Схема делового письма: Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

как вести переписку с парнёрами

 

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя. 

Разберемся, как это сделать.

 

Общие правила и ГОСТы для оформления

 

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

  

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

 

Общие правила включают такие требования к деловому письму

 

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

 

Структура делового письма

 

Как правило, структура современного делового письма включает:

 

1. Данные отправителя и дату подготовки письма.
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
4. Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

 

Нюансы и тонкости

 

• Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
• Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
• Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
• Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
• Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

 Пример оформления короткого делового письма. 

• Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

  

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

 

• Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
• Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
• Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
• Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

 

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

3. Структура делового письма

Любое деловое
письмо должно быть четко структурировано.
Ясная структура имеет следующие
преимущества: экономия времени отправителя
и адресата; гарантия прочтения письма
адресатом и правильное понимание его
сути; гарантированность получение
вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое
письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение. 2.
Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение.
5. Подпись. 6. Приложения. Дадим краткую
характеристику каждому элементу.

Обращение.
Находится
в «шапке» письма и содержит должность
и ФИО адресата. Для официальной деловой
переписки стандартным считается
обращение «Уважаемый», которое пишут
с большой буквы и по центру листа. А
дальше масса вариантов в зависимости
от того, что пишут и кому. В России принято
обращаться по имени и отчеству, в
компаниях с западной корпоративной
культурой – просто по имени. Если Вы
знаете партнера лично, можете обратиться
так: «Уважаемый Андрей Петрович», не
знаете – «Уважаемый господин Смирнов».
Кстати, в обращении к человеку слово
«господин» сокращать до «г-н» нельзя.
И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый
господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей
Петрович», либо «господин Смирнов».
Запомните, обращение «Дамы и господа»
является светским, и его лучше использовать,
скажем, для приглашения на открытие
модного салона. Если же Вы приглашаете
на деловую презентацию, то по сложившейся
практике используется общее для всех
обращение «Уважаемые господа». В данном
случае неважно, что в этой организации
работают и женщины.

Преамбула.
Первый абзац
письма, в котором изложены причина,
побудившая Вас его написать, и его цель.
Прочтя преамбулу, адресат должен понять
суть письма.

Основной текст.
Далее в двух
– четырех абзацах должна быть изложена
ситуация, выражены ваши мысли и чувства
по этому поводу и озвучена просьба о
конкретных действиях либо предложен
Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение.
Необходимо
для краткого подведения итогов всего
написанного и логичного завершения
письма.

Подпись. Письмо
завершается подписью (должность + ФИО)
адресанта, которую предваряет стандартная
вежливая форма «С уважением». Возможны
варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой
на продуктивное сотрудничество», «С
благодарностью за сотрудничество» и
т.п.

При подписании
письма важно учесть ранг адресата и
адресанта. Письмо на имя генерального
директора должен подписывать также
генеральный директор или, как минимум,
его заместитель. При этом подпись должна
соответствовать её расшифровке: ситуация,
когда заместитель директора ставит
косую черту рядом с фамилией директора
и подписывается своим именем, недопустима.

Приложения.

Приложения
являются необязательным дополнением
к основному тексту письма и поэтому
оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на своем листе.
Какие-либо правила их написания
отсутствуют.

4. Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры
еще одной важной составляющей грамотного
делового письма является его аккуратное
оформление. Деловое письмо должно иметь
следующие реквизиты: 1. Дата. 2. Номер.
3. Ссылка на дату и номер полученного
письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий
на вопрос о
чем письмо?
6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений.
8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо
должно быть оформлено на официальном
бланке
организации. В колонтитулах бланка
должна содержаться следующая информация:
название организации, физический адрес
организации, телефон и факс, web-сайт и
e-mail. Также на бланке могут быть отражены
реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет
адресату быстро узнать отправителя и
направить ответное письмо на правильный
адрес.

Деловое письмо
обязательно должно иметь поля:
слева – около трёх сантиметров, справа
– около полутора. Советуем Вам пользоваться
стандартными формами Microsoft Word. Поля
необходимы для возможных заметок,
которые будет делать адресат, а также
для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный
номер письма,
включающий в себя дату подписания письма
руководителем, необходим для Вашего же
удобства. Например, Вы решили отправить
письмо в другую организацию и не присвоили
ему дату и номер. А если эта компания
получает несколько тысяч писем в день,
как Вы будете отслеживать судьбу своего
послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных
учреждений. Письмо-ответ помимо
собственного исходящего номера должно
также содержать информацию о номере
входящего письма, ответом на которое
оно является. Регистрационный номер
ставится в верхнем левом углу письма.
Естественно, что в любой организации
входящие и исходящие письма должны
аккуратно регистрироваться.

Шапка письма,
содержащая обращение к адресату,
размещается чуть ниже регистрационного
номера и обычно оформляется следующим
образом: должность и ФИО адресата пишутся
в верхнем правом углу письма. Непосредственно
обращение оформляется по центру письма.
Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт
письма принципиальным образом влияет
на его восприятие адресатом. Шрифт не
должен быть слишком мелким или слишком
крупным. Стандартной практикой является
использование шрифта Times New Roman с 12-м
размером кегля и единичным интервалом
между строками. Но если Вам известно,
что у адресата плохое зрение, проявите
заботу – увеличьте шрифт письма. К
выбору шрифта писем личной деловой
переписки (приглашения, поздравления,
соболезнования и т.п.) можно подойти
более творчески.

Информация об
исполнителе

должна обязательно содержаться во всех
деловых письмах, которые подписывают
топ-менеджеры компании и руководители
подразделений. Это позволит адресату
быстро найти конкретного специалиста,
отвечающего за решение вопроса в
компании-отправителе.

Информация об
исполнителе должна содержать его ФИО
(желательно полностью, иначе Вашему
адресату будет сложно начинать телефонный
разговор, который может потребоваться
для выяснения дополнительной информации)
и номер контактного телефона – рабочего
или мобильного. Также желательно указать
адрес электронной почты.

Информация об
исполнителе пишется в самом конце письма
после подписи. Кегль его шрифта должен
быть на одну или две единицы меньше
шрифта основного текста письма.

Структура делового письма. Деловая переписка: учебное пособие

Читайте также

Одноминутный курс делового письма

Одноминутный курс делового письма
1. Излагайте дело ясно и приступайте к нему, по возможности, сразу после вступительной фразы. Не отнимайте у читателя время. У вас каждый раз должна быть четкая причина, зачем вы вообще это пишете.2. Придерживайтесь личной, приветливой и

От делового офиса к домашнему

От делового офиса к домашнему
Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.Если раньше у вас был штат сотрудников, вас

Бланки делового письма

Бланки делового письма
Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной

Информативность и убедительность делового письма

Информативность и убедительность делового письма
Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно

1. Представление и знакомство в процессе делового общения

1. Представление и знакомство в процессе делового общения
В жизни постоянно возникают ситуации, в которых необходимо представить одного человека другому или другим. В деловом общении, которое требует установления контактов – очных, заочных, по телефону, – потребность в

НЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

НЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Часто в деловых контактах предприниматели бывают недовольны своими действиями, не приводящими к желаемым результатам. Например, «сорвался» клиент или тщательно подготовленный договор из-за какой-нибудь мелочи так и остался

РОЛЬ ДЕЛОВОГО ПАРТНЕРА

РОЛЬ ДЕЛОВОГО ПАРТНЕРА
Чтобы обеспечить предприятию успех и участвовать в управлении бизнесом, работники отделов ЧР в качестве деловых партнеров разделяют обязанности со своими коллегами из линейного управленческого звена. Они должны обладать способностью к

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения
Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него

Принцип 2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата

Принцип 2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата
Известная русская пословица говорит: «Встречают по одежке…» Это в полной мере справедливо в отношении электронного делового письма. При его получении достаточно беглого взгляда, чтобы сделать вывод

Индикатор делового имиджа № 1. Время ответа на письмо

Индикатор делового имиджа № 1. Время ответа на письмо
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении с ним.Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.А задержка с

Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение

Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента/делового партнера.Сравните

Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма

Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма
Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в них эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение,

Индикатор делового имиджа № 6. Подпись и блок контактной информации

Индикатор делового имиджа № 6. Подпись и блок контактной информации
Человеку, решающему деловые вопросы в письме, всегда важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора». Поэтому обязательно каждое письмо заканчивайте подписью и блоком контактной информации.

Структура письма

Структура письма
Структура – залог понятности и стройности смысла.Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом.

Рис. 4. Структура

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Структура делового письма

Аннотация: Данный раздел посвящен структуре традиционных и электронных деловых писем и рассматривает основные составляющие делового письма.

Цель лекции: познакомить студентов со структурой делового письма на английском языке.

Деловая переписка, как и официально-деловой стиль речи в целом, имеет устойчивую форму и структуру. Деловые письма разных видов (письма-запросы, письма-заказы, письма-приглашения) могут быть отнесены к разряду типовых документов — такие документы имеют строго определенный шаблон написания. Традиционное деловое письмо на бумаге состоит из заголовка, в котором указываются внутренний адрес отправителя (inside address) и дата; обращения, содержания самого письма, вежливой формулы заключения и, наконец, подписи [10]. Электронное деловое письмо состоит из имени и электронного адреса отправителя, темы письма, обращения, основного текста, формулы этикета и прощания.

6.1. Деловые письма на бумажных носителях

Деловые письма на бумажных носителях отличаются от электронных деловых писем не только стилем (лексикой, синтаксисом), но и структурой. В самом общем виде структуру делового письма на бумажном носителе можно представить следующим образом:

Обычно такие письма печатаются на официальных бланках компании с «шапочкой» (терминологическое название — реквизиты или штамп). На английском «шапочка» называется official heading или letterhead. Текст письма располагается непосредственно под «шапочкой».

Date. Дата указывается в правом углу под «шапочкой». В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты. Это значит, что при указании даты месяц должен быть написан буквами, например: April 20, 1990. Давайте рассмотрим два самых распространённых варианта написания дат на английском. В письме, написанном на американском английском, дата будет выглядеть так: April 20, 1990. Общий формат даты: месяц/число/год. В европейском варианте число и месяц меняются местами: 20 April 1990. Такой вариант написания даты более привычен для русскоговорящих. Обратите внимание, что в этой записи отсутствует запятая.

Рис.
6.2.
Формат даты

При использовании числового формата даты будьте внимательны: в Америке принято сначала указывать месяц. Так, запись 4-30-2013 будет означать 30 апреля 2013. Вместо дефиса (-) возможно использование черты (/): 4/30/2013.

Inner address. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского. В британском варианте адрес обычно пишется в правом углу, телефон и электронный адрес не указываются. В американском варианте, который становится всё более и более распространённым, адрес пишется слева, над приветствием, телефон и электронный адрес указывать желательно. Последовательность указания данных одинакова: номер квартиры и дома (или а/я), улица, город, /графство, область, штат/, страна, индекс (возможен вариант, когда индекс указывается после области/штата и перед страной). Британские графства чаще всего указываются полностью, тогда как американские штаты обычно пишутся сокращенно. На рисунках внизу представлены два варианта указания адреса:

Рис.
6.3.
Формат адреса

В таблице приведены сокращения названий штатов США:

Таблица
6.1.
Сокращения названий штатов

AK — Alaska	LA — Louisiana	NE — Nebraska	UT — Utah
AL — Alabama	MA — Massachusetts	NH — New Hampshire	VA — Virginia
AR — Arkansas	MD — Maryland	NJ — New Jersey	VT — Vermont
AZ — Arizona	IN — Indiana	NM — New Mexico	WA — Washington
CA — California	KS — Kansas	NV — Nevada	WI — Wisconsin
CO — Colorado	KY — Kentucky	NY — New York	WV — West Virginia
CT — Connecticut	ME — Maine	OH — Ohio	WY — Wyoming
DE — Delaware	MI — Michigan	OK — Oklahoma	DC — District of Columbia
FL — Florida	MN — Minnesota	PA — Pennsylvania
GA — Georgia	MO — Missouri	RI — Rhode Island
HI — Hawaii	MS — Mississippi	SC — South Carolina
IA — Iowa	MT — Montana	SD — South Dakota
ID — Idaho	NC — North Carolina	TN — Tennessee
IL — Illinois	ND — North Dakota	TX — Texas

Salutation. Salutation — это приветствие, или приветственная формула. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.

Main body. Это основная часть письма — непосредственно сам текст. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице (с учетом, что на этой странице также располагаются official heading, date, address, salutation, closing, signature). Каждый блок письма следует отделять от предыдущего двойным пробелом. Предпочтительно выравнивать текст письма по ширине.

Closing and complimentary closes. Closing включает в себя формулы этикета (complimentary closes) и прощание. Формулы этикета — устойчивые вежливые фразы, которые пишутся в конце письма. Например: I am looking forward to hearing from you soon (С нетерпением жду Вашего ответа). Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.

Signature	— подпись.
Typed name	— напечатанное имя отправителя.

Полезные формулы делового письма | Университет Правительства Москвы

26.02.2015

Ежедневно госслужащие отвечают на множество обращений, поступающих от горожан. Составлять официальные письма дело не простое, требуются дополнительные знания. Как научиться делать это грамотно, быстро, используя доступный и понятный язык? МГУУ Правительства Москвы знает рецепт и уже два года обучает столичных чиновников основам деловой переписки. В 2015 году одна из популярных программ повышения квалификации – «Эффективные письменные коммуникации с органами власти и гражданами» – претерпела изменения. Она стала лучше и интереснее.

Вооружившись ноутбуками и учебными пособиями, госслужащие усердно выполняют задания. Учатся анализировать запросы горожан, составлять структуру письменного ответа, упрощать сложные грамматические конструкции, формулировать позитивные утверждения и даже правильно читать необоснованные жалобы.

«Чтобы дать адекватную обратную связь, проанализируйте жалобу и отделите эмоции от фактов, – учат тренеры МГУУ Правительства Москвы. – Эмоции мешают понять суть запроса. Выделите факты, вызвавшие недовольство человека, и его конкретные требования».

Вступление, краткий ответ, позитивное завершение. Структура ответа на необоснованную жалобу проста и отличается от других официальных писем. Он должен быть кратким, нейтральным, без выражения признательности за обращение. Однако завершение должно быть лаконичным и всегда позитивным. Важно отметить, что ситуация соответствует законодательству или является следствием позитивных изменений. Стоит приводить результаты деятельности Правительства Москвы, делать ссылки на нормативно-правовые акты и источники на сайтах департаментов, префектур, управ. Можно даже предложить автору письма участвовать в проектах и помочь улучшить ситуацию, которой он недоволен.

«Проанализируйте письмо». Для чего?

Чиновникам всегда рекомендуют использовать единый алгоритм действий: проанализировать получателя и определить цели его запроса, построить структуру письма, оформить его (стиль, язык), проверить перед отправкой.
Каковы требования человека? Каковы его интересы? Что должен содержать ответ, который он ждет? Как вы считаете, что для него будет убедительным – конкретные цифры и факты или расширенная информация, описывающая действия органа власти? Сделав правильный анализ, можно быстро определить, какой дать ответ. От этого зависит, будет ли достигнута ваша цель – удовлетворение запроса получателя.

Правило 4Р

Можно научиться писать ответы быстро, если использовать правило 4Р: «Резюме. Решение. Разъяснение. Рекомендации». Структура письма должна включать в себя:

краткое описание проблемы, с которой обратился человек;

конкретное решение органа исполнительной власти;

лаконичное объяснение, почему решение именно такое, со ссылками на постановления, законы, нормативные акты;

завершающий аккорд идеального письма – рекомендации для получателя (выводы, предложения), что и когда ему стоит делать; указать контактные телефоны, адреса и режимы работы учреждений.
Госслужащие выполняют задание и оттачивают мастерство деловой переписки

Как сделать текст проще?

«Мы всегда рекомендуем ставить себя на место получателя, – говорит заместитель начальника Управления обучения государственных и муниципальных служащих Наталья Грызунова. – Тогда будет понятно – легко ли читается текст. Если в предложении более 20–25 слов, его лучше разделить на два или более простых предложений. Стоит избегать сложных формулировок и непонятных аббревиатур. Надо стремиться донести до адресата важную информацию доступным языком».

18-часовое обучение проходит в формате тренинга. Разбор типичных ошибок в подготовке официальных ответов проходит на примерах из практики чиновников. Подробно рассматриваются трудные случаи правописания и расстановки знаков препинания.
Для того чтобы слушатели могли лучше усвоить учебный материал, численность группы в этом году решено уменьшить. Раньше в ней было 40 человек, теперь 20, и работают они не в четверках, а в парах. Это помогает эффективнее отработать практические занятия. В учебном курсе стало больше кейсов – примеры официальных писем, в которых необходимо исправить ошибки или улучшить текст.

Подробнее о программе

Также по теме:

---

Все новости МГУУ

Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

2. Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

3. Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

4. Скажите “НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

5. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

6. Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

7. Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
2. Занимаемую должность
3. Название организации, в которой вы работаете
4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
5. Город и почтовый индекс
6. Страну

Например: 

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

• September 23, 2018;
• 23 September, 2018;
• 23^thSeptember, 2018;
• September 23^th, 2018;
• 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

• 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
• 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

2. Занимаемая должность
3. Название компании, в которой работает ваш адресат
4. Номер дома и улица
5. Город и почтовый индекс
6. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

2. Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма 

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

• Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
• Следите за грамматикой.  Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
• Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:

• Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6. Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

1. В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

1. В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

1. Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

1. В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать.  Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

2. В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
3. Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
4. В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее.  Главное – никогда  не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. “Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей.  Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной).  При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

Деловое обращение в письме на немецком языке

Уметь вести деловую переписку также важно как и вести переговоры. Без этого навыка вам будет сложно поддерживать партнерские отношения с немецким бизнесом.

Друзья! Германия и по сей день является важным культурным и политическим партнером нашего государства. Расширяются рамки русско-немецкого сотрудничества в экономической, финансовой и коммерческой сферах.

Владение соответствующей немецкой письменной и устной лексикой и навыками делового письма укрепляет конкурентные позиции коммерческой организации и открывает новые перспективы.

Составление немецких деловых писем заметно отличается от принятых в России. В нашем справочнике Вы найдете описание структуры делового письма, примеры основных видов писем и наиболее употребительные выражения. Надеемся, этот материал будет Вам полезен.

Helmut Wagner & Sohn Kältetechnik Helmut Wagner & Sohn, Postfach 256, 3500 Kassel Schrader & Lehmann Einkaufsabteilung Max-Richter-Strasse 95 8770 Potsdam Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 02.04.2004 Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 04.04.2004 (05 61) 8243-1 Durchwahl 8243 Kassel 08.04.2004 Rückfrage Sehr geehrte Damen und Herren, bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der forgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlaggregat eingebaut werden muss, was eie Verteuerung des Preises um 8% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundugen, ob Sie mit dieser Verteuerung einverstanden sind. Bitte, teilen Sie uns Ihren Entscheid mit. Mit freundlichen Grüssen (Unterschrift) Helmut Wagner

ПРИМЕР ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Гельмут Вагнер и сын Холодильные установки Гельмут Вагнер и сын, абонентский ящик 256, 3500 Кассель Шрадер и Леманн Отдел закупок Улица Макса Рихтера, 95 8770 Потсдам Ваше сообщение от 02.04.2004 Наше сообщение от 04.04.2004 (0561) 8243-1 Прямой набор 8243 Кассель 08.04.2004 Встречный вопрос Уважаемые дамы и господа, Ссылаясь на Ваш заказ холодильной установки, мы должны сообщить Вам следующее: Выяснилось, что при заданном размере холодильной ёмкости должен быть использован более сильный охлаждающий агрегат, что повлечёт за собой увеличение цены заказа на 8%. Мы хотели бы знать, согласны ли Вы этим подорожанием. Пожалуйста, сообщите нам своё решение. С уважением, (подпись) Гельмут Вагнер

Электронная почта

Электронные деловые письма не должны быть набраны разноцветным шрифтом и сопровождаться смайликами. Также нужно избегать больших приложений. Одним из самых неприятных недоразумений являются орфографические ошибки, которые часто допускаются в электронных письмах. Поэтому включайте «Орфографию» и тщательно проверяйтет письмо на наличие ошибок.

Основные правила написания делового письма в электронном виде остаются такими же, как и при почтовой отсылке.

Обязательными являются:

• информативность и выразительность сообщения,
• наличие формул приветствия и прощания,
• абзацы между содержательными блоками.

В самом конце должна стоять подпись со всеми необходимыми почтовыми и электронными адресами, телефонами.

Полезно знать! Каждое электронное письмо уже имеет заранее обозначенную шапку, состоящую из строк: адресат (To:), отправитель (From:), копии (Cc:), скрытые копии (Bcc).

Пример шапки делового письма:

Date: Thu, 16 Dez 1999 14:05:22 +0100
To: Erika Musterfrau [email protected]
From: Institut fuer Internationale Kommunikation [email protected]
Subject: Re: Anfrage Internetfortbildung im Februar 99
Cc: Ruediger Riechert [email protected]
Bcc: Matthias Jung [email protected]

Читать нужно следующим образом:

Данное письмо получил Матиас Юнг 16.12. Оно было отослано Эрике Мустерфрау секретарём Института Международной Коммуникации в ответ на её запрос. Копию письма получил также Рудигер Рихерт. О том, что Матиас Юнг также имеет копию этого письма, не известно ни Эрике Мустерфрау, ни Рудигеру Рихарту.

Некоторые рекомендации по заполнению шапки:

1. Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, то есть содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau <[email protected]>
2. Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того, чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал.
3. Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов, либо для подчеркнутой конфиденциальности.

Источник: http://www.studygerman.ru/online/correspondence/

Частей делового письма

Деловое письмо — это официальное письмо. В отличие от резюме или сопроводительного письма, оно может быть более одной страницы и, вероятно, состоять из шести частей:

1. Заголовок

Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты. Часто между адресом и датой пропускается строка. Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом, но вы всегда должны использовать дату.Убедитесь, что заголовок находится на левом поле.

Пример:

Г-жа Джейн Доу
543 Вашингтон-стрит
Маркетт, Мичиган 49855
Тел .:
Факс:
Электронная почта:
28 июня 2011 г.

2. Адрес получателя

Это адрес, на который вы отправляете письмо. Обязательно сделайте его как можно более полным, чтобы он добрался до места назначения. Всегда включайте титульные имена (например, «Доктор»), если вы их знаете. Этот адрес, как и другой, находится на левом поле.Если стандартный лист бумаги размером 8 ½ на 11 дюймов сложен пополам, чтобы уместиться в стандартном 9-дюймовом деловом конверте, внутренний адрес должен появиться в окошке конверта (если оно есть). Обязательно пропустите строку после заголовка и перед адресом получателя, а затем пропустите следующую строку после внутреннего адреса перед приветствием. В конце этого листа вы найдете образец письма.

3. Приветствие

Приветствие (или приветствие) в деловом письме всегда формальное.Часто оно начинается с «Дорогой {имя человека}». Еще раз, не забудьте указать титул человека, если вы его знаете (например, мисс, миссис, мистер или доктор). Если вы не уверены в названии или поле человека, просто укажите его имя. Например, вы могли бы использовать только имя человека, если человек, которому вы пишете, — «Джордан», и вы не знаете, идентифицируют он себя как мужчина, женщина или небинарный.
Приветствие всегда заканчивается двоеточием.

4. Тело

Тело — основа вашего письма.Для блочного и модифицированного форматов печатных букв: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца. Однако не забудьте оставить пустую строку между каждым абзацем, независимо от формата. Не забудьте также пропустить линию между приветствием и телом, а также телом и закрытием.

5. Бесплатное закрытие

Бесплатное закрытие — это короткое и вежливое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Закрытие начинается с того же выравнивания, что и ваша дата, и на одну строку после последнего основного абзаца.Начните с заглавной буквы в заключительном слове (Спасибо) и оставьте четыре строки для подписи между закрытием и именем отправителя. После закрытия должна стоять запятая.

6. Линия подписи

Пропустите как минимум четыре строки после закрытия для своей подписи, а затем введите имя, которое нужно подписать. Если вы распечатываете это письмо и отправляете его по почте, вы подпишите свое имя ручкой. Эта строка будет включать ваше имя и фамилию и часто включает инициалы отчества, хотя это не обязательно.Вы можете указать свой заголовок заранее, чтобы показать, как вы хотите, чтобы к вам обращались (мисс, миссис, доктор).
Подпись должна быть выполнена синими или черными чернилами.

7. Корпуса

Если у вас есть какие-либо прилагаемые документы, например, резюме, вы можете указать это, набрав «Приложения» на одну строку под списком. Вы также можете указать название каждого документа.

---

Формат и шрифт

У многих организаций есть свой стиль написания деловых писем, но вот несколько распространенных примеров.

Блок

Наиболее распространенный формат делового письма называется блочным форматом. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Модифицированный блок — еще один популярный вид делового письма. Текст письма, а также адреса отправителя и получателя выровнены по ширине с одинарным интервалом. Однако в этом формате дата и закрытие вкладываются в центральную точку.

Полублок

Наименее используемый стиль называется полублоком. В нем каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Шрифт

Стандартный шрифт для деловых писем — Times New Roman, размер 12. Однако можно использовать понятные для чтения шрифты, такие как Arial.

Образец письма
{ПРИМЕЧАНИЕ: ваше имя указывается только внизу}
Ваш обратный адрес (без сокращений для улиц, авеню и т. Д.)
Ваш город, YC [двухбуквенное сокращение штата] zip
Дата (напишите либо как 4 июня 2004 г. или 4 июня 2004 г.)
Имя и фамилия лица, которому вы пишете
Адрес
Город, ST zip
Уважаемый г-н./РС. Whomever:
В первом абзаце расскажите, о чем вы пишете и чего от них хотите.
В следующих параграфах объясните природу вашей проблемы и то, что они могут для вас сделать. Будьте небрежны и прямо переходите к делу.
В последнем абзаце обязательно поблагодарите получателя за потраченное время и усилия от вашего имени. Кроме того, сообщите им, что вы свяжетесь с ними или что они могут связаться с вами по любым вопросам.
С уважением,
{четыре пробела, чтобы здесь могла быть ваша подпись}
Jane Doe

Форматы для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно поняли тон и послание письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
  • Лучший способ начать письмо — это сформулировать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
  • Всегда держите преимущества читателей перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте откровенно формальными.
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
  • Используйте в письме активный голос и личные местоимения.
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
• Дата: Это дата написания письма. Его надо выписать, например, 15 января 2018 года.
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочные стили .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока Имя отправителя Адрес отправителя (1 место) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Вам вообще не нужно делать отступы для . Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавить название, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублоков Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строка) Уважаемое имя: (1 строчный интервал) В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором бланк помещается на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: cc: Имя Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек собирается на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем. (1 строка) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строчный интервал) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: куб.см: Название Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строка) Уважаемая мисс Лупи: (1 строчный интервал) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба последних наших заказа с вашей компанией не были выполнены полностью. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Супервайзер по контролю качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов cc: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новости или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохими новостями не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Как следует из названия, это письма, отправленные компании или профессиональному специалисту с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительной информации.
• У них формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямолинейны и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: Все сотрудники От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое содержание: Как следует из названия, краткое изложение представляет собой более короткую и лаконичную версию более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
• Он стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его писать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
• Укажите каждый пункт простым, декларативным и прямым утверждением.
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие читатели, не разбирающиеся в технике, могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании статей для международной аудитории.
• Постарайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
• Избегайте двусмысленности.
• Не используйте латинские сокращения.
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если можете, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строчный интервал) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строчный интервал) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строчный интервал) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строчный интервал) С уважением, (четыре раскрывающиеся строки) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

Какие части в деловом письме?

Если вы владеете или ведете малый бизнес достаточно долго, велика вероятность, что вам придется писать настоящие деловые письма, чтобы продемонстрировать свою серьезность, будь то формальная жалоба или искренняя благодарность.В отличие от электронной почты, формат по-прежнему важен, когда речь идет о профессионализме, и это включает в себя знание частей делового письма, которые вам необходимо включить.

На самом деле, когда нужно уметь писать деловое письмо, нужно помнить о многом. Понимание форматов деловых писем имеет решающее значение. Вам нужно не только разобраться в более стандартных форматах деловых писем, но также вам может потребоваться выяснить что-то менее известное, например, формат служебной записки.

Эта статья посвящена частям делового письма. Какие основные части? Что важно? Что необязательно? А как вы форматируете детали?

Каковы семь основных частей делового письма?

Эксперты обычно соглашаются, что деловое письмо состоит из семи основных частей:

1. Адрес отправителя. Оптимально, если вы хотите напечатать фирменный бланк компании. Фирменный бланк, как и веб-сайт компании, свидетельствует о том, что ваш бизнес является законным.Но даже если адрес просто набирается вверху, включение вашего адреса играет практическую роль, потому что вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы отправить ответ.
2. Дата. Тот, кто получит письмо, должен знать, когда оно было написано. Лучше всего использовать стандартный формат США. (Пример: 20 сентября 2018 г.)
3. Адрес получателя. Включите адрес получателя, чтобы иметь возможность легко распечатать конверт.Полный адрес получателя также помогает гарантировать, что письмо не потеряно в офисной тасовке, куда бы вы его ни отправляли. В первой строке должно быть имя, включая любые почетные знаки, такие как мистер, мисс, доктор и т. Д. Вторая строка — это должность получателя. Название их компании стоит на третьей строчке. Остальные строки включают почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
4. Приветствие. «Для кого это может касаться» или «Уважаемые сэр или мадам» — хороший способ убедиться, что ваше письмо никуда не денется.Узнайте имя человека, который должен получить письмо, даже если вам нужно выполнить поиск в Google или LinkedIn или позвонить в компанию.
5. Кузов. Время — деньги в деловом мире, поэтому приступайте к делу и быстро изложите свои доводы или сообщите свое сообщение. Будьте профессиональны, говорите ясно и кратко и быстро передавайте суть письма.
6. Закрытие / подпись. Придерживайтесь более формального завершения, например «С уважением» или «Спасибо». Вы должны использовать только первое слово в конце.Не забудьте после закрытия оставить четыре строки, чтобы освободить место для вашей подписи, которая демонстрирует вашу личную печать одобрения содержания письма.
7. Корпуса. Если есть дополнительные элементы, которые нужно приложить к письму, лучше всего перечислить их, чтобы получатель запомнил, что было включено в письмо. Включите вложения в три строки под вашей подписью или одну строку под инициалами машинистки. Используйте этот стиль, если, например, вы хотите указать, что есть два корпуса: Корпуса (2).Если вы хотите перечислить каждый отдельный элемент, используйте этот стиль: Приложить: брошюры о продуктах (2), фотографии продуктов (3).

Основные части делового письма

Из всех частей делового письма есть две вещи о том, как написать деловое письмо, которое может повысить или снизить эффективность письма: в нем должно быть имя человека в адресе получателя и приветствие, и текст письма должен быстро перейти к сути и убедить читателя.

Используйте первый абзац письма, чтобы быстро и четко указать цель письма. Во втором абзаце предоставьте эмпирические доказательства или убеждения, подтверждающие мысль, высказанную в первом абзаце. В третьем или четвертом абзаце повторите основную мысль письма, а затем завершите призыв к действию.

Каковы дополнительные части делового письма?

В деловом письме есть несколько дополнительных частей, которые могут оказаться полезными.В их числе:

• Линия внимания. Если письмо направляется в крупную компанию, линия внимания может предоставить вам необходимый акцент, чтобы письмо попало туда, куда нужно. Напишите «Внимание:», а затем имя получателя (например, «Внимание: человеческие ресурсы»). Строка внимания должна проходить на две строки ниже адреса получателя.
• Тема или ссылка. Эта часть может сосредоточить получателя на истинной цели письма.Начните с «Тема:» или «Re:» или пишите заглавными буквами.

Каков формат делового письма?

Теперь, когда мы рассмотрели части делового письма, давайте посмотрим, как они соединяются. «Блочный стиль» — один из наиболее широко используемых форматов. Вмятин нет, все выровнено по левому краю. Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть деловое письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат. Вот пример блочного формата деловых писем.

Сколько типов букв существует?

Совместимость различных частей делового письма зависит от типа отправляемого письма. И есть много типов деловых писем: они включают сопроводительные письма, благодарственные письма, письма-жалобы, письма с поправками, письма с плохими новостями, письма-подтверждения, служебные записки и многое другое.

Независимо от того, какое деловое письмо вы пишете, наличие необходимых частей в деловом письме, отформатированных надлежащим образом, поможет вам достичь начального порога доставки профессионально оформленного документа, к которому получатель отнесется серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Какие семь частей делового письма? — Процветающий малый бизнес

Написание профессионального делового письма — важная часть делового общения.

Письменное общение с клиентами, поставщиками или другими предприятиями — это развитый навык, требующий практики.

Понимание правильного формата делового письма, частей делового письма и практика написания являются ключом к эффективной деловой переписке.

Деловое письмо немного более формально, чем другие письменные деловые сообщения, такие как электронная почта, служебные записки или текстовые сообщения.

Важно знать аудиторию, чтобы тон письма мог быть профессиональным, но не слишком формальным.

При составлении письма автор должен исходить из предположения, что у читателя ограничено время, и что они ищут итоги и их отношение к ним.

Убедитесь, что суть письма ясна, конкретна и по существу, чтобы читатель мог быстро оценить письмо.

Во многих случаях деловое письмо является первым впечатлением, поэтому важно обеспечить точность содержания и отсутствие ошибок.

Сюда входит проверка письма на предмет ясности и опечаток.

Все деловые письма должны быть напечатаны на фирменном бланке.

Если официальный бланк недоступен, название компании с адресом, контактным телефоном и адресом электронной почты должно быть напечатано вверху по центру листа.

Итак, каковы семь частей делового письма?

1. Дата

Дата ставится вверху страницы при любом деловом общении.

Дата — это важная часть информации, указывающая на то, когда была отправлена ​​корреспонденция.

Это важно для переписки, которую можно сохранить для использования в будущем.

2. Адрес

Адрес лица, получающего корреспонденцию, включает официальное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Не забудьте еще раз проверить написание имени человека.

Имя с ошибкой написано небрежно, непрофессионально и может негативно повлиять на ответ на письмо.

3. Приветствие

Приветствие — это формальный способ обращения к человеку.

Общие приветствия: Уважаемый или Для кого это может касаться .

Некоторые люди чувствительны к тому, какое имя используется при обращении к ним, поэтому обязательно найдите время, чтобы определить наиболее часто используемое имя человека.

Например, если человека зовут Роберт, попытайтесь выяснить, кто его зовет: Роберт, Роб или Боб. Например — Уважаемый Боб,

4. Введение

Первые несколько предложений письма являются вводными.

Во введении описывается тема письма.

Это краткое изложение в одном или двух предложениях, объясняющее цель письма.

Например, введение может выглядеть примерно так:

Я пишу сегодня, чтобы подробнее изучить отношения поставщика с XYZ Corporation.

5. Тело письма

В теле письма передается основная часть информации.

В тексте письма подробно объясняются все аспекты сообщаемой информации.

Это будет включать подробности передаваемой информации.

Например, тело может быть примерно таким:

Мы понимаем, что XYZ Corporation может предоставить инструменты на 10% меньше, чем у других конкурентов.И что ориентация на обслуживание после продажи — одна из лучших в отрасли.

6. Закрытие

В конце письма кратко излагается, о чем было написано письмо, и любые следующие шаги или действия.

Этот раздел предупреждает читателя о том, что общение подходит к концу.

Например, закрытие может быть примерно таким:

Пожалуйста, позвоните мне при первой возможности, чтобы обсудить отношения с поставщиками и выяснить, сможем ли мы прийти к взаимовыгодным отношениям.Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

7. Подпись

Раздел подписи имеет дополнительное закрытие.

Примеры: С уважением, С уважением, R С уважением, Искренне Ваш, или С уважением .

Обязательно оцените аудиторию при выборе бесплатного закрытия.

После приветственного закрытия остается место для подписи над напечатанным именем и титулом лица, отправившего письмо.

Деловое письмо из 7 частей

Жизнь стала случайной, и большая часть бизнеса также приняла более спонтанный подход ко многим аспектам своей деятельности.

Однако бывают случаи, когда хорошо написанное деловое письмо сообщает о намерении организации вести бизнес.

Когда придет время, еще более важно знать, как правильно структурировать такое письмо.

15 типов деловых писем и когда их использовать

Деловые письма — важный инструмент коммуникации в профессиональной среде.Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявки на вакансию до убедительного коммерческого письма или официального заявления об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них и советы, как эффективно написать собственное.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5.Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Типы деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и когда их использовать:

1. Сопроводительные письма
2. Рекомендательные письма
3. Продолжение интервью вверху писем
4. Письма с предложениями
5. Коммерческие письма
6. Благодарственные письма
7. Заявления об увольнении
8. Благодарственные письма
9. Письма с жалобами
10. Письма с извинениями
11. Служебная записка
12. Письма с приветствием
13. Заявки с просьбой

14. Письма об увольнении

1.Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.

Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:

Контактная информация

В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.

Приветствие

Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».

Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например, «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться устаревшим или обезличенным.

Цель письма

Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии и что вас интересует в их организации.

Квалификационные навыки

В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в своем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.

Заключение

Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы хорошо подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.

К другим типам сопроводительных писем относятся:

Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)

2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо написано от имени другого специалиста, чтобы проверить их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, высшем образовании или другой профессиональной возможности.

Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:

Связь с рекомендацией

В письме должны быть указаны родственные связи лица, делающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает писателю право выступать от имени заявителя.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.

Оценка квалификации кандидата

Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификации в этом разделе должны соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.

Примеры

Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.

Заключительное заявление

Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.

К другим типам рекомендательных писем относятся:

По теме: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

3.Письма о ходе собеседования

После собеседования на открытую вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за потраченное время и дополнительно продемонстрировать свой интерес к работе.

Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:

Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или тема для разговора, которая вас заинтересовала. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.

Навыки, связанные с должностью: Последующее письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.

Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.

Связано: Последующие электронные письма после собеседования

4. Письма с предложениями

Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.

Письмо с предложением должно включать следующее:

• Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.

• Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.

• Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы начнете трудоустроиться. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.

• Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую зарплату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.

• Срок принятия: Это дата, до которой вы должны ответить на письмо с предложением.

Связано: Как принять предложение о работе

5. Коммерческие письма

Целью коммерческого письма является ознакомление клиента с услугой или продуктом. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

Коммерческое письмо часто включает следующее:

Описание продукта или услуги

Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.

Стоимость

Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.

Призыв к действию

Предоставьте читателю инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, когда они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.

Связано: 15 хорошо оплачиваемых должностей в продажах

6. Благодарственные письма

Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать следующее:

• Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.

• Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.

• Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.

К другим типам благодарственных писем относятся:

По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим

7.Заявления об увольнении

Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уйти в отставку. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.

Заявление об увольнении часто включает следующее:

Заявление об увольнении

Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.

Причина ухода

В зависимости от вашей ситуации вы можете подумать о том, чтобы указать, почему вы уходите, чтобы работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.

Даты

Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.

Спасибо

Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — проявление профессиональной вежливости, которое может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.

Другие типы писем об увольнении включают:

Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры

8. Благодарственные письма

Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.

Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:

Приветствие: Начните письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.

Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.

Подробная информация из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными подробностями вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.

Вежливое завершение: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например, «С уважением», «Еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.

Другие типы благодарственных писем включают:

По теме: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)

9. Письма с жалобами

Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.

Компоненты письма с жалобой включают:

Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.

Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.

Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.

Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.

10. Письма с извинениями

Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.

Письмо с извинениями должно включать следующее:

Признание ошибки

Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и осознаете последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то другого.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

Искренние извинения

Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.

Ваш план по устранению проблемы

Заверьте получателя, что вы сделаете все возможное, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)

11. Офисный меморандум

Офисный меморандум или деловой меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.

Служебные записки должны включать:

Ясную и понятную тему: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет распространена среди сотрудников на бумаге, вы все равно можете указать краткую тему письма в верхней части письма.

Цель памятки: Укажите цель памятки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и всегда говорите позитивно.

Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы обрисовать информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.

Подробнее: Как написать деловую памятку (с шаблоном и примерами)

12. Приветственные письма

Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:

Теплое приветствие

Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.

Персонализированная информация

Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, объясните, почему вы так взволнованы, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.

Важные сведения о вашем бизнесе

Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.

Другие типы приветственных писем включают:

Подробнее: Как написать приветственное письмо

13.Письма-запросы

Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.

Письма-запросы должны включать:

Объяснение запроса

Начните свое письмо с ясного и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.

Подтверждающая документация

Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.

Крайний срок для ответа

Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.

К другим типам писем-запросов относятся:

14. Письма с объявлениями

Деловое письмо-объявление — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы сообщить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо обычно короткое и написано в виде официальной заметки.

Письма с объявлениями должны включать:

Вводный абзац с объявлением

Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.

Дополнительные сведения

Далее в письме следует более подробно разъяснить ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.

Особенности

Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую ​​как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.

Другие типы писем-объявлений включают:

15. Письма об увольнении

Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении контракта».

Письма об увольнении должны включать:

Уведомление о дате увольнения

Во-первых, проинформируйте сотрудника о прекращении его работы и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую потенциальную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.

Причины увольнения

Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.

Компенсация и льготы в будущем

Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.

Следующие шаги

Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя по персоналу, чтобы направлять любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.

Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)

Семь частей делового письма

Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:

1.Контактная информация

Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается бумажная копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.

2. Строка темы

Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.

3. Приветствие

Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым вы уже установили отношения, вы можете использовать его имя.

4. Введение

Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете или что вы запрашиваете об открытой позиции.

5. Подробная информация

В теле вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.

6. Заключение

Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.

7. Подпись

Подпись может быть такой простой, как указание вашего имени, так и сложной, как указание ваших учетных данных и сертификатов.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Подробнее: 7 частей делового письма

Советы по деловому письму

Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:

• Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
• Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки тайм-менеджмента потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
• Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправите ли вы его по электронной или обычной почте.
• Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
• Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.

Официальное деловое письмо

---

Вот несколько ключевых моментов, которые следует помнить при написании официальных деловых писем.

Помните, что если вы сделаете все правильно, это улучшит ваш имидж как серьезного предприятия и повлияет на ваш авторитет.

---

Цели

Цели включают:

• Информирование
• Инструктаж
• Рекомендации
• Описание
• Убеждение
• Отчетность
• И реагирование на клиентов, клиентов, государственные органы (т.е. доходы), акционеров, юридических лиц и общественность в целом.

Официальные письма — это почти исключительно внешние формы письменного общения, но они также полезны для внутреннего общения.

---

Структура официального делового письма

Следующие 11 компонентов составляют хорошее деловое письмо:

1. Контактные данные отправителя; Название и адрес компании

2. Дата

3. Адресатов

• Название компании и полное имя
• Название компании
• Деловой почтовый адрес
• Город, штат и почтовый индекс (если есть один)
• Страна

4. Каждому письму, каким бы кратким оно ни было, следует дать заголовок, который сразу же раскрывает, о чем оно. Дана ссылка, чтобы сделать возможной дальнейшую идентификацию. Этот ссылочный номер обычно представляет собой порядковый номер 2013-09-452 или «Инициалы автора / № проекта / Дата». Некоторые люди используют ссылочный номер файла, в котором будет храниться письмо.

5. Формальное приветствие: «Уважаемый Джон» / «Уважаемый мистер Браун» в зависимости от требуемой степени формальности, в противном случае «Кому это относится», «Уважаемый сэр или мадам»

6. Кратко опишите цель письма.

7. Основная часть письма: здесь вы описываете детали цели письма.

8. Наиболее желаемый ответ: используйте краткий абзац с изложением ответа, который вы хотели бы получить, например, согласие на предложение, принятие приглашения, возврат документов и т. Д.

9. Последний абзац с указанием любых Другая важная информация.

10. Закрытие: закрытие завершит ваше деловое письмо такими словами, как «Искренне Ваш», «Искренне Ваш», «Искренне Ваш», «Искренне Ваш» или, если вы знаете имя человека, «Искренне Ваш».

11. Окончательные обозначения: Две строчки под вашей подписью, вы можете добавить окончательные обозначения. Например, когда вы отправляете копию другим, напишите «CC:» и имена людей в алфавитном порядке.

---

Преимущества и недостатки официальных деловых писем

1. Существует постоянная запись высказанных взглядов или мнений, которые могут быть задержаны в суде.
2. У людей есть время серьезно обдумать поднятые вопросы, прежде чем ответить.
3. Официальные письма замедлят процесс принятия решений.
4. Буквы можно игнорировать.
5. Конфиденциальная информация может попасть в чужие руки.

---

---

Отличные советы по написанию официального письма

1. Не говорите более одного раза, если это не так.
важно, что их может потребоваться повторить. И всегда придерживайтесь одной темы!

2.Убедитесь, что все инструкции, процедуры, ссылки и т. Д.
происходят в логическом порядке. Не думайте, что другой человек знает, что вы
иметь в виду. Проверьте, насколько ясно ваше письмо. Действительно ли ваш адресат сможет
выполнить ваш самый желанный ответ?

3. Используйте соответствующий тон. Ваше сообщение написано в
положительный тон? Тон вашего письма увеличит шансы, что вы
запрос будет должным образом обработан. Вы включили причины
ваш запрос? Или твое письмо настолько краткое, что адресат может почувствовать себя там?
не нужно отвечать любезностью — что ваше сообщение резкое и грубое —
без ответа!

4.Точность: правильны ли орфография и грамматика? Являются ли
детали в вашем письме верны и не допускают неправильного толкования?

5. Проверка формальности: Степень формальности полностью
зависит от характера бизнеса и отношений с
адресат. Всегда помните, когда вы пишете официальное деловое письмо, которое
Вы никогда не можете быть уверены в том, в чьи руки в конце концов попадет это письмо.

6. Наконец: перечитайте и проверьте свое письмо. Прочтите ваше письмо
как будто вы его получили.Внесите необходимые изменения на этом этапе.

Примечание:

• Помните также о культурных различиях, когда вы пишете людям других культур. Например, в США считается нормальным обращаться к людям по имени.
• I Во многих других странах это может показаться в лучшем случае забавным, в худшем — оскорбительным, поскольку ожидается, что официальные письма должны быть написаны только с указанием титула и фамилии.
• В некоторых культурах фамилия должна стоять на первом месте, а в других квалификация является частью того, как вы обращаетесь к соответствующему человеку, то есть герру доктору Юргену Брауну, фрау дипломату Инженерин Сабин Майер.

---

Вы также можете посмотреть эти страницы

(Просто нажмите на картинку)

---

Разница между личным деловым письмом и личным письмом | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 27 октября 2020 г.

Навыки письменного общения могут развиваться с течением времени на практике или могут быть приобретены, следуя руководящим принципам, подходящим для бизнеса или личных обстоятельств.Правильное деловое общение, будь то в форме сообщения электронной почты или традиционного письма, иллюстрирует ваши знания об организационной структуре, определяет получателя вашего сообщения и демонстрирует профессиональную вежливость. Личное письменное общение, как правило, менее формально, но автор должен продемонстрировать такой же уровень вежливости даже при личном письме близкому другу.

Цель личного делового письма

Личное деловое письмо — это машинописное общение между коллегами, которые лично знакомы, но работают в разных компаниях.Например, если один из ваших коллег работает в компании, получившей похвалу за отмеченную наградами технологию, вы можете написать поздравительное письмо своему профессиональному коллеге за то, что вы являетесь членом команды, которая разработала эту технологию. Личные деловые письма поддерживают отношения с профессиональными контактами, устанавливаемыми посредством сетевых или деловых операций. Сопроводительное письмо, передающее ваше резюме, также считается личным деловым письмом.

Два основных стиля отчетов — бизнес и академический.Иногда деловое письмо предшествует деловому отчету; в этом автор подробно описывает содержание и обстоятельства отчета. Между академическим и деловым письмом есть много общего, поскольку они представляют собой очень структурированные формы, но личное деловое письмо инкапсулирует их и закладывает основу для них.

Цель личного письма

Личное письмо — это сообщение между двумя знакомыми или друзьями по не связанным с бизнесом вопросам. Примером личного письма является поздравление с праздником, отправленное другу, который живет за границей, с пожеланиями счастливых праздников и обновлениями личных событий за прошедший год.Личные письма обновляют и поддерживают отношения с людьми, которых вы считаете друзьями. Личные письма можно писать на машинке, если они длинные; однако, по данным Института Эмили Пост, можно также написать личное письмо от руки, если ваш почерк разборчив.

Канцелярские товары для личных деловых писем

Фирменные бланки с индивидуальной печатью широко используются в качестве стандарта для деловых писем. Деловой бланк содержит название организации, логотип и контактную информацию, такую ​​как адрес, номера телефонов и факсов, а также URL-адрес веб-сайта, согласно Purdue University.

Фирменный бланк для личных деловых писем во многом аналогичен тому, что он содержит ваше имя, адрес, контактную информацию и URL-адрес вашего личного веб-сайта, если он у вас есть. На некоторых фирменных бланках, особенно для некоммерческих организаций, указаны имена должностных лиц или имена членов совета директоров организации. Деловые бланки обычно носят формальный характер; многие специалисты рекомендуют использовать для канцелярских принадлежностей нейтральный цвет, например кремовый или яичную скорлупу.

Канцелярские товары для личных писем

Некоторые эксперты по этикету сетуют на утраченное искусство написания писем и предлагают использовать печатные канцелярские товары для повышения качества написания письма вместо простой отправки электронного письма друзьям.Канцелярские товары для личных писем часто могут отражать ваш личный стиль за счет использования креативного шрифта, дизайна или цветной бумаги.

Различные стили письма

Личное деловое письмо, в силу своего предназначения, написано формальным тоном, чтобы передать ваше сообщение на профессиональном уровне. Отправка резюме в личном деловом письме демонстрирует ваш интерес к карьере; Таким образом, ваше сопроводительное письмо демонстрирует вашу способность общаться в деловой манере.С другой стороны, личное письмо, особенно близкому другу, может быть неформальным и даже содержать разговорные выражения, которые обычно неприемлемы в деловом общении.