Планерка в школе это: зачем и как проводить, плюсы и минусы — СКБ Контур – Планёрка с сотрудниками: как проводить ее правильно

зачем и как проводить, плюсы и минусы — СКБ Контур

Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.

По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).

По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.

По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)

Зачем проводить планерку?

Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.

Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?

Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».

Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.

В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.

Регламент

У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).

Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос

Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.

В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:

+ дисциплинирует коллектив;

+ возможность утренней мотивации сотрудников;

+ четкая постановка целей и задач;

+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;

— затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;

— нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.

традиционные методы и передовой опыт

Вопросы, рассмотренные в материале:

1. Зачем нужна планерка
2. Как проводить планерки
3. Какие бывают виды планерок

Сотрудники офисов утверждают, что 43 % своего рабочего времени они теряют на бесполезных совещаниях. К сожалению, на практике большинство деловых собраний и встреч проходят без определенной темы и четкого плана, не выливаются в конкретные действия и действительно не приносят никаких результатов. Однако всё же не стоит от них отказываться. Вместо этого их следует сделать более полезными и эффективными. Из нашей статьи вы узнаете, как проводить планерки, повышающие производительность не только работников, но и руководства.

Зачем нужна планерка

Планеркой называют короткое собрание сотрудников для обсуждения текущих проблем и результатов работы. Подобные встречи проводят с целью мониторинга трудностей, возникших в деятельности компании, и контроля сложившейся ситуации. Способы решения проблем при этом обычно не обсуждаются, иначе планерка продлится гораздо дальше, а её темой станет конкретный вопрос.

Основные моменты, которые руководитель обычно разбирает совместно с сотрудниками:

• какой объем работы выполнили вчера (за последние два дня, за прошедшую неделю), почему;
• что и по каким причинам сделать не получилось;
• план на сегодня (следующие два дня, будущую неделю), ожидаемые результаты.

Следует добавить, что от планерок во многом зависит то, насколько персонал организации будет лоялен. Считается, что лояльность (верность) работников формируется за счет зарплаты и других материальных благ. Конечно, все эти факторы играют важную роль. Однако настоящую верность купить невозможно. Зато её уровень вполне можно повысить с помощью планерок, ведь лояльность появляется при условии правильного общения.

Планерки позволяют снизить разобщенность и разрушить барьеры между разными отделами организации. Благодаря им всё происходящее в компании (трудности, задачи, планы) становится ближе и понятнее для работников, а заинтересованность и мотивация людей увеличиваются. Очевидно, что сотрудник, не знающий или не понимающий своих задач на ближайшее время, показателей эффективности своей работы, а также краткосрочных и долгосрочных целей организации, вскоре утратит мотивацию. А это приведет к потере управляемости и ухудшению результатов его работы.

Но когда руководитель грамотно проводит планерку, сотрудники отлично понимают, что и почему происходит в самой компании и даже в каждом её отделе. Они разделяют или совместно решают проблемы, радуются общим достижениям. Подобные качества формируют командный дух и лояльность. А получить их можно как раз на совещании.

Как проводить планерку с подчиненными? Если вы сумеете грамотно организовать обсуждение, то сможете эффективно мотивировать и стимулировать работников организации на решение ежедневных задач и достижение нужных результатов. Планерка — это идеальный инструмент формирования командного духа, позволяющий получить обратную связь от персонала и скорректировать план нововведений. Следует добавить, что в период внедрения в компанию каких-либо изменений данное мероприятие приобретает особую важность.

Чтобы понять, насколько эффективно было проведено совещание, нужно оценить его результаты. Планируйте, получайте обратную связь, разрешайте спорные ситуации, собирайте или распространяйте новые сведения и т. п. Когда руководители или персонал воспринимают планерку как напрасно потраченное время, это означает, что она была неправильно и неэффективно организована.

Виды планерок по их назначению

Как провести планерку в коллективе? Может показаться, что все рабочие собрания одинаковы. Но в действительности они отличаются по своим целям и структурам проведения. Если вы будете знать их разновидности, то быстрее найдете именно тот вариант, который лучше всего подойдет вашему коллективу.

• Время проведения

Все планерки делятся на ежемесячные, еженедельные и ежедневные.

Как правило, в организации всегда используется лишь один из перечисленных вариантов, а другие считаются ненужными. Но на самом деле следует проводить встречи разного типа. В зависимости от того, какую задачу нужно решить.

Ежедневное собрание. Организуется для мотивации работников или в случае активной деятельности. Длится не более 15 минут, обсуждения проходят кратко и по делу.

Еженедельная планёрка. Используется для подведения итогов минувшей недели и формирования планов на будущее. Её проводят около 30 минут.

Ежемесячное совещание. В ходе него оцениваются результаты работы за прошедший месяц. Длится примерно 1 час.

При необходимости длительность планерки последнего типа можно растянуть даже на 2-3 часа. Но при этом все дискуссии должны быть строго по делу.

Для решения насущных или срочных вопросов компании также проводят несистемные встречи. Их ещё называются внеплановыми. Длятся такие собрания совсем недолго, но они действительно важны.

• Тема совещания
  

Как правильно проводить планерки? Несмотря на то, что большинство людей воспринимает любое рабочее собрание как обсуждение выполненных за конкретный период времени задач и оценку результатов достижения плана, темы совещаний могут быть разными.

Распределение задач — загрузить сотрудников заданиями на конкретный отрезок времени.

Один вопрос — разбор отдельной ситуации. Обычно для этого проводят внеплановые встречи.

Мозговой штурм — короткие планерки с участием отдельных сотрудников для создания идей в рамках определенной темы.

Информационная — привычный всем формат совещания, обсуждение текущей ситуации в организации.

Мотивационная — для стимуляции сотрудников (особенно при стрессовой работе). Отличная возможность повысить их эффективность.

Обучающая — передача знаний за короткое время. Быстро и полезно. Между такими встречами должно пройти достаточно времени для усвоения новой информации.

Основные причины неэффективности планерок

Чтобы ответить на вопрос, как правильно проводить планерки, следует знать проблемы, с которыми может столкнуться компания. Трудности могут касаться культуры принятия управленческих решений или специфики деятельности организации. В этой статье мы подробно рассмотрим 6 самых популярных проблем с совещаниями, которые испытывают фирмы любой зрелости и размера.

Проблема № 1. Для чего я здесь?

Многие сотрудники не понимают, зачем они посещают рабочие собрания. Они даже не знают, какие вопросы там будут обсуждаться. И получается, что люди приходят на совещания только потому, что их приводит туда напоминание в календаре.

Чаще всего эта проблема возникает в том случае, когда руководитель бездумно определяет участников, не учитывая необходимость присутствия каждого из них.

Случайные рассылки-приглашения действительно отнимают много энергии и сил у тех, чьё присутствие оказывается бессмысленным.

Проблема № 2. Деловое обсуждение или обмен сплетнями?

Возможно, вам знакомо такое двоякое чувство после совещания, когда не совсем понятно — это была важная деловая встреча или коллеги просто собрались поболтать? Если по окончании мероприятия сотрудник не понимает, о чем был разговор, какие задачи поставил руководитель и каким образом можно оценить свою работу, очевидно, что он зря потратил время.

Организатор, не знающий, как правильно проводить планерки, получает именно такой результат. Это серьёзная проблема, которая приводит к демотивации коллектива.

Проблема № 3. Неэффективные обсуждения

Иногда участники собраний просто изнывают от скуки и бессмысленных дискуссий, не дающих абсолютно никакого результата. Каждый из них думает о том, что совещание — это просто сплошная болтовня, не решающая никаких проблем. И никто не понимает, какой вообще смысл в проведении подобного мероприятия.

Том Томисон (сотрудник фирмы HalocracyOne) однажды сказал, что большинство организаций погибают не от голодания, а от несварения желудка. В данном случае к «несварению» информации относятся бесконечные обсуждения.

Проблема № 4. Уклонение от темы

Данная проблема возникает довольно часто и очень раздражает слушателей.

Чтобы понять, как правильно проводить планерки, нужно помнить, что целью любого совещания является обсуждение важных вопросов и поиск наиболее эффективных способов их решения. А значит, повестку и последовательность выступлений следует согласовывать заранее.

Главных причин уклонения от темы обсуждения всего две.

Первая — когда после озвучивания повестки или её следующего пункта участники сразу же начинают обсуждать этот вопрос. Наверняка многие считают, что именно таким образом и следует проводить планерку. Однако это совсем не так! Это неэффективный способ, который может вызвать довольно сильное раздражение.

Вторая причина ещё серьезнее. Если организатор не озвучивает всем присутствующим повестку полностью, то некоторые сотрудники непременно передвинут свои доклады в начало списка, чтобы побыстрее отчитаться. И при этом им все равно, насколько важными будут их выступления.

В результате формирование повестки начинает походить на гонку должностей и полномочий за первые позиции в списке. Это может быть даже весело, но совсем неэффективно.

Проблема № 5. Бесполезные протоколы

Лучше всего эффективность собрания определяет то, что происходит после него.

Некоторые компании составляют по результатам совещания многостраничный протокол, который рассылают всем сотрудникам. Но никто его не читает. Что уж говорить о выполнении поставленных задач.

Получается, что даже когда в ходе обсуждений находится решение проблемы, это вовсе не является гарантией того, что она будет решена.

Какое разочарование испытывает руководитель, который потратил своё ценное время на то, чтобы провести собрание и отыскать подходящее решение проблемы, а на следующей встрече выяснил, что ничего не изменилось и проблему всё ещё не решили.

Что же сделать, чтобы это исправить? Как правильно проводить планерки? Прежде всего, необходимо изменить привычки и исполнительную дисциплину по окончании совещаний. А для повышения эффективности собраний следует направить силы на прояснение и определение последующих действий.

Проблема № 6. Соревнование нескольких эго

Эта проблема моментально убивает продуктивность. Она выражается по-разному, но чаще всего описывается примерно так:

«Появляется ощущение, что все участники мероприятия являются лишь зрителями очередного раунда политических дебатов между одними и теми же кандидатами».

Вне зависимости от темы проводимых планерок на них всегда выступают одни и те же люди, освещающие одни и те же вопросы и вносящие одни и те же предложения.

И что из этого выходит? У сотрудников появляется чувство незащищенности и боязнь озвучить своё мнение, так как они не желают становиться конкурентами и мишенью для нападок основных участников дебатов. В результате большинство слушателей остаются на втором плане, их не видно и не слышно. И все они зря тратят своё время на совещаниях.

Как эффективно провести ежедневную планерку

Шаг 1. Определите цель собрания

Как проводить планерки? Любой компании необходимо планировать и представлять итоги своей деятельности, а также с учетом намеченных целей разрабатывать пошаговый план их осуществления. Выберите цели, наиболее подходящие для вашей организации:

• Поставить задачи

Очень важно планировать задачи на коллективных собраниях. Причем ежедневный план работника может включать максимум 3 задачи и 1 фокус. А лучше всего, чтобы каждый сотрудник самостоятельно намечал свои цели на день и сообщал об этом руководителю. Для того чтобы ставить реальные и выполнимые задачи, можно использовать методику SMART. Планируйте работу конкретными цифрами и визуализируйте информацию: проводите планерки в комнате с проектором или доской, на которую записывайте главные задачи. Фокус на день отмечайте маркером и акцентируйте на нем внимание во время дискуссии. Можете попросить сотрудников записать свои планы.

• Обратная связь от персонала

Работники, столкнувшиеся с непонятной ситуацией или проблемой, далеко не всегда сообщают об этом своему руководителю. Вместо этого они обсуждают возможные решения с другими коллегами, считая недостойным обращаться к начальству. Чтобы это исправить, наладьте постоянный контакт со своими подчиненными.

Пусть они привыкнут рассказывать вам о том, что их волнует и беспокоит в процессе выполнения работы. Но чтобы всех выслушать и отреагировать должным образом, вам придется проводить отдельные собрания. Причем даже в том случае, когда проблема кажется вам малозначительной. Всегда старайтесь отыскать корень загвоздки, а не виновного. Для решения проблемы назначьте определенного человека и поставьте ему конкретные сроки.

• Обучение и передача опыта

Все люди по-разному выполняют одни и те же обязанности. Но каждый человек в чем-то лучше остальных: с первого раза все делает без ошибок, быстрее справляется с заданием или др. Как проводить планерки с учетом данного фактора? Постарайтесь сделать так, чтобы у всех работников была возможность поделиться секретами своей эффективности в ходе обсуждения трудностей или методов выполнения рабочего плана. Подайте им пример — выступите первым с рассказом о том, какое решение вы бы выбрали. Инициируйте дискуссию, задайте участникам вопросы относительно улучшения качества выполнения той или иной работы.

Проводите совещания в игровом формате или возьмите деловой кейс. Главное, чтобы в обсуждении участвовали все. Проводите обучение — рассказывайте или повторяйте вместе со своими подчиненными акции и спецпредложения компании, преимущества товара, типичные возражения клиентов, скрипты и пр. Вовлеките в этот процесс весь коллектив. Старайтесь не повторяться и каждый день учить свой персонал чему-то новому.

• Повышение сплоченности коллектива

Как проводить планерки, чтобы поддержать командный дух? Когда вы говорите о своей организации, всегда используйте слова «наша команда», «мы». Сообщайте своим коллегам все интересные события, произошедшие за последний день: успехи (пусть и небольшие) и новости компании. Помните, что не все читают внутреннюю почтовую рассылку (если она есть). Поэтому самые важные и интересные моменты можно еще раз озвучить на собрании.

Негативную информацию тоже необходимо рассказывать, ведь тогда у работников будет возможность обсудить дальнейший план действий. Также не забывайте говорить о важных для них датах (крупное событие в компании, дни рождения сотрудников, их родных и пр.).

• Мотивация команды

Сделайте так, чтобы планерка заряжала ваш коллектив позитивом на весь предстоящий день. С этой целью:

• Покажите, что вы верите в каждого работника. Чаще используйте фразы вроде «Я уверен», «У нас получится», «Мы можем» и др.
• Хвалите сотрудников (решение проблемной ситуации, благодарность от клиента, хорошее качество, лучший по продажам и пр.).
• Используйте мотивирующие слова и фразы: «Давайте покажем, на что мы способны!», «Давайте сделаем это!» и т. д.
• Распределяя задачи, поясняйте, насколько благотворно работа каждого специалиста скажется на общих целях и задачах компании.
• Убедите каждого сотрудника в его важности для общего дела.

Как проводить планерки по утрам? Чтобы ваши собрания были более эффективными, говорите только о хорошем. Не отчитывайте команду и не ругайте конкретных сотрудников. Обсуждайте лишь положительные моменты. Старайтесь использовать все перечисленные выше цели, но не проводите совещания для всех сразу.

Шаг 2. Разработка регламента

Когда определитесь с целями утренних собраний, подумайте о том, как лучше их проводить. Можете даже распечатать и повесить регламент в совещательном зале. Определите оптимальную длительность встреч и зафиксируйте это в правилах. Обычно 15 минут более чем достаточно для проведения эффективного совещания. Также необходимо придумать конкретный план — содержание вашего выступления на планерке.

Как проводить планерки позитивно? Сначала обязательно поприветствуйте всех присутствующих и особо отметьте кого-то из команды за успешно проделанную работу и достижения за вчерашний день. А по окончании обсуждений поздравьте сотрудников, пожелайте им приятного дня или мотивируйте на продуктивную деятельность. В начале совещания также следует сообщать о том, что было выполнено за прошедший день, и с учетом этого ставить новые задачи. А затем можно переходить к обучению или повторению пройденного материала.

Старайтесь всегда получать ответную реакцию сотрудников и общаться с ними после проведения планерки, чтобы не затягивать мероприятие. Самые трудные темы (занимающие более 2 минут) лучше выносить на отдельное собрание или поручать их решение определенному человеку.

Шаг 3. Подготовка к мероприятию

Предварительная подготовка — залог успешного проведения планерки. Выделите для этого время накануне вечером и обязательно все запишите. Убедитесь, что поставленные задачи учитывают возникшие за предыдущий день проблемы и соответствуют более долгосрочным целям. В каждом пункте запишите то, о чем собираетесь говорить: обучение, недавние события, проблемы, позитивные новости и пр.

Шаг 4. Проведение планерки

Используйте свой план. Не забудьте поприветствовать собравшихся и следите за временем. Встреча не должна затянуться более чем на 15 минут. На каждом этапе мероприятия оценивайте реакцию коллектива. Это поможет определить, что интересно вашим коллегам, а что нет.

Уберите из плана неинтересную информацию либо измените способ ее подачи.

Психология рабства

Петр Осипов, сооснователь Бизнес Молодости:

«Для некоторых слово «работа» — производное от слова «раб». Такие люди неохотно проявляют инициативу и готовы выполнять только то, что прописано в должностной инструкции. Подобное мышление характерно для тех, кто выбирает удобство и безопасность. Зачем делать больше и лучше, если зарплата в любом случае придёт 10-го и 25-го?

Психология раба — это когда вы действуете только после внешнего стимула.

Причём неважно, кнут это или пряник. Отругал начальник? Или пообещал отгул за переработку? Только тогда вы начинаете шевелиться.

Плохие новости! При таком подходе к работе человек быстро становится инструментом для руководства, подавляя в себе свободу воли и творческое начало.

Причина, как правило, одна — боязнь отвечать за результат, да и за свою жизнь в целом. Вспомните, как с самого детства вы хотели свободы: не приходить домой после школы и не делать уроки, гулять с друзьями, сколько заблагорассудится. Но когда мы выросли, тут-то и стало ясно: мы жестоко обманулись! Взрослая жизнь — это ответственность за себя, которую больше не спихнуть на родителей. Прикладывать градусник к батарее нет смысла — в офис ходят даже с температурой.

Стремление отказаться от ответственности инфантильное, но продиктовано оно стрессом и тревогой, страхом неизвестности. Не самые приятные эмоции, которые психика старается попросту избегать («не вижу проблемы — нет проблемы»). Поэтому мы уходим от ответственности, предпочитая стагнацию в зоне комфорта.

Люди ошибочно думают, что сохранят свою свободу, отказавшись от ответственности.

Но, выбирая такую стратегию, мы по сути блокируем потенциал. Ни о каком развитии не может быть и речи, пока мы не отвечаем за результат.»

Эффективное проведение еженедельных планерок

Как проводить планерки более эффективно? Для этого следуйте двум основным правилам. Во-первых, отводите для совещания не слишком долгое время (около 30 минут). А во-вторых, во время него ведите записи. Озвученные руководителем цели обязательно должны быть зафиксированы.

Основные этапы еженедельной планерки:

Этап 1. Озвучивание целей организации

Лучше всего начинать проведение еженедельного совещания с повторения основной либо долгосрочной цели компании (к примеру, «успешная фирма с широким рынком сбыта»). А после этого уже можно оглашать задачу на более короткий период («увеличение прибыли организации в 2 раза за текущий год»).

Этап 2. Отчеты руководителей отделов о результатах прошедшей недели

Это очень важная информация. Поэтому не допускайте пустых или общих ответов вроде «мы повысили эффективность работы подразделения на 15 %». Если такая фраза прозвучит, то сразу уточните, какие именно действия были предприняты.

В случае продолжения неинформативной речи одного из руководителей организатору собрания следует прервать его и спросить прямо, есть ли у него сведения, достойные оглашения. Если нет, то слово нужно передать представителю другого отдела. Такой формат деловых встреч позволяет четко видеть итоги деятельности каждого подразделения фирмы.

К тому же вы моментально поймете, кто из руководителей действительно прикладывает усилия, а кто лишь делает вид.

Этап 3. Постановка цели для всей организации на будущую неделю с согласия участников планерки

Пусть начальник каждого отдела расскажет о своем плане и методах его осуществления. Все задачи должны заноситься в специальный журнал. Таким образом руководители смогут договориться о взаимодействии — попросить другой отдел что-то сделать, если понадобятся совместные усилия. Подобные решения также следует фиксировать в журнале.

Этап 4. Оценка готовности сотрудников к достижению поставленной цели, объявление старта

Как правильно проводить планерки, чтобы получать положительные результаты? Представленный выше формат обязательно поможет вам добиться успеха. Ведь начальникам придется усердно трудиться для достижения высоких показателей в рамках своих отделов или же освободить свои должности для более ценных кандидатов. Грамотно проведенные собрания помогают лучше понять, кто из сотрудников действительно прилагает максимальные усилия, а кто лишь создает видимость.

Особенности проведения виртуальных планерок

В отличие от очных встреч веб-, видео- и телеконференции позволяют сэкономить время и финансы. С другой стороны, эффективность виртуальных совещаний нередко снижается из-за невнимательности участников и технических неполадок. А значит, они могут стать черной дырой для вашего времени и энергии.

Можете себе представить, как проводить планерку в полной темноте? Телеконференцию можно сравнить именно с таким мероприятием. Поэтому желательно заменять конференц-звонки на веб- или видеовстречи. Видео поможет удержать внимание участников и сделает обсуждения более живыми. Воспользуйтесь веб-приложениями, с помощью которых можно отобразить на экране презентацию или нужный документ, писать и рисовать на экране, использовать инструменты для повышения интерактивности совещания.

• Интерактивность — главная особенность виртуальных планерок

Реальные деловые переговоры начинаются с короткого светского диалога. То же самое относится и к виртуальным встречам. Пока участники собираются, поприветствуйте их, задайте пару вопросов на нейтральную тему (к примеру, о погоде). При этом старайтесь не затягивать приветствие и вовремя перейти к делу. Как известно, современным людям присуще клиповое мышление. И если в течение 2–5 минут после начала вашей презентации не начнет происходить что-то интересное, внимание собеседников переключится на другие вещи.

Вспомните уткнувшихся в свои гаджеты менеджеров на обычных собраниях. Формально они присутствуют в зале, но реально не принимают участия в обсуждении. Эта проблема ещё больше усугубляется на виртуальных совещаниях. Ведь у участников появляется множество возможностей и поводов отвлечься от происходящего на экране — начиная с проверки электронной почты и заканчивая серфингом в Интернете.

Тогда как правильно проводить планерку? Очень важно запланировать что-то, требующее активного участия слушателей, на каждые 5–10 минут выступления. Устройте голосование, задайте закрытый или открытый вопрос всем участникам или попросите коллегу-эксперта прокомментировать некоторые пункты освещаемой темы. Призывайте к использованию чата. Благодаря комментариям участников во время выступления можно понять, какая тема действительно их интересует, а в какие моменты они испытывают технические сложности или теряют нить рассуждения. Кроме того, чат поможет вам фиксировать идеи (большинство программ позволяют распечатывать обсуждение).

Использование онлайн-конференций откроет перед вами возможности, которые недоступны на очных планерках. К примеру, брейнсерфинг — все участники одновременно тестируют веб-сайт или ищут нужную информацию в Сети.

В качестве минуса виртуального общения часто отмечают дефицит личного знакомства. По-настоящему работать с людьми, которые представляют собой лишь голоса в компьютерных колонках или в телефонной трубке, довольно сложно. Поэтому ведущему следует хотя бы вывести на экран свою фотографию. А лучше всего видео. Придумайте краткое, но эффектное представление своих коллег.

• «Вики» вместо встреч

Обычно конференц-звонки используют для еженедельных совещаний, в ходе которых обсуждается развитие проекта и вклад каждой команды или отдельных участников. Но эти звонки занимают довольно много времени. Как проводить планерки быстрее? Попробуйте хотя бы частично заменить их «проектной википедией» (онлайн-хранилище, которое позволяет знакомиться с документами и редактировать их, отмечать законченные этапы проекта, задавать друг другу вопросы и отвечать на них, обмениваться идеями и пр.). Благодаря этому ресурсу у вас будет возможность в любое время получить текущую картину бизнес-проекта. В отличие от телефонных звонков в «вики» все идеи и сведения фиксируются. А значит, вы сможете изучать и применять их в других похожих проектах.

Другой удобный формат — корпоративные блоги. С их помощью руководитель узнает мнение своих сотрудников относительно новой офисной политики или проекта рекламной кампании, не затрачивая время на организацию фокус-групп или массовых встреч.

Запомните: «Все, что может сломаться, когда-нибудь непременно сломается». Не рассчитывайте на то, что техника для проведения онлайн-совещаний будет работать безупречно. В противном случае вы столкнетесь со множеством неприятных сюрпризов. Не игнорируйте возможные риски, а подготавливайтесь к ним. Прежде всего необходимо составить план профилактики технических неполадок. А затем отыскать возможности снижения ущерба на случай возникновения проблем. Для этого можете воспользоваться представленным ниже чек-листом.

Профилактика:

• Предварительное подключение к системе.
• Использование наиболее широкого и быстрого интернет-канала из всех имеющихся.
• Перезагрузка компьютера перед началом встречи и закрытие всех ненужных приложений с целью уменьшения вероятности зависания.

Следуйте правилу 30/15: подключайтесь за полчаса до начала важной конференции, чтобы проверить программу. Если есть возможность, попросите своего коллегу выступить в роли тестового участника. Чаще всего этот процесс занимает не более 5 минут.

Оставшееся время можно будет со спокойной душой потратить на другие важные дела. Но если вы все же столкнетесь с техническими неполадками, то 30 минут будет вполне достаточно для того, чтобы провести настройку программы при помощи службы поддержки или предупредить участников об использовании другого канала связи.

Чтобы не тратить время планерки на технические вопросы, попросите участников подключаться за 10–15 минут до начала встречи. Это вовсе не означает, что нужно начинать раньше. Пусть они занимаются своими делами, а в назначенное время приступают к обсуждению.

Не забудьте проверить функции голосований и опросов, включения и отключения микрофонов слушателей, рабочий стол для демонстрации слайдов презентации, колонки, камеру и пр.

Заранее деактивируйте программы с всплывающими окнами, отключите звук на всех телефонах.

В комнате, откуда вы будете проводить презентацию, должна быть идеальная тишина.

Также проверьте подключение к Сети своего телефона или ноутбука, чтобы батарейка вдруг не села в ходе выступления.

Действия по уменьшению ущерба:

• Что бы ни случилось, сохраняйте спокойствие и улыбайтесь.
• Сделайте копию презентации в нужном формате и отформатируйте до такого размера, который позволит в случае необходимости послать её коллегам по электронной почте. Либо загрузите этот файл на доступный участникам внутренний сервер / файлообменник.
• До того, как вы начнете проводить собрание, вышлите коллегам ключевую информацию: инструкции на случай проблем с подключением, контакты техподдержки, пин-коды и номера для доступа.
• Назначьте запасного ведущего для самых важных презентаций и научите его, как правильно проводить планерки. Тогда, даже если у вас не получится выйти на связь, это сделает он.
• Придумайте запасной план на случай чрезвычайной ситуации. Заранее обеспечьте наличие резервной линии для конференц-звонка. Узнайте имена участников в скайпе или их мобильные номера, чтобы можно было быстро всех собрать.
• Поставьте номер техподдержки на кнопку быстрого набора в своем телефоне.
• Создайте слайд с перечнем возможных технических проблем и способов их решения.

Инновационные подходы к проведению планерок: перенимаем опыт западных корпораций

Совещание у многих ассоциируется с непонятным и бессмысленным обсуждением каких-то вопросов, расслабленным слушанием долгих и нудных докладов в неуютном зале. В такой обстановке сотрудники не могут достаточно сосредоточиться, чтобы оценить ситуацию и выразить полезное мнение. А начальнику приходится время от времени привлекать внимание присутствующих и напоминать им тему собрания.

Успешный лидер отличается тем, что умеет грамотно организовывать и эффективно проводить деловые встречи. Старайтесь подготовить такой регламент, который четко определит тему обсуждений и не даст возможности от нее отвлечься. Ставьте конкретные вопросы и требуйте конкретных решений. Причем не обязательно сидеть в уютных креслах, чтобы прийти к конструктивному предложению.

Сегодня очень популярны так называемые «планерки-топтушки». Их проводят в основном высокотехнологичные организации, где при решении любых вопросов предпочтение отдается инновационным подходам. Благодаря таким совещаниям топ-менеджеры избегают затянутых переговоров с широкой аудиторией, которая может и не быть включенной в сам процесс, но при этом высказывает пустые мнения.

В качестве примера приведем руководителей известной компании Atomic Object, разрабатывающей продукты программного обеспечения. Они начинают каждое утро с совещания, которое проходит стоя. Четкие вопросы и ответы, сведение к минимуму обсуждения нерабочих моментов, обязательное присутствие — всё это обеспечивает высокие результаты. Планерки «на ногах» должны длиться не более 7 минут (сотрудники получили задания и тут же пошли их выполнять). Тогда участники не успеют расслабиться. И наоборот, мобилизуются, настроятся на работу.

По словам The Wall Street Journal, подобные быстрые собрания проводились во время Первой мировой войны, когда промедление в принятии решений могло привести к ужасным последствиям. Позднее эта же практика стала применяться в бизнесе для постановки краткосрочных задач, уточнения или оперативного обмена информацией.

Наука тоже не осталась в стороне. Согласно результатам исследования американского ученого Алена Блюдорна (сотрудника Университета Миссури), планерки «на ногах» занимают на 1/3 меньше времени, а их результаты оказываются эффективнее по сравнению с собраниями, проводимыми в обычном формате.

Компания VersionOne в 2011 году опросила более 6 тысяч сотрудников разных передовых организаций. 78 % из них подтвердили наличие ежедневных коротких совещаний.

Западные предприниматели используют и другие хитрости для повышения эффективности работы персонала. К примеру, у представителя компании Facebook Марка Тонкеловитца своё мнение относительно того, как проводить планерки. Он внедрил короткие собрания за 15 минут до обеденного перерыва. По его словам, этот подход очень мотивирует сотрудников говорить кратко и по делу.

При помощи быстрых планерок вы сможете также сократить случаи опоздания работников. Просто не допускайте задержавшихся к идущему обсуждению. Им понадобится время, чтобы вникнуть в суть разговора, что замедлит общий процесс. Ян Витуцки, представитель компании Adobe Systems, приравнял временные потери из-за опозданий участников ежедневных планерок ко времени, затрачиваемому на разработку нового программного продукта. И в связи с этим ввел штраф в размере 1 доллара за каждую задержку.

А подразделение Turnstone мебельной фирмы Steelcase стало использовать в качестве сигнала для сбора песню Элвиса Пресли под названием «A Little Less Conversation» (в переводе с англ. — «поменьше болтовни»). В то же время любая организация может столкнуться с отсутствием возможности проведения «топтушек» и серьезных собраний. Тогда следует использовать мобильные устройства и организовывать обсуждения без отрыва от производства.

Ранее мы уже говорили о том, как проводить планерки онлайн. Разумеется, виртуальные контакты (чат, корпоративная почта) не могут заменить реального общения. Однако в некоторых ситуациях это самый лучший выход из положения. С другой стороны, короткие совещания «на ногах» всё же считаются более эффективными по сравнению с традиционными или онлайн-собраниями.

Чтобы слушатели не скучали, старайтесь творчески подходить к проведению деловых встреч. Попробуйте сменить обстановку: это положительно повлияет на рабочий настрой. Выбирайте самые неожиданные места — уютное пространство рядом с офисом, кафе или участок улицы.

Назначьте необычное время. Например, прямо в середине рабочего дня, во время обеденного перерыва или за 30 минут до окончания работы. Подберите необычный материал или выдайте его не всем участникам, а лишь некоторым.

Обязательно напомните своим коллегам об отключении телефонов на время совещания. Только тогда они смогут сосредоточиться на решении поставленных задач. Другой вариант — сложить все гаджеты вместе. Это подчеркнет сплоченность команды. Нестандартный подход может выражаться в организации мероприятия по скайпу или в режиме конференц-связи, а не в привычном всем зале заседаний.

Подбирайте способ проведения собрания с учетом текущих задач. Очевидно, что формат игры будет неуместен для решения серьезных вопросов. Ведь в результате вы получите лишь «балаган и напрасно потратите время.

Подходящие темы для креативных совещаний, в ходе которых раскроется потенциал сотрудников, — поощрения, корпоративные мероприятия, конкурсная самодеятельность, обсуждение организационных вопросов и пр.

Необычная короткая планерка, как и любая другая встреча, должна заканчивается выражением благодарности от лица руководителя всем участникам за их присутствие и подведением итогов. Рекомендуем также фиксировать сделанные выводы, дальнейшие цели и найденное эффективное решение рабочей проблемы.

основные правила и нестандартные идеи

Сегодня наш коллега из SalesUPConsult, Дмитрий Чередник, расскажет как проведение планерок вывести на новый уровень. Все советы основаны на личном опыте управления компанией. Цель данной статьи создать из совещаний систему эффективного управления, а не поглотитель времени.

На своих проектах по Построению Управлению и Развитию отделов Продаж мы вводим 3 основных типа совещаний

• Ежедневные (планерки)
• Еженедельные (по понедельникам)
• Ежемесячные (первая среда месяца)

Итак, коллеги руководители и собственники компаний.

Проведение планерок — основные ежедневные задачи:

1. Подведение итогов предыдущего дня;

2. Разработка по PDCA конкретных действий для «выравнивания» факт/план;

3. Планирование основных задач на сегодня;

4. Мотивация и заряд энергией на день.

1. После совещания – сразу «в бой»! Потому все чай-кофе-перекурим – до совещания;

2. Все, участвующие в совещании приходят на работу за 10-15-20 минут до начала совещания для подготовки и моционов, описанных в пункте 1.

Ежедневное собрание должно длиться не более 30 минут. Оно должно быть информативным и 
проходить в хорошем темпе. За время проведения собрания сотрудники должны:
Обсудить результаты работы за предыдущий день (показатели – промежуточные + итоговые), работа с отчетностью активность, воронка продаж (разрез сотрудников, каналов продаж).

• Поставить планы на текущий день.
• Принять решение по оперативным вопросам.
• Экстренные новости компании.

4 Правила ежедневных совещаний

1. Частота. Каждый день.

Только так и ни как иначе. Проводя совещания с этой частотой вы начинаете формировать в подразделении совершенно четкую систему. Планирование и Отчетность.

Ваши сотрудники должны быть готовы вступить в результативный рабочий день совершенно четко. Правильно проведенная Планерка – отличный для этого инструмент.

2. Регламент.

Регламент – это один из элементов помогающий поднять эффективность во всем.

Планерка – это то, в чем регламент совершенно точно необходим.

В данном случае регламент описывает и предусматривает 2 основных вводных:

• контент – вопросы, которые обсуждаются закрепляются в регламенты темами и очередностью (для того, чтобы Вас, как руководителя, не уводили в сторону не нужными обсуждениями и рассуждениями)
• тайминг – каждый вопрос базисно обсуждается определенное время с каждым. Если необходимо для кого-то больше времени – то лично после планерки, когда все остальные уже «продают».

Сотрудники будут всегда готовы к планерке, как это и описывается регламентом.

Они четко знают какие вопросы будут обсуждаться. Со временем, они,даже, будут знать вопросы, которые им задаст руководитель и будут превентивно иметь ответы и на них).

Эффективность совещаний поднимается очень высоко.

Результативность бизнеса – колоссально.

3. Темп, он же ритм.

Все бегут с одним ритмом.

Иногда мы на проектах проводим эксперименты и включаем динамичную музыку. Результаты интересны. Люди говорят быстрее и структурируют свои мысли. Единственный минус ….иногда начинают подпевать…. Ищем теперь ритмичную музыку без слов. Проведем 10-15 совещаний с музыкой и без, замеряем результаты и поделимся с вами ими.

Темп совещания важен. Динамика и структура важна. Особенно вначале и в конце совещания. В начале настраивает на темп самого совещания, а в конце на рабочий темп.

Этот темп задаете Вы, как руководитель. И поддерживаете его. Как только понимаете, что динамика теряется, — включаетесь вопросами, спичем, корректирую темп.

В какой –то момент ваши сотрудники привыкнут к тому, что на совещаниях у вас именно ток.

4. Цифры, Планы и Отчеты.

Все показатели произносятся в привязке к цифрам. Это касается и планов и отчетов. «Мы провели несколько меньше встреч, чем запланировали», «Дебиторская задолженность чуть больше, чем мы рассчитывали», «Все запланированные переговоры провести не удалось»…

Вы еще пьете такую чушь с утренним кофе? Заканчивайте.

Заканчивайте пить кофе на планерках. У вас 30 минут на эффективную работу, определяющую результат, а не на размешивание сахара, «сербанье» кофе и попытки проснуться на совещании.

Позволять кому-то быть не компетентным на работе.

Александр Фридман однажды дал отличное определение результата по-русски – это отсутствие результата и красивый̆ рассказ о том, почему не получилось

По основным задачам, запланированным к выполнению на предыдущий день – отчет – выполнено/ не выполнено. Не выполнено – системная ошибка или нет. При этом выполнено считается также, как и постановка задачи – SMART.

5. Мотивация

В завершении планерки Вы должны «зажечь» всех.

В состоянии «победить» должны садиться за рабочее место или выезжать на встречу к клиенту.

Вы управляете ими. Вселяйте в них это состояние.

Добиться слаженной, быстрой и эффективной работы коллектива – непростая задача для любого руководителя. Задача начальника – выработать единую стратегию действий для каждого подчиненного, следить за их работой и корректировать ее. Чтобы добиться плодотворной работы, нужно понимать, как проводить сов

Проведение рабочих совещаний

Приходилось ли вам проводить планерки в компании? Если да, то вы, наверное, сталкивались с высказываниями по типу «Собрались, посидели, а о чем говорили – не очень понятно». Это не значит, что планерки и совещания не нужны. Для эффективного проведения этих рабочих мероприятий очень важна правильная организация. Итак, рассмотрим, как проводить планерки с максимальной пользой для компании и самих участников.

«Если проблема требует множества совещаний, они в конце концов станут важнее самой проблемы.»

Планерка – это короткое деловое собрание, предназначенное для решения рабочих вопросов, а также оценки степени исполнения конкретных задач. Проведение рабочих совещаний может отличаться как временными рамками, так и назначением. Обычно ежедневные планерки занимают от 5 до 15 минут рабочего времени, еженедельные – до 30 минут, а ежемесячные встречи длятся не более 1 часа.

Время, выделенное на планерку, должно быть сопоставимо с ее назначением. Обычно она бывает таких типов:

• информационная;
• обучающая;
• мотивационная;
• решение вопросов по повестке дня;
• постановка и распределение задач.

В основном на планерках вырабатывается решение для преодоления конкретной корпоративной проблемы. В процессе сотрудники могут поделиться с руководством своими идеями, подобрать инструменты для координирования поставленных задач. Такая форма корпоративной коммуникации помогает увидеть реальную ситуацию в компании, оценить проблему, а также проанализировать сильные и слабые стороны организации.

Владимир Тарасов: принципы эффективных планерок

«Планерки предназначены для решения проблем, которые выпадают из стандартизации. Когда в компании все регламентировано и внезапно появляется проблема, затрагивающая многие сферы бизнеса, проводятся планерки. Как раз планерки и совещания заполняют эту нерегламентированную «брешь». Они предназначены для создания прецедентов и решения текущих проблем.

Планерки требуются организации, но, может быть, не в таком объеме, как кажется. Любой, кто в них участвует, как правило, знает, насколько они «тягомотны», «поедают время» и часто бывают «ни о чем». Они превращаются в ритуал. Почему?

Потому что менеджмент делится на три категории:

• Реальный менеджмент (заканчивается реальными изменениями физической среды, например, построенный дом, произведенная продукция).
• Вербальный менеджмент (то, что говорится или пишется – проекты, бумаги).
• Ритуальный менеджмент (позволяет поддерживать управленческую роль – «если я провожу совещание, значит, я здесь самый главный»).

Последняя категория менеджмента преобладает во многих сферах. Если посмотреть заседания по телевизору, можно увидеть классическую модель ритуального менеджмента. Один говорит, все кивают. Многие руководители компаний в процессе проведения совещаний занимаются именно ритуальным менеджментом.

«Если хотите держать внимание аудитории, пытайтесь нащупать правильный ритм чередования предсказуемого с непредсказуемы.»

Как проводить совещания более эффективно? Как его организовывать?

• Совещание должно быть подготовлено. Что это значит? Должны быть подготовлены: повестка дня, данные с разных служб, варианты решений вопроса. Также должны быть подготовлены реальные результаты предыдущих совещаний. Должна быть система контроля исполнения.
• Эффективное совещание не должен проводить первый руководитель. Он присутствует, но не проводит его. Для того чтобы глава компании мог адекватно принимать решения и следить за ходом совещания, он не должен быть спикером. Так он будет оценивать происходящее более объективно, у него «свободная» голова и есть возможность выйти из этой «пирамиды» и посмотреть на нее со стороны.
• Начинается совещание с отчета об исполнении задач по предыдущим совещаниям и подготовки объяснений, почему не выполнены какие-то из них в срок. В этом случае все понимают: то, что постановили на совещании, придется исполнять. Если этого отчета нет, то неизвестно, придется ли это все выполнять, или сказанное так и останется на словах. Когда есть исполнение и последующие санкции в случае неисполнения, все воспринимается всерьез.
• Объяснение должно готовиться заранее. Совещание не может быть посвящено поиску «козла отпущения» – тогда этому посвящается слишком большое количество времени, начинается «концерт», ведь «играют» эмоции. Это очень разъединяет, разделяет коллектив. Такое проведение планерок приносит разрушение. Подготовка объяснения делается «за кадром».

Есть компании, в которых совещания проводятся каждую неделю. Но в этом случае проведение планерок – это пятиминутка. Если за неделю не набирается достаточное количество вопросов, требующих коллективного обсуждения и решения, проведение еженедельных совещаний, занимающих полдня или целый день, просто глупо.

Планерка не может быть «театром одного актера». Это специфическое совещание. Его проводит первый руководитель. Он говорит, острит, ехидничает, кого-то «задевает». Он любит, чтобы его слушали, он один «выступает», а все должны присутствовать. Он не реализовался в театральном искусстве и теперь восполняет эту брешь. Это может позволить себе собственник – на него пожаловаться некому. Часто забывают о том, что собственник руководит своим бизнесом не только ради денег или положения в обществе, а еще и для реализации своих несбывшихся детских или юношеских мечтаний. Он создает некое сообщество, которое бы наблюдало, насколько он талантлив и реализовал себя в жизни».

Александр Фридман о планерках: точка осмысления или «ручной привод» руководителя?

«Планерки – очень условное название, это некая форма привычных всем собраний. Сегодня в современных компаниях наблюдается мощная борьба со стандартными собраниями. Периодически в журнале Harvard Business Review появляются сводки с ошеломляющими цифрами. Заметки гласят, что согласно проведенным исследованиям, в некоторых странах тратятся огромные суммы средств на «пустые» собрания. Выдвигаются предложения для «убыстрения» совещаний – некоторые предлагают проводить их даже стоя.

«Я просто убрал стулья из зала заседаний, и продолжительность совещаний сократилась с трех часов до 20-30 минут.»

Я придерживаюсь такой точки зрения: собрание и вообще любая встреча – это инструмент. Бороться с инструментом только потому, что кто-то использует его не по назначению, является странной идеей. «Зло» не в собраниях или в их продолжительности, а в том, эффективны они или нет, есть ли от них польза или нет. Чтобы не попасть в ситуацию «прозаседавшихся», люди должны понимать, что кроме как обсуждать что-то, им нужно еще и работать.

Есть компании, пораженные этим «недугом»: там слишком много встреч. Это говорит о неправильном подходе компании к организации планерок, или же о том, что компания взяла слишком напряженные планы (так называемый эффект «плохого интернета»), и у компании просто не хватает ресурсов выполнять все проекты. А так как проекты требуют обсуждения и согласования, получается картинка под названием «прозаседавшиеся».

Планерки возникли в 20-30 годах прошлого века. Тогда они представляли собой элемент «ручного привода» руководителя. Директор собирал сотрудников, они отчитывались о проделанной работе, получали новые ценные указания и задания на короткий промежуток времени. Поэтому планерки и были инструментом «ручного привода». При отсутствии долгосрочных планов или недоверии к людям (не было уверенности в том, что они самостоятельно смогут выполнять долгосрочные планы и «держать лыжню» самостоятельно), их нужно было систематически собирать и навешивать «волшебные пинки».

«Результат по-русски – это отсутствие результата и красивый рассказ о том, почему не получилось.»

Что делают на планерках сегодня и для чего они нужны современным компаниям? Сегодня планерки не являются инструментом «ручного привода». Они больше похожи на координационные встречи. Если взять среднестатистическую компанию и рассмотреть ее подход к планеркам, можно увидеть, что планерки проводятся для сверки «курсов» и обмена актуальной информацией. Планерка сейчас имеет форму «легкого клуба». По истечении определенного периода (например, 1/4 месяца), сотрудники компании встречаются для сверки данных и обмена информацией. Сегодня бизнес-среда достаточно «турбулентная», и любой бизнес-план основан на предположениях, допущениях, предсказаниях. Например, мы предполагали, что за неделю будут такие результаты. А что произошло по факту?

Проведение рабочих планерок помогает первому лицу компании не попасть в ситуацию «оказывается, что-то не выполнено и что-то сорвано к концу месяца». Планерка вызывает у сотрудников чувство «общности», у них есть возможность обменяться актуальной информацией (ни у кого не возникает мыслей «я пашу, а некоторые бездельничают»). Происходит подбивка итогов, вводятся легкие коррекции. Серьезные вопросы на планерках обсуждать не стоит. Если на планерке всплывает вопрос, требующий глубинной проработки, нужно назначать дополнительную рабочую встречу, где он будет разбираться и прорабатываться.

Планерки предназначены для легких коррекций, поэтому их продолжительность должна составлять максимум час, а лучше – минут 30. Это некий обмен данными, «точка» осмысления. Относительно электронных форм проведения планерок могу сказать, что это хорошо в том случае, если у вас есть действительно высокомотивированная команда. Тогда люди не нуждаются в эмоциональном обмене, сами себя мотивируют, «заряжают». В остальных случаях ничто не заменит личную встречу или хотя бы «скайп-присутствие». Что касается современных и несовременных методов управления, повторю: биологически человек меняется намного медленнее, чем появляется техническое оснащение. И потому любой человек, пока он является открытой лимбической системой, нуждается в эмоциональном обмене с другими homo sapiens. Пока никаких эквивалентных замен этому не найдено».

Секреты эффективных планерок

«Новый образец поведения – это такая комбинация старых , при выполнении которой не возникает необходимости в каких-либо технологических паузах.»

Чтобы проведение совещаний было эффективным и не «съедало» рабочее время, к организации этого стандартного мероприятия необходимо подойти по-другому, вывести планерки на новый уровень. Долой монотонность и скуку! Только конкретика, прямые постановки задач и их целенаправленное решение!

Итак, правила эффективных планерок:

• Систематичность. Выработайте систему проведения планерок: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Каждой компании присуща своя систематика. Так вы приучите сотрудников понимать: будет планерка, значит, необходимы планирование задач и подготовка отчетности.Регламентированная планерка – идеальный вариант рабочего совещания.
• Регламентируется контент (задачи и вопросы, которые будут обсуждаться) – это позволит спикеру не отвлекаться на посторонние обсуждения. Также устанавливается тайминг для каждого вопроса. Если участникам нужно дополнительное время для обсуждения дополнительного вопроса, они могут обратиться к руководителю после совещания.
• Темп планерки. Руководитель задает свой темп, динамику и структуру планерки. Нормативы необходимы в начале совещания – для настройки участников на общую «волну», и в конце – для создания рабочего настроения. Задавая каждый раз хороший темп, сотрудники привыкнут к тому, что вопросы обсуждаются быстро и будут готовить соответствующие отчеты: по сути, конкретно, лаконично.
• Отчетность строго привязана к цифрам. Необходимы конкретные данные, точная информация. Например: «Темп наших продаж увеличился на 30 %». Но не «Наши продажи возросли». Чувствуете разницу?
• Мотивация – это важно. Планерка должна «заряжать» людей, задавать рабочий темп на весь день. Сотрудник должен возвращаться на рабочее место с чувством «победителя» проблем и любых текущих задач.

Придерживаясь этих несложных правил, можно вывести корпоративную планерку на новый уровень. Тогда она не будет монотонной, скучной или однообразной. Сотрудники будут стремиться к участию в планерке, потому что будут знать, что она интересна и эффективна. Планерка станет «подзарядкой», «музой», «рычагом» активности или порцией рабочего адреналина. Вы управляете вашими сотрудниками. Вселяйте в них чувство корпоративного единства и взаимопонимания. Тогда эффективность планерок будет высокой, а продуктивность вашего бизнеса выйдет на совершенно иной уровень!

Полезные статьи и материалы:

---

---

Поделиться в социальных сетях:

---

Зарегистрироваться

Как проводить планерку | Планёрка: креативность для бизнеса и самореализации

Автор:Давиденко Сергей

Как проводить планерку

Для чего используется техника креативности

Организовать и провести планерку максимально эффективно.

Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.

2. Подготовиться самому, подготовить  необходимые материалы и пригласить участников.

3. Провести планерку.

4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Как организовать планерку

Первое, что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.

Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.

Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.

Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения  планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.

Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.

Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер.  Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.

Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

Поделиться информацией о текущей работе каждого отдела, какие мероприятия проводятся, какие события прошли, какие запланированы. Актуально для больших организаций, в которых уже есть 4-5 и более отделов. Такие планерки задают общий рабочий настрой на всю неделю. Общее время проведения — до получаса.

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!) 

4. Творческая планерка.

Когда не хватает своих идей (или их просто нет, так тоже бывает). Такую планерку лучше всего проводить в формате мозгового штурма, либо другого удобного вам креативного метода поиска идей.

5. Планерка – как способ решения конфликтных ситуаций в коллективе.

Все мы люди, все мы человеки… и на работе возникают явные и скрытые конфликты.

И когда вы, как руководитель видите, что ситуация близка к критической, просто дайте людям возможность высказаться. Направьте их энергию конфликта=разрушения на созидание. Проведите планерку для сотрудников в формате свободного обсуждения, дайте возможность им открыто поспорить, но без «наездов» и оскорблений. Как это сделать? Грамотно «разрулить» конфликт – это ваша прямая задача. Обратитесь за помощью к коллегам – специалистам по HR или вышестоящему руководству.

Тему выберите актуальную, но скажем так, нейтральную  для всех участников. А на себя возьмите роль наблюдателя и выслушивайте всех внимательно, только направляя участников в конструктивное русло и не давайте им зайти в тупик.

Обязательно подведите итоги обсуждения заявленной темы, сделайте выводы и ознакомьте с ними всех участников.

О том, что планерка проводится для решения конфликтных ситуаций, участников информировать не нужно. Кроме тех случаев, когда именно тема решения конфликта ставиться целью проведения планерки.

Как провести планерку творчески?

1. Выберите необычное место. Красивое место в вашем городе, набережная, пешеходная улица или кафе. Главное, чтобы вы могли быстро туда добраться с работы и на работу.

2. Назначьте нестандартное время. Например, обеденный перерыв (только без ущерба для желудка). Или за полчаса до окончания рабочего дня, это мобилизует участников!)

3. Используемые материалы. Ограничьте участников, выдайте бумагу и ручки не каждому, а на двоих или троих человек. Пусть сами определяются, кто что будет записывать.

4. Заберите у всех телефоны перед началом планерки. Сначала люди почувствуют себя растерянными – у меня забрали связь с внешним миром! Но потом это поможет им сосредоточиться на решении вашей задачи.

5. Измените формат проведения. Не как все привыкли в зале для совещаний, а устройте конференц-связь по телефону или скайпу.

Способ проведения планерки зависит от задачи, которую вы хотите решить! Вы можете провести планерку в формате игры, заранее распределив роли. Главное, чтобы это не превратилось в балаган и пустую трату времени, а помогло вам максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Время и людей, которые рядом работают.

В завершение  планерки обязательно поблагодарите всех участников и подведите её  итоги. Напишите краткое резюме, первые выводы, возможно, дальнейшие цели и то как помогла вам эта планерка в решении рабочей задачи.

 

 

Приглашаю вас на коучинг: https://planerka.info/coaching/

Записаться на коучинг

Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности

Если вам понравилась статья — поделитесь ссылкой с друзьями!

Как проводить планерку

Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?

Цели проведения планерки

Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой мотивации персонала и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:

1. Постановка целей и задач на команду;
2. Доведение общей информации до всего коллектива;
3. Решение общих вопросов;
4. Мотивация и вовлеченность персонала;
5. Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;
6. Командообразование

Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.

План проведения планерки

Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.

Пример проведения планерки для продавцов магазина

• Приветствие, возможно разминка. Задача разбудить сотрудников, придать положительных эмоций.
• Обсуждение результатов работы за вчера. Поощрение лучших продавцов, лучшие продавцы должны поделиться секретами успеха. Желательно, чтобы были озвучены примеры правильного поведения, которые привели к положительному результату.
• Общая информация. Важные задачи на сегодня, обсуждение мероприятий, которые сегодня необходимо сделать.
• Постановка плана на день, возможно распределение планов на каждого продавца. Так же стоит оговорить за счет каких действий план будет выполняться.
• Групповая мотивация, мини командообразование, хака, короче нужно зарядить коллектив положительными эмоциями.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

• Ведущий доводит основные KPI показатели;
• Каждый руководитель отчитывается о работе своего подразделения. Лучшим аплодируют, худшие рассказывают о планируемых мероприятиях для изменения ситуации;
• Обсуждение общих вопросов, доведение информации;
• В завершении лучше всего завести какую-либо традицию, направленную на командообразование. Хотя бы громко поаплодировать.

Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.

Секреты успеха планерки

Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:

1. Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
2. Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
3. Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.

Правила проведения планерки

Рекомендую разработать ряд четкий правил, которые помогут сделать ваше собрание более эффективным. Дело в том, что всем собраниям свойственны одни и те же проблемы и важно уметь с ними работать.

Опоздавшие сотрудники

На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.

Одно и тоже время проведения собраний

Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.

О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.

Не затягивать время собраний

Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.

Говорит только ведущий

Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.

Обсуждение частных вопросов

Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.

Влияние собрания на работу

Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и контролироваться с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.

Как проверить эффективность собрания

Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.

«Планерка» как способ повышения лояльности персонала компании

Если численность вашей компании составляет от двух человек и больше, то коммуникация, то есть обмен информацией, является неотъемлемым элементом вашей управленческой деятельности. Ведь информация — это связующее звено всех частей организации. Нарушение коммуникации (ошибки при передаче информации, плохо построенный обмен и пр.) по уровням, например, начальник — подчиненный или отдел продаж — отдел закупок, всегда влечет за собой снижение показателей эффективности работы. И тут одна из ваших основных задач — обеспечить сотрудников не только инструментами или сырьем, но и, самое главное, информацией для качественного выполнения своих обязанностей, а, значит и для повышения прибыли вашего бизнеса.

Коммуникации в организации могут иметь самые разные формы и реализовываться различными способами. Хорошим примером коммуникации является проведение «планерок» (совещаний, «летучек») с сотрудниками. О том, что такое планерка, как и, главное, зачем регулярно собирать работников в одном месте, мы и поговорим сегодня в рамках серии постов по HR в нашем блоге.

Зачем нужна планерка?

«Планерку» можно охарактеризовать как короткое оперативное совещание по обсуждению результатов работы и текущих проблем. Варианты решения этих проблем тоже можно обсуждать, но тогда это будет уже более длительное совещание по конкретному вопросу. А основная цель «планерки» — контроль текущей ситуации и мониторинг актуальных проблем в работе компании.

Разберемся, что говорить на планерке и на какие вопросы вы отвечаете совместно с сотрудниками:

• что получилось сделать вчера (позавчера, на прошлой неделе), почему;
• что не удалось сделать, почему;
• что и как планируем сделать сегодня (завтра, на следующей неделе), какие результаты ожидаем.

Также нужно отметить роль «планерки» в формировании лояльности персонала компании. Лояльность персонала, или, говоря простым языком, верность компании формируется у сотрудников не только и не столько за счет заработной платы и прочих материальных благ (хотя и они, безусловно, играют роль). Лояльность не покупается. Тогда как провести планерку, чтобы ее повысить? Лояльность возникает через правильно выстроенную коммуникацию. Таким образом «планерка» может стать прекрасным инструментом повышения этой самой лояльности.

В ходе «планерки» разрушаются барьеры между отделами компании, снижается разобщенность. Все, что происходит в компании (планы, задачи, проблемы) становится ближе и понятнее каждому работнику, что повышает мотивацию и заинтересованность людей. Ведь если сотруднику неизвестны (непонятны) долгосрочные и краткосрочные цели компании, показатели эффективности ее работы, задачи на ближайшую неделю, это неизбежно ведет к демотивации и, как следствие, ухудшению результатов работы и потери управляемости.

С другой стороны, если вы знаете, как правильно провести планерку, то сотрудники хорошо понимают, что происходит в компании, в каждом отделе, радуются общим «удачам» и достижениям, разделяют (просто разделяют, даже если не решают совместно) проблемы. Именно через такие переживания, которые можно получить на «планерке», и формируется лояльность, командный дух.

Хорошо организованная «планерка» позволяет быстро и эффективно стимулировать персонал на решение ежедневных задач, мотивировать к достижению общих целей. Это один из идеальных инструментов формирования командного духа у сотрудников — в связи с этим надо подчеркнуть, что особенно важно проводить планерки в период введения изменений в компании. Через «планерку» легко получать обратную связь от персонала и корректировать план нововведений.

Признаками эффективности планерки являются ее результаты — что-то спланировали, получили обратную связь, разрешили спорную ситуацию, распространили или собрали новую информацию и т. д. Кстати, бывает, что сотрудники, а иногда и руководители воспринимают «планерку» как потерю времени, но на самом деле так можно сказать только про неэффективную, неверно организованную «планерку». Из этой статьи вы узнаете, как вести планерку так, чтобы она приносила пользу.

Правила организации «планерок»

Во-первых, время начала и окончания должно быть фиксированным и известным заранее всем участникам. Больше чем на 30 минут сотрудников лучше не собирать: работа компании или отдела «встанет». Если фирма небольшая, можно собрать все отделы вместе, если большая — только руководителей отделов (внутренние «планерки» они проведут сами) — так или иначе нужен адекватный подход к составу участников.

Во-вторых, по месту «планерки». Как проводить планерки в отделе продаж, если нет отдельного помещения, переговорной? Можно собирать всех в кабинете руководителя или просто в самом большом кабинете. К слову сказать, если места мало, «планерку» даже лучше проводить стоя — люди не будут «настроены» на долгую беседу: все кратко и четко, по делу.

Кроме того, сегодня есть сервисы, позволяющие проводить совещания и конференции он-лайн (например, Skype). Это хороший вариант, если ваша компания очень большая или ее отделы локализованы в разных географических точках.

 В-третьих, как правильно проводить планерки в отделе продаж и насколько часто нужно это делать? Периодичность этого мероприятия может быть разной. В одних компаниях принято «собираться» каждое утро, в других — по понедельникам или в начале и в конце недели. Все зависит от специфики работы компании, интенсивности бизнес-процессов, скорости поступления новой информации и качества связей между отделами.

В-четвертых, как и любую другую эффективную коммуникацию, «планерку» лучше начинать с позитива и позитивом заканчивать. Обсуждать проблемы обязательно нужно, но хорошо, когда «планерка» заканчивается какими-то вдохновляющими словами руководства, призывом к действию («Мы — команда!»).

В заключение подчеркнем, что «планерка», как форма коммуникации внутри организации, является прекрасным способом повысить лояльность ваших сотрудников, сделать их «более верными» компании. А лояльные сотрудники однозначно приносят прибыль, тогда как нелояльные несут только слухи, домыслы и недоверие.

Признание со стороны коллег, похвала начальства, дружелюбная, теплая атмосфера в коллективе — это все «правильная планерка», которая формирует здоровое желание «порвать» конкурентов за свою компанию. Это то, что вам нужно — движение вперед. Так что «планируйте» грамотно — собирайте всех вместе, решайте проблемы и вдохновляйте!

Высоких вам конверсий!

Дарья Хоромская,

руководитель HR-отдела LPgenerator

image source Pavel Kirillov

03-12-2014