Письмо это: письмо — это… Что такое письмо?

Содержание

письмо — это… Что такое письмо?

Письмо — Письмо знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени. Первоначально для передачи информации применялись другие способы,… … Лингвистический энциклопедический словарь

письмо — Записка, послание, уведомление, цедулка, (простон. ) грамотка; billet doux. .. См … Словарь синонимов

письмо — письма, мн. письма, писем, письмам, ср. 1. Бумага с написанным на ней текстом, посылаемая кому–н. для сообщения чего–н., уведомления о чем–н., для общения с кем–н. на расстоянии. Получить письмо. Отправить письмо. Связка писем. «Разорвала письмо… … Толковый словарь Ушакова

Письмо вязью. На стволе чеканное письмо было, да вытерлось, и не… … Толковый словарь Даля

Письмо и — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и … Википедия

Письмо И — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и Территория: Китай, в основном Сычуань и Юньнань Дата создания: Минимум 500 лет, современное с … Википедия

Письмо — знаковая система фиксации речи и мыслей, позволяющая с помощью начертательных элементов закреплять их во времени и передавать на расстояние. В своем развитии письмо прошло ряд этапов: пиктографическое письмо; идеографическое письмо; слоговое… … Финансовый словарь

письмо — ПИСЬМО´ эпистолярный жанр литературы, стихотворное или прозаическое обращение писателя к определенному лицу с постановкой какого либо важного вопроса. В этом отношении форма П. как жанр близка к посланию.

В античной литературе известны «Письма»… … Поэтический словарь

ПИСЬМО — ПИСЬМО, знаковая система фиксации речи с помощью графических элементов. Письмо позволяет закреплять речь во времени и передавать ее в пространстве. Существуют 4 основных типа письма: идеографическое письмо; словесно слоговой тип письма (знак… … Современная энциклопедия

Письмо — (франц. ecriture) Одно из центральных понятий современной теории литературы и искусства, ставшее таковым благодаря исследованиям Р.Барта, где оно принимает три основных значения. Первоначально, в 50 е гг., Барт рассматривает П. как «формальную… … Энциклопедия культурологии

ПИСЬМО — это… Что такое ПИСЬМО?

письмо — Записка, послание, уведомление, цедулка, (простон. ) грамотка; billet doux. .. См … Словарь синонимов

ПИСЬМО — ср. письмена, азбука, буквы, грамота. У чукчей и у коряков нет своего письма. Это письмо, письмена армянские. | Все, что написано, писанное, или грамотные знаки, выражающие речь. Письмо вязью. На стволе чеканное письмо было, да вытерлось, и не… … Толковый словарь Даля

письмо — сущ., с., употр. очень часто Морфология: (нет) чего? письма, чему? письму, (вижу) что? письмо, чем? письмом, о чём? о письме; мн. что? письма, (нет) чего? писем, чему? письмам, (вижу) что? письма, чем? письмами, о чём? о письмах 1. Письмо это… … Толковый словарь Дмитриева

Письмо и — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и … Википедия

образец составления и пример использования в email-маркетинге

Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

Какие задачи решает информационное письмо

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например:

оповестить партнёров об изменениях внутри компании;
напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору;
рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию.

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно.

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы.

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов.

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.
Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email [email protected].
С уважением, …

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».
Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.
С уважением, …

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили».

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Получили ваше коммерческое предложение.
О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.
С уважением, …

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «

мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…».

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…
С уважением, …

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.
Приложение: «Каталог товаров»
С уважением, …

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки.

Например, для информационных писем часто используют такую структуру:

В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа.
В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании.
По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)».

Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата.
В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.
Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4.

Образец формы письма-напоминания

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:

Предусмотрите наличие полей. 10 мм — по правому краю. 20 мм — по левому краю. сверху и снизу.
Выровняйте содержание письма по ширине страницы.
Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.
Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом.
Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа.
Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10.

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений.

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо.

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо:

Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату — от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание.
Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию.
При отправке ответа цитируйте исходное письмо.
Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса.
Не забывайте про подпись.

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы.

Информационные письма в email-маркетинге

Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

Контентные письма в email-маркетинге помогают:

удерживать внимание подписчиков;
поддерживать регулярный контакт;
подтверждать статус эксперта;
периодически напоминать о продукте или компании;
привлекать трафик на сайт.

Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

О чём писать в инфо-письмах

Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.

Инфо-письма могут содержать:

истории о вашем бизнесе;
истории и отзывы клиентов;
«закулисье» деятельности;
полезные для клиентов статьи;
ссылки на интересные материалы;
новости вашего бизнеса;
анонсы новых товаров и услуг;
напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем.

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Как создать письмо в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Представитель посольства США получил письмо семьи Ярошенко, попросившей о помиловании — Общество

РОСТОВ-НА-ДОНУ, 7 июня. /ТАСС/. Письмо жены и дочери летчика Константина Ярошенко, отбывающего заключение в тюрьме в Данбери (штат Коннектикут), в котором они попросили президента Джо Байдена и госсекретаря Энтони Блинкена помиловать россиянина, поступило в американское посольство в Москве. Его забрал из почтового отделения представитель дипмиссии, рассказала в понедельник ТАСС супруга россиянина Виктория Ярошенко.

«Письмо разыскали. Оказывается, в связи с пандемией в посольстве изменился порядок получения писем. Они все письма не принимают. Вместо этого из посольства приезжает курьер, который забирает эти письма, — рассказала собеседница агентства. — На данный момент наше обращение уже забрали, оно поступило в посольство. Соответствующее уведомление мне пришло».

На прошлой неделе она сообщала, что это письмо — уже третье прошение о помиловании ее мужа, направленное высшему руководству США, — не приняли в американском посольстве в Москве.

На минувшей неделе стало известно, что семья Ярошенко написала письмо Байдену с просьбой о помиловании. В письме указано, что жена и дочь Ярошенко имели возможность его увидеть лишь два раза — в 2011 и 2018 годах. Отмечается, что, несмотря на стоимость поездок в США и проблем с получением американской визы, семья не потеряла надежды вернуть Ярошенко домой.

Супруга россиянина ранее сообщала, что он продолжает жаловаться на состояние здоровья, в том числе на проблемы с артериальным давлением. При этом в тюремной медсанчасти его жалобы игнорируют.

Ярошенко был приговорен в США 7 сентября 2011 года к 20 годам лишения свободы. Он полностью отрицает вину, считает свой арест провокацией, а дело сфабрикованным. В США летчик был доставлен из Либерии, где его арестовали 28 мая 2010 года. Действовавшие под прикрытием сотрудники американского управления по борьбе с наркотиками якобы уличили россиянина в преступных намерениях по транспортировке крупной партии кокаина.

Письмо – это… Письмо!

Пишем письма друзьям из других школ, городов и стран; читаем их ответы – тут все по-настоящему. Никто не отказывается никогда от такого Письма! А чтобы тебя поняли, надо знать и орфографию, и синтаксис.

Письмо – главный урок в первом классе. Имеется в виду умение выводить палочки, а потом и буквы ровные в тетради в косую линейку. Но есть и другое значение слова: письмо кому-то, о чем-то важном, в конверте, на которое непременно придет ответ!

Так вот: Письмо у нас – это Письмо (Что, пожалуй, главная особенность нашей школы).

То, которое в косую линейку, – конечно, вещь нужная и полезная, это хорошее упражнение, не больше. Упражняться будем, не волнуйтесь, родители, но Настоящее Письмо – это другое дело: оно захватывает ребенка целиком, пробуждает, переполняет – больше, чем даже Игра. Оно придает смысл нашей работе.

Вопрос в одном: должна ли Школа иметь для ребенка какое-либо значение – смысл – или достаточно хороших упражнений, как и мы учились?

Для письма нужен Далекий Друг. Можно, конечно, поставить почтовый ящик в школе, чтоб ученики первого этажа переписывались с учениками второго этажа – и будет всем им радость, но все-таки… Нужен друг из другого города или другой страны, похожий на тебя и не похожий – которому есть что рассказать. Написать!

Дети пишут письма: на русском, английском, французском языке…

Первые письма, полученные нашими учениками от первоклассников из Корбей-Эссона, пригород Парижа, были вкусными и сочными: «J’aime les pommes et ma maitresse. J’aime les Russes». «Я люблю яблоки и свою учительницу. Я люблю русских»… Я – учитель – бежал с почты с этими конвертами, подпрыгивая от радости.

Однако, что скажут скептический родитель и строгий учитель?

– Так и будет ребенок писать банальные фразы и никогда не дорастет до литературного языка!

Да, в школах дети переписывают фразы из учебника – правильные и красивые. Но для ученика они ничего не значат. А простые слова о яблоках и учительнице идут напрямую – от сердца.

И это только начало. Через несколько месяцев, к концу года мы стали получать и другие письма. «А есть ли у вас в Красногорске на бензоколонках маленькие магазинчики – les boutiques – как у нас в Корбей-Эссоне?» Бутиков у нас в Красногорске на бензоколонках нет…

Я люблю яблоки, учительницу, магазинчики на бензоколонках – это дорога в бесконечность.

Хватит терять сделки — пять идей по работе с КП, которые помогут не сливать деньги бизнеса в трубу

Рекомендации на основе анализа 300 тысяч сделок клиентов B2B Family.

6900

просмотров

На связи команда сервиса по увеличению конверсии коммерческих предложений B2B Family.

Есть мнение, что коммерческое предложение — это прошлый век. Мол, никто их не смотрит, все предпочитают разговаривать, проверять Instagram бренда или гуглить до посинения. Но это не так! Если вы пользуетесь B2B-услугами и не покупаете через коммерческое предложение, дело не в том, что этот метод продажи не работает. А в том, что с самим КП что-то не так. Или с менеджером, который не умеет влиять на процесс работы с КП.

Взаимодействие клиента с коммерческим предложением — это тоже воронка. Получается отдельная воронка в воронке продаж. Потерпите, сейчас поясним.

Часто менеджер по продажам закидывает сделку в CRM вот так — «отправил КП клиенту». А дальше — туман. С КП происходят непонятные вещи, которые менеджеру не видны. Клиент может открыть письмо, но не открыть вложение. Или вообще забыть про вас. Или, глядя вам в глаза, поклясться, что всё открыл и прочитал, но ещё не успел решить. А в этот момент думать: «Это вообще кто?»

К чему это всё — если не уделять отправке КП внимание, то к концу года можно обнаружить в CRM кладбище заявок в разделе «отправил клиенту оффер, ответа не получил». Но это необязательно.

Откуда мы всё это знаем? Мы проанализировали 300 тысяч сделок наших клиентов и нашли много интересных закономерностей.

Например, 78% из тех, кто не смотрел КП, утверждают обратное. Всё грустно и с тёплой базой клиентов — около 50% не открывают оффер или заканчивают просмотр спустя 3-4 секунды. Ваш дизайнер только разогнался, сейлз-менеджер почти подобрался к самому интересному, а клиент уже отвлёкся — на сайт конкурентов, чашку кофе или игру в танчики. Получается печальная ситуация для предпринимателя — он старается, тратит деньги на менеджеров по продажам, но половина лидов никогда не узнает о его продукте.

С этим можно работать. Сегодня расскажем о том, как повысить конверсию в продажу с помощью работы над коммерческим предложением.

Спойлер: популярный тренд «к чёрту почту, буду долбить клиентов своим оффером через мессенджер», конечно, работает — но только на прочтение сообщения. До открытия КП добираются в среднем около 30%.

И ремарка. В этой статье мы говорим о коммерческих предложениях для тёплых клиентов, для тех, кто уже ждёт оффер. Холодная рассылка писем по незнакомым адресам — это не продажи, а скорее маркетинг. И, вероятно, очень-очень плохой.

Но начнём мы вот с чего — как правильно определить, какое КП вам нужно делать. Именно от этого зависит успех или провал сделки в том числе.

Как разделять КП на типы — и почему не стоит мешать всё в кучу

Как собирают КП в идеальном мире — изучают ЛПР вплоть до постов на Facebook, проводят глубинные интервью, анализируют запрос и собирают кастомный оффер.

В реальном мире есть много гораздо более срочных задач. Поэтому работа над предложением выглядит так — написал три слайда про то, какой ты замечательный исполнитель, прикинул цены и сказал дизайнеру «сделай красиво». Это не плохо. Просто не всегда работает.

По-хорошему стоит разделять КП на разные типы и задачи, которые каждый вид решает.

КП товар–цена. Это список, в котором содержится наименование товара, стоимость позиции и итоговая сумма. Такие КП часто генерируют из товаро-учётной системы, например, 1С.

КП–описание. Это файл — обычно Word — в котором описана услуга или товар, указаны дополнительные сведения, например, сроки отгрузки. Может комбинироваться с первым типом. Такой оффер могут сделать и в виде ТЗ или таблицы со списком работ.
КП–презентация. Файл, оформленный, как презентация с симпатичным (по крайней мере по задумке) дизайном, инфографикой и определённой структурой слайдов. Например — о компании, преимущества продукта, отзывы, стоимость, сроки поставки.
КП–каталог. Это файл с изображением товара, его стоимостью и, возможно, характеристиками.

И зачем так париться, спросите вы?

У каждого есть свои особенности — и в разных ситуациях уместны разные презентации. Сейчас поясним.

Например, в КП «товар/цена» важно, что его посмотрели какое-то время, а не просто открыли и закрыли. В КП–презентации важно не время просмотра, а какими слайдами клиент особенно заинтересовался. В КП–каталоге важен конкретный товар, который привлёк внимание лида.

Дальше поговорим о том, как помочь клиенту досмотреть КП до конца и не сбежать к мемам с котятами после слайда с ценой.

А теперь — пять идей для лучшей конверсии КП.

Первая идея. Смотреть на КП глазами клиента, а не продавца

Для начала коротко о том, что мы подразумеваем под КП. Это не безвольный документ, который просто лежит в письме. Для нас оффер — это вполне самостоятельный переговорщик, который «строит» диалог с клиентом без участия продавца.

В этой логике отправка КП — это не функция, а процесс. В чём разница — функцию или задачу достаточно выполнить и забыть об этом, а процесс нужно пройти.

В большинстве компаний с отправкой офферов всё печально — это не процесс, а рутинная задача менеджера по продажам. Если бы это было не так, конверсия в сделки была бы выше. Mystery solved.

Там где у менеджера всего три этапа, у клиента — пять

Если не менять оптику и смотреть на отправку КП, как на обычную задачу, дальше будет всем известная картина.

Менеджер мучает клиента звонками, думая, что тот посмотрел КП и просто сопротивляется покупке. Бедный клиент ничего не успел посмотреть, но не хочет выглядеть дураком и говорит, что всё видел, но нужно «посовещаться с женой», «показать начальнику», «узнать мнение финдиректора». Если продолжить звонки, скорее всего, вы придёте в точку, откуда уже не возвращаются — пожизненный бан. Пока на место вашего ЛПР не придёт новый бедняга.

Если всё же поверить в то, что такая «мелочь», как отправка КП, — это процесс, то действовать нужно иначе. Допустим, клиент даже не открыл ваше письмо (есть расширения, которые помогают это проверить). На этом этапе нужно вдохновить клиента открыть ваше письмо, а не отрабатывать возражения, как солдат Джейн. Их может и не быть — а откуда им взяться, если (спасибо, кэп) ваше письмо так и осталось непрочитанным.

О том, как вдохновлять клиентов открывать ваши офферы, мы ещё поговорим.

Вторая идея. Помочь клиенту изучить КП. А не дёргать его «нукогдапосмотритеуже»

Нет ничего хуже, чем голодный менеджер по продажам, который звонит вам сутками и отстаёт, только когда вы сменили фамилию, номер телефона и сбежали от него из страны. Самое грустное в такой ситуации для бизнеса — клиент блокирует номер продавца, а при его упоминании синеет и убеждает знакомых никогда не работать с этими прилипалами.

Значит ли это, что нужно растворяться в тумане, если клиент один раз не взял трубку? Конечно, нет. Есть тонкая грань, сейчас постараемся объяснить.

Чтобы не стать для клиента ночным кошмаром, используйте два лайфхака:

1. Нестандартный заход

Если начать со стандартного — и с тоской в голосе — «не смотрели ещё»? Елена, скорее всего, начнёт что-нибудь придумывать, чтобы скорее от вас отвязаться.

Конечно, не все пойдут сразу смотреть файл, но часто люди договариваются на конкретный срок, который соблюдают.

2. Связка с необычным нюансом в оффере

Допустим, ваше КП содержит блок с индивидуальным оффером или каким-то специфическим нюансом — например, особенностью оплаты.

Тогда диалог с клиентом может выглядеть так:

— Елена Васильевна, подскажите, что думаете по поводу нашего предложения по варианту оплаты, устроит такой формат?

Допустим, Елена не смотрела ваш оффер. Вы поймёте это по невнятным ответам: «Так, ну вы знаете, мы пока думаем. Давайте я напишу чуть позже по этому вопросу».

На этом этапе можно предложить клиенту прямо сейчас обсудить самые непонятные вопросы — и тем самым сэкономить ему время на повторное открытие КП.

Третья идея. Проводите тест на глубину просмотра вашего оффера

Звучит как-то по-шпионски, но если вы хотите продавать через КП — нужно учиться исследовать глубину просмотра документа. Это почти то же самое, что исследование глубины просмотра сайта. Только инструменты другие.

Для этого важно понимать, как ваш оффер смотрит клиент.

Разберём на примере.

Как мы уже выяснили, в КП–каталоге важно, до какого слайда дошёл клиент. Допустим, у вас каталог из десяти страниц. Если клиент дошёл только до второй, значит, его не зацепили товары. А если долистал до десятого слайда, то шансы на продажу выше.

Звучит как очень много работы, но так и есть. Простите за банальность — если вам важно повысить конверсию с помощью КП, то придётся закопаться в рутину этого процесса.

Продолжим разбор примеров.

В КП–презентации важно, какие именно слайды видел клиент, а какие — нет. Так, он мог посмотреть на цену и пропустить слайд про ценность.

Важно построить КП так, чтобы провести клиента от первого до последнего слайда и обязательно показать информацию, которая повлияет на ваши шансы продать свой продукт. Мы это называем «ключевые слайды». Звучит очевидно, но, судя по конверсии, до такой детальной проработки КП добираются не все.

Позже покажем примеры удачных и провальных презентаций. А пока разберёмся, как проводить тест на глубину просмотра. В зависимости от типа оффера действия будут разными.

Сейчас будет много теории — мы предупредили.

1. Тестируем глубину просмотра у КП–презентации и КП–описания

Невозможно самостоятельно выяснить, что именно успел посмотреть ваш клиент, а что — пролистал. Но это не повод сдаваться.

Если у вас ленивый менеджер по продажам, который сидит на фиксе, он радостно забудет о сделке, в которой клиент бесконечно обещает скоро посмотреть оффер.

Но если вы не любите жечь деньги, создайте такой разговор с клиентом: «Елена Васильевна, отлично, что удалось посмотреть КП. Давайте теперь обсудим ваши вопросы».

Это инициирует диалог и позволяет «подловить» клиента на нестыковках, когда он задаёт вопросы, на которые вы ответили в ключевых слайдах.

Звучит как ловушка, но на деле клиенту часто гораздо удобнее не откладывать дело в долгий ящик и скорее принять решение. Помните — отказ лучше, чем история, в которой менеджер по продажам годами жжёт ваши деньги, названивая бесперспективным клиентам.

Если вы понимаете, что клиент совсем не смотрел ваше предложение, и приходится в целом напоминать ему о своём существовании, предложите прямо сейчас всё обсудить. Съесть лягушку поскорее.

— Елена, подскажите, есть возможность сейчас открыть файл? Я покажу, на что обратить внимание, и помогу получить ответ на вопрос. Это займёт пять минут, не больше. Если хотите, продублирую файл на почту или в WhatsApp — и вместе со всем разберёмся.

Если Елена согласится, вы будете уверены, что она посмотрит ключевые слайды.

Также вы можете продумать к каждому важному слайду «вопрос-открывашку», который застанет клиента врасплох и даст понять, если он не смотрел презентацию.

Например: «Елена, подскажите, а какой из трёх вариантов поставки вам больше подходит?» Если она не видела слайд, то обязательно уйдёт от ответа. Так вы хотя бы поймёте, на что можно рассчитывать — и имеет ли смысл в целом тратить время на клиента.

2. Тестируем глубину просмотра у КП–каталога

Здесь не нужна такая сложная исследовательская работа. У товаров есть явные характеристики, и вы можете спросить что-то, связанное с ними.

Например: «Елена, как вам вариант номер семь с чёрным корпусом»? Если Елена начнёт сыпаться, совсем как вы на экзамене в университете, значит, ваш оффер никто не открывал.

3. Тестируем КП товар/цена

Самый простой способ проверить глубину просмотра — спросить, устроила ли клиента цена.

Если устроила, значит клиент, скорее всего, посмотрел список позиций. Лучшее действие — задать прямой вопрос: «Елена, подскажите, по бюджету всё хорошо? Может быть, обсудим детали поставки?»

Дальше ситуация может развиваться интересно.

Если клиент говорит, что «дорого» или «какую дадите скидку», то важно понять, знает ли он цену или просто торгуется. Для этого можно сказать следующее: «Елена, сейчас я по стоимости ничего сказать не смогу, давайте обсудим, какая цена вас устроит».

Если она называет цену ниже вашей, то вероятно видела КП и будет торговаться. Тогда вы работаете с возражениями.

Если отвечает «предложите свою стоимость», можно перевести диалог на конкретные позиции и предложить оптимизировать бюджет за их счёт. В ходе этого диалога будет понятно, изучил ли клиент ваше КП.

Важное: все эти вопросы нужны только для того, чтобы понять, видел ли клиент ваше предложение. Это ни в коем случае не способ пристыдить человека или подловить его, как на экзамене.

Для вас это возможность понять, на какой стадии находится клиент, и действовать по ситуации. Это гораздо лучше бесконечных звонков и траты времени на безнадёжных клиентов, которые никогда у вас не купят, но не отказываются, «потому что ну неудобно как-то».

Четвёртая. Не лажайте с текстом письма и заголовком

Если встречают «по одёжке», то заголовок письма и само письмо — это она и есть.

Можно делать бомбические презентации, но лажать с самим сообщением — например, устраивать эмодзи-энурез.

Не надо так

Мы бы не писали об этом, если бы это не происходило на самом деле. То, что, возможно, работает в Instagram, не всегда работает в B2B-продажах, где последнее, что ожидает клиент — это перебор с эмодзи. На их расшифровку ещё и время уходит. Пишите словами — их понимают все.

Положительно на открываемость КП влияют три вещи:

Первая — очевидная. Обращайтесь к человеку по имени.

Вторая — можно использовать “Re:” перед темой письма. Открываемость растёт, так как письмо часто воспринимается, как ответ.

Третья — используйте в тексте «затравку». Например — наличие в КП специальных бонусов. Или что-то вроде такого — «Елена, мы подготовили три варианта, один из них вообще эксклюзив». Если можете пообещать «эксклюзив» — пообещайте.

Пятая идея. Если получили шанс на открытие КП, используйте его. Сделайте приличный файл

Разберём, как не надо делать свои КП.

Первая ошибка: лить воду

У нас есть клиент — компания Radex, которая поделилась примерами своих КП. В 2018 году предложение компании выглядело так:

С ним многое было не так — много воды и мало сути. Зато были красивые дизайнерские кубики. Видимо, это не помогло, потому что КП закрывали сразу после открытия.

В 2019 году компания провела работу над ошибками — структурировала и грамотно распределила информацию по файлу. Команда собрала самые частые вопросы клиентов и регулярно обновляла файл. Конверсия в продажи выросла.

Поезд проследует дальше — в страну плохих КП.

Вторая ошибка: делать КП прямо в теле письма

Email и так плохо читают, а тут ещё какие-то подробности.

Третья ошибка: играть в дизайнера, если ты — не дизайнер

Плохо, когда КП делают с претензией на дизайнерское оформление, но делает это не дизайнер, а некто уверенный, что дизайнер не нужен, ведь у самого таланта хватит.

В этом случае лучше сделать документ в Word, где будет написано, «сколько, за что, почему и когда». Минимум текста, всё по делу и в формате вопрос-ответ. Для этого нужно представить, какие вопросы мог задать клиент, и ответить ему на них в КП.

Четвёртая ошибка: показывать КП своей бабушке и коту или спрашивать у целевой аудитории: «Тебе нравится?»

Во-первых, КП нужно показывать только тем, кто «в рынке». Нет смысла отдавать его на обратную связь людям, которые никогда не будут вашей целевой аудиторией.

Во-вторых, вместо закрытых вопросов лучше задавать открытые. Вопрос «тебе нравится?», особенно заданный со взглядом голодного кота, вряд ли даст вам ценный комментарий.

Нужно задавать вопросы, которые не дадут твоим знакомым просто сделать комплимент. Например: «Ты прочитала коммерческое предложение. Расскажи, пожалуйста, что я там пытаюсь тебе продать?» Или — «Расскажи, почему ты у меня это не купишь? Что в моём КП донесено таким образом, что не позволяет тебе сейчас это купить?» Это важный вопрос — он заставляет критически подойти к своему КП.

Пора подводить итоги.

Если бы вы попросили нас о главной рекомендации, мы бы сказали следующее — выстройте отдельный процесс по работе с КП. Новые действия вполне способны повлиять на конверсию в продажи

А как вы работаете с КП? Строите гипотезы о его судьбе или просто методично звоните?

что это такое, как работает, как добавить в письме

Вы открыли почту и увидели новое письмо. Сначала прочитали имя отправителя, потом — заголовок, а ниже — короткое сообщение. Это сообщение — ещё не само письмо, а только небольшой текстовый блок, который предупреждает, о чём пойдёт речь дальше: об анонсе распродажи, подборке новых статей или же подарке за подписку.

Прехедер в письме — это текстовый блок, который идёт сразу после темы. Его ещё называю сниппетом или подзаголовком. Вот как он выглядит в мобильном приложении почты и на компьютере.

Подзаголовок в почте на экране компьютераПодзаголовок в почте на экране смартфона

Далее о том, зачем использовать прехедер, как вставить в письма рассылки и что будет, если про него забыть.

Зачем указывать прехедер

Чтобы привлечь внимание читателя, вызвать у него любопытство, подробнее сообщить о важном и побудить кликнуть на письмо, чтобы ознакомиться с содержанием.

Что будет, если вы забыли указать прехедер

Письма могут остаться непрочитанными

Казалось бы, зачем привлекать внимание к письму рассылки, на которую человек сам подписался? Раз подписался — значит, должно быть интересно всё про этот бренд, продукт или ресурс.

Но представьте, сколько писем получает среднестатистический пользователь интернета. Даже если рассылка интересна, в потоке входящих писем легко запутаться и просмотреть важное. Подзаголовок же помогает обратить внимание на письмо.

А если, например, человек подписался на новостную рассылку интернет-магазина, только чтобы получить скидку на первую покупку? В такой ситуации пользователь вряд ли будет сгорать от нетерпения в процессе ожидания следующих писем. Но входящие письма всё ещё могут быть полезны ему: например, предлагать скидку на сервисное обслуживание или дополнительный год гарантии за полцены. В этом случае и помогает прехедер — он вызывает интерес и побуждает прочитать содержимое.

Письма могут попасть в спам

Когда прехедер не заполнен, на его место могут подтянуться нежелательные ссылки: например, «Посмотреть в web-браузере», «Отписаться сейчас», «Нажмите здесь, если у вас возникли проблемы с просмотром этого сообщения». Всё это — не лучшие варианты, чтобы подтолкнуть человека открыть письмо.

А некоторые почтовые сервисы подобные входящие вообще помечают как спам. В результате письма не доходят до получателя или остаются без внимания. И вся работа по созданию рассылки напрасна.

Что будет, если вы указали прехедер

Письма будут чаще открывать и читать

Прехедер увеличивает открытие писем на 30% согласно исследованиям Marketing Experiments. Ещё сильнее повлиять на ситуацию можно, если использовать в сниппете определенные триггеры. Например, смайлики или персональное обращение по имени. Это также увеличивает процент открытия.

Письма будут выделяться среди рассылки конкурентов

В переполненном почтовом ящике человек тратит меньше 3 секунд на то, чтобы пробежаться глазами по каждому входящему. Прехедер позволяет зацепиться глазами именно за ваше письмо и задержать на нём внимание.

Главное — составить сниппет так, чтобы усилить тему письма. Как это сделать — читайте далее.

Как написать крутой прехедер

Для прехедера нет единого шаблона. Он пишется каждый раз заново в зависимости от темы рассылки. Например, запустили череду бесплатных лекций или анонсировали Black Friday, и прехедер надо менять.

Однако вот несколько общих рекомендаций, как написать успешный подзаголовок:

Составьте резюме письма. Укажите кратко, что ждёт читателя, когда он откроет письмо. Но выносите в прехедер самое главное. Детали оставьте для тела письма.
Напомните о времени. До конца акции осталось два дня или купон сгорает в полночь? Расскажите об этом. Так вы усилите мотивацию скорее кликнуть на входящий email, а не откладывать прочтение на потом.
Подтолкните к действию. Вы хотите, чтобы читатель нажал на кнопку? Прошел опрос? Или ознакомился с новой статьёй? Отлично, пишите это в прехедере и сразу же отправьте читателя на ту веб-страницу, куда вам надо.
Вызовите любопытство. Расскажите, как сделать что-то важное с минимальными усилиями или финансовыми вложениями, задайте необычный вопрос или объявите, что вы подготовили сюрприз.

Какой длины должен быть прехедер

Для мобильной рассылки

Старайтесь не превышать 50 символов, так как смартфоны урезают длину сниппета.
Переносите всё важное в начало предложения. Так читатель быстрее увидит суть.
Не забывайте: если текст подзаголовка слишком короткий, например, 10-20 символов, то почтовые сервисы могут заменить сниппет на текст, который идёт в начале вашего письма.

Для десктопный рассылки

Используйте до 130 символов, чтобы написать подзаголовок.
Проверьте, какую длину разрешает ваш почтовый клиент — у каждого сервиса это значение своё. Вдруг можно больше.

Чего не стоит писать в прехедере

Не дублируйте заголовок. Кому понравится, читать одно и тоже два раза? Лучше сделайте так, чтобы прехедер был логическим продолжением темы письма.
Меняйте прехедер в письмах. Иначе он не вызовет интриги и любопытства у читателя, а это — одна из целей подзаголовка.
Не используйте приёмы «желтой» рекламы. «Шок!», «Сенсация!», «Свершилось!» и тому подобное ассоциируются со спамом. Читатель может автоматически отправить письмо в корзину, если до него это не сделает спам-фильтр.

Примеры и разбор удачных прехедеров

Разговорные обороты, цитаты, фразы из фильмов

Сервис использует фразу из кинофильма «Бриллиантовая рука», чтобы сообщить о промокоде. Фраза привлекает внимание: разговорный оборот речи в официальной рассылке? Интересно, что еще они там придумали?

Актуальные триггеры

Чтобы быть «в теме», люди интересуются актуальными новостями. Это помогает им составить собственное мнение и поддержать разговор с коллегами. Re:Store Apple умело использует этот триггер.

Важное напоминание или предупреждение

McAfee через сниппет ненавязчиво напоминает о необходимости продлить подписку на антивирус. Такое письмо откроют с большей вероятностью: кто хочет, чтобы на его жёстком диске поселились вирусы?

Симуляторы непрочитанных сообщений или ответов

Book24 копирует вид непрочитанного сообщения после темы о пропущенном подарке. Вопрос адресата: «Где мой подарок — в самом письме или нужно забрать его на сайте?» Логичное действие читателя — открыть письмо и найти ответ.

Три вида прехедера — какой выбрать

Видимый

Он будет виден и под темой письма, и в самом письме. Используйте видимый сниппет, если его текст не выбивается из общей стилистики письма или не нарушает шаблон.

Пример видимого сниппета

Замаскированный

Подзаголовок отображается под темой письма, но когда письмо откроют, прехедер никто не прочитает — он сольется с фоном шапки.

Замаскированный сниппет полезен, когда вы не хотите, чтобы письмо начиналось с какой-то фразы или же ваш макет предполагает чистую шапку с логотипом.

Пример замаскированного сниппета

Скрытый

Такой подзаголовок будет невидим и под темой письма, и в самом письме. Если прехедер не нужен, но вы не хотите, чтобы на его место подтягивались нежелательные ссылки, используйте скрытый вариант.

В «пикселе»

В качестве сниппета используйте прозрачную картинку размером 1×1 пиксель, для которой пропишите HTML-атрибут Alt с важной информацией. Но используйте прозрачную картинку аккуратно, так как некоторые почтовые сервисы отображают атрибут Alt неправильно или помечают входящие письма как спам.

Как добавить прехедер в письмо

Если вы используете автореспондер, то можете всё настроить в его интерфейсе. А можете использовать HTML-код.

Если вы хотите использовать HTML, выберите тип сниппета, скопируйте код и вставьте его в тело письма в самом начале. Если хотите воспользоваться функционалом автореспондера, то в момент подготовки письма нужно найти поле Preheader и заполнить его.

Все описанные ниже методы подходят, чтобы добавить сниппет как в разовое письмо, так и для большой email-кампании. В последнем варианте не забывайте обновлять прехедер, чтобы читатель каждый раз видел новый интересный текст.

Без использования кода

Инструкции в каждом автореспондере могут различаться, однако действия будут примерно одинаковыми. В настройках письма надо найти и заполнить поле Preheader.

Например, в редакторе Mailigen.ru указать прехедер можно вот где:

Шаг 1 — Выбираем «Отправить рассылку»Шаг 2 — Заполняем настройки рассылкиШаг 3 —Отмечаем получателейШаг 4 — Выбираем шаблон из тех, что есть, либо создаем свойШаг 5 — Кликаем по графе «Настройки» и видим поле Preheader. ЖмёмШаг 6 — Заполняем поле

С использованием кода

Скопируйте код, который нужен именно вам, и вставьте в тело письма, где располагается основной текст, картинки или видео.

Код, если подзаголовок видимый

<div>

Этот текст отобразится рядом с темой до открытия письма и в самом письме.

</div>

Код, если подзаголовок скрытый, вариант 1

<div>

Этот текст отобразится рядом только с темой до открытия письма.

</div>

Код, если подзаголовок скрытый, вариант 2

<div>

Этот текст не отобразиться нигде.

</div>

Технические особенности для прехедера у разных почтовых программ

Некоторые версии почтовых программ не поддерживают подзаголовки писем. Обычно это устаревшие версии Outlook, которые продолжают использовать компании и предприятия для корпоративной почты.

В большинстве программ поле для ввода прехедера — это отдельная строка. Строк может быть 2 или 3 в зависимости от программы.

Отображение прехедера в почтовых программах

Подведём итог

Прехедер — важный элемент почтовых рассылок. Если он есть, читатель вероятнее всего обратит внимание на ваше письмо, откроет его и прочитает. Если сниппета нет, то отправит в корзину или просто не заметит. Поэтому не стоит пренебрегать подзаголовком.

Чтобы найти самые работающие варианты, тестируйте сниппеты, применяйте для них разное оформление и измеряйте процент открытия. Это поможет выстроить работающую коммуникационную стратегию.

15 типов деловых писем и когда их использовать

Деловые письма — важный инструмент коммуникации в профессиональной среде. Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявления на должность до убедительного коммерческого письма или официального заявления об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них и советы, как эффективно написать собственное.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный параграф
5. Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Типы деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем, и когда их использовать:

Сопроводительные письма
Рекомендательные письма
Письма после интервью
Письма-предложения
Коммерческие письма
Благодарственные письма
Письма об увольнении
Благодарственные письма
Письма с жалобами
Письма с извинениями
Служебная записка
Приветственные письма
Письма-запросы
Письма с объявлением
Письма об увольнении

1.Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.

Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:

Контактная информация

В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.

Приветствие

Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».

Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться устаревшим или обезличенным.

Цель письма

Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии и что вас интересует в их организации.

Квалификационные навыки

В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в своем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.

Заключение

Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.

Другие типы сопроводительных писем включают:

Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)

2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо написано от имени другого профессионала для проверки их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, получение высшего образования или другой профессиональной возможности.

Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:

Связь с рекомендацией

В письме должно быть указано родство лица, дающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает автору право выступать от имени кандидата.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.

Оценка квалификации кандидата

Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификация в этом разделе должна соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.

Примеры

Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.

Заключительное заявление

Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель хочет узнать больше.

К другим типам рекомендательных писем относятся:

По теме: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

3.Письма о ходе собеседования

После собеседования на открытую вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за его время и продемонстрировать свой интерес к работе.

Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:

Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или темы, которые вас заинтересовали. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.

Навыки, связанные с должностью: Последующее письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.

Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.

Связано: Примеры электронного письма после собеседования

4. Письма с предложениями

Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.

Письмо с предложением должно включать следующее:

Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.
Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.
Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы приступите к работе. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.
Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую заработную плату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указывать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.
Срок принятия: Это дата, к которой вы должны ответить на письмо с предложением.

Связано: Как принять предложение о работе

5. Коммерческие письма

Цель коммерческого письма — представить клиенту услугу или продукт. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

Коммерческое письмо часто включает следующее:

Описание продукта или услуги

Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.

Стоимость

Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.

Призыв к действию

Включите для читателя инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, когда они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.

Связано: 15 хорошо оплачиваемых должностей в продажах

6. Благодарственные письма

Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать в себя следующее:

Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.
Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.
Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.

К другим типам благодарственных писем относятся:

По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим

7.Заявления об увольнении

Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уволиться. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.

Заявление об увольнении часто включает следующее:

Заявление об увольнении

Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.

Причина увольнения

В зависимости от вашей ситуации вы можете упомянуть, почему вы увольняетесь, чтобы ваш работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.

Даты

Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.

Спасибо

Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — проявление профессиональной вежливости, которое может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.

Другие типы писем об увольнении включают:

Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры

8. Благодарственные письма

Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.

Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:

Приветствие: Начните свое письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.

Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.

Детали из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными деталями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.

Вежливое завершение: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например «мои наилучшие пожелания», «еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.

Другие типы благодарственных писем включают:

Связанные с: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)

9. Письма с жалобами

Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.

Компоненты письма-жалобы включают:

Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Для кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.

Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.

Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.

Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.

10. Письма с извинениями

Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.

Письмо с извинениями должно включать следующее:

Признание ошибки

Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и признайте последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то еще.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

Искренние извинения

Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.

Ваш план по устранению проблемы

Заверьте получателя, что вы сделаете все, что в ваших силах, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)

11. Офисный меморандум

Офисный меморандум или бизнес-меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.

Служебные служебные записки должны включать:

Четкую и прямую тему: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет разослана сотрудникам на бумаге, вы все равно можете указать краткую строку темы в верхней части письма.

Цель памятки: Укажите цель памятки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и всегда говорите позитивно.

Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы выделить информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.

Подробнее: Как написать деловую памятку (с шаблоном и примерами)

12. Приветственные письма

Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом, в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:

Теплое приветствие

Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.

Персонализированная информация

Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, объясните, почему вы так взволнованы, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.

Важные сведения о вашем бизнесе

Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать, в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.

Другие типы приветственных писем включают:

Подробнее: Как написать приветственное письмо

13.Письма-запросы

Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.

Письма-запросы должны включать:

Объяснение запроса

Начните свое письмо с четкого и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.

Подтверждающая документация

Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.

Крайний срок для ответа

Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.

К другим типам писем с запросами относятся:

14. Письма с объявлениями

Деловое письмо с объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы объявить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо обычно короткое и написано в виде официальной заметки.

Письма с объявлениями должны включать:

Вводный абзац с объявлением

Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.

Дополнительная информация

Далее в вашем письме должно быть более подробно разъяснено ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.

Особенности

Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.

Другие типы писем-объявлений включают:

15. Письма об увольнении

Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении контракта».

Письма об увольнении должны включать:

Уведомление о дате увольнения

Во-первых, проинформируйте сотрудника о том, что его увольнение прекращено, и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую возможную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.

Причины увольнения

Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.

Компенсация и льготы в будущем

Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.

Следующие шаги

Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя отдела кадров, который сможет направить любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.

Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)

Семь частей делового письма

Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:

1.Контактная информация

Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается бумажная копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.

2. Строка темы

Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.

3. Приветствие

Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым вы уже установили отношения, вы можете использовать его имя.

4. Введение

Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете, или информацию о том, что вы запрашиваете об открытой позиции.

5. Подробная информация

В тексте вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.

6. Заключение

Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.

7. Подпись

Подпись может быть такой простой, как написание вашего имени, или как сложной, включая ваши учетные данные и сертификаты.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Подробнее: 7 частей делового письма

Советы по деловому письму

Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:

Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки управления временем потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправляете ли вы его по электронной или обычной почте.
Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты.При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и дополнительные сведения. Заключительный абзац должен повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набирали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе текст письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно зарезервировано для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании.Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

Следующий пример формата письма иллюстрирует информацию, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору подходящего шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (физическое или юридическое лицо, которому вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( примеров приветствия)

Уважаемый господин./РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
Затем в , следующих за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
Выровняйте письмо по левому краю.
Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
После приветствия и перед закрытием оставить пустую строку.
Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать свою подпись.

Проверить форматирование ошибок и опечаток

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, поставьте подпись над напечатанным именем черными или синими чернилами.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, например сопроводительных писем, благодарственных писем для собеседований, дополнительных писем, писем с просьбой о приеме на работу или отказа, писем об увольнении и благодарственных писем. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

различных типов писем с образцами

Вам нужно написать письмо для деловых, профессиональных или рабочих целей? Содержание и формат письма, которое вы напишете, будут зависеть от обстоятельств. Возможно, вам потребуется написать письмо или сообщение электронной почты, чтобы подать заявку на работу или связаться с клиентом.Или, возможно, вам нужно отправить письмо с благодарностью, деловое объявление или письмо об увольнении или выходе на пенсию.

Независимо от причины, по которой вы пишете, важно отправлять или отправлять по электронной почте хорошо написанную корреспонденцию, которая тщательно проверяется и редактируется.

Не знаете, что написать или с чего начать? См. Список типов букв, а также примеры каждого из них. Также просмотрите список элементов, которые нужно включить в любое деловое письмо или электронное письмо.

Кэти Карпель. © Баланс 2018

Что включать в деловое письмо или электронное письмо

В некоторых случаях то, что вы включаете, как вы пишете корреспонденцию и формат письма, будет отличаться.Однако базовое профессиональное письмо будет включать следующее:

Строка темы: Если вы отправляете электронное письмо, укажите четкую строку темы, в которой кратко объясняется цель вашего электронного письма. Например, это может быть: «Тема: Поздравляем с повышением в должности».
Контактная информация: Включите всю свою контактную информацию — полное имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Таким образом, человеку, с которым вы связываетесь, будет легко ответить вам.В письме вы включите эту информацию вверху страницы (после этой информации вы укажете дату и контактную информацию человека, которому вы пишете). В электронном письме вы включите эту информацию в свою подпись под своим именем.
Приветствие: Включите приветствие в начале письма. Убедитесь, что вы используете подходящее имя и титул для человека.
Краткое введение: После приветствия сделайте краткое введение.Это может быть краткое сообщение «Надеюсь, у вас все хорошо» или другая дружеская вступительная фраза. Затем погрузитесь в объяснение, почему вы пишете.
Основная цель вашего письма: Основная часть вашего письма будет посвящена причине вашего письма. При написании письма будьте лаконичны. Двух-трех абзацев достаточно.

Ваше письмо не должно быть длиннее одной страницы. Если это электронное письмо, оно должно быть еще короче.

Если у вас есть дополнительная информация, которой вы хотите поделиться с читателем, предложите обсудить ее во время звонка или предоставьте приложение или приложение с подробностями.
Закрытие: Завершите свое письмо профессиональным заключением, выражающим вашу благодарность и уважение. Такие закрытия, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и «С уважением», работают хорошо.
Подпись: Если вы отправляете бумажную копию письма, поставьте свою собственноручную подпись над напечатанным именем. Если вы отправляете письмо по электронной почте, просто укажите свое напечатанное имя.

Как использовать примеры букв

Хорошая идея — просмотреть примеры писем и электронных писем, прежде чем писать свои собственные.Примеры позволяют увидеть, какой контент вы должны включить в свое письмо. Они также могут помочь вам с макетом и форматом вашего письма.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой для вашего письма, вы всегда должны проявлять гибкость.

Обязательно найдите время, чтобы персонализировать свое письмо или сообщение электронной почты, чтобы оно отражало конкретную причину, по которой вы пишете.

Образец делового электронного письма

Просмотрите образец сообщения электронной почты, написанного после встречи.

Пример делового письма

Тема: Спасибо за встречу со мной

Уважаемый г-н Маркхэм,

Я признателен, что вы нашли время поговорить со мной сегодня о компании ABC News и о постоянно меняющемся мире СМИ. По мере приближения даты окончания школы журналистики XYZ у меня возникает множество вопросов о ролях, доступных в СМИ. Ваши идеи, полученные в ходе вашей карьеры в отрасли, а также ваш взгляд на пятилетний план ABC News Company, оказались невероятно полезными.

Меня особенно поразили ваши идеи о длинной журналистике, а также помощь (и проблемы), которую социальные сети могут предоставить журналистам, проводящим расследования. Вы заставили меня задуматься, пока я приступаю к поиску работы. И я очень признателен за ваш действенный совет по поводу моего писательского портфолио — было так любезно с вашей стороны по-настоящему покопаться и поделиться своими идеями о его структуре.

Я с нетерпением жду возможности оставаться на связи и расскажу вам, как продвигается мой поиск работы.Надеюсь, вы будете помнить обо мне, если появятся новые вакансии и в ABC New Company. Еще раз спасибо за то, что нашли время встретиться сегодня, и за ваши вдумчивые заметки в моем портфолио.

С уважением,

Джеймс Фицпатрик
Адрес электронной почты
Номер телефона
URL-адрес LinkedIn (необязательно)

Расширять

Типы писем с примерами

Просмотрите этот список различных писем и сообщений электронной почты с примерами каждого из них, включая письма с благодарностью, сопроводительные письма, письма с заявлением о приеме на работу, письма сотрудников, рекомендательные и рекомендательные письма, благодарственные письма и многое другое.

Используйте образцы в качестве отправной точки для ваших собственных писем, а затем настройте свои письма так, чтобы они соответствовали вашим личным и профессиональным обстоятельствам и причинам написания.

Деловые письма

Деловое письмо — это профессиональная переписка. Это означает, что он следует установленному формату и профессиональному, формальному тону. Вы будете часто использовать этот формат во время поиска работы, от сопроводительных писем до благодарственных писем.

Письма сотрудников

Даже если у вас есть работа, вам все равно нужно будет писать профессиональную переписку.Это немного отличается от повседневных писем, касающихся вопросов, связанных с работой, и общения. В такой переписке вы, вероятно, захотите быть немного более формальным и придерживаться строго профессионального языка и формата письма.

Информационные письма

Иногда вам захочется переписываться с людьми, чтобы сообщить им об изменениях в вашей жизни, таких как изменение имени или новое расположение офиса. Вот примеры того, как сообщить коллегам и коллегам о том, что вы изменили свое имя:

Письма соискателей от работодателя

Если вы участвуете в приеме на работу, вам придется вести переписку с соискателями.Иногда это будет связано с хорошими новостями, такими как запись на собеседование или предложение работы. Другая переписка может потребовать обмена менее позитивными новостями.

Письма об отказе от кандидатов
Приглашения на интервью

Письма с собеседованием для соискателей

Помимо отправки письма с благодарностью после собеседования, вам также может потребоваться отправить дополнительное письмо, чтобы узнать, близок ли работодатель к принятию решения о приеме на работу. Или, если вы полностью пропустите собеседование, вам нужно будет отправить извинения.

Письма с предложениями о работе

Конечно, получить предложение о работе — это отличная новость. Но в некоторых ситуациях вы действительно можете отказаться от задания. Или вы можете сделать встречное предложение. Просмотрите эти письма, чтобы узнать, как лучше всего ответить на предложение о работе, принимаете ли вы работу, отказываетесь ли вы от нее или хотите изменить размер компенсационного пакета.

Письма встречного предложения
Письма с предложениями о работе

Поиск работы и сетевые письма

Процесс поиска работы полон моментов, когда вам нужно отправить письмо.Вы можете, например, обратиться к своей сети за помощью в установлении связей. И, конечно же, когда вы подаете заявку на вакансию, вам нужно будет написать заявку или сопроводительные письма, которые будут сопровождать ваше резюме.

Заявления об увольнении и выходе на пенсию

Вы можете поделиться новостями о новой должности или выходе на пенсию в письме. Вы можете отправить одно сообщение коллегам, а другое — клиентам.

Благодарственные, благодарственные и поздравительные письма

Если кто-то помогает вам в поиске работы или в большом рабочем проекте, стоит отметить это в благодарственном письме.Вы также можете использовать письма, чтобы поздравить коллег, поскольку у них есть важные достижения, такие как заключение сделки или повышение по службе.

Частей делового письма

Деловое письмо — это официальное письмо. В отличие от резюме или сопроводительного письма, оно может быть более одной страницы и, вероятно, состоять из шести частей:

1.Заголовок

Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты. Часто между адресом и датой пропускается строка. Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом, но вы всегда должны использовать дату. Убедитесь, что заголовок находится на левом поле.

Пример:

г-жаДжейн Доу
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Тел .:
Факс:
Электронная почта:
28 июня 2011 г.

2. Адрес получателя

Это адрес, на который вы отправляете письмо. Обязательно сделайте его как можно более полным, чтобы он добрался до места назначения. Всегда включайте титульные имена (например, «Доктор»), если вы их знаете. Этот адрес, как и другой, находится на левом поле. Если стандартный лист бумаги размером 8 ½ «x 11» сложен пополам, чтобы поместиться в стандартный 9-дюймовый деловой конверт, внутренний адрес должен появиться в окошке конверта (если оно есть).Обязательно пропустите строку после заголовка и перед адресом получателя, а затем пропустите следующую строку после внутреннего адреса перед приветствием. В конце этого листа вы найдете образец письма.

3. Приветствие

Приветствие (или приветствие) в деловом письме всегда формальное. Часто оно начинается с «Дорогой {имя человека}». Еще раз, не забудьте указать титул человека, если вы его знаете (например, мисс, миссис, мистер или доктор). Если вы не уверены в названии или поле человека, просто укажите его имя.Например, вы могли бы использовать только имя человека, если человек, которому вы пишете, — «Джордан», и вы не знаете, идентифицируют он себя как мужчина, женщина или небинарный.
Приветствие всегда заканчивается двоеточием.

4. Тело

Тело — основа вашего письма. Для блочных и модифицированных форматов печатных букв: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца. Однако не забудьте оставить пустую строку между каждым абзацем, независимо от формата. Не забудьте также пропустить линию между приветствием и телом, а также телом и закрытием.

5. Бесплатное закрытие

Бесплатное закрытие — это короткое и вежливое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Закрытие начинается с того же выравнивания, что и ваша дата, и на одну строку после последнего основного абзаца. Начните с заглавной буквы в заключительном слове (Спасибо) и оставьте четыре строки для подписи между закрытием и именем отправителя. После закрытия должна стоять запятая.

6. Линия подписи

Пропустите как минимум четыре строки после закрытия для своей подписи, а затем введите имя, которое нужно подписать.Если вы распечатываете это письмо и отправляете его по почте, вы подпишите свое имя ручкой. Эта строка будет включать ваше имя и фамилию и часто включает инициалы отчества, хотя это не обязательно. Вы можете указать свой заголовок заранее, чтобы показать, как вы хотите, чтобы к вам обращались (мисс, миссис, доктор).
Подпись должна быть выполнена синими или черными чернилами.

7. Корпуса

Если у вас есть какие-либо прилагаемые документы, например, резюме, вы можете указать это, набрав «Приложения» на одну строку под списком.Вы также можете указать название каждого документа.

Формат и шрифт

У многих организаций есть свой стиль написания деловых писем, но вот несколько распространенных примеров.

Блок

Наиболее распространенный формат делового письма называется блочным форматом. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Модифицированный блок — еще один популярный вид делового письма.Текст письма, а также адреса отправителя и получателя выровнены по ширине с одинарным интервалом. Однако в этом формате дата и закрытие вкладываются в центральную точку.

Полублок

Наименее используемый стиль называется полублоком. В нем каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Шрифт

Стандартный шрифт для деловых писем — Times New Roman, размер 12. Однако можно использовать шрифты, которые легко читаются, например, Arial.

Образец письма
{ПРИМЕЧАНИЕ: ваше имя указывается только внизу}
Ваш обратный адрес (без сокращений для Street, Avenue и т. Д.)
Ваш город, YC [ваша двухбуквенная аббревиатура штата] zip
Дата (напишите, например, 4 июня 2004 г. или 4 июня 2004 г.)
Имя и фамилия лица, которому вы пишете
Адрес
Город, ST zip
Уважаемый г-н / г-жа. Whomever:
В первом абзаце расскажите, о чем вы пишете и чего вы от них хотите.
В следующих параграфах объясните природу вашей проблемы и то, что они могут для вас сделать. Будьте небрежны и прямо переходите к делу.
В последнем абзаце обязательно поблагодарите получателя за потраченное время и усилия от вашего имени.Кроме того, сообщите им, что вы свяжетесь с ними или что они могут связаться с вами по любым вопросам.
С уважением,
{четыре пробела, чтобы ваша подпись могла быть здесь}
Джейн Доу

Написание эффективных букв | plainlanguage.gov

Ресурсы

> Типы контента

Используйте это руководство в качестве дополнения к Федеральному руководству по простому языку Federal Plain Language Guidelines.

Определите свою аудиторию

По письму легко определить вашу аудиторию; Обычно это человек, которому вы пишете.Однако вы также должны учитывать любые дополнительные читатели. Например, если вы пишете члену конгресса о проблеме учредителя, офис члена может приложить сопроводительное письмо и отправить его избирателю без каких-либо дополнительных объяснений. Следовательно, вы должны писать так, чтобы обе аудитории поняли ваше письмо.

Упорядочивайте письма в соответствии с потребностями пользователей

После того, как вы определились с вашими читателями и что им нужно знать, следующий шаг — представить информацию в таком порядке, чтобы ее было легче понять.Хотя буквы будут отличаться в зависимости от аудитории или темы, в вашем письме обычно должны быть одни и те же основные элементы:

Начать с основного сообщения

Всегда начинайте с основного сообщения. Некоторые люди считают, что плохие новости следует похоронить. Но исследования показывают, что читатели всегда будут искать прибыль. Когда вы закапываете основное сообщение, вы только усложняете его читателям.

Читатели Департамента по делам ветеранов привели этот пример.Когда сообщение было закопано, читатели научились переходить на вторую страницу в поисках старого и нового рейтинга. Если их рейтинг не изменился, они знали, что их запрос был отклонен:

В льготах отказано	Утвержденные льготы
Старый рейтинг 10%	Старый рейтинг: 10%
Новый рейтинг 10%	Новый рейтинг: 20%

Письма могут нуждаться в сочувственном вскрытии

Исследования показывают, что тон письма влияет на то, насколько оно читается.Холодное механическое письмо может заставить читателей отключиться, прежде чем они прочитают ваше сообщение. Это не означает, что мы пишем клиенту так же, как пишем родственнику. Но это означает, что вы должны использовать сострадание и здравый смысл.

После основного сообщения используйте обзорное предложение

Обзорное предложение касается содержания. Это одно предложение, которое действует как своего рода оглавление. Если основное сообщение — : «Вам отказано в льготах. . . »; обзорное предложение может быть таким: «В этом письме объясняется, почему мы отказали вам в льготах, что вы можете сделать, если считаете, что мы ошибаемся, и сколько времени вам придется подавать повторно.”Вы должны представить информацию в письме в том же порядке, что и в обзорном предложении.

Считайте свое письмо руководством, чтобы добраться из пункта А в пункт Б.

Обзорное предложение похоже на указания, которые говорят читателю, что искать в пути.
В более длинных буквах используйте заголовки в качестве дорожных знаков, которые сообщают читателю, когда он туда доберется.

Заголовки букв

Заголовки вопросов особенно полезны в ваших письмах, потому что они содержат вопросы, которые задают читатели, и направляют читателей к ответам.Заголовки заявлений — следующий лучший выбор, потому что они по-прежнему очень конкретны. Заголовки тем являются наиболее формальными, поэтому руководству во многих случаях их удобнее использовать.

Используйте местоимения

В письмах особенно важно заинтересовать читателя использованием местоимений. Обращайтесь к читателю как к себе, но не, если это звучит обличительно или оскорбительно. Это не значит, что вы должны писать письмо пассивным тоном. Вместо этого сделайте акцент на агентстве, используя «мы».

Обвинительное использование вас	Лучший тон с помощью We
Вы не очень внятно.	Мы не поняли ваше сообщение.
Вы не отправили платеж.	Мы не получили ваш платеж.

Выберите подходящий тон для ваших писем

Убедитесь, что ваш тон не отвлекает ваших читателей и не мешает им отвечать на ваши документы так, как вам нужно. Тон важен во всех документах, но особенно в письмах и объявлениях.Тон вашего письма будет отражать ваше отношение к читателю. Хотя вы его не слышите, тон письма имеет такой же эффект, как и когда вы с кем-то разговариваете. Как вы реагируете, когда с вами разговаривают холодным тоном? Вы отключаетесь от разговора; обращайте больше внимания на тон, чем на содержание; или уйти? Читатели делают то же самое. Когда тон письма холодный или резкий, читатели часто откладывают письмо и поднимают трубку.

Создайте профессиональный, сострадательный тон

Существует несколько различных техник, которые вы можете использовать для создания профессионального сочувственного тона, в зависимости от содержания вашего письма:

Сосредоточьтесь на читателе, используя себя и активный голос,
При необходимости используйте сочувственное отверстие,
Извинитесь, если вы сделали что-то не так; и
Используйте такие термины, как «сожалеем» или «к сожалению»; при доставке плохих новостей.

Используйте себя и активный голос в письмах, чтобы сосредоточиться на читателе

Один из худших нарушителей тона в правительственной литературе относится к людям, как если бы они были неодушевленными предметами. Ничто так не отталкивает людей, как то, что с ними разговаривают, как если бы они были просто числом. В приведенном ниже примере единственными двумя изменениями в предложениях являются использование слова «вы» и активного голоса.

До	После
Травма ноги приводит к потере трудоспособности, поэтому получатель платежа имеет право на получение пособия.	Мы обнаружили, что у вас инвалидная травма ноги; следовательно, вы имеете право на получение пособия.

Вы чувствуете разницу в тоне?

Используйте сочувственное отверстие

Используйте сочувственное отверстие только при необходимости. Например, если вы пишете недавно вдове, которая задает вопросы о пособиях, вы можете начать письмо со слов: «Нам очень жаль слышать о смерти вашего мужа». Однако, если это четвертое письмо, которое вы отправили той же вдове, не добавляйте строку наизусть.

Извиниться

Если вы пишете, чтобы исправить ошибку, допущенную вашим агентством, вам следует начать с извинений за ошибку. Или, по крайней мере, признайте, что допустили ошибку. И, пожалуйста, делайте это активным голосом.

До	После
При расчете суммы возврата произошла ошибка.	Сожалеем. Мы ошиблись при расчете суммы возврата.

Сочувственное отверстие должно быть не более одной или двух строк.Сочувственное начало важно, но оно не должно скрывать основной посыл.

Доставить плохие новости

Сообщая плохие новости, это помогает смягчить ситуацию, добавляя к заявлению такие слова, как «мы сожалеем», «нам очень жаль» или «к сожалению». Например, вы можете написать: «К сожалению, мы не можем одобрить вашу заявку».

В каждой ситуации вы должны определить, какой термин вам удобнее. Обязательно ли сообщать плохие новости таким образом? Нет.Но он задает тон, который может удержать читателя от чтения. И если задуматься, то мы обычно решаем проблемы лично. При личной встрече мы часто говорим: «Извините, но вы не имеете права на это пособие». Но часто в письмах мы сразу говорим: «Вы не подходите для этого». Какую версию вы бы предпочли получить?

Напряжение в письмах

Хотя обычно вам следует писать в настоящем времени, письма могут потребовать, чтобы вы рассказали историю в том времени, в котором она произошла.Однако если вы даете инструкции, читателям проще всего понять настоящее время.

Выражение требований

Хотя в целом мы предпочитаем must как самый ясный способ выразить обязательство, в письме мы должны учитывать тон. Вы можете использовать одно из следующих действий, чтобы четко передать свое сообщение, в зависимости от того, какое отношение вы хотите передать своим читателям. Например:

Чтобы подать заявление на получение пособия, вам необходимо по телефону заполнить эту форму.
Вы должны на отправить нам эту информацию в течение 30 дней.
Вы должны оплатить этот счет, иначе мы лишим права выкупа вашего дома.

Первое предложение наименее убедительно; третий — самый сильный. Но даже если вы не используете «должен» в качестве требования, избегайте , должно _._

Разделите свои письма на короткие части и используйте много информативных заголовков

Заголовки помогут вам сделать разделы короткими, особенно если заголовки очень конкретны.Посмотрите на свое письмо, когда оно будет завершено. Если вы видите слишком длинные разделы, проверьте, все ли в этом разделе относятся к вашему заголовку. В противном случае это обычно означает, что либо ваш заголовок слишком общий, либо вы сгруппировали информацию под заголовком, который ему не принадлежит.

Слишком общее

Полезные заголовки

Заголовки полезны, потому что они направляют читателя к поиску информации. Они также полезны, потому что помогают писателю организовать работу.

Заголовки бывают нескольких типов, включая темы, утверждения и вопросы. Все эти заголовки помогают обрисовать документ как для читателя, так и для писателя. Примером заголовка темы является «Информация о преимуществах». И пример выписки…

Конкретно и лаконично

Почему заголовки полезны?

Заголовки помогают очертить документ как для читателя, так и для писателя.

Заголовки

бывают нескольких типов, в том числе:

тема
ведомость
вопрос

Примером заголовка темы является «Информация о льготах». Пример заголовка выписки:…

Ограничить каждый абзац одной темой

Ограничение абзацев одной идеей — важный ключ к ясности. Вот отрывок из письма администрации ветеранов. Письмо и переписывание взяты из их ReaderFocus Writing Handbook .В первом примере оригинал в одном абзаце не только ошеломляет, но и сложно понять, на что вы имеете право, не прочитав его несколько раз.

Пример одного абзаца

В первом примере в абзаце содержится так много информации, что трудно что-либо понять.

Если из-за вашего активного военного статуса ваш доход снизится и вам будет сложно выполнять свои обязательства по ипотеке, Закон предусматривает, что процентная ставка по вашей ипотеке может быть снижена до 6 процентов в год до периода вашей активной деятельности. долг закончился.Вы не понесете никаких штрафов или обязательств по выплате прощенной суммы процентов. Поэтому вам следует сообщить держателю ипотечного кредита (или его агенту) о вашей неспособности продолжать выплаты, предусмотренные вашим ипотечным договором. Если вы уже задержали свои ежемесячные платежи, держатель вашего кредита может отложить выплату просроченной суммы до окончания периода активной службы, и в это время вам следует принять меры для графика погашения.

Пример двух абзацев

Во втором примере информация разбита на два отдельных параграфа: один о типе защиты, которую вы можете получить; другой о том, как пройти квалификацию.Обратите внимание, что за первым абзацем еще легче следить, потому что он использует вертикальный список.

Это защита, которую вы можете получить до окончания периода вашей активной службы:

Ваш ипотечный держатель может снизить вашу годовую процентную ставку до 6%.
Вам не придется платить штраф или прощенные проценты (сумма выше 6% ставки).
Ваш держатель ипотеки может отложить выплату любых денег, которые вы теперь должны.

Чтобы иметь право на эту защиту, вы должны сообщить держателю ипотечного кредита, что вы потеряете доход, пока находитесь на активной службе, и вам будет трудно поддерживать выплаты по ипотеке. Вам также следует составить график погашения.

Напоминание: Не забудьте показать держателю ипотечного кредита копию вашего распоряжения, чтобы сообщить об этом в действующую службу.

Используйте много списков букв

Вертикальные списки выделяют важные темы и позволяют читателю определить все элементы в серии требований или процедур.Они могут быть особенно важны в письмах. В приведенном ниже примере мы создали контрольный список для читателя.

До

Когда вы приходите в класс, вы должны принести планшет, ручку или карандаш, только что заполненную форму, две копии вашего 171 и резюме, если оно у вас есть.

После

Приходя на занятия, вы должны принести следующее:

Планшет
Ручка или карандаш
Форма, которую вы только что заполнили
Две копии вашего 171
Резюме (если есть)

Как написать сопроводительное письмо в 2021 году

Вы составили короткий список самых крутых вакансий, на которые хотите подать заявку.

Вы даже попросили друга подготовить вас к каждому вопросу на собеседовании.

Но затем, прежде чем вы сможете отправить заявку и завершить ее, вы помните, что для объявления о вакансии требуется сопроводительное письмо.

Теперь вы не знаете, , как написать сопроводительное письмо. …

Не паникуйте! Мы вас прикрыли. Написать сопроводительное письмо намного проще, чем вы думаете.

В этом руководстве мы научим вас, как написать сопроводительное письмо, которое позволит вам получить работу, которую вы заслуживаете.

Что такое сопроводительное письмо? (и почему это важно)

Сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который вы отправляете как часть заявления о приеме на работу (вместе с резюме или резюме).

Его цель — познакомить вас и кратко описать ваш профессиональный опыт. В среднем ваше сопроводительное письмо должно содержать от 250 до 400 слов.

Хорошее сопроводительное письмо может заинтересовать менеджера по персоналу и заставить его прочитать ваше резюме.

С другой стороны, плохое сопроводительное письмо может означать, что ваше приложение направляется прямо в уничтожитель бумаг.Итак, чтобы этого не произошло, важно знать, как написать убедительное сопроводительное письмо.

Как выглядит хорошее сопроводительное письмо, спросите вы. Что ж, вот пример:

Имейте в виду, что сопроводительное письмо является дополнением к вашему резюме, а не заменой. Это означает, что вы не просто повторяете то, что упомянуто в вашем резюме.

Если вы пишете сопроводительное письмо впервые, написание всего этого может показаться довольно сложным. В конце концов, вы, вероятно, не профессиональный писатель.

Дело в том, что вам не нужно быть креативным или даже хорошо писать. Все, что вам нужно сделать, это следовать проверенному формату:

Заголовок — Введите контактную информацию
Приветствие менеджера по найму
Начальный абзац — Привлечь внимание читателя с помощью 2-3 ваших главных достижений
Второй абзац — Объясните, почему вы идеальный кандидат на эту должность
Третий абзац — Объясните, почему вы подходите для компании
Официальное закрытие

Или вот как это выглядит на практике:

>>> Зарегистрируйтесь для участия в вебинаре здесь <<<

Как написать идеальное сопроводительное письмо (и получить работу!)

Теперь, когда у нас есть основы, мы собираемся провести вас через процесс написания сопроводительное письмо шаг за шагом.

Шаг № 1 — Выберите правильный шаблон сопроводительного письма

Хорошее сопроводительное письмо — это все о том, чтобы оставить правильное первое впечатление.

Итак, что может быть лучше, чем хорошо отформатированный визуальный шаблон, чтобы произвести хорошее впечатление?

Вы можете просто выбрать один из наших тщательно подобранных шаблонов сопроводительного письма, и все будет готово в мгновение ока!

В качестве бонуса наш ИИ даже подскажет, как улучшить сопроводительное письмо на ходу.

Шаг № 2 — Начните сопроводительное письмо с заголовка

Как и в случае с резюме, важно начинать сопроводительное письмо с раздела контактной информации:

Здесь вы хотите включить всю важную информацию, в том числе:

Полное имя
Номер телефона
Электронная почта
Дата
Имя менеджера по найму / его профессиональная должность
Название компании, в которую вы подаете заявку

В некоторых случаях вы также можете рассмотреть возможность добавления:

Профили в социальных сетях — любой тип профиля, имеющий отношение к вашей сфере деятельности.Социальные профили на таких веб-сайтах, как LinkedIn, GitHub (для разработчиков), Medium (для писателей) и т. Д.
Персональный веб-сайт. Если у вас есть личный веб-сайт, который каким-то образом повышает ценность вашего приложения, вы можете упомянуть его. Допустим, вы профессиональный писатель. В этом случае вы захотите разместить ссылку на свой блог.

И вот то, что не следует указывать в заголовке :

Ваш адрес / город проживания — это то, что вы указываете в своем резюме, а не в сопроводительном письме.
Непрофессиональная электронная почта — убедитесь, что ваша электронная почта презентабельна. Менеджеру по найму довольно сложно отнестись к вам серьезно, если ваш адрес электронной почты — [email protected]. При подаче заявления о приеме на работу придерживайтесь формата «[имя] + [фамилия] @ email provider.com».

Шаг № 3 — Поприветствуйте менеджера по найму

После того, как вы правильно указали свою контактную информацию, вам нужно начать писать содержание сопроводительного письма.

Первое, что нужно сделать здесь, это направить сопроводительное письмо менеджеру по найму .

Верно, менеджер по найму! Не слишком популярное «Дорогой сэр или мадам». Вы хотите показать своему будущему боссу, что вы провели исследование и действительно увлечены работой с его командой.

Никто не хочет нанимать соискателя, который просто рассылает спам более 20 компаний и надеется получить работу в любой из них.

Итак, как узнать, кто является менеджером по найму? Есть несколько способов сделать это.

Самый простой вариант — найти руководителя соответствующего отдела в LinkedIn.Допустим, вы подаете заявку на должность специалиста по коммуникациям в Novoresume. Менеджер по найму, вероятно, является начальником отдела коммуникаций или начальником отдела коммуникаций.

Итак, вы быстро просматриваете LinkedIn:

И вуаля! У вас есть менеджер по найму.

Или, скажем, вы подаете заявку на должность сервера. В таком случае вам нужен «менеджер ресторана».

Если это не сработает, вы также можете посетить страницу «Команда» на веб-сайте компании; есть большая вероятность, что вы по крайней мере найдете там нужного человека.

По-прежнему не можете найти нужного человека?

Вот еще несколько приветствий, которые вы можете использовать:

Уважаемый менеджер по найму [отдела]
Уважаемый менеджер по найму
Кому это может быть интересно
Уважаемая команда [отдела]

Шаг № 4 — Напишите сообщение- Введение

Первые впечатления имеют значение, особенно когда дело касается поиска работы.

Рекрутеры получают сотни, а иногда и тысячи заявок.Скорее всего, они не будут читать все сопроводительные письма до конца.

Итак, важно обратить их внимание на , самый первый абзац .

Проблема №1, которую мы видим с большинством вступительных абзацев в сопроводительном письме, заключается в том, что они обычно очень общие. Большинство из них выглядят примерно так …

Неправильный пример

Привет, меня зовут Джонатан, и я хотел бы работать менеджером по продажам в XYZ Inc. Я работал менеджером по продажам в MadeUpCompany Inc.в течение 5 с лишним лет, поэтому я считаю, что подхожу на эту должность.

Видите проблему здесь? В этом первом абзаце ничего не говорится о и о , за исключением того факта, что вы работали раньше.

Знаете ли вы, у кого еще есть подобный опыт работы? Все остальные кандидаты, с которыми вы соревнуетесь.

Вместо этого вы хотите начать с . 2-3 ваших главных достижения , чтобы действительно привлечь внимание читателя. Желательно, чтобы достижения максимально соответствовали должности.

Итак, давайте сделаем наш предыдущий пример ярким:

Правильный пример

Уважаемый Джош,

Меня зовут Майкл и Я хочу помочь XYZ Inc. достичь и превзойти свои цели продаж в качестве менеджера по продажам. Я работаю с компанией X, финтех-компанией, более трех лет. Как торговый представитель я генерировал в среднем более 30 000 долларов в месяц продаж (что выше КПЭ примерно на 40%). Я считаю, что мой предыдущий опыт работы в отрасли, а также отличные продажи делают меня подходящим кандидатом на эту работу.

Видите разницу между двумя примерами? Если бы вы были менеджером по найму, какого менеджера по продажам вы наняли бы, Джонатана или Майкла?

Именно так!

Теперь, когда мы рассмотрели введение, давайте поговорим о основной части вашего сопроводительного письма. Эта часть разделена на два абзаца: в первом объясняется, почему вы идеальный человек для работы, а во втором — для доказательства того, что вы подходите для компании.

Итак, приступим …

Шаг № 5 — Объясните, почему вы идеальный человек для работы

Здесь вы демонстрируете свои профессиональные навыки и убеждаете менеджера по персоналу, что вы лучше подходите на работу, чем все остальные соискатели.

Но обо всем по порядку — прежде чем вы начнете что-либо писать, вам нужно узнать, каковы наиболее важные требования для роли. Итак, откройте объявление о вакансии и определите, какие из обязанностей являются наиболее важными.

В качестве примера предположим, что вы подаете заявку на должность рекламодателя Facebook. Вы просматриваете объявление о вакансии и видите, что главные требования:

Опыт управления рекламным бюджетом Facebook в размере 0,000+ в месяц
Некоторые навыки рекламы на других платформах (Google Search + Twitter)
Отличные навыки копирайтинга

Теперь в этом разделе вам нужно обсудить, как вы выполняете эти требования.Итак, вот как это будет выглядеть в нашем примере:

Хороший пример

В моей предыдущей роли эксперта по маркетингу Facebook в XYZ Inc. я занимался привлечением клиентов с помощью рекламы, управляя ежемесячным рекламным бюджетом Facebook в размере долларов в размере 20 000 + долларов. Как единственный специалист по цифровому маркетингу в компании, я полностью управлял процессом создания и управления рекламой. То есть я создал копию объявления, изображения, выбрал таргетинг, провел пробную оптимизацию и так далее.

Помимо рекламы в Facebook, я также изучил другие онлайн-каналы PPC, в том числе:

Google Search
Twitter
Reddit
Quora

Подаете ли вы заявку на первую стажировку? Вероятно, у вас не так много опыта работы, чтобы продемонстрировать это в этом разделе.Узнайте, как написать сопроводительное письмо о стажировке здесь.

Шаг № 6 — Объясните, почему вы подходите для компании.

Написав последний абзац, вы можете подумать: «Я готов приступить к работе! Что еще мне нужно написать? Я просто заверну сопроводительное письмо и нажму эту милую кнопку ОТПРАВИТЬ .

Ну нет. Вы еще не совсем там.

Менеджер по персоналу не только следит за тем, хорошо вы справляетесь с работой или нет. Они ищут кого-то, кто хорошо вписывается в корпоративную культуру.

В конце концов, сотрудники, которые не подходят, рано или поздно уволятся. В конечном итоге это обходится компании в кучу денег, до 50% годовой зарплаты сотрудника.

Это означает, что вам также нужно убедить менеджера по персоналу, что вы действительно увлечены работой с ним.

Как вы это делаете? Что ж, для начала вам нужно провести небольшое исследование компании. Вы хотите знать такие вещи, как:

Какова бизнес-модель компании?
Что представляет собой продукция или услуга компании? Вы им пользовались?
Какая у нас культура? Будет ли кто-то управлять вашей работой на микроуровне, или вы будете обладать автономией в том, как вы ее добиваетесь?

Итак, переходим в Гугл.Скорее всего, вы найдете всю необходимую информацию на веб-сайте компании или где-нибудь в Интернете.

Затем вам нужно выяснить, что вам нравится в компании, и превратить это в текст.

Допустим, вы увлечены их продуктом и вам нравится культура инноваций / независимой работы в организации.

Вы должны написать что-то вроде:

Правильный пример

Я лично использовал смартфон XYZ и считаю, что это самая инновационная технология, которую я использовал за последние годы.Такие функции, как Made-Up-Feature # 1 и Made-Up-Feature # 2, по-настоящему изменили правила игры для устройства.

Я действительно восхищаюсь тем, как компания XYZ стремится к совершенству всех своих продуктовых линеек, создавая передовые технологии. Как человек, который преуспевает в самоуправляемой среде, я искренне верю, что я и компания XYZ будем отличным помощником.

Чего вы не хотите здесь делать, так это быть универсальным ради того, чтобы было что написать. Большинство соискателей склонны ошибаться с этим.Давайте посмотрим на очень распространенный пример, который мы склонны видеть (слишком часто):

Неправильный пример

Я бы хотел работать в компании XYZ из-за ее культуры инноваций. Я считаю, что, поскольку я очень креативен, я подхожу для компании. Мне очень близки ценности компании — честность и прозрачность.

Видите, что здесь не так? Пример ничего не говорит о компании. «Культура инноваций» — это то, о чем заявляет большинство компаний.

То же самое касается «ценностей честности и прозрачности» — автор просто погуглил, какие ценности для организации, и сказал, что они им нравятся.

Любой менеджер по найму, который прочитает это, увидит сквозь пустоту.

Итак, обязательно проведите много исследований и приведите веские причины, по которым вы подаете заявку.

Шаг № 7 — Завершите призыв к действию

Наконец, пришло время закончить сопроводительное письмо и написать заключение.

В последнем абзаце вы хотите:

Завершить все моменты, которые вы не смогли найти в предыдущих абзацах. Вам есть что сказать? Любая другая информация, которая могла бы помочь менеджеру по найму принять решение? Упомяните об этом здесь.
Поблагодарите менеджера по найму за потраченное время. Никогда не помешает быть вежливым, если только ты не выглядишь слишком нуждающимся.
Завершите сопроводительное письмо призывом к действию. Самое последнее предложение в сопроводительном письме должно быть призывом к действию.Вы должны попросить менеджера по найму предпринять какие-то действия.

А теперь давайте превратим это в практический пример:

Хороший пример:

Итак, чтобы подвести итог, спасибо, что заглянули в мое приложение. Я надеюсь, что смогу помочь компании X максимально использовать их маркетинговые инициативы в Facebook. Я хотел бы продолжить обсуждение того, как мой предыдущий успех в XYZ Inc. может помочь вам в достижении ваших маркетинговых целей в Facebook.

Шаг № 8 — Используйте правильное формальное закрытие

Когда вы закончите с последним абзацем, все, что вам нужно сделать, это написать формальное «до свидания», и все готово.

Не стесняйтесь использовать один из самых популярных выводов к сопроводительному письму:

С уважением,
С уважением,
С уважением,
Спасибо,

И мы, наконец, закончили! Перед отправкой сопроводительного письма обязательно вычитайте его с помощью программного обеспечения, такого как Grammarly, или, возможно, даже попросите друга просмотреть его для вас.

Контрольный список для написания сопроводительного письма

Включает ли заголовок сопроводительного письма всю важную информацию?

Полное имя
Адрес электронной почты профессионала
Номер телефона
Дата
Соответствующие профили в социальных сетях

Вы обращаетесь к нужному человеку? Я.е. менеджер по найму в компании / ваш будущий непосредственный руководитель

Привлекает ли ваш вводный абзац внимание читателя?

Вы назвали 2-3 своих главных достижения?
Использовали ли вы цифры и факты, чтобы подтвердить свой опыт?

Успешно ли вы заявили, что являетесь профессионалом для этой работы?

Вы определили основные требования?
Успешно ли вы рассказали, как ваш опыт помогает вам идеально соответствовать требованиям?

Убеждаете ли вы менеджера по найму в том, что вы увлечены компанией, в которую подаете заявку?

Вы определили три основных момента, которые вам нравятся в компании?
Избегали ли вы общих причин для объяснения вашего интереса к компании?

Завершили ли вы заключение призывом к действию?

Правильно ли вы закрыли сопроводительное письмо?