Как провести эффективное совещание: Эффективное совещание: главные правила

Содержание

Эффективное совещание: главные правила

Эффективное совещание: главные правила

12.03.20

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 2 (118), март 2020.

Совещания занимают важное место в современном бизнесе. Затраты времени на их проведение очень высоки, поэтому вопрос эффективности с каждым днем стоит все более остро. Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training показало, что 67% совещаний не приносят никаких результатов.

В опросе, посвященном исследованию совещаний и проведенном на кафедре «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ в 2019 году среди слушателей МВА, приняли участие 214 человек (руководители среднего и высшего уровня управления).

Опрос показал:

  • около 8% рабочего времени на совещания тратят неруководящие работники, 25% — руководители среднего уровня, более 55% — руководители высшего уровня управления;
  • 37% совещаний проходит без подготовки содержательного материала;
  • более 63% совещаний проходит с участниками, которые не имеют к совещанию прямого отношения;


  • 72% участников хотели бы повысить эффективность проведения совещаний.

На Рисунке 1 представлены характеристики неэффективных совещаний, которые участники опроса выделили на примере своих организаций.

Данные показатели могут отличаться в различных сферах деятельности, однако на первый план здесь выходят организаторские характеристики руководителя и его профессиональная компетентность.

По мнению респондентов, к признакам эффективных совещаний относятся:

  • необходимость проведения;
  • цель;
  • повестка;
  • организатор;
  • регламент;
  • минимальное число участников;
  • результат.

Результатом эффективных совещаний будут не только решенные вопросы или намеченные пути решения, но и сплоченная команда, уважение к руководству и коллегам.

Проводить эффективные совещания непросто. Количество времени и средств, затрачиваемых на совещания, зависит от многообразия целей и задач проводимых произ­водственных совещаний.

От цели и задач совещания зависит его вид. Совещания могут быть информативными, оценочными, по планированию работы и распределению ресурсов или комбинированные совещания.

Основные правила проведения эффективных совещаний

1. Проводите активную подготовку к совещаниям

Эффективность совещания может быть многократно повышена планированием совещания. До проведения совещания заполняйте формы «Приглашение на совещание» и «Повестка дня» в произвольном формате. Это поможет убедиться в том, что цели совещания определены, повестка дня составлена, исходный материал подобран, обозначены ответственные лица, начальное и конечное время установлено. Распространите эти формы всем участникам совещания заранее (за 24 часа), а также разошлите предстоящие презентации и подготовленный материал по содержанию повестки встречи. Тогда можно будет вовремя снять все воп­росы относительно организации совещания и увеличить время для дискуссий.

2. Прорабатывайте цель совещания

Например, в компании Intel, крупнейшем в мире производителе микропроцессоров, запрещено проводить совещания, если заранее не сформулирована четкая цель.


В Lenovo даже рядовые сотрудники могут прервать совещание, если выступающий нарушает регламент и уходит от обозначенного в повестке совещания вопроса и от цели совещания.

3. Приглашайте на совещание ограниченный круг участников

Используйте «правило двух пицц»: участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами,​ — то есть менее восьми человек. Например, сооснователь агрегатора предложений турфирм Kayak Пол Инглиш считает, что для принятия любого адекватного решения требуется не более трех человек.

4. Сокращайте время проведения совещаний

24% опрошенных в нашем исследовании отметили, что время проведения совещаний составляет 2 часа или более, 35% — 1–2 часа, 22% — до 1 часа, 14% — 15–30 минут; только у 5% респондентов совещания длятся 15–30 минут, у 2% — до 15 минут (Рисунок 2).

Инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr Гари Вайнерчук советует ограничить продолжительность совещания 15 минутами, а еще лучше — 3–5 минутами. Сотрудники могут удерживать свое внимание 15–20 минут, далее необходимо использовать приемы привлечения и удержания внимания.

5. Сократите количество совещаний

Совещание не должно проводиться, если можно обой­тись без него.

Партнер Google Ventures Кен Нортон рекомендует каждой компании отказаться от еженедельных совещаний и проводить их только по конкретному поводу.

6. Меняйте формат совещаний

Некоторые технопредприниматели США (основатель Facebook Марк Цукерберг, основатель Twitter Джек Дорси и др.) проводят совещания стоя или вовсе прогуливаясь, как некогда это делал философ Платон с учениками.

Как выяснили психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе, «стоячие» совещания намного эффективнее обычных: люди генерируют больше креативных идей, более вовлечены в процесс, а главное — такие совещания проходят быстрее.

7. Используйте эффективные технологии принятия решений на совещаниях

Прежде чем принимать какие-либо управленческие решения, а особенно если они касаются планирования деятельности, распре­деления и использования ресурсов, необходимо продумать, какую страте­гию использовать. В отечественной и зарубежной практике часто используется технология принятия решения РМР: «Результаты — Методы — Ресурсы». Чтобы принять решение, необходимо ответить на вопросы, представленные на Рисунке 3.


8. Используйте современные средства коммуникации

Останутся ли совещания как формат делового общения в эпоху мессенджеров и электронных планировщиков задач? «Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время», — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.

Однако грамотно спланированное и проведенное совещание решает большое количество деловых задач: во время коллективной интеллектуальной деятельности проходит дискуссия, доводится информация, принимаются решения или намечаются пути решения, проходит контроль, повышается вовлеченность работников в трудовую деятельность.

До полного отказа от классических, традиционных совещаний пока еще далеко, однако многие, особенно молодые руководители, используют современные средства делового взаимодействия очень широко. Самое большое преимущество таких средств — снижение затрат времени на большие и массовые совещания.

Замените личные встречи конференц-звонками, онлайн-конференциями, чатами, в которых участвуют только те, кто причастен к конкретной проблеме, используйте электронные планировщики задач, системы управления проектами (онлайн-сервисы или программы). В итоге каждый сотрудник будет тратить на совещания на 3–5 часов в неделю меньше.

На информационной панели (дашборде) каждого работника описаны все задачи на определенный временной промежуток и прогресс их выполнения. Отчетность и контроль осуществляется внутри информационной системы. Современные средства коммуникации, платформы по управлению проектами и информационные системы позволяют значительно сократить количество личных встреч. Такой формат проведения совещаний необходим организациям, в которых значительная часть сотрудников работают удаленно.



Таким путем идут многие организации. Например, сеть магазинов цифровой техники «Фотосклад.ру» полностью ушла от офлайн-совещаний и перешла на отчетность на корпоративном портале, сделанном на онлайн-платформе «Битрикс». Там же проводятся видео- и голосовые совещания, а также обсуждения в форме онлайн-конференций и чатов.

В компании «Манго Телеком» тоже стремятся переместить общение сотрудников в мессенджеры. «Текст — это принципиально другая коммуникация. Вживую люди могут выступать по 10 минут и не сказать вообще ничего. В тексте это сделать труднее, поэтому обсуждение становится более конкретным, предметным и качественным. Плюс оно почти лишено ненужных эмоций, которые часто возникают на деловых встречах», — говорит руководитель отдела маркетинга «Манго Телеком» Андрей Козловский.

В заключение приведу рекомендации по правильному проведению совещаний от партнера Google Ventures Кена Нортона, которые станут лучшим советом в этом важном для современного бизнеса моменте.

1. Собирайтесь для решения конкретной проблемы.

Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты об их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.

2. У каждого совещания должен быть один «инициатор».

Собирать участников должен конкретный менеджер, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.

3. Совещание не должно длиться более 30 минут.

Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание. Более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам — обсуждению новостей и спортивных мероприятий, пересказыванию анекдотов.


4. Зовите только тех, кого нужно.

Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти. Никаких общих планерок, на которых весь коллектив покидает рабочие места и уходит в переговорку, изображая интерес.

5. Следуйте письменному плану.

Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.

6. Не бойтесь эскалации разговора.

Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.

7. Запретите вход с гаджетами.

Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

Марина Владимировна Полевая

Доктор экономических наук, доцент, зав. кафедрой «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).

 

Сергей Анатольевич Полевой

Доктор технических наук, профессор департамента менеджмента Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).

 

Как организовать эффективное совещание?

В ходе совещания каждый может выдвинуть свою идею, обсудить волнующий вопрос, составить план действий на грядущий день или всю рабочую неделю, спланировать событие или встречу с деловыми партнерами. Чтобы встреча не превратилось в процесс переливания из пустого в порожнее, а состоялось эффективное совещание, на котором были бы приняты важные решения, руководитель должен владеть всеми тонкостями организации и проведения этого мероприятия.


Содержание:

1. Выбор типа совещания

2. 10 шагов для проведения эффективного совещания


3. Типичные ошибки в организации совещания

4. Схема проведения конструктивного совещания

Выбор типа совещания

Эффективные совещания — это заранее спланированные встречи, которые имеют четкую структуру и проходят по четко установленным параметрам. Существует несколько ключевых типов собраний, которые имеют свои особенности. Среди них:

1. Планерка — структура этой разновидности совещания состоит из разминки или вступительного слова, основной части, включающей регламент, формат и цели, общих вопросов, результатов работы, отчетов участников и анализа результатов.

2. Доклад — состоит из выступлений нескольких участников. Одна презентация длится не больше 7 минут, так как именно такой отрезок времени можно удерживать внимание аудитории.

3. Обмен мнениями — поочередное высказывание всех участников собрания.

4. Совещание — состоит из вступления, которое включает планы, обозначение важности темы и определение проблемы, основной части — это планы, регламент и формат, далее идет обсуждение с последующим анализом, а в завершение — постановка задач и подведение итогов.

5. Обсуждение — собрание организовывают в очередной раз после того, как основная встреча уже была проведена, но на котором решение так и не приняли.

Помимо ключевых, есть еще такие форматы совещаний, как планерка и брейнсторминг. В первом случае на встречу приглашают узкий круг сотрудников для решения проблемы, к которой они имеют прямое отношение. Второй тип совещаний создан для поиска неординарных идей и свежих решений. На такие заседания приглашают как можно больше людей.

Чтобы грамотно распорядиться временем, отведенным на совещание, вложиться в этот временной отрезок и не затянуть с решением главной задачи, можно воспользоваться специальными приложениями, такими как простой тайм-трекер Checkiant. С его помощью также можно вести учет рабочего времени и заработанных денег сотрудников, тем самым повышая продуктивность и качество работы каждого из них.

10 шагов для проведения эффективного совещания

Чтоб эффективно проводить совещания для начала обозначим три ключевых составляющих успешной встречи коллектива: открытый диалог, ясная цель и сильный лидер. А теперь пройдем 10 ключевых шагов организации эффективного совещания:

1. Хорошо продумайте цель заседания. Если в нем нет смысла, тогда не стоит напрягаться самому и отвлекать сотрудников от работы. Сегодня без труда можно предоставить информацию каждому члену команды через электронную почту. Необходимость в проведении совещания может быть оправдана только тогда, когда нужно получить немедленную реакцию подчиненных. В этом случае собранию быть!

2. Тщательно подготовьтесь. Можно продумать не только основные пункты плана, но и потренировать некоторые фразы, возможно, написать вступительную или завершающую речь.

3. Своевременно оповестите каждого члена коллектива о совещании. Если вдохновить команду хотя бы одним убедительным и обоснованным тезисом, мотивировать их к мероприятию, повыситься и эффективность собрания. Все будут понимать, зачем встретились и чего нужно достичь в конечном итоге. Так что необходимо заранее досконально продумать цели, после чего оповестить сотрудников о встрече.

4. Руководите процессом. Хорошее заседание может пройти только под хорошим руководством. Необходимо дать понять собравшимся, что вы здесь выполняете еще и функцию наблюдателя и будете следить за тем, чтобы совещание соответствовало теме, укладывалось во временные рамки и чтобы никто не отклонялся от поставленных задач. Не менее важно показать, что вы уважаете время каждого из присутствующих. Для этого позвольте им наблюдать за стрелкой часов или установите таймер. Каждый раз, когда основная тема будет замещаться второстепенными разговорами, возвращайте всех в нужное русло.

5. Позвольте каждому свободно размышлять. Но не позволяйте другим участникам процесса высмеивать говорящего. Следите за дисциплиной. 

6. Важно, чтобы все присутствующие принимали участие в обсуждении и каждый смог внести свое предложение, идею или высказать личное мнение относительно обсуждаемой темы. Необходимо выслушать всех и только после этого, путем анализа всего услышанного, принимать окончательное решение.

7. Составьте план действий в конце заседания. Следует уточнить у сотрудников, понятно ли им итоговое решение собрания, что необходимо делать дальше и какого результата достичь. Если что-то пошло не так, нужно проанализировать все ошибки и учесть их в следующий раз.

8. Следите за временем. Важно, как своевременно начать совещание, так и вовремя его закончить. Пунктуальность играет не последнюю роль в достижении успеха.

9. Ведите работу с подчиненными после завершения совещания. Можно попросить каждого участника мероприятия написать отчет по его итогам. Это полезный лайфхак к тому, как провести эффективное совещание, устранив все недочеты, которые случились в прошлый раз.

10. Контролируйте соблюдение принятых решений. По завершении собрания следите за тем, чтобы сотрудники следовали принятому плану и выработанной стратегии, а не забыли обо всем уже через пять минут после окончания планерки.

Учитывайте эти правила проведения эффективного совещания, чтобы повысить эффективность, скорость и качество выполнения задач, сплотить коллектив и улучшить атмосферу на рабочем месте.

Типичные ошибки в организации совещания

Каждый последующий анализ прошедшей встречи позволит устранить ошибки по максимуму и проводить эффективные, продуктивные совещания, результаты которых будут устраивать и сотрудников, и руководителя. Очень сложно сделать все правильно с первых попыток, когда на планерку приходит много людей, а времени дается в обрез. Но все приходит с опытом.

Одним из ключевых моментов в проведении эффективного совещания является исключение ошибок. Их не избежать и к этому нужно привыкнуть. Главное, чтобы они не вошли в привычку, и вы могли оперативно их разобрать, проанализировать и продумать решения для их устранения. 

Итак, мы рассмотрели главные принципы эффективного совещания, которые составляют лесенку из соответствия задачам, конкретности, кратковременности, тайминга, причастности, права голоса, закрепления результатов и плановости. Ошибки могут появиться на любом из этих этапов. Разберем самые распространенные из них:

  • вы не определили цель — после мероприятия у его участников останется лишь чувство впустую потраченного времени. Обычно, если сотрудники не получают уведомления с конкретизацией темы и целей заседания, то они либо не приходят вовсе, либо являются только потому, что боятся быть наказанными;

  • вы не подготовились к встрече — если вы сами не знаете, что говорить участникам, тогда как можно требовать от них каких-то действий, активности и вообще реакции. В таком случае совещание пройдет под девизом «выяснение недоразумений и поиск темы», а уйдут с него все с полным непониманием произошедшего и без единого плана на будущее;

  • вы не обозначили временные рамки — если указано определенное время проведения встречи, то и решение участники будут пытаться отыскать в этих границах. В противном случае получасовой брифинг может перерасти в трехчасовое размусоливание одного и того же по кругу;

  • вы не сумели мотивировать участников собрания, как и себя лично — если вы не умеете пользоваться таким инструментом как «совещание» и не считаете его чем-то важным в деятельности компании, то и удивляться нечему, когда на встречах будет неразбериха, а оперативное планирование будет «жить отдельной жизнью» от совещаний как таковых;

  • вы проводите заседание не по назначению — нельзя созывать «народ» по любому случаю. Зачем отрывать людей от дела для анализа вопросов, которые можно решить, например, с помощью электронной почты или перед окончанием рабочего дня за пять минут до выхода из офиса;

  • установленная вами цель собрания и методы для его проведения не совместимы друг с другом — если уж было решено разбираться с проблемой всем коллективом, не стоит отбирать все время на личный монолог и сугубо свое мнение. Важно дать каждому слово, а по завершении всем вместе проголосовать за один вариант.

Анализируя все вышеперечисленные правила проведения эффективных совещаний, стоит отметить, что разбор ошибок является одним из ключевых моментов в достижении успеха и решении поставленных целей.

Схема проведения конструктивного совещания

Залог организации и проведения эффективного собрания заключается в создании правильного плана и, что не менее важно, следованию каждого его этапа поочередно.

1. На подготовительном этапе лидер обязан предоставить участникам информацию о предстоящем мероприятии с задачами, которые нужно решить или вопросами, на которые необходимо отыскать ответ. На этом этапе он также должен задать правильный настрой и подвести присутствующих к тому, что их ожидает конструктивное взаимодействие, то есть каждый имеет право на свою точку зрения и, соответственно, сможет высказаться без осуждения.

2. На этапе под названием «начало совещания» организатору важно четко сформулировать цель и тему. Чтобы задать тон мероприятию, нужно провести приветственную часть, рассадить участников, поздороваться.

3. Самый ответственный момент — это основная часть совещания. На этом этапе лидеру нужно озвучить проблему, утвердить вопросы для ее решения, создать оптимальные условия для группы, чтобы собравшиеся могли предложить ряд удачных предложений, а также обеспечить процесс принятия единого окончательного варианта.

4. В завершение организатор должен раздать каждому из присутствующих результаты мероприятия в письменной форме. Это можно сделать также через 1-2 часа после планерки. Очень важно правильно завершить встречу, зарядить сотрудников положительной энергетикой и повысить взаимодействие между членами коллектива.


Читайте также:

Как можно контролировать работу сотрудников. Checkiant — простая программа для учета рабочего времени

Дедлайн — друг или враг

Топ 12 программ для дистанционной работы на время карантина

Топ 10 приемов для мотивации в работе

Harvard Business Review Россия

Все проводят совещания, все в них участвуют, и все всегда ими ­недовольны. Руководители жалуются: «Время трачу, каждый раз объясняю все заново», «Так ничего и не поняли». Сотрудники: «Одна говорильня, только от работы отрывают». Подразумевается, что все хотят работать, но должны сидеть на совещаниях.

Разочаровавшись, руководители ведут себя по-разному. Одни устраивают совещания как можно чаще — и начинается чехарда: наверное, не тех позвали, давайте попробуем других; давайте рассадим всех иначе; давайте собираться не в начале недели, а в конце; давайте не в начале дня, а ближе к вечеру. А другие руководители, наоборот, «обижаются» на совещания, отказываются от них на время или навсегда.

Совещания — очень эффективный метод управления, с его помощью можно повысить и мотивацию людей, и четкость исполнения, отладить взаимодействие подразделений. Пользуясь им, можно решить массу задач. Вопрос лишь в том, как получить желаемое, затратив минимум ресурсов.

И чтобы на него ответить, попробуем понять, почему совещания так часто заканчиваются провалом. Причем и те, которые проводятся не для галочки, а ради важной задачи. По просьбе клиентов я присутствовала на многих ­совещаниях и потом обсуждала с ними причины неудач.

Типичные неудачи

Совещания можно условно разделить на четыре типа по их целям: донести до людей свое уже готовое решение; собрать информацию, понять, как обстоят дела; сформулировать новую идею; обсудить конкретный вопрос и вынести решение.

Цель — донести свое решение до людей. Руководитель планирует перевести производство на новую технологию. Он все проанализировал, подсчитал, понял, что и как делать, осталось объявить, что новшество вводится с такого-то числа, и распределить функции между людьми. Но какими словами он начинает совещание: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос. Как вы смотрите на то, что мы перейдем на новую технологию?» И к его большому изумлению, события развиваются не так, как он предполагал. Вместо того чтобы думать, как браться за дело, люди обсуждают плюсы и минусы его предложения, высказывают свое мнение, возражают, предлагают варианты и т. д. Руководитель вне себя. Он уже тысячу раз все продумал и взвесил. Но теперь он только и может сказать: «Да, решение надо доработать, но сроки поджимают, давайте все-таки попробуем­».   С чем уйдут люди? «Сырое решение. Почему мы должны его выполнять? Вряд ли у нас получится…»

Руководитель сам поставил себя в трудное положение. В чем же его главная ошибка?

Вспомним его первую фразу: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос». Первые слова на любом совещании — это пусковой механизм, они задают направление. Люди слушают, относятся к нашим словам серьезно — и начинают высказываться. Они и не подозревают, что наша цель была другой: объявить им свое решение и распределить роли для его претворения в жизнь.

Согласно одному из управленческих мифов, только если люди сами «родили решение» в бурном обсуждении, они будут верить в него и воплощать его, не жалея сил. И хотя у руководителя уже есть решение, он пытается сделать его более заманчивым для людей. Поэтому он имеет в виду одно, а говорит другое. Но для людей куда привлекательнее четкость, определенность и основательность. А такие «игры в демократию» часто размывают суть вопроса и только расхолаживают людей. Поэтому все претензии — будто люди не слушают и говорят не то — руководителю надо предъявлять в первую очередь себе.

Цель — собрать информацию. Однажды руководитель крупного холдинга попросил меня проанализировать проводимое им совещание. Он хотел получить от подчиненных информацию о внедрении в регионах нового продукта. Присутствовали все, кто имел к этому отношение. Начал руководитель с общего вопроса, никому конкретно не адресованного: «Ну, как у нас обстоят дела на местах? Я знаю, есть проблемы, давайте попробуем найти причины». После недолгой паузы разговор начал директор по продажам — он обрушился с критикой на директора по маркетингу. Тот ответил, и началась перепалка. Почти все совещание два человека выясняли между собой отношения. Остальные с интересом за этим наблюдали. Понятно, что никакого «управленческого продукта» не получилось. «Ну вот и поработайте с ними!» — развел руками руководитель.

Почему и это совещание было сорвано?

Снова вспомним вводную фразу. Руководитель употребил эмоционально заряженные слова «проблемы» и «разобраться». И вывел ситуацию из нейтральной зоны, запустив механизм психологической защиты у тех, кто считал себя виноватым. Директор по продажам решил, что это камень в его огород, и перешел в наступление на директора по маркетингу, оживив тем самым застарелый конфликт. Два часа были потрачены впустую: после совещания все расходились взбудораженные, обсуждали, какой кошмар творится в компании из-за конфликта топ-менеджеров, как относится к ним руководитель и что их всех ждет. О продажах в регионах на время все забыли. И увидели, что руководитель не контролирует ситуацию: два человека заняли все время, а он ничего не мог поделать.

Анализируя это совещание, я спросила руководителя: «Для чего такие пространные вопросы в начале? Почему не сказали четко, что именно вас интересует, и ничего не конкретизировали по ходу совещания?» И услышала: «Я хотел получить побольше информации. Мне важно понять, как они видят ситуацию, как относятся к друг другу. Я знаю об их конфликте, но я хотел посмотреть, могут ли они вместе работать. А может, мне надо одного из них уволить? Или обоих?». То есть у руководителя было много других, скрытых целей, отличных от заявленной. С помощью совещания он хотел решить и кадровые, и организационные вопросы. И это привело к печальным последствиям.

Цель — «родить» идею. Руководитель собрал совещание, чтобы услышать идеи сотрудников о том, как оживить продажи основного продукта. В компании постоянно появляются новинки, они «выстреливают», а основной продукт потихоньку «закисает», и с этим нужно что-то делать. Началось обсуждение, руководитель призвал всех высказываться. Люди выступали вяло. Он реагировал резко: «Неинтересно», «Это мы уже слышали», «Ну вот хоть что-то более-менее стоящее».

Совещание закончилось ничем. «Только время потратил», — подвел итог руково­дитель. Почему?

Совещание по замыслу должно было стать мозговым штурмом. О том, как его проводить, знают, вроде бы, все. Но грамотное исполнение на практике я видела редко. Главная ошибка руководителя в том, что он, чтобы сэкономить время, не стал слушать «белиберду». Он критикой отсекал все предложения и даже не подошел к этапу, на котором «ерунда» могла бы смениться чем-нибудь стоящим. Как ­выяснилось­, у него уже была своя идея и все остальные заведомо казались ему хуже. Зачем тогда он затеял совещание? «Я хотел услышать их мнение, но они опять ничего умного не сказали. Пустая трата времени. Но все равно надо их собирать, чтобы потом мне не говорили, будто я их не слушаю». Опять несовпадение истинной и заявленной цели.

Цель — обсудить конкретный вопрос и вынести решение. Руководитель хотел провести реформу на заводе, но колебался, когда ее начинать — в этом году или в следующем. Чтобы принять решение, ему нужна была дополнительная информация. На совещании он прежде всего спросил собравшихся, как обстоят дела. Люди стали говорить, но он перебивал оценивающими замечаниями, не дал высказаться всем. А потом не очень уверенно назвал сроки, к которым люди отнеслись скептически. В чем ошибка руководителя? Он поставил две задачи — обсудить проб­лему и принять решение, но не разделил совещание на две части, каждую со своей логикой. И на каждом этапе он не отдавал себе отчета в том, что делает. Во время обсуждения нужно выслушать других, а он оценивал и высказывал свое мнение. Когда надо было четко сформулировать решение, он не занял твердой позиции и ему пришлось выслушивать возражения.

«Три кита» совещания

Для совещаний всех типов важно, во-первых, ответить на вопросы «Чего я хочу от совещания?», «Какую я ставлю цель?», во-вторых, наметить структуру, план совещания и, в-третьих, ответить на вопрос «Что я должен получить в результате — какой продукт и в каком виде?» Вроде все просто, но если выполнить все три пункта, то эффект превзойдет наши ожидания.

Цель. Начинать подготовку к любому совещанию, даже к регулярной оперативке, нужно с честного ответа на вопрос: «Ради чего я собираю людей?». Цель сначала надо осознать самому, четко ее сформулировать и потом объяснить людям. Она должна быть конструктивной, позитивной и продуктивной. Можно, конечно, преследовать и другие цели, например «убедиться в очередной раз, что сотрудники ни на что не способны и плохо работают» или «доказать людям, что они бестолковые и ничего не могут». Такие задачи решаются легко. Но вряд ли это поможет нам скоординировать действия людей и мотивировать их на решение сложных задач.

А ведь именно в этом основной смысл любого совещания. Не стоит забывать, что можно так говорить о проблемах, что люди захотят исправить ситуацию — или так, что у них опустятся руки. Даже похвалой можно отбить у человека желание работать. И если руководитель хочет, чтобы люди делали то, что ему нужно, а не преследовали свои цели, он должен ясно понимать, как это сделать. Однажды на тренинге, в котором участвовали руководитель компании и его подчиненные, мы разыграли ситуацию «скрытые мотивы». Руководителю я предложила объявить на «совещании», что 12 и 13 числа следующего месяца в пансионате «Сосны» пройдет семинар по ­разработке ­миссии и стратегии организации и проводить его будет компания «ММ-Класс», а затем спросить в его обычной «демократичной» манере: «Есть ли какие-нибудь соображения?».

Остальным участникам я раздала бумажки со «скрытой» мотивацией. Например, один должен был представить себе, что его зять работает в конкурирующей консультативной компании и его хотят уволить, потому что он не может продать ни одного тренинга или семинара. ­Сотрудник­ хочет, чтобы семинар проводила компания зятя. У другого в этом пансионате именно тогда будет отдыхать любовница с мужем — ему совсем не надо быть там. Третий на эти дни наметил рыбалку с друзьями. Руководитель о скрытых мотивах не знает — и что он видит? Вице­-президенты обстоятельно и увлеченно излагают веские аргументы против и этого пансионата, и этих сроков, и этой тренинговой ком­пании. Таких подводных камней в каж­дом совещании много.

Поэтому важно не только определить цель, но и дать себе задание не отклоняться от нее, а первую фразу сформулировать так, чтобы запустить процесс в нужном направлении и «включить» людей. Структура. Предстоящее совещание нужно разбить на логические блоки. Руководитель должен знать, что он будет говорить на каждом этапе, какие ключевые слова произнесет. Продукт. Любое совещание должно увенчаться «продуктом», в письменном или в устном виде. Это может быть конкретный срок, план действий, даже просто хорошее настроение участников. Мало ли для чего проводятся совещания, главное, чтобы был результат, который ­соответствовал бы нашей цели.

Особенности совещаний

Цель, структура, продукт — это важно для совещаний всех типов, но у каждого есть свои уникальные особенности.

Первый тип: сообщение решения. Если руководитель твердо знает, что делать, ему надо, не вдаваясь в особые объяснения, прямо сказать людям: «Я хочу, чтобы мы утвердили план перехода на новую технологию и чтобы каждый из вас понял, что он должен сделать для этого». Или: «Я хочу, чтобы вы сделали следующее…». Люди охотно нас выслушают. Но такое прямое послание — самое трудное даже для опытных руководителей. Начинаются словесные заигрывания, время идет, внимание распыляется, и никто так и не понимает, чего мы хотим. На совещаниях первого типа энергетический поток должен идти сверху вниз. Мы четко говорим, чего хотим, а люди должны это воспринять. Может показаться, что последовательно и уверенно проводить свою линию — это слишком механистично и жестко, но именно в этом случае каждый думает только о деле и том, что должен предпринять для достижения общего результата. Людям комфортнее, когда они видят, что ими руководит уверенный человек, который знает, чего хочет, понимает, как добиться своей цели, и может это сформулировать. Определенность — одна из важных потребностей человека. И в компании ее дает руководитель.

Второй тип: сбор информации. Когда мы хотим собрать побольше информации, мы, например, говорим: «Ну как идет продажа/подготовка..?», занимаем нейтральную позицию, внимательно слушаем, не оценивая и не перебивая, уточняем. С другой стороны, мы организуем дискуссию: ограничиваем время выступлений («максимум три минуты каждому») — но не тему, произносим ключевые слова и направляем обсуждение в нужное русло. В этом случае информация и энергия идут снизу вверх — от рядовых участников к руководителю. Он все выслушивает и подводит итог. При этом не обязательно анализировать каждое высказывание, важно отметить, что было интересно и полезно, иногда достаточно просто поблагодарить собравшихся. Тогда в следующий раз люди отнесутся к совещанию еще более ответственно. Третий тип: мозговой штурм.

В этом случае важно не просто набросать идеи, но создать продукт, причем всем вместе. Хороший результат получается, только если следовать четкому плану. Хотя мозговой штурм — способ работы творческой группы, у него свои шаблонные формы. Нужно, во-первых, точно определить и сформулировать задачи. Во-вторых, ограничить время: должно быть ощущение, что его не хватает — это создает напряжение. В-третьих — ­назначить ответственного, который будет фиксировать все предложения. Мозговой штурм состоит из нескольких этапов. Сбор идей без критики. Запрет критики облегчает продвижение идей. Это как пробка от ­шампанского­: сначала­ должно вылететь все банальное, поверхност­ное, а потом пойдет настоящий творческий ­процесс. Хорошо включить в группу несколько профанов: они не знают деталей и потому мыслят нестандартно. Отбор идей. Авторство идей не устанавливается, их выбирают, например, голосованием, из пяти — три, потом одну. Важно, что отбираются лучшие, а не отсеиваются худшие. Негативная оценка тормозит творческое начало, и люди в штыки принимают предложения коллег. Проверка на прочность.

Мы можем разделиться на две группы — «за» и «против». Это заставляет прокрутить в голове все идеи; а так как они уже лишены авторства, люди легко критикуют свои идеи. Решение формулируется и записывается. Оно должно быть общим. Эту жесткую структуру надо обязательно соблюдать. Руководитель ведет совещание, держа людей в тонусе: четко ограничивает время, проявляет личную заинтересованность, активно слушает, уточняет, выстраивает дискуссию, подводит итог. Он должен обладать этими управленческими навыками и умело ими пользоваться. Четвертый тип, комбинированный. Такое совещание может состоять из нескольких блоков: сбор информации, обсуждение, вынесение решения. Главное, понимать, что я в данный момент делаю — собираю информацию, способствую рождению новых идей или объявляю решение — и следовать намеченному алгоритму.

Секреты мастерства

Для успеха совещания важны не только знания и навыки руководителя, но и его эмоциональный настрой, осознанность и индивидуальный стиль ведения совещаний. Эмоциональное состояние. Руководитель должен быть уверенным, неторопливым, уметь держать паузу, быть твердым, но доброжелательным. Если в его голосе люди услышат сомнение, они будут оспаривать и критиковать его высказывания, доказывать невыполнимость его решения. И наоборот, твердость и спокойствие убеждают собравшихся в том, что все сказанное им правильно, мобилизуют на выполнение. Своей уверенностью он заражает собравшихся. Одновременно складывается и позитивный образ руководителя — человека спокойного, живого, требовательного, интересующегося, знающего. С таким хочется быть «в одной лодке». Своим состоянием надо учиться управлять.

Я учу клиентов «активному слушанию»: как сосредоточиваться на собеседнике, как прояснять смысл, суммировать сказанное и т. д. Все это нужно уметь не для того, чтобы манипулировать людьми, а чтобы их понимать, воздействовать на их мотивацию и энергию. Осознание. Каждый этап совещания должен быть осознан. Хорошо продумав структуру и технологию совещания, нужно в каждый момент понимать, что я делаю и для чего. Для чего я задал этот вопрос? На что я сейчас рассчитываю? Индивидуальный стиль. Нужно помнить также, что при всех общих закономерностях каждый из нас уникален. Поэтому важно быть самим собой, выработать свой неповторимый стиль в ведении совещаний. У меня был клиент, который любил рассказывать про некоего Петра Ивановича, умело проводившего совещания: «Он может и кулаком по столу ударить, и крепкое словечко ввернуть, а люди радуются и смотрят на него с любовью». Мой клиент тоже как-то на совещании кулаком ударил, крепкое словечко ввернул, три сотрудницы обиделись, расплакались, а одна потом даже уволилась.

Почему это произошло? Потому что для Петра Ивановича это было органично, а для моего клиента — нет. Безусловно, надо знать правила и обладать навыками, но практически любые взаимоотношения — и на работе, и в семье, и с друзьями — стоят на трех столпах: это свобода, границы и тепло. То же самое относится и к совещаниям. У человека должно быть некое безопасное пространство для высказывания своего мнения, независимо от того, согласен он с начальником или нет. Но важно соблюдать четкие границы совещания: не нарушать временных рамок, не отклоняться от темы, следовать принятым нормам общения. И все, что происходит на совещании, должно быть «согрето» симпатией, уважением руководителя к людям. Итак, совещание — это один из главных инструментов управления, которым должен владеть любой руководитель.

Совещания позволяют направлять коллектив, ставить перед ним цели, достигать их, объяснять, какие задачи стоят сейчас перед компанией. Они помогают мотивировать людей, преодолевать разобщенность и местничество: сплоченные общей целью, менеджеры разных подразделений отбрасывают свои разногласия и вместе работают на общий результат. Совещания явно показывают всем, что принято в компании, а что нет, каковы ее нормы и ценности. Они «проявляют» приоритеты, ценности, мотивы руководителя. Все видят, что он за человек. Он может тысячу раз говорить: «Для меня люди — это все», «Мы в одной лодке», но, если на самом деле он из тех, кто готов всех потопить, это сразу видно — как и то, что он дорожит каждым. Совещания дают руководителю информацию о сотрудниках и о коллективе; он получает обратную связь, которую не получить, общаясь с каждым отдельно. И конечно, на совещаниях люди ощущают себя членами коллектива, а это — одна из наших базовых потребностей.

Как эффективно проводить совещания: практические советы

Автор: Юрий Алексеевич Шибалкин, старший преподаватель Московского государственного индустриального университета.

 

Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом. Почему же руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня? Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, а редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний.

К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. Это действительно искусство, потому что лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.

Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.

 

Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего подготовиться к нему. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе.

Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

  1. Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
  2. Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
  3. Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
  4. Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

 

Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих пяти правил.

  1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.
  2. Тщательно разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
  3. Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
  4. Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
  5. Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

 

Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше — сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками совещания правила совместной работы. Поручите одному из участников ведение протокола. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность подтем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.

 

Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.

Если вы действительно хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей. А это означает, что вам нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.

Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».

Развития дискуссии в нужном направлении вы сможете добиться только в том случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.

Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента? Советуем вам придерживаться следующих правил.

  1. Несмотря на раздражение, говорите медленно и негромко.
  2. Обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории. Благодаря этому возникает деловая и спокойная обстановка.
  3. В самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают. Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. И только затем можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.

 

Умелая постановка вопросов — самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.

Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству.

Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что…» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом…»

 

Заканчивая совещание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.

Совещание завершайте на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.

Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.

 

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.

  1. Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе участников опровергать его утверждения.
  2. Позитивист. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
  3. Всезнайка. Призвать группу участников занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
  4. Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
  5. Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укреплять уверенность в его силах.
  6. Негативист. Признать и оценить его знания и опыт.
  7. Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры его сферы интересов.
  8. «Крупная шишка». Избегать прямой критики, применять технику «да, но…»
  9. Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе участников.

 

Чем выше ваш пост, тем более широкими проблемами вам придется заниматься, тем с большим числом людей придется эту работу согласовывать и координировать. Поэтому постарайтесь преодолеть неприязнь к совещаниям и научитесь извлекать из них максимальную пользу.

Этого вам удастся добиться, если вы будете следовать следующим советам.

  1. Не пожалейте 10 минут на то, чтобы составить для себя хотя бы схематичный план предстоящего совещания. Наметьте, кому в какой очередности дать слово, на что обратить особое внимание присутствующих и чего от них надо добиваться.
  2. Приучитесь выделять в каждом выступлении основную мысль. Абстрагируйтесь от «словесного шума», который присущ многим специалистам, искренне полагающим, что кратко высказать свое мнение или предложение просто не солидно, и поэтому старающимся полностью занять отведенное им по регламенту время.
  3. Подавляйте любые вспышки эмоциональности в ходе совещания. Помните о том, что эмоции резко снижают результативность обмена мнениями, но зато сильно увеличивают продолжительность совещаний.
  4. Незамедлительно пресекайте попытки отдельных специалистов заморочить голову остальным присутствующим, используя для этой цели крайне специфическую терминологию, понятную лишь им самим.
  5. Постарайтесь до самого последнего времени скрыть от участников совещания (если они ваши подчиненные) то личное мнение, с которым вы пришли на это совещание.

 

Только практические современные знания и навыки. Учитесь только тому, что вам интересно и нужно по абонементу, со скидкой.

Как проводить совещания правильно и эффективно: инструкция и рекомендации

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. 

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании. 

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа: 

Плановые:

  • 5- или 20-минутные планерки. Проводятся каждый день с утра. Руководитель распределяет задачи, обсуждает с сотрудниками результаты проделанной работы.
  • Совещания. Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы, разработать новое предложение. Работники заранее знают время и тему. 

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

  1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

  1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. 

  1. Никто не готовился к собранию. 

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

  1. Слабый состав. 

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

  1. Собрание без плана и цели. 

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. 

  1. Непонятный итог. 

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Принципы эффективных совещаний 

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. 

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний 

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

  1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания. 
  2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих. 
  3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло. 
  4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:
  • вступление;
  • цели и задачи;
  • общие вопросы;
  • общие результаты работы;
  • выступления сотрудников;
  • анализ результатов и подведение итогов.
  1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

  1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
  2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

  • Не бойтесь простоты. 

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. 

  • Будьте строгими. 

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

  • Замечайте трудолюбивых сотрудников. 

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

  • Отмечайте достоинства сотрудников. 

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

  • Делайте перерывы. 

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

  • время собрания;
  • перечень задач;
  • список исполнителей;
  • сроки выполнения заданий;
  • подписи участников совещания.

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. 

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

  • Громкие ссоры. 

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

  • Страх перед сложной проблемой.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи. 

  • Обсуждение одного вопроса слишком затянулось.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. 

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. 

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

  • роли заранее распределены;
  • тема собрания неизменна;
  • встреча проходит в одно и то же время.

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

  • обучение главных менеджеров;
  • решение проблем при поиске новых сотрудников;
  • достижения отдела;
  • дальнейшее развитие отдела.

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Коллтрекинг

Покажет, какая реклама приносит звонки, а какая просто тратит бюджет

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Как провести эффективное совещание с коллегами. Офисная служба.





Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.

Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Почему совещания бывают неудачными

Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:
 

  • Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, «обсудить новый проект» не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.

     

  • Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание «растекается», может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.

     

  • Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.

     

  • Неадекватное поведение участников. Сотрудники «спят» во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.

     

  • Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.

     

  • Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.

    Как подготовиться

    Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается. Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы. Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат. С чего начать планирование?
     

    • Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.

       

    • Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:

       

      • Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.

         

      • Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.

         

      • Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.

         

      • Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.

         

    • Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.

       

    • Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.

       

    • Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.

       

    • Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

    Как провести совещание эффективно: рецепт успеха

    Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.
     

    • Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.

       

    • Сразу обозначьте повестку дня.

       

    • Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.

       

    • Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.

       

    • Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.

       

    • Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.

       

    • Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.

       

    • Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

    Что в результате

    Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.

    Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.

    Что еще почитать:

    Количество показов: 776

    Как проводить совещания более продуктивно

    Любят ли ваши сотрудники совещания? Ответьте честно: не все. Лулла-Мэй Элефтериу-Смит пообщалась с экспертами и подготовила для вас советы по повышению эффективности совещаний и экономии времени. Узнайте, как организовать «стоячие» собрания и создать список приглашенных на совещание.

     

    Совещания, запланированные или созванные экспромтом, могут навредить, если проводить их неправильно. Командные дискуссии, обсуждения модернизации компании или даже простой вызов на планерку способны запросто отнять 45 минут рабочего времени. А если они растянутся, времени на текущие задачи не останется вовсе.

    Согласно исследованию eShare (1), в среднем сотрудники участвуют в 4,4 совещаниях за неделю. По мнению работников, больше половины собраний — пустая трата времени. Вполне понятно почему. Но, если совещания проводятся правильно, они приносят пользу каждому участнику. В этой статье мы подготовили советы экспертов по повышению продуктивности совещаний.

    День без совещаний

    Лишние совещания не просто тратят время, они нагоняют на людей сонливость. Согласно новому исследованию Crowne Plaza Hotel and Resorts (2), 34% людей отключаются на затянувшемся совещании, а 23% респондентов даже видели заснувших.

    Если у сотрудников будет один день без собраний, они смогут переоценить собственное время. «Уменьшение времени совещаний на 20% создает эффект дефицита, в результате чего люди усерднее работают на собраниях», — считает Эбигейл Айрлэнд, консультант по высокой эффективности и продуктивности.

    Среда — день, который лучше провести без совещаний. Это позволит сделать паузу, оценить свое время и распланировать его. «Вы сможете проанализировать сделанное за предыдущие два дня и спланировать работу на четверг и пятницу, — рассказывает Айрлэнд. — И поймете, нужны ли вам предстоящие совещания, чтобы вынести безжалостный вердикт: проигнорировать, перепоручить или поприсутствовать на них».

    «Стоячие» совещания

    «Стоячие» совещания сокращают время, проведенное в переговорной комнате благодаря тому, что людям менее комфортно и лениво. Энтузиазм сотрудников повышается, способствуя обмену информацией и не вызывая желание людей бороться за территорию, как показало исследование Вашингтонского университета в Сент-Льюисе, США (3).

    Тино Тристе, руководитель по стратегическому поиску в SEO-агентстве Tecmark, считает, что введение «стоячих» совещаний существенно снижает их продолжительность. «Иногда наши совещания длились полтора часа, хотя на них хватило и бы 30 минут. Теперь мы сократили это время вдвое, и совещания сразу стали короткими и проактивными. «Стоячие» совещания помогают команде быстрее формулировать свои мысли и увереннее представлять их».

    Не попадайте в ловушку непродуктивных совещаний

     

    Подготовьтесь к совещанию

    Согласно данным платформы для командной работы Attentiv (4), 63% всех совещаний в США проводятся без предварительно подготовленной программы, а значит, большая часть людей не особо понимает, зачем участвует в собрании.

    Доктор Клэр Коллинз, доцент по развитию лидерских качеств и поведения в Henley Business School, считает, что всем участникам необходимо приходить на совещание подготовленными. Нужно заранее ознакомиться с соответствующей информацией, программой и целями совещания.

    «Обозначьте цели и задачи совещания, аргументируйте необходимость их реализации. Участникам стоит приходить на совещание со справочными материалами и подготовленной информацией. В идеале они должны получить раздаточный материал заранее, — поясняет Коллинз. — Длинные обсуждения редко проходят более плодотворно, чем короткая презентация фактов и рациональное принятие решений».

    Составьте список приглашенных

    Вам не кажется, что список участников совещания длиннее, чем нужно? Согласно результатам исследования, опубликованного в Harvard Business Review (5), идеальное количество людей для совещания — от пяти до восьми. При большем количестве участников вам будет труднее принять важные решения и выслушать всех.

    «Приглашайте только тех, кто необходим на совещании, — рекомендует Луиза Ли, аккредитованный личный секретарь в административной консалтинговой фирме Saunders and Lee. — Создав программу собрания, вы легко увидите, каких людей касаются заявленные задачи. Их и нужно позвать».

    А что если пункт программы касается целого отдела или большой группы сотрудников? «Пусть команда выдвинет одного человека для участия в совещании. Так вы затратите меньше времени на то, чтобы выслушать всех людей», — поясняет Ли.

    Продумайте схему размещения участников

    Исследование, проведенное в 1960-х гг. специалистом по психологии среды Робертом Соммером о схеме размещения учеников в школьном классе, может быть полезно и для организации пространства в переговорных комнатах (6).

    «Это просто — распорядитесь, кто где сидит, и задайте нужное направление мысли на совещании, — советует личный и корпоративный тренер Ричард Харрис. — Например, если желаемый исход совещания — принятие какого-либо решения командой, есть смысл рассадить участников по одну сторону стола.

    Если вы хотите назначить кого-то ответственным, посадите его во главе стола, а если нужно продемонстрировать равноправие, рассадите всех за круглым столом. Требуется оживленная дискуссия? Посадите команды на противоположных сторонах стола, — и возникнет легкое ощущение противостояния. Вспомните оппонентов, сидящих друг напротив друга во время шахматной партии».

    Попробуйте формат 22-минутного совещания

    «Стандартная продолжительность совещания обычно составляет 30 минут или час», — рассказывает Стюарт Херн, исполнительный директор компании Clear Review, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления продуктивностью. — Проблема заключается в том, что компании становятся жертвами закона Паркинсона, согласно которому обсуждение каждой задачи неизбежно растягивается на все выделенное на нее время».

    Поэтому Херн решил проводить более короткие совещания. Руководство и сотрудники строго следят за регламентном, чтобы собрание прошло максимально успешно для всех.

    Двадцать две минуты — это число было признано магическим для проведения совещаний. Николь Стейнбок, создавшая концепцию «22-минутного собрания» (7), рекомендует выполнить девять действий, чтобы уложиться в этот промежуток времени и провести совещание эффективно — от составления программы с целями собрания до запрета на телефоны.

     

    Лулла-Мэй Элефтериу-Смит — британская журналистка, автор The Independent, The Huffington Post и других изданий.

    Источники:

    (1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

    (2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

    (3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

    (4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

    (5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

    (6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

    (7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA

    Как проводить эффективные встречи

    Вы боитесь посещать еженедельное собрание персонала? Вы когда-нибудь сидели там, крутили ручку и сопротивлялись искушению взглянуть на свой смартфон, задаваясь вопросом, зачем вы здесь, когда у вас так много других дел? Или, что еще хуже, вы во главе стола и ведете встречу, когда замечаете отсутствие интереса со стороны других? Вы не одиноки. Плохо организованные собрания убивают продуктивность и, конечно же, не помогают моральному духу сотрудников.Попрощайтесь с этими скучными встречами и узнайте, как проводить эффективные встречи, которые оставляют сотрудников заинтересованными и мотивированными.

    7 советов для эффективных встреч

    Определите цель собрания

    Прежде чем отправлять оповещение о встрече и помещать ее в свой календарь, спросите себя, почему вы хотите провести встречу, и определите цель. Это собрание, чтобы ознакомить сотрудников с изменениями в руководстве? Вы принимаете решение по проекту? Это мозговой штурм для новой бизнес-стратегии? Убедитесь, что для достижения вашей цели необходимо собрать сотрудников в комнате для личного обсуждения и взаимодействия; если цель встречи — обновление статуса, возможно, отправка группового электронного письма — лучшее использование времени каждого.

    Сообщите о цели собрания

    Приглашая других на встречу, четко обозначьте цель встречи. Это не только позволит вам сосредоточиться, но и позволит сотрудникам присутствовать на собрании, подготовленном либо с документами, либо с мыслями по рассматриваемому вопросу. Общение необходимо для эффективной встречи.

    Будьте избирательны в отношении посетителей

    Никто не ценит встречи, которые не имеют отношения к ним или их работе.Определите, кому действительно нужно быть там и почему. Чей вклад вам нужен? Какие коллеги должны участвовать и, вероятно, у них возникнут вопросы по этому поводу? Если в вашем списке есть кто-то, кого просто нужно проинформировать о том, что обсуждалось, сделайте ему одолжение и исключите его из списка. Их можно легко обновить, отправив ответное электронное письмо. Время ценно, и ни один работодатель не хочет отрицательно влиять на производительность, заставляя сотрудников присутствовать на собраниях, в которых нет необходимости.

    Вы должны составить повестку дня встречи

    Проведение встречи без определенного расписания — это все равно что залезть в парусную лодку и надеяться, что ветер унесет вас туда, куда вы хотите.Вы буквально потеряетесь в море. Программа встречи приведет вас к конечному пункту назначения. Включите темы для обсуждения и тех, кто будет обращаться к каждому пункту, если другие примут участие. Отправьте повестку дня участникам заранее, чтобы все знали, чего ожидать, и были подготовлены.

    Придерживайтесь своего плана

    Даже самая хорошо спланированная встреча пойдет наперекосяк, если дискуссия сорвется и зайдет на второстепенные темы. Вот почему большинство встреч не достигают своей цели — они не сбиваются с пути.В начале вашего собрания установите основные правила и определенное время для каждого пункта вашей повестки дня, а также для всего собрания. Например: «Спасибо, что пришли сегодня. Время каждого ценно, и моя цель — сократить продолжительность этой встречи до часа. Давайте придерживаться текущих вопросов и отложим обсуждение других тем на потом ». Обуздайте любого, кто монополизирует обсуждение или вводит темы, а не в повестку дня.

    Держите их занятыми

    Наглядные пособия имеют большое значение для того, чтобы каждый был сосредоточен на встрече, а не на телефоне или часах.Разместите повестку дня на умной доске в передней части комнаты. Проецируйте визуальные эффекты на большой экран с помощью компьютера; все, чтобы держать глаза впереди.

    Подведение итогов встречи

    Вы когда-нибудь уходили с встречи и делали вывод, отличный от вашего коллеги? Убедитесь, что этого не произошло с вашей встречей, отправив письмо в течение 24 часов. Включите резюме, выделите ключевые рассмотренные темы, поставленные задачи и укажите сроки. Своевременная отправка гарантирует, что посетители не пойдут в неправильном направлении.

    10 советов по проведению эффективных встреч от @Get_Lighthouse

    Вам когда-нибудь казалось, что у вас слишком много встреч?

    Или подобные встречи — пустая трата времени и непродуктивность?

    Современное рабочее место построено на открытом, быстром и плавном общении, при этом встречи часто оказываются в центре всего; они передают статус, позволяют услышать ваш голос, обновляют информацию о ключевых лидерах и лицах, принимающих решения, и помогают в сотрудничестве и принятии решений.

    В идеальном мире встречи должны продвигать вашу работу вперед, облегчая общение между командами, отдельными людьми и их менеджерами. Однако зачастую они просто кажутся пустой тратой времени.

    Согласно исследованию Opinion Matters для Центра экономики и бизнес-исследований, средний офисный работник проводит четыре часа в неделю на собраниях (10% своего времени) — и они считают большую часть этого времени потраченным впустую.

    Это означает, что если вы пытаетесь получить от встреч больше, просто провести еще встреч, или более длительных встреч — не ответ.

    Улучшение совещаний требует целенаправленных усилий

    Чтобы проводить отличные встречи, вам нужно четко указать , как вы проводите встречи от начала до конца: до встречи, во время, после, структуру вашей встречи, а также их частоту и количество.

    Вернувшись к основам, вы сможете увидеть все проблемы, из-за которых ваши встречи заканчиваются не так, как вы надеялись.

    И это более верно, чем когда-либо, когда пандемия COVID перевернула все наши графики и вынудила множество специальных адаптаций.К сожалению, переключение один на один с личной встречи на видеоконференцию не всегда лучший ответ, а добавление еще большего количества встреч, чтобы компенсировать отсутствие офисных обсуждений, только усугубляет проблему.

    Помня об этом, мы собрали наши любимые советы, которые помогут вам проводить более эффективные встречи. Эти советы помогут вам сделать встречи лучше (и даже реже).

    Есть много способов улучшить качество ваших встреч: от базовых передовых методов проведения встреч до творческих идей, которые сработали для других великих компаний, которые вы можете протестировать вместе со своей командой.

    Позже мы поговорим о некоторых советах по удаленному / COVID для проведения эффективных встреч. Во-первых, вот еще несколько общих вечнозеленых советов, как проводить отличные встречи независимо от того, когда, где и как вы их проводите.

    1. Делайте хорошие заметки

    Ведение заметок может показаться простым, но оно дает несколько больших преимуществ, которые легко упустить из виду.

    Одно из самых важных — это то, что делает заметки с вашим мозгом. Когда вы делаете заметки, это заставляет ваш мозг систематизировать то, что вы слышите, так, чтобы вы это понимали.Это снижает вероятность того, что вы пропустите что-то важное или неправильно поймете сказанное.

    Но это не единственный способ делать заметки, чтобы получать от встреч больше. Принимая также к сведению:

    • Дает вам запись того, что обсуждалось во время встречи, для дальнейшего использования
    • Устанавливает хороший пример для вашей команды, что вы серьезно относитесь к тому, что обсуждаете
    • Помогает улучшить вашу память о том, что обсуждалось

    Как Энди Гроув написал в своей книге High Output Management:

    .

    «Не менее важно то, что символизирует« запись »… действие подразумевает обязательство, как рукопожатие, что что-то будет сделано.”

    Создание заметок — это простое действие, обеспечивающее высокую окупаемость инвестиций для вас и ваших коллег. А когда вы уже будете делать заметки, этот следующий совет сделает ваши встречи еще лучше.

    2. Используйте метод Amazon memo

    Генеральный директор

    Amazon Джефф Безос довольно известен тем, что запретил слайды PowerPoint на собраниях в Amazon, заявив, что это «вероятно, самая умная вещь, которую мы когда-либо делали».

    Однако многие не знают, чем он заменил эту практику.Введите: заранее составленный бриф.

    В Amazon каждая встреча начинается с того, что каждый участник молча читает «шестистраничную записку с повествовательной структурой», прежде чем начнется какое-либо обсуждение.

    ″ [Меморандум] должен создать контекст для того, что тогда будет хорошим обсуждением, «- говорит Безос. Участникам собрания рекомендуется делать заметки, а затем обсуждать памятку, когда все закончат читать.

    Эти служебные записки служат нескольким ключевым целям:

    • Все находятся на равных условиях, понимают контекст и предысторию вашей встречи.
    • Цель и цель встречи ясны и ясны, гарантирует, что встреча необходима.
    • Читая их на собрании, гарантирует, что все прочитали его , даже если один из ваших участников является руководителем на десятках собраний в неделю.

    Помимо этих преимуществ для участников собрания, он также помогает организатору собрания. Это вынуждает тех, кто пишет записку, прояснить свои мысли, поскольку Безос поощряет сотрудников заранее получать отзывы о своих записках и прилагать значительные усилия для их создания.

    Вот пример некоторых из этих правил (изначально опубликованных Amazon @ captaindanny10):

    Поскольку компании уже более 25 лет, неудивительно, что Amazon разработала некоторые рекомендации, которые помогут улучшить эти памятки и направить членов своей команды, которые вы тоже можете использовать.

    Если вы устали от очередной встречи, заполненной слайдами Powerpoint, вам может пригодиться памятка.

    https://twitter.com/MarcusDetry/status/1208059584885080064?s=20

    3.Всегда имейте повестку дня

    При повторяющихся встречах легко попасться в ловушку встречи по привычке, не имея четкой цели или результата встречи.

    Это особенно верно для удаленных собраний, где можно легко блуждать по темам, затягиваться слишком долго или проводить собрание, которое никогда не оправдывает затраченного времени.

    Вот почему генеральный директор Gitlab буквально отменяет любую встречу без установленной повестки дня:

    « Если к собранию не прилагается повестка дня, Я присоединюсь к собранию и закрою его на одну минуту в .И я ожидаю, что все в компании поступят так же ». — Сид Сиджбрандий, генеральный директор, GitLab

    Такое руководство на собственном примере — отличный способ подчеркнуть важность правильной подготовки к каждой встрече, будь то повестка дня или памятная записка.

    Простые вопросы, важные ответы

    Имея это в виду, было бы полезно задавать эти вопросы на каждой встрече, в которой вы участвуете:

    • Есть ли у вас четкая повестка дня для этого собрания?
    • Знают ли ваши коллеги, чего ожидать?
    • Какие решения или результаты ожидаются от этой встречи?

    Эти вопросы могут показаться очевидными, но в каждой компании, в которой я когда-либо работал, были встречи без повестки дня и плохо сформулированные цели.Неудивительно, что это были наименее продуктивные и наиболее расточительные встречи.

    Сделайте акцент на том, что вы или кто-то из вашей команды готовит повестку дня для каждой встречи, и вы гарантируете, что каждая встреча начинается с хорошей основы и цели.

    Дополнительная литература:
    1. Почему вашему один на один нужна повестка дня встречи (+ сделать их великими)

    4. Помните «Правило двух пицц»

    Чем больше растет команда, тем сложнее ею управлять.Линии связи геометрически растут по мере роста вашей команды:

    Похожий эффект происходит на собраниях, где каждый человек, которого вы добавляете к собранию, все более и более затрудняет принятие какого-либо значимого решения или продвижение чего-либо.

    Это также может привести к потере времени и денег, если учесть потраченные впустую зарплаты всех участников собрания.

    Джефф Безос использует то, что он называет «правилом двух пицц», по этим причинам. Основная идея состоит в том, чтобы на встрече никогда не было больше людей, чем может накормить две пиццы.С пиццей среднего размера, которую обычно разрезают на восемь ломтиков, из расчета два ломтика на человека, это восемь человек.

    Более восьми человек, и общение обычно прерывается, встречи длятся слишком долго, люди расстраиваются, сидя без дела, не будучи постоянно вовлеченными, и вы в конечном итоге теряете много времени. В этом случае гораздо выше риск возникновения проблем с поиском достаточно большого конференц-зала или проблем с вызовом во время видеоконференции.

    Вот почему при планировании встречи следует задать следующие вопросы:

    • Кому действительно нужно быть здесь?
    • Кто мог просто быть в курсе того, что произошло, но не должен присутствовать?
    • Кто-нибудь приглашен на эту встречу, если в этом нет необходимости?

    Небольшая дисциплина в отношении приглашений на собрания может иметь большое значение для повышения их качества.

    5. Получите Armeetingeddon

    Согласно данным Inc., примерно в 2013 году инженеры Dropbox тратили , более половины своего времени, сидя в конференц-залах для встреч.

    Сотрудники жаловались, что собраний было слишком много, на них было слишком много людей (часто с людьми, которым не нужно было присутствовать), и многие из них не имели реальной цели.

    В ответ руководство Dropbox ответило корпоративным электронным письмом с заголовком: « Armeetingeddon получил .”

    Они отменили все повторяющиеся встречи для всех команд на две полные недели. В течение этого времени они попросили руководителей и членов команды подумать, имеет ли смысл возобновлять каждую отдельную повторяющуюся встречу или нет по истечении двухнедельного периода.

    Подобно прополке сада или обрезке дерева, они с тех пор повторяли этот процесс полурегулярно. Это предотвращает повторение исходной проблемы.

    Если вы чувствуете, что у вас слишком много встреч, подумайте о том, чтобы устроить Ameetingeddon для вас и вашей команды.Удаляя все повторяющиеся встречи, вы заставляете пересматривать каждую встречу свежим взглядом. Вы также избегаете того момента, когда это уже запланировано, и вы думаете: «С таким же успехом мы могли бы встретиться…»

    6. Заканчивайте встречу, а не время.

    Одна из наиболее частых проблем, с которыми команды сталкиваются на собраниях, заключается в том, что они склонны заполнять запланированное время, а иногда и переезжать, но при этом ничего не достигают. Презентация или обсуждение затянутся без четкого указания, или темы, выходящие за рамки первоначального объема встречи, будут постепенно появляться, чтобы заполнить дополнительное время.

    Если вы идете на встречу, не думая о ее результате, как узнать, когда встреча закончена? Вот почему мы говорили о важности повестки дня.

    Тем не менее, даже если четко сформулированы цели встречи, легко попасться в ловушку , «используя время, пока все здесь».

    Если целью встречи, на которой вы находитесь, является принятие решения или выполнение чего-либо, разве встреча не должна заканчиваться, когда вы принимаете решение или завершаете эту задачу?

    Если вы собираетесь на каждую встречу с целью или результатом, вам следует заканчивать встречу, когда встреча заканчивается, а не когда время истекло, как я поделился в недавнем интервью подкасту с WovenTeams.

    Если вы пытаетесь подчеркнуть важность подготовки и цели на своих встречах, то пропускать другие темы совершенно контрпродуктивно; это создает возможности для начала обсуждения неподготовленных тем или просто тратит время, которое было бы лучше потратить на другие дела.

    Подобно тому, как закрытие собрания без повестки дня означает важность подготовки и планирования перед собранием, завершение собрания раньше, потому что цель собрания достигнута, означает для вашей команды, что целеустремленность имеет значение, а время каждого ценно.

    7. После встречи: отправьте всем резюме и рекомендации.

    Большая часть отличных встреч — это то, что вы делаете. после , когда собрание закончилось.

    Если вы начали регулярно делать заметки, как я предлагал в пункте №1, у вас хорошее начало. Это даст вам возможность оглянуться назад, чтобы вспомнить, что вы обсуждали, и даже может помочь в принятии решений, поскольку у вас будет более четкая картина того, как идут дела.

    Однако не останавливайтесь на достигнутом. Вы хотите воспользоваться этим преимуществом и распространить его среди своей команды. Для этого после каждой встречи попросите вас или другого члена команды отправить сводку этой встречи, пункты, требующие принятия мер, и все остальное, что примечательно, в качестве резюме всем участникам.

    Это помогает сдвинуть иглу с темы, обсуждаемой на собрании, подчеркивая, какие действия необходимо предпринять после встречи. Нет ничего хорошего в том, чтобы принимать решение, но потом не действовать в соответствии с ним; Фактически, именно так вы и заканчиваете серией встреч, которые кажутся побитыми рекордами.

    Дайте понять, что должно произойти, и кто и когда должен делать. Это также сделает более ясным, когда действительно должна быть следующая встреча, вместо того, чтобы проводить произвольные встречи каждую неделю.

    Plus, как указывает соучредитель Tettra Энди Кук, его также можно использовать для помощи людям, которые пропустили встречу или которым необходимо сообщить позже:

    21 / Наличие архива почти всех обсуждений, решений и документов имело огромную ценность на протяжении многих лет.Теперь у нас есть исторический контекст всего, что мы сделали для принятия более эффективных решений в будущем.

    — Энди Кук (@AndyGCook) 8 января 2020 г.

    Это особенно актуально сейчас из-за COVID и всех удаленных пользователей.

    Асинхронная связь становится ключом к тому, чтобы все были в курсе событий и общение было гладким; вы не можете быстро рассказать о коллеге в вашем офисе, который не был на собрании, но случайно сел рядом с вами. Однако вы можете делиться заметками о собраниях, которые каждый может просматривать в любое время и в любом месте.

    Кстати об удаленной работе…

    Проведение эффективных встреч при управлении удаленными командами

    Невозможно сейчас говорить о лучших встречах, не отмечая слона в комнате: COVID.

    Реальность такова, что для большинства команд типичная структура встреч перевернулась в результате пандемии.

    Хотя общие советы по собранию, подобные приведенным выше, по-прежнему очень полезны и в целом применимы, их недостаточно, если вы пытаетесь максимально использовать свою новую структуру удаленного собрания.

    Многие команды проводят больше встреч, чтобы наверстать упущенное в разговоре в офисе, но обнаруживают, что устают, потому что видеозвонки не так заряжают энергией, как личные встречи.

    Эти проблемы усугубляются тем, что многие команды испытывают нехватку персонала из-за увольнений и реструктуризации, в результате чего все больше ложатся на плечи. И специально для таких менеджеров, как вы, вы больше не можете ходить по офису, чтобы почувствовать, как идут дела у членов вашей команды, или быстро поболтать за их столом.

    Что вы можете с этим поделать? Нет простого решения, но вот несколько советов, которые помогут улучшить качество ваших удаленных встреч:

    19 / У нас есть встречи, но они являются крайней мерой и довольно нечасты:

    — Еженедельное собрание команды, чтобы проверить и поделиться победами
    — Ежемесячное собрание, чтобы подвести итоги прогресса в достижении целей
    — Небольшие встречи здесь и там по мере необходимости

    — Энди Кук (@AndyGCook) 8 января 2020 г.

    8. Используйте больше асинхронной связи (также известное как «

    Должна ли эта встреча быть электронной почтой? »)

    Когда дело доходит до удаленного управления, использование асинхронной связи является ключевым моментом.Вы не можете проводить видеоконференции, чтобы держать всех в курсе.

    Это не только утомительно и отнимает много времени, но и превращает расписание каждого в не что иное, как встречи. Как кто-то может что-то сделать, если его календарь заполнен групповыми собраниями и миллионом специальных встреч?

    Вам действительно нужна эта встреча?

    Вы знаете, как в офисе вы можете повернуться к коллеге или натолкнуться на него в коридоре и сообщить им быструю информацию? Что ж, может возникнуть соблазн назначить встречу, чтобы сделать это вместо этого.

    Проблема в том, что он часто превращает 5-минутный офисный чат в 30-60-минутную встречу. Довольно скоро ваши «запланированные интуитивные» встречи могут заполнить весь ваш рабочий день.

    Вот почему вам следует подумать о других способах общения, помимо встреч. Спросите себя:

    • Если нужно своевременно , будет ли чат Slack или MS Teams покрыть большую часть этого?
    • Если это не очень чувствительный ко времени , могу я вместо этого отправить им быстрое электронное письмо, чтобы обновить их?
    • Для более серьезных решений и обновлений, будет ли документ Google или другая система с функциями совместной работы, комментариев и редактирования лучше передавать информацию?

    Самое замечательное, что все эти параметры являются асинхронными; это означает, что, когда у вашего коллеги есть время, чтобы рассмотреть, сосредоточиться и ответить, не обязательно должно быть то же время, что и вы.Это может привести к более вдумчивым ответам и более подробным ответам.

    Из-за COVID многие родители пытаются заботиться о своих детях и работать, а некоторым, возможно, придется заботиться о больных близких. Им может быть чрезвычайно полезно знать, что они могут пересмотреть что-то в то время, когда они могут спокойно сосредоточиться, вместо того, чтобы пытаться делать десятки звонков в течение дня.

    9. Кому

    нужен , чтобы быть здесь? А кто нет?

    Может возникнуть соблазн пригласить на встречу всех, у кого есть хотя бы мимолетный интерес или отношение к проекту.В конце концов, вы же не хотите, чтобы кто-то чувствовал себя обделенным… верно?

    Лучше задать вопрос: Кому здесь нужно быть?

    Это означает распознавание наиболее важных участников встречи и их приглашение.

    Затем, для всех тех людей, которым было бы полезно знать о встрече, вместо этого сделайте их приглашение необязательным или, что еще лучше, не приглашайте их, а составьте список. Затем этот список становится тем, кому вы будете отправлять свою памятку и заметки о встрече, чтобы они были в курсе того, что происходит, без необходимости связываться с встречей.

    Это также может применяться в офисном сценарии, но становится еще более важным удаленно:

    • Чем больше группа, , тем труднее дать каждому возможность говорить и избежать разговоров между людьми.
    • При большом количестве людей, которым звонят, вероятность возникновения технических трудностей быстро возрастает.
    • Планирование становится все труднее и труднее с увеличением числа приглашенных , особенно если некоторым членам вашей команды пришлось скорректировать свои рабочие графики по личным причинам.

    Прилежно подходя к тому, кого вы приглашаете на свои удаленные собрания, вы можете улучшить их качество, поскольку у посетителей будет больше времени для участия, а те, кому не нужно присутствовать, могут получить то, что им нужно, не посещая.

    10. Вспомните график «Создатель против менеджера»

    Слишком много встреч может стать большой проблемой, особенно когда удаленные команды пытаются восполнить недостаток в офисных чатах. Однако даже если вы чувствуете, что количество встреч находится под контролем, вы все равно можете создать проблемы для своей команды.

    Производителям нужно время для сосредоточения.

    Расписание менеджера довольно легко понять: у вас есть отдельные блоки времени, часто по 30-60 минут в то время, когда вы в основном находитесь на собраниях или выполняете небольшие задачи, такие как электронная почта или редактирование презентации.

    Между тем графики Maker совсем другие. Пол Грэм, соучредитель стартап-акселератора Y Combinator, хорошо описывает это в своем эссе «График создателя, график менеджера»:

    Когда вы действуете по графику производителя, встречи — это катастрофа .Одна встреча может унести весь день, если разбить ее на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы сделать что-нибудь сложное.

    … Для кого-то в расписании создателя встреча — это как исключение. Это не просто заставляет вас переключаться с одной задачи на другую; он меняет режим, в котором вы работаете. “

    Этот «быстрый призыв к команде синхронизироваться» может показаться простым добавлением к вашему расписанию, но если вы запланируете его на неподходящее время, вы можете саботировать продуктивность всей вашей команды.

    Любой тип глубокой творческой работы требует постоянной сосредоточенности в течение нескольких часов без перерыва. Требуется время, чтобы разогреться и сосредоточить свой ум на задаче, и действительно «войдет в нужную зону».

    С карантином COVID уже может быть намного сложнее сосредоточиться на этом по любому количеству причин. Это еще более опасно, если вы прервете их лучшее время для сосредоточенной работы.

    Чтобы максимально увеличить рабочее время вашей команды, несмотря на то, что она удалена:

    • Сведите к минимуму общее количество встреч, которые вы просите их посетить.
    • Предоставляйте обновления, заметки и сведения о встречах, о которых они, возможно, захотят быть в курсе и на которых не нужно присутствовать.
    • Запланируйте встречи, которые им действительно нужно посещать вне их самых больших периодов непрерывного рабочего времени.

    С помощью этих небольших настроек и небольшого планирования заранее, чтобы учесть рабочие часы, вы можете значительно повысить продуктивность и качество работы многих в вашей команде.

    Дополнительная литература для улучшения ваших удаленных встреч:
    1. Дополнительные советы по эффективному асинхронному общению от опытного удаленного работника
    2. 3 ключа, которые помогут вашей команде в переходе к удаленной работе
    3. 11 основных советов по эффективному управлению удаленными сотрудниками

    Получите максимум удовольствия от каждой встречи

    Встречи не должны казаться неизбежным злом.Когда все сделано хорошо, они могут быть эффективными, заряжающими энергией и решающими.

    У каждой встречи должна быть цель и результат, которого вы хотите достичь, и вы должны делать все возможное, чтобы достичь этого (и не более того).

    Чтобы достичь этой встречи нирваны:

    • Примите меры, чтобы подготовиться перед каждой встречей с кратким изложением, которое помогает поместить встречу в контекст и объединить всех участников
    • Преднамеренно укажите , кого вы пригласите
    • Сделайте заметки и поделитесь ими с теми, кто принесет пользу
    • Запомните , Правило 2 пиццы и постарайтесь, чтобы размеры ваших встреч были небольшими
    • Отправьте резюме после, которое поможет прояснить результат и любые важные моменты
    • Уважайте часы для членов вашей команды и не делайте этого Не позволяйте собраниям длиться дольше или чаще, чем необходимо.

    Хотя все команды разные, главное — попробовать некоторые из этих подходов. Адаптируйте их к тому, что, по вашему мнению, соответствует вашей команде, культуре и обстоятельствам компании.

    Независимо от того, какую тактику вы используете, важно то, что вы намеренно подходите к каждому этапу процесса, включая:

    • Предварительное планирование и подготовка
    • Наличие четкой цели и структуры во время встречи
    • Обсуждение каждой встречи, чтобы ваша команда начинала и заканчивала на одной странице
    • Подумайте о том, как ваша команда общается и как это влияет на количество и качество ваших встреч

    Воспользуйтесь этими советами, чтобы начать лучше проводить встречи, независимо от того, встречаетесь ли вы удаленно или лично, и ознакомьтесь с некоторыми другими нашими руководствами, чтобы узнать больше о том, как стать отличным менеджером:

    1. Встречи один на один: единственное руководство, в котором нуждаются руководители [Бесплатный шаблон]
    2. Как помочь своей команде избежать выгорания сотрудников во время COVID
    3. Руководить счастливыми командами: 5 способов сделать вашу команду счастливой во время рецессии
    4. Как стать менеджер: Руководство для начинающих лидеров
    5. Лучшее руководство по похвале на рабочем месте: как быть более позитивным на работе и больше хвалить, чтобы мотивировать свою команду

    Узнай что-нибудь сегодня? Поделитесь им, чтобы ваши друзья тоже могли:

    Как провести эффективную встречу | Обучение | Человеческие ресурсы | Университет Вандербильта

    Организационная эффективность

    НАЗНАЧЕНИЕ

    • Определите цель и желаемые результаты встречи.
    • Определите, необходима ли встреча или можно ли решить проблемы вне встречи.
    • Следует использовать встречи только для мозгового штурма, передачи информации или сбора информации.

    ЧЕЛОВЕК

    • Определите и пригласите на встречу только необходимых и подходящих людей.
    • Убедитесь, что все участники могут внести свой вклад.
    • Сообщите всем участникам цель встречи и желаемые результаты.
    • Запланируйте гостей, которым не обязательно присутствовать на всей встрече, что может быть стимулом не выходить за рамки отведенного на встречу времени.

    ПОДГОТОВКА

    • Организуйте место встречи.
    • Предоставьте повестку дня и любую другую подтверждающую документацию (например,г. отчеты, раздаточные материалы и таблицы) участникам по крайней мере за 24 часа до времени встречи.
    • Обеспечьте комфорт, тишину и обстановку в помещении перед встречей.
    • По возможности дайте ребенку воду или другие напитки.

    ПРОГРАММА

    • Включите вопросы для обсуждения, а затем для каждого пункта укажите человека, ведущего обсуждение, желаемый результат и предполагаемое время.
    • Предоставьте время для оценки встречи и документацию (если применимо).
    • Ограничьте количество пунктов до разумного количества для сроков встречи
    • Будьте реалистичны в отношении сроков для каждого пункта.
    • Периодически планируйте перерывы для более длительных встреч.

    ВСТРЕЧА ЛИДЕРА

    • Назначьте руководителя собрания, который понимает принципы собрания, знаком с повесткой дня и является опытным фасилитатором.
    • Меняйте фасилитаторов для регулярных встреч.
    • Открытое собрание с установлением или пересмотром основных правил и рассмотрением повестки дня, при необходимости внесением изменений.
    • Уточните роли в группе.
    • Сохраняйте концентрацию и продолжайте встречу, двигаясь в удобном темпе.
    • Покрывайте по одному предмету за раз.
    • Обобщите обсуждение и рекомендации в конце каждого логического раздела.
    • Запишите любые последующие действия, которые можно решить за пределами собрания, и переходите к следующему пункту.
    • Управляйте обсуждением и поощряйте участие, даже явно приглашая всех к участию.
    • Используйте список парковок для проблем или вопросов, которые необходимо решить вне собрания и рассмотреть в конце собрания.
    • Просмотрите вопросы, обсужденные на встрече, и определите каждый шаг действий с ответственными за этот шаг и временные рамки.
    • Спросите пункты повестки дня для следующего собрания.
    • Если возможно, уточните время и место следующей встречи.
    • Проведите обсуждение оценки или соберите письменные оценки.
    • Поблагодарите участников.

    ВРЕМЯ

    • Назначьте хронометриста, который будет работать с ведущим собрания, чтобы поддерживать темп.
    • Начало и окончание вовремя, независимо от опоздавших.
    • Периодически проверяйте оценки времени для каждого элемента, чтобы видеть, насколько они близки к фактически затраченному времени.
    • При необходимости позвольте графику гибкости.

    НОРМЫ ЗАСЕДАНИЙ

    • Попросите, чтобы все пейджеры и сотовые телефоны были беззвучны или вибрировали.
    • Установите политику, запрещающую электронное общение во время собрания.
    • Запросите возврат любых страниц или сообщений за пределы места для собраний.
    • Определите, что мнение каждого участника следует уважать.
    • Поощряйте участие и открытость.
    • Задайте вопросы для ясности.

    МИНУТ

    • Назначьте записывающего.
    • Составьте подробные протоколы, когда запись важна, и простые списки принятых решений и действий (с указанием ответственного лица), когда точная запись не так важна.
    • Запишите ключевые моменты по каждому пункту, выделите все, что будет отложено до следующей встречи.
    • Включите временные рамки для действий.
    • Включите проблемы с парковкой в ​​дополнительную информацию.

    ОЦЕНКА

    • Попросите каждого участника оценить встречу, используя метод кругового, письменного или открытого обсуждения.
    • Задайте такие вопросы, как «что мы можем сделать лучше в следующий раз?» и «какие части встречи сработали хорошо?»

    ПОСЛЕДУЮЩИЕ

    • По возможности верните присутствующим читаемые или напечатанные минуты в течение 24 часов (даже лучше в тот же день).
    • Будьте последовательны в привычках встреч.


    Составлено группой по повышению эффективности управления персоналом

    Как проводить эффективные встречи

    Понимание того, как проводить эффективные встречи, вероятно, является одним из самых важных навыков, которые сотрудники на всех уровнях должны приобрести для достижения успеха на работе.И все же, по данным Fuze, провайдера онлайн-встреч, неэффективные встречи тратят около 37 миллиардов долларов в год. Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Organizational Behavior, показало, что, хотя трата времени обычно неприемлема во всех других аспектах деловой жизни, «в случае встреч, трата времени кажется принятой нормой».

    Meetings заработали ужасную репутацию отстойного времени, и это неудивительно. Большинство людей по умолчанию используют собрания для одной цели: для обмена информацией.Хотя иногда это может быть необходимо, в действительности эффективные стратегии встреч могут помочь команде продвинуть работу вперед значимым образом — будь то путем сбора участников для принятия решения, проведения мозгового штурма по новым идеям или выработки решения проблемы.

    Умение проводить эффективные собрания — это не только благо для продуктивности, но и хорошие собрания также способствуют более тесному сотрудничеству в команде, что может иметь прямое влияние на общее удовлетворение сотрудников.

    Вот пять советов по организации эффективных встреч, которые, надеюсь, сделают и их более приятными.

    Спросите себя: эта встреча на самом деле встреча?

    Прежде чем даже бронировать комнату, спросите себя (или свою команду), будет ли эта встреча полезна для них и, если да, то кому действительно нужно присутствовать.

    Есть пара преступников, маскирующихся под достойных встречи, но правда в том, что эти встречи часто можно сократить или вообще пропустить.

    • Presentations: Если на собрании в основном разговаривает один человек, а целая группа людей слушает, стараясь не проверять свои телефоны, это скорее презентация, чем встреча.Чтобы заинтересовать людей, попробуйте разослать слайды заранее, а затем посвятите большую часть своего времени проведению группового обсуждения лично или в Интернете.
    • Обновления статуса: Как правило, встречи такого типа бывают быстрыми и в любом случае по делу, так зачем заставлять людей прерывать свой день? Избавьте членов команды от переключения контекста, публикуя обновления в групповом сообщении или даже записывая их на доске, которую может видеть вся команда. Последующие обсуждения могут происходить только с людьми, вовлеченными в этот конкретный проект или деятельность.

    Отправляя этот запрос на информационный бюллетень, я разрешаю Slack US отправлять мне маркетинговые сообщения по электронной почте. Я могу отказаться в любой момент. Ознакомьтесь с Политикой конфиденциальности Slack.

    Обозначить повестку дня собрания

    Первое правило проведения эффективной встречи (после того, как вы определили, действительно ли ваша встреча является встречей) — это составить повестку дня. Это позволяет людям знать, чего ожидать, и может помочь в обсуждениях за столом. «Мне нравится получать электронное письмо с целями или ожиданиями перед встречей, чтобы я могла подготовиться», — говорит Фара Яффер , консультант проекта в Kaiser Permanente.«Или узнать, действительно ли нужна встреча».

    И еще лучше, если у вас есть назначенный координатор, который будет продолжать работу. «Умные фасилитаторы — ключ к успешным встречам», — говорит Яффер. «Они держат людей в курсе, не боятся прерывать, кричать участников за несоответствие темы и резюмируют задачи и следующие шаги».

    Еще несколько советов по организации эффективных встреч:

    • Начинайте встречи вовремя. Многие встречи запланированы на 30 минут, но на самом деле длятся всего 26 или 21 минута, потому что люди проверяют электронную почту, ожидая, когда кто-то придет.В компаниях, где работает более 250 человек, почти 40% встреч начинаются с опозданием. Хуже того, раздражение, которое растет в ожидании начала собрания, перерастает в саму встречу, что приводит к большему количеству перерывов, меньшему количеству идей и снижению морального духа. Избавьтесь от этого каприза, начав вовремя, даже если все еще не приехали.
    • Планируйте вовлекать людей или проверять посетителей каждые 10 минут. Это средняя продолжительность концентрации внимания, обнаружил Джон Медина, молекулярный биолог и автор Brain Rules.Как он пишет в своем блоге: «У вас есть 10 минут с аудиторией, прежде чем вы их утомите». И у вас есть 30 секунд, прежде чем они начнут задавать вопрос: «Собираюсь ли я обращать на вас внимание или нет?» Как только вы откроете рот, вы окажетесь на грани того, чтобы аудитория проверила его ».
    • Назначьте людям роли до начала собрания. Хорошее начало — иметь фасилитатора и преданного делопроизводителя. Или, если вы планируете привлечь определенных людей для выступления на определенные темы, убедитесь, что они были проинструктированы заранее, чтобы они могли прийти на встречу, хорошо разбираясь в своем материале и готовые поделиться им.

    Как провести эффективную встречу: типы и рекомендуемая продолжительность встречи

    Тип встречи Идеальная длина встречи
    Очередное собрание команды от 15 до 30 минут
    Собрание для принятия решений Несколько часов, возможно, полный день в зависимости от решения
    Мозговой штурм от 40 минут до 1 часа
    Ретроспективная встреча 30 минут на каждую неделю в проекте
    Встреча один на один от 30 минут до 1 часа
    Стратегическое совещание от 60 до 90 минут

    Подготовьте людей к активному слушанию

    Вы решили встретиться, составили список приглашенных и составили повестку дня.Большой! В день собрания постарайтесь максимально использовать его, подготовив людей к тому, чтобы по-настоящему слушать. «Активное слушание» — это техника общения, часто используемая консультантами, учителями и исследователями, при которой вы внимательно слушаете говорящего. Активные слушатели живут настоящим моментом, улавливая слова, жесты и выражения лица говорящего, а не просто ждут своей очереди заговорить.

    Но чтобы подготовить людей к активному слушанию, вам нужно немного подстроить обстановку.Сделать это можно разными способами:

    • Сделайте среду встречи комфортной. Это может означать предоставление еды и напитков — если встреча состоится утром или за обедом — и обеспечение приемлемой температуры в комнате. Стулья должны быть тихими, и, по возможности, бронируйте комнату с естественным освещением, чтобы людям не было слишком удобно.
    • Подумайте об оптимальном времени встречи для вашей команды. Было бы неплохо отложить несколько встреч на утро, когда у людей больше всего энергии, или, как показало одно исследование, 14:30 во вторник, кажется, тоже творит чудеса.
    • Неудивительно, что эффективные встречи требуют внимания всех участников встречи. Итак, прежде чем вы углубитесь в вопросы повестки дня, расслабьте и воспримите участников с помощью краткого ледокола, будь то легкая физическая нагрузка для снятия напряжения или быстрая проверка на каждый день или неделю.
    • Закройте эти ноутбуки и уберите телефоны из рук, чтобы отвлечься от технических проблем. Не верьте, что люди перестают проверять свои телефоны: наука показывает, что мы в буквальном смысле ничего не можем с собой поделать.

    Сделайте встречи более инклюзивными

    Инклюзивность не означает, что всех в компании приглашают. Вместо этого думайте об инклюзивности как об образе мышления. Когда вы создаете безопасное пространство для выражения мнений людьми — место, где идеи людей имеют большее значение, чем их титулы, — работа (на первый взгляд волшебным образом) может быть завершена. Убирая структуру власти из комнаты, как это делал соучредитель Pixar Эд Катмулл на своих встречах, вы устраняете камень преткновения на пути к творчеству.

    Однако то, что все чувствуют себя желанными на встрече, не означает, что все должны выступать. Есть много способов сохранить вовлеченность и вовлеченность людей.

    • Поощряйте членов команды делать письменные заметки. Исследования показывают, что написание заметок от руки помогает людям узнавать больше, лучше вспоминать факты позже и получать более глубокое понимание материала, чем когда они печатают заметки.
    • Попросите людей записать свои вопросы во время собрания. Соберите их и пройдите по ним всей группой. Это может помочь интровертам или тем, кто не любит высказываться, решить их проблемы.
    • Разделите людей на группы и попросите их вместе выполнять небольшие задачи или принимать решения. Затем попросите их поделиться своими выводами с большей группой.
    • Разделите собрание на секции, и каждый раздел или часть повестки дня будет возглавлять другой человек. Смена докладчиков помогает освежить внимание людей и побуждает участников почувствовать свою причастность к теме или проекту.

    Для команд, в которых люди работают удаленно, вы можете передавать их через видеоконференцсвязь, чтобы получить ценное личное время. Убедитесь, что вы собрались в удобное для их часового пояса время, когда это возможно, и чтобы они могли четко видеть и слышать всех, прежде чем вы начнете. Также неплохо выделить во время встречи специальное место, где могут участвовать удаленные члены команды, например, во время вопроса о ледоколе или другой групповой деятельности.

    Покинуть встречи с четкими дальнейшими шагами и владельцами

    Некоторые встречи истощают нас, в то время как другие могут вдохновлять и желать большего.Если вы хорошо спланировали, кто знает, ваша встреча может закончиться раньше срока. «Я ценю реалистичные планы, — говорит Джаффер. «Если встреча заканчивается раньше, потому что мы рассмотрели все темы, никто не жалуется». Надеюсь, в конце встречи люди почувствуют себя лучше в отношении темы или проекта и лучше поймут, что делать дальше.

    Некоторые эффективные стратегии встреч, которые помогут гарантировать, что люди уйдут с вашей встречи с ясностью и целенаправленностью, включают:

    • Подведите итоги встречи с примечаниями и пунктами действий . Сделайте эти заметки доступными для всех, кто присутствовал на собрании. Подумайте о том, чтобы делиться заметками с теми, кто не смог присутствовать. Или, что еще лучше, запишите встречи и потом разошлите ссылку на аудио или видео. Это особенно ценно для членов команды, работающих удаленно, или для компаний с глобально распределенной рабочей силой.
    • По возможности назначайте конкретные действия или действия, которые нужно будет выполнить конкретным людям. Также полезно назначить крайний срок или время, когда кто-то будет следить за прогрессом.
    • Если были внесены побочные обсуждения, убедитесь, что они всплыли позже, чтобы люди могли выбирать, как, когда и если продолжать их обсуждение.

    Не забывайте время от времени отправлять анонимную форму обратной связи, чтобы оценить эффективность встречи для участников. Спросите их, была ли встреча для них значимой. Как бы они его улучшили? Было ли это полезным использованием их времени?

    Проведение эффективных встреч может показаться сложной задачей, особенно когда они используются компанией по умолчанию.Слишком часто встречи требуют времени сотрудников, но не их мыслей или навыков. Собираясь только тогда, когда это необходимо, составляя твердую повестку дня, побуждая людей внимательно слушать, проявляя инклюзивность и уходя с четкими дальнейшими шагами, вы можете проводить эффективные встречи, которые оставят у всех чувство воодушевления, а не разочарования.

    Как провести успешное собрание

    Одна из самых больших проблем, с которыми вы сталкиваетесь, когда вас просят председательствовать на собрании, — это удержать всех в теме и сосредоточиться. На самом деле это настолько сложная задача, что большинство менеджеров боятся проводить встречу.Они знают, что, если они не будут держать встречу целенаправленной и сосредоточенной на теме, мало что будет достигнуто, и большинство участников сочтут все упражнение пустой тратой времени.

    Планируйте заранее для достижения наилучших результатов
    Подготовка подробного расписания встречи показывает, что вы уважаете время участников и цените их вклад. У вас будет более высокая явка и более активное участие — оба важных элемента успешной встречи. Ваша повестка дня должна включать следующее:

    • Цели встречи
    • Обзор действий
    • Конкретные темы, которые вы затронете
    • Любые новые задачи

    В идеале вы должны отправить свою повестку дня с первоначальным приглашением на собрание, и оба должны выйти по крайней мере за неделю.Участникам нужно время, чтобы обдумать свое участие в собрании и запланировать дату встречи в своих календарях.

    Кроме того, если целью вашей встречи является принятие важного решения, запланируйте провести неделю перед тем, как обсудить различные варианты с лицами, принимающими решения, и ответить на их вопросы. Заручившись поддержкой лиц, принимающих решения, до встречи, вы гарантируете, что встреча пройдет гладко и будет простой формальностью в процессе утверждения.

    Ролевая игра заставляет всех выполнять задачу
    Встречи с более чем несколькими участниками могут быть трудными для организации.Предварительное определение и назначение основных ролей позволит всем сосредоточиться и предотвратить перерасход времени. Три ключевые роли — это председатель, регистратор и хронометрист.

    Работа председателя — следить за повесткой дня и следить за тем, чтобы все темы были охвачены. Хранитель записей отвечает за ведение записей и составление протоколов. Хронометрист смотрит на часы и сообщает председателю, когда пора переходить к следующей теме.

    Работа с обсуждением вне темы
    Все собрания могут отклоняться от исходной темы.Как и в повседневном разговоре, одна тема естественным образом переходит в другую, и вскоре вы будете обсуждать модернизацию инфраструктуры вместо новых политик допустимого использования. В таких случаях используйте технику парковки: отметьте объект, а затем отложите или припаркуйте его для рассмотрения на более позднее время. Осмысленное ведение дискуссий, не относящихся к теме, дает понять, что, хотя тема важна, было бы лучше рассмотреть ее позже.

    Последующие меры для улучшения обратной связи
    Получение максимальной отдачи от встречи не заканчивается, когда участники возвращаются в свои офисы.Быстро — в течение 24 часов — и раздайте минуты всем участникам. Используйте тот же формат, что и повестка дня собрания, с примечаниями о предпринятых действиях, назначенных новых задачах и сроках их выполнения, а также короткими предложениями по каждой обсуждаемой теме.

    Успешные встречи не случаются. Однако при тщательном планировании и исполнении они могут быть эффективными и действенными. Умение проводить продуктивную встречу не только поможет в достижении ваших целей, но и повысит ваш профессиональный статус и заработает заслуженную репутацию человека, который добивается результатов.

    Советы и инструменты для успешных и эффективных встреч

    Способы сделать встречи более эффективными, продуктивными и успешными

    Проведение продуктивной встречи — это больше, чем просто наличие и соблюдение повестки дня. Несмотря на то, что повестка дня имеет жизненно важное значение для хорошей встречи, существует множество факторов, которые определяют качество встречи. Возникает вопрос: что делает встречу успешной? Помимо того, что участники чувствуют, что они приняли участие в разумном процессе, успешные встречи должны достигать поставленных целей в минимальные сроки.Поскольку компании тратят на встречи до 37 миллиардов долларов в год, неудивительно, что компании и частные лица ищут способы сделать встречи эффективными.

    К счастью, в Интернете полно эффективных руководств по собраниям, шаблонов протоколов собраний, файлов PDF для управления собраниями и эффективных PPT собраний, которые учат людей тому, как сделать собрания лучше. Эффективная встреча должна собирать людей вместе с явной целью и предоставлять им открытый форум, где они могут обсуждать разные вещи.

    В этом посте вы найдете полезные советы по встречам, которые обязательно сделают различные типы встреч, такие как официальные, командные и деловые, лучше и даже веселее.

    Шаги и инструкции о том, как лучше провести или провести собрание

    В этом разделе делается попытка ответить на один важный вопрос: как провести встречу? Хотя это дает общие предложения по управлению собранием, компании и частные лица могут выбирать и корректировать предложения, соответствующие их культуре.

    Пошаговая инструкция по проведению встречи

    1. Имейте повестку дня Повестка дня — это список ключевых вопросов, которые должны быть обсуждены на собрании. При принятии решения по пункту повестки дня председатель собрания должен критически оценить, можно ли решить вопросы вне его обстановки. Один из способов проведения эффективных встреч — следовать правилам Роберта, особенно когда дело касается официальных и деловых встреч. Повестки дня подготовлены и распространены до проведения собрания.Таким образом, участники могут прибыть на встречу, точно зная, что будет обсуждаться, и изучив ее, чтобы внести значимый вклад.

    2. Составьте список участников На собрание должны быть приглашены только люди, имеющие отношение к вопросам повестки дня.

    3. Сохранение контроля Когда есть кворум, председатель должен вначале сказать: «Мы собрались здесь сегодня для достижения следующих целей.«Модератор отвечает за то, чтобы каждый пункт повестки дня обсуждался и участники не сбились с пути. Во время встречи модератор также должен следить за тем, чтобы мнение каждого участника было услышано, соблюдая при этом своевременность. Председатель должен поблагодарить участников за их участие и присутствие в конце собрания.

    4. Последующие действия Председатель или лицо, созвавшее собрание, должны составить и распространить список действий, в котором кратко излагаются вопросы, которые были рассмотрены, что было решено, и пути решения вопросов, требующих дальнейшего разъяснения.

    5. Избегайте проведения собраний, если в этом нет необходимости. Вы не должны проводить собрания просто потому, что у вас есть правило, что вы должны проводить их каждые две недели. Если в повестке дня нет ничего значимого, отмените собрание.

    Стратегии и рекомендации, которые помогут вам лучше проводить командные собрания

    При правильном проведении собрания — эффективный способ достижения консенсуса по ключевому решению, построения сетей и товарищества между членами команды и поиска решений проблем.Ключевые стратегии для проведения эффективных и лучших встреч включают:

    Определите цель и цель встречи Хотя это может показаться очевидным, многие встречи начинаются без четкого понимания цели. Это дает участникам сценарий или компас, которым участники могут следовать и к которым они могут вернуться, если они отклонятся.

    Поощряйте открытые дискуссии между участниками Большинство встреч неэффективны, потому что разговоры носят односторонний характер.Каждый, кроме тех, кому есть чем поделиться, или тех, кто хочет быть услышанным, должен вносить свой вклад. Один из способов добиться максимального участия — это возглавить пункты повестки дня участниками.

    Сосредоточьтесь на собрании Это относится не только к сосредоточению на пунктах повестки дня, но и к другим отвлекающим факторам, таким как телефоны или персональные компьютеры. Модератор должен попросить участников выключить свои мобильные телефоны или любые другие устройства, чтобы они полностью присутствовали.Большинство встреч неэффективны, продолжительны и утомительны, потому что в большинстве случаев участники слишком заняты многозадачностью, вместо того чтобы уделять внимание обсуждаемым вопросам.

    Завершите собрание с планом действий В большинстве случаев в конце собрания участники не знают, что им делать, кроме как ждать следующего собрания. Эффективные стратегии встреч, PDF-файл, рекомендуют, чтобы председатель обсудил то, что обсуждалось, каковы выводы и что ожидается от участников.

    Как проводить эффективные встречи команды

    Команда должна работать над общей целью, несмотря на то, что она проживает в разных географических точках, имеет разные личности, точки зрения и цели. Будь то в деловой обстановке, на рабочем месте или даже в школе, командные собрания — это эффективный способ определения целей и задач команды, а также оценки прогресса. Проведение эффективных командных встреч — это искусство, которому нужно научиться.

    Идеи для первой встречи команды

    Цель первой встречи — дать команде видение.Первая встреча задает тон обстановке, которую команда должна ожидать на будущих встречах. Вместо того, чтобы просто формулировать цели, председатель должен сначала попытаться укрепить доверие между членами команды. Это лучшее время для членов команды, чтобы познакомиться друг с другом.

    Продуктивные встречи команды должны создавать для всех безопасную среду, в которой они могут делиться идеями. Это побуждает команду открываться друг другу, что приводит к повышению продуктивности и сотрудничества.Он также предоставляет платформу, через которую члены команды могут получать отзывы о своей работе.

    Как проводить эффективные деловые встречи

    Неадекватная подготовка, слишком много встреч, отключение из-за отсутствия интереса — это лишь некоторые из проблем, от которых страдают деловые встречи. В этом разделе вы узнаете, как провести деловую встречу.

    • Сведите к минимуму количество встреч, найдя альтернативные способы решения проблем. Это может включать отправку электронных писем или служебных записок.
    • Менеджеры должны создавать культуру, в которой собрания уважают и ценят. Например, если закрыть дверь сразу после начала встречи и не ждать опаздывающих, это значит, что встречи важны.
    • Хотя в некоторых случаях встречи в последнюю минуту необходимы, их следует проводить только в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Менеджерам не следует переносить встречи на сверхурочную работу.
    • Следование правилу Роберта путем рассылки ориентированных на действия пунктов повестки дня также является эффективным способом обеспечения эффективности деловой встречи.Модератор должен выделить определенные временные рамки для каждой темы. Это гарантирует, что встреча будет продолжаться.
    • Идеально, когда кто-то записывает обсуждения во время деловой встречи, поскольку их можно использовать для справок в будущем.

    Как проводить эффективные официальные встречи

    Официальные встречи обычно проводятся для обсуждения внутренних вопросов или окончательной доработки соответствующих стратегий между отделами или владельцами бизнеса. Плановые собрания, обзорные собрания и годовые общие собрания — примеры официальных собраний.Обычно для того, чтобы участники могли вести действующий бизнес, должно присутствовать определенное количество участников.

    Как провести официальную встречу

    Чтобы официальная встреча была эффективной, участники должны соблюдать следующее:

    • Пунктуальность — официальная встреча должна иметь определенные меры хорошего протокола и дисциплины, одна из которых — пунктуальность. Своевременное начало собрания гарантирует, что все пункты повестки дня будут обсуждены в рамках заранее установленного графика.
    • Готовность — каждый участник официального собрания должен знать об основной цели собрания. Если это не так, председатель должен в первые несколько минут проинформировать их о текущих проблемах. В случае необходимости руководство должно обеспечить наличие и установку такого оборудования, как ноутбуки, доски, маркеры, проекторы и т. Д. На месте проведения мероприятия.
    • Безопасная среда — поскольку участники имеют разные темпераменты, председатель или модератор должен побуждать участников выражать свое несогласие позитивно и конструктивно.

    Повестки дня и шаблоны, которые помогут вам проводить эффективные встречи

    Повестка дня встречи — один из ключевых факторов, делающих встречу эффективной. Даже простая повестка дня встречи должна быть хорошо продумана. Ответственное лицо должно знать тип встречи и ее тему. Например, им может потребоваться задать такие вопросы, как группа или отдельный человек будут принимать решения? Встреча — это мозговой штурм нового продукта или услуги? Кто участники?

    Придумайте шаблон повестки дня или используйте такой инструмент, как Docket, чтобы перечислить все темы обсуждения и выделить время для каждого.Пункты повестки дня во многом зависят от цели встречи. К счастью, есть образцы повестки дня деловой встречи, шаблоны повестки дня первой встречи, шаблоны повестки дня встречи группы, шаблоны повестки дня еженедельной встречи команды и другие ресурсы, так что вам не нужно начинать с нуля.

    Навыки для улучшения встреч

    Лучшие встречи — это задать темп для достижения целей и продвижения задач вперед. Люди обычно приветствуют встречи, которые помогают им выполнять свою работу, а не тратить время зря.К сожалению, менеджеры часто являются ключевой причиной дисфункциональности собраний.

    Навыки проведения встреч

    У лучших встреч есть фасилитаторы, которые вовлекают всех, выявляют и решают проблемы. Это дает каждому почувствовать себя частью команды и создает среду, в которой они могут находить творческие решения.

    Менеджер также должен показать пример активного прослушивания. Другие навыки фасилитации встреч включают: задавать вопросы, обращать внимание на невербальные коммуникативные сигналы, разрешение конфликтов и навыки построения консенсуса.

    Важность обучения навыкам встречи

    Всем, кто заинтересован в улучшении своих навыков в управлении собраниями или в понимании своего индивидуального или чужого участия, следует подумать о проведении тренинга по навыкам проведения собраний. Такое обучение охватывает такие направления как:

    • Составление реалистичных повесток дня и как начинать встречи с определенной целью
    • Как обеспечить вовлеченность и сосредоточенность на собрании
    • Как управлять поведением или ситуациями, которые могут создать дисгармонию или нарушить встречу
    • Как эффективно закрывать встречи, обеспечивая действия делегированы и приняты обязательства

    Знание того, как лучше проводить собрания, может показаться недостижимым, особенно если компания уже разработала стандартный способ проведения собраний.Тем не менее, встречи только тогда, когда это необходимо, разработка твердой повестки дня, подготовка участников, обеспечение активного участия и инклюзивность — это факторы, которые меняют отношение людей к встречам.

    Проведение эффективных встреч в качестве менеджера — 4 совета

    Насколько хорошо ваши менеджеры проводят эффективные встречи?
    Проведение эффективных собраний — это фундаментальный управленческий навык, который напрямую влияет на производительность, поскольку люди проводят на собраниях очень много времени.Согласно недавнему исследованию Bain,

    • Организации сообщают, что проводят более 15% своего времени на собраниях
    • Отчеты руководителей среднего звена, которые проводят не менее 35% своего времени на собраниях
    • Отчеты высшего руководства, которые проводят более 50% своего времени на собраниях

    К сожалению, сотрудники от передовой до C-Suite жалуются на неэффективные встречи. 8 из 10 руководителей недовольны как эффективностью, так и результативностью встреч в своей компании и считают, что колоссальные две трети встреч, которые они посещают, непродуктивны.А когда вы включаете виртуальные встречи, их продуктивность, эффективность и уровень вовлеченности еще больше снижаются. Вопросы проведения эффективных встреч.

    Проведение эффективных встреч в качестве менеджера
    Необходимо что-то сделать, чтобы сэкономить время сотрудников и дать им возможность заняться своей реальной работой. Удаление неэффективных собраний, особенно неэффективных повторяющихся собраний, — один из лучших способов повысить продуктивность команды. Начнем с основ:

    1.Обеспечение релевантности собрания
    Хотя кажется здравым смыслом проводить или посещать собрания, которые приносят пользу, мы постоянно удивляемся тому, сколько собраний проводится, чего просто не должно происходить. Вам следует проводить собрание или присутствовать на нем только тогда, когда есть ясная и значимая цель, согласованная повестка дня и правильные люди на собрании, чтобы вы не отвлекались от времени, потраченного на приоритеты. Как минимум, для того, чтобы встреча была актуальной, на ней должны быть четко определены:

    • Цель: Отвечает, почему было созвано собрание, определяет тип собрания и используется для принятия решения о том, следует ли проводить собрание.
    • Желаемые результаты: Описывает ощутимые результаты, которых вы желаете от встречи.

    Если все сделано правильно, для повышения актуальности встреч необходимо резко сократить количество встреч до самых срочных и наиболее важных.

    2. Согласуйте тип собрания
    В целом существует шесть типов собраний. Прежде чем проводить встречу или присутствовать на ней, убедитесь, что вы определили и согласились с типом встречи.

    • Обмен информацией
    • Сбор информации
    • Принятие решений
    • Решение проблем
    • Планирование
    • Обучение

    Если все сделано правильно, ясность в отношении типа встречи подготовит почву для соответствующих результатов и участников.Например, результатом встречи по принятию решений является действие, а результатом обмена информацией является осведомленность. В то время как собрание по обмену информацией может иметь неограниченное количество участников, 6-8 человек лучше всего подходят для принятия решений.

    3. Согласуйте правильных участников
    Эффективные встречи рассматривают три типа активных участников встречи:

    • Те, кого сильно повлияли на исход собрания
    • Те, кто мог повлиять на исход встречи
    • Лица, принимающие решения

    Все сделано правильно, наличие только необходимых участников сэкономит всем время и нервы.

    4. Согласуйте правильные роли встречи
    Эффективные встречи имеют четыре основные роли, которые исполняются одним или несколькими людьми.

    • Лидер , ответственный за начало собрания, участие в собрании и выполнение договоренностей
    • Координатор , который способствует обсуждению и разъясняет лиц, принимающих решения, и метод принятия решений, но практически не принимает активного участия в собрании
    • Регистратор , фиксирующий ключевые мысли, но мало или совсем не принимающий активного участия в собраниях
    • Члены , которые участвуют в полной мере

    Четкие роли позволяют явно не пропускать посетителей, не участвующих в собрании.Используйте другие возможности, чтобы держать других заинтересованных лиц в курсе. Неясная ясность ролей на собраниях может усилить разочарование и снизить эффективность. Если все сделано правильно, то наличие четко определенных ролей улучшит процесс встречи и ее результаты.

    5. Потратьте время на подготовку
    После того, как собрание сочтут необходимым и важным, предварительная работа может стать эффективной стратегией встречи, способствующей подотчетности и вовлеченности. В дополнение к тому, что у всех есть цели, повестка дня и список участников заранее, мы рекомендуем включить предварительную работу, если она поможет участникам сразу приступить к работе, чтобы совместное время можно было потратить на более глубокие обсуждения и принятие лучших решений.

    Если все сделано правильно, предварительная работа должна улучшить концентрацию внимания и вызвать чувство срочности. Затем планируйте потратить 10-15% в начале собрания на рассмотрение и окончательную доработку повестки дня. Чтобы добиться успеха, необходимо начать с правильного контекста и заинтересованности.

    6. Сделайте собрания подотчетными
    Так же, как вы несете ответственность за свою работу, собрания должны нести ответственность за соблюдение их заявленных целей и сроков. Никогда не завершайте встречу, не задокументировав, что было достигнуто, о чем было согласовано, каковы дальнейшие действия и кто несет ответственность.

    Если все сделано правильно, повышение ответственности сделает ваши встречи важными.

    The Bottom Line
    Проведение эффективных встреч отражает заинтересованность участников и дарит им время, которое можно использовать более продуктивно. Вы поймете, что находитесь на правильном пути, когда все будут знать, почему было созвано собрание, есть явное согласие по поводу ощутимых результатов встречи, все подготовлены, а планы действий и ответственность ясны.

    Чтобы узнать больше о том, как быть эффективным менеджером и проводить эффективные встречи, загрузите 5 ложных представлений руководства, которые появляются у слишком многих новых менеджеров

    .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *