Инструменты контроля персонала: методы и организация контроля за деятельностью персонала – Выбираем правильные инструменты контроля персонала

Выбираем правильные инструменты контроля персонала

“Не наблюдать за работниками – значит оставить им открытым свой кошелек”.

Бенджамин Франклин

В течение рабочего дня сотрудники должны заниматься своими прямыми обязанностями и руководитель имеет полное право контролировать работу своих подчиненных.

Но, выбрав неправильные инструменты контроля персонала, вы рискуете создать напряженную атмосферу в коллективе. Кроме того, может начаться отток кадров, а это вынуждает к поиску новых сотрудников. Придется тратить время на их обучение, что вряд ли позитивно скажется на общей динамике работы компании.

Этого можно избежать, если выбрать правильный инструмент контроля.

Какие существуют инструменты контроля персонала?

Биометрические системы учета рабочего времени

Это системы, которые идентифицируют сотрудников по отпечатку пальца или сетчатке глаза. Они дают возможность собирать информацию о посещаемости: время прихода на работу, количество входов и выходов из офиса.

Биометрические системы подходят для контроля опозданий и доступа к офису, но, к сожалению, не дают полной картины рабочего дня персонала.

Видеокамеры

Видеокамеры больше подходят для обеспечения безопасности, но их также используют для контроля персонала на производстве, в складских помещениях, магазинах и т. д.

Программы учета рабочего времени

Их устанавливают на компьютеры персонала, чтобы анализировать, насколько продуктивно сотрудники используют рабочее время. Программы фиксируют с какими сайтами и приложениями работал сотрудник, как часто отлучался с рабочего места, сколько времени длился рабочий день.

Программы учета рабочего времени – эффективное решение для мониторинга работы за компьютером, контроля опозданий и прогулов, оценки нормы выработки по каждому сотруднику.

Выбирайте правильные инструменты контроля персонала

Чтобы правильно выбрать инструмент контроля персонала, определите задачи, которые хотите решить с его помощью.

Повысить безопасность и при этом контролировать посещение офиса поможет биометрическая система.

Также повысить безопасность поможет видеонаблюдение. Кроме того, с его помощью можно контролировать работу производства и предупреждать факты хищения.

Если же вас интересует контроль работы офисного персонала, установите программу учета рабочего времени.

Как безболезненно внедрить систему контроля?

Для того чтобы внедрение прошло спокойно и без лишних эмоций, следуйте простым советам:

• Поставьте сотрудников в известность о внедрении системы контроля.
• Объясните почему вы хотите контролировать работу.
• Объясните, как именно будет вестись контроль (критерии оценки работы, на что в первую очередь будут обращать внимание).
• Четко определите меры наказания (например, за нецелесообразное использование Интернета, опоздания и уходы с работы раньше положенного).
• Объясните сотрудникам, какие выгоды они получат от использования система учета рабочего времени.

Теперь вы знаете, как правильно выбирать инструменты контроля персонала и внедрять их в компании. Примените эти знания на практике.

какие бывают и зачем они нужны?

Каждый работодатель хочет контролировать своих сотрудников, чтобы они работали, а не спали на рабочем месте. Это не удивительно, ведь контроль – одна из пяти основополагающих функций менеджмента. Сегодня мы поговорим о популярных инструментах учёта рабочего времени и контроля сотрудников и начнём с причин, по которым они совершенно вам необходимы.

5 причин контролировать рабочее время с помощью современных систем

Нам известно минимум 5 серьёзных доводов в пользу подобных сервисов.

Причина 1: требования государства

В России работодатель обязан учитывать рабочее время людей, которые заняты в компании – это прописано в законодательстве. Ведение табеля учета, отметки о выходных, больничных и прогулах: всё это – обязательная часть документооборота, которая может очень пригодиться. Например, если после увольнения сотрудник обратится в контролирующие инстанции – ГИТ, прокуратуру, Роспотребнадзор и т. д. – в первую очередь у вас запросят табель учёта рабочего времени. Если такой документ заполняется автоматически и подробно, проверки точно пройдут успешно.

Причина 2: дисциплина

Есть простая закономерность: чем слабее наказывают за небольшие нарушения, тем чаще возникают серьёзные проступки. Если вы не обращаете внимания на опоздания сотрудников – пусть даже и всего на 5-10 минут – то вскоре люди начнут задерживаться на полчаса-час. А это уже проблема.

Причина 3: прибыль

В 2015-м году AffinityLive – крупная компания, специализирующаяся на автоматизации профессиональных услуг – провела масштабное исследование, посвящённое рабочему времени. Собранная ими статистика показала, что ежедневно экономика США теряет 7,4 миллиарда долларов только на том, что люди не умеют следить за своим графиком и отвлекаются от работы. Если говорить о конкретных компаниях, то переход на использование автоматизированных сервисов учёта рабочего времени приносил в среднем 18 338 долларов в год.

В России тоже проводились подобные исследования и результат их не сильно отличался от зарубежного.

Причина 4: эффективность

Отчёты о том, как люди проводят своё рабочее время – важный элемент управления компанией. Вам, как руководителю, необходимо знать:

• Кто работает лучше других, а кто нуждается в дополнительной мотивации;
• Насколько те или иные принятые вами решения отражаются на работоспособности сотрудников;
• Какие рутинные операции можно ускорить, а какие – вообще исключить.

Чем больше данных вы получаете и чем они подробнее, тем проще будет принять правильное решение.

Причина 5: безопасность

Современные инструменты учёта рабочего времени – это комплексные системы, которые тесно связаны с контролем доступа и отслеживанием местоположения сотрудника. Соответственно, если у Вас возникнут сомнения в добропорядочности кого-то из работников, всё легко можно будет проверить.

Виды учёта рабочего времени

Исходим из того, что в России нормой считается работать 40 часов в неделю: 5 дней по 8 часов, например. Но что, если человек в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу – 7, как посчитать ему зарплату, что отнести в сверхурочные? На помощь приходит сочетание нескольких типов учёта времени.

Ежедневный

Стандарт, принятый в большинстве компаний: следим за временем, которое человек отработал за день. Оплата, соответственно, тоже рассчитывается за каждый рабочий день. Идеальный выбор в случае, если у Вас нормированный график и нормальное рабочее время не изменяется.

Еженедельный

Суммируем время за неделю и проверяем его соответствие норме, опять же, за неделю. Хороший выбор, если сотрудник вынужден работать по необычному графику: например, по 9 часов в понедельники, на приёме товара, но всего по 3 часа в пятницы. В этом случае оплату удобно считать за неделю, исходя из нормы в 40 часов.

По периоду

Считается рабочее время за оговорённый период: например, за срок контракта или проекта. Актуально, если сотрудники не привязаны к определённому количеству часов в день или неделю – например, при работе охранных компаний.

Как считать-то?

Удобнее всего вести учёт таким образом, чтобы в любой момент можно было посмотреть статистику по каждому сотруднику за любой период. День, неделя, месяц, определённые числа и т. д. Здесь и приходят на помощь современные возможности.

Инструменты учёта рабочего времени

Для начала поговорим о самых простых вариантах, которые почти не требуют вложений средств, но нуждаются в Вашем постоянном внимании.

Таблица Excel/Google

Просто таблица, в которую Вы записываете статистику по каждому сотруднику: когда болел, когда опоздал и т. д. Очень просто, совершенно бесплатно, но занимает много времени и требует следить за всем лично. Подходит разве что для очень небольших компаний.

Программы бухучёта

Контур.Бухгалтерия, Моё дело, 1С и им подобные. Скорее всего, подобным софтом уже пользуются Ваши кадровики и бухгалтеры, осталось добавить в него учёт рабочего времени. По сути получится та же таблица, но можно будет сразу же создавать табели для начисления зарплаты, добавлять графики и т. д.

Видеонаблюдение

Вспомогательный инструмент, который позволяет следить за каждым сотрудником, не выходя из кабинета. Вы всегда сможете узнать, кто и чем занимался в рабочие часы, но следить за всем этим всё равно придётся лично.

CRM-системы

Это первые шаги к автоматизации: системы вроде Битрикс24 собирают часть статистики без Вашего участия. Они фиксируют, когда сотрудник включил компьютер и/или зашёл в CRM, а потом формируют на основе этих данных удобные отчёты. Хороший промежуточный вариант, но он показывает только присутствие сотрудника на рабочем месте, ничего не сообщая об его реальной активности.

Автоматический контроль

Дальше речь пойдёт только об автоматических инструментах учёта рабочего времени: программах и комплексах, которые экономят Ваше время и серьёзно упрощают контроль над графиком сотрудников. 

СКУДы и электронные пропуска

Всё просто: у каждого помещения – и на входе в компанию – есть специальный электронный замок. Нет карточки с уровнем доступа – не можешь войти. Карточки личные, поэтому вы всегда можете посмотреть, где и когда был любой из ваших сотрудников. За всем этим пристально следит и наблюдает СКУД – система контроля и управления доступом. СКУД помогает следить за перекурами, повышает безопасность, отлично работает в связке с видеонаблюдением.

Биометрические терминалы

Аналогичные системы, но вместо карты считывается сетчатка глаза или отпечаток пальца. Актуальны, если у вас есть серьёзные причины опасаться брешей в безопасности компании: карточку можно передать третьему лицу, отпечаток – нет.

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

Программы вроде системы учета рабочего времени Kickidler, которые постоянно следят за экраном каждого компьютера в вашей организации. Они не только отслеживают приходы-уходы, перекуры, но и учитывают, какие сайты и программы использовал сотрудник в свое рабочее время, деля их на продуктивные и непродуктивные. СУРВ предоставляют максимум полезной информации:

• Дают точное представление о том, что человек делал в течение рабочего дня;




• Обеспечивают идеальный уровень информационной безопасности;
• Формируют максимально полезные отчёты: например, можно оценить затраты времени на отдельные бизнес-процессы;
• Позволяют транслировать потоковое видео с экранов и вести видеозапись всех действий сотрудников за компьютером.

Контроль персонала как инструмент повышения эффективности

Как утверждают успешные лидеры: «Грамотный контроль персонала убережет ваш кошелек от истощения». Ведь если подчиненные предоставлены сами себе, то вполне вероятно, что они будут заниматься чем угодно, кроме работы. А это прямой вред компании.

Исследования в области деятельности персонала показали, что большинство сотрудников в рабочее время:

• ведут личную переписку по емейл или в соц сетях;
• делают личные звонки;
• совершают покупки в интернет-магазинах;
• смотрят фильмы;
• планируют отпуск или решают, куда сходить на выходных;
• ищут другую работу и т.д.

И все это делается в рабочее время, за деньги руководителя и с помощью предоставленных для работы ресурсов.

Если вас вполне устраивает такое положение дел, то можете даже не читать дальше эту статью. Если же нет, то обеспечьте контроль персонала на рабочих местах и тогда вы сможете увидеть, насколько продуктивнее могут работать ваши сотрудники.

Комплексный контроль персонала поможет сделать работу подчиненных максимально эффективной!

Говоря о контроле, стоит упомянуть и то, что методы, помогающие отслеживать действия служащих, бывают разными. Так, наиболее популярными являются:

1. Системы видеонаблюдения – помогают увидеть как часто служащие покидают свои места и тратят рабочее время на пустую болтовню коллегами. Кроме того, это отличный способ уберечь компанию от воровства.

2. Компьютерная программа контроля – позволяет понять, чем заняты подчиненные на самом деле во время работы за ПК:

• какие программы используют;
• какие сайты посещают;
• как часто начинают работу с опозданием и т.д.

Совместив оба метода контроля персонала, можно добиться поистине колоссальных результатов. Ведь полученные таким образом данные будут действительно полезными и очень ценными для руководителя.

Что вы получите, совместив инструменты контроля персонала?

Совместив инструменты контроля персонала, вы сможете:

• определить, куда уходит рабочее время;
• повысить продуктивность труда и как следствие, доход компании;
• быстро разрешить спорные моменты, которые касаются взаимодействия с коллегами или клиентами;
• понять, насколько честно работают подчиненные;
• улучшить дисциплину в коллективе и т.д.

Как видите, контроль персонала действительно имеет смысл, ведь он способен помочь руководителю увеличить эффективность работы подчиненных.

Хотите организовать контроль в своей компании? Сделайте первый шаг: заполните короткую форму регистрации и уже через 5 минут вы станете обладателем программы контроля работы за компьютером абсолютно бесплатно!

Контроль работы персонала: как не перегнуть палку

Уже неоднократно в СМИ появлялась информация о том, что чрезмерное наблюдение руководства компании Marks and Spencer держит в постоянном страхе рабочий персонал. Последний случай рассказывает о том, как бывший сотрудник фирмы передал в прессу сведения об уменьшении выплат по заработной плате при сокращении персонала.

А так как информация являлась конфиденциальной, сотрудника уволили за факт ее передачи. При этом компания категорически не согласна с обвинениями по урезанию выплат. Этот случай непосредственно связан с системой учета рабочего времени персонала, как и инцидент ниже.

Не так давно Европейский суд по правам человека выявил случай, когда один английский колледж, превышая меру по контролю персонала, нарушил права сотрудника, вторгаясь в его частное пространство – контролировал электронную почту, использование интернета и звонки, которые сотрудник совершал, находясь на работе.

Подробнее о чрезмерном контроле

Как далеко может зайти контроль работы персонала? К примеру, работники уверены, что их телефонные звонки и личная онлайн-переписка конфиденциальны, до тех пор, пока руководство не проинформирует об обратном.

Очевидно, что применение некоторых инструментов контроля работы персонала вполне законно и является необходимым, чтобы уметь оценивать продуктивность компании, обеспечивать качество работ и наблюдать за параметрами продаж. Конечно же, имеются некоторые инструменты, такие как скрытые камеры, системы охранного видеонаблюдения, периодические проверки посещаемых веб-сайтов, используемые для того, чтобы отлавливать воров, контролировать персонал в вопросе соблюдения правил безопасности труда и др.

Чтобы получалось не нарушать баланса между контролем работы персонала для нужд бизнеса с одной стороны и правами работников на личное пространство и жизнь – с другой, любое вмешательство в частную жизнь должно иметь веские причины.

Если взять для примера скрытое наблюдение, которое ведется без согласия и оповещения работников, то получается опасная для обеих сторон ситуация, даже когда такой инструмент для контроля работы персонала используется в случае подозрения на серьезное нарушение.

Если у работодателя появились основания для подозрения кого-то из работников в «сливании» информации или содействии конкурентам, то такую слежку можно оправдать. И чем весомее фактические доказательства кражи конфиденциальной информации, тем проще будет аргументировать слежку. Так как встречных исков и жалоб от работника и следует опасаться работодателю, ведущему дотошный контроль работы персонала. Ведь если сотрудник посчитает, что наблюдение за ним было чрезмерно, он может подать иск о возмещении ущерба за нарушение договора и неправомерное увольнение.

Но, наверное, самые большие потери, которые может понести компания от ведения скрытого наблюдения за сотрудниками – репутационные и имиджевые. Перекосы в контроле работы персонала демотивируют сотрудников. Как в примере с названными ранее Marks and Spencer и ее бывшим работником.

Четкая политика контроля работы персонала

Работодатели обязаны внятно и аргументированно донести до сотрудников информацию о причинах наблюдения и контроля за ними на рабочих местах.  Об инструментах контроля работы персонала нужно оповещать сотрудников сразу же  при найме на работу и напоминать об этом в последующем.

Если невозможно избежать радикальных мер по наблюдению за персоналом (видеонаблюдение, отслеживание и запись телефонных звонков, анализ электронной переписки и др.), то предупредите сотрудников, чтобы использование корпоративных средств связи для личных нужд было сведено к минимуму. Также об этом следует известить людей, не работающих в компании, но поддерживающих контакты с работниками через телефоны и другие средства связи.

Так руководитель сможет уменьшить количество жалоб и претензий от сотрудников, недовольных чрезмерным контролем работы персонала.

Инструменты ненавязчивого контроля. Доброе слово и револьвер менеджера

Инструменты ненавязчивого контроля

Следуя теории «Personal approach», контроль необходимо уменьшать в процессе личностного развития сотрудника. Ненавязчивый контроль намного сложнее навязчивого. Принцип ненавязчивого контроля заключается в том, чтобы контроль осуществлялся, а сотрудник не чувствовал давления. Эти инструменты необходимы для работы с личностно развитыми сотрудниками и повзрослевшими детьми.

Инструмент Outlook: современный инструмент коммуникаций, который может использоваться как инструмент контроля. Чтобы использовать Outlook как инструмент контроля, необходимо наличие в компании сервера Exchange, который позволит не только хранить почту на сервере, но и отслеживать календари и задачи подчиненных. Придется добиться, чтобы все подчиненные вели календарь и планировщик с задачами в Outlook, тогда руководитель сможет ненавязчиво отслеживать процент выполнения задач и приоритеты сотрудников.

Инструмент «Private shopper» («Тайный покупатель»): используется в розничном бизнесе для контроля качества обслуживания продавцами.

Одним из главных конкурентных преимуществ любой розничной компании является качество обслуживания. Чтобы усилить свою сервисность и клиентоориентированность, ретейлеры разрабатывают стандарты обслуживания, вкладывают деньги и усилия в обучение своих сотрудников этим стандартам и стараются добиться неукоснительного их выполнения. В основном система «тайный покупатель» применяется в прямых продажах B2C.

Как это происходит на практике?

Пока руководитель находится в зале и наблюдает за процессом продажи, продавец, конечно, делает все возможное для того, чтобы стандарты соблюдались. Но может ли руководитель контролировать одновременно десять человек? Всегда ли он вообще присутствует в зале? Всегда ли руководство компании может быть уверено в качестве работы и заинтересованности этого руководителя? К сожалению, утвердительно ответить на все три вопроса представляется маловероятным.

В отсутствие руководителя рядом с продавцом нередко случаются недоработки, а порой и нарушения: игнорирование покупателей, отсутствие приветствия, несоблюдение этапов продажи, а то и попросту хамское отношение к клиентам.

Для профилактики подобных ситуаций в середине ХХ века была придумана должность private shopper («тайный покупатель»). Смысл работы тайного покупателя (далее ТП) заключается в том, что под видом реального покупателя в магазин приходит специально обученный человек, чтобы оценить соблюдение персоналом стандартов обслуживания. Итогом проверки является заполненная анкета с оценками соблюдения этапов продажи, комментариями по общим впечатлениям от общения с продавцом. Для контроля над объективностью оценки зачастую ведется аудиозапись проверки.

Проведя некоторое количество проверок, заказчик получает объективную картину того, как на самом деле обслуживают покупателей в его магазинах, и принять в случае необходимости меры для исправления и улучшения ситуации.

К сожалению, система private shopper обычно воспринимается линейными сотрудниками и руководителями точек продаж как «карающая длань», поскольку по результатам проверок обычно принимаются решения, отрицательно влияющие на зарплаты проштрафившихся сотрудников. Однако без этой меры на результаты проверок будут обращать внимание только самые лояльные и заинтересованные сотрудники (из числа и продавцов, и их руководителей), а мы помним, что именно отсутствие их заинтересованности заставило нас прибегнуть к использованию тайных покупателей.

Из теории управления известно, что условием устойчивости динамической системы является наличие обратной связи. В идеале система private shopper как раз и должна служить обратной связью, которая позволяет реагировать на ситуацию в зависимости от результата проверок.

Резюмируя, хочу перечислить несколько правил, при соблюдении которых система ТП будет максимально эффективной:

1. Количество проверок должно соответствовать трафику торговой точки и ее штатному расписанию.

2. Тайный покупатель должен оставаться тайным. Для этого он должен знать особенности работы компании заказчика и иметь соответствующую легенду. Если продавец поймет, что его проверяют, об объективности проверки можно забыть.

3. Сотрудники компании заказчика должны быть уверены в объективности оценки. Для этого настоятельно рекомендуется вести аудиозапись проверки, чтобы была возможность подать апелляцию. Дополнительным положительным эффектом от наличия аудиозаписи будет возможность прослушать ее всем коллективом и разобрать все допущенные ошибки.

4. Итоги проверки ТП должны влиять на мотивацию проверяемых сотрудников и их руководителей.

Инструмент «Private employee» («Тайный сотрудник»): используется руководителями, у которых в подчинении несколько отделов или нет возможности постоянно находиться с подчиненными. Основной принцип заключается в использовании сотрудников для передачи информации.

Не думай, что я советую тебе завести «стукача» в подразделении. Тайный сотрудник – это инструмент ненавязчивого контроля, который используется во всех государственных структурах или больших компаниях, где нет возможности контролировать все.

Если ты все же воспринимаешь это как «стукачество», то нет смысла использовать этот инструмент, потому что так же это будет воспринимать и сотрудник.

Можно использовать инструмент открыто или закрыто.

Открытое использование означает «агента» в подразделении. С сотрудником заключается тайный контракт, согласно которому он будет рассказывать о ситуации в отделе, о работе его руководителя и всего подразделения в целом. Самое главное, чтобы у такого сотрудника не было личной заинтересованности говорить неправду. Идеально было бы контрактировать такого сотрудника уже при приеме на работу, если есть цель контролировать персонал с помощью «своих» людей. При грамотной беседе и взаимной выгоде можно установить хороший ненавязчивый контроль. Повторюсь, главное самому не воспринимать это как «стукачество», а считать деятельность тайного сотрудника помощью в наблюдении за отделом, на которое самому не хватает времени.

Интерес сотрудника можно пробудить, сыграв на его желании восстановить «справедливость» в отделе. Это сработает, если он не слишком развит как личность. Если «цеплять» сотрудника, мотивированного на развитие, можно просто попросить его делать «анализ деятельности работы отдела», необходимый для дальнейшего карьерного роста.

На практике это может выглядеть так: «Алексей, мне нужна твоя помощь. У меня не хватает времени контролировать и анализировать ситуацию в некоторых филиалах, особенно у вас. У тебя хорошие аналитические способности, и в будущем ты мог бы быть неплохим руководителем. Хочу попросить тебя быть моим помощником здесь. Анализировать плюсы и минусы работы подразделения и твоего руководителя и вносить рациональные предложения по изменению, если это будет необходимо».

Открытый принцип «агента» применяется в компаниях, где действительно сложно физически управлять и контролировать всех. К сожалению, управленцы иногда используют такой принцип в своих личных, политических целях, что не соответствует этике менеджмента и just-принципу.

Закрытое использование – это использование сотрудников втемную для контроля за ситуацией. Сотрудники могут передавать информацию, не понимая, что она необходима для контроля и что они могут случайно выдать своего руководителя. Некогда Петр I ходил в народ и общался с разными людьми, чтобы контролировать все моменты своего правления.

Я не раз видел, как харизматичный собственник большой компании мог прийти в один из своих филиалов, запросто заговорить с продавцами и в ненавязчивой беседе узнать многое. Не важно, знали они его или нет – благодаря непосредственному общению он легко входил в доверие и узнавал, что ему нужно, тем самым держа под контролем всю компанию.

Технически использование сотрудников для контроля без их ведома возможно, если ты обладаешь хорошими навыками коммуникаций и умеешь войти в доверие. За пятнадцать минут неформальной беседы от простого сотрудника можно узнать все о его подразделении, и он даже не догадается, что целью вашей беседы была информация, которую ты используешь для последующего контроля. Для этого необходимо пользоваться всеми инструментами коммуникаций: уважение к собеседнику, активное слушание, навыки задавания вопросов, «взрослая» позиция и т. д.

Такой принцип контроля и анализа использовали великие русские полководцы, в отличие от многих штабных генералов, которые держали под контролем только то, что могло лишить их должности.

Еще раз повторюсь, что политический менеджмент – это «кариес» многих компаний.

Важно:

использование данных инструментов необходимо для контроля, чтобы потом скорректировать ситуацию, а не для того, чтобы впоследствии наказать сотрудников.

«Что бы ты поменял?» Инструмент, позволяющий узнать от сотрудников, что происходит в коллективе в отсутствие прямого контроля.

Управленец, беседуя, спрашивает у линейных сотрудников, что бы они поменяли в работе, если бы были менеджерами. Своего рода «мозговой штурм» для оптимизации работы. Сотрудник, сам того не замечая, рассказывает о процессах, происходящих в подразделении, с проблемной точки зрения. Управленец может выявить слабые места, тем самым контролируя то, что не видно, и анализируя ситуацию.

Корпоратив, или инструмент Сталина. Неплохой инструмент анализа и контроля, позволяющий в неформальной обстановке узнавать что-то и впоследствии контролировать ситуацию.

Иосиф Сталин использовал этот инструмент для контроля над своими подчиненными. Он часто собирал застолья в Кремле, приурочивая их к любым датам. Люди среди рабочей недели могли гулять до трех утра. Было много алкоголя и еды, все пили и гуляли, а Сталин слушал, о чем говорят развязанные языки, кто как реагирует и смотрит. Отказаться от корпоратива нельзя и опоздать на работу на следующий день – тоже. Даже если самого Сталина не было на корпоративе, ему докладывали о разговорах и поступках присутствовавших.

Сейчас, конечно, другие времена, да и цена ошибки другая, но тем не менее руководители на корпоративах могут многое узнать о себе, компании и своих подчиненных.

Если поведение выпившего сотрудника резко меняется, чаще всего это свидетельствует о его «недалекости». Алкоголь временно «отбрасывает» человека назад по шкале развития «Personal approach». Чем более развит человек, тем менее заметна его «дурь» в состоянии опьянения. Если у сотрудника «сносит башку» под хмельком, то нужно сто раз подумать о его надежности. Увы, многие «молчуны» раскрываются именно на корпоративах, и окружающие узнают о них и о себе много нового.

Слежка за интернетом – тоже инструмент ненавязчивого контроля за офисными сотрудниками. О человеке можно многое рассказать, если знать, какие сайты он посещает и сколько времени на них проводит. Такую статистику можно взять в IT-отделе. Многие с умными лицами сидят за компьютерами, занимаясь при этом своими делами. Но важно не только то, работает ли сотрудник, но и то, что именно его интересует в интернете. Для анализа можно использовать эту информацию. Например, если сотрудник много времени проводит на сайтах по поиску работы, то, возможно, его не устраивает что-то на текущем месте. А если зависает на развлекательных сайтах, то, скорее всего, недостаточно загружен на работе.

Я помню случай, когда IT-специалисты компании, занимающейся недвижимостью, сделали распечатку посещения интернета начальником отдела аренды и очень удивились, увидев обширный трафик с развлекательных сайтов и ноль посещений сайтов по недвижимости (читай: по специальности). Его руководителю стоило бы, получив эту информацию, задуматься о пересмотре контроля за своим подчиненным. К сожалению, вместо этого вышестоящий руководитель устроил скандал на всю компанию и оштрафовал руководителя отдела арендных отношений на 50 % от зарплаты, снизив мотивацию сотрудника до минимума. Этот инструмент ненавязчивого контроля нужен для исправления собственного неправильного менеджмента, а не для штрафов и наказаний.

Также у IT-специалистов есть возможность делать снимок рабочего стола компьютера сотрудников, то есть контролировать, чем занимается на данный момент сотрудник.

Видеонаблюдение – современный инструмент контроля за сотрудниками. Можно назвать его несоответствующим этике менеджмента, но тем не менее результат от него есть. Зная, что камеры видеонаблюдения за сотрудниками установлены, сотрудники только вначале «подтягиваются», а потом постепенно расслабляются. И даже если руководитель не смотрит постоянно в камеры, их наличие не помешает, тем более что сейчас это считается нормой.

Скрытая камера может использоваться только для корректировки поведения руководителя, а через изменение своего поведения ты уже добьешься изменения поведения сотрудников. Еще раз повторюсь, что наказывать сотрудников за проступки, узнав о них путем скрытого контроля, нельзя.

Контроль по результату выполнения задачи также является инструментом ненавязчивого контроля. Применяется с развитыми сотрудниками, которых не нужно контролировать во время выполнения задачи. Управленец может контролировать лишь результат, и если он не устраивает менеджера, то с сотрудником можно провести решение-ориентированную беседу. Контроль может быть открытым и закрытым, когда сотрудник не будет знать, что его контролируют даже по результату. Частой ошибкой является то, что, полностью доверяя сотруднику, руководитель может не контролировать его даже по результату. Со временем даже самый развитый сотрудник может расслабиться и не выполнить задание.

Локация – ненавязчивый инструмент, использующий современные технологии. Суть инструмента в том, чтобы отслеживать местонахождение сотрудника. Применяется в подразделениях, где подчиненные не сидят в офисе с руководителем, а находятся в разъездах. Это могут быть экспедиторы, проверяющие, региональные управленцы, водители, торговые представители, курьеры, «кустовые» директора, аудиторы и т. д. Ненавязчивый контроль осуществляется путем подключения на телефоне функции «поиск абонента». Данная функция доступна практически на всех мобильных телефонах и предоставляется оператором.

Сложность инструмента только в этическом восприятии этой функции – многие подчиненные могут воспринять это как вторжение в личную жизнь. Недовольство подчиненных легко погасить разрешением отключать эту функцию на телефоне в нерабочее время. Сопротивление чаще всего будет наблюдаться у тех, кто привык работать удаленно без контроля и не всегда использует рабочее время по назначению.

Таким сотрудникам стоит объяснить, что с 9:00 до 18:00 у работника нет личного времени, следовательно, нет никакого «вторжения в личное пространство».

Важно:

если сотрудник нарушил правила или допустил ошибку, руководителю необходимо сделать выводы и посмотреть на свои ошибки, а не звонить первым делом подчиненному, чтобы призвать к ответу за нарушение.

Если работники находятся рядом с руководителем, а контроль важен в работе, то лучше всего оговаривать использование данного инструмента при устройстве на работу, чтобы сотрудник согласился уже на «входе».

Внедрение этого инструмента в уже работающем коллективе может вызвать негатив – поэтому необходимо внедрять его осторожно, без директив и аргументировать свое решение тем, что рабочее время сотрудника принадлежит компании и компания платит за него деньги.

Если объяснить это с уважением и во «взрослой позиции», то проблем быть не должно и ты сможешь пользоваться неплохим инструментом ненавязчивого контроля.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Инструменты управления персоналом

Инструментов управления персоналом огромное множество, причем каждый инструмент разными руководителями может применяться по-разному. Не все руководители задумываются над их классификацией, выделяя обычно только поощрения и штрафные санкции. На практике таких инструментов, конечно, намного больше, и их содержание может быть сложнее. Об административных и экономических инструментах, а также о корпоративной культуре и контроле рассказал Роман Алёхин, президент Ассоциации социальных предпринимателей.

Корпоративная культура

Это очень важный и сложный инструмент, которому компании во всем мире в последнее время уделяют все больше внимания. Сложность его в том, что он требует персонального участия не только руководителей, но и собственника, а также значительных эмоциональных усилий и постоянной поддержки.

Читайте также: Увидел «Срочно!» – кидай в шредер. Как расставлять приоритеты в HR

Из-за этого во многих компаниях этот инструмент оставляется «на потом». Это неправильно – чем позже внедряется корпоративная культура, тем сложнее это сделать. Корпоративная культура в широком смысле этого слова со временем складывается в компании в любом случае, только без контроля руководства это произойдет стихийно, и не факт, что руководству устоявшиеся порядки понравятся.

Проблема в том, что ломать уже сложившуюся культуру сложнее, чем внедрить ее в только образованную компанию. Если же говорить о пользе этого инструмента, то лучше всего его характеризует такое определение: корпоративная культура – это то, что определяет работу сотрудника, когда на него не смотрит начальник. Это тесно связано и с лояльностью, так как чем больше сотрудники ценят корпоративную культуру, тем лояльнее они к компании. А это уже напрямую влияет на эффективность работы сотрудников, их нацеленность на результат и ответственность за свои действия.

Административные инструменты

Под административными инструментами понимается непосредственное управление самим руководителем или через его заместителей. Пожалуй, это и самые сложные, и самые эффективные средства. От умения поставить задачу, делегировать полномочия и проконтролировать выполнение напрямую зависит эффективность работы организации.  Важно понимать, кому ты ставишь задачу, и уже при постановке замотивировать на её выполнение. Причем задачу можно поставить на уровне целей, на уровне действий и на уровне четких инструкций. Очень важно при постановке задачи учитывать разные типы личности и уровень ответственности специалиста.

Дело в том, что одни и те же инструкции могут как мотивировать, так и демотивировать – все зависит от того, кому ставится задача. Соответственно, надо учитывать личность исполнителя: понятна ли ему не только цель, но и путь ее достижения. Что касается делегирования, то здесь важно помнить, что это не просто передача задачи, но и выдача ресурсов. Если работнику не рассказать о тех ресурсах, которыми он может пользоваться, то результата либо не будет, либо он будет не в то время. Соответственно, руководитель должен быть достаточно вовлечен в рабочие процессы и достаточно разбираться в своих подчиненных, чтобы правильно ставить задачи и делегировать их выполнение.

Контроль

Контроль также является важным и незаменимым инструментом управления. На уровне контроля руководитель не только закладывает следующие шаги планирования, но и поощряет либо наказывает сотрудников. Причем поощрение и наказание при всей их видимой простоте требуют очень аккуратного применения.

Здесь все зависит от сотрудника, на которого направлено воздействие. Одни и те же слова и действия могут привести к абсолютно разным результатам: для кого-то слишком жесткий разговор может стать поводом к увольнению, для кого-то – мотивацией к действиям. Поэтому при применении этих инструментов надо учитывать личность сотрудника.

Не стоит забывать и так распространенные сейчас технические средства контроля: программы, мобильные приложения, трекеры, планы и отчеты. Некоторые используют фотографии рабочего дня, что позволяет увидеть сделанное за день не только руководителю, но и самому сотруднику (для него это может быть дополнительной мотивацией). Если говорить о применении этих средств, то можно отметить, что их использование не должно быть самоцелью и не должно вредить рабочему процессу. Другими словами, сотрудник должен большую часть времени заниматься своей работой, а не написанием отчетов.

Экономические инструменты

Базовые инструменты мотивации сотрудников – это премирование и штрафы. Пожалуй, наиболее распространена сейчас мотивация за достижение ключевых показателей эффективности. Здесь стоит учитывать, что эти показатели должны варьироваться в зависимости от специфики деятельности: чем ниже должность, тем проще должны быть показатели. Смысл в том, что сотрудники должны понимать, за что и как они поощряются, так как иначе смысла в такой мотивации не будет. Некоторые компании даже проводят специальные практические занятия для своих сотрудников, на которых они учатся рассчитывать KPI и свою зарплату.

Смотрите также: Коучинг как технология управления

Другой базовый экономический инструмент – это штрафы. Это неоднозначный механизм, отношение к которому у руководителей разное. Негативная оценка этого инструмента связана с тем, что нередко ошибки сотрудника – это следствие ошибок руководителя (неправильно поставленная задача, отсутствие ресурсов, неумение управлять персоналом и т.д.). И в этом ракурсе применение штрафов должно быть максимально прозрачным и ограниченным: если в компании могут оштрафовать за любую ошибку, то это перекладывание ответственности за все процессы на сотрудников, и это говорит о неправильном управлении. В то же время ошибка должна исправляться за счет того, кто ее совершил, но разумнее и справедливее, когда под этим подразумевают время, а не деньги работника.

Фото Pexels

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 23 сентября 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Контроль работы сотрудников на производстве: офис и цех

Успешность производственного предприятия на 80% зависит от работы персонала, его продуктивности, мотивированности и желания принести пользу. Именно поэтому контроль работы сотрудников на производстве особо важен: от его качества напрямую зависит прибыль.

Но контроль может быть разным, и его эффективность зависит от того, насколько тот или иной способ подходит именно вам.

Способы контроля сотрудников на производстве

Для разных типов персонала на производстве существуют разные методы контроля, в зависимости от рода деятельности и обязанностей.

Офисные сотрудники

Почему-то при выражении “контроль сотрудников на производстве” все сразу думают, что речь идет о рабочих: персонале за станками, обслуживающем персонале, ремонтников и так далее. Однако, ни одно производство не сможет существовать без работников офиса: бухгалтеров, экономистов… И от их продуктивности тоже зависит многое.

Неправильный или несвоевременный расчет зарплаты, ошибки в плановых расходах, несвоевременное заполнение важных документов влечет за собой последствия. В основном, не слишком приятные. Именно поэтому руководителю важно контролировать работу не только рабочего персонала, но и сотрудников за компьютером.

Личный надсмотрщик

Первый способ, приходящий на ум — личный физический контроль. Постоянное или частое присутствие руководителя за спинами сотрудников. Здесь есть свои плюсы и минусы.

Плюсы:

• руководитель лично следит за исполнением задач;
• сотрудники вряд ли рискнут нарушать дисциплину.

Минусы:

• давление со стороны руководства может наоборот снизить продуктивность;
• жесткий контроль ухудшает атмосферу в коллективе, способствует увольнению сотрудников;
• руководитель теряет свое личное рабочее время на “слежку”.

Хоть такой способ и имеет место быть, им не следует злоупотреблять.

Камеры слежения для офиса

Камеры слежения упрощают задачу с контролем, освобождая время руководителя и убирая эффект “постоянного надсмотра”. Но только не в случае, когда сотрудники работают за компьютером больше 60% рабочего времени. В таком случае руководитель сможет увидеть только наличие сотрудника за компьютером, а вот чем именно он занимался — работал или играл в пасьянс — камеры не покажут.

Системы автоматического учета времени

Для этой задачи существуют программы для автоматического учета времени работы за компьютером. Например, отечественная Yaware.Timetracker ведет хронологию рабочего дня за и вне компьютера, фиксирует используемые программы и сайты, автоматически заполняет табель учета времени. Такая система поможет не только контролировать офисных сотрудников на производстве, но и облегчит им работу, и даже мотивирует улучшать свои результаты. Особенно, если правильно преподнести персоналу это устройство.

Рабочий персонал

Контроль за работой рабочего персонала на производстве сильно отличается. В первую очередь из-за отсутствия машин, способных учитывать рабочее время на протяжении всего дня. Поэтому здесь действуют немного другие методы.

Турникеты

Турникеты удобны тем, что 1) не пропустят в помещение посторонних и 2) автоматизированные системы собирают данные о времени прихода и на работу и ухода домой. Таким образом руководитель сможет обезопасить помещение и контролировать посещаемость персонала. Но в таком случае свой выбор стоит остановить именно на автоматизированных системах.

Биометрические системы

Еще один вид СКУД — биометрика. Биометрические системы доступа действуют точно также, как и турникеты: не пускают посторонних + собирают информацию о вошедших. Некоторые системы даже составляют автоматический табель учета времени.

Камеры слежения на производстве

А вот в самих цехах, складах и других производственных помещениях камеры — хороший инструмент для контроля работы сотрудников. На производстве рабочие любят часто уходить на перерывы, болтать и, чего уж хуже, периодически подворовывать. Камеры слежения помогут вычислить некомпетентных сотрудников в первые несколько дней после установки. А в дальнейшем — послужат инструментом контроля дисциплины.

Контроль сотрудников: необходимость или выбор?

Как правильно внедрять новые методы контроля работы сотрудников на производстве

Для начала следует помнить, что о любых методах контроля необходимо сообщать сотрудникам, и желательно получить их письменное соглашение. Кроме того, включите пункт о применяемых методах в контракт о найме.

Для того, чтобы новые методы воспринялись работниками как можно мягче, постарайтесь найти как можно больше плюсов для них в первую очередь. Например, подчеркните значительное повышение показателей, а значит и повышение заработной платы.

Наконец, осуществляйте контроль работы сотрудников на производстве с умом. Можете попробовать несколько методов или комбинировать их, но в конечном результате рекомендуем остановится на 1-2.