Должностная инструкция помощника менеджера: Ошибка: страница не найдена | HR-Portal – Должностная инструкция помощника менеджера по продажам
работа ассистента, функциональные обязанности и должностная инструкция
Помощник менеджера (его еще называют ассистентом) – это новомодная должность, которую многие стремятся получить. Этот специалист является ближним соратником управленца в разных сферах деятельности. А что входит в круг обязанностей помощника менеджера, рассмотрим более подробно.
Что это за работа?
Перед тем как оставлять отклики на модную профессию, необходимо изучить, чем именно будет заниматься помощник. Подходит ли вам такая работа – в этом предстоит разобраться. От ассистентов требуются профессионализм и багаж знаний в той области, в которой работают менеджеры – к этому нужно быть готовым.
На ассистентов возлагается большая физическая и интеллектуальная нагрузка. Чаще всего они работают по стандартному графику – 5 дней в неделю, зарплата невысокая: 20 000, только изредка она превышает эту сумму. Однако в этой непростой работе есть ряд положительных сторон: обогащение опыта, создание перспективы для своего профессионального роста в будущем. Если вы считаете себя человеком коммуникабельным, умеющим ясно выражаться не только на бумаге или в электронном виде, но и вслух, рациональным, самоорганизованным, целеустремленным, энтузиастом, тем, кто одинаково хорошо умеет работать как в коллективе, так и в одиночку, а также умеющим убеждать, то работа помощника менеджера вам точно подойдет.
Ассистент, как правило, выполняет всю рутинную работу, в процессе которой можно многому обучиться
. Помощник выполняет те же функции, что и менеджер, в которые входит: общение с клиентами, звонки и многое другое. Единственное отличие: у менеджера клиенты – его личные, и он несет ответственность за их оплату, возвраты и многое другое. Помощник же менеджера отдает новых клиентов главному менеджеру.
Требования к квалификации
Нельзя сказать однозначно, какое требуется образование, чтобы устроиться на работу в качестве помощника менеджера. Оно, конечно же, приветствуется, но определяется конкретной организацией. В отдельных случаях хватает и средней подготовки по профилю, в других компаниях необходимы только сотрудники с высшим образованием.
Что касается опыта владения компьютером, то этот пункт стоит по умолчанию, так как сейчас почти все люди тесно связаны с техникой, в частности, с ноутбуками и компьютерами. Помощник менеджера согласно квалификационным характеристикам должен быть осведомлен о текущих экономических процессах, обладать базовыми знаниями о торговле и другой коммерческой деятельности, знать ситуацию на рынке (в своей организации и у конкурентов).
Обратите внимание: это не все предъявленные требования к помощнику менеджера. Он должен быть в курсе порядка ценообразования на таких сегментах рынка, как мелкооптовый, оптовый, розничный и мелкорозничный.
Дополнительно тому, кто собирается стать ассистентом, следует освоить социологию, этику делового общения, стратегию по налаживанию деловых связей, мотивацию рабочего персонала, современные компьютерные программы и другое.
Функциональные обязанности
Помощник менеджера – это работа, включающая ряд обязанностей. Он должен учитывать претензии клиентов, чтобы найти верный выход из ситуации. Ассистент делает так, чтобы подобные жалобы не повторялись. Этот ценный сотрудник принимает активное участие в рекламных и маркетинговых акциях, занимается сбором данных о потребителях, готовит отчеты о работе, составляет аналитические справки и многое другое.
Коммуникабельность очень важна для помощника менеджера, ведь ему предстоит много общаться, налаживать контакты с клиентами, вести переговоры. Главный менеджер может поручить своему помощнику определенные задания в какой-либо отдельной области. Помощник также занимается заключением договоров, а для этого требуется высокая внимательность.
Должностная инструкция
Пока менеджер отсутствует на предприятии, его заменяет лицо, назначенное в официальном порядке. Заместитель берет на себя те же обязанности. Ассистент имеет право: получить всю необходимую информацию для эффективной работы, ознакомиться со всеми документами, предлагать идеи по усовершенствованию работы.
Помощник менеджера (если он работает с продажами) выполняет работу по организации продаж каких-либо товаров. В процессе своей деятельности он собирает информацию о товарах и занимается поиском возможных покупателей. Очень важно научиться вести переговоры с клиентами, так как от этого зависит успех или проигрыш. Помощник отвечает за утечку информации, причинение материального ущерба предприятию и невыполнение своих должностных обязанностей.
Востребованность и перспективы работы помощником менеджера весьма высоки. Нанимая его, предприниматель покупает в первую очередь собственное время – наш единственный ресурс, являющийся ограниченным. Он понимает, что без помощника его деятельность будет протекать гораздо медленнее.
Покажите себя с лучшей стороны, дайте понять, что вы серьезный и ответственный человек и, получив эту должность, вы не разочаруете.
Должностная инструкция помощника менеджера по закупкам
193 Общие положения
193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.
1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.
1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.
194 Цели и должностные обязанности
194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.
2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:
2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.
2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.
2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).
2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.
2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.
2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.
2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.
2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.
2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.
2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:
2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:
— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;
— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;
— выполнения заказов;
— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;
— предоставления текущей информации по этапам поставок;
— подтверждения по этапам заказов;
195 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.
3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.
3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.
3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.
3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.
196 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
—
196.9Положение об «Отделе закупок».
196.10 Настоящая должностная инструкция.
197 Права
Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.
5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.
5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).
5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.
198 Ответственность
Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
199 Требования к работнику при приеме на работу
Общие обязательные требования | ||
7.1 | Образование | Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма) |
7.2 | Опыт работы | — |
7.3 | Профессиональные навыки | Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность. |
Специальные требования | ||
7.4 | Знание специального ПО, технических систем | Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК |
7.5 | Знание нормативной документации | Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами |
7.6 | Владение методиками | — |
200 Словарь специальных терминов и сокращений
Термин, сокращение | Определение термина, сокращения | |
8.1 | ДЗ | Департамент закупок |
8.2 | Е-поставка | Электронная система подтверждения заказов |
8.3 | ОЗ | Отдел закупок |
8.4 | CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения)) | Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. |
8.5 | WABC | Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
201 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АССИСТЕНТА МЕНЕДЖЕРА ПО ЛОГИСТИКЕ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ассистента менеджера по логистике.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность ассистента менеджера по логистике.
1.2. Ассистент менеджера по логистике назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Ассистент менеджера по логистике подчиняется непосредственно менеджеру по логистике.
1.4. На должность ассистента менеджера по логистике назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование (экономическое или образование в области транспортной логистики) и стаж работы по специальности в области логистики.
1.5. Ассистент менеджера по логистике должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации работы в области логистики;
— основные технологические и конструктивные особенности, характеристики и потребительские свойства производимой продукции, ее отличие от
отечественных и зарубежных аналогов, преимущества и недостатки;
— экономику производства;
— условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
— правила оформления документации;
— основы технологии, организации производства, труда и управления;
— организацию учета и составления отчетности;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.6. В отсутствии менеджера по логистике осуществляет координацию деятельности логистического персонала.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Ассистент менеджера по логистике:
2.1. Осуществляет помощь менеджеру по логистике в проектировании логистической системы и в управлении логистическим персоналом и жизненным циклом продукта.
2.2. Отслеживает финансовые потоки и затраты на логистику. Представляет менежеру по логистике материалы для анализа логистических издержек.
2.3. Отслеживаетет межфункциональные и межорганизационные связи.
2.4. Осуществляет помощь менеджеру по логистике в координации маркетинговой деятельности, ценовой политики.
2.5. Осуществляет помощь менеджеру по логистике в организации хранения и охраны груза при транспортировке, страхования груза и охраны товаров при хранении, документооборота предприятия.
2.6. Взаимодействует с перевозчиками. Отслеживает поставки.
2.7. Отслеживает ход транспортировки грузов.
3. ПРАВА.
В отсутствии менеджера по логистике ассистент менеджера по логистике имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам
деятельности менеджера по логистике.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций
для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию менеджера по логистике.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам
относящимся к производственной деятельности менеджера по логистике.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Ассистент менеджера по логистике несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность своей деятельности.
4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения плана.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений менеджера по логистике.
4.5. Нарушения нормативов по охране труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии.
4.6. Не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
5.1. Режим работы ассистента менеджера по логистике определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимость ассистент менеджера по логистике может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Елена | Янв 9, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только…
Елена | Дек 28, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Рагхав Харан, работавший в крупных компаниях, в том числе Shutterstock и фонде TrueVentures, написал о том, как можно получить работу, которую хочется, даже если не хватает дипломов и сертификатов, которые требуются от соискателя. Редакция vc.ru подготовила перевод…
Елена | Дек 3, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке специалистом, хотя,…
Елена | Окт 29, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Мнения работодателей: от каких сотрудников нужно избавляться в первую очередь Объясняют представители Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru и других компаний. Анна Артамонова , вице-президент Mail.Ru Group В первую очередь нужно избавляться от токсичных сотрудников….
Елена | Окт 25, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Менеджер по подбору персонала Amazon Селеста Джой Диаз рассказала о самых больших ошибках, которые допускают соискатели Amazon. Лучшие рекрутеры Google согласны с ней. Они выделили 3 типа резюме и посоветовали, какой лучше. 1. Резюме с должностями. В таком резюме…
Елена | Окт 6, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Представьте, что вы нашли CV своего работника на рекрутинговом сайте. Что делать? Вызвать «на ковер» и заставить удалить профиль? Уговаривать остаться? Повысить зарплату вдвое? Или уволить «предателя» без лишних раздумий? Мы спросили у представителей бизнеса, что они…
HR практик | Сен 11, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Найти и надолго удержать в компании хорошего айтишника не так-то просто. Вроде и зарплата неплохая, и офис что надо (в стиле лофт, кофе-машина, печеньки и т.д.) и карьерный рост прогнозируется, а кандидаты в очередь не выстраиваются. И что, спрашивается, еще надо этим…
Елена | Авг 27, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Сбербанк разработал новый сервис «Проверка сотрудника», говорится в сообщении банка. Сервис предназначен для малого и микробизнеса, у которого нет собственной службы безопасности или HR-специалистов. «Проверка также может проводиться в отношении контрагентов и…
Елена | Авг 16, 2019 | Алена Дайер, Блог, Блог Новое, Подбор персонала | 0 Comments
Работать в удаленной команде – не для каждого, хотя есть и свои «плюшки»: многие называет такой вид найма вдохновляющим, свободным, позволяющим быть креативным, при этом дающим возможность работать с коллегами, разбросанными по всему миру, перенимать опыт и расти…
Елена | Авг 14, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Софья Федосеева Со стороны часто кажется, что работа HR не требует особых навыков. Размещай вакансии, нанимай специалистов – что сложного? Но это – в идеальном мире. В реальности существует грандиозная масса факторов, которые всячески препятствуют эффективной работе….
Должностная инструкция менеджера — образец 2020
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
менеджера
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера.
1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке приказом руководителя организации.
1.3. Менеджер подчиняется непосредственно ______________.
1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее ___ лет.
1.5. Менеджер должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
— рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
— конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
— теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
— теорию и практику работы с персоналом;
— формы и методы ведения рекламных кампаний;
— порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
— основы социологии, психологии и мотивации труда;
— этику делового общения;
— основы технологии производства;
— структуру управления предприятием, учреждением, организацией, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;
— методы оценки деловых качеств работников;
— основы делопроизводства;
— методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
— основы законодательства о труде;
— передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
— правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Менеджер:
— осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами;
— исходя из стратегических целей деятельности организации, планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность;
— осуществляет контроль разработки и реализации бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска;
— анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
— осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда;
— организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом;
— осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей;
— участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности;
— обеспечивает рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда;
— осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов;
— привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
3. ПРАВА
Менеджер имеет право:
3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Менеджер несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.
4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Должностная инструкция личного помощника
I. Общие положения
1.1. Личный помощник генерального директора ЗАО «Шанс» отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление контроля за надлежащим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия, связанных с подготовкой документов, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих коммерческую тайну.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3-х лет, в том числе на данном предприятии не менее 1-го года.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятием;
1.3.2. Положением о службе ДОУ предприятия;
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка;
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по организации контроля за исполнением поручений, документов и резолюций.
1.4.2. Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и резолюций.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы делопроизводства (УСД).
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ.
1.4.7. Основы экономики, организации труда и управления предприятием.
1.4.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, используемые в процессе выполнения должностных обязанностей.
II. Должностные обязанности
2.1. Личный помощник обязан:
2.1.1. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.
2.1.2. Заполнять контрольные карточки, вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
2.1.3. Вести оперативный учет прохождения документов.
2.1.4. Анализировать причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций.
2.1.5. Информировать руководителя предприятия о состоянии исполнения документов.
2.1.6. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций на предприятии, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.
2.2. Личный помощник должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.
2.3. Регламент рабочего времени личного помощника соответствует режиму рабочего времени руководителя предприятия. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
В случае служебной необходимости личный помощник может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ.
III. Права работника
3.1. Личный помощник имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о поручениях, документах и резолюциях, подлежащих контролю.
3.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предложения по совершенствованию организации работы по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций.
IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника
4.1. Личный помощник несет дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций (в части, касающейся его функций).
4.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
4.1.3. Нарушение режима обеспечения сохранности коммерческой тайны.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием оценки труда личного помощника является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей инструкцией.
Оценку труда личного помощника уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении личного помощника генерального директора определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия.
С инструкцией ознакомлен:
————— —————————
(Подпись) (Фамилия, И.О.)
«_______»__________20_____ г.