Обращение в деловом письме: Как правильно оформить обращение в письме — vmalevany.ru

Как правильно оформить обращение в письме — vmalevany.ru

Бланк письма организации

Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

Расположение реквизитов в бланке может быть:

У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

Атрибуты реквизита «адресат»

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Как писать важные письма по ГОСТу

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

Ha № 08 от 18.08.2019

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2019 № 08

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Составление делового письма

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно?  Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или  блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого»  указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об  имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги),  не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

Пунктуация и деловая переписка

Весь прошлый месяц мы учили читателей правильно писать аббревиатуры, транслитерировать иностранные слова и различать «Яндекс» и Яндекс (да, разница есть). В сентябре мы уделим внимание пунктуации, но, так как времени у нас не очень много, а тема при этом — большая, разберем некоторые сложные случаи на примере текстов, которые часто встречаются в жизни маркетолога. Начнем с электронных писем.

В русскоязычной традиции, к сожалению, установленного этикета написания электронных писем нет, поэтому очень часто можно откопать в своем ящике письма без темы и подписи, письма, наполовину состоящие из эмодзи, а также письма, которые, как ни читай, понять невозможно. Стилистике письма, разумеется, нужно уделять очень много внимания, но основной ключ к успешной коммуникации — грамотность. Начнем с обращения!

Допустим, вы пишете письмо молодому человеку по имени Тимур. Послание нужно начать с приветствия («Здравствуйте, Тимур!»). Имя в данном случае — это обращение, которое на письме выделяется запятыми. Про эту самую первую в письме запятую лучше не забывать: ваш адресат может тут же бросить чтение, сочтя вас безграмотным. Если вы имеете дело с рассылками, то вставить лишний знак в форму — тоже не так сложно. Обращение к адресату можно написать и по-другому («Уважаемый Олег!»). В данном случае слово «уважаемый» — это часть обращения, поэтому запятыми выделять его не нужно. Обращение в официальных письмах, кстати, всегда на отдельной строке и с восклицательным знаком, а вот обращение с запятой в конце — уже англоязычная традиция (Dear Oleg, …).

Абзацные отступы («красная строка») в электронных письмах не используются: вместо них новый абзац выделяют, оставляя пустую строку после. В принципе, это необязательно, но явно поделенный на абзацы текст читается куда проще и выглядит куда лучше.

Если письмо — первое в вашей переписке, то лучше представиться («Меня зовут Борис»). В этом случае Борис — не обращение, поэтому выделять его запятыми не нужно. В том же предложении можно написать немного о том, кто вы и кого представляете («Я представитель компании SpaceX»). В таком случае предложение становится сложным и две грамматические основы необходимо отделить запятой («Меня зовут Борис, я представитель компании SpaceX»). Представление в отдельный абзац выносить не нужно, можно оставить его в «теле» письма.

Далее, если вы хотите, чтобы ваше письмо прочитали (и ответили на него), кратко и четко изложите суть. Можно воспользоваться пунктами. К примеру, ваша компания предлагает поставки нескольких продуктов. В таком случае перечни оформляются следующим образом:

1. 
   товар первой категории;
2. 
   товар второй категории;
3. 
   товар третьей категории.

После каждого пункта — точка с запятой, а в конце последнего — точка. Если пункт перечня простой (например, небольшое слово или словосочетание), то точку с запятой можно заменить на запятую. Следите за тем, чтобы перечень был согласован с предшествующим предложением: попробуйте вынести пункты из перечня в предложение и оценить, насколько оно благозвучно.

Если вы не хотите разбавлять текст пунктами, то стоит воспользоваться вводными конструкциями «во-первых», «во-вторых» и «в-третьих». Они пишутся через дефис и выделяются запятыми. Вводных слов очень много, они могут оживить и структурировать текст, но с ними легко попасть в ловушку. Допустим, вы используете слово «допустим». В нашем примере это слово вводное и выделяется запятыми, а в предложении «Мы этого не допустим» — уже сказуемое, поэтому никакой запятой там быть не может.

После того, как вы четко и ясно изложили в письме суть своего запроса, можно подписаться. Можно, например, написать «С уважением»: в этом случае его стоит выделить запятой, а ваше имя и должность — написать со следующих строк. Сейчас в электронной почте можно настроить автоматическую подпись: сделайте себе самую красивую, самую вежливую и самую грамотную (а точку в конце имени не ставьте).

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года

Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.

Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.

Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства —  это, несомненно, повлияет на мнение о вас.

Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый. Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2018 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.

Лучшие приветствия в деловых письмах

«Hi [Name], …»

Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают, что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.

Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.

«Hi Mr. Houston, …»

Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.

«Hello [Name], …»

Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]». Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.

«Dear [Name], …»

Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.

Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:

«Dear Mr. Houston, …»

Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:

«Dear Alex Houston, …»

Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»

«Greetings, …»

Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель. С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.

«Hi, everyone …»

Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.

Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).

Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».

Худшие примеры приветствий в деловых письмах

«Hey!»

Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.

«To whom it may concern, …»

Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.  

Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.

«[Misspelled Name], …»

Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.

Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.

«Hi [Nickname], …»

Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin, то не стоит сокращать это имя до Ben. Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью «Best regards, Ben».

«Dear Sir/Madam, …»

Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.

В завершении

Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.

Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.

Как правильно составлять профессиональные письма

В деловом мире профессиональные отношения могут привести к долгосрочному партнерству или помочь повысить лояльность клиентов. Когда дело доходит до деловой переписки, следует начать с подходящего приветствия. Отправляете вы сопроводительное или электронное письмо — профессиональное приветствие всегда должно присутствовать!

Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы подготовили подборку советов и приемов, которые используют профессиональные маркетологи, директора по инвестициям и офисные сотрудники. Давайте начнем с нескольких полезных рекомендаций о том, как как правильно указать получателя письма.

Лучшие советы о том, как правильно указать получателя письма

Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо добралось лично до адресата? Тогда вам следует правильно указать получателя письма. Существует несколько правил, которым необходимо следовать, особенно когда вы отправляете письмо в крупную компанию со множеством отделов.

Если вы хотите, чтобы письмо добралось до правильного адресата, укажите всю необходимую информацию, выполнив следующие действия:

• Укажите контактную информацию. Если вы не используйте конверты с предварительно напечатанной информацией, то укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.

• Имя получателя. Укажите имя получателя в верхней строке раздела для адреса. Оно должно быть в центре конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.
• Должность. Если вы знаете должность адресата, то укажите ее в следующей строке. В случае отсутствия данной информации, укажите название отдела адресата.
• Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без указания данной информации на конверте ваше письмо будет выглядеть менее профессионально, а то и вовсе не дойдет до адресата.
• Точное указание улицы. Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если адрес слишком длинный – укажите его, используя две строки. В таком случае укажите название улицы в первой строке.
• Город, штат и почтовый индекс. Укажите эти данные в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.

(805S — здание; Arlington boulevard —  название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)

Ознакомьтесь с другими вариантами указания адресов на конвертах и попробуйте написать собственный адрес, чтобы понять, как его правильно указывать. Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах, однако деловая переписка все еще основывается на этом.

Следуйте этим советам о том, как профессионально обратиться к адресату в письме.

Как обращаться к адресату в официальном письме

Вот пошаговое руководство, которое поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Ознакомьтесь с тем, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.

Укажите вверху свою контактную информацию

Если вы хотите, чтобы адресат моментально понял кто вы и как вам быстро отправить ответ, то не забудьте указать свою контактную информацию. Это чрезвычайно важно, особенно, если вы хотели бы получить ответ от адресата.

Есть множество людей, которые не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме, и они осознают это слишком поздно, когда шанс на получение работы мечты уже упущен.

Укажите дату

Это очень простой шаг, не так ли? Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь с датой.

Укажите адрес получателя

Это простая, но очень важная деталь. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, на несколько строк ниже даты. Вот полезный пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:

Укажите приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида онлайн- и офлайн-переписки. Итак, давайте подробнее рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при выборе приветствия.

Прежде всего, эта часть должна быть максимально простой. Не используйте такие неформальные приветствия как «Hey!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов приветствий при деловой переписке:

«Dear [Name], …»

«Hello [Name], …»

«Hi [Name], …»

Хотя вариант обращения «Dear» звучит слишком формально и старомодно, оно все еще отлично подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear» за которым последует обращение к человеку (г-н, г-жа) и фамилия:

«Dear Ms. Partridge, …»

Если вам известно только полное имя, используйте его без обращения. Такой подход формален и гендерно нейтрален:

«Dear Monica Partridge, …»

Как обращаться к женщине, если вы не знаете замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), то выберите его в качестве обращения.

Хотите оставаться в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».

Приготовьтесь общаться уверенно

Совершенствуйте свои языковые навыки с помощью еженедельных статей

Как вы обращаетесь в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно, если вы отправляете письмо кому-то в организации, с которой никогда не работали. Чтобы узнать к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный подход – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Что бы вы ни выбрали, избегайте этих раздражающих приветствий при переписке по электронной почте:

«To whom it may concern, …»

«Dear Sir/Madam, …».

Если вам интересно какой вариант приветствия выбрать для множества различных адресатов, используйте «Hi, everyone …». Это приветствие – всегда отличный выбор для деловой переписки любого формата. В конце концов вы хотите произвести положительное впечатление.

Не забывайте о двоеточии и запятой

При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты полагают, что запятая при деловой переписке – лучший выбор. Другие же предпочитают ставить двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.  

В заключение

Существует множество формальных писем разного формата с различной структурой и целями. Но когда дело доходит до обращения в деловой переписке — они все выглядят схоже. С правильным указанием данных на конверте и индивидуальным приветствием вы на пути к профессиональной переписке. Просто воспользуйтесь нашим руководством и составьте письмо правильно.

Подпишитесь на наш блог и еженедельно получайте практические советы по совершенствованию навыков деловой переписки.

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn’t — would not
• I’m — I am
• I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr — обращение к мужчине;
• Mrs — к замужней женщине;
• Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение

В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о…)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть

Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль

Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть…)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма

Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Как направить официальное письмо в компанию

При отправке письма в компанию важно представить себя профессионально, прямо и достичь надлежащего уровня формальности для отношений, с которыми вы пытаетесь наладить сказал бизнес. Первый шаг к достижению этого профессионального тона — научиться правильно направлять деловые письма в компанию. В этой статье мы объясним, как адресовать деловое письмо, чтобы вы могли установить профессиональные отношения.

Как адресовать официальное деловое письмо

Тон делового письма устанавливается в зависимости от того, как письмо адресовано как в заголовке письма, так и на конверте. Важно выбрать правильную формулировку, чтобы создать профессиональную обстановку, проявить должное уважение к получателю и сосредоточить внимание на требуемых действиях компании, к которой вы обращаетесь.

Как адресовать конверт

Профессионализм корпоративного письма начинается с конверта.Не только правильно написанный конверт имеет решающее значение для доставки вашего письма нужному человеку или в нужный отдел, но конверт также дает возможность произвести наилучшее первое впечатление на вашего получателя. Вот как правильно адресовать профессиональный конверт для письма:

1. Начните со своей контактной информации

Конверт должен включать обратный адрес в верхнем левом углу, чтобы гарантировать, что письмо будет возвращено вам, если оно не может быть доставлено, и предоставить получателю представление о том, кто ведет переписку.Это может помешать тому, чтобы письмо было выброшено или рассмотрено как спам. Обратный адрес на деловом конверте должен включать:

• Ваше имя
• Название вашей компании (если применимо)

• Ваш почтовый адрес

2. Укажите информацию о получателе

Если вы отправляете письмо по адресу конкретное лицо, ваш адрес на конверте должен включать:

• Название и полное имя получателя
• Название компании

• Почтовый адрес компании

Если вы отправляете письмо в отдел, а не одному человеку, адрес на конверте должен включать:

• Название компании
• Сокращение «Attn», за которым следует двоеточие, название отдела (т. е.e., «Attn: Creative Team» )

• Почтовый адрес компании

Связано: Как адресовать и заполнять конверт с шаблонами и примерами

Как адресовать письмо

В официальном деловом письме есть несколько важных элементов, которые следует включить. Вот как адресовать профессиональное письмо:

1. Начните с заголовка

Обращение к деловому письму начинается с соответствующего заголовка в верхнем левом углу страницы, за которым следует профессиональное приветствие.Типичный заголовок делового письма включает:

• Ваше полное имя
• Ваш адрес
• Ваш город, штат и почтовый индекс
• Лучший номер телефона для связи с вами
• Ваш адрес электронной почты
• Дата написания письма
• Полное имя контакта (если известно)
• Название контакта
• Название компании
• Адрес компании

• Город, штат и почтовый индекс компании

2. Включите правильное приветствие

Заголовок должен быть соблюден правильным приветствием, которое представляет собой слово или фразу, открывающую письмо и непосредственно обращающуюся к читателю.После приветствия обычно ставится запятая или двоеточие.

Чаще всего как в официальных, так и в неофициальных деловых письмах используется приветствие «Уважаемый». В формальных сценариях приветствие всегда должно быть точным, кратким и профессиональным. Обычно официальные приветствия включают «Уважаемый», титул получателя и фамилию получателя. Затем вы можете закончить приветствие двоеточием, а не запятой. Например:

• «Уважаемый г-н Уильямс:»

• «Уважаемый профессор Уильямс:»

Некоторые другие распространенные не менее профессиональные приветствия:

• «Приветствую»,
• «Привет»,
• «Для кого это может касаться»,
• «Дамы и господа»,

• «Дэвид»

Хотя обычно в официальных письмах указывается название получателя. и фамилию, рекомендуется не указывать пол в имени корреспондента, если вы не относитесь к его местоимениям положительно.Например, вместо «Уважаемый мистер Уильямс» или «Уважаемая мисс Уильямс» вы можете адресовать письмо так:

• «Уважаемый Лесли Уильямс»,

• «Уважаемый профессор Уильямс»,

Кроме того, если вы не уверены в семейном положении женщины-корреспондента, лучше всего использовать «Ms.» или полностью исключить местоимение. Например, вместо «Дорогая мисс Уильямс» или «Уважаемая миссис Уильямс» можно использовать :

• «Уважаемая Лесли Уильямс»
• «Уважаемая миссис Уильямс».Williams «

• » Уважаемый профессор Уильямс «

Если вы пишете двум людям по формальному сценарию, адресуйте письмо обоим получателям в алфавитном порядке или обращайтесь в организацию, в которую они входят, как целиком. Например:

• «Уважаемые мистер Уильямс и мисс Джонс:»

• «Уважаемая команда разработчиков [название компании]:»

Если вы не уверены в точном получателе или отделе из которых будет получено ваше письмо, лучше всего использовать общую формальную фразу.Например:

• «Уважаемый господин или госпожа:»
• «Уважаемый менеджер по найму:»

• «Уважаемый рекрутер:»

Если вы не знаете полное имя получателя , рекомендуется изучить все, что в ваших силах. Вы можете написать компании по электронной почте, чтобы найти подходящего контакта, или поискать сотрудников компании в социальных сетях, поскольку это демонстрирует инициативу, выходящую за рамки обычной переписки. Если вы все еще не можете найти информацию о получателе, можно адресовать неофициальное письмо, используя его фамилию, организацию, частью которой он является, или вообще без имени.Например:

• «Здравствуйте, мистер Вильямс»,
• «Уважаемый менеджер по найму»,
• «Уважаемый член команды [название компании],«

• »Для кого это может касаться, «

Также могут быть случаи, когда вам нужно обратиться к компании как к целому отделу компании. В этом случае рекомендуется использовать в приветствии название компании. Если вы не знаете, в каком отделе будет получено ваше письмо, также можно использовать обычное приветствие.Например:

• «Уважаемая [название компании]»,
• «Уважаемый отдел [название компании / отдела]», «

• « Для кого это может касаться »,

Подробнее: Как выбрать лучшее деловое приветствие для вашей корреспонденции

3. Используйте профессиональное закрытие

Заключительное предложение делового письма должно включать призыв к действию, а затем короткую заключительную фразу перед вашей подписью .Вот некоторые примеры предложений с призывом к действию:

• «Я с нетерпением жду вашего ответа».
• «Я ценю ваш быстрый ответ».
• «Пожалуйста, держите меня в курсе».

• «Мы с нетерпением ждем вашего ответа».

Самая профессиональная заключительная фраза — «С уважением», , но вы также можете использовать такие фразы, как:

• «Спасибо»,
• «Лучшее», «
• » С уважением, «
• » С уважением, «

• » С уважением, «

Если письмо отправляется по почте, оставьте место под заключительной фразой, чтобы поставить свою подпись, а затем введите свой полное имя.

Связанный: 22 Примеры закрытия деловых писем

Часто задаваемые вопросы об адресах деловых писем

Вот ответы на часто задаваемые вопросы об адресации официальных деловых писем:

Как узнать, должно ли деловое письмо быть формальный или неформальный?

Обычно письма в компании должны быть официальными. В следующих сценариях следует ожидать формального прямого тона:

• Запрос о деловом партнерстве
• Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу
• Запрос деловой информации

• Предложение о покупке ваших товаров или услуг

Однако есть случаи, когда вы можете написать неофициальное письмо в компанию.Например, может быть целесообразно сократить формальности, если:

• У вас уже есть рабочие отношения с компанией.
• Вы не делаете запрос компании (т.е. отправляете подарок или поздравительную открытку).

• Вы подаете заявку на вакансию в организации с уникальной повседневной корпоративной культурой.

По теме: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Почему важно знать, как отправить деловое письмо?

Отправка делового письма — самый формальный способ профессионально установить контакт и произвести хорошее впечатление на получателя.Однако в мире быстро развивающихся технологий многие компании рассматривают профессионально адресованные электронные письма, а также персонализированные сообщения на сайтах вакансий как жизнеспособные варианты профессионального общения.

Рекомендуется изучить компанию, с которой вы пытаетесь установить отношения, и принять обоснованное решение относительно того, какой метод связи является наилучшим вариантом для того типа бизнеса, который вы хотите вести.

Подробнее: 15 типов деловых писем и когда их использовать

Форматы деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие.Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали.Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием блочной формы отступы отсутствуют. Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату.Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенного стиля формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете блочную форму , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

• Форма с отступом позволяет поставить подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • письма

  • создать письмо

  • написать письмо

  • возобновляет

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [Онлайн]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

  Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

  Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

  Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

  Разработано Патриком Петерсом
  и Кун Вей Хо

Как написать письмо для бизнеса: наше экспертное руководство

Первые впечатления важны, и часто первый раз, когда вы контактируете с кем-то из деловых людей, по электронной почте или письму.Когда дело доходит до написания делового письма, ожидается, что вы начнете с соответствующего приветствия и будете следовать определенным правилам.

Большинство людей знают, что нужно заканчивать письмо словами «искренне» или «наилучшими пожеланиями», но как начать? Отправляете ли вы сопроводительное письмо или электронное письмо, очень важно сделать все правильно.

Мы подготовили список того, что можно, а что нельзя, советы и уловки, которые используют профессиональные маркетологи электронной почты, ИТ-директора и офисные работники. Итак, если вы хотите узнать, как правильно написать и адресовать профессиональное письмо, продолжайте читать ниже.

5 вещей, которые нужно вложить в конверт

Хотите, чтобы ваше письмо попало к нужному человеку? Вам нужно правильно адресовать конверт. Есть несколько стандартных правил, которым нужно следовать, особенно когда вы отправляете письмо большой компании с различными отделами.

Очень немногие сегодня отправляют письма в конвертах; однако деловая переписка по-прежнему зависит от него, и это может быть важно, если вы подаете заявление о приеме на работу. Если вы хотите, чтобы ваше письмо было доставлено нужному человеку, выполните следующие действия:

1.Добавьте свою контактную информацию

Если у вас нет готового конверта, в первой строке укажите свое имя, название компании, почтовый адрес и почтовый индекс в верхнем левом углу.

2. Добавьте имя получателя

Распечатайте его в верхней строке адресного блока по центру конверта, на несколько строк ниже вашей информации.

3. Добавьте заголовок

Если вы знаете должность этого человека, укажите ее во второй строке.Если у вас нет этой информации, укажите вместо нее название отдела.

4. Добавьте название компании

В следующей строке укажите название компании или организации, в которой работает человек. Без этой информации на конверте ваше письмо может быть доставлено не тому человеку.

5. Используйте точный адрес:

.

Адрес компании следует разместить в одной строке. Если он слишком длинный, напишите адрес в двух разных строках, но убедитесь, что название улицы находится в первой адресной строке, и не забудьте также указать почтовый индекс.

Как написать официальное письмо

Официальные и неофициальные письма — две разные вещи. Если кто-то ожидает, что с ним свяжутся формально, важно, чтобы вы придерживались этого правила. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам овладеть искусством официальной переписки и улучшить свои навыки письма.

Поместите свою контактную информацию вверху

Человек, которому вы пишете, должен знать, кто вы и как вам отвечать, поэтому не забудьте добавить свою контактную информацию, включая ваше полное имя, обратный адрес, почтовый индекс и номер телефона, в верхнем левом углу. сторона страницы.Это чрезвычайно важно, потому что вы не хотите упускать возможность получить ответ от собеседника.

Если вы не поместите эту информацию, например, в сопроводительное письмо, вы можете снизить свои шансы получить работу своей мечты еще до того, как начнете.

Включите дату

Это очень простой шаг, но важный. Проверьте свой календарь и добавьте дату чуть ниже своих контактных данных. Это послужит напоминанием человеку, которому вы написали, и сообщит ему, что ему нужно своевременно ответить.

Напишите адрес получателя

Это простая, но все же важная деталь. Поместите адрес человека в левый верхний угол письма, на несколько строк ниже линии даты. Вот полезный пример, который вы можете использовать для правильного форматирования делового письма:

Используйте приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное письмо или деловое письмо, официальные приветствия или приветствия необходимы для всех типов онлайн- и офлайн-переписки.Итак, давайте посмотрим, что можно и чего нельзя делать при выборе правильного.

До

Выберите традиционное деловое письмо-приветствие, например:

• « Уважаемый господин или госпожа »
• “ Уважаемый господин . или миссис »
• «Здравствуйте, [имя]» (если вы знаете человека)
• «Привет, [имя]» (если вы знаете человека)

Хотя приветствие « Уважаемый» в наши дни звучит слишком формально и немного старомодно, оно все же идеально подходит для любого делового письма.Если вы знаете пол получателя, используйте « Уважаемый, », затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:

.

• «Уважаемая г-жа Партридж,…»

Если вы знаете только полное имя, используйте его без заголовка. Например:

• «Дорогая Моника Партридж,…»

Нет

Используйте любые неформальные приветствия, например «

Эй! »или« что случилось, ».Это не подходит для официального письма. Также избегайте термина « , кому он может относиться » , это менее личное, чем «дорогой сэр или мадам».

Как написать письмо незнакомому человеку?

Полное имя вашего получателя может быть недоступно, особенно если вы написали кому-то, кто работает в организации, с которой вы никогда раньше не работали. Мы рекомендуем немного покопаться, чтобы попытаться найти подходящее имя.Это будет значить для них гораздо больше, если вы приложите все усилия и сможете правильно их решить.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой практический подход — поиск в Интернете через Facebook или LinkedIn. В конце концов, вы хотите произвести хорошее первое впечатление.

Включите двоеточие или запятую

Не забудьте поставить запятую или двоеточие после приветствия. Например:

• «Дорогая Моника Партридж , »

Некоторые думают, что в деловой переписке лучше использовать запятую.Другие предпочитают ставить двоеточие. Это личное предпочтение, поэтому выберите свой любимый и придерживайтесь его, чтобы все письма, которые вы отправляете, были согласованными.

Резюме

Есть много разных способов отформатировать письмо в зависимости от того, что вы хотите сделать. Но когда дело доходит до адресации делового письма, существует стандартный способ ведения дел. Придерживайтесь формата, который мы предложили выше, и вы сможете профессионально вести переписку и построить прочные деловые отношения.

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки 1 на 1 с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

Часто задаваемые вопросы

Как написать письмо?

Чтобы правильно адресовать письмо, добавьте свою информацию в верхнем левом углу.Включите свое имя и обратный адрес. Затем напишите имя получателя, адрес и почтовый индекс в центре конверта.

Как написать адрес на письме?

Когда вы пишете адрес в письме, напишите имя получателя, адрес, должность, отдел (если применимо) и почтовый индекс в центре конверта.Также укажите свое имя и обратный адрес в верхнем левом углу конверта.

Как адресовать сопроводительное письмо?

Если вы пишете сопроводительное письмо и знаете имя человека, используйте его, чтобы обратиться к нему напрямую. Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте «Уважаемый господин или госпожа» .

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо. Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно в формальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу.Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме предназначены для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно ее составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться в вашей финансовой карьере., Дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно учитывать при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Чтобы узнать, как адресовать письмо, вот некоторые из вещей, которые следует указать:

1. Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя , откуда вы пришли, и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо.Контактная информация отправителя должна быть следующей:

• Первая строка: Полное имя
• Вторая строка: Название компании
• Третья строка: Почтовый адрес
• Четвертая строка: Город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
• Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
• Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
• Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа, обозначающие день и год. Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 года.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя.Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «Джон Джонс, доктор философии». Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке.Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма. Наиболее широко используемое приветствие — « Уважаемый, » — рекомендуется, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа » после двоеточия. Используйте в приветствии « Ms. », если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое касается профессиональных званий, таких как доктор, профессор и почетный. Примеры приветствий включают:

• Уважаемый мистер Джонс
• Уважаемая мисс Джонс
• Уважаемый доктор Джон
• Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя.Хотя имя получателя не обязательно знать, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, — это поспрашивать.Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Попробуйте узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Кроме того, вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию о нанимающем сотруднике, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию.Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связаться с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо.CFI предлагает специалиста по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! программа сертификации для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжить обучение и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

• Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам.Хотя существует множество
• лучших шрифтов для резюме Лучший шрифт для резюме Как жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — разборчивый и приятный для просмотра читателем. Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri — лучшие шрифты для использования
• Как завершить электронное письмоКак завершить электронное письмоКак завершить электронное письмо — список лучших завершающих писем включает: с наилучшими пожеланиями, всего наилучшего, искренне, спасибо, ура и многое другое.Это руководство
• Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.

Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Блок формы

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов.Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм по периметру.Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев.Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем. Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

г-жаХелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков. . . а кто
знает что другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетных советов обо всех вариантах,
, мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд.(New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, что нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как
, например, следует ли пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы.Пропустите строку и введите дату так, чтобы
совпало с вашим адресом. Введите внутренний адрес и приветствие
влево; после приветствия ставится
двоеточие. В официальных письмах избегайте сокращений.

Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.

Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь.Разве это не выглядит
профессионально?

С уважением,

Джон Доу

деловых писем: формат — Информационная служба WAC

Когда деловые письма пишутся на бланках компании, они обычно форматируются в формате полного блока с каждой частью буквы, выровненной по левому краю.

Письма не на фирменных бланках компании написаны в виде модифицированного блока с заголовком, датой и дополнительным закрытием, выровненными по левому краю по центральной линии, а внутренний адрес, приветствие и текст выровнены по левому краю.

Если деловое письмо требует более одной страницы, вторичные страницы должны иметь заголовок, включающий имя получателя, номер страницы и дату.

Элементы делового письма

Элементы делового письма:

• товарная позиция
• дата
• внутренний адрес
• приветствие
• кузов
• и бесплатное закрытие
• дополнительная секция обозначений часто следует за закрытием

Товарная позиция

• Заголовок также является обратным адресом, на который будет ссылаться получатель при отправке ответа.

• Имя автора не включено в заголовок, так как оно появляется в приветственном закрытии в конце письма. Он должен включать только улицу, город, штат и почтовый индекс автора письма. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены. Это снижает вероятность того, что ответ будет отправлен на неправильный адрес.

• Название штата может быть записано или сокращено заглавными буквами в соответствии с U.S. Правила почтовой службы.

• Дата написания письма должна быть помещена под информацией обратного адреса автора. Это последний компонент в заголовке делового письма.

Внутренний адрес

• Внутренний адрес содержит почтовую информацию, принадлежащую получателю, и должен быть выровнен по левому краю письма и помещен двумя пробелами под датой (для очень коротких букв допускается четыре пробела).

• Как и в заголовке, внутренний адрес включает улицу, город, штат и почтовый индекс получателя, все из которых должны быть помещены под названием компании или организации, в адрес которой направляется письмо. Идентификационные слова, такие как «Авеню», «Круг», «Суд», «Драйв» и «Улица», должны быть прописаны, а не сокращены.

• Если имя, должность и должность получателя известны, они должны быть включены в первые две строки внутреннего адреса и размещены непосредственно над названием компании или организации.

Приветствие

• Приветствие является приветствием. Его размещение должно быть на два пробела ниже внутреннего адреса и всегда выровнено по левому краю буквы. Он должен включать заголовок и полное имя получателя, за которым следует двоеточие.

• Обычно приветствие начинается с Уважаемый , за которым следует титул, например Мистер, Мисс, Миссис , однако, когда писатель обращается к получателю по имени, эта формальность может быть опущена. пользу имени.

• Титулы Мистер, Мисс, Миссис и Доктор . всегда сокращаются. Другие титулы, такие как профессор и сенатор, никогда не сокращаются. Независимо от семейного положения, к женщинам всегда следует обращаться как к мисс — за исключением случаев, когда получатель лично выразил желание, чтобы к ней обращались иначе ( мисс или миссис ).

• Избегайте приветствий по признаку пола, если неизвестно, является ли получатель мужчиной или женщиной. Уважаемый студент: Уважаемый покупатель: Уважаемый резидент: и т. Д. Являются вполне приемлемыми вариантами для гендерно-нейтральной корреспонденции.

• Безличное устройство может быть предпочтительнее при отправке письма в крупную организацию, где имя получателя вряд ли будет известно. Например, «Внимание: дебиторская задолженность» или «Тема: ошибка биллинга» могут заменить более привычные формы приветствия.

• Приветствие, Кому это может касаться : очень устарело — в самом 20 веке.

Кузов

• Начинайте текст делового письма двумя пробелами ниже приветствия или обращения, привлекающего внимание. Каждый абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю страницы с двойным пробелом, разделяющим каждый абзац.

• Допускается двойной интервал в тексте буквы, если тело очень короткое. Это сделано исключительно из косметических соображений, чтобы письмо выглядело на странице более сбалансированным.В таких случаях уместно делать отступ в первой строке каждого абзаца.

Бесплатное закрытие

• Дополнительное закрытие помещается на два пробела ниже последней строки тела письма.

• Обычные выражения, используемые для закрытия официального делового письма, включают Спасибо, Искренне, Искренне Ваш и Искренне Ваш . Менее формальные выражения, такие как С уважением, С наилучшими пожеланиями и С наилучшими пожеланиями, следует использовать только тогда, когда автор обращается к деловому партнеру, который также является другом.

• Когда выражение содержит два слова, например Спасибо , только первое слово получает начальную заглавную букву

• Запятая следует за всеми формами дополнительного закрытия.

• Разрешите четыре пробела между дополнительным закрытием и печатной версией полного имени автора. Промежуток между ними зарезервирован для собственноручной подписи. Должность или должность писателя должны быть указаны непосредственно под его или ее именем.

• Подпись автора должна быть идентична печатной версии, за исключением тех ситуаций, когда получатель также является другом, и в этом случае можно указать только имя.

Дополнительное обозначение

В ряде ситуаций деловое письмо должно быть помечено обозначениями, обозначающими эти ситуации. Эти обозначения должны быть размещены на два пробела ниже позиции или строки заголовка после печатной подписи автора.

Когда в письме содержится ссылка на один или несколько документов, приложенных автором для получателя, вложение отмечается одним из следующих способов:

• Корпус: пакет оптовых цен
• Корпуса (5)
• Прил.(Encs.)

Когда письмо продиктовано помощнику, оно должно быть подписано. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Писатель будет отображаться прописными буквами, а помощник — строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии письма отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, получатели копий подтверждаются своим полным именем, как в следующем примере.

• куб.см: г-жа Энни Гетц
• cc: г-н Гленн Виджет, г-жа Ида Мэй Нотт

Цитирование

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые письма: формат. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Требования к деловому письму

Деловые письма и служебные записки: Требования к деловому письму

Деловые письма и служебные записки: требования бизнеса
Letter