1958 году Ганс Петер Лун из IBM написал о том потенциале, который содержит в себе BI, если к этому подходу добавить возможности информационных технологий. Нас всех, конечно, интересует именно технологическая сторона BI, которая позволяет находить новые решения для бизнеса. Сегодня на рынке представлено более 50 различных продуктов, в той или иной мере предлагающие функционал BI. Но чтобы лучше разобраться в том, чем они отличаются друг от друга, и почему функционал BI-решений начал сильно меняться после 2007 года, полезно будет оглянуться назад и проследить эволюцию BI как класса компьютерных систем.
 

Реляционные базы данных

Первые системы поддержки принятия решений (DSS — Decision Support Systems) появились в 1970-х после того, как Эдгар Кодд предложил мировой общественности новый метод организации данных. Реляционные БД позволили сделать рывок вперед в сфере BI в том числе, и средства поддержки принятия решений активно развивались до середины 1980-х. 
 

BigData и консолидация

В 1980-х началась активная консолидация данных, информация стала накапливаться в единых центрах, создавая условия для глубокого и всестороннего анализа. Инструменты BI получили доступ к большим объемам данных, но оставались сложными техническими инструментами, так что без толкового ИТ-шника невозможно было построить очередной отчет, и поэтому бизнес не столь часто применял данную категорию решений. По крайней мере, далеко не во всех отраслях. 
 

Интерес со стороны бизнеса

В 1990-х технологии BI начали рассматривать как бизнес-инструмент, и он нашел свое применение во многих отраслях: от добычи полезных ископаемых до производства и финансов. В то время решения BI были очень дорогостоящими, а постановка задачи могла занимать несколько дней. Именно из этой эпохи так называемого «BI 1.0» возник стереотип о недоступности решений класса BI для «простых смертных».
 

В реальном времени

В 2000-х годах появилась технологическая база для обработки данных в реальном времени, а значит компании получили возможность принимать решения моментально, основываясь на текущей, постоянно меняющейся информации. На рынке стали появляться различные дашборды, отображающие совокупность показателей, а также системы BI с интуитивным интерфейсом (такие, как Tableau или QlikView), делать запросы в которых могли уже бизнес-пользователи. От ИТ-специалистов стала требоваться только подготовка, очистка и агрегирование данных.
 

Облачные технологии 

Согласно данным исследования Drenser, в 2019 году пользователи предпочитают работать с BI на условиях подписки. Такую схему выбирают 90% респондентов, участвовавших в опросе. Облачный подход позволяет исключить риски проблем окупаемости, а также попробовать новый продукт, используя тестовые лицензии. Разработчики систем BI также поддерживают Trial-схемы, так как они увеличивают потенциальную возможность последующей покупки лицензий даже небольшими компаниями, которые раньше и не решились бы на использование BI в своей практике. Лидерами в сфере облачных BI, по данным аналитиков, являются  Amazon AWS, Microsoft Azure, Google Cloud и IBM Bluemix.  

BI завтрашнего дня. 6 актуальных трендов

Чего же нам ждать от BI в будущем, учитывая, что сегодня фактически каждый офисный работник может воспользоваться облачным сервисом для составления собственных прогнозов? Аналитики отмечают 6 актуальных трендов, которые будут определять развитие BI в ближайшие годы.

Самообслуживание 

Реальность сегодняшнего дня в сфере BI такова, что каждый бизнес-пользователь получает возможность создать свою экосистему BI и делать запросы по мере необходимости. Проблемы развертывания систем были решены за счет появления облачных сервисов, а подключение источников данных и их подготовка были автоматизированы в большинстве наиболее современных решений. Таким образом,  технология BI стала доступнее, а от пользователей систем уже не требуется опыт в сфере data science. Теперь через графический интерфейс можно добавить свои собственные источники данных, в том числе электронные таблицы, создавать персонализированные дашборды и визуализировать результаты самыми разными способами. 
На диаграмме отражена популярность подключения источников данных различными подразделениями компаний, согласно исследованию Drenser. Таким образом, сегодня каждая бизнес-единица организации может создавать свое пространство данных для эффективного анализа. 
 

От анализа к действиям

Ожидается, что системы BI будут помогать не только понять текущую ситуацию, но также начнут подсказывать фактические шаги, которые необходимо предпринять в данный момент времени. На самом деле такой функционал уже появляется в наиболее продвинутых BI-системах, и бизнес-пользователи могут не только узнать о существующих тенденциях, но также получить рекомендацию, как использовать ситуацию, чтобы повысить заданные KPI. Другими словами, система BI должна не только составлять отчеты и формировать представления данных, но также моментально сообщать вам о том, что нужно (или, наоборот, не нужно) делать в данной ситуации.

Использование естественного языка 

Очевидно, что пользователям не очень удобно делать запросы в каком-то специфическом формате, а также расшифровывать ответы, полученные в виде каких-то выкладок. Куда приятнее было бы спросить: «Как идут наши продажи, Кэп?», а в ответ получить: «Продажи выросли на 18%, необходимо закупить больше баклажанов». Для того, чтобы воплотить такой подход сегодня разработчики активно внедряют технологии работы с естественным языком — NLP (Natural Language Processing) и NLG (Natural Language Generation). Для реализации подхода используются наработки в области искусственного интеллекта, который специально обучают для конвертации лингвистических конструкций в компьютерные запросы и обратно. Таким образом, точность NLP и NLG растет с каждым днем.

Повсеместное применение BI

Интересная особенность технологий BI заключается в том, что чем больше пользователей у системы в компании, тем глубже уровень анализа, который можно провести с помощью инструментов. Если каждый сотрудник имеет возможность работы с BI и видит выгоды в этом для выполнения своей работы, он будет не только собирать данные для себя, но также пополнять общий корпоративный репозиторий, подключая к нему свои обновляемые источники информации. Тем временем, доступность BI за счет все более прозрачного лицензирования и облачных реализаций позволяет говорить о проникновении таких систем в самые разные уровни работы компании — от производства и продаж до HR и маркетинга. Подобные схемы уже успешно реализованы на таких BI-системах, как IBM Cognos.
Аналитики отмечают, что запросы разных отраслей к системам BI подразумевают использование разного функционала. Например, в образовании большую роль играет возможность анализа текстовых данных, а в розничной торговле — работа с каталогами данных. Однако на сегодняшний день именно широта функциональных возможностей BI-систем открывает возможность для внедрения сквозной аналитики во всей компании. 

Визуализация

Кратное увеличение объемов данных, которые используются в бизнес-аналитике, привело к необходимости упростить их представления. Если раньше специалисты по BI работали со столбцами данных и простыми диаграммами, то на сегодняшний день роль визуализации растет. Во многих BI-системах используется 3D-визуализация, а также различные методы изображения тенденций, включая видеомоделирование, когда ряд показателей отображается в движении, словно поток воды или рой пчел. Такой подход позволяет увидеть не просто «снижение продаж по итогам квартала», но целый ряд показателей, связанных с этой тенденцией.

Сторителлинг

И, пожалуй, самый «вкусный» тренд развития современных BI — это появление сторителлинга, возможности рассказать наглядную историю, чтобы продемонстрировать проведенный анализ (и найденные системой рекомендации к действию). В дополнение к существующим способам визуализации, сторителлинг открывает возможности эффективной коммуникации с теми людьми, которые не были достаточно глубоко погружены в проблематику или бизнес-процессы отдела. 

Некоторые дашборды уже сегодня предлагают возможности сторителлинга. Например, решение BI от компании Domo позволяет создать историю, чтобы продемонстрировать любой из найденных в процессе анализа инсайтов. 

Конечно, сторителлинг не означает отказа от традиционных методов представления информации, которые теперь называют сторифреймингом (Storyframing). Сначала происходит сбор данных и отображение целого ряда KPI и других параметров. Однако, взглянув на дэшборд, например, специалиста отдела закупок, топ-менеджер не сможет сразу разобраться во всем многообразии представленных показателей и диаграмм. Функция сторителлинга в данном случае позволяет четко показать, какие выводы вытекают из собранных данных, и какие действия необходимы, чтобы избежать негативных исходов или  достичь поставленных целей. 

Функция сторителлинга стала появляться в BI-системах в связи с тем, что большинство инсайтов, которые находят аналитические алгоритмы, требуют объяснения и погружения в тематику. На данный момент разработчики стремятся к тому, чтобы можно было получить готовую историю, просто кликнув мышкой по тем результатам, которые выдает инструмент BI. Такой подход позволяет экономить огромное количество времени на подготовку презентаций, сохраняя возможность донести самые «горячие» выводы, например, до ключевых акционеров компании, чтобы помочь им принять верное решение в кратчайшие сроки.
В качестве примера сторителлинга можно привести использование российской BI-разработки на базе платформы iDVP, которая применяется в Центре мониторинга ЕМИАС. Система собирает данные в том числе о выданных талонах, предварительной записи, отчетах о проведенном приеме, загрузке персонала и т.д. Но кроме четкой и понятной 3D-визуализации позволяет «нырнуть» глубже в любой из вопросов, например, оценить нехватку персонала по каждому участку, а также изучить время ожидания в очередях к различным специалистам. Пользователь может просто кликнуть на интересующий его элемент и увидеть всю «историю», не погружаясь в изучение контекста. 

А вам нужен BI?

По мере расширения возможностей самообслуживания, а также создания облачных сервисов, которые нет необходимости устанавливать на отдельном компьютере или сервере, использование BI становится все проще и доступнее. Фактически, каждый сотрудник, который вынужден анализировать отчеты или таблицы может применить BI для повышения эффективности своего труда и экономии времени, особенно если в выбранной системе доступны возможности работы с естественным языком. Инструменты сторителлинга ускоряют движение «полезных данных» внутри компании, что делает применение технологий BI еще более востребованным в постоянно меняющихся рыночных условиях. Поэтому вопрос необходимости BI переходит из плоскости «нужно или нет» в пространство «как применить с максимальным эффектом». Именно поэтому по данным исследования Drenser, 48% компаний считают BI критически необходимой или очень важной технологией для развития в 2019 году, а наибольший интерес к внедрению новых инструментов демонстрируют именно небольшие компании со штатом менее 100 человек.

Как вы считаете, какой аспект эволюции BI может способствовать (или уже способствует) распространению BI в вашей компании?

• Облачный доступ по модели SaaS
• NLP и NLG
• Поиск готовых рекомендаций к действию
• Функции сторителлинга
• Возможности самообслуживания 

Интересные статьи по теме
У нас есть вакансии!

Superjob IT-meetup. Системный бизнес-анализ / SuperJob.ru corporate blog / Habr

Superjob приглашает на meetup «Системный бизнес-анализ». Встречаемся 12 октября в нашем офисе на Малой Дмитровке.

На встрече обсудим работу с бизнес-требованиями к системе на ранних стадиях: организацию коммуникации, переход от бизнес-анализа к системному анализу, методы ускорения работы, инструменты повышения качества аналитических артефактов. Приглашаем системных, бизнес-аналитиков и менеджеров IT-проектов.

Что нужно, чтобы запустить новый ИТ-проект или итерацию развития системы?

• Спонсору — прогноз, сколько стоит система, как и когда окупятся инвестиции.
• Технической команде — требования для планирования и выполнения работ.
• Маркетологам — основные фишки для «упаковки» продукта.
• Конечным потребителям — понятные объяснения, что они получат.

Все это нужно

• Быстро и дешево, так как это стадия, когда особенно не любят ждать.
• Суперкачественно, так как здесь закладываются основные риски проекта.
• Понятно, так как на этом этапе происходят самые головокружительные перепады стиля коммуникации — от маркетинговых лозунгов до строгих ТЗ, от кулуарных обсуждений до публичных презентаций.

Тайминг и спикеры:

19.00—19.40 — Сергей Нужненко, ведущий аналитик Superjob

Тема: «Шаблоны сбора, анализа и коммуникации требований в предпроекте»

Речь пойдет об особенностях работы аналитика в предпроекте: как меняются акценты в общеупотребимых методиках работы с требованиями, какие шаблоны анализа и документирования позволяют сократить затраты.

19.40—20.20 — Денис Бесков, сооснователь и руководитель Школы системного анализа

Тема: «Типичные ошибки предпроектной стадии и как с ними бороться»

Расскажет о типичных ошибках предпроектной стадии и смене лексики в индустрии от требований к ценности. Откуда это берётся, зачем это надо, почему теперь мы на стадии предпроекта ищем ценность, а не разрабатываем требования.

20.20—20.40 — Елена Рожкова, CEO «АЭРОС Систем», в прошлом — бизнес и системный аналитик компаний IBS, Астерос Консалтинг, ТопС Бизнес Интегратор.

Тема: «Бизнес-аналитика на ранних стадиях проекта»

Поговорим о том, как работать с контентом, с чего начать, и рассмотрим дальнейший порядок действий. Цель — предварительный бизнес-анализ по проекту с максимальной скоростью и максимальным качеством.

20.40—21.00 — Елена Копылова, аналитик Альфа-лаборатории, в прошлом — ведущий аналитик Райффайзенбанка, Сбербанка, Альфабанка.

Тема: «Принятие взвешенных решений по выбору фич продукта»

Обсудим подход по определению киллер-фичи для продукта на рынке высокой конкуренции (где одинаково важны скорость и качество) и выбор оптимального решения, позволяющего вывести на рынок новую фичу в кратчайшие сроки с высоким показателем качества.

Вход бесплатный, количество мест ограниченно. Зарегистрироваться здесь.

В день мероприятия возьмите с собой паспорт или водительское удостоверение для прохода в наш бизнес-центр.

Отчеты с предыдущих митапов можно найти в официальной группе Superjob IT-meetup в Facebook.

судьба сисадмина в малом бизнесе / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Наш контент-менеджер, проработав два года инженером и 10 лет в ИТ, обычно вспоминает о Дне системного администратора и Дне программиста едва ли не в 22:00 накануне. В этот раз нам повезло — мы сами вспомнили о празднике в среду и стали планировать прекрасную последнюю пятницу июля. Между делом задумались — а какой он, системный администратор-2017? Что он делает, как мирится с облаками, как выживает среди софтверного и аппаратного разнообразия? Собрались, поговорили, обсудили наблюдения. Получилось интересно — излагаем литературно и с чек-листом, хотя живое обсуждение было прикольнее.

Cat-tube.ru

Наша компания в силу особенностей продукта (десктопная CRM-система для МСБ) не ходит на встречи в Газпром и Почту России, не носит галстуки и не подписывает меморандумы о меморандумах. Проще говоря, мы пашем — автоматизируем компании микро, малого и среднего бизнеса по всей России и странам СНГ. А они потом зарабатывают больше за счёт ускорения процессов, порядка в рутине, планирования, управления задачами и клиентами и т.д.

Естественно, мы работаем удалённо — устанавливаем лицензии, дорабатываем CRM по согласованному ТЗ, обучаем, оказываем техническую поддержку. Благо, что современные сетевые технологии работают на нас и рука об руку с нами. Но самые большие наши помощники — это системные администраторы компаний. Они крутые и разные, но их объединяет одно: это многофункциональные сотрудники с большой нагрузкой и разноплановыми задачами.

Agile, Machine Learning, DevOps — делаем, но не слышали

Если почитать Хабр, российские профильные издания, зарубежные ресурсы, то очевидно возникновение новых типов системного администратора.

• Сисадмин + разработчик в одном лице или же системный администратор в составе микро-команд разработки. Это DevOps, непрерывная разработка и развёртывание ПО на аппаратном обеспечении. Очень полезная штука, тесно увязывает разработку и эксплуатацию, помогает выпускать продукт быстро и без критических и мажорных багов на продакшене. Мы в RegionSoft так делали с первого дня разработки (а это 11 лет) — ещё тогда, когда слово DevOps не гремело по миру ИТ. Кстати, элементы Agile и даже экстремального программирования у нас тоже есть.
• Сисадмин-менеджер — человек, который знает, как устроена инфраструктура, но она вся вынесена в облако, поэтому он владеет SAM, подписывает SPLA и контролирует расходы на поддержание ИТ-службы. Его задача — оптимизировать затраты, выбивать бюджеты, следить за количеством и профилем использования лицензий. За парком оборудования чаще всего следят его коллеги.
• Сисадмин-носитель лучших практик. Кстати, лучшие практики ITSM и ITIL в частности — отличные вещи, которые стоит внедрять в компании абсолютно любого размера. Это не значит, что вам нужны все процедуры и знание всех томов, — достаточно взять на вооружение базовые принципы и следовать им. Результат не заставит себя ждать. Так вот, системный администратор с пониманием лучших практик всегда умеет выстроить ИТ-службу компании (даже трёх человек) как мощную команду внутри команды: управляет инцидентами, следит за обработкой тикетов, накапливает базу знаний и т.д.
  Сисадмины всех типов бывают не в духе
• Сисадмин-кастомизатор — соответствует самым свежим веяниям корпоративной ИТ-инфраструктуры. Как правило, он с помощью скриптов, конфигураторов и прочих технических решений оптимизирует каждое рабочее место и каждое приложение под потребности пользователей: начиная от отладки цветопередачи монитора у дизайнера, заканчивая настройкой главного окна CRM-системы у каждого сотрудника. Задача такого специалиста — сделать комфортным рабочее место каждого работника во имя роста производительности труда.
• Сисадмин-безопасник — последний в списке, но трендовый и нужный специалист. WannaCry и Petya не на шутку напугали бизнес всех уровней и внезапно в памяти руководителей стали всплывать понятия «бэкап», «антивирус», «кейлоггер», «обновление системы» и т.д. К тому же, облачные технологии и web-интерфейсы ПО добавляют задачи, которые необходимо решить. Нередко именно на такого человека возлагается контроль за средствами доступа в помещение и контроля физической безопасности (камеры, сканеры, турникеты, магниты, трекеры и проч.) Такой системный администратор не просто следит за состоянием ИТ-инфраструктуры, он способен сделать её безопасной и умеет использовать и правильно сочетать аппаратные и программные методы защиты, в том числе и от одного из самых опасных агентов — нелояльного внутреннего сотрудника компании.

Конечно, в чистом виде такие типы не встречаются и тем лучше, что в одном человеке соединяется несколько навыков. Это сильные востребованные специалисты. Таких много в любом бизнесе — от микро до международных корпораций.

Но по-прежнему самый распространённый тип системного администратора в малом и среднем бизнесе — системный администратор обыкновенный. Это те парни, которые не успевают писать скрипты, не следят за SLA и никак не могут внедрить принципы ITIL, потому что «он один, а пользователей много». Таких ребят легко узнать — даже на обеде из одного кармана у них торчит мобильник, а из другого — внутренний радиотелефон с коротким номером, который все сотрудники знают чётче, чем 01, 02, 03 и 112. В этом телефоне — все тикеты, заявки, проблемы и инциденты.

Home, sweet home

Сисадмин в корпоративной среде: ад пуст, все демоны здесь

Корпоративная среда, особенно не в девелоперской компании, — большое испытание для системного администратора. Мы не будем шутить про бухгалтерию, 1С, принтеры и шредеры, а выберем объективные факторы.

• Пользователи различного уровня компьютерной грамотности. И тут, чем грамотнее, тем страшнее, потому что «у меня не запускается CRM» и «оно само, я не трогала» звучит гораздо безобиднее и перспективнее, чем «компьютер тормозил, я почистил реестры, потом удалил антивирус, перезагрузил, зашёл в BIOS и вот теперь BSD». Проблема решается ограничением прав сотрудников на рабочий ПК, настройкой систем мониторинга, ведением журнала действий.

  Biztechmagazine.com

• Зоопарк программного обеспечения. Это серьёзная проблема, с которой мы в RegionSoft сталкиваемся чаще всего. Доступность различного корпоративного ПО привела к тому, что у каждого менеджера может стоять по несколько программ одного типа, которыми никто не пользуется. И полбеды, если они бесплатные, но куда хуже, если истекает срок лицензии или они крякнутые — можно нарваться на проверки отдела «К» ОБЭП. Решается мониторингом ПО и профиля его использования (SAM), контролем наличия лицензий. Splogosapiens.lj.ru
• Зоопарк аппаратного обеспечения. Тут как повезёт: может быть и зоопарк, а может и кладбище еле работающих устаревших рабочих ПК. В последнее время добавилась проблема мобильных устройств пользователей (особенно в торговых компаниях) и периферии: кассы, графические планшеты, МФУ, камеры и т.д. Решается мониторингом профиля использования периферийных устройств, подменным фондом, инвентаризацией и своевременной амортизацией.
• Клиенты компании. Непосредственно с ними системный администратор взаимодействует нечасто, но опосредованное влияние на себе ощущает: поломанная техника, жалобы, вопросы по установке продукта (это в софтвере), пожелания по шаблонам документов и т.д. и т.п. Лечится инструкциями и регламентами.
• Босс-жмот, и его финансовые замы — тоже жмоты. Выбить бюджет на обновленную версию установленного ПО, лицензированный софт, новое оборудование и тем более на систему мониторинга и контроля состояния сети — дохлый номер. Как правило, получается это сделать только у Petya — но часто поздно пить Боржоми, когда почки отказали: жадность выливается в большие затраты, простои в работе, вендорские иски. Решается серьёзным планированием и расчётами потенциальных убытков. Если системный администратор сможет предложить обоснованный бюджет, то его рассмотрят. Небольшая фишка: принесите начальнику два прогноза, один подороже, другой — оптимизированный. Покажите, как вы заботитесь о финансах компании.
• Щедрый босс в мечтах об облаке. Как правило, он бывает на рекламных семинарах, где усваивает, что облако дёшево, и щедро платит за такую инфраструктуру. Все проблемы с аптаймом и управлением облаком ложатся на системного администратора, в то время как «дома» простаивают серверы, а промо-мощностей на общем сервере провайдера начинает не хватать. Лечится обсуждением потребностей и рассказом руководству о том, чем выделенный сервер отличается от выделенной мощности на общем сервере (ценой, сервисом, отказоустойчивостью, безопасностью).
• Очень щедрый босс. Он любит передовые технологии, читает биографию Стива Джобса и покупает всем рабочие Mac и MacBook. При этом почти всё используемое ПО в компании может быть рассчитано на Windows, как и пользователи в возрасте за N лет. И тогда начинаются пляски с виртуалками, Parallels и обучением правильным кнопкам. Лечится сметами на хороший парк ПО, систему мониторинга и лицензии — хочешь тратить, трать так, чтобы наша производительность росла.
• Незаконные действия внутри компании. Об этом факторе не принято говорить вслух, но если компания активно оптимизирует налоги, ведёт бухгалтерию в ста оттенках чёрного и любит нелицензионный софт, то системный администратор выступает в том числе соучастником всех этих злодеяний. В худшем случае он может остаться и почти единственным обвиняемым, неся солидарную ответственность с руководителем предприятия.
• Очень хитрые сотрудники с дурными наклонностями. Их много, они разные: игроки, любители конторского трафика под торренты, завсегдатаи пикабу и социальных сетей, шопперы, биржевые магнаты и юные трейдеры, «просто распечатать». Самые злостные умудряются воровать и продавать клиентские базы, вынимать и заменять плашки памяти на более слабые, ставить нелицензионное ПО самых злых и любящих иски и аудиты вендоров, экспериментировать на рабочих ПК со зловредами и т.д. Решать эти проблемы сложно, их много и они комплексные: помогают разграничение прав доступа, жёсткая политика безопасности, контроль трафика, аудит лицензий и аппаратного обеспечения и даже отказ от облачных сервисов для хранения корпоративной и коммерческой информации.

  simplywallpapers.com

• Несколько каналов общения с сотрудниками — зло современных коммуникаций. Кто-то пишет в Slack, кто-то в Skype, кто-то шлёт sms, звонит, тщательно описывает проблему и свои ощущения в почте, особо тревожные сотрудники пишут и звонят сразу везде. Это абсолютно неправильно и требует искоренения: на телефон и в мессенждеры — только срочные вещи, их же и всё остальное — в тикет-систему, чтобы можно было контролировать сроки, ресурсы, статусы. Так всем будет быстрее и лучше. И не обязательно покупать что-то дорогое или разворачивать сложное — например, мы внутри компании всю тикет-систему держим в своей же CRM: и по своим задачам, и по клиентским.
• Общительные пользователи — они будут эмоционально рассказывать, как выступил пот, когда завис 1С, как чавкал принтер, заедая бумагу со скрепками, непременно покрутятся вокруг и тщательно расспросят, что вы делаете и как это повторить. Решение: рекомендовать не повторять и мило общаться с коллегами. Опытным путём доказано — они всё равно не отстанут, а вот шоколадки и печеньки вам обеспечены.

Пользователь, помни!

Любимый и нетленный Bash.im (Башорг)

И опять же, факторы по одному не ходят, случаются пачками и наносят непоправимый вред психике и, в первую очередь, ИТ-инфраструктуре, увеличивая стоимость её содержания.

Чек-лист для выживания в мире малого и среднего бизнеса

Мы уже рассказали о некоторых решениях,  которые можно противопоставить проблемам, но у нас есть небольшой чек-лист советов для системных администраторов небольших и средних компаний, как сделать работу проще.

• Фиксируйте всю выполненную работу, документируйте её. Лучше всего, если вы заведёте систему тикетов, в которую пользователи будут отправлять свои заявки на поломки, проблемы и т.д. Таким образом вы сможете упорядочить свою работу, накопить базу знаний, легко передать дела при увольнении, поднять спорный вопрос и, в конце концов, распечатать все задачи, ресурсы и результаты руководству, если оно усомнится в вашей полезности.
• Следите за обновлениями (платными и бесплатными) — это банальный совет, который нарушается сплошь и рядом. Так вы защитите себя от ряда неприятностей, а пользователи получат актуальные и мощные версии своего рабочего ПО.
• Делайте бэкапы. Делайте бэкапы. Делайте бэкапы. Нет, их всё равно не делают — и по этой причине теряются клиентские базы, коммерческая информация, важные конфигурации систем и т.д.
• Не верьте в дружелюбность мира к ИТ-инфраструктуре. Даже если вы крохотная компания, ваша далеко не маленькая клиентская база может волновать конкурентов, а значит может иметь место взлом, кража паролей, передача пароля от облачной системы, слив данных на флешку, печать данных и т.д. Немного паранойи в работе сисадмина не помешает —  бизнес оценит.
• Не пользуйтесь служебным положением в негодяйских целях. Увы, все мы люди и нередко бываем порочны. Правило простое: не читайте и не передавайте без острой служебной необходимости чужую переписку в почте и мессенджерах, не прослушивайте звонки, не вредничайте со скоростью интернета, не мстите и не пытайтесь подставить людей. У вас едва ли не самые большие возможности в компании — пользуйтесь ими рационально и добросовестно.
• Не откладываете решение проблем и разбор тикетов. Чем больше их накопится, тем сложнее будет разгрести дела и выполнить задачи в срок. От вашей оперативности зависит качество работы остальных сотрудников и компании в целом.
• Разграничивайте права доступа на уровне сети, ПК, приложений. Каждый сотрудник должен быть наделён объёмом прав в соответствии с занимаемой должностью и требованиями безопасности. Особое внимание стоит уделять новичкам, полевым агентам и сотрудникам, намеренным покинуть компанию в скором времени или отрабатывающим последние две недели.
• Имейте минимальный подменный фонд. Проанализируйте профиль использования программного и аппаратного обеспечения, спрогнозируйте износ/окончание ресурса и запросите у руководства разрешение на покупку необходимых лицензий и железа, чтобы не было простоя в работе. Ну и понятно, что вся периферия типа мышек-картриджей-клавиатур всегда должна быть в наличии, т.к. пролитый чай и поцарапанный скрепкой барабан совсем не редкость.
• Проводите аудит и мониторинг. Используйте специализированное ПО для мониторинга устройств, лицензий, сети и периферии, проверяйте номера лицензий и оборудования, настройте систему оповещения о сбоях. Это здорово облегчит процесс управления ИТ-инфраструктурой в целом и инвентаризации в частности.
• Научитесь готовить обоснованные бюджеты. Любой руководитель компании нацелен на прибыль — если вы правильно и доказательно обоснуете траты и необходимость обновления парка, скорее всего, вам подпишут смету. Если нет, то пусть первый же сбой станет уроком для шефа — «снимите» сроки простоя и иные негативные результаты и передайте руководителю.
• Успевайте за новыми технологиями, обучайтесь. Технологии развиваются с невероятной скоростью, и отстать от них — дело пары месяцев. Не обязательно внедрять в работе всё, что видите, но знать основные тренды обязательно: например, виртуализацию, IoT, нейросети, новые версии OS, новые типы железа и т.д. Возможно, у вас возникнет идея, как новые технологии смогут оптимизировать и удешевить ИТ-инфраструктуру, а вас избавить от головных болей.
• Включайтесь в бизнес-процессы в компании. Если компания внедряет новое ПО (например, CRM-систему) или разрабатывает новый бюджет/бизнес-план, не отмахивайтесь от участия, а работайте в команде и будьте в курсе всех дел. Как минимум, вам потом это всё поддерживать.
• Любите свою работу и не теряйте чувство юмора — без этого ну совсем никак. Да вы и сами знаете.

И ещё одно обращение к руководителям таких компаний: уважаемые коллеги, системный администратор — это не технический персонал, не мальчик на побегушках и не первый на сокращение, потому что у вас всё в облаке. Это залог здорового функционирования всей ИТ-системы компании: при наличии ограниченного круга инструментов он гарантирует бесперебойную работу всего вашего штата. Системный администратор и ИТ-служба — это далеко не то, на чём стоит экономить в 2017 году, даже если у вас 5-10 человек и вы не разрабатываете ПО.

А поскольку уже наступила последняя пятница июля и SysAdmin Day, мы поздравляем всех системных и сетевых администраторов, инженеров, эникейщиков, их помощников, начинающих и умудрённых, выбирающих Windows и держащих в серверной плюшевых пингвинов, верящих в бубен и в системы мониторинга, разных, но таких необходимых и крутых. Кого-кого, а вас роботы не заменят — ведь должен кто-то обслуживать этих самых роботов.

А то мало ли — алмазная пыль в смазке…