Инициатор договора: Договорная работа в организации порядок ведения регламентация экспертиза рисков – Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Содержание

Оферент — это инициатор заключения сделки

Оферент – это лицо, которые инициирует процедуру заключения сделки. В качестве оферента может выступать физическое или юридическое лицо. К примеру, на уровне гражданских отношений оферентом может выступать продавец или сантехник, который предлагает свои услуги по ремонту.

Цели и общие понятия

Основная цель оферента – это не только инициировать заключение, а именно заключить сделку.

Акцептантом называют лицо, принявшее предложение о заключении договора и все его условия.

Оферта, как правило, имеет письменную форму и содержит основные условия предстоящей сделки. Яркий пример — обычный счет на оплату, который содержит:

товар, который планируется приобрести акцептантом;
количество товара;
цена;
срок проведения оплаты.

В счете может даже содержаться информация о таре или упаковке, условия проведения платежа, к примеру, 50 % предоплаты.

Историческая справка

Оферта, или offero, в переводе с латинского — предложение. Само предложение должно содержать условия, которые позволят заключить сделку. Соответственно, значение слова «оферент» — лицо, выдвигающее предложение.

Отличительные черты оферты и ее понятие

Термины «оферент» и «оферта» неразрывно связаны. Оферта должна быть конкретной и полностью отражать желание оферента о том, что он готов на заключение сделки на определенных условиях, а также:

если оферта отозвана в момент ее подачи, то она считается непринятой;
до момента акцепта в оговоренный срок оферту невозможно отозвать, если сам документ не содержит других условий;
акцепт на других условиях, чем предусмотрено офертой, считается отказом и принятием другой оферты.

Сроки

В оферте обычно должен присутствовать срок, к примеру, до какой даты действует предложение или в какой срок необходимо оплатить, чтобы акцептовать сделку. Если никаких нарушений сроков нет, которые оговорил оферент (значение слова мы рассмотрели), то договор заключен, а оферта считается принятой.

В случаях когда срок не оговорен, то все зависит от формы оферты. Если оферта устная, то акцептант должен высказать свое согласие или несогласие в тот же момент.

Если оферта письменная, но не содержит в себе сроков для ее акцепта, то следует учитывать общепринятый срок для пересылки и возврата, время обдумывания предложения. Если в этот срок оферент решит отозвать свое предложение, то акцептант, приняв его, но не оповестил первого об этом, вправе требовать компенсации за нанесенные убытки.

Ответ на оферту может прийти с опозданием, и если в этот момент оферент передумал или пересмотрел условия предложения, то он вправе сообщить акцептанту о том, что срок предложения истек и на прежних условиях договор не может быть заключен. Если акцептант никак не отреагирует, то это рассматривается как отказ.

Виды оферты

Выделяют следующие виды оферты:

Публичная оферта.
Твердая, то есть передаваемая конкретному партнеру, обязующемуся акцептовать ее в определенный момент времени, после чего сделка будет считаться заключенной.
Свободная, предлагает выдвижение предложения о заключении договора сразу нескольким партнерам. Такой документ не предполагает обязательного акцепта и не требует от акцептанта какого-либо ответа. По сути, такой документ является лишь приглашением к переговорам.
Безотзывная. В этом случае оферент означает лицо, которое не имеет права на отзыв своего предложения. Как правило, этот вид оферты используется в банковской сфере.

Публичная оферта

Допускается, что сделка может заключаться путем обмена документами. К примеру, оферент – это лицо, передавшее коммерческое предложение акцептанту. В предложении оговорены все условия, от стоимости и количества до условий поставки. В этом случае необязательно подписание договора, возможно, что будет дополнительно выставлен счет. Такая форма отношений чаще всего встречается в интернет-магазинах. К примеру, покупатель самостоятельно на сайте продавца оформляет заказ, оплачивает его и получает товар. Это и есть публичная оферта, то есть предложение через средства массовой информации.

Банковская гарантия

Оферент – это лицо, которое желает заключить сделку, но в некоторых случаях от него требуется банковская гарантия. В этом случае гарантией оферты будет банковская гарантия, которая призвана подтвердить незыблемость намерений оферента. Гарантия подается вместе с офертой для того, чтобы:

гарантировать, что оферта до ее окончания не будет отозвана;
заказ на поставку или работы был однозначно принят, после этого оферта акцептована.

Банковская гарантия по обыкновению требуется при проведении тендеров, а срок ее действия ограничивается моментом заключения договора.

Пример написания оферты

Бланк предприятия

Оферта о поставке товаров

Адресат, его должность и реквизиты юридического лица

Исх. №, дата

О поставке продукции

Благодарим Вас, что обратились с запросом, и сообщаем, что мы можем предложить … товар…:

— количество;

— стоимость;

— условия поставки;

— сроки.

Наше предложение действительно до … (дата).

С уважением,

Директор АО «Оферент» подпись ФИО с расшифровкой.

Ст. 445 ГК РФ. Заключение договора в обязательном порядке :: SYL.ru

В основе договорных отношений – принцип свободы воли. Вместе с этим законом заключение договора предусматривается в качестве обязанности. Ст. 445 ГК РФ определяет порядок заключения договора, который обязателен для одной из сторон.

Роль договора

Договор – это соглашение двух или более лиц, приводящее к возникновению прав и обязанностей его участников. Схема заключения всех договоров одна и та же: одна сторона предлагает заключить его, вторая соглашается или отказывается от предложения.

В законе предложение заключить соглашение именуется офертой, а положительный ответ – акцептом. Соглашаться или нет – вопрос, лежащий в компетенции исключительно лица, получившего предложение.

И заключение договора в обязательном порядке – процесс не менее сложный, порождающий множество нюансов.

Какой должна быть оферта?

Возникают права и обязанности или нет, определяется тем, насколько действия субъекта права соответствуют предписаниям законодательства.

Если говорить об оферте, должны учитываться следующие моменты:

недвусмысленное намерение заключить договор с конкретным лицом или лицами;
в проекте изложены все существенные условия будущего соглашения.

Присутствие в тексте двусмысленности толкуется как сообщение об имеющейся возможности заключить договор. Исключение – публичная оферта, затрагивающая неограниченное число потребителей.

Отказ от оферты разрешен лишь из-за невозможности оказания услуги или продажи товара по объективным причинам.

Существенные условия – пункты, без которых соглашение не считается заключенным, не обладает юридической силой и не порождает прав и обязанностей.

Акцепт

Акцепт должен быть безоговорочным, в нем они не предусматриваются. Если они присутствуют, это считается отказом заключить договор и приглашением к новому соглашению. Фактически делается новое предложение, и стороны меняются местами. И оферент становится в положение акцептанта.

Если предложение принято без оговорок, соглашение считается заключенным.

Надо сказать, что момент обретения договором силы определяется по общему правилу его подписанием или моментом достижения сторонами согласия по основным условиям соответственно закону. Условия могут считаться существенными, если стороны договорились об этом.

Немного о проекте соглашения

Проект договора – документ с условиями и обязательными реквизитами согласно действующему законодательству. По своему значению он может являться предложением о заключении договора. Второй стороне остается лишь поставить печать и подпись.

Проект договора или полностью разрабатывается сторонами, с учетом законодательных ограничений, или в его основу ложится примерный договор, утвержденный компетентным органом власти. Второй вариант вполне типичен для обязательного заключения договора.

Обязанность заключить договор

Ст. 445 ГК РФ затрагивает обстоятельства, в которых заключение договора обязательно. Обязательство вытекает исключительно из норм закона, подзаконными актами регулироваться данный вопрос не может. Например, решение органа власти обязать предприятие заключить договор без указания на подобное полномочие в законе неправомерно.

На заключение договора в обязательном порядке делается прямое указание. Например, заключение банком договора банковского счета. Коммерческий банк не вправе отказать клиенту в услуге, за исключением, когда введен запрет на открытие счетов, т. е. банк по независящим от него обстоятельствам не в состоянии предоставить услугу.

Подобным образом обстоит дело в других сферах регулирования. В законодательстве насчитываются десятки указаний на обязательность договора.

Направление предложения обязанной стороне

Ст. 445 ГК РФ несколько по-иному описывает процесс заключения договора. Инициатором подписания соглашения может быть любая из сторон. Обязанная сторона, получив предложение, имеет 30 суток со дня его получения, чтобы:

дать согласие;
дать отказ;
согласиться на подписание соглашения с учетом предложенных ею изменений.

Предложенные изменения отражаются в протоколе разногласий. Он составляется следующим образом: в первой части излагается первая редакция соглашения, во второй отражаются предложенные изменения.

Инициатор договора, не согласный с предложенными изменениями, может:

в течение 30 дней обратиться с иском в суд, оспаривая изменения;
согласиться с предложениями;
проигнорировать ответ или отказаться от своего предложения.

Последний путь доступен лицам, для которых подписание договора не является обязательным. Если и на вторую сторону наложено обязательство, единственный выход – обращение в суд.

Закон дает право обратиться инициатору договора в суд, если вторая сторона, обязанная заключить договор, игнорирует предложение или иным образом уклоняется от его подписания.

Кем формируется судебная практика? Ст. 445 ГК РФ применяется в основном арбитражными судами: там рассматриваются почти все споры, касающиеся заключения договора. В районный судах подобные дела – редкость.

Направление предложения обязанной стороной

В этих обстоятельствах необязанная сторона имеет право:

заявить об отказе от предложения;
проигнорировать предложение, что считается отказом.

Еще дается право направить протокол разногласий, который в течение 30 дней рассматривается второй стороной.

Инициатор договора или соглашается с предложенными условиями, или направляет иск в суд.

Срок отсчитывается со следующего дня после получения документов. Если день выпадает на праздники или выходные дни, срок продлевается до следующего рабочего дня.

Направление документов возможно почтой, с помощью курьерской службы, использования электронного документооборота.

Стороны вправе установить иные сроки направления предложений и рассмотрения ответов, чем предложено в законе. Примером служат компании, приглашающие к участию в торгах, организованных по их правилам.

Судебная практика

Вопросы применения ст. 445 ГК РФ отражаются в обзорах судебной практики. Ряд выводов, сделанных еще в 90-е гг., до сих пор действенен. В частности, обращение в суд после истечения 30-дневного срока не считается достаточным поводом, чтобы отказать в иске.

Тем более что ГК не запрещает подавать в суд, если 30-дневный срок пропущен.

Если вторая сторона в возражении на иск направляет в суд свое виденье условий соглашения, считается, что стороны по обоюдному согласию обратились в суд.

Возникает вопрос: «Вправе ли предпринимательская структура, обязанная оказывать услуги каждому, кто к ней обратится, требовать заключения договора от потребителя?»

Суды приходят к выводу, что такое право отсутствует. Если же потребитель фактически пользуется услугами, отказываясь подписывать соглашение, то обстоятельства оцениваются иначе. Договор считается заключенным, т. к. потребитель принял условия, не отказываясь от услуг.

В чем риск передачи спора по соглашению в суд? Судья может принять решение, которое не устроит в полной мере ни одну, ни другую сторону. Это же касается и толкования пунктов договора.

Утвержденный судом договор приобретает силу со дня истечения срока, отведенного на обжалование решения. Договор в нем излагается по пунктам в редакции, которую счел наиболее отвечающей закону и договоренностям сторон.

Ст. 445 ГК РФ с комментариями юристов не всегда становится понятнее, т. к. каждый автор имеет свое мнение, которое может противоречить мнению другого специалиста. Свое влияние имеет и региональная специфика разрешения дел в судах, что не делает проблему проще.

Договорная работа в организации: регламент, основные положения, ведение

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке. Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

порядок ведения преддоговорной подготовки;

составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;

проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;

порядок заключение договора, составления протокола разногласий;

процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;

порядок проведения претензионной, исковой работы;

оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;

обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;

запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;

обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;

полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;

выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;

снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;

прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

Как СЭД в разы упрощает согласование договоров

Документооборот

06.12.2013, Пт, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

80 вопросов, которые налоговики и следователи зададут сотрудникам, главбуху и директору при проверке

Мы писали, что налоговики и следователи разработали целую методичку на 20 листах с подробным описанием налоговых схем. Письмо ФНС № ЕД-4-2/13650@ от 13.07.2017 г. уже разослано по налоговым инспекциям для практического применения.

Самое интересное в этом письме — приложения, в которых приводятся вопросы. Их обязательно зададут при проверке — и рядовым сотрудникам, и бухгалтерам, и руководителю. Причем, не обязательно в компании, деятельность которой явно фиктивна. Подготовьтесь заранее и продумайте, какие ответы давать налоговикам.

Ниже — сами вопросы и рекомендации по поведению на проверке.

Вопросы сотрудникам

1. Когда вы приступили к исполнению обязанностей в Вашей должности?

2. Ваше образование, специальность?

3. Что входит в Ваши должностные обязанности?

4. Вы исполняли аналогичные обязанности ранее?

5. Где и кем Вы работали до ООО «1»?

6. Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?

7. Как происходит поиск контрагентов, какими источниками информации Вы пользуетесь при выборе контрагентов?

8. Кто выступает инициатором заключения договора с Поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?

9. Одобрение того или иного контрагента это Ваше единоличное решение или коллегиальное?

10. Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.

11. Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?

Для установления личности руководителя-контрагента и деловой репутации организации-контрагента.

12. Знаком ли Вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда Вы познакомились?

13. Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) Вас объединяют?

14. Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?

15. Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?

16. Какие действия Вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Подписание договора.

17. Кто дает указание для подготовки проектов договоров?

18. Кто в вашей организации отвечает за подготовку проекта договора, или вы используете типовые договоры?

19. Вы лично общаетесь с предполагаемыми партнерами, на чьей территории?

20. Какие вопросы задаете при встрече, с какими документами знакомитесь?

21. В случае, если контрагент находится не в г. Москве или Московской области, как вы взаимодействуете?

22. В случае необходимости у кого спрашиваете контактные данные партнера?

23. Кто согласовывает проекты договоров для последующего подписания Вами?

24. В организации существуют какие-либо регламентирующие документы по документообороту?

25. Кто несет ответственность за качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортных и др.), работ (субподряд)?

26. Назовите программу, которая используется для учета ТМЦ.

27. Как у Вас в Компании организован документооборот с момента поступления документа от поставщика до момента принятия товаров (работ, услуг) к бухгалтерскому учету и отражения в бухгалтерской программе?

28. Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С Торговля, 1С-Склад?

29. У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия Вы предпринимали в подобных случаях?

30. Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет, какими внутренними документами происходит списание ТМЦ для своих подразделений для производства работ?

31. Есть ли склад и где он находится?

32. Кто контролирует качество и количество поставляемых товаров (работ, услуг)?

33. В случае выполнения работ субподрядчиками кто занимается бытовыми вопросами рабочих и ИТР на месте проведения работ?

34. Вы лично присутствуете при принятии работ от субподрядчика, какие документы подписываете?

35. В случае брака или нарушения технологии строительства по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед Заказчиком, перед ООО «1»?

36. Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации? Укажите ФИО, его обязанности и ответственность.

37. Укажите должностное лицо, визирующее документы, которые Вы оформляете.

38. Перечислите наименование документов, которые Вы оформляете.

Вопросы руководителю

1. Кем, в какой должности Вы работаете в ООО «1»?

2. Когда вы приступили к исполнению обязанностей в Вашей должности?

3. Кто назначил Вас на эту должность?

4. Где и кем Вы работали до ООО «1»?

5. Вы исполняли аналогичные обязанности ранее или работа в ООО «1» — это новые профессиональные навыки?

6. Вмешиваются ли учредители непосредственно в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1»?

7. Если учредители вмешиваются в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1», то каким образом это происходит?

8. Вы представляете отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности ООО «1» учредителям?

9. Вы согласовываете выбор контрагентов или расходы, которые необходимо произвести, с учредителями?

10. Кто в вашей организации отвечает за подготовку договоров к подписанию сторонами?

11. Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?

12. Как происходит поиск контрагентов?

13. Какими источниками информации Вы пользуетесь при выборе контрагентов?

14. Сколько человек в Вашем отделе занимается поиском поставщиков?

15. Как обычно происходит общение с поставщиком, по почте, лично, через посредника?

16. Опишите процесс подготовки договора внутри организации при установлении поставщика.

17. Одобрение того или иного контрагента — это решение единоличное или коллегиальное?

18. Если решение коллегиальное, назовите лиц, принимающих решение.

19. Если решение принимается единолично, Вы выступаете инициатором заключения договора именно с этим поставщиком?

20. Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.

21. Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?

22. Кто определяет, кого из поставщиков выбрать?

23. Кто дает указание для подготовки проектов договоров?

24. Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?

Для установления личности руководителя-контрагента и деловой репутации организации-контрагента.

25. Знаком ли Вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда Вы познакомились?

26. Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) Вас объединяют?

27. Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?

28. Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?

29. Какие действия Вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Подписание договора и учет товаров (работ, услуг).

30. В организации существуют какие либо регламентирующие документы по документообороту?

31. Кто несет ответственность за количество и качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортных и др.), работ (субподряд)?

32. Кто принимает первичные документы от поставщика (ТН, ТН, ТОРГ-12, Акты), кто подписывается в документе, где происходит принятие товаров (работ, услуг) по документу?

33. Кто должен присутствовать при принятии товаров (работ, услуг) в обязательном порядке?

34. У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия Вы предпринимали в подобных случаях?

35. Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет?

36. Есть ли склад и где он находится, кто является кладовщиком?

37. Если при принятии работ от субподрядчика присутствуют представители Заказчика, кто именно присутствует, какие документы подписывает?

38. В случае брака или нарушения технологии по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед Заказчиком, перед ООО «1»?

39. Кто составляет претензии от ООО «1» в адрес субподрядчика в случае выявления брака или нарушения технологии, кто подписывает такие документы?

40. Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации?

41. На компьютере какого должностного лица установлены базы 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад

42. Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?

Как вести себя при беседе со следователем

Мы подготовили обзор материалов, как вести себя с налоговиками и следователями при проверке:

Как вести себя при допросе в налоговой — подборка советов.
Выделяют шесть типовых сценариев поведения при допросе. А что уж таить, опрос налоговиков и следователей не что иное на практике, как допрос.
На нашем форуме есть ветка, где обсуждают вызов директора не допрос в налоговую.
Что делать, если опросы проводят незаконно в период приостановления проверки?

Договор, сделка или сговор?

В 1919 году рухнула Австро-Венгерская империя. И на её обломках возникло несколько новых государств. Так как границы проводили победители Первой мировой войны, а Вена оказалась в числе проигравших, то раздел проходил без учёта национальных особенностей многих территорий. В частности, в состав Чехословакии вошли земли Судетской области, на 90% населённые немцами. Поначалу в Берлине это никого не тревожило. Тем более что судетские немцы тяготели к Австрии, а не к Германии. Но всё изменилось во второй половине 1930-х годов.

В сентябре 1938 года Адольф Гитлер неожиданно объявил себя защитником судетских немцев. По его словам, они оказались для чехов людьми второго сорта. И Третий рейх не намерен терпеть такое положение вещей.

Главные участники переговоров в Мюнхене. Фото 1938 года. Источник: журнал «Дилетант»

В Праге риторика фюрера поначалу не вызвала паники. Ведь союзниками Чехословакии выступали Франция и Великобритания. А именно эти державы добились разгрома Германии в 1918 году. Но, к изумлению чешского правительства, Париж и Лондон отнеслись к перспективам немецкого вторжения в Судеты достаточно сдержанно. И тому было несколько причин.

В Первой мировой войне французы и англичане потеряли миллионы граждан (в разы больше, чем во Второй мировой). И политикам 1930-х годов казалось, что глобальный конфликт в 1914 году вспыхнул из-за неумения найти компромисс. Да и повод был ничтожным. Убийство австрийского эрцгерцога сербами в Сараеве. Неужели французские и английские солдаты снова должны проливать кровь из-за того, что в какой-то Чехии не хотят идти на диалог с Германией? А как же право наций на самоопределение?

Судя по всему, британский премьер Невилл Чемберлен искренне считал, что уступка Гитлеру охладит пыл германского реваншизма. Примерно так же думал и французский премьер-министр Эдуард Даладье.

В результате Чемберлен предложил Гитлеру провести переговоры о судьбе Судетской области. Причём без участия чехов. Ведь их позиция была и так ясна. В конце сентября 1938 года в Мюнхене встретились лидеры Франции, Великобритании, Германии и Италии. Фактически за один день стороны обо всём договорились: Прага должна смириться с тем, что Берлин аннексирует чешские земли с немецким населением. Тем более что это население не возражает.

После возвращения в Лондон Невилл Чемберлен заявил, что Мюнхенское соглашение — это гарантия мира в Европе. Источник: журнал «Дилетант»

Советское определение как злодейского «сговора» (или «сделки»), направленного в итоге против СССР, появилось позднее. А осенью 1938 года Сталин если о чём и переживал, так только о том, что его не пригласили к разделу чешского «пирога».

Последствия Мюнхенского соглашения известны: у Гитлера только разыгрался аппетит. Он вскоре напал на Польшу. Причём в союзе с СССР. Но в Париже и Лондоне спохватились слишком поздно. Вторая мировая война стала неизбежной.

«Миротворцы» и забвение

Потомки не оценили усилий политиков в попытках умиротворения агрессивных ультиматумов Германии. Невилл Чемберлен, премьер-министр Великобритании в 1937—1940 годах, активно занимался политикой с 1918 года. В мае 1937 года он занял высший пост в британском правительстве.

В атмосфере нарастающей напряжённости Чемберлен выступил сторонником умиротворения. Но Мюнхенское соглашение не смогло предотвратить глобальный конфликт. И Невилл Чемберлен сам же и объявил войну Германии в сентябре 1939 года. Однако это не спасло репутацию политика, и он ушёл в отставку. В Великобритании нет ни одного памятника или бюста в его честь.

Эдуард Даладье умудрялся трижды становиться главой французского правительства. Подобно Чемберлену, он старался предотвратить большую войну уступками. И тоже в итоге объявил войну Гитлеру, а затем ушёл в отставку. Частично он спас свою репутацию тем, что отказался сотрудничать с Гитлером и несколько лет провёл в заключении (в том числе в Бухенвальде). После завершения войны пытался заниматься политикой, но прежних успехов не достиг. Во Франции нет памятников или мемориальных досок в его честь.

В чём разница?

Между пактом 1939 года и соглашением есть принципиальные различия.

1. Мюнхенское соглашение не содержало никаких секретных протоколов.

2. Инициаторы соглашения (Великобритания и Франция) не получили от соглашения никакой территориальной или материальной выгоды.

3. Увидев продолжение агрессивной политики Германии, лидеры Франции и Великобритании отказались от дальнейших переговоров и сотрудничества с Берлином.

4. Делегаты Франции и Британии отказались участвовать в банкете в честь заключения соглашения.

4.9. Процедура согласования договоров — Эффективный девелопмент

Чрезвычайно важная процедура! Тем не менее, ее значение для повышения эффективности компании недооценивается повсеместно. Приходится сталкиваться с 2 крайними проявлениями:

Процедуре согласования уделяется минимальное внимание (первое лицо компании «подмахивает» самолично все договоры; хорошо бы, если его имя было Юлий Цезарь…, но чаще это не совсем так) или формальное внимание (например, полностью электронное согласование договоров без соответствующей фиксации исходного содержания документов и результатов согласования; проголосовали и, как говорится, «концы в воду»). За последствия принятых решений отвечать не кому. Согласование проходит быстро, но качество подписанных документов таково, что оно совершенно не соответствует масштабу и уровню сложности задач, решаемых компанией при развитии проектов.
Процедура согласования излишне формализована, часто заменяет собой систему совещаний (см. главу «Система совещаний при развитии проектов») и фактически подменяет личную ответственность сотрудников на коллективную ответственность участников согласовательной процедуры. Листы согласований проходят многократные циклы до завершения процедуры, ключевые сотрудники компании вынуждены многократно уделять время одним и тем же документам в заочных попытках устранить взаимные замечания другу друга. Абсолютное большинство проектов документов поступают на согласование со служебной пометкой «Срочно!». Но это никак не помогает — длительность согласований превышает всякие разумные пределы и может достигать нескольких месяцев. Не смотря на чрезмерную длительность согласований, которая, казалось бы, должна приводить к высокому качеству подписываемых договоров, практика демонстрирует совершенно противоположную картину — качество документов падает. Происходит это по 2 причинам. Во-первых, трудно обеспечить адекватность решений, занимаясь договором эпизодически в рваном режиме в течение нескольких месяцев (с учетом того, что аналогичные операции согласующим лицам одновременно приходится производить целому ряду договоров, в том числе относящихся к другим проектам). Во-вторых, сверхнормативные сроки согласований во многих случаях приходится пресекать директивными решениями руководства, что, естественно, также отражается на качестве подписываемых договоров.

Таким образом, и в первом и во втором случае, не смотря на очевидные внешние отличия, результатом процедуры оказывается низкое качество документов, полученных при согласовании, на фоне отсутствия ответственных за принятые решения. Мы, конечно же, не говорим здесь о руководителе проекта, который, несмотря на низкое качество внутрикорпоративных процедур и отсутствие реальных прав по управлению проектом, не должен уйти и не уйдет от ответственности и всегда окажется крайним.

Кроме того, во втором случае имеем чрезмерно растянутые сроки согласовательных процедур. Приводит это обычно к весьма неприятным последствиям. Рассмотрим их подробно. Известно, что реализация любого проекта связана с выполнением десятков, а часто сотен договоров, обеспечивающих эту реализацию. Указанные договоры формируют сеть последовательно-параллельных причинно-следственных связей. Увеличение сроков согласования в цепочках последовательных договоров, приводит в итоге к увеличению срока реализации проекта в целом. При этом, прибыль, которую компания должна была получить в течение запланированного срока развития проекта, формируется в гораздо более продолжительном интервале времени. Кроме того, завышенный срок реализации проектов приводит к росту затрат проекта сверх запланированного бюджета практически по всем статьям. К тому же, затянутая реализация проекта позволяет «нахватать» дополнительные риски, которые при нормальном сроке реализации не могли возникнуть в принципе. Итог — эффективность проектов падает, ежегодная прибыль и капитализация компании падают.

Очевидно, что процедура согласования договоров, осуществляемая в формате описанных крайних проявлений, создает серьезные дефекты в проектном управлении, значительно искажая или даже размыкая цикл «бюджетирование — планирование операций и затрат — осуществление операций и затрат — учет понесенных затрат — актуализация (оценка) проекта». (см. Традиционную ошибку 18, Принцип 10).

Описанные выше проявления не случайно названы «крайними». Истина, представляющая собой эффективную систему согласования договоров, лежит где-то посредине и это факт, проверенный многолетней практикой. Эффективная система согласований должна обеспечивать подготовку качественных договоров, имеющих максимально выгодный для компании формат, в минимально возможные сроки и с минимальными внутренними издержками.

Основные подходы, позволяющие воплотить в жизнь эффективную систему согласований, приведены ниже:

Инициатором процедуры согласования договора может являться только руководитель того проекта, в рамках развития которого предполагается подписание указанного договора.
Договоры, передаваемые на согласование, должны быть предварительно проработаны и отформатированы до уровня 100% готовности к подписанию. Подготовкой договора занимается руководитель проекта, согласовывая при необходимости отдельные его разделы и условия с профильными специалистами компании. За качество подготовки документов, подаваемых на согласование, отвечает руководитель проекта.
Процедура согласований должна проходить в комбинированном электронно-бумажном формате. Рассылка исходных данных и проектов согласуемых документов производится в электронном виде. Это дает возможность существенно ускорить саму процедуру за счет параллельного осуществления необходимых операций всеми ее участниками. Замечания, внесенные участниками процедуры согласования, и итоговое согласование документов фиксируется на бумажном носителе, именуемом «Лист согласований». Это позволяет фиксировать ответственность за принятые решения.
Итогом процедуры согласования является лист согласований с промежуточными замечаниями и итоговыми согласующими подписями всех участников процедуры. К листу согласований прилагается итоговый вариант согласованного документа.
Ответственность за согласованный документ несут все участники процедуры согласования (в отличие от первичных документов, подаваемых на согласование, за качество которых отвечает руководитель проекта) в рамках собственных производственных компетенций.
Листы согласований и тексты согласованных договоров хранятся в архиве у руководителя проекта в разделе № 10 КДП (см. Главу «Структурирование проектного документооборота. Комплект документации проекта.»). Листы согласований и соответствующие им тексты договоров, хранящиеся в архиве, позволяют выявлять источники ошибок, возникших в отдельных договорах, а также помогают локализовать системные дефекты договорной практики и иных бизнес-процессов, применяемых в компании.
Порядок процедуры согласования и список участников процедуры должны иметь жесткий формат. Указанный формат может иметь несколько вариантов в зависимости от того, относится ли предмет договора к доходной или расходной части бюджета. Если договор относится к расходной части, дальнейшие вариации формата могут зависеть от статьи утвержденного бюджета, соответствующей предмету согласуемого договора.
Порядок согласовательной процедуры и состав ее участников утверждается и изменяется на основании решения самого высокого уровня (генеральный директор или инвестиционный комитет компании).
Существенным элементом формата процедуры согласования является ее длительность. Длительность процедуры согласования зависит от объема документа и его принадлежности к определенной статье утвержденного бюджета. Однако, по глубокому убеждению автора, ни один из стандартных договоров (за исключением, возможно, генподрядного контракта) не должен удостаиваться согласования, имеющего длительность более 5 рабочих дней. Но, конечно же, при том условии, что договор, вынесенный на согласование, имеет достаточную степень проработки (см. выше п.2). Непосредственно в ходе процедуры согласования должны только фиксироваться и перепроверяться те корректирующие моменты, которые были внесены в согласуемый комплект документов участниками согласовательной процедуры до ее официального старта (см. еще раз п.2).
Учитывая содержание п.9, процедура согласования должна предусматривать и поощрять необходимость прямого общения между ее участниками.
В случае несоблюдения директивного срока согласования руководитель проекта обязан в первый день после окончания указанного срока собрать совещание с присутствием всех участников согласовательной процедуры, задачей которого является полное снятие всех не устраненных замечаний и согласование рассматриваемого документа в ходе совещания. «Виновнику торжества» придется объяснить коллегам (а их количество может составлять до 10-15 человек), почему он не смог снять свои (во многих случаях надуманные или формальные) замечания в рабочем порядке и для чего устроил весь этот «спектакль». Необходимость в подобных совещаниях полностью отпадает в течение непродолжительного периода времени, необходимого для перестройки сознания ее участников. Автор убедился в этом на практике.

Внутри процедуры согласования договоров разумно выделить 3 этапа:

Предварительный этап не лимитируется по времени. Этап предназначен для тщательной проработки договора с участием инициатора (руководителя проекта) и ключевых участников процедуры согласования (например, юристов, финансистов) в рабочем режиме. В начале этапа, если договор разрабатывается по итогам проведенного тендера, или к моменту завершения этапа, если проведение тендера не требуется, осуществляется проверка контрагента службой безопасности. Завершается этап подготовкой инициатором электронной версии договора в состоянии 100% готовности к подписанию (в том числе названия и реквизиты компаний, имена директоров) и рассылкой всем участникам процедуры с уведомлением о дате начала и завершения основного этапа процедуры согласования. Также инициатором оформляется лист согласований договора, на котором должны иметься как минимум подписи инициатора и службы безопасности компании.

Основной этап имеет фиксированную продолжительность, например, 5 (Пять) рабочих дней. Этап предназначен для согласования договора всеми участниками согласовательной процедуры. Реализация этапа сопровождается бумажной версией договора с прикрепленным к нему листом согласований. Участники согласуют договор или вносят свои замечания, возникшие в ходе процедуры. Замечания фиксируются участниками на листе согласований в течение 3 (Трех) рабочих дней; в течение 2 (Двух) рабочих дней инициатор процедуры производит необходимые корректировки договора и получает недостающие подписи участников процедуры.

Дополнительный этап реализуется как следствие отсутствия 100% согласований на листе согласований к моменту завершения процедуры. Старт дополнительному этапу дает инициатор, обоснованием является – отсутствие 100% согласующих подписей. Этап является как правило, разовой процедурой, стимулирующей ее участников к завершению согласования договоров в рамках основного этапа процедуры. Реализуется в форме совещания с участием всех согласующих лиц, указанных на листе согласований. Этап предназначен для выявления случаев недостаточной проработки договоров на предварительном этапе по вине инициаторов либо случаев саботажа и «показательных выступлений» (дискуссии по мелким незначащим деталям договора, придирки по форме, необоснованное затягивание времени и пр.) со стороны участников процедуры.

Очевидно, что основной этап процедуры согласования, может быть осуществлен в электронной форме. В этом случае лист согласования приобретает виртуальный вид. Предварительный и дополнительный этап допускают свободную форму проведения, однако, в электронном виде проводить эти этапы не рекомендуется. Электронную часть согласования договоров рационально осуществлять на базе программного продукта, который поддерживает операции, входящие в систему учета и планирования.

Придерживаясь приведенных в данной главе подходов, очень быстро замечаешь, что при работе с документами в компании стало гораздо меньше показательных выступлений ряда сотрудников, формализма, шума и бессмысленной суеты.