Деловое письмо виды деловых писем: Виды деловых писем

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

• Внутренняя позиция – от лица компании
• Отсутствие эмоций
• Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
• Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

• Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
• Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
• Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

•это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

• Есть факт нарушения договоренностей
• Есть собственная эмоциональная «включенность»
• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3. 2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

• Мы не можем пойти на уступки адресату
• Нам неприятно отвечать отказом
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

• Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
• Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

виды и цели, структура, пример

Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

Основные виды деловых писем, их цели

Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

Enquiry letter

Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

Complaint letter

В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

Reply letter

Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

Application letter

Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

Acceptance letter

Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

Refusal letter

Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

Thank you letter

Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

Commercial letter

Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.

Congratulation letter

Содержание понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.

Основные принципы оформления

При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

Например:

I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.

Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.

Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

Правильная структура

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs. Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss. Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. Главная часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.

Например:

Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for… – Приносим огромные извинения за…

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.

Если вы не знаете как пишется ваше имя на английском языке, советуем почитать про транслитерацию имен.

Важно: после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.

Например:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Махон

Менеджер смены.

Пример письма-жалобы

Ниже приведен пример делового письма-жалобы:

Dear Sirs,

I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.

Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.

As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.

Yours faithfully,
Mira Simonian.

Перевод:

Уважаемые господа!

Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину. Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).

Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.

Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.

С огромным уважением,
Мира Симонян.

Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.

Рекомендуем также почитать:

Больше о ведении бизнеса читайте на сайте https://zhazhda.biz/

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Классификация деловых писем

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. 

Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). 

Обычные письма направляются одному получателю.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter. ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. write.business-letter.ru	-	-
	-

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. 

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.  

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

7. По цели письма подразделяются на информирующие, создаваемые с целью передать информацию и документы и убеждающие, призванные вызывать эмоции.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов.

5 самых популярных форматов деловых писем

Хотите продемонстрировать свой профессионализм потенциальному деловому партнеру? Использование подходящего формата делового письма при общении создает положительное впечатление. Представьте себе сколько электронных писем приходит получателю ежедневно. Конечно, большинство из них отполированы и не содержат опечаток и грамматических ошибок.

Независимо от того как вы отправляете письмо (офлайн или онлайн) важно понять, как его подготовить в соответствии с требуемым форматом. Но как подобрать подходящий? Мы создали список наиболее популярных видов форматов деловых писем, которые помогут сделать переписку эффективной.

Что такое формат делового письма?

Типичный формат деловых писем – тип письменного общения, основанного на формальном языке и используемого при переписке одной компании с другой, или для уведомления компаниями своих клиентов, потенциальных партнеров, либо же третьих лиц. Кроме этого, сотрудники и работодатели также используют формат делового письма для подчеркнуто профессионального общения.

Исторически деловая переписка отправлялась «обычной почтой», но появление новых технологий сильно изменило каналы коммуникации. На сегодняшний день существует множество различных форматов деловых писем и каждый из них имеет конкретную цель.

Когда дело доходит до деловой переписки — то формат имеет решающее значение и должен быть выбран в соответствии с типом письма, которое вы желаете отправить. Деловые и электронные письма должны быть написаны, отформатированы, проверены и структурированы в соответствии с правилами формального письма. Более того, при каждом стандартном формате деловых писем к получателю следует обращаться по имени, естественно, если оно известно. Не забудьте поприветствовать получателя, попрощаться и предоставить такую контактную информацию как имя, должность, адрес и номер телефона.

Давайте более детально рассмотрим самые популярные форматы деловых писем, включая сопроводительное письмо, деловую электронную переписку, прощальные послания и письмо-подтверждение о приеме на работу.

Традиционные деловые письма

Хотя современные технологии почти заменили переписку на бумаге, традиционные деловые письма все еще активно используются в деловом мире. Деловые письма, отправленные почтой или курьером, по-прежнему являются популярным способом связи с партнерами и клиентами.

Большинство официальных писем печатается. На сегодняшний день с трудом можно встретить рукописное деловое письмо. Для составления печатного письма используйте 12-й размер шрифта и однострочный интервал. Не забудьте выставить отступ в 1-1,5 дюйма от краев для всех страниц.

Хорошо составленное деловое письмо должно включать:

• Контактную информацию отправителя (ваши ФИО, адрес, номер телефона, адрес электронной почты)
• Дату
• Контактную информацию получателя письма (ФИО, должность, компания, адрес компании)
• Приветствие
• Основную часть (2-3 параграфа)
• Заключение
• Ваши ФИО печатными буквами
• Вашу подпись (если письмо в бумажном виде).

Основная часть письма должна фокусироваться на главной цели письма. Придерживайтесь кратких предложений, чтобы не дезориентировать получателя. В первом параграфе представьтесь указав официальную должность в компании. Используйте второй и третий параграфы для пояснения причин отправки письма, основных целей и что вы действительно хотите от получателя. Завершите свое сообщение фразами, выражающими признательность. Например: «thank you for your time» или «thank you for your help».

При составлении делового письма отформатируйте его надлежащим образом. Выберите удобный для чтения шрифт (например, Arial, Times New Roman или Calibri) и оставляйте пространство между параграфами. Подпишитесь в конце сделав четыре отступа.

Электронное деловое письмо

При подготовке электронного письма делового содержания важно отформатировать его как стандартное деловое письмо с пространством между параграфами. Но даже если ваши письма правильно отформатированы, не содержат опечаток и грамматических ошибок – это еще не все.

Так как именно привлечь внимание получателя и не затеряться среди множества других электронных писем? В этом вам поможет привлекающий внимание заголовок темы. Уделите этому моменту особое внимание, поскольку, скорее всего, у вас будет всего один шанс, чтобы вас заметили. Уточните причину отправки письма, используйте короткий, конкретный и персонализированный заголовок.

Если вы хотите составить эффективное деловое письмо – то отформатируйте его и сделайте как можно короче. На самом деле, большинство людей не читают письма далее первого параграфа, поэтому выражайте основную идею в начале.

Обратите внимание, что ваша подпись в электронном деловом письме будет отличаться от подписи письма в бумажном виде. Вместо предоставления контактной информации в заголовке письма, лучше указать полное имя, должность, адрес и номер телефона в подписи и разместить ее в конце письма. Также вы можете добавить ссылку на свой интернет-сайт или профиль на LinkedIn.

Отправка электронных деловых писем также часто связана с прикреплением файлов. Дважды проверьте прикреплены ли все необходимые документы, указанные в письме, прежде чем отправить его.

Сопроводительное письмо

Данный формат делового письма используется при подаче заявления на работу, для создания положительного первого впечатления. Чтобы создать эффективное сопроводительное письмо следуйте требованиям работодателя о подаче заявления на должность. Компания может попросить прикрепить сопроводительное письмо кандидата или включить его в текст письма.

Сопроводительное письмо не должно копировать резюме. Его основная цель – добавить персональный подход к заявлению, кратко представляя фактическое резюме. Укажите, что именно вы можете предложить потенциальному работодателю, опишите наиболее важные навыки и поясните причины, по которым вы заинтересованы в работе в данной компании.

Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо соответствует должности, на которую вы претендуете. Помните, что персонализированное письмо занимает больше времени, чем просто изменение названия компании. Не забудьте добавить благодарность за рассмотрение вас на претендуемую должность.

Письмо-подтверждение о приеме на работу

После принятия на работу отличная идея отправить письмо-подтверждение. Используя данный формат делового письма, вы можете принять предложение о работе и уточнить все необходимые детали.

В первом параграфе письма выразите свою благодарность и укажите, что вы получили предложение о работе. Во втором параграфе обсудите условия занятости – зарплату, рабочие часы и другие важные моменты. В последнем параграфе подтвердите дату начала работы и укажите, что с нетерпением ожидаете начала сотрудничества.

Прощальное послание

Создать прощальное послание покидая работу – всегда отличная идея. Особенно, если вы хотите оставаться на связи с коллегами. Такой формат делового письма – отличный вариант оставить свои контактные данные для будущего общения.

Для максимальной персонализации прощального послания отправьте его по электронной почте или на LinkedIn, а не групповым сообщением. Даже если вы не совсем удовлетворены компанией, которую покидаете, всегда лучше вежливо поделиться своей благодарностью. Не забывайте отправить запрос, чтобы оставаться на связи. Если вы хорошо знакомы с коллегами, то вы также можете отправить неофициальное сообщение с описанием своих планов на будущее.

В заключение

В деловом мире вам обязательно придется регулярно составлять деловые письма. Существует множество различных форматов и каждый из них имеет определенную цель. От подачи заявления на потенциальную должность до прощальных посланий – существует множество ситуаций, требующих надлежаще отформатированного письма. Использование надлежащего типа делового письма – важный шаг к созданию профессиональной корреспонденции и произведению положительного впечатления.

Если вы хотите узнать, как правильно составлять, форматировать и редактировать деловые письма – следуйте простым шагам, описанным в статье. Также вы можете проанализировать некоторые примеры писем в Интернете, чтобы узнать еще больше полезных советов касаемо деловых писем.

Виды и разновидности деловых писем (стр. 1 из 8)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже, несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент — большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма — это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Цель:

· проанализировать составление и оформление делового письма;

· изучить виды и разновидности деловых писем.

Задачи:

1. Изучить и проанализировать имеющуюся по данной теме литературу и нормативные документы.

2. Раскрыть сущность понятия «деловое письмо», «бланк», «реквизит» и т.п.

3. Рассмотреть требования к оформлению текста делового письма

4. Рассмотреть виды деловых писем.

Для написания курсовой работы была использована литература, в которой содержатся виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.). В частности, рассматривается порядок оформления документов, связанных с внешнеэкономической деятельности.

Сведения по правовому регулированию в Российской Федерации работы с информацией, использованию языка для деловой переписки, отношений в области связи.

По большинству видов деловых писем даны рекомендации по их составлению.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Составление и оформление делового письма»: культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма – это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитывать следующее:

— понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

— целевые установки и интересы автора сообщения;

— целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

— соответствующий перечисленному способу изложения текста.

Во второй части работы «Виды и разновидности делового письма»: содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции делиться на группы.

Группы деловой корреспонденции:

· Письма, связанные с распространением информации.

· Письма, связанные с обращениями.

· Письма-ответы.

· Письма претензионного характера.

· Письма, связанные с выражением личного участия.

· Рекомендательные письма.

· Сопроводительные письма.

Заключения содержит основные итоги курсовой работы

Глава 1. Составление и оформление делового письма

1.1 Оформление делового письма

1.1.1. Бланк письма

Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, дата и т.п.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного — двух слов и цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположения всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и д.р.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

— форматы бумаги: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и А5L)[1];

— служебные поля: поле подщивки — не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм;

— состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Частью реквизитов являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, они называются постоянными и полностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать

В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

Получайте до 18% от расходов на контекст и таргет!

Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:

• Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
• Подключиться можно самому за 1 день.
• Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
• Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
• У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.

Попробовать бесплатно >>
Реклама

Читайте также: Как определять цели и задачи текстов

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

• Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
• Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
• Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
• Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Сообщения об акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
7. Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
8. Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.

Полезные ссылки:

Виды деловых писем и их структурные особенности.. Бесплатный доступ к реферату

Введение

Сегодня высокая конкуренция на рынке труда требует деловых людей быть не только высококвалифицированным специалистом, но и соблюдать этикет делового общения. Сфера бизнеса немыслима без делового общения, в частности деловой переписки.
Актуальность работы заключается в том, что значительная часть деловых контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому очень важно уметь писать деловые письма, которые дают наиболее выгодное представление о человеке или организации.
Деятельность делового человека неразрывно связана с документами. Через написание документа, человек выражает отношение к адресату, поэтому неслучайно существуют определенные требования к написанию деловых документов.
Целью данной работы является изучение видов деловых писем и их структурных особенностей.
Для достижения поставленной цели были обозначены следующие задачи:
Проанализировать литературу по указанной теме;
выявить виды деловых писем;
раскрыть особенности подготовки и составления делового письма;
рассмотреть структуру и правила оформления делового письма;
изучить ГОСТ Р 6.30-2003, в котором даны требования к оформлению документов.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.
ГЛАВА I. СТЕПЕНЬ РАЗРАБОНАННОСТИ ПРОБЛЕМЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Проблема изучения красоты и ясности изложения деловой письменной речи изучается специалистами давно, и проблема является актуальной в настоящее время.
Существует множество учебно-справочных пособий, в которых рассматривается тема деловой переписки. Такие авторы как И. Кузнецов в учебных пособиях «Деловое письмо: учебно-справочное пособие», 2017 г. и «Деловое общение. Деловой этикет», 2005 г.; Трофимова О., Купчик Е «Основы делового письма», 2014 г.; Кибанов А.Я. «Этика деловых отношений», 2002 г.; Т. Лагутина, Л. Щуко «Деловое письмо. Справочник», 2005 г. рассматривают правила подготовки, оформления и отправки деловых писем.
В пособиях по делопроизводству авторы также часто рассматривают тему деловой переписки. В работе Анодиной Н. «Деловое письмо Методика составления и правила оформления», 2007 г.; Наумова Р., Суняева Ю. «Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и образцы документов», 2013 г.; Басаков М. «Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению», 2004 г, приведены термины и определения по делопроизводству, рассмотрены все реквизиты письма и правила оформления бланков писем. Рассмотрены правила оформления делового письма в России в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и правила оформления международного письма. Пособия содержат образцы и примеры оформления документов.
К проблеме международной переписки обращались такие авторы, как Жданов А. «Деловые письма и контракты на английском, русском, немецких языках», 2008 г.; Азарова О. «Я Вам пишу Деловые и личные письма по-английски и по-русски», 2005 г.; Гортман Т. «Деловые письма и ведомственные циркуляры» 2005 г. Их работы, посвященные деловой переписке, внесли вклад в область международных экономических отношений на русском, английском, немецком языках. Даются советы, как избежать орфографических и пунктуационных ошибок, как правильно выбрать тип письма или документа, соответствующий конкретной ситуации.
Существуют также издания, предлагающие готовые образцы деловых писем: Вудс Дж. «350 готовых деловых писем», 2008 г.; Вайнрайт Г. «Сложные деловые письма. Тактика убеждения на бумаге», 2002. содержится множество примеров деловой корреспонденции.
В работе Давтяна О. «Этикет делового письма», 2016 г., даются рекомендации по составлению наиболее распространенных видов деловых писем, включая переписку с религиозными и дипломатическими ведомствами, классификация деловых писем, общие правила составления и оформления деловых писем, и их типичные ошибки.
В работе «Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке», 2015 г. С. Карепина, демонстрирует, как написать эффектное деловое письмо, четкое по форме и содержанию. Все письма автор делит на 6 категорий: информирующие, убеждающие, продающие — а также отказы, претензии и возражения. Автор рассказывает, какую конкретную структуру нужно использовать для каждой категории писем.
Как правильно общаться в деловой переписке, как сделать письменное общение эффективным, можно узнать из таких работ, как Карепина А. «Искусство делового письма. Законы хитрости инструменты», 2015 г; «Язык письма. Действительно эффективные приемы составления писем и ведения деловой переписки», 2006 г; «Язык письма. Как писать тексты, которые продают, и письма, которые читают», 2016 г; Лихачева Л.С, «этикет деловой женщины, или практика непринужденного поведения», 2003 г.
К проблеме этикета деловой переписки обращались такие авторы, как Колтунова М. «Деловое письмо», 1998 г.; Южин В.И. «Энциклопедия этикета», 2008 г.
В периодических изданиях мы также можем увидеть рассмотрение темы деловых писем: печатные периодические издания «Делопроизводство», издательство «ООО управление персоналом», 1996-2018; «Делопроизводство и документооборот на предприятии», издательство «ООО деловая пресса», 2002-2018; «Секретарь-референт», «ООО профессиональное издательство», 2002-2018 г.
Электронные периодические издания «Делопресс» http://www.delo-press.ru/; Pro-делопроизводство https://www.sekretariat.ru/.
Таким образом, мы увидели, что степень проблема видов деловых писем достаточно хорошо разработана разными исследователями. В следующей главе, на основе проанализированной литературы, мы раскроем основные особенности деловых писем.

ГЛАВА II. СТРУКТУРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Деловые письма являются различными по содержанию документами, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Формализованность служебной документации позволяет быстрее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Формализованность является одним из признаков этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах, например в ГОСТах, и, таким образом, становятся едиными для всех деловых субъектов, а с другой — могут существенно отличаться от подобных правил, принятых в других странах.
По правилам делового общения, принятым в США, человек, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный момент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянутого в беседе

Зарегистрируйся, чтобы продолжить изучение работы

. В нашей отечественной деловой практике такая фамильярность считается излишней.
В то же время общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире.
В нашей стране хорошим тоном считается деловое письмо, выпаленное, в соответствии согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Деловые письма занимают большую часть служебных документов. Для достижения совей цели деловое письмо должно быть грамотно подготовлено и составлено.
Подготовка и составление служебных писем
К оформлению служебных писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, и понимать, как это выразить в понятной и сжатой форме. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка.
Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: реквизты организации, дату и регистрационный номер, адресата, текст письма и заголовок, подписи составителей, отметку о наличии приложений.
Структура служебного письма
Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Обращение. Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Иван Ильич!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.
Вводная часть. В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.
Основная часть. В основной части указывается главная цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.
Заключение. В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.
При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как: степень знакомства и характер отношений с адресатом; общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора; ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность; этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Правила оформления делового письма
Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.
Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов и формулировок, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет облегчить процесс составления делового письма. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.
Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.
Точность и однозначность формулировок. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.
Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.
Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.
Общие требования написания деловых писем
Письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.
Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании.
Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа. Текст на обратной стороне листа не допустим. Все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами. Широкие поля делаю письмом более легким для чтения и более привлекательным. Абзацы должны быть как можно короче. Каждую новую мысль следует начитать с красной строки и выражать ее как можно проще и лаконичнее.
В письме не должно быть ошибок в правописании, опечаток, неправильно построенных и двусмысленных фраз.
В левом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата и номер исходящего документа. Датой письма считают дату его подписания. Даты сейчас можно писать по-разному: «05.06.2014» или, например, «5 июня 2014».
Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи. Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне

10 типов деловых писем | Работа

Автор Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.

Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и имеет профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись по почте или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения компаний. Есть много стандартных типов деловых писем, и каждый из них имеет определенную направленность.

Коммерческие письма

Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, чтобы заинтересовать читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы заставить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительный призыв к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например, номер телефона или ссылку на веб-сайт.

Письма с заказами

Письма с заказами рассылаются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому торговцу для заказа товаров или услуг.Эти буквы должны содержать конкретную информацию, такую ​​как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.

Письма с жалобами

Слова и тон, которые вы используете в письме с жалобой в компанию, могут быть решающим фактором при рассмотрении вашей жалобы. Говорите прямо, но тактично и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы к вам прислушивались.

Письма о корректировке

Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу.Если корректировка в пользу покупателя, начните письмо с этой новости. Если нет, говорите, что говорите о фактах, и дайте клиенту понять, что вы понимаете жалобу.

Письма-запросы

Письма-запросы задают вопрос или запрашивают информацию от получателя. Составляя этот тип письма, делайте его ясным и кратким и четко перечисляйте, какая информация вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Последующие письма

Дополнительные письма обычно отправляются после определенного типа первоначального общения.Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, проверяющий результаты встречи, или соискатель, интересующийся статусом его заявки. Во многих случаях эти буквы представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.

Рекомендательные письма

Потенциальные работодатели часто просят у соискателей работы рекомендательные письма перед тем, как нанять их. Этот тип письма обычно от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя и мнение соискателя.

Благодарственные письма

Благодарственные письма действуют как простые квитанции. Компании отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предыдущее сообщение, но действия могли или не могли иметь место.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что получатель должен с этим делать, если необходимо предпринять какие-либо действия.Эти типы букв обычно очень короткие и лаконичные.

Заявления об увольнении

Когда сотрудник планирует уволиться с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении с уведомлением и сообщением о том, когда будет последний день работы. Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину ухода из компании.

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые более неформальны и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Будьте откровенны: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой доступ не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
  • Всегда держите читательские выгоды перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
  • Сделайте ваш тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте откровенно формальными.
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
  • Используйте в письме активную речь и личные местоимения.
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
• Имя и адрес: Всегда старайтесь узнать имя человека, которому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочные стили .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы правильно сделаете всю форму и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма для заказа: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новость или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были учтены перед принятием решения. Письмо с плохой новостью не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должна быть четко выражена потребность в чем-либо и выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительных сообщений.
• Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для сотрудников вашего офиса. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
• Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его писать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
• Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют многозначных значений.
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании статей для международной аудитории.
• Старайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
• Избегайте двусмысленности.
• Не используйте латинские сокращения.
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и исследуйте, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если можете, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

«Типы деловых писем с примерами шаблонов»

Шаблоны деловых писем — лучшее, что вы можете использовать для себя, если вы работаете в корпоративной сфере.Если вы не умеете писать деловое письмо, то эти примеры деловых писем вам очень пригодятся.

Эти шаблоны деловых писем отформатированы, и вы можете загрузить их и отредактировать в соответствии с вашими требованиями. Вы можете добавлять и удалять то, о чем не хотите упоминать, но уже упомянутые в шаблоне делового письма.

Тип делового письма, которое вы найдете здесь, — это Деловое письмо для общения, Деловое письмо для запроса, и чтобы узнать обо всех из них, вы можете найти их Образец делового письма.

Типы деловых писем формата

В основном существует десять типов деловых писем: коммерческое письмо, рекомендательное письмо, заказное письмо, письмо-жалоба, письмо о корректировке, письмо-запрос, повторное письмо, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо и письмо об увольнении. Коммерческое письмо предназначено для продажи, эти письма написаны мощным способом, который заставит читателя купить определенную вещь, которую автор письма пытается продать.

PDF

Заказное письмо также связано с продажами, но в этом случае автор письма не просит покупать вещи, а заказывает их.В основном это написано потребителем продавцу, изготовителем производителю или розничным продавцом оптовику. Рекомендательное письмо используется, когда компании нанимают сотрудников, они просят рекомендательное письмо, чтобы узнать личность и характер человека со ссылкой на это письмо.

Типы деловых писем и примеры

Деловое письмо с жалобой направляется потребителем или клиентом производителю, если они обнаруживают какие-либо проблемы с продуктом или услугой.Письмо о корректировке — это письмо, которое написано в ответ на письмо с жалобой. Письмо-запрос пишется для того, чтобы получить какую-либо конкретную информацию. При написании этого письма убедитесь, что вы четко представляете, какая информация вам нужна. Дополнительное письмо обычно представляет собой ответное письмо на первоначальное сообщение. Обычно производитель отправляет его покупателю с благодарностью за что-то заказ или ответом на отзыв.

PDF

Письмо-подтверждение — это просто ответ, чтобы узнать, что другой человек получил свое сообщение.Как правило, некоторые действия имеют место, но в этом нет необходимости. Сопроводительное письмо содержит информацию об упаковке с инструкциями по использованию продукта внутри нее.

Заявление об увольнении пишет сотрудник, если он или она планирует уволиться с работы. Это написано менеджеру, чтобы он знал, когда последний день вашей работы. Иногда работник также упоминает причину ухода с работы.

Это все десять типов деловых писем и их описания.Вы можете скачать все эти типы шаблонов деловых писем отсюда для. Ссылку на эту статью я взял с сайта work.chron.com.

Типы деловых писем PDF

Эти изображения бесплатны, и вам не нужно на них тратить ни копейки. Использование этих шаблонов будет рациональным решением, поскольку сэкономит ваше время и усилия.

PDF

типов деловых писем | Когда писать какой тип

Что такое деловое письмо?

Деловые люди по роду своей работы используют письменные или печатные документы, чтобы донести свои идеи и мысли.Они могут быть отправлены, чтобы дать положительное сообщение, дать отрицательное сообщение или извиниться, разместить прямой или модифицированный ребай или просто уволиться с рассматриваемой должности (упс!).

Поскольку они написаны серьезными людьми для серьезного бизнеса, они редко бывают неформальными. Они могут быть вежливыми, но не неформальными, от формальных до полуформальных (опять же, редко, но также зависит от типа бизнеса). Они передают ясное сообщение и поэтому не должны оставлять места для неизвестности. Естественно, они становятся важными носителями полезной информации.

Типы деловых писем

Деловые письма могут быть написаны между работодателем той же компании, работодателем своему сотруднику, могут быть написаны поставщикам или другим деловым партнерам и, конечно же, клиентам. Деловые письма бывают разных типов:

Деловые письма:

Письма между клиентами и клиентами:

• Письмо с извинениями
• Письмо для информирования о циркуляре
• Жалобное письмо
• Письмо о взыскании оплаты
• Письмо перед подписанием контракта
• Дополнительное письмо
• Письмо о назначении
• Письмо о продаже
• Приветственное письмо
• Письмо доброй воли

Когда писать какое деловое письмо:

Деловые письма начинаются с даты, приветствия, имеют профессиональное содержание в основной части и заканчиваются подписью лица, составляющего письмо, и / или приложений.Это обобщенный формат деловых писем разного типа.

Перед тем, как начать деловое письмо, вы всегда должны помнить:

• Выберите тему в соответствии с проблемой, которую необходимо решить
• Учитывайте свою аудиторию и тип контента, который подойдет их профессии
• Выберите подходящий тон
• Напишите однострочное заявление о цели
• Придерживайтесь формата и укажите детали
• Упорядочить детали
• Вычитайте в черновике простые предложения, правильную грамматику и пунктуацию и завершите редактирование.

Конечным результатом должно быть четкое и понятное деловое письмо, которое, вероятно, поможет выполнить работу.Само собой разумеется, что самое большое преимущество письма состоит в том, что все наши мысли могут быть изложены на бумаге, исправлены ошибки, будь то на бумаге или в Интернете, и, наконец, отправлены получателям.

Теперь давайте разберемся, что означают самые распространенные деловые письма и когда их писать.

• Письма с подтверждением: этот тип писем иначе известен как письмо о получении и не означает ничего, кроме подтверждения. Обычно они написаны для получения юридических доказательств и не обязательно означают, что рассматриваемое действие было начато, но получатель «подтвердил», что у него есть понимание ситуации.
• Письма с извинениями: Письма с извинениями написаны, чтобы просто извиниться за то, что произошло в прошлом, какие меры принимаются для решения этой проблемы или что автор планирует в связи с возникшими неудобствами. По сути, эти буквы говорят о чем-то отрицательном, но в положительном тоне. Здесь писатель принимает на себя свою ответственность и проявляет искренность в отношении проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя деморализованным или игнорируемым.
• Благодарственные письма: Эти письма написаны кем-то из высшего руководства на более низкий уровень, чтобы мотивировать или выразить благодарность.Их также называют Благодарственными письмами или Благодарственными письмами.
• Циркулярные письма : Это письмо отправлено небольшой группе, но имеет намерение привлечь внимание более крупных групп. Они являются важной формой рекламы и продвижения по службе. Обычно они информируют о новых улучшениях в компании, о новых объектах или показывают, продается ли какой-либо продукт или услуга.
• Письма с жалобами : Эти письма рассматриваются как актуальные проблемы и немедленно отправляются для исправления ошибок.Это не должно звучать так, как будто писатель придирается, но также не должно терять своей важности и профессионализма, если писатель хочет, чтобы его воспринимали всерьез.
• Сопроводительные письма : Сопроводительные письма обычно сопровождают нечто большее. Они используются для описания того, что с ними идет, почему, что с этим делать и так далее. Эти типы букв обычно очень короткие. К нему может быть приложено резюме, в котором разъясняются полномочия заявителя и их отношение к вакансии в компании.
• Дополнительные письма : Дополнительные письма обычно отправляются после того, как автору было дано первоначальное сообщение. Это может быть письмо с благодарностью за заказ, запрошенный клиентом, обзор решений, принятых на собрании, или запрос заявителя о статусе его заявки.
• Письмо-запрос: в этом типе писем задаются прямые и подробные вопросы, обычно перечисленные в списке, чтобы получить / запросить информацию от получателя. Итак, они краткие, но мощные.На них нужно отвечать точно.

Письма с заказом

• : компания может написать в другую компанию с просьбой о заказе, размещении плановой или измененной покупки. Физическое лицо также может запросить фирму и разместить заказ. Номер модели, название, количество, размер, дата, местоположение и другие характеристики подробно описаны в этом письме.
• Платежные письма : Это инкассовые письма или письма с просьбой об оплате. Они служат напоминанием для клиента, дата платежа которого приближается или подлежит оплате.
• Рекомендательные письма : Это одно из требований работодателя, который запрашивает такие письма перед наймом на работу. Они содержат отношения между заявителем и лицом, чья рекомендация дана.
• Письма об увольнении : Это письмо написано, когда работодатель планирует уволиться с работы, с объяснением, почему и когда работник увольняется. Обычно его отдают непосредственному руководителю работника.
• Коммерческие письма : Эти письма начинаются с интересного тематического предложения для привлечения потенциальных клиентов.Они включают выгоду, которую получит покупатель от продажи, и часто побуждают к прямым действиям, включая способ связи с продавцом, например номер телефона, адрес электронной почты или ссылку на веб-сайт.

Итак, теперь, когда вы знаете, что такое деловые письма и что каждое из них означает, вы хорошо понимаете, когда писать какие. Используйте эти знания в будущем и объедините их со своим писательским талантом, чтобы получить максимальную отдачу от своего бизнеса.

15 типов деловых писем, используемых малым бизнесом

Любое письмо, написанное для кого-то вне или внутри организации с намерением передать деловое сообщение, называется Деловым письмом.Обычный формат Делового письма — оно начинается с приветствия и заканчивается подписью.

Режим отправки письма может быть любым, от рукописного, до набора на электронную почту, все формы рассматриваются для Деловых писем. Существуют разные типы деловых писем с разными намерениями и целями.

15 видов деловых писем

1) Коммерческое письмо

Это наиболее распространенная форма делового письма, которая используется практически во всех сферах.Коммерческое письмо служит для покупателя знакомством с продуктом и / или компанией. Типичное коммерческое письмо начинается со строки или заявления, которое привлекает внимание читателя, который чаще всего является целевым клиентом или потенциальным клиентом.

Цель рекламного письма — убедиться, что читатель совершит действие, и поэтому в него включены сильные призывы к действию. Призыв к действию включает ссылку на веб-сайт, номер телефона, ссылки в социальных сетях и т. Д., Которые свяжут клиента с компанией для получения дополнительной информации.

2) Благодарственное письмо

Письмо, отправленное для подтверждения или признания или получения материала или письма от другой стороны, называется письмом-подтверждением. Подтверждением может быть получение товаров и услуг, получение любого другого письма или общие запросы.

Обычно отправляется по почте или по почте. Письмо также используется для ответа на запросы и жалобы, отправленные клиентами или клиентами, чтобы заявить и подтвердить, что мы получили сообщение.

3) Заказные письма

Как следует из названия, это типы Деловых писем, которые отправляются исключительно с целью размещения заказов и могут быть отправлены оптовикам, розничным торговцам или производителю.

Письмо с заказом включает в себя все соответствующие детали, относящиеся к заказу, такие как номер счета-фактуры или квитанции, сведения о продукте вместе со спецификациями, количество заказа, номер налога с продаж и другие сведения, относящиеся к производителю, а также цифру, указывающую общую сумму заказа. заказывать.

В зависимости от согласованных условий оплаты сумма платежа может быть указана или не указана в письме с заказом.

4) Письмо с извинениями

Письмо с извинениями написано для того, чтобы выразить сожаление по поводу определенного вопроса, в котором говорится о признании ошибки, проблемы или ошибки вместе с извинениями. Это способ выразить искреннее сожаление по поводу ошибки, а также шаги по ее исправлению или внесению необходимых изменений, чтобы попытаться устранить ущерб.

Письмо с извинениями может быть направлено компанией клиенту, дилеру или даже внутренней заинтересованной стороне.

5) Письмо-жалоба

Письма-жалобы — это типы Деловых писем, написанных одной стороной другой стороне или организации, чтобы выразить обеспокоенность по поводу определенной проблемы. Жалобы — это признаки того, что что-то пошло не так, и это было указано в официальном деловом письме.

Покупатель может направить письмо с жалобой на продукт, чтобы исправить что-то, что не так с продуктом, или указать на недостатки в услугах, приводящие к неудовлетворенности. Письма с жалобами короткие и обычно прямые по своему характеру, они адресованы компании, ответственному лицу или отделу.

Иногда письма с жалобами могут также содержать шаги по устранению проблемы или ожидаемую компенсацию. За письмом-жалобой следует письмо-подтверждение, а затем письмо с извинениями, если применимо.

6) Благодарственные письма

Эти типы коммуникационных писем написаны высшим руководством младшему руководству для выражения благодарности, чтобы поздравить их с хорошо выполненной работой или для их мотивации.

Обычно это считается положительным письмом, демонстрирующим жест доброй воли, который мотивирует сотрудников к их работе.Благодарственное письмо также сопровождается благодарственным письмом, а иногда и вознаграждением.

7) Письма о корректировке

Письма о корректировке — это письма, которые отправляются клиентам в ответ на их претензии или жалобы. Корректировка может быть либо в пользу клиента, в этом случае письмо должно начинаться соответствующим образом, а если оно не в пользу клиента, тон должен быть фактическим с сообщением о том, что вы понимаете жалобу.

8) Циркулярные письма

Деловые письма такого типа рассылаются закрытой группе или избранным людям с целью их широкого распространения.Целью циркулярных писем является либо информирование клиентов о продаже или новостях, либо интимная важная информация о недавно запущенных или построенных объектах.

Его также можно использовать для доставки новостей о выпуске новых продуктов. Циркулярные письма также используются для привлечения новых и потенциальных клиентов, чтобы сообщить им о новой информации и новых разработках.

9) Письма-запросы

Эти типы деловых писем отправляются для запроса определенной информации.Основная цель — узнать о чем-то или есть ли у кого-то вопрос, на который нужно ответить. Письмо-запрос должно быть кратким и содержательным, чтобы напрямую адресовать запрос.

Человек, который задает вопрос, называется запросчиком, и он должен обязательно указать свой адрес и контактные данные, чтобы власти могли им ответить.

10) Письмо-подтверждение

Каждый раз, когда между двумя сторонами происходит обсуждение или взаимное соглашение, и обсуждение приводит к пониманию или взаимному соглашению, это соглашение указывается в письме-подтверждении.

Подтверждающее письмо еще раз повторяет факты и цифры обсуждения и переводит их в официальный формат, подтверждая все во избежание дальнейших недоразумений.

11) Дополнительные письма

Деловые письма такого типа служат напоминанием о завершении обсуждения. Эти письма могут быть связаны с последующей деловой встречей или о последующем заказе на продажу, или даже о соискателе, который интересуется своим заявлением.

Эти письма могут также включать в себя благодарственное письмо и последующее сообщение.

12) Сопроводительное письмо

Обычно подается вместе с резюме, сопроводительное письмо кратко объясняет кандидата и его интерес к работе. Он действует как вступительное заявление перед тем, как кандидатура может быть выдвинута. В большинстве случаев это дается при приеме на работу.

13) Рекомендательное письмо

Рекомендация необходима, когда потенциальный работодатель запрашивает рекомендации у кандидата перед тем, как нанять его.Рекомендация служит подтверждением предыстории и профиля кандидата.

Рекомендательное письмо может быть от любого лица, например, от предыдущего работодателя, профессора университета или от любого, с кем кандидат ранее контактировал или работал, но не должен быть прямым родственником.

14) Письмо-запрос на платеж

Эти типы Деловых писем служат для напоминания плательщику о выплате суммы, причитающейся получателю. Письмо-запрос содержит запрос на выплату определенной суммы до окончательной даты.

15) Стандартное письмо

Стандартные письма рассылаются предприятиями в ответ на определенные запросы или в качестве общей информации. Многие стандартные письма содержат обычную информацию об организации и ее деятельности.

Большинство организаций разработали формат, который используется на регулярной основе.

16) Заявление об отставке

Письмо, которое используется, чтобы сообщить компании, что сотрудник больше не будет обслуживать организацию, называется заявлением об увольнении.Письмо об увольнении является коротким и содержит такую ​​информацию, как дата начала приема на работу, последний день работы, код сотрудника, просьба об увольнении как можно скорее и благодарственное письмо за возможности, предоставленные организацией во время пребывания в должности.

Выше были представлены все типы деловых писем, которые могут использоваться малым бизнесом.

Как оформить деловое письмо

Как часто вы садитесь писать письмо? Как часто вы садитесь писать деловое письмо? Наверное, не так часто.Тем не менее, вы, вероятно, почувствуете, что должны уметь писать деловое письмо, но каждый раз, когда вы начинаете его набирать, вы обнаруживаете, что гуглите разные форматы и типы деловых писем, включая рекомендательное письмо или отпуск в связи с тяжелой утратой. письмо.

Стоит ли придерживаться определенного количества абзацев? Какую информацию вы обязательно должны включить и насколько личным должно быть ваше письмо? Как лучше всего обратиться к своей заметке и закрыть ее?

Если вы не знаете, как ответить на эти вопросы, когда садитесь писать официальное деловое письмо, мы вас не осуждаем.Фактически, мы были на вашем месте столько раз, что решили составить руководство, чтобы написание деловых писем больше не было загадкой.

Прежде чем мы поговорим о том, как отформатировать деловое письмо, давайте посмотрим, в каких ситуациях они требуются.

Во-первых, помните, что деловое предложение или письмо всегда следует набирать, и убедитесь, что вы понимаете , когда вам нужно написать деловое письмо и использовать официальный формат делового письма в качестве деловой переписки.Эти официальные письма обычно используются — и должны быть отформатированы соответствующим образом — когда вы пишете рекомендательное письмо, заявление об увольнении или сопроводительное письмо, особенно если вы составляете бумажную копию, а не электронное письмо.

Например, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования, вы можете просто отправить короткое профессиональное письмо, а не писать формальное деловое письмо.

Но если вы пишете рекомендательное письмо для кого-то, кто раньше приходил к вам на работу, или если вы отправляете официальное заявление об увольнении, вам нужно составить законное и профессиональное письмо, чтобы и вы, и Читатель может вести запись сообщения с подробной контактной информацией.Как отправитель письма, который пишет с определенным намерением, вы также должны правильно адресовать и закрывать свое письмо — даже если вы называете имя человека, которому вы пишете, — чтобы произвести хорошее впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, следующий общий формат:

1. Ваша контактная информация.
2. Дата.
3. Их контактная информация.
4. Приветствие.
5. Закрытие.
6. Подпись.

См. Ниже более подробный шаблон.

Что входит в деловое письмо?

Деловое письмо состоит из шести элементов:

1. Заголовок.
2. Внутренний адрес.
3. Приветствие.
4. Кузов.
5. Закрытие.
6. Линия подписи.

Шаблоны деловых писем

Ниже приводится образец делового письма, которое поможет вам разобраться в формальном формате делового письма, в том числе о том, какие сведения необходимо включить.Вы также найдете правильный формат для каждого раздела вашего письма, включая контактную информацию, ваше приветствие или приветствие (где вы обращаетесь к получателю) и ваше заключение. Формат блока не обязательно красив, но он подходит для профессиональных задач! (#ProTip: не забудьте отформатировать все в своем письме на левом поле, от адреса отправителя вплоть до вашего бесплатного закрытия.)

Пример 1: Блочный формат делового письма (стандартный формат)

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

(, укажите здесь одну дополнительную строку )

Дата (введите дату полностью: «1 января 2019 г.» вместо «1/1 / 19 ”)

( включает одну дополнительную строку пробела здесь )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

( включает одну дополнительную строку здесь )

Уважаемая госпожаСмит: ( используйте официальное приветствие или приветствие, если у вас нет близких, основанных на имени, отношений с человеком, которому вы пишете. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя, так как это тем более формальная пунктуация приветствия.)

Когда вы пишете официальное письмо, будь то деловое предложение, рекомендательное письмо или какой-либо другой тип профессионального письма, используйте этот формат (с выравниванием по левому краю) и выберите простой шрифт (Times New Roman или Arial) хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов.Во вступительном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.

Ваше письмо должно быть одинарным интервалом, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами. Ваше письмо должно быть как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.

Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы что-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение.Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.

( Оставьте две строки между нижней частью последнего абзаца и закрытием.)

С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручную подпись над напечатанным имя и должность)

Ваше имя (напечатано)

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Не влюблен в блок стиль? У вас есть два других варианта.

Пример 2: измененный формат блока

В отличие от блочного макета делового письма, в котором все тело письма стилизовано на левом поле, измененное печатное письмо включает в себя отступ от адреса отправителя и даты на фирменном бланке до правое поле и отступ первого предложения каждого абзаца.

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительная строка здесь )

Дата (вводится полностью)

( одна дополнительная строка пробел )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая госпожа.Человек:

При использовании измененной печатной буквы необходимо делать отступ в первом предложении каждого абзаца. Если ваша клавиша табуляции не работает, стандартный отступ — это пять нажатий клавиши пробела. Тело письма разделяется одинарным интервалом между строками и одним пробелом после каждой точки.

Оставляйте один пробел между абзацами, как в стандартном (блочном) формате делового письма. Строки закрытия и подписи вашего письма такие же, как и в первом формате.

( Оставьте две строки между концом последнего абзаца и концом.)

( Tab к центру страницы для закрытия и блока подписи, обычно 3 дюйма или 3,25 дюйма) С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручная подпись над введенным вами именем и должностью. Если вы не подписываете свое имя, вам достаточно одного пробела под словом «С уважением»)

Ваше имя (напечатано)

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Пример 3: полублочный формат 9106 0

Мы знаем, о чем вы думаете — еще один вариант форматирования ? Какой формат вы выберете, зависит от стандартов вашей организации.Если вы пишете не для своей компании, вы можете выбрать тот формат, который вам больше нравится. Формат полублока включает в себя все те же элементы, что и другие стили, но требует другого стиля:

—

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительных строк здесь )

Дата (набрана полностью)

( дополнительных строк здесь )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая госпожа.Смит:

Остальная часть вашего письма и подпись будут соответствовать формату первого образца письма.

—

Это правильно — вместо выравнивания начала бланка по левому или правому краю, опция полублочного формата позволяет вам (* задыхаться *) по центру . Возможности безграничны!

Примечание об этом приветствии и приветственном закрытии:

Обратите внимание, что вам не обязательно закрывать свою заметку словом «С уважением.Дополнительные подходящие фразы включают «С уважением», «Искренне Ваш» или «Искренне Ваш».

Более того, если вы не знаете, как открыть письмо, обратите внимание, что это идеальный вариант для обращения к кому-то конкретному, но если вы не можете найти имя контакта, вы можете использовать что-нибудь общее (например, вы можете написать «Уважаемый менеджер по найму:» в сопроводительном письме, если вы не уверены, кто будет открывать и читать вашу записку).

Если у вас с номерами до есть имя получателя, но вы не уверены в его или ее поле, есть способы обойтись и написать «Mr.или мисс или миссис » Вместо того, чтобы угадывать и рисковать неправильно обратиться к вашему читателю, вы можете просто написать полное имя (например, вы можете набрать «Дорогой Тейлор Джонс:»).

Несколько заключительных деталей — и слова предостережения!

Как вы понимаете, деловое письмо — не место для небрежности. Как отправитель письма подумайте о том, что вы бы увидели в качестве красных флажков, если бы читали письмо на другой стороне. Вам следует трижды проверить наличие опечаток или грамматических ошибок, так как многие читатели могут менее серьезно отнестись к вашему сообщению, если оно плохо написано или сформулировано.Кроме того, не забывайте проверять написание имени получателя (если вы неправильно написали его или ее имя, вы увеличиваете вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину!).

Есть несколько способов сделать письмо максимально чистым. Помимо чтения несколько раз на экране, попробуйте распечатать и прочитать бумажную копию. Вам также следует прочитать письмо вслух и, в идеале, попросить кого-нибудь (с хорошими навыками редактирования) подтвердить вашу заметку за вас.

Вам также следует убедиться, что вы добавили свою письменную подпись (для этого используйте синие или черные чернила) и дважды проверьте, что ваше форматирование выглядит чистым и последовательным (например, между каждым абзацем должно быть одинаковое пространство) .

Теперь, когда вы знаете, что делаете, надеюсь, вы больше не боитесь писать такую ​​деловую переписку. Как следует из приведенного выше шаблона, написать деловое письмо на самом деле намного проще, чем вы можете себе представить. Да, оно должно быть формальным и отформатировано определенным образом, но как только вы просмотрите и последуете примеру, вы освоитесь и поймете, что такое написание писем на самом деле не такая уж и неприятная проблема (на самом деле, это иногда легче следовать формату, чем писать что-то более открытое, особенно когда вы не уверены, насколько формальным или причинно-следственным должно быть).

Овладение искусством делового письма — отличное вложение, не требующее особых затрат времени, и это навык, который будет иметь большое значение на протяжении всей вашей карьеры.

Fairygodboss стремится улучшать условия труда и жизнь женщин.
Присоединяйтесь к нам, оставив отзыв о своем работодателе!

писем Обзор | Техническое и деловое письмо

Цели обучения

Модуль 5: Письма

• Узнайте о различных типах и назначении писем
• Узнайте о прямом и косвенном способах написания писем
• Узнайте о форматах, используемых в типичных деловых письмах.
• Научитесь писать деловые письма

Независимо от более популярных методов общения, таких как электронная почта и другие обмены в социальных сетях, письма остаются наиболее формальным и законным видом письменного делового общения.Пять типов деловых писем: благодарственные письма, письма с претензиями, письма с поправками, письма-запросы и сопроводительные письма. Эти письма могут быть написаны прямым или косвенным подходом. Большинство писем с претензиями, писем-запросов и сопроводительных писем написаны в прямом порядке, когда автор ссылается на предысторию, указывая свою цель написания в начальных предложениях первого абзаца.

Косвенный подход используется для писем, содержащих отрицательные сообщения.Эти типы писем представляют собой письма, которые отклоняют запросы, такие как письма о корректировке, которые отклоняют претензии, или письма, которые отклоняют заявления о приеме на работу. Ссылаясь на предысторию, автор, использующий косвенный подход, добавляет заявление об отказе от ответственности, которое призвано смягчить негативное решение. Во втором абзаце излагается и объясняется цель решения. Такой порядок действий — уважительный и профессиональный способ передать негативный сигнал.

Типы писем

На следующих диаграммах показаны общие форматы и цели различных типов деловых писем:

Форматы букв

Двумя популярными форматами написания букв являются формат блока или модифицированный формат блока.