Штамп коммерческая тайна: Проставляем гриф коммерческой тайны — образец – Положение о коммерческой тайне — образец 2020 года

проставление штампа секретности и коммерческой тайны, содержание грифа и доступ к документам

В некоторых случаях бесконтрольное распространение информации может нанести вред государству, гражданам и субъектам хозяйствования. Закон предусматривает возможность ограничения свободного оборота данных, представляющих коммерческую и иную ценность для ее авторов и владельцев.

Гриф конфиденциальности позволяет защитить такие сведения от несанкционированного доступа и привлечь виновных к ответственности за их незаконное использование.

Содержание статьи

Понятие конфиденциальной информации

Весь спектр информации в современном мире может быть условно разделен на три сектора:

• общедоступные данные;
• те, доступ к которым ограничен;
• с запрещённым доступом.

Первый вид может распространяться без ограничений. Отнесение конкретных данных ко второй или третьей категории осуществляется на основании федеральных законов и локальных актов организации. Существует несколько разновидностей сведений, с закрытым или ограниченным доступом:

1. Государственная тайна — данные, распространение которых способно привести к ущербу для экономического или военного потенциала России, спровоцирует урон обороноспособности страны.
2. Служебная — сведения, относящихся к вопросам управления, производства, техники, управления, свободное распространение которых несовместимо с интересами страны, доступ к такой информации получают госслужащие в силу исполнения своих обязанностей.
3. К коммерческим сведениям принято относить такую информацию, разглашение которой способно причинить материальный ущерб владельцу, в том числе в виде недополученной прибыли.
4. Секреты личной жизни человека — разглашение личных сведений способно причинить материальный вред и нравственные страдания физическому лицу.

Если конфиденциальные данные составляют коммерческую или личную тайну, и её разглашение способно нанести вред владельцу, то их владелец самостоятельно предпринимает меры по охране этих сведений.

К охраняемым на уровне законодательства сведениям относятся те, по отношению к которым государство ввело ограничения по их распространению. Такая информация включают в себя те данные, которые относятся к государственной или служебной тайне. Они делятся на несколько категорий: «особой важности», «секретно», «совершенно секретно».

Какую информацию можно, а какую нельзя относить к конфиденциальной

Перечень охраняемой информации установлен Указом Президента №188 от 6 марта 1997 года. В него включены следующие её виды:

1. Данные, которые носят персональный характер. К ним относится практически все сведения о частной жизни физического лица, кроме ФИО, паспортных данных, ИНН и прочей открытой информации.
2. Данные, к которым доступ ограничен государством на основании требований ГК РФ и НК РФ. В частности, к указанной категории относятся сведения, составляющие налоговую тайну.
3. Сведения, относящиеся к категории профессиональной и служебной тайны. К ней относится информация, с которой ознакомлен ограниченный круг лиц в связи с исполнением ими профессионального долга или несением службы.


4. Коммерческая информация, которая может быть применена для получения дохода или для завоевания экономической ниши, а также с целью получения какой-либо другой аналогичной выгоды или ведения нечестной конкурентной борьбы с участниками рынка.
5. К категории информации ограниченного пользования относятся данные, которые становятся известны в рамках следствия или производства, и те, которые содержатся в делах осужденных и отбывающих наказания граждан. В частности, к данной категории относятся сведения о потерпевших, свидетелях, лицах, подлежащих государственной защите, судьях, других официальных лицах, принимающих участие в ведении следствия, а также данные, относящиеся к исполнению дел в рамках исполнительного производства.

Важно заметить, что служебная тайна отличается от профессиональной

. Разрешение на доступ к ней получают в первом случае только государственные служащие, во втором — отдельные специалисты как муниципальных, так и частных структур.

В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» приведён список видов информации, которые не могут считаться конфиденциальной. К ним относятся:

• Нормативные акты, которые определяют статус муниципальных и государственных органов.
• Законодательные акты, имеющие отношение к определению прав и свобод граждан.
• Документы государственных органов, предназначенные для информирования граждан в условиях чрезвычайных ситуаций с целью обеспечить безопасность людей и их имущества.
• Находящиеся в открытых фондах библиотек или государственных архивов документы, важные для реализации прав и свобод человека.

Что относят к коммерческой тайне

Этот вопрос рассмотрен в федеральном законе №98-ФЗ от 29 июля 2004 года «О коммерческой тайне».

В нем речь идёт об установлении на предприятии специального режима, при котором предусмотрено принятие мер по сохранению сведений, разглашение которых позволяет получить другим лицам или организациям необоснованное конкурентное преимущество на рынке, дополнительный доход, снижение расходов или увеличение, таком образом, своей коммерческой выгоды.

Фактически, к такого рода данным можно отнести любые сведения о деятельности фирмы, неизвестные и недоступные третьим лицам, позволяющие вести успешную экономическую деятельность (технологии, алгоритмы, базы данных и прочее) .

Состав спецзнака «Коммерческая тайна»

Гриф изготавливается в форме штампа или наносится любым другим заметным способом. В первой строке делается надпись «Коммерческая тайна».

Минимальный состав грифа различается у физических и юридических лиц. Нужно указать во второй строке полное наименование юридического лица и его юридический адрес. Но если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то будет необходимо вписать его фамилию, имя, отчество и адрес регистрации.

Дополнительно могут быть включены:

• даты, когда был установлен и может быть снят режим соблюдения тайны;
• если документ напечатан в нескольких экземплярах, допустимо указать количество имеющихся экземпляров;
• допускается применение других реквизитов по решению владельца коммерческой тайны.

Способ, с помощью которого ставится гриф, законодательством не регламентирован. Обычно, применяется один из следующих вариантов:

• наклейка с надписью;
• специальная печать;
• может быть нанесена рукописная надпись;
• другие варианты.

Порядок проставления грифа конфиденциальности

В локальном нормативном акте должны быть определены процедуры работы с документами, на которых проставлен штамп секретности.

В частности, в нём должны быть отражены:

1. Кем, когда и по какой причине может быть поставлен данный гриф.
2. В каких ситуациях его можно снять.
3. Порядок доступа для работы с документами, имеющими гриф конфиденциальности.
4. Служебные обязанности лиц, которые ставят или снимают этот гриф.
5. Регламент проведения контрольных мероприятий по проверке соблюдения правил обращения с конфиденциальными документами.
6. Другие необходимые меры.

Непосредственное проставление может происходить следующим образом. На бумажных документах ставится штамп, в первой строке которого обычно имеется надпись «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация». Принято относить такого рода документы либо к массовому, либо к более высокому уровню конфиденциальности. Во втором случае используются надписи: «Строго конфиденциально» или «Строго конфиденциальная информация».

Поставить гриф можно:

• в виде надписи от руки;
• использовать наклейку с нужным текстом;
• воспользоваться особой печатью.

На электронных документах можно ввести специальное поле для этой отметки. Иногда для этой цели используют специальные программы или электронную подпись. Часто, при нумерации к цифрам добавляют шифр или штрих-код, которые указывают на наличие грифа.

Закон не запрещает для нанесения грифа использовать собственный способ.

Работа с конфиденциальными документами

Обычно, такого рода документы хранятся отдельно. Информация о каждом документе вписывается в отдельную карточку, где отражается информация о работе с конфиденциальными документами (КД).

Доступ может быть предоставлен по особому списку, разрешён в виде проставления резолюции на заявлении или записи на обложке соответствующего дела.

Часто доступ к информации организуется таким образом, чтобы каждый сотрудник знал только часть ценной информации. Это снижает риск её раскрытия. Учётом движения КД обычно занимается отдельная служба, следящая за их сохранностью и перемещениями. Права доступа устанавливаются руководителем предприятия.

Учет и защита

Данный гриф используется для того, чтобы выделить сведения, относящиеся к коммерческой тайне, из общего информационного потока. Согласно положениям закона №98-ФЗ проставление такого грифа на соответствующие документы входит в минимальный комплекс мер, направленных на соблюдение тайны. Кроме проставления штампа, для этой цели реализуются следующие мероприятия:

1. Определение порядка обращения с рассматриваемыми данными.
2. Организация контроля за исполнением этих мер.
3. Учёт лиц, у которых есть доступ к такой информации и тех, кому она была передана.
4. Оформление отношений с сотрудниками путём внесения соответствующих пунктов в трудовые договора (определение характера данных, назначение уровня доступа и информирование о возможной ответственности даже после увольнения).

Ответственность за разглашение секретов

Тяжесть наказания за разглашение конфиденциальной информации зависит от конкретного нарушения:

• могут быть применены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения и требования о возмещении ущерба, ст. 81 ТК РФ.
• в некоторых случаях налагается административный штраф, ст. 13.14 КоАП РФ.
• в определённых случаях это является уголовным преступлением, ст. 183 УК РФ.
• вопрос о наказании за разглашение подробностей частной жизни определяется судебным решением о взыскании морального ущерба.

При разглашении государственной тайны может последовать лишение свободы на срок до 4 лет. Если это преступление привело к тяжёлым последствиям, то его срок может составлять до 7 лет, ст. 283 УК РФ.

Правильно организованная работа с конфиденциальными документами позволит сохранить важные сведения втайне от посторонних, не допустив утечки важной информации.

Инструкция по организации на предприятии защищенного режима сохранности коммерческой тайны представлена в сюжете.

Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

I. Общие положения

  1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

  1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

  1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

  1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной  сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих  коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом»коммерческая тайна» подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета: 

—  учет и регистрация входящих документов;

—  учет и регистрация исходящих документов;

—  инвентарный учет;

—  номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую  тайну:

а)  прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну:

б)  при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время  дежурным по предприятию пакеты с грифом»Коммерческая тайна» не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в)  в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом»коммерческая тайна» составляется соответствующий акт  в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на  карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются; 

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом»коммерческая тайна» проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений; 

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием  номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б)  на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения. 

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные  при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

  3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

 а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются  в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера  и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческая тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке,  проставляется гриф  » коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования  делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна» подшиваются в дела в  соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дело нумеруются, после  закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1 Отправка документов с грифом»коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф «коммерческая тайна», что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа «коммерческая тайна» и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна»могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

VРазмножение документов с грифом»коммерческая тайна»

5.1

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

 VI. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна.»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков,  бракованных листов и испорченных копий, должно производится  спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом  «коммерческая тайна»

а) сданные в спецподразделение  черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные  проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных  данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием  количества листов и проставлением  подписи сотрудника спецподразделения  и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками  спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия  может  устанавливаться  начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения 

г) разрешение на уничтожение  дает  руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная  комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками  спецподразделения с учетными данными н уничтожаются.;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится  путем их сожжения  или измельчения или другим  путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом»коммерческая тайна»

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения  с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «коммерческая тайна».

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие  и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.  

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом»коммерческая тайна».

7.5. Проверки наличия документов проводятся  также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за  учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIIIПорядок хранения и обращения с документами с грифом»коммерческая тайна»

81. Документы с грифом»коммерческая тайна» в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность. 

8.2 Выдача документов с грифом»коммерческая тайна» сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится  только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии  разрешительной  системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа. 

8.3. Передача документов  с грифом «коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться  только под  расписку и в  пределах круга лиц,  допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

введение и установление режима в организации

Основным критерием информации, относящейся к секретам производства, является её коммерческая ценность. Если имеющиеся сведения могут нанести организационный ущерб, лишить компанию конкурентных преимуществ, а также привести к другим негативным последствиям, такие важные информационные материалы засекречиваются.

К производственным секретам относятся любые данные промышленного, технического, коммерческого характера, а также организационные материалы и другие данные (ст. 1465 ГК РФ). Коммерческая значимость секрета производства определяется его неизвестностью для третьих лиц. Обладатель секрета производства (ноу-хау) должен исключить свободный доступ к таким материалам и ввести по отношению к ним режим коммерческой тайны.

Особенности коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны обеспечивает её обладателю организацию конфиденциальности, дающую возможность увеличить прибыль, получить иные доходы и предотвратить неоправданные потери.

Основные критерии коммерческой тайны:

• полезность и ценные свойства информационных материалов
• закрытость (ограниченный доступ)
• установление специального режима охраны информации

Организация защиты ценных сведений от публичной огласки в соответствии с Законом о коммерческой тайне возлагается на правообладателя. Важнейшими сведениями, не подлежащими разглашению, являются базы данных о клиентах и партнерах компании, данные о планово-финансовой деятельности, объемах реализации, алгоритмы, формулы и рецептуры процессов, охранные коды и другое.

Охрана и защита конфиденциальности информации обеспечивается установлением в компании режима коммерческой тайны.

Меры по установлению режима коммерческой тайны

Этап 1. Составление реестра сведений, относящихся к коммерческой тайне.

В перечне перечислятся все информационные сведения, которые обладатель считает наиболее ценными для компании, и в отношении которых необходим порядок конфиденциальности. Исключения составляют сведения, которые не подлежат засекречиванию: сведения о предпринимателе, вносимые в госреестры, данные о загрязнениях окружающей среды, о противопожарной ситуации, нарушениях законодательства и другое (ст.5 Закона о коммерческой тайне).

Составленный перечень в дальнейшем необходим для ознакомления работниками, допущенными к секретным материалам. Факт ознакомления должен подтверждаться росписью работников.

Этап 2.Разработка порядка обращения с секретными сведениями.

Устанавливаются порядок обращения с материалами, имеющими статус коммерческой тайны, а также методы контроля за его соблюдением. Для этого составляются и утверждаются локальные документы, включающие положение о коммерческой тайне, инструкционные материалы по работе с секретными сведениями, порядок ведения делопроизводства по таким документам

Этап 3. Составление списка должностей работников, которым предоставляется доступ к конфиденциальной информации.

Список должностей работников, которым разрешен доступ к секретным сведениям, должен быть составлен таким образом, чтобы можно было четко определить, какие именно сведения разрешены и доступны работнику конкретной должности. Обязательным условием является ведение учета по такому перечню.

Формирование списка должно проводиться с учетом следующих положений – у руководителя компании должен быть допуск к любым сведениям о деятельности организации, у руководителей подразделений – допуск в пределах работы такого подразделения, у специалистов допуски ограничиваются объемом необходимой для работы информации. Технические работники должны иметь минимальный доступ к секретным сведениям.

Этап 4. Внесение правил по режиму коммерческой тайны в инструкции по должностям.

По закону работа сотрудника с секретными материалами допускается только с его согласия или в соответствии с его трудовыми обязанностями (ч.2 ст. 11 Закона № 98-ФЗ). В первом случае работником должно быть подписано согласие на работу с конфиденциальными материалами, иначе работник может не выполнять режим неразглашения таких сведений.

Более надежной защитой коммерческой тайны является внесение обязанностей по соблюдению режима секретности в должностные инструкции работников, имеющих допуски по определенным категориям сведений. Ознакомление и дальнейшее выполнение работником обязанностей по инструкции означает его согласие на неразглашение информации, классифицированной как коммерческая тайна. Регулирование по вопросам конфиденциальности может выполняться на основании разделов в трудовых договорах.

Этап 5. Присвоение документации грифа «Коммерческая тайна».

На всю документацию, подлежащую режиму конфиденциальности, наносится гриф «Коммерческая тайна». Обязательным условием является указание правообладателя – полного наименования организации и сведений о её местонахождении (ч. 4 ст. 6 Закона № 98-ФЗ).  Документы на бумажных носителях маркируются при печатании или с помощью специальных штампов. Материалы в электронном виде могут быть помечены посредством колонтитулов или при передаче иметь отметки на сопровождающих документах.

Отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документации не позволяет привлечь к ответственности сотрудников, разглашающих секретную информацию.

Этап 6. Оформление документов, регламентирующих взаимоотношения с работниками по режиму коммерческой тайны.

Охрана конфиденциальности и сохранения коммерческой тайны возможна только при правильном документальном оформлении взаимоотношений с работниками.

Основными документами, с которыми должен ознакомиться под роспись работник, являются:

• обязательства о неразглашении информации, относящейся к коммерческой тайне
• локальные нормативные акты, связанные с режимом коммерческой тайны, в том числе реестр документов, составляющих коммерческую тайну

Этап 7. Ведение делопроизводства с секретной документацией.

Контроль за предоставляемыми секретными материалами должен осуществляться по всем правилам делопроизводства. Оптимальным вариантом является ведение журнала по учету выдаваемой документации, предоставления сотрудникам доступа к электронным ресурсам. Учетные записи подтверждаются росписью выдавшего и получившего документ.

Этап 8. Использование технических возможностей для сохранения конфиденциальности информации.

Обязательным условием соблюдения режима коммерческой тайны является достаточность и надежность материальных средств и технических возможностей по охране документации и пресечения доступа к таким материалам.

Охрана документов может обеспечиваться:

• использованием сейфов, специально оборудованных комнат, шкафов и т.д.
• передачей ключей только работникам, имеющим допуск к секретной информации
• защитой доступа к электронным базам путем кодирования, шифрования сведений, установка паролей доступа и т.д.

После выполнения всех этапов по документальному оформлению режима коммерческой тайны в организации издается приказ об установлении такого режима с указанием даты его установления.

Правовая защита установленного на законных основаниях режима коммерческой тайны позволяет привлечь к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности лиц, разгласивших секретную информацию, а также взыскать причиненный материальный ущерб.

По правилам и грамотно проведенная установка режима коммерческой тайны позволит защитить секреты производства от конкурентов и нечестных работников.

Коммерческая тайна, как правильно ввести на предприятии режим коммерческой тайны?

Добрый день.

Для введения режима коммерческой тайны нужно определиться с составом сведений, образующих вашу коммерческую тайну.

По смыслу ст. 10 ФЗ «О коммерческой тайне»

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:
1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
5) нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
2. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи.

Таким образом. только осуществление всех указанных мер одновременно позволит ввести в организации режима коммерческой тайны.

Установление правовой защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, обусловлено моментом введения соответствующего режима. 

Именно с него обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, расширяет объем принадлежащих ему прав в части защиты своих интересов в данной области. Вместе с тем, стоит разграничивать объективное и субъективное права на защиту интересов обладателя такой информации. Если первое связано с моментом установления соответствующего правового режима, то второе – предопределено доступом к данной информации третьих лиц.
Права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления им в отношении этой информации режима коммерческой тайны в соответствии со статьей 10 Закона. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, предусмотренных ч. 1 ст. 10 Закона.

Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, представляет собой ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации. И в этой связи целям защиты интересов правообладателя, его прав и законных интересов, служит доказанность введения режима коммерческой тайны и доступ к составляющим ее сведениям. Легитимность последнего предопределена необходимостью предварительно ознакомить третьих лиц, которым обеспечивается доступ к информации с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну и установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение; создать им необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны; документально закрепить передачу сведений составляющих коммерческую тайну; осуществить передачу материальных носителей, с информацией, содержащей коммерческую тайну, при наличии на них соответствующей ограничительной отметки.
Неисполнение данных действий, предопределяет вывод о том, что заинтересованным лицом не созданы необходимые условия для соблюдения режима коммерческой тайны в отношении конкретного объекта, что влечет за собой отказ в правовой защите.

Обязательно ли нанесение грифа «коммерческая тайна» для сохранения конфиденциальности документов, передаваемых контрагенту?

Правовые и финансовые вопросы

Вопрос: ООО заключило с контрагентом договор об оказании услуг. В рамках оказания услуг ООО будет передавать контрагенту документы, содержащие конфиденциальную информацию организации. В договоре предусмотрено, что любые данные (информация, документы), полученные контрагентом в рамках оказания услуг по договору, являются конфиденциальными. За их разглашение в договоре предусмотрена ответственность в виде выплаты штрафа. Обязательно ли помечать отдельно каждый документ грифом «коммерческая тайна»?

Ответ: ООО для сохранения конфиденциальности информации, которая содержится в документах, передаваемых контрагенту, должно нанести на них гриф «коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения. Также необходимо принять все меры, предусмотренные для установления режима коммерческой тайны.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ) к мерам по охране конфиденциальности информации, принимаемым ее обладателем, относятся определенные действия, указанные в данной части. Помимо прочего, в п. 5 ч. 1 данной статьи содержится обязательное требование о нанесении на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Таким образом, для сохранения коммерческой тайны ООО необходимо наносить на документы гриф «коммерческая тайна». Судебная практика также подтверждает данное мнение (см., например, Постановления Суда по интеллектуальным правам от 05.05.2014 N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.12.2014 N 15АП-20666/2014 по делу N А53-18696/2013).

В ч. 2 ст. 10 Закона N 98-ФЗ также указано, что режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в ч. 1 настоящей статьи. То есть только нанесения грифа будет недостаточно. И ООО необходимо провести все мероприятия, перечисленные в ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. На обязательность проведения таких мероприятий указывает и судебная практика (см., например, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.08.2017 N 17АП-8666/2017-АК по делу N А60-11128/2017). В противном случае ООО может быть отказано во взыскании штрафа с контрагента (см. уже упомянутое Постановление Суда по интеллектуальным правам N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013).

При этом установление режима коммерческой тайны, по мнению некоторых судов, допустимо и в самом договоре (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.2015 N 13АП-16964/2014 по делу N А56-5365/2014, оставленное без изменения Постановлением Суда по интеллектуальным правам от 06.11.2015 N С01-1404/2014 по делу N А56-5365/2014).

Таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность сведений и получить возможность взыскать с контрагента штраф при наличии нарушений с его стороны, ООО необходимо произвести все процедуры, предусмотренные ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. При этом установление данного режима, по мнению некоторых судов, возможно и в самом договоре.

Д.Г. Кичигин

АО Агентство правовой информации

«Воробьевы горы»

Региональный информационный

центр Сети КонсультантПлюс

09.02.2018

Инструкция по защите сведений, составляющих коммерческую тайну Компании

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано с целью предотвращения нанесения возможного экономического ущерба Компании со стороны юридических или физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.

1.2. Под коммерческой тайной Компании понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельностью Компании, а также с её технологической информацией, управлением, финансами и т.п., разглашение (передача, утечка) которой может нанести ущерб интересам Компании.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные УПеречнем сведений, составляющих коммерческую тайну КомпанииФ, утверждаемым и вводимым в действие приказом руководителя Компании.

Коммерческая тайна Компании является её собственностью. Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другими компаниями, основанной на договорных началах, то она может быть собственностью двух сторон. Это обстоятельство должно быть отражено в договоре.

1.3. Под разглашением коммерческой тайны следует понимать противоправные, умышленные или неосторожные действия должностных или иных лиц, приведшие к преждевременному, не вызванному служебной необходимостью, открытому опубликованию сведений, подпадающих под эту категорию, а также их передача по открытым техническим каналам или обработка их на незащищенных ЭВМ.

1.4. Под открытым опубликованием вышеуказанных сведений следует понимать публикацию материалов в открытой печати, передачу по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных конференциях, совещаниях, симпозиумах, при открытой защите диссертаций и при других публичных выступлениях, свободную рассылку, вывоз материалов за границу или передача их в любой другой форме иностранным компаниям, организациям или отдельным лицам вне сферы прямых служебных обязанностей.

1.5. Возможность и необходимость открытого опубликования этих сведений, а также их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем Компании или его заместителями по заключению постоянно действующей экспертной комиссии.

1.6. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы во вред принципу гласности и для сокрытия от общественности фактов бесхозяйственности, расточительства, недобросовестной конкуренции и других негативных явлений в деятельности Компании. Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе и являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

1.7. Передача информации сторонним компаниям, не связанным с Компанией прямыми служебными контактами, должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат за предоставление информации и компенсации за нарушение договорных обязательств.

1.8. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, налоговых и следственных органов, депутатам, органам печати, радио и другим органам регулируется соответствующими положениями.

1.9. Тиражированные документы и издания с грифом УКонфиденциальная информацияФ или УКоммерческая тайнаФ (УКИФ или УКТФ) рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.

1.10. Ответственность за обеспечение режима при работе с материалами с грифом УКИФ или УКТФ, своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на руководителя Компании, его заместителей по направлениям, руководителей структурных подразделений. Ответственность за организацию и осуществление защиты коммерческой тайны и проведение постоянного контроля за ее соблюдением  возлагается на службу безопасности.

Служба безопасности принимает меры по сохранению коммерческой тайны путем: максимального ограничения доступа к ней лиц; физической сохранности документов, содержащих такие сведения; обработки информации с грифом УКИФ и  УКТФ на защищенных ЭВМ; внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договоры с внутренними и внешнеторговыми партнерами и других мер по решению руководства Компании.

1.11. Защита коммерческой тайны предусматривает:

Х порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

Х систему допуска сотрудников Компании, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну Компании;

Х порядок работы с документами с грифом УКИФ и УКТФ;

Х обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом «КИФ и УКТФ;

Х обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

Х принципы организации и проведение контроля над обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

Х ответственность и перечень санкций за разглашение сведений или потерю документов, содержащих коммерческую тайну.

1.12. Контроль над осуществлением учета, размножением, хранением и использованием документов, дел, изданий и иной информации с грифом УКИ и УКТФ возлагается на канцелярию или уполномоченных сотрудников службы безопасности.

1.13. Контроль над неразглашением сведений, содержащихся в документах, делах, изданиях, и тому подобной информации с грифом УКИФ или УКТФ осуществляется службой безопасности.

2. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

2.1. Определение необходимости проставления грифа УКИФ или УКТФ производится на основании Перечня, указанного в п. 1.2 настоящего Положения: на документе — исполнителем и должностным лицом, подписывающим его, а на издании — автором (составителем) и руководителем, утверждающим к печати.

2.2. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в информации, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или должностным лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты или Удо заключения контрактаФ, или УбессрочноФ.

2.3. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф УКИФ или УКТФ, а на документах и изданиях, кроме того, — номера экземпляров. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа дается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, фамилия машинистки.

2.4. Решение вопроса о снятии грифа УКоммерческая тайнаФ возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию в составе представителей службы безопасности и соответствующих структур организации, оформляется актом произвольной формы и утверждается руководителем или его заместителем. В акте перечисляются дела, с которых гриф УКИФ или ФКТФ снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а дела постоянного хранения — в государственный архив.

2.5. На обложках дел гриф УКИФ или УКТФ погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.

3. СИСТЕМА ДОПУСКА РАБОТНИКОВ И ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

3.1. Допуск работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителями Компании и структурных подразделений, их заместителями. Руководители подразделений и службы безопасности несут ответственность за подбор кадров, допускаемых к сведениям с грифом УКИФ илиФ КТФ, и обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

3.2. К сведениям, составляющим производственные секреты, допускаются лица, имеющие на то установленного образца разрешение и подписавшие соответствующие обязательства в службе безопасности, а также обладающие необходимыми деловыми и нравственными качествами, гарантирующими надежность охраны коммерческой тайны.

3.3. Допуск к работе с делами УКИУ и УКТФ сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки разрешительным списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей Компании и подразделений.

3.4. Командированные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом УКИФ и ФКТФ с письменного разрешения руководителей Компании и подразделений, в ведении которых находятся соответствующие материалы, при наличии письменного запроса организаций, где они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания и соответствующего документа о допуске к секретной информации. Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом УКИФ и ФКТФ, производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после завершения задания высылаются заинтересованной организации.

3.5. Дела и издания с грифом УКИФ и УКТФ выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в Карточке учета выдаваемых дел и изданий.

3.6. Документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопасности или в общей канцелярии ее уполномоченным сотрудником. Документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.3, и гриф УКИФ или ФКТФ (или полностью УКоммерческая тайнаФ). На документах, передаваемых зарубежным гражданам, гриф УКИФ или ФКТФ не проставляется. Материалы, полученные от иностранцев, маркируются грифом «КИФ или ФКТФ графитным карандашом. В тексте документов и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др. Отсутствие грифа «КИФ или ФКТФ и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

3.7. Вся поступающая в Компанию корреспонденция с грифом «КИФ или ФКТФ или другими грифами (п. 1.2) принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии. При регистрации проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КИФ или ФКТФ или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

3.8 . Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КИФ или ФКТФ. Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

3.9. Учет документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ ведется в журналах или на карточках, отдельно от учета другой несекретной корреспонденции. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в Журнале инвентарного учета. Движение документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ должно своевременно отражаться в журналах или карточках.

3.10. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КИФ или ФКТФ проставляется штамп, в котором указываются наименование Компании, регистрационный номер документа и дата его поступления.

3.11. Тираж издания с грифом «КИФ или ФКТФ, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером того же документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.12. Печатание материалов с грифом «КИФ или ФКТФ производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под контролем их руководителей.

3.13. Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КИФ или ФКТФ  вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются тем же сотрудником с подтверждением факта их уничтожения с записью на копии исходящего документа: УЧерновик уничтоженФ. Подпись.

3.14. Копирование документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ в типографиях, на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем руководителя по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

3.15. Рассылка документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и службы безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

3.16. Документы с грифом «КИФ или ФКТФ после исполнения группируются в отдельные дела. Правила такой работы предусматриваются номенклатурами дел делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КИФ или ФКТФ.

3.17. При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КИФ или ФКТФ. Они могут передаваться исключительно по закрытым техническим каналам или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах штампа УСерия ПФ. При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов-отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

3.18. Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также осуществление выписок из документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ производятся сотрудниками с разрешения руководителей Компании и его подразделений. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ делается на основании письменных запросов с разрешения тех же должностных лиц. Соответствующие отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

3.19. Обработка информации с грифом «КИФ и ФКТФ производится на учтенных и защищаемых ЭВМ.

3.20. Документы, дела и издания с грифом «КИФ и ФКТФ должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах), при этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

3.21. Выданные для работы дела с грифом «КИФ или ФКТФ подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в день получения. Отдельные дела с грифом «КИФ или ФКТФ с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.

3.22. Передача документов, дел и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ другим сотрудникам, имеющим допуск к ним, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

3.23. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КИФ или ФКТФ из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

3.24. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КИФ или ФКТФ из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель Компании, его заместители или руководители структурных подразделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом «КИФ или ФКТФ для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного города.

3.25 . Лицам, выезжающим за пределы территории Компании, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом «КИФ или ФКТФ. Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями или курьерами Компании.

3.26. При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ, составляется в произвольной форме акт приема-сдачи, который утверждается заместителями руководителя Компании или руководителями её структурных подразделений.

4. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ КОМПАНИИ

4.1. Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного в Компании режима. Прежде чем получить доступ к закрытой информации, они должны изучить требования настоящего руководства и другие нормативные документы, определяющие защиту коммерческой тайны, сдать зачет на знание установленных требований и передать в службу безопасности соответствующее личное письменное обязательство.

4.2. Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:

4.2.1. Строго хранить коммерческую тайну, ставшую им известной по службе или работе либо иным путем, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению. О таких фактах, а также о других причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственно начальника и службу безопасности.

4.2.2. В течение договорного периода не использовать известную коммерческую тайну для своих личных целей, а также не заниматься без соответствующего разрешения руководства любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб Компании, являющейся собственником секретных сведений.

4.2.3. Выполнять только те работы и знакомиться только с теми документами, к которым получили доступ в силу своих служебных обязанностей. Знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения.

4.2.4. При составлении документов со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ограничиться минимальными, действительно необходимыми сведениями, определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения.

4.2.5. На черновиках документов проставлять соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их на печать только с письменного разрешения руководителя подразделения.

4.2.6. После получения из машинописного бюро отпечатанных документов проверить их наличие, сличить эти данные с записями в журнале и расписаться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов и черновиков, после чего учесть в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности.

4.2.7. Получать документы с грифом «КИФ и ФКТФ лично в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности. Своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления.

4.2.8. Поступившие документы с грифом «КИФ и ФКТФ своевременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, дата исполнения, подпись) и резолюцией начальника подразделения.

4.2.9. Сдавать в канцелярию или уполномоченному службы безопасности исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет под расписку в журнале учета.

4.2.10. Иметь внутреннюю опись документов с грифом «КИФ и ФКТФ и немедленно вносить в нее все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф.

4.2.11. По окончании работы с документами с грифом «КИФ или ФКТФ своевременно возвращать их в канцелярию или уполномоченному службы безопасности.

4.2.12. Об утрате или недостаче документов с грифом «КИФ или ФКТФ, ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопасности.

4.2.13. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку своевременно сдать или отчитаться перед канцелярией или уполномоченным службы безопасности за все числящиеся документы.

4.2.14. Знакомить представителей других учреждений с документами с грифом «КИФ или ФКТФ с ведома службы безопасности и с письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомиться — с разрешения указанных руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, подлежащих рассмотрению; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов.

4.2.15. Документы с грифом «КИФ или ФКТФ во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения.

4.2.16. По первому требованию канцелярии или службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом УКИФ и ФКТФ; представлять по требованию начальника службы безопасности устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом «»КИФ или ФКТФ, учета и хранения документов с грифом «КИФ или ФКТФ, а также о фактах разглашения сведений с грифом «КИФ и ФКТФ или утраты документов, содержащих такие сведения.

 

5. ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ НАД ОБЕСПЕЧЕНИЕМ РЕЖИМА СОБЛЮДЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

5.1. Контроль над обеспечением режима при работе с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ осуществляют служба безопасности Компании и руководитель структурного подразделения.

5.2. Контроль над обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изучения, анализа и оценки фактического состояния сохранности производственных секретов, выявления недостатков и нарушений режима в работе с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ, установления их причин и выработки необходимых предложений.

5.3. Комиссия для проверки обеспечения надежности работы с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее трех человек, имеющих допуск к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих лиц.

5.4. Проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании решения, подписанного руководителем Компании или его заместителем.

5.5. Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

5.6. Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

5.7. По результатам проверок составляется акт, в котором отражаются состояние режима при работе с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ, выявленные недостатки и нарушения, предложения по их устранению. С актом после утверждения его директором или заместителем знакомится под роспись руководитель структурного подразделения.

5.8. Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом «КИФ или ФКТФ и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безопасности.

5.9. В случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель Компании, его заместители и начальник службы безопасности. Для расследования таких фактов приказом директора (распоряжением руководителя структурного подразделения) назначается комиссия, заключение которой утверждается руководителем, создавшим данную комиссию. На утраченные документы, дела и издания с грифом «КИФ или ФКТФ составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем Компании или его заместителями по истечении срока передаются в архив для включения в дело фонда.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

6.1. Разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, является предание их огласке лицами, которым они доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего стали достоянием третьих лиц.

6.2. Утрата документов, содержащих сведения коммерческой тайны, представляет собой выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе.

6.3. Прочие нарушения режима при работе с материалами, имеющими гриф «КИФ или ФКТФ, могут быть вызваны нарушениями требований настоящего руководства, которые могут привести к разглашению секретных сведений, утрате Документов, содержащих коммерческую тайну.

6.4. За хищение, утрату и преднамеренное уничтожение документов, дел и изданий с грифом «КИФ или ФКТФ, за разглашение сведений, содержащихся в таких материалах, а также за нарушение требований настоящего руководства виновные лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Инструкция по обеспечению сохранности коммерческих тайн на предприятии (организации)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями законов РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности», «О собственности в РСФСР» и Устава предприятия. Она предусматривает административные и экономические о защиты коммерческой тайны предприятия с целью предотвращения нанесения возможного экономического и морального ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, вызванного их неправомерными или не осторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.
2. Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные » Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия», утвержденным и введенным в действие приказом руководителя предприятия Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если она представляет собой результат совместной деятельности с другими предприятиями, основанной на договорных началах, то коммерческая тайна может быть собственностью двух сторон, что должно найти отражение в договоре.
3. Под разглашением коммерческой тайны подразумевается умышленные или неосторожные действия должностных или иных физических лиц, приведшие к не вызванному служебной необходимостью или преждевременному открытому опубликованию сведений, подпадающих под категорию сведений, составляющих коммерческую тайну, а также передача подобных сведений по открытым техническим каналам связи или их обработка на некатегорированных СВТ.
4. Под открытым опубликованием таких сведений подразумевается их публикация в открытой печати, передача по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных и открытых внутрироссийских симпозиумах, совещаниях, конференциях, съездах, при публичных вступлениях и защите диссертаций, вывоз материалов за границу или передача их в любой форме иностранным фирмам, организациям или отдельным лицам.
5. Необходимость открытого опубликования сведений, составляющих коммерческую тайну, их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем предприятия с учетом заключения постоянно действующей экспертной комиссии.
6. Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной деятельности, допускается только с общего согласия партнеров.
7. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы для сокрытия от общественности фактов злоупотреблений, расточительства, бесхозяйственности, недобросовестной конкуренции и других негативных явлений в деятельности предприятия. При определении сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну необходимо руководствоваться Постановлением правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N 35.
8. Передача информации сторонним организациям, с которыми предприятие не связано прямыми служебными контактами, должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат за предоставление информации и компенсацию за нарушение договорных обязательств.
9. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, фискальных и следственных органов, народным депутатам, органам печати, радио, телевидения и т.п. регулируется соответствующими положениями.
10. Тиражированные документы и издания с грифом «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» («КТ») рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.
11. Защита коммерческой тайны предусматривает:

• порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия
• систему допуска сотрудников предприятия, частных и командированных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
• обязанности лиц, допущенных к таким сведениям
• порядок работы с документами, имеющими гриф «КТ»
• обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом «КТ»
• принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну
• ответственность за разглашение сведений и утрату документов, содержащих коммерческую тайну.

12. Ответственность за организацию работы с материалами, имеющими гриф «КТ», разработку и осуществление необходимых мер по сохранности коммерческой тайны руководитель предприятия возлагает на ответственных руководителей направлений и структурных подразделений
13. Контроль за осуществлением мер, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, возлагается на службу безопасности предприятия которая силами:

1. Первого отдела — контролирует, а в необходимых случаях обеспечивает учет, размножения и хранения документов, дел и изданий с грифом коммерческая тайна».
2. Подразделений режима — контролирует, а в необходимых случаях через уполномоченных служб безопасности обеспечивает сохранность коммерческой тайны путем максимального ограничения круга лиц, допущенных к коммерческой тайне предприятия, выполнение требований при обработке информации с грифом «КТ» на защищенных СВТ, а также требований по конфиденциальности конкретной информации, внесенных в договора со сторонними предприятиями — партнерами.

 

 

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ, И СРОКОВ ЕЕ ДЕЙСТВИЯ.

1. Необходимость проставления грифа «Коммерческая тайна» («КТ») определяется в соответствии с Перечнем, указанным в п.1.2 настоящей Инструкции: при работе с документом-исполнителем и лицом, подписывающим документ, при работе с изданием-автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.
2. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф «Коммерческая тайна» («КТ»), а на документах и изданиях, кроме того, — номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).
3. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшем документ, в виде конкретной даты или в виде пометок: «до заключения контракта», «бессрочно» и т.п.
4. Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» является решение постоянно действующей экспертной комиссии, оформляемым актом, утвержденным руководителем предприятия. К работе комиссии привлекаются представители заинтересованных структурных подразделений. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив предприятия, а на деле постоянного хранения в государственных архив.
5. Гриф «КТ» после оформления его снятия (п. 2.4) погашается штампом или записью о руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» («КТ»)

1. Документы, имеющие гриф «КТ», подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы безопасности ( в Первом отделе ) или в общем делопроизводстве производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Эти документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.2 и гриф «КТ» ( или полностью «Коммерческая тайна»).

Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.
Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.

2. Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф «КТ» ( или другие соответствующие этому понятию грифы, например, «секрет предприятия, «тайна предприятия» и др.) принимается и вскрывается сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.
3. Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ» подлежат регистрации и учитываются по количеству листов, а издания — поэкземплярно.
4. Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

Движение документов и изданий с грифом «КТ» своевременно отражается в журналах или карточках.

5. На зарегистрированном документе с грифом «КТ» ( или на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ») должен быть проставлен штамп с указанием наименования предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.
6. Издания с грифом «КТ» регистрируются в журнале учета и распределения изданий.
7. Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.
8. Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия.

Размноженные документы «КТ» (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.
Перед размножением на последнем листе оригинала ( подлинника) проставляется запись: » Регистрационный номер . Дополнительно размножено _ экз., на  _ листах текста. Наряд N _ от  ___. Подпись ( » исполнитель заказа ) «. Одновременно делается отметка об этом в соответствующих журналах и карточках учета.

9. Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка пакетов с грифом «КТ» может осуществляться через органы спецсвязи или фельдсвязи.

10. Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».
11. Снятия рукописных, машинописных, микро — и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками предприятия производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.
12. Обработка информации с грифом «КТ» производится на учетных СВТ, которые имеют категорию не ниже 4-Б.

 

4. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ

1. Все имеющие гриф «КТ» документы, дела и издания должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
2. Дела с грифом «КТ», выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
3. С документацией с грифом «КТ» разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.
4. Документы, дела и издания с грифом «КТ» могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
5. Изъятия из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет, запрещается.
6. Смена сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.
7. Уничтожение документов «КТ» производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.
8. Печатание документов «КТ» разрешается в машинописном бюро или непосредственно в подразделениях. Для учета отпечатанных документов ведется специальный журнал.

5. ПОРЯДОК ДОПУСКА К СВЕДЕНИЯМ, СОСТАВЛЯЮЩИМ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителем предприятия или руководителями его структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.

2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допускаются лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе безопасности письменного обязательства по сохранению коммерческой тайны.
3. Допуск сотрудников к работе с делами «КТ» осуществляется согласно оформленному не внутренней стороне обложки дела или на отдельном листе списку за подписью руководителя предприятия структурного подразделения, а к документам — в соответствии с указаниями, содержащимися в резолюциях руководителей предприятия и подразделений.
4. Представители сторонних организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом «КТ» с письменного разрешения руководителей предприятия или подразделений, в ведении которых находятся эти материалы.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом «КТ», производятся в блокнотах ( или тетрадях ), которые имеют такой же гриф. После окончания работы они высылаются в адрес той организации, которая будет указана данным представителем.

5. Выдача дел и изданий с грифом «КТ» исполнителям и прием от них производится под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий.»

Дела и издания непосредственно представителям сторонних организаций и частным лицам не выдаются. При необходимости с их содержанием они ознакомятся только с разрешения руководителя предприятия через уполномоченного службы безопасности или представителя заинтересованного подразделения.

 

6. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ТРЕБОВАНИЙ ВНУТРИ ОБЪЕКТНОГО РЕЖИМА ПРИ РАБОТЕ СО СВЕДЕНИЯМИ СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.

1. Под внутри объектовым режимом при работе с коммерческой тайной подразумевается соблюдение условий работы, исключающих возможность утечки информации о сведениях, содержащих коммерческую тайну.
2. Контроль за соблюдением указанного режима осуществляется в целях изучения и оценки состояния сохранности коммерческой тайны, выявления и установления причин недостатков, и выработки предложений по их устранению.
3. Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну, осуществляют служба безопасности предприятия и руководитель структурного подразделения путем текущих и плановых проверок.
4. При проведении проверок создается комиссия, которая комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, допущенных к работе с материалами «КТ».

Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности в этих сведениях.

5. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании приказа или распоряжения руководителя предприятия (подразделения).
6. Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы, консультироваться со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок и отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.
7. При проверках присутствует руководитель структурного подразделения или его заместитель.
8. По результатам проверок составляется акт или справка с отражением в нем наличия документов, состояния работы с материалами «КТ», выявленных недостатков и предложений по их устранению. Акт утверждается руководителем предприятия (подразделения).
9. При выявлении случаев утраты документов или разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, ставятся в известность руководитель предприятия и его заместитель (помощник) по безопасности. Для расследования указанных случаев приказом руководителя предприятия создается комиссия, которая:

1. определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу «КТ» и
2. выявляет обстоятельства утраты (разглашения). По результатам работы комиссии составляется акт.

 

 

7. ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ РАБОТАЮЩИХ СО СВЕДЕНИЯМИ, ПРЕДСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ, И ИХ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЕЕ РАЗГЛАШЕНИЕ .

1. Сотрудники предприятия, допущенные к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.

До получения доступа к работе, связанной с коммерческой тайной, им необходимо изучить настоящую инструкцию и дать в службе безопасности письменное обязательство о сохранении коммерческой тайны.

2. Сотрудники предприятия, допущенные к коммерческой тайне должны:

1. Строго хранить коммерческую тайну. О ставших им известной утечке сведений, составляющих коммерческую тайну, а также об утрате документов с грифом «КТ», сообщать непосредственному руководителю и в службу безопасности.
2. Предъявлять для проверки по требованию представителей службы безопасности все числящиеся документы с грифом «КТ», а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения.
3. Знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены.
4. Строго соблюдать правила пользования документами, имеющими гриф «КТ». Не допускать их необоснованной рассылки.
5. Все полученные в делопроизводстве службы безопасности или у ее уполномоченного документы с указанным грифом немедленно вносить во внутреннюю опись документов (форма 55), а которой отводится специальный раздел по учету «КТ».
6. Исполненные входящие документы, а также документы, предназначенные для рассылки, подшивки в дело или уничтожения сдавать в делопроизводство службы безопасности или уполномоченному службы безопасности.
7. Выполнять требования внутри объектного режима: исключающие возможность ознакомления с документами «КТ» посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения.
8. При ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения.
9. Исключить использование ставшей известной коммерческой тайны предприятия в свою личную пользу, а также деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб предприятию — владельцу данной коммерческой тайны.

 

3. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и утрату документов или изделий, содержащих такие сведения устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

При этом подразумевается:

1. Под разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну — предание огласке сведений лицом, которому эти сведения были доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего они стали достоянием посторонних лиц.
2. Под утратой документов или изделий (предметов), содержащих сведения, относящиеся к коммерческой тайне, — выход ( в том числе и временный) документов или изделий из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы или изделия стали либо могли стать достоянием посторонних лиц.