Цель встречи: Официальные деловые встречи: виды, цели, задачи, особенности – как правильно себя вести и на что обратить внимание при подготовке |

Организация встречи: цели, продолжительность и роли

Как бы не расходилась зона ответственности менеджеров проектов разных организаций, их работу тяжело представить без встреч. Причем, организация встреч, модерирование и фасилитация – одни из самых важных софт-скиллов проджект менеджеров.

Встречи в управлении проектами

Встречи занимают важное место в работе менеджера проектов. Те ребята, которые работают по скраму знают, сколько именно места они занимают. Зачастую встречи превращаются в посиделки без цели – чтобы были. Когда собирается пять человек с одной стороны, десять с другой, и кружат вокруг поставленных проблем без решения на выходе.

Встречи могут быть

1. Для передачи задач команде
2. С целью синхронизации статуса между участниками проектной команды
3. Для открытия и закрытия проекта/этапа проекта (p3express)
4. Знакомство с клиентом
5. Для принятия задач от клиента
6. Для передачи результатов работы, обсуждения статуса


7. И еще примерно тысяча поводов встретиться

Чтобы встречи не оказались сливанием времени впустую, должны быть правила, регламентирующие их проведение. Они не должны быть императивными и жесткими,  это скорее фишки, которые здорово помогают в работе. Навык проведения встреч – одна из граней профессионализма руководителя проекта.

Время встречи

По поводу назначения времени встречи у меня есть свой собственный загон, который стал привычкой. Они исходят от целей встреч и моих собственного распорядка дня.

Правила всего два

1. Встречи, проводимые с целью забрифоваться, забрифовать и подумать проводятся в первую половину дня
2. Встречи с целью продать и утвердить проводятся после обеда. Туда же – цели без опеределенной цели. Не понятно, зачем они нужны, но периодически случается и такое

Мой рабочий день начинается в 11 утра, и первые три часа – самая активная его фаза. Когда отдохнувший, приходишь в офис, готовый перевернуть весь мир. Внимание сконцентрировано, мозг работает хорошо. Поэтому это время нужно выделять на самые важные, стратегические задачи: узнать, что нужно заказчику или забрифовать исполнителя на выполнение задач. Брифинг неплохо сочетается с помощью по планированию дня. Это самое эффективное время, потому его достаточно глупо тратить на посиделки с чаем или на раскачку в соцсетях.

После обеда думается не так хорошо – если замечали, процессы как будто замедляются. Работа идет спокойнее, а внезапной нотификации с фейсбука гораздо проще переключить внимание на себя. Эта деталь хорошо играет на встречи с механическими действиями – например, продать проект или объяснить клиенту, почему задачу выполнили так, а не эдак. К тому же, “как выяснили ученые” (с), сытый человек чаще принимает положительные решения, нежели отрицательные. Читай Д. Канемана и пользуйся.

Твои “активные” и не очень фазы дня могут быть в другое время дня – учитывай это при организации переговоров. Важно, что ориентироваться нужно на свои фазы, а не команды, руководства или клиента. Ты – менеджер, и на тебе ответственность за организацию (и отчасти за итоги) встречи. Исключения бывают, частности поведения собеседников тоже нужно калибровать и принимать в учет.

Продолжительность встречи

По собственным ощущениям, продолжительность встреч следует выдерживать в пределах академического часа – 40-45 минут. После этого тяжело сконцентрировать внимание и, как следствие, падает эффективность встречи. Если встреча заведомо займет гораздо больше времени – желательно выделить и запланировать время для перерыва. Как в школе.

Лучше всего контролю продолжительности встречи способствует четко составленная агенда и следование плану встречи. Например, если разговор отклоняется в сторону, нормально поправить собеседников и вернуть в правильное русло. Самая плохая ситуация – когда встреча заняла два часа, но не обсудили и половины из плана встречи.

Второй способ контроля продолжительности встречи – внешние ограничители. Например, через час следующая встреча. Об этом объявляется собеседникам, и время встречи ограничивается часом. Когда люди понимают, что время ограничено и есть дедлайн, они действуют эффективнее.

Роли и поведение на встрече

Поведение менеджера проекта на встрече зависит от обстоятельств и цели встречи. Случаются ситуации, когда менеджер – точка контакта между компанией и клиентом. В этом случае на тебе активная роль в переговорах. Когда происходят переговоры внутри команды точно так же – ты и презентуешь и лидируешь встречу.

В некоторых случаях придется подключать участников рабочей команды. Например, если речь идет о сложных технических вещах, которыми занимался конкретный человек. В таком случае ты просто не сможешь закрыть все вопросы – особенно, если на той стороне техническая команда.

Какой бы формат встречи не имел место быть, на менеджере роль распорядителя, фасилитатора. Самое дурное, что может сделать менеджер проекта – пустить встречу на самотек, отвлекаясь на задачи по другим проектам и находясь в своем ноутбуке. Также ничем хорошим не заканчивается возможность встреч рабочей команды и клиента без твоего участия. Проект точно пойдет не туда, а клиент по итогу еще и поинтересуется, с чего им пункт “управление проектом” в смете.

// эта статья была в два раза длиннее, потому я ее разделил, чтобы не перегружать. Вторая часть посвящена агенде встречи и ее резюме. В онлайне появится как обычно, в ближайший понедельник.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Просмотров:
718

Posted by Vitaly Salakhmir

Я — руководитель проектов. В управление проектами пришел в 2015 году, спустя год попыток сменить специализацию. На старте из обучающих материалов было несколько курсов, которые никакого толка не принесли и талмуд в виде пятого PMBoK. Почти все познания приобрелись собственным опытом. А так как большую часть времени работал в агентстве, то опыт накапливался просто гигантскими порциями — всего за карьеру у меня было больше пятидесяти проектов. Чтобы сократить путь твоего обучения, существует этот блог. Помогаю разруливать ситуации и разбираться в предмете лично (когда есть время и пока бесплатно) — пиши в телеграм.

Навигация по записям

Предложения со словосочетанием ЦЕЛЬ ВСТРЕЧИ

Цель встречи была в том, чтобы определить, сколько они сумеют выставить отрядов и каких именно.

Возьмите инициативу в свои руки, представьте коллективы друг другу, озвучьте цель встречи, основные вопросы (2 — 3), а также регламент, включая время перерывов и время для обеда, если он предусмотрен.

А на вопрос о

цели встречи, им был дан «исчерпывающий» ответ, — «приедешь, узнаешь».

Даже сквозь ткань чувствовался огонь, бушующий в нём, поцелуй встречи и тоски.

Например, так можно успокоить суетливую обстановку в доме, развеселить грустную компанию или сплотить людей, напомнив им о цели встречи.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова прочирикать (глагол), прочирикала:

Кристально
понятно

Понятно
в общих чертах

Могу только
догадываться

Понятия не имею,

что это

Другое
Пропустить

Дерзких интересных, амбициозных целей встретишь немного.

Для того чтобы руководитель отдела продаж мог понимать, достигнута ли цель встречи, выполнил ли менеджер поставленную перед ним задачу.

Но в целом встречу можно было считать удачной.

Цель встреч между христианами не ограничивается их знакомством друг с другом, совместной молитвой и диалогом.

В самом общем виде в план надо включить следующие пункты: знакомство, обмен начальной информацией с партнёрами, предварительная психологическая оценка другой команды, начало переговоров, определение повестки дня,

целей встречи, процесс переговоров с указанием ролевого участия членов вашей команды, определение путей выхода из затруднительных ситуаций, поведение вашей команды в перерывах (обмен информацией, обсуждение, анализ и возможная замена стратегии, установление дружеских отношений с партнёрами), условия завершения переговоров — по достижению цели или по лимиту времени, определению условий и места следующего раунда, если это потребуется.

А загадочные ночные хождения, которые она совершала, не имели ли они целью встречи с моими зловещими соседями?

Главной целью встречи было выявить, как протекает процесс медиаобразования в мире и какие трудности встречаются на пути реализации такого рода образовательной политики, а также разработать практические рекомендации, направленные на повышение уровня медиаобразования и мобилизацию усилий его сторонников.

При этом интервьюеру стоит взять инициативу на себя и оговорить, будут ли ещё встречи, их примерные сроки и

цель встреч.

Шаг 1. Определите цель встречи. Озвученная цель сосредоточит клиента и настроит на деловой лад. Возьмите инициативу в свои руки.

Во вступлении респондентам должны быть объяснена цель встречи и особо подчеркнут тот факт, что мнение каждого из участников очень важно для исследования.

Для первой встречи такие роскошные, откровенные наряды ещё не подходят, хоть и соответствуют основной цели встречи — свидание с мужчиной.

Также следует не забыть про правильную осанку, красивую походку и, собственно, цель встречи.

Как правило, она заключается в непонимании пользователем цели встречи.

И ещё тогда, когда цель встречи не обильная еда, а общение.

И, роясь в запылённом складе собственных, так давно невостребованных знаний, мы вспоминаем, как прекрасна была жизнь без всяких там экзаменов, зачётов, когда единственным фактором, портившим наше радостное существование, было периодическое посещение лекций с целью встречи и обмена информацией с другими студентами.

В целом встреча прошла на удивление спокойно, я перестал замечать странные вещи вокруг себя.

В ежедневнике вы будете коротко записывать имя человека, время и цель встречи.

Если цели встреч ясны и в достаточной степени отчётливы, составлять целевой план нет необходимости.

Более структурированная в крупных проектах и менее формальная в мелких, выборка обычно подготавливается после того, как определены цели встреч с заказчиками (см.

Хорошие организаторы совещаний в первую очередь определяют цель встречи и созывают совещания только тогда, когда собрать людей вместе действительно необходимо.

Если вы решили отпраздновать торжественное событие, где соберётся много гостей, а места для их встречи мало и цель встречи — общение, а не обильная трапеза, то прекрасная альтернатива праздничному столу — фуршет.

Целью встречи на второй день является не решение проблем, а повышение качества мышления.

Так вот, значит, в чём крылась действительная цель встречи.

Цель встречи заключалась в получении ответа на вопрос: что привлекает некоторых людей, особенно молодых, к экстремистским движениям и почему некоторые из них покидают эти движения?

Целью встречи было развитие планов по созданию альтернативных видов топлива.

Целью встречи стало определение новой модели общества, способной восстановить разрушенную экономику.

Каждый из нас живёт в этом мире, преодолевая препятствия, с целью встретить свою любовь.

Опасность, грозящая планете, заставляет ребят раньше оговорённых сроков пуститься в опасное путешествие на своём диковинном летательном аппарате с целью встречи с пришельцами и спасения земной цивилизации.

Намерение: наверное, не совсем понятна цель встречи. Сейчас расскажу.

Переопределение: сейчас не совсем удобно назначить встречу, потому что не понятна цель встречи…

Отработали так стремительно, что я даже не успела осознать того факта, что выступали мы в ресторане, куда народ пришёл не с целью встречи с искусством, а гульнуть.

Если достижение и поддержание изначальных жизненных целей встречает трудности, эти цели корректируются, но не потому, что они не достижимы, а потому, что слишком велико искушение их изменить, ослабить, упростить.

Шаг первый. Определите цель встречи. Озвученная цель сосредоточит клиента и настроит на деловой лад.

С большей вероятностью целью встречи (или встреч) могли стать психологические консультации и, возможно, поиск ответов посредством специальных техник или что-то похожее.

Цель встречи была сформулирована так: «Роль разведок после окончания холодной войны».

Впрочем, радоваться тут совершенно нечему, ибо цель встречи, стопроцентно, деловая.

Целью встречи будет поиск улик, которые могли были быть пропущены во время первоначального расследования.

Очевидной целью встречи было обсуждение того, как они могли бы укрепить решимость президента.

Ну вот, собственно, мы и подошли к цели встречи.

В целом встреча с другом вышла натянутой.

Об изначальной цели встречи за пять часов так и не было упомянуто ни одной из сторон.

Потом, вспомнив о цели встречи, на которую направлялся, он вытащил алый шёлковый платок, красовавшийся в нагрудном кармане пиджака, и вытер вспотевший лоб.

Приземлившись за сервированным столом, он съел крабовый салат, выпил французской минералки и, забыв о цели встречи, полчаса взахлёб говорил о футболе.

Неточные совпадения

Цель и название встречи выглядели так — «Собрание с целью моления и некой жертвы кровной».

И вот именно сегодня, после вроде бы ничего не значащей встречи с весёлой старушкой в парке, мне стало казаться, что я достигла своей цели.

Внимательный осмотр окрестностей, кроме познавательных целей, позволял ещё и отвлечься от мыслей о встрече с бывшим женихом сестры.

Но и эта любовь для неё на первых порах не цель, а средство (ведь встреча с юношей спасает её от заточения в монастыре).

Его красочные, сочные рассказы о службе в пожарных, об апробации пострадавшего на пожаре и прооперированного его члена на медицинском персонале, о близких встречах с немцами в начале войны и отступлении с целью истощения фашизма вызывали у слушателей хорошее, весёлое настроение и уверенность в силе простого русского человека.

Завтра, послезавтра на встречах, совещаниях и в письмах попробуйте применить новые принципы: цель, конкретика, экономия времени. Вас порадует результат.

Осознав бессмысленность вежливых фраз, которыми мы пытались обмениваться, мы наконец прямо заговорили о цели нашей встречи.

Встреча с ней оживила старые воспоминания и чувства, но ему нельзя было отвлекаться от намеченной цели.

Ей ни разу не становилось скучно, и, наверное, ему в её присутствии не было скучно тоже, ведь он каждый раз просил её пойти с ним, неважно куда — к знакомому в мастерскую для каких-нибудь общих дизайнерских дел, или на встречу с клиентом, для которого он делал какой-нибудь проект, или на такую вот приятельскую встречу, не имеющую никакой прагматичной цели.

Цель этого этапа — продажа, либо получение предоплаты, либо получение согласия на встречу, может быть, назначение времени второго звонка.

И главная цель назначаемой встречи — письмо.

Но по мере приближения к месту встречи она невольно сосредотачивалась на цели, слишком серьёзной, чтобы легкомысленно отвлечься от неё.

С этой целью могут быть организованы интервью непосредственно в редакциях, а также неформальные встречи с журналистами на пикниках, в кафе или прямо в офисе компании.

Цель — повышение эффективности встреч и доведение переговоров до продажи.

Обоим президентам эта встреча нужна только в рейтинговых целях.

Обычно, если у дам не было какой-нибудь специальной цели для встречи (а такие цели появлялись никак не реже раза в месяц, и дальше вы узнаете, почему), они занимались всякой всячиной.

После этого было предложено, чтобы каждый из нас к следующей встрече подготовил собственное произведение с целью его усовершенствования с помощью наших взаимных замечаний, критики и поправок.

В такой ситуации менеджер по работе с персоналом имеет больше возможностей подготовиться к встрече с кандидатом, заранее спланировать ход, предположительные пути развития и содержания диалога, здесь куда чётче определены первичные цели подбора персонала.

Значит, управлять этим возможно, и это одна из целей сегодняшней встречи и разговора.

Благо волшебных плодов для этой цели у героя хватало с избытком, и они засыпали, заранее оговорив все детали возможных встреч, все трое.

Генеральный консул поручил мне заняться этим участком, предупредив, чтобы я организовывал встречи только с такими представителями прессы и общественности, которые освещали бы нашу политику в благоприятном духе, и чтобы для этой цели подбирались кандидаты среди советских моряков, которые могли бы достойно представлять советский народ.

Чтобы отвечать нашему сердцу, цели, ради которой мы живём и судим обо всём, критерию, по которому мы живём и судим обо всём, — человек, встреча должны быть исключительными.

Как провести первую встречу с клиентом и не облажаться. Читайте на Cossa.ru

На первой встрече обычно знакомятся с потенциальным клиентом и обсуждают возможное партнёрство. Иногда у компании уже есть запрос: например, организовать дилерскую конференцию. А бывает, что есть желание улучшить процесс, но нет понимания, как это сделать: разработали систему адаптации новых сотрудников, но ею никто не пользуется. Как так сделать, чтобы начали? Знаем, что коллеги по цеху часто, собрав с потенциального клиента вводные, уходят с первой встречи подумать над предложением, просчитать смету… Потом возвращаются. Совершают в начале общения массу действий, которые не всегда приближают их к заключению договора.

Настоящая забота о клиенте — это не тратить его время попусту, сразу понять задачу и начать действовать — предложить конкретные решения.

Мы считаем, что с первой встречи можно и нужно уходить только с проектом «в кармане» — что называется, «ударив по рукам». Только это можно считать результатом. Всё остальное — его отсутствие.

В этой статье расскажем о правилах, которые помогают уйти с понятными договорённостями о дальнейшей работе. Правила органично родились из шести принципов why_effect, на основе которых действуем и строим культуру компании:

• 
  делать со смыслом;
• 
  любить то, что делаешь;
• 
  помогать другому;
• 
  быть честным;
• 
  отвечать за результат;
• 
  развиваться.

True stories из нашего опыта

Заранее подумай о технических деталях — подготовь ноутбук, переходники, вот это всё

Но будь готов защитить свой продукт и аргументировать его покупку без подручных средств: есть только ты и твоя голова.

Однажды приехали на встречу к клиенту, а ноутбук, где была презентация о компании с успешными кейсами, неожиданно сел. Пришлось выкручиваться и рассказывать материал просто голосом. Теперь вся команда на пятницах развития учится объяснять, что мы делаем, и защищать проекты «на пальцах».

Выясни, кто со стороны клиента принимает решения на проекте и по каким критериям оценивает конечный результат

Если этого человека нет на встрече, объясни присутствующим ценность работы с ним напрямую — важно «на берегу» добиться знакомства и включённости в процесс. Иначе в конце может выясниться, что человек хотел получить другой результат, а подчинённые некорректно сформулировали ТЗ.

Готовили подразделению крупнейшей российской ИТ-компании шаблон презентаций, которым будут пользоваться менеджеры. Параллельно то же самое делали для них конкуренты. По итогу клиент принимал решение, с кем продолжить работу.

На первой встрече был менеджер проекта и арт-директор — с ними договаривались об условиях, а потом согласовывали структуру слайдов и референсы, защищали сам концепт. После защиты клиент взял тайм-аут на «подумать» — вернулся с новостью, что проект выиграли другие ребята. Решающим фактором стало наличие модульной сетки в предложении конкурентов — элемента, который нужен дизайнерам, чтобы выравнивать объекты на слайде. А менеджерам, у которых уже есть готовый шаблон, — не нужен.

Оказалось, что решение принимал дизайн-директор компании, которого мы никогда не видели, а значит защитить ему свой продукт и объяснить, почему мы разработали такое решение, не могли. Так мы проиграли классный проект.

Будь партнёром, а не подрядчиком

Решай бизнес-задачи, а не делай проектики.

Встретились с фармацевтической компанией, получили задачу сделать обучающий видеоролик для медицинских представителей. Ролик сделали — и успокоились.

Глубже не пошли — не выяснили на встрече, почему вообще возникла необходимость в таком продукте, как эта задача встраивалась в стратегию развития отдельного подразделения внутри компании. Проект закрыли, а потом узнали про настоящую проблему: медицинские представители не знают, какие возможности роста есть в компании, и уходят.

Это значит, что бизнес-задача была уменьшить отток сотрудников и повысить информированность о внутренних программах развития для сотрудников. Для её решения одного видеоролика недостаточно.

Если бы мы на первой встрече поинтересовались, то предложили бы комплексное решение: не просто ролик, а ещё рассылку, приложение, образовательный курс.

Теперь всегда начинаем с вопроса «Зачем?». Зачем снимать видеоролик? Делать презентацию? Сайт? Видеоролик — это не самоцель, с его помощью бизнес решает внутренние задачи. Если понимаешь это и искренне хочешь помочь — можешь строить с клиентом долгосрочные партнёрские отношения, где ты заинтересован в развитии его бизнеса не меньше, чем в своём.

Лидируй встречу, соблюдай тайминг

В начале встречи спроси, сколько времени есть у человека. Напомни цель и регламент — что важно обсудить, к какому результату прийти. Если в ходе разговора человек уходит в рассуждения, которые к решению задачи отношения не имеют, тормози его — не бойся напомнить, что время ограничено.

Приехали на встречу с зампредседателя одной государственной корпорации — обсудить защиту проекта по улучшению бизнес-процессов перед председателем.

На встрече клиент постоянно уходил в рассуждения о жизни, делился воспоминаниями. Обсудили всё, кроме дела: начали с блокчейна, закончили историей России: «Амир, понимаешь…».

Истории не приближали нас к пониманию задачи — не иллюстрировали ответы на возникающие вопросы. Мы честно об этом сказали, прежде поблагодарив за рассказ. Это можно сделать вежливо, не обидев человека: «Не могу вытащить из истории ценность для проекта — можешь, пожалуйста, ещё раз объяснить, к чему ты это рассказал?»

Конечно, комфортнее промолчать и дать договорить историю в двадцать минут. Но следить за таймингом встречи и возвращать к цели разговора, если видишь, что отклоняетесь от курса, — твоя ответственность и забота о клиенте.

Говори про клиента, а не про себя

Объясняй ему ценность того, что предлагаешь. Неважно, какие клёвые ты делаешь сайты. Важно, как это может помочь конкретному человеку в конкретной компании.

Делали проект для одной телекоммуникационной компании. На первой встрече рассказали клиенту, что работаем по собственной методологии в четыре этапа:

1. 
   составляем понимание задачи и пишем сценарий;
2. 
   разрабатываем визуальную концепцию;
3. 
   делаем раскадровку;
4. 
   создаём продукт.

Методология разработана согласно нашему убеждению, что смысл первичен, а визуальная форма может быть любой.

Сперва встретили сопротивление: «И чё, что у вас методология? Мне просто преза нужна». С позиции клиента объяснили, как работа по методологии приведёт нас к результату — мы пишем сценарий, чтобы построить рассказ, который будет понятен конечному читателю или слушателю, то есть клиенту клиента. Благодаря такому подходу у человека не возникло ощущения, что мы просто пытаемся заставить его работать, как удобно нам, — он понял, что это влияет на качество продукта. А раньше по неопытности мы говорили на встречах, что пишем сценарий, чтобы нам легче было визуализировать содержание.

Организационные вопросы

Но всё описанное выше не будет работать, если не соблюдать базовые правила.

Несколько фундаментальных из них — ниже.

Не опаздывай

Прояви заботу и уважение. Если задерживаешься, сообщи заранее — минимум за час. Никто не хочет строить отношения с необязательными людьми.

Готовься ко встрече

Заранее узнай, кто будет со стороны клиента и зачем. Посмотри социальные сети людей, с которыми предстоит говорить: это поможет лучше их понимать, ты будешь чувствовать себя увереннее. Прочитай последние новости компании и индустрии — важно знать, куда идёшь и чем можешь помочь.

Выясни или обозначь цель встречи заранее

Чтобы по ходу дела вдруг не выяснилось, что ожидания расходятся.

Садись рядом с клиентом, а не напротив

Так он будет подсознательно воспринимать тебя как союзника, а не противника. Лучше сразу предупредить, что будешь делать записи в блокноте или на ноутбуке, чтобы человек понимал — ты его слушаешь, а не залипаешь в социальных сетях.

Подведи итоги

Проговори в конце встречи, какая у неё была цель, к какому результату удалось прийти. Если что-то не сделано — предложи обсудить, почему так получилось. Скажи, какие дальнейшие шаги с твоей стороны, а чего ждёшь от человека — чтобы обе стороны ушли с единым ви́дением ситуации. Вышли после встречи фоллоу ап.

Правила работают, только если быть честным с клиентом

Клиент — это не компания, а конкретный человек, с которым ты идёшь на встречу. У него есть имя, роль в компании, задачи, за которые он несёт ответственность. Все эти правила про то, что ты честно и с заботой относишься к этому человеку — искренне хочешь помочь решить проблему.

Если мотивация иная — опустошить кошелек потенциального любой ценой, убедив в покупке продуктов и услуг, которые ему не нужны, ничего не получится. Даже, если соблюдать правила.

Отношение всегда ощущается — даже, если получишь формальный результат и заберёшь проект, в процессе станет понятно, что думаешь только о себе. С такими людьми и компаниями никто не хочет работать. Отношение определяет результат.

Мы учимся у лучших и на собственном опыте — вести встречи и в целом работать с клиентами.

Если хотите тоже, начните с рассылки рассылки «Главреда» о работе с клиентом.

Потом можно почитать «Советника, которому доверяют» (Дэвид Майстер, Чарльз Грин, Роберт Галфорд), «Сначала скажите „нет“» (Джим Кэмп), «Обнимите своих клиентов» (Джек Митчелл) и «Клиенты на всю жизнь» (Карл Сьюэлл).

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на [email protected]. А наши требования к ним — вот тут.

Этапы проведения встречи «B2B»

23.01.2019

спикер: Владимир Иванов

скачать презентацию

Содержание:

1. Виды переговоров В2В
2. Переговоры В2В
3. Импровизация
4. Этапы переговоров

Виды переговоров В2В:

1. Презентация (работа с большой аудиторией. Цель — продать гипотезу, возможный вариант работы с продуктом)
2. Групповая встреча (встреча с одной компанией, продукт является экспертным. Принимает решение не один человек, а кворум. Есть этапность проведения групповых переговоров, сложность — угодить всем)
3. Встреча на своей территории / нейтральной (есть правила и специфика как принимать гостей, либо проводить переговоры в кафе и пр.)
4. Первая встреча (самая сложная, фундаментальная для формирования бизнес-связей с потенциальным клиентом)
5. Телефонные переговоры (отличается от первой встречи. По сложности превосходит первую встречу, так как не предполагает визуального общения. Влияние на потенциального клиента — только голос и харизматичность речи)
6. Переговоры через мессенджеры (активно развивается с середины 2000-х годов. Это особый формат, важно проявлять индивидуальность и избегать формальность)
7. Деловая переписка (нельзя обменяться эмоциями, все зависит от настроя адресата).

Переговоры В2В

Импровизация

«Против»

В импровизации безусловно есть свои преимущества, но вместе с тем нужно учитывать, когда импровизация непозволительна. Реальный опыт переговоров у человека появляется от 1,5 лет работы в одной сфере (клиенты, база), в более сложных случаях люди добиваются опыта на протяжении 3 лет.

Пример

Чаще всего люди попадают в аварию тогда, когда у них стаж вождения превышает 6 месяцев, но еще не достиг 1 года. Психологи говорят о том, что первые шесть месяцев водитель невероятно внимателен и старается соблюдать все правила, после полугода вождения у него появляется уверенность, что все хорошо, но навыки еще не отточены. Уверенность + отсутствие опыта = аварии.

• Совокупность уверенности и отсутствия опыта исключает импровизацию, необходимо следовать правилам.
• Если клиент ценный, то рисковать и импровизировать не стоит.

«За»

Импровизировать можно, когда:

• Огромный опыт
• Знание всех этапов
• Вхождение в канал доверия (открывает безграничные возможности работы с клиентом)
• Отсутствие времени
• Постоянная диагностика состояния собеседника

Работая в самой неустойчивой зоне, связанной с человеческим фактором, предвидеть модель поведения собеседника почти невозможно. Поэтому нужно ориентироваться «на ходу».

Этапы переговоров

Все зависит от шагов: если они большие, то это начало и конец переговоров, если поменьше — то начало, середина, конец.

Чем больше этапность переговоров, тем выше детализация встречи.

Подготовка к встрече позволит провести предварительный анализ собеседника (данные в интернете, соц. сети) и дополнительно вооружиться необходимыми знаниями.

Цель этапов — вхождение в канал доверия.

Безусловно конкурент предпринимает попытки подорвать Ваш авторитет в глазах клиента, и только находясь в канале доверия, можно быть уверенным в том, что клиент будет за Вас заступаться.

Приветствие

Цель приветствия — установление контакта.

Согласно учению Зигмунда Фрейда, когда человек видит человека в первый раз, он угадывает его модель поведения на 80%. Далее во время общения знания о человеке идут на спад. Так происходит, потому что у каждого человека есть эго, которое, в свою очередь, является главным исказителем восприятия человека.

При первой встрече человек начинает неосознанно адаптироваться в первые 30-120 секунд.

Для того чтобы человек не закрывался и присвоил Вам статус положительного персонажа, необходимо следовать трем важным правилам:

1. Во время адаптации, когда человек неосознанно выбирает, какой статус Вам присвоить, ни в коем случае нельзя нарушать его пространство восприятия. Необходимо задержаться на 2 секунды, а потом уже медленно проходить.
2. При создании первого впечатления/приветствии необходимо «громко улыбаться».
3. Во время адаптации собеседника необходимо использовать жест «открытых рук», это способствует неосознанному расслаблению собеседника

Гнездо

Как окружение влияет на переговоры? Что из элементов вокруг является важным?

В вооруженных силах понятие «гнездо» означает то место, откуда снайпер ведет стрельбу. В свою очередь, у переговорщиков тоже есть «гнездо» — место, где переговорщик может отработать свою задачу максимально эффективно.

Садиться на переговорах «лоб в лоб» нежелательно, поскольку создается эффект конфронтации. Лучше выбирать позу «бочком».

Отвлеченная беседа

В этом этапе заключается вся американская школа ведения переговоров.

О чем говорить нельзя?

• о религии
• о политике
• о спорте

У многих коммерсантов есть привычка поднимать тему погоды, надеясь вывести собеседника на эмоции. Однако это не всегда срабатывает.

Необходимо также избегать предсказуемости.

Регламент

Для переговорщиков этот блок является одним из фундаментальных.

Выстраивание коридоров переговоров — заведомая прорисовка важных моментов в переговорах, которая позволяет закрыть ненужные темы и открыть нужные.

Регламент сглаживает переговоры, исключает «ступени-переходы» от одной темы к другой и одновременно ставит «предохранитель» от «соскока» с выявления потребностей.

При озвучивании регламента важно фокусировать внимание на последнем слове «хорошо?».

Презентация компании

Основные ошибки в момент презентации компании:

• Спикер увлекается и говорит больше, чем два предложения.
• Цифры в презентации должны быть всегда (география, сколько лет на рынке, объем продаж, прирост клиентов, прогнозы).
• Никогда в презентации не стоит скатываться на сам продукт.

Выявление потребностей

Выявление потребностей — это зона определенной импровизации.

«Спин-продажи» по Нилу Рекхему.

Нил Рекхем — психолог, не продажник. Был приглашен в компанию с целью выявить максимально эффективные способы ведения переговоров непосредственно на встречах. Он открыл, что при выявлении потребностей вопросы должны быть ситуационные, наводящие, извлекающие. Необходимо раскрыть определенную тему (боль клиента), предположить, как эта боль в дальнейшем скажется на компании клиента, что клиент сейчас планирует делать, чтоб исключить проблему.

Нил Рекхем рекомендует начать выявление потребностей со следующего вопроса: «возникают ли у Вас проблемы, связанные с …?». Навряд ли эта манипуляция будет эффективна для отечественной ментальности. С высокой вероятностью клиент ответит, что у него все в порядке. Поэтому методика Нила Рекхема будет эффективна в совокупности со старой школой выявления потребностей.

Психология переговоров берет очень много из криминалистики, которая говорит: никогда не задавайте вопрос, если не знаете на него ответ.

Презентация решения

Прежде чем сделать презентацию продукта, обязательно необходимо проговорить все то, что вы по кирпичику собрали во время выявления потребностей (основные боли клиента).

Говоря о том или ином продукте, необходимо упомянуть разнообразность спектра предложений, но акцентировать внимание на одном продукте («все продукты хороши, но именно для Вас вот этот продукт будет самым лучшим»).

В формировании презентации решения Ваша роль должна быть — роль спасителя!

Преодоление возражений

Даже если Вы предложили клиенту лучший и нужный продукт, абсолютно нормальными будут возражения с его стороны. Переговоры считаются сложными, когда клиент не высказывает своих сомнений.

Пример

При выборе одежды у покупателя в магазине сомнения возникают чаще всего в примерочной, когда он надел на себя ту или иную одежду. В этом случае задача консультанта — убедить в правильности выбора.

Возражения бывают также закрытые и не истинные.

В НЛП преодоление возражений берет свое начало со старой школы, которую описывал Блез Паскаль: «никогда не спорьте с собеседником. Всегда встаньте на его точку зрения, а потом помогите у видеть ему чуть больше».

Пример

Любимое изречение Брюса Ли: «в одно помещение пригласили учеников и подняли тему для обсуждения. Не прошло и двух минут, как в зале поднялся крик: каждый пытался отстоять и доказать свою точку зрения. Как только их вывели и на их место привели учителей, задав им тот же вопрос, в ответ было абсолютное согласие. У учителя достаточно широкий взгляд на те или иные вещи, а у ученика достаточно высокое забрало».

Групповые возражения

При групповом общении часто возникают ситуации, когда Вы, общаясь с группой людей, максимально уверены и прокачены в продукте, но от одного из ключевых лиц звучит возражение. Вы его преодолеваете, в этот момент другие ключевые лица также включаются в переговоры с возражениями. Помня очередность, Вы отвечаете первому, потом переключаетесь на второго, а третий думает, что он был второй, соответственно начинает относиться к Вам с негативом.

Важный момент: переходя к ответу другого человека, необходимо отметить, что Вы помните про другого человека и добавить «хорошо?».

Любое возражение должно быть закрыто, когда оно не является личностным. При переключении внимания с продукта на конкретную личность человек начинает чувствовать себя уязвимым.

Подведение итогов

Когда коммерсант провел переговоры, и все довольны, он начинает радоваться преждевременно.

Однако гештальт не завершен, и договоренности не закреплены.

Когда клиент позволяет Вам сдвинуть дедлайн заключения контракта, то ничего ему не мешает его двигать и дальше.

На моменте подведения итогов важно еще раз обрисовать, о чем Вы договорились с клиентом. Нужно ограничить клиента по времени (специальное предложение, дополнительная скидка, дополнительная услуга).

Для закрепления договоренностей всегда формируйте протокол встречи.

Завершение встречи

Завершение встречи — это еще одна возможность взять «дополнительное призовое место», сформировать о себе еще более положительное мнение со стороны клиента.

К примеру, находясь на переговорах на производстве, можно инициировать небольшую экскурсию по производству. У собственника бизнеса возникает желание хвалиться.

Скрытые этапы

Анализ собеседника —весомый, тяжелый, емкий этап проведения переговоров, который идет всегда. Благодаря этому этапу, деловые встречи становятся максимально эффективными.

Лучше всего анализировать собеседника при обсуждении отвлеченной темы либо при выявлении потребностей.

Эффективные методики анализа собеседника:

• по Эрику Берну «трансактный анализ» (в каком состоянии находится сейчас человек).
• ведущий канал восприятия информации, отсюда складывается моделирование Вашего предложения.
• по Виктору Пономаренко «семь радикалов».
• мотиватор — что движет человеком при принятии решения.

как продуктивно провести первую встречу • YWD

Встреча с клиентом — непростая задача, особенно для молодого «продавана». Как действовать, как не тупить, какие вопросы задавать? Как провести предстоящую встречу в продажах максимально эффективно? Вот пошаговый алгоритм для молодых бойцов-продажников, который идеально подходит для первой встречи после холодного звонка.

Первая встреча с клиентом

Итак, вас ждёт первая встреча с клиентом. Время наметить план переговоров и не забить про следующие моменты:

• Внешний вид. Опрятный деловой костюм или casual в зависимости от формата встречи. Аккуратная борода или выбритое начисто лицо. Чистые ухоженные руки, подстриженные ногти. Да, да, вы не ослышались. Обязательно чистые и ухоженные руки, потому что они всегда на виду. Самое ужасное, вы берете ручку подписать документ, а клиент видит грязь под вашими ногтями.
• Станьте тем, кому можно доверять. Встреча начинается с улыбки и взгляда, умении поддержать разговор и ваших манер. Продемонстрируйте вашему клиенту уверенность и готовность помочь ему в его задачах.
• Избегайте слов-паразитов и речевых ошибок. «Ихние» и «ПозвОнит» перечеркнут все ваши старания и созданное впечатление. Ничто так не режет ухо, как речевые ошибки.

Итак, для сначала проведите анализ компании. Копаем глубоко и упорно. Помогут все детали и факты о компании клиента. Например, оборот за год, проблемы с поставщиками, успешные проекты, выступления на конференциях ЛПР-ов, новые разработки и прочее.  На встрече ваш клиент должен чувствовать вас не как продавца, а как партнёра. Полный разбор клиента перед встречей поможет вам на встрече не тупить, говорить уместные вещи, предлагать подходящее решение.

Ставим цель. Перед встречей составляем пошаговую стратегию достижения цели максимум и цели минимум, планируем манёвры отступления и переключения внимания клиента, если он задаёт острые вопросы или «упирается рогами» в цену. Каким должен быть идеальный результат встречи? Какой альтернативный результат встречи с клиентом вас устроит. Поставьте чёткую цель.

Читайте также:

План переговоров с клиентом

Вы же собираетесь на встречу с клиентом не для того, чтобы о погоде разговаривать? Готовим примерный план встречи и переговоров по этапам. Чёткие шаги позволят вам направлять клиента во время общения и поддерживать динамику переговоров с клиентом.

Частая ошибка начинающих продавцов — хаотичные переговоры, прыжки с темы на тему, неуместные вопросы.

Возьмите ручку и составьте план предстоящих переговоров с клиентом. Соберите мысли на бумаге.

• Установление контакта. Пожалуй, один из самых важных элементов в переговорах. Если вы не можете установить контакт, то встреча пойдёт не в том русле, в котором вам хотелось бы. Создайте обстановку. Поговорите на отвлеченные темы и найдите что-то общее между вами и собеседником. Сделайте комплимент, аккуратно пошутите, пожмите руку, улыбнитесь и посмотрите в глаза. Будьте искренними и открытыми. Хороший контакт снизит напряженность и создаст доверительную атмосферу.
• Выяснение целей компании и мотивации ЛПР. Открою секрет, о котором вы уже догадываетесь. Вы и ваш продукт никому не нужен. Все в компании клиента хотят решить свои проблемы. Только собственник напрямую заинтересован в капитализации, так как получает прибыль. Линейный менеджмент довольно меркантилен. ЛПР-ов интересуют: финансовое поощрение, продвижение по службе, решение своей головной боли, получение признания и уважения, снятие рисков, высвобождение времени и так далее. Что конкретно нужно вашему ЛПР вы уже должны знать до встречи хотя бы в общих чертах. Используйте такую информацию себе на пользу.

Этапы согласование сделки

• Переговоры по продукту: что устраивает, что нет, разбираем вопросы по технической части.
• Переговоры по цене: целевая цена, опции, дополнительный сервис, бонусы и прочите плюшки. Здесь также можно хорошо апсейлисть ваши другие услуги и продукты.
• Разбор возражений: хорошо, не очень, дёшево, дорого, чем вы лучше конкурентов и т.п.
• Коммерческое предложение, соответствующее целям и задачам клиента. Обязательно уделите внимание результатам, которые получит клиент.
• Возьмите на встречу типовой договор для ознакомления. Вы можете подписать на встрече соглашение о намерениях или типовой договор, чтобы подтвердить серьёзность намерений. В половине случаев клиент уже будет готов на такой шаг, важно вовремя предложить.

Цену вашего решения продаём через результат, который получит ваш клиент!

Расскажите истории успеха ваших клиентов в этом сегменте. Желательно взять максимально похожую компанию из сегмента клиента и рассказать, как вы уже улучшили жизнь с помощью вашего продукта.

Закрепите ваши договорённости

Во время рукопожатия смотрите в глаза, а не в пол или сторону. Расставайтесь с конкретным планом следующих шагов в сроков. На этом моменте регулярно спотыкаются начинающие менеджеры по продажам. Посидели, поговорили с клиентом и разошлись в море корабли. Так нельзя.

Вы должны запомниться. Лучше всего запоминаются начало и конец встречи. Возьмите с собой памятный полезный подарок для клиента. Это может быть бизнес-книга или недорогой приятный сувенир.

Лучшая импровизация — это заранее подготовленная импровизация.

Подготовка к встрече необходима для качественного в общения с клиентом, чтобы вы смогли закрыть сделку. Исследуйте клиента вдоль и поперек. Изучите историю компании, попытайтесь узнать о проблемах компании от линейных сотрудников, которые касаются вашего продукта.

Исследуйте боль и задачи конкретного ЛПР, который будет на встрече. Изучите стратегию компании. Если это крупный LE (large enterprise) игрок рынка — информацию вы сможете найти в открытых источниках и социальных сетях компании.

Как сделать рабочую встречу максимально полезной

Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»?  Эти вопросы мы задали бизнес-тренеру из EPAM Дмитрию Татти. 

 

---

 

Какие встречи бывают

 

Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели. 

 

Встречи для информирования  

 

Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека. 

 

Встречи для обсуждения 

 

Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение. 

 

Встречи для принятия решений 

 

Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда. 

 

Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.  

 

От каких встреч можно отказаться 

 

Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется. 

 

Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться. 

 

Собрания с широкой повесткой 

 

Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.

 

Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников. 

 

 

Выступления нескольких отделов перед руководством 

 

Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают. 

 

Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела. 

 

Встречи для информирования 

 

Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет. 

 

Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.  

 

Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников

 

Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат. 

 

Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения. 

 

Регулярные собрания команды  

 

Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.

 

Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой. 

 

Как организовать и провести эффективную встречу 

 

Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе. 

 

Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:

 

• сформулировать тему, план и цель встречи

 

Организатору необходимо дать участникам как можно больше информации о встрече уже на старте. Для этого нужно сформулировать тему собрания как можно четче, прописать список тем и вопросов, которые вы собираетесь затронуть и каких результатов планируете достичь. 

 

 

• дать участникам возможность влиять на план встречи 

 

В приглашении на встречу организатору желательно спросить у участников: «Согласны ли вы с планом встречи, нужно ли его как-то изменить? Есть ли ещё какие-то вопросы, которые вы хотите обсудить?». Это помогает инициатору встречи собрать обратную связь ещё до начала митинга, а также скорректировать план, учитывая желания и потребности участников. 

 

Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала. 

 

• дать участникам время для подготовки 

 

Подготовка к митингу – очень важная вещь. Часто встречи получаются неэффективными просто потому, что у участников не было времени осмыслить, обработать и структурировать информацию, которую от них ожидают получить. 

 

Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.

 

• определить четкие временные рамки

 

Стоит стремиться к тому, чтобы встреча занимала минимальное количество времени, необходимое для достижения её цели. В идеале – она не должна длиться больше 45 минут. Именно столько времени мы можем качественно воспринимать и усваивать информацию. На 90-ой минуте наш фокус внимания сильно ослабевает, а после двух часов собрания мы устаем настолько, что готовы согласиться на любые решения, лишь бы поскорее закончить встречу. 

 

 

• назначить модератора

 

Обозначить повестку встречи – это полдела. Чтобы собрание действительно было эффективным, необходимо ей следовать. Для этого нужен человек, который будет контролировать ход встречи. Модератором может быть как организатор митинга, так и один из участников. 

 

Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».         

 

• выбрать секретаря 

 

Секретарь нужен, чтобы фиксировать принятые решения, договоренности, идеи и другие важные моменты встречи. Если эта информация нигде не будет записана, можно считать, что решения не приняты, договоренности не закреплены, а собрание было пустой тратой времени. 

 

После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.

 

• собрать обратную связь

 

Попросить у участников обратную связь – очень хорошая идея. Это можно сделать в последние пять минут встречи. Если вы организатор, спросите у участников: «Показалась ли вам это собрание эффективным? Как можно было его улучшить?». 

 

Относиться к митингам нужно как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которые мы пользуемся, важно и нужно. 

 

Фотографии: Shutterstock

Как составить план встречи. Ведение переговоров с клиентом. Скрипты от эксперта. Скрипт встречи с клиентом

– своего рода «первое свидание». Это всегда волнительный для менеджера по продажам момент, от которого зависит успех будущих взаимоотношений. Не всегда целью первой встречи с потенциальным клиентом должна быть продажа. Это может быть знакомство и обсуждение совместных перспектив. Также промежуточные цели могут быть такими:

• Создать у человека начальную потребность в услугах или товарах.
• Узнать, готов ли человек к совершению покупки.
• Предложить ознакомиться с ассортиментной линейкой.
• Рассказать об услугах.
• Предложить клиенту воспользоваться пробными товарами (в том числе бесплатными).
• Получить рекомендации от клиента по улучшению предложения.

Не всегда целью первой встречи с потенциальным клиентом должна быть продажа.

Этот список можно продолжать, ведь целей встреч может быть бессчетное множество.

Готовность

Деловая встреча с партнером требует тщательной подготовки, от которой, во многом, зависит конечный результат. Подготовка происходит постепенно, выделяют следующие ее этапы: организаторский и информационный. Рассмотрим каждый детально.

Информационный этап

Здесь собираются данные о потенциальном клиенте, которые помогут узнать о нем больше и найти точки воздействия. Найти информацию можно в интернете, СМИ, узнать у своих партнеров. Кроме этого важно подготовить информацию о своей компании и товарах. Она должна быть наглядной и понятной.

Организаторский этап

Организаторский этап подразумевает создание комфортных условий для встречи. Чтобы деловое общение прошло эффективно, нужно предусмотреть следующие аспекты:

1. . Потенциальный клиент должен себя чувствовать уютно и комфортно, чтобы беседа текла непринужденно. Место назначается заранее, по телефонному звонку. Если решено проводить встречу в офисе клиента, менеджеру придется преодолеть определенные неудобства и импровизировать. Лучше всего договориться, чтобы клиент пришел к вам в офис. Для переговоров выбирается отдельный кабинет, а не проходной холл или коридор, чтобы посторонние не помешали общению. Если офис не презентабелен, разумнее выбрать нейтральную территорию, например ресторан или помещение в бизнес-центре.
2. Вещи. Составляя план встречи, не стоит забывать про мелочи, которые могут потребоваться в ходе общения. Это канцелярские принадлежности: ручки, бумага, рекламные проспекты, визитки, бланки договоров, анкеты, блокноты. Стоит прихватить и электронные устройства с доступом в интернет.
3. Имидж. Внешний вид играет огромную роль при встрече с клиентом, ведь встречают по одежке. В большинстве случаев выручит классический деловой стиль одежды. Это однотонная неяркая рубашка или водолазка, строгие брюки или джинсы. Пиджак и галстук подойдут для встреч с солидными людьми по вопросам больших контрактов. Аккуратная и чистая одежда всегда создает хорошее впечатление. А еще важный момент: одежда не должна сковывать движений менеджера, ведь это будет отвлекать внимание от разговора и мешать. Не пытайтесь произвести впечатление дешевыми копиями брендовых аксессуаров (ручки, часы, телефоны). У солидных людей наметан глаз на такие вещи. Лучше стильные и качественные вещи малоизвестных брендов.

Потенциальный клиент должен себя чувствовать уютно и комфортно, чтобы беседа текла непринужденно.

Как себя вести

Менеджер, готовя проведение встречи, обязан знать, что первое впечатление о человеке складывается за 5 минут. Поэтому надо использовать определенные правила поведения, направленные на создание положительного образа и налаживание контакта.

1. Открыв дверь, вежливо поздороваться с человеком, назвав его по имени и отчеству. Не забыть перед этим постучаться в дверь – это признак тактичности.
2. Обменяться визитками. Происходит это только из рук в руки, положить визитку на стол перед человеком невежливо.
3. Далее нужно сесть за стол, а свою сумку положить на соседний стул. Выбирайте место так, чтобы обеспечить нормальный зрительный контакт с собеседником.
4. Начало разговора. После приветствия и традиционного обмена любезностями можно перейти к деловому общению. Для этого стоит подготовить заранее список вопросов. Прийти на встречу неподготовленным – самая серьезная из возможных ошибок. Задавать вопросы важно уверенно, не сбиваясь. Список всегда готовится индивидуально, он зависит от конкретного клиента и желаемых результатов встречи.
5. В конце обязательно поблагодарите клиента за выделенное время и обсудите договоренности.

И в заключение

Самая успешная встреча, дающая хороший результат в виде заключения сделок, зависит от тщательной подготовки. Всем этапам менеджер должен уделить много внимания, не забывая о мелких нюансах. Подготовительный этап не менее важен, чем организаторский. Если придерживаться строгого плана беседы, следовать правилам поведения, то первая встреча с клиентом не окажется последней.

Встреча с клиентом — непростая задача, особенно для молодого «продавана». Как действовать, как не тупить, какие вопросы задавать?

Копаем глубоко и упорно — помогут все детали и факты о компании клиента. Например, оборот за год, проблемы с поставщиками, успешные проекты, выступления на конференциях ЛПР-ов, новые разработки и прочее. На встрече ваш клиент должен чувствовать вас не как продавца, а как партнёра. Полный разбор клиента перед встречей поможет вам на встрече не тупить, говорить уместные вещи, предлагать подходящее решение.

Ставим цель

Перед встречей составляем пошаговую стратегию достижения цели максимум и цели минимум, планируем манёвры отступления и переключения внимания клиента, если он задаёт острые вопросы или «упирается рогами» в цену. Каким должен быть идеальный результат встречи? Какой альтернативный результат встречи с клиентом вас устроит. Поставьте чёткую цель в конце концов.

План переговоров

Вы же собираетесь на встречу с клиентом не для того, чтобы о погоде разговаривать? Готовим примерный план встречи и переговоров по этапам. Чёткий план встречи позволит вам направлять клиента во время переговоров и поддерживать динамику переговоров с клиентом. Частая ошибка начинающих продавцов — хаотичные переговоры, прыжки с темы на тему, неуместные вопросы. Вы же хотите держаться на высоте и показать клиенту, из какого теста вы сделаны? Смело назначайте встречу, берите ручку и составляйте план предстоящих переговоров с клиентом прямо сейчас.

Скрипт встречи с клиентом

• Установление контакта. Пожалуй, один из самых важных элементов в переговорах. Если вы не можете установить контакт, то встреча пойдёт не в том русле, в котором вам хотелось бы. Создайте обстановку. Поговорите на отвлеченные темы и найдите что-то общее между вами и собеседником. Сделайте комплимент, аккуратно пошутите, пожмите руку, улыбнитесь и посмотрите в глаза. Будьте искренними и открытыми. Хороший контакт снизит напряженность и создаст доверительную атмосферу.
• Выяснение целей компании и мотивации конкретного ЛПР. Открою секрет, о котором вы возможно догадываетесь. Вы и ваш продукт никому не нужен. Все в компании клиента хотят решить свои проблемы. Только собственник заинтересован в капитализации, он же получает прибыль. Линейный менеджмент — сугубо меркантилен. ЛПР-ов интересуют: финансовое поощрение, продвижение по службе, решение своей головной боли, получение признания и уважения, снятие рисков, высвобождение времени и так далее. Что конкретно нужно вашему ЛПР вы уже должны знать до встречи хотя бы в общих чертах.

Согласование сделки

• Переговоры по продукту: что устраивает, что нет, разбираем вопросы по технической части.
• Переговоры по цене: целевая цена, опции, дополнительный сервис, бонусы и прочите плюшки. Здесь также можно хорошо апсейлисть ваши другие услуги и продукты.
• Разбор возражений: хорошо, не очень, дёшево, дорого, чем вы лучше конкурентов и т.п.
• Коммерческое предложение в нескольких вариантах: базовая стоимость,средний вариант и VIP. Обязательно уделите внимание результатам, которые получит клиент.

По возможности расскажите истории успеха ваших клиен