Специфика делового телефонного разговора кратко: Особенности делового телефонного разговора

Содержание

Особенности делового телефонного разговора

В данной статье рассмотрены некоторые особенности, правила телефонного делового разговора. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, и потому необходимо владеть основными правилами делового телефонного общения.

Телефон – наш деловой партнер, сотрудничество с которым требует определенных этикетных знаний. Практика показывает, что даже беглое ознакомление с правилами телефонного этикета и техникой телефонных переговоров значительно улучшает качество работы в этой области деловых отношений [1,с.50]. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор [10, с.61].

Существуют неписаные правила делового телефонного общения. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового администрирования. Рассмотрим эти правила применительно к двум случаям: во-первых, когда звонят вам, а во-вторых, когда звоните вы.

Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам

Целесообразно снимать трубку при любом звонке.
Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику «Извините», снять трубку.
Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам нужно повышать голос. Вывод о том, что если вы плохо слышите собеседника, то и он плохо слышит вас, и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, осведомившись при этом, как он слышит вас [2, с.195; 8, с.118; 9, с.97].

Отзывы «да», «алло», «слушаю» можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. По внешнему телефону обычно называют не свою фамилию, а фирму, организацию или подразделение. По внутреннему же телефону называют подразделение и фамилию. Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника.
Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы, куда он попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.
К телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: «Сейчас» или «Одну минуту», после чего пригласите сослуживца к аппарату.

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией через третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу («Откуда вы звоните?», «Ваша фамилия и номер вашего телефона?» и т. п.).
Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону – это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма – это письменная фиксация монолога, регламентированная по времени [3, c.56].

Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы

Перед каждым звонком желательно ответить себе на три вопроса:

имеется ли однозначная потребность звонить?
обязательно ли знать ответ партнера?
нельзя ли поговорить с партнером при личной встрече?

Набирая номер абонента, прежде всего, следует уяснить себе, с какой целью вы собираетесь звонить:

хочу ли я просто поддержать контакт и обменяться мнением с коллегой?

хочу ли я кое-что вспомнить или установить новую связь?
хочу ли я получить информацию или передать ее?
хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?
хочу ли я убедить партнера в своих намерениях и поближе познакомить со своими проектами? [4, с.141].

Перед тем как позвонить в другой город или солидным партнерам полезно набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.

Оптимальное время для телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым: а) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет удобнее для абонента; б) когда к нему проще дозвониться; в) когда вам будет удобнее позвонить. Но при этом полезно иметь в виду, что надо стараться не отвлекать людей звонками в первой половине рабочего дня, когда они, сосредоточившись, могут с наибольшим успехом решать свои задачи. Не следует сбивать их с рабочего ритма [5, с.93].

При эффективном использовании телефон становится важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. От умения сотрудников вести телефонные переговоры, в конечном счете, зависит репутация самой фирмы. Отсюда следует вывод, что знание телефонного этикета и рациональных правил телефонного общения необходимо каждому цивилизованному деловому человеку [6, с.110 — 111; 7, с.51].

13. Особенности и правила телефонного общения. Основы делового общения

13. Особенности и правила телефонного общения

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. В ходе делового общения постоянно приходится пользоваться телефоном. Телефонный разговор очень часто оказывается первым шагом на пути к формированию партнерства. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т. д. Благодаря телефонному общению многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела.

Телефонный разговор имеет некоторые преимущества:

1) по сравнению с деловой перепиской он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния;

2) в отличие от визуального контакта, в ходе которого имидж человека воспринимается собеседником непосредственно, при телефонном общении можно создать некий образ, который и будет восприниматься собеседником как истинное лицо, и в результате воздействия такого образа на собеседника можно получить от делового телекоммуникационного общения желаемый результат. Явное преимущество телефонного общения заключается в том, что человек не видит вас и вы способны повлиять на его воображение, т. е. создать призрачный имидж. Вы как бы немного обманываете собеседника, навязывая ему наиболее подходящий для темы и цели разговора образ, тем самым вызывая у него необходимую для вас реакцию.

Необходимо учитывать, что деловые телефонные контакты всегда преследуют лишь одну из двух целей:

1) получить от собеседника необходимую информацию;

2) дать собеседнику информацию и, вызвав реакцию, спровоцировать его последующие реакции и действия.

Следовательно, необходимо четко определить приоритетную цель контакта и создать такой образ, который будет способствовать быстрому достижению поставленной цели. А значит, важно правильно расставлять акценты: именно на тех ключевых моментах (словах, фразах, информационных блоках), которые могут вызвать интерес у собеседника.

К деловому телефонному разговору необходимо тщательно готовиться так же, как и к деловой встрече. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли может привести к значительным потерям времени или даже самого предполагаемого партнера. Поэтому необходимо помнить о следующих правилах эффективного телефонного общения:

1) одно из главных правил телефонного контакта – уместность выбранного образа, характера речи, словарного запаса для той ситуации, в которой происходит телефонный контакт. Они должны полностью служить достижению желаемого результата;

2) очень важно начать разговор без принуждения. Для того чтобы снять напряженность, возникающую от звонка (звонок – всегда эмоциональное беспокойство), в начале разговора рекомендуется всегда после приветствия называть себя (даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу), сказать о цели звонка, попросить, употребляя слова «пожалуйста» и «будьте добры», пригласить нужного человека, который действительно способен заинтересоваться предложением и информацией, поинтересовавшись, может ли собеседник сейчас уделить вам внимание. Если звонят вам, то надо внимательно выслушать представление и попытаться сразу понять повод, конечную цель звонка;

3) деловой разговор по телефону должен быть коротким, вежливым и только по существу. Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Применяйте только законченные, логически завершенные предложения. Говорите только понятными и общераспространенными словами. Если звоните вы, то именно вы должны вызвать в собеседнике интерес к предмету общения и к себе как к собеседнику. И даже если по окончании разговора не был достигнут необходимый для вас эффект, все равно разговор должен сложиться т. о., чтобы сформировались заинтересованность и потребность продолжить общение;

4) основа успешного проведения делового телефонного разговора – это компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном, вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке. Во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия. Употребляйте преимущественно позитивные и утверждающие формулировки («да», «конечно»), реже – формулировки с малой долей сомнения («наверное», «возможно»). Старайтесь не употреблять отрицательные установки – «нет», «не сможем», «не будем»;

5) старайтесь сформировать положительные эмоции, т. к. эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Это можно сделать при помощи таких средств, как голос, тон, тембр, интонация. По данным психологов тон, интонация могут нести до 40 % информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать собеседника. Если же ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения;

6) надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи, быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие, учитывая, что излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и тому подобное, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам;

7) важно помнить, что источником напряженности между сторонами может явиться – пресыщение общением. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т. п. Следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репутацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. А восстановление «доброго имени» значительно труднее, чем установление первого делового контакта;

8) звонок по домашнему телефону деловому партнеру, сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 ч, если для этого нет острой необходимости или не получено предварительное согласие на этот звонок.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки общения.

Например:

– Как вы меня слышите?

– Не могли бы вы повторить?

– Извините, очень плохо слышно.

– Простите, я не расслышал, что вы сказали, и т. п.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30–40 % занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Поэтому при подготовке к телефонным переговорам необходимо заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т. п. Постарайтесь ответить себе на следующие вопросы:

1) какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;

2) можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;

3) готов ли к обсуждению предлагаемой темы собеседник;

4) уверены ли вы в благополучном исходе разговора;

5) какие вопросы вы должны задать;

6) какие вопросы может задать вам собеседник;

7) какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас;

8) какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;

9) как вы будете вести себя, если ваш собеседник:

а) решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

б) не отреагирует на ваши доводы;

в) проявит недоверие к вашим словам, информации.

Следует точно определить, с какой целью собираетесь звонить, какое должно быть содержание разговора, и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить, или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему.

С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например:

– Итак, по этому вопросу мы договорились?!

– Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?

– Как я вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу поддержку?

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

Если раздался телефонный звонок, рационально снимать трубку при любом звонке, т. к. никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.

Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если у вас посетитель, скажите собеседнику «Извините», снимите трубку. Рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость, но это не означает, что вам нужно повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня, и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас.

В деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов, вроде: «Да», «Алло», «Слушаю», – заменив их информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону – структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.

Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться, этим вы создаете обстановку доверительности – лучше понимая собеседника. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).

Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор или просто встали не с той ноги.

Если ваш собеседник высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь» и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца, скажите, что понимаете его, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся следующие.

1. «Я не знаю». Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего ваша работа заключается в том, чтобы знать – именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: «Хороший вопрос… Разрешите, я уточню это для вас».

2. «Мы не сможем этого сделать». Вместо отказа «с порога» предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

3. «Вы должны…» Серьезная ошибка. Никто вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: «Для вас имеет смысл…» или «Лучше всего было бы…»

4. «Нет», произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.

Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, то следуют следующему правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать. Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески «закруглять» разговор. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все уяснил.

Прощаясь с собеседником, поблагодарите его еще раз, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.

Значение телефона очень велико. При его эффективном использовании он становится важнейшим компонентом имиджа. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. Умение человека вести телефонные переговоры в конечном счете определяет его репутацию, а также фирмы, которую он представляет.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Телефонный этикет секретаря. Особенности деловой телефонной коммуникации

Мобильный телефон давно стал частью жизни каждого из нас, а телефонные переговоры играют сегодня по-настоящему важную роль в современном бизнесе. Именно от первого контакта по телефону с клиентом или партнером напрямую зависит исход будущей сделки. Сегодня существуют основные правила делового общения по телефону, которых должны придерживаться сотрудники любой компании.

Этика телефонных переговоров

Именно телефон сегодня является повсеместно используемым средством связи. Сегодня работа ни одной крупной фирмы не обходится без делового общения по телефону, а «среднестатистический» менеджер по продажам может тратить на телефонные переговоры от 20 до 70% рабочего времени, и в таких случаях телефонные переговоры становятся важнейшей частью работы фирмы и способом работников зарабатывать огромные деньги, приносить прибыль. Но про любую прибыль можно забыть, если сотрудники компании, менеджеры по продажам не знают правил делового телефонного общения с клиентами и партнерами, допускают в процессе телефонных переговоров непростительные ошибки.

Деловая телефонная беседа должна строиться по особым правилам и алгоритмам, существуют запрещенные слова и фразы, использовать которые категорически нельзя. Также существует «телефонный этикет» следовать которому необходимо, если бизнес построен на телефонных переговорах. С первой минуты разговора, с первого «Алло» у клиента формируется впечатление об организации, именно сотрудник фирмы, который ведет беседу автоматически становится незримым «лицом» фирмы, формирует у потенциальных клиентов и заказчиков мнение о компании. И на этом пути допускать ошибок нельзя, так как нарушение правил является дурным тоном, что может стоить компании авторитета.

Подготовка к разговору

Просто набрать телефонный номер и позвонить – сегодня этого недостаточно для того, чтобы телефонный разговор был «обречен» на успех. Перед тем, как начать разговор с заказчиком, клиентом или партнером, каждый сотрудник фирмы должен должным образом подготовиться к беседе.

Продумать, о чем пойдет в беседе речь. Какова цель разговора, какого итога вы от него ожидаете?
Письменно или устно сформулировать основные тезисы, которые будут использоваться в разговоре, основные вопросы, которые следует задать собеседнику;
Подготовить материалы, необходимые для ведения переговоров: бумагу, ручку, калькулятор, скрипт продаж (если он есть), календарь, необходимые документы и т.д. Все это должно быть под рукой, чтобы во время телефонного разговора ничего не отвлекало сотрудника, в том числе поиск ручки или нужного файла на компьютере;
Озвучьте вслух имя и отчество собеседника. Иногда с их произношением возникают трудности, а ошибок в имени человека допускать категорически нельзя;
Настройтесь на нужный лад. Когда сотрудник фирмы звонит клиенту или заказчику еще «не уйдя» и не абстрагировавшись от других вопросов, не сумев отвлечься и настроиться на положительный лад беседы, человек на другой стороне провода обязательно почувствует такой «настрой». Собеседника нужно максимально постараться расположить к себе.

Начало разговора

Именно от того, как начнется телефонный разговор с клиентом и заказчиком напрямую зависит итог беседы. Постараться «понравиться» собеседнику нужно уже с первых минут. Во-первых, старайтесь говорить кратко и емко, не затягивая разговор, чтобы собеседник ни в коем случае не подумал о том, что вы займете много его времени и придется тратить его на всякую болтовню – это сегодня по-настоящему важно для делового человека, который ценит каждую минуту.

Особое внимание необходимо нужно обратить на приветствие собеседника – именно с него нужно начинать любой телефонный разговор. В зависимости от времени суток лучше выбрать приветствия: «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». Затем, согласно правилам этикета, звонящий должен представиться и назвать организацию и структурное подразделение, в котором он работает. «Добрый день, меня зовут Мария, я менеджер по продажам и представляю компанию «Добрые окна». Далее в обязательном порядке необходимо поинтересоваться, удобно ли собеседнику в данный момент с Вами разговаривать, есть ли у него определенное количество свободного времени, чтобы обсудить с вами некоторые вопросы. Любой человек подсознательно оценит то, что с его временем считаются. Если же звонят вам, работать нужно по аналогичной схеме: поприветствовать собеседника, представиться, уточнить – чем ему можно помочь.

Примечание

Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу «Бизнес.Ру», которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

После того, как человек скажет о том, что разговаривать ему удобно, объясните ему – кратко, емко, понятно – цель своего звонка.

В начале разговора самым главным этапом является установление контакта. Нужно постараться с первых же фраз «настроить» собеседника на положительный лад, расположить его к себе. Секрет этого прост: улыбайтесь. Если человек на другой стороне провода улыбается, собеседник это обязательно почувствует по голосу и тоже захочет улыбнуться в ответ или попросту настроится на беседу в дружеском тоне. Вся беседа должна быть для клиента и заказчика «комфортной». Это необходимо для того, чтобы он хотел продолжить разговор, а не положить трубку и больше никогда не отвечать на ваши звонки.

Телефонный разговор: 15 «золотых» правил

Как говорилось выше, сегодня существует «этика телефонного разговора», соблюдать которую должны все участники данного вида коммуникации, и, в первую очередь, это касается менеджеров по продажам, основной целью которых является «наладить» контакт с клиентами и заказчиками, мотивировать их приобрести товар или услугу. Проставляем вашему вниманию 15 «золотых» правил делового телефонного разговора.

Изъясняйтесь доходчиво, все мысли нужно стараться выражать максимально кратко и емко, не «уходя» в пространные рассуждения нравоучительного характера и ненужную философию. Не говорите по телефону слишком громко или слишком тихо – громкость речи должна быть оптимальной;
Речь должна быть грамотной, не допускайте глупых ошибок в управлении в фразах и словосочетаниях или в ударении в словах. Для грамотного и образованного человека такие ошибки станут «первыми звоночками» о том, что с фирмой, в которой работают такие неграмотные люди, никаких дел лучше не иметь вообще;

Общение по телефону — это разговор двух слепых, которые по голосу
выстраивают у себя в голове образ собеседника. Кто звонит? Кому звонит? Есть ли
возможность у вашего собеседника разговаривать? А вдруг вы вытащили человека
из-под душа? Как вы думаете, какой будет реакция директора на такой звонок.

Главное в начале разговора — создать доверительные отношения, а затем провести беседу в соответствии с той целью, ради которой вы звоните. Для этого соблюдайте следующие правила общения по телефону.

Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Перед началом разговора хорошо продумайте:

удобное время для звонка и его длительность;
четко определите цель своего звонка;
составьте план ведения разговора.

Продумайте ответы на следующие вопросы:

Что вы собираетесь рассказать о себе и компании, в которой работаете?
Какие вопросы вы собираетесь задать собеседнику, чтобы выяснить его потребности и создать необходимую мотивацию для дальнейшей встречи?
Какие могут быть возражения, и ваши возможные ответы?
Как вы собираетесь завершить разговор и договориться о встрече?

Правило 2. СНИМАЙТЕ ТРУБКУ НА 3-ИЙ СИГНАЛ (в том случае, если вам звонят).

Телефонный бизнес-этикет нормирует общение с клиентом. По соблюдению бизнес-этикета клиент судит о корпоративной культуре компании. Поднимайте трубку на 3-ий звонок: на первый звонок – отложите дела, на второй – настройтесь, на третий – улыбнитесь и снимите трубку. Если трубку вы не берете слишком долго, это свидетельствует о низкой корпоративной культуре компании.

Не суетитесь. Очень многие моментально хватают трубку. Любому человеку требуется хотя бы пора секунд, чтобы сконцентрироваться и настроиться на разговор.

Правило 3. РАЗГОВАРИВАЯ ПО ТЕЛЕФОНУ, ОБЯЗАТЕЛЬНО УЛЫБАЙТЕСЬ.

Помните, когда вы улыбаетесь, ваш голос становится более приятным. Так что, улыбайтесь чаще. Некоторые телефонные профи размещают зеркало напротив, чтобы видеть выражение своего лица, пока они говорят. Все это позволяет контролировать наличие улыбки на лице.

Правило 4. ПРИВЕТСТВУЙТЕ СОБЕСЕДНИКА.

Приветствуйте собеседника максимально доброжелательно и энергично. Придумайте несколько способов как можно поздороваться. Пусть у вас будут различные варианты, для людей разного пола и возраста. Разговор с клиентом лучше начинать со слов «Добрый день (утро, вечер)». Они более живые и располагающие, чем просто «здравствуйте». Помните, что на том конце провода кто-то тоже хочет, чтобы его уважали, понимали и, может быть, в этот момент помогли ему…

По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.

Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.

Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».

Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.

Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите
, а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).

Следующие варианты можно назвать неудачными: «С кем я говорю?», «Это кто?», «Кто у аппарата?». И не пытайтесь заниматься угадыванием: «Это Ира? Нет? Татьяна Львовна? Нет? А кто тогда?». Или еще хуже: «А куда я попал?». На что существует стандартный ответ, сказанный раздраженным голосом: «А куда вы звоните?».

Вы можете придумать много разных вариантов, типа «Я могу поговорить с Александром Сергеевичем?».
Если вы забыли имя того, с кем в прошлый раз говорили, лучше спросите «Не могли бы вы напомнить мне ваше имя?»

Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.

Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.

Первые фразы говорите медленно, спокойно и внятно, не выливайте на собеседника водопад информации – дайте ему время настроиться на разговор. Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение — одна мысль. Ваш голос по возможности должен быть глубоким и «бархатным», однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под громкость, ритм, и темп речи клиента. Собеседнику это соответствие будет приятно. Звучание вашего голоса определяется позой, лицевой экспрессией, осанкой. Настройтесь на разговор – буквально и фигурально. Речь – это непросто шевеление губ и языка. В работе органов участвуют легкие, диафрагма, гортань, голосовые связки, рот, язык и губы. Разумеется, сигарета во рту, жвачка, леденец, кофе во время разговора, шум в комнате, музыка — разрушают раппорт телефонных переговоров.

Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.

У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все проблемы по телефону. Особенно избегайте разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего решать при встрече. Подготовьте необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная цель — договориться о встрече, когда вы сможете обговорить детали и подписать контракт. Для этого вы должны создать хорошую мотивацию у клиента.

Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ

Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.

Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.

Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис, называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться »

Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.

В наш прогрессивный век главенствующую позицию занимает коммуникативное взаимодействие. Большинство сложных вопросов и задач можно решить с помощью телефонных переговоров. Благодаря общению посредством данного средства связи люди способны заключить наиболее выгодное соглашение либо при «неверном раскладе» совсем лишиться важного клиента. Именно поэтому каждый грамотный мужчина обязан владеть основами телефонного этикета. Что такое деловое общение по телефону и как правильно его вести – тема нашей сегодняшней статьи.

Правильно вести переговоры должен научиться любой из нас, поскольку у человека, ведущего беседу, нет возможности видеть оппонента и его действия. Склонить потенциального клиента в свою сторону таким образом, чтобы у него не появилось желание бросить трубку на первых минутах разговора – это потребует немало усилий. От умения вести телефонные переговоры зависит репутация человека и той организации, которую он представляет.

Подготовка к предстоящей беседе

Перед серьезным телефонным звонком следует тщательно к нему подготовиться следующим образом:

Настроиться морально.
Сформулировать, а лучше записать цель, план и основные вопросы предстоящего разговора на бумаге, которая будет всегда лежать перед вами в ходе переговоров.
Обязательно подготовить все материалы, которые могут пригодиться в течение телефонных переговоров.
Нужно отстраниться от негатива и личных проблем еще до начала разговора, поскольку голос способен выдать агрессивный настрой, который клиент зачастую принимает на свой счет.
Время для переговоров необходимо подбирать так, чтобы оно было удобным и для вас, и собеседника. Если намечается звонок деловому партнеру, постарайтесь заранее обговорить с ним удобное для него время.

Основы делового общения по телефону

При совершении звонка в первую очередь стоит преставиться и сообщить, с какой целью вы звоните. При этом необходимо выбрать доброжелательный тон. Телефонный разговор должен проходить без продолжительных пауз, он должен быть энергичным и лаконичным.

Нельзя оказывать психологическое давление в процессе ведения переговоров, поскольку в данном случае вряд ли вам удастся завоевать таким образом расположение потенциального клиента. Старайтесь не задавать некорректных вопросов. В том случае, когда телефонный звонок международный либо междугородний, необходимо следить, чтобы он продолжался не более шести минут. Все деловые предложения и требования обязательно должны быть подкреплены аргументами. На вопросы следует отвечать правдиво и кратко. План разговора лучше заранее законспектировать на бумаге.

По окончанию беседы обязательно проговорите еще раз все договоренности, к которым вы пришли по ходу разговора. Поскольку звонок инициировали вы, окончание беседы тоже должно исходить от вас, исключая ситуации, когда собеседник старше по должности.

Когда в конце переговоров вы даете обещание перезвонить, старайтесь не затягивать с этим и в течение суток сделайте повторный звонок. Обязательно учитывайте, что нельзя набирать партнеров на домашний номер.

В ситуации, когда позвонив, вы не застаете партнера на рабочем месте, уточните удобное время, чтобы ему перезвонить и не спрашивайте, где он сейчас находится. С точки зрения деловой этики это некорректно.

Соблюдайте такие правила делового этикета:

Старайтесь снимать трубку максимум после третьего звонка.
При ответе с рабочего места необходимо поприветствовать человека, озвучить наименование компании, а затем представиться.
Если звонящий вам не представился, вежливо попросите его назвать свое имя. Например, здесь уместными будут фразы: «Мне бы хотелось знать, с кем я разговариваю», «Не могли бы вы представиться?» или «Простите, как мне к вам обращаться?».
Отвечать на вопросы собеседника следует максимально быстро отыскивать телефонные номера, которые могут пригодиться в ходе переговоров.
Если вам звонят в обеденный перерыв, попросите ответить кого-нибудь другого, чтобы не отвечать с набитым ртом.
Закончить беседу должен будет звонящий, если инициатива пойдет от вас, поступок будет выглядеть не этичным.

Какие ошибки делают в ходе телефонной беседы

Многочисленные исследования, которые были проведены среди деловых людей, указали, что около 56% звонков осуществляются без приветственных фраз. Объясняя причину не произнесения приветствий бизнесмены, говорили о том, что это само собой разумеется, а также им не с руки много раз в течение дня здороваться. Здесь важно помнить, что в речевой коммуникации нет ничего, что само собой разумеется, а потому каждая фраза должна быть озвучена.

Ни в коем случае нельзя прерывать собеседника на половине разговора – дайте ему возможность выразить мысль до конца. Произносить слова необходимо четко, а также следить за тоном речи и ее громкостью. Между вопросами следует соблюдать паузу, чтобы дать право собеседнику ответить.

Отрицательным эмоциям нельзя давать волю, поскольку это может обидеть делового партнера.

Не снимать трубку очень долго.
В начале разговора нельзя произносить слова: «говорите», «да», «привет». Если только это не ваш давний друг.
Вести одновременно несколько разговоров.
Оставлять телефон без внимания даже на несколько минут.
Использовать для заметок бумажные клочки, которые легко потом потерять.
Много раз передавать трубку коллегам.

Если вы разговариваете с акцентом, старайтесь произносить фразы максимально отчетливо. Ни в коем случае не зажимайте трубку рукой, чтобы прокомментировать разговор коллегам, поскольку собеседник может все услышать. Таким образом, вы попадете в неловкую ситуацию.

В случае, когда собеседник озвучивает вам жалобу, нельзя говорить ему, что эта ошибка не ваша, либо этот вопрос не в вашей компетенции. Подобный ответ сможет отрицательно отразиться на репутации организации и не окажет помощи в решении проблем. Если имеется ваша вина, обязательно принесите извинения и постарайтесь решить проблему максимально быстро.

Существуют некоторые фразы, которых следует избегать:

«Я не знаю».
«Мы не можем это решить».
«Вы должны».
«Я вернусь через секунду».

Эти ответы лучше заменить нейтральными, которые будут лояльнее и не испортят репутацию фирмы. Когда вы не в состоянии дать точный ответ, лучше скажите, что постараетесь уточнить информацию и перезвоните. Используйте такие фразы:

«Я уточню информацию и сразу вам перезвоню».
«Мы постараемся решить вопрос».

Соблюдая культуру делового общения по телефону, вы сможете зарекомендовать себя с лучшей стороны и подтвердите положительный имидж компании, в которой вы работаете.

Этикет общения по телефону

Контрольные вопросы

1. Что собой представляет вербальное речевое воздействие?

2. Назовите известные Вам элементы невербального этикета.

3. Дайте классификацию жестов.

4. Какое влияние на невербальный этикет оказывает этническая составляющая культуры человека?

5. Назовите языки общения и дайте им характеристику.

6. Что составляет культуру общения?

Телефонное общение
имеет большое преимущество, так как обеспечивает непрерывный двусторонний отмен информацией независимо от расстояния.

Структура делового телефонного разговора:

1. Взаимные представления (20 +
5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40 +
5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100 +
15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.

4.Заключительное слово(20 +
5 секунд).

1. Речь должна быть профессиональной. Обращения и выражения вроде «моя дорогая», «ага», «о, кей» и т.п. в деловых разговорах неуместны. Говорите «да» и «конечно».

2. Говорите прямо в трубку, внятно и четко.

3. Говорите энергично. Держите под рукой зеркало: перед тем, как ответить на звонок, улыбнитесь – тогда и в голосе будет звучать улыбка.

4. Внимательно слушайте собеседника.

5. Отвечайте так быстро, как только возможно.

6. Если набран неверный номер или вы услышали грубость, сдерживайтесь, будьте корректны.

7. Не обсуждайте проблему с эмоционально расстроенным человеком. Дайте ему успокоиться.

8. Если вас разъединили, перезванивает позвонивший.

9. Разговор заканчивает позвонивший, — исключая случай, когда он забалтывается сверх всех приличий.

10. Если вы находитесь в кабинете коллеги, и в это время ему звонят, извинитесь и выйдете. Если он предлагает вам остаться, постарайтесь не обращать внимания на говорящего и разговор.

11. Никогда не говорите по телефону с набитым ртом, не жуйте и не пейте.

Следующие советы касаются ситуаций, когда вы звоните:

· Если там, куда вы звоните, вас не знают, секретарь должен попросить вас представиться и поинтересоваться, по какому поводу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.

· грубым нарушением этикета и наглостью считается выдавать себя за друга человека, которому вы позвонили, с тем, чтобы вас быстрее с ним соединили.

· Если нужный вам человек отсутствует, не спрашивайте, где он находится.

· Не звоните без надобности по личным делам.

· Не звоните еще раз в тот же день, если вы оставили свои координаты.

· Очень грубое нарушение делового этикета – не перезванивать, когда вашего звонка ждут. Перезванивать необходимо при первой возможности и не позднее, чем в течение суток.

· Звоня по личному вопросу своему деловому партнеру, учитывайте время дня. Разговор должен быть предельно кратким.

· Деловым партнерам домой звоните только в случае крайней необходимости.

· Если вас попросили подождать и не отвечают в течение двух минут, повесьте трубку и перезвоните. Не теряйте при этом самообладания.

Когда на звонок отвечаете вы:

· Отвечайте быстро и называйте свое полное имя.

· Если кто-то из партнеров звонит вам домой, и трубку поднимает один из членов семьи, можно попросить последнего, чтобы вам перезвонили в офис.

Поскольку при разговоре по телефону визуальный контакт отсутствует, интонация, скорость речи, продолжительность пауз начинают играть решающую роль.

Заканчивая телефонный разговор
, необходимо убедиться, что вы правильно поняли информацию.

Первым заканчивает разговор:

· Женщина – в разговоре с мужчиной;

· старший – в разговоре с младшим;

· руководитель – в разговоре с подчиненным;

· при равных условиях – тот, кто звонил.

По окончании разговора несколько минут потратьте на анализ содержания и стиля разговора.
Найдите достоинства и недостатки разговора.

Помните, что основное правило этикета: разговаривай с людьми так, как хочешь, чтобы разговаривали с тобой.

Вениамин Левицкий (Магдебург)

Невозможно представить себе жизнь современного человека без телефона. Общение по телефону стало одной из необходимых потребностей, важной составляющей его личной и деловой жизни. Телефон обеспечивает непрерывный оперативный обмен информацией на любом расстоянии и в любое время, позволяет быстро решать деловые и личные вопросы.

Исследования показывают, что на деловые телефонные разговоры тратится в среднем до 25 % рабочего времени и в 90 % случаев телефон является основным рабочим «инструментом».

Деловой телефонный разговор
— это форма устного дистанционного делового диалога, осуществляемого при помощи технических средств. Одной из особенностей телефонных разговоров (за исключением разговора с получением видеоизображения) является неиспользование таких важных средств невербального общения, как жесты, поза, мимика, выражение лица, пространственное положение собеседников.

Поэтому для передачи нюансов разговора необходима активизация словесного выражения, особое внимание необходимо уделять голосовым и речевым характеристикам: тональности, тембру, интонации голоса, употреблению грамотных речевых формул.

Для повышения эффективности делового телефонного разговора на разных его фазах можно воспользоваться нижеследующими рекомендациями и приемами.

Подготовка к телефонному разговору

1. Набирайте телефонный номер собеседника только тогда, когда вам ясна цель предстоящего разговора.

2. Запишите предварительно основные вопросы, которые вы собираетесь задать вашему собеседнику.

3. Приготовьте необходимые документы, которые могут потребоваться в процессе разговора (справки, корреспонденция, обзоры, отчеты, акты и прочее).

4. Выберите оптимальное время для телефонного разговора, предварительно выяснив у делового партнера удобное для него время разговора и согласовав его заранее. Маловажные телефонные звонки, которые приходится делать в течение рабочего дня, осуществляйте тогда, когда они не нарушают ваш деловой ритм. Используйте по возможности для телефонных разговоров паузы между делами и совещаниями; наиболее благоприятное время для телефонных звонков — с 8:00 до 9:30; с 13:30 до 14:00 или после 16:30. Звонок вашему деловому партнеру на домашний телефон для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной. При этом, кому бы вы ни звонили, начальнику или подчиненному, не следует это делать после 22 часов, если для этого нет настоятельной необходимости или не было получено предварительное согласие на звонок.

5. При ведении деловых разговоров учитывайте особенности использования современных средств телефонной (электронной) связи: радиотелефона, пейджера, мобильного телефона, программы Skype
. Обратите внимание на информационную безопасность: ценная и доверительная информация может стать достоянием не только хакеров, но и конкурентов; учитывайте риск потери конфиденциальных данных.

Правила ведения телефонного разговора

Если звоните вы,
соблюдайте следующие правила ведения телефонного разговора:

1. В начале телефонного разговора представьтесь и сообщите его цель и только затем переходите к сути разговора.

2. Попытайтесь представить вашего абонента сидящим напротив вас и беседующим с вами, используйте при этом язык, который удобно использовать при живом общении.

3. Выдерживайте деликатный стиль переговоров, будьте вежливы, корректны, уважительны и доброжелательны, не проявляйте отрицательных эмоций, даже если в разговоре не всё вам нравится.

4. Изъясняйтесь четко и ясно, учитывайте, что телефон усугубляет недостатки речи — быстрое или медленное произношение слов затрудняет восприятие. Так, в странах индоевропейских языков говорят со скоростью от 200 до 500 слогов в минуту, скорость ниже или выше этих значений определяется соответственно как «крайне медленная» или «крайне быстрая». Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, имена собственные, фамилии, интернет-адреса и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно во избежании ошибок произносить по слогам или даже по буквам;

5. Будьте кратки — как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% времени занимают повторения слов и фраз, ненужные паузы, лишние слова. 6. Не прерывайте разговор, если по другому аппарату поступает важный для вас телефонный звонок. В случае крайней необходимости попросите разрешения прервать разговор и заверьте партнера, что перезвоните ему через 10 мин.

6. Во время телефонного разговора избегайте «параллельных разговоров» с вашими сотрудниками.

7. Спрашивайте согласия вашего собеседника, если вы хотите записать разговор на диктофон, подключить параллельный аппарат или включить громкую связь для того, чтобы разговор могли слушать лица, находящиеся в комнате.

8. В конце разговора кратко подведите итоги, уточните, правильно ли вас понял собеседник, перечислите меры, которые надо принять по обсуждаемому вопросу (кто именно, когда и что должен сделать).

9. При необходимости пообещайте дать собеседнику краткое письменное подтверждение состоявшегося телефонного разговора, копию диктофонной записи и т.п.

10. Во время разговора запишите такие важные подробности, как имена, цифры и другую важную информацию, с которой потом смогут ознакомиться ваши коллеги.

11. Следите (особенно при междугородних и международных разговорах) за продолжительностью разговора, учитывайте его стоимость, используйте для этих целей электронный счетчик-гебюр.

12. Завершайте разговор, как только будет достигнута его цель. В конце разговора обязательно произнесите этикетные фразы: извинение, слова благодарности, заверения. Завершение разговора, как и его начало, оставляют наиболее яркое впечатление.

Если звонят вам,
соблюдайте следующие правила:

1. Кому снимать трубку? Секретарю (если он есть) или вам.

2. Когда снимать трубку? После первого звонка, но не позже четвертого.

3. Первые слова: Не «Алло», «Да» или «Слушаю», а «Фирма…» «Отдел…», «Управление…» или «Директор», затем можно назвать свою фамилию.

4. Кому отдать предпочтение: телефонному звонку или человеку, с которым ведется беседа в кабинете? Всё зависит от ситуации: если беседа заканчивается, попросите абонента подождать; если беседа продлится еще 10 — 15 минут, попросить абонента перезвонить через определенное время;

5. Вы ведёте продолжительную беседу или у вас много посетителей. В этом случае запишите номер телефона и перезвоните после того, как освободитесь.

6. Кто перезванивает в случае прерывания разговора? Тот, кто звонил.

7. Как говорить на деликатную тему в присутствии людей в кабинете? Не говорите вообще. Найдите возможность поговорить позднее, когда будете один.

8. Какова оптимальная продолжительность делового разговора по телефону? Не более 3-х минут: взаимное представление — 20 секунд, плюс-минус 5 секунд; введение собеседника в курс дела — 40 секунд, плюс-минус 5 секунд; обсуждение сути дела — 100 секунд, плюс-минус 5 секунд; заключение — 20 секунд, плюс-минус 5 секунд.

9. Кто должен первым закончить разговор? Тот, кто позвонил.

После телефонного разговора

После завершения телефонного разговора необходимо сделать запись всех его важных моментов. Таким образом вы сможете зафиксировать полученную важную информацию для последующей работы. Запишите кто звонил, когда звонил, краткое содержание разговора, достигнутые договоренности.

Надеюсь, что изложенные рекомендации и приемы ведения деловых телефонных разговоров помогут вам успешно решать деловые вопросы по телефону, а в заключение хочу привести слова французского писателя-философа XVII века Франсуа де Ларошфуко:

«…Истинное красноречие состоит в том, чтобы сказать всё, что нужно, но не более того…».

15 правил ведения телефонных переговоров

Главное в начале разговора создать доверительные отношения, а затем провести беседу в соответствии с той целью, ради которой вы звоните.

Для этого соблюдайте следующие правила общения по телефону.

Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ.

Перед началом разговора хорошо продумайте:

удобное время для звонка и его длительность;

четко определите цель своего звонка;

составьте план ведения разговора.

Продумайте ответы на следующие вопросы:

Что вы собираетесь рассказать о себе и компании, в которой работаете?

Какие вопросы вы собираетесь задать собеседнику, чтобы выяснить его потребности и создать необходимую мотивацию для дальнейшей встречи?

Какие могут быть возражения, и ваши возможные ответы?

Как вы собираетесь завершить разговор и договориться о встрече?

Правило 2. СНИМАЙТЕ ТРУБКУ НА 3-ИЙ СИГНАЛ (в том случае, если вам звонят).

Правило 3. РАЗГОВАРИВАЯ ПО ТЕЛЕФОНУ, ОБЯЗАТЕЛЬНО УЛЫБАЙТЕСЬ.

Правило 4. ПРИВЕТСТВУЙТЕ СОБЕСЕДНИКА.

Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.

Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.

Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.

Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите, а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).

Если вы забыли имя того, с кем в прошлый раз говорили, лучше спросите «Не могли бы вы напомнить мне ваше имя?»

Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.

Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.

Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.

Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ

Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧИ.

Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.

Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные. Не забывайте, что заканчивает разговор позвонивший. Помните, что разговором вы закладываете фундамент вашей личной встречи, поэтому доброжелательность превыше всего.

Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.

Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА.

Правила телефонного разговора

ФГБОУ ВПО

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

РЕФЕРАТ

Тема: Правила телефонного разговора

Выполнила: студентка

ГР.4106

Дубинина А.И.

№ Э-04212

Новосибирск 2012

Оглавление

Введение

1. Правила телефонного разговора, когда звонят вам

2. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы

3. Специфика жанра телефонного делового разговора

Заключение

Собственное видение проблемы

Список литературы

Введение

Телефонные переговоры — одна из важных составляющих бизнеса. Телефон все еще не утратил своей значимости при ведении дел: по нему назначают встречи, проводят презентации товаров и услуг, решают спорные вопросы, поддерживают взаимодействие с существующими клиентами и находят новых. Поэтому от того, как сотрудниками компании ведутся переговоры по телефону, зачастую зависит объем продаж компании и даже ее репутация. Применение телефона в продажах также чрезвычайно широко распространено. Общеизвестные правила телефонных переговоров — вежливость, информативность, лаконичность — применимы и при ведении обычного разговора по телефону, и при общении с партнерами или клиентами компании. Ведение деловых переговоров имеет свою специфику, поэтому правила телефонных переговоров в бизнесе дополняются специальными приемами и методами ведения диалога. Здесь недостаточно ограничиваться правилами этикета: при ведении переговоров необходимо четко формулировать мысли, и в совершенстве владеть приемами повышения эффективности продаж.

Правила телефонных переговоров с клиентами и партнерами при входящих звонках и исходящих звонках имеют свои особенности.

Особенность переговоров по телефону определяется тем, что межличностная коммуникация лишена источников невербальной информации о партнере как при встрече «лицом к лицу».

Необходимо помнить, что в речевой коммуникации пути информации распределяются следующим образом: 7 процентов — непосредственно через слово, 38 процентов — посредством интонации и голоса и 55 процентов — через выражение лица, мимики, жестов, улыбка, язык тела.

Таким образом, более половины информации о собеседнике во время телефонного разговора мы не получаем. Основная информационная нагрузка ложится на голос, интонацию, тембр, модуляции. Именно они определяют и делают запоминающимся ваш личный имидж во время разговора по телефону.

Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. У секретаря руководителя организация его встреч и ведение телефонных переговоров часто являются главными задачами и занимают большую часть его рабочего времени. Поэтому секретарь, также как и каждый работник управленческого аппарата, должен владеть культурой телефонных переговоров.

Таким образом, все вышесказанное позволяет заключить, что знание телефонного этикета и рациональных правил ведения телефонных разговоров необходимо каждому цивилизованному человеку.

1. Правила телефонного разговора, когда звонят вам

Целесообразно снимать трубку при любом звонке можно, конечно, этого и не делать, если вы способны работать под телефонные трели. Но при этом нужно иметь в виду, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще: накапливается число не обслуженных вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и четвертый раз. В конце концов вам придется трудиться под почти непрерывный звон. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию. Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику «Извините», снять трубку.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам нужно повышать голос. Вывод о том, что если вы плохо слышите собеседника, то и он плохо слышит вас, и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, осведомившись при этом, как он слышит вас.

Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, — это «да», «алло», «слушаю». Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто их произносит. Отзывы «да», «алло», «слушаю» можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными.

По внешнему телефону обычно называют не свою фамилию, а фирму, организацию или подразделение.

По внутреннему же телефону называют подразделение и фамилию. Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим форму (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали). При частых звонках или при спешке обычно называют фамилию с добавлением слова «слушаю» («Иванов слушает») или указывают только название учреждения или его отдела: «бухгалтерия», «первый отдел». Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда он попал.

Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять — в который раз — просят отсутствующего на месте коллегу. Сделав недовольное лицо, вы резко отвечаете: «Его нет!» и тут же кладете трубку. Но давайте задумаемся — не сами ли вы ответом провоцируете повторные звонки? Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок отсутствующему сотруднику, как бы он вас ни раздражал. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно таким: «Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?». Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: «Сейчас» или «Одну минуту», после чего пригласите сослуживца к аппарату.

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией через третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу («Откуда вы звоните?», «Ваша фамилия и номер вашего телефона?» и т. п.). Ниже приводится краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон.

Таблица 1

Не следует:Следует:1. Долго не поднимать трубку.1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона.2. Говорить: «Привет», «Да» и «Говорите», когда начинаете разговор.2. Говорить: «Доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел.3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»3. Спрашивать: «Чем я могу вам помочь?»4. Вести две беседы сразу.4. Концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать.5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.5. Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей.6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров.7. Передавать трубку по многу раз.7. Записать номер звонящего и перезвонить ему.8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».8. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа «С кем я разговариваю?» или «Что вам нужно?» Надо следить за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам — клиент может услышать.

Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь», «Наши товары никогда не выходят из строя» и т.д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей фирмы и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку. Запомните: когда проблема окончательно решена, клиент, как правило, чувствует себя вашим должником. А это можно использовать в дальнейшем для деловых контактов и расширения бизнеса.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся.

. «Я не знаю». Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей фирме столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать — именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: «Хороший вопрос… Разрешите, я уточню это для вас».

. «Мы не сможем этого сделать». Если это действительно так, ваш потенциальный клиент обратится к кому-то еще, и весьма вероятно, что его новый разговор сложится более удачно. Вместо отказа «с порога» предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезным, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

. «Вы должны…». Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: «Для вас имеет смысл…» или «Лучше всего было бы…».

. «Подождите секунду, я скоро вернусь». Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за секунду? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: «Для того чтобы найти нужную информацию, мне потребуется две-три минуты. Можете подождать?». 5. «Нет», произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, как избавиться от «отрицательного уклонения», не существует. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать. Например, для отказа клиенту, требующему денежного возмещения за некачественный товар, подходит объяснение типа: «Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы заменить вашу покупку».

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с теорией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенности собственной работой — с вежливыми людьми приятно разговаривать.

Проверить же, как сотрудники вашей фирмы усвоили уроки телефонного этикета, очень просто — достаточно позвонить в офис и представиться клиентом.

Очень ценно для фирмы, когда профессиональный опыт работников сочетается с умением устанавливать человеческие контакты. Если отношения с клиентом хорошие и ему приятно иметь дело с вашей фирмой, можно считать, что сделка совершена. В фирму звонит большое количество потенциальных клиентов или партнеров, и от манеры ведения беседы во многом зависит, будет ли заключена сделка. Если звонивший, не представившись, сразу начинает с объяснений того, что ему нужно, вежливо поинтересуйтесь его именем, названием и телефоном фирмы и лишь затем продолжайте беседу. Постарайтесь не принимать заказов, не сообщать информацию непредставившимся собеседникам. Вы можете, например, не понять, что говорите с крупным покупателем, который имеет право на скидку, и предложите ему твердую цену без скидок, потеряв таким образом выгодный заказ.

Некоторые покупатели очень точно определяют свои требования: тип, цвет, условия поставки товара и т.д. Другим необходимо в этом смысле помочь. Очень часто приходится «вытягивать» из клиента дополнительную информацию. Для этого используйте вопросы, начинающиеся с «что», «когда», «где», «кто», «как», но избегайте «почему», так как оно содержит оттенок недоверия.

Уяснив требования клиента, вы начинаете убеждать его в преимуществах вашего изделия. Если клиент позвонил специально, чтобы сделать заказ, ваши аргументы должны быть нацелены на увеличение объема закупки, расширение ассортимента товара или сбыта сопутствующих изделий. Если клиент интересуется лишь предварительной информацией, ваша задача — убедить его начать дело с пробной закупки.

Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону — это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма — это письменная фиксация монолога, регламентированная по времени.

Обязательными реквизитами телефонограмм являются наименование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефона, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об», например: «Об изменении времени заседания редколлегии», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т. е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями. Как правило, текст телефонограммы излагается от первого лица (например: «Напоминаем…», «Сообщаем…», «Попрошу выслать…»).

Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их передачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомендуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:

Телефонограмма

АдресантАдресат

НаименованиеНаименование

№…дата…№…дата…

Время передачиВремя передачи

…час…мин.…час…мин.

Передал(а)Принял(а)

Заголовок телефонограммы

(Подпись)

. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы

Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Перед каждым звонком желательно ответить себе на три вопроса:

) имеется ли однозначная потребность звонить?

) обязательно ли знать ответ партнера?

) нельзя ли поговорить с партнером при личной встрече?

Набирая номер абонента, прежде всего следует уяснить себе, с какой целью вы собираетесь звонить:

) хочу ли я просто поддержать контакт и обменяться мнением с коллегой?

) хочу ли я кое-что вспомнить или установить новую связь?

) хочу ли я получить информацию или передать ее?

) хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?

) хочу ли я убедить партнера в своих намерениях и поближе познакомить со своими проектами?

Если же дело несрочное, возникает альтернатива — либо звонить сразу, либо определить наилучшее время для звонка и отложить телефонный разговор до этого момента.

Оптимальное время для телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым:

а) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет удобнее для абонента;

б) когда к нему проще дозвониться;

в) когда вам будет удобнее позвонить.

Но при этом полезно иметь в виду, что надо стараться не отвлекать людей звонками в первой половине рабочего дня, когда они, сосредоточившись, могут с наибольшим успехом решать свои задачи. Не следует сбивать их с рабочего ритма. Наиболее благоприятное для телефонных звонков время — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30.

В другие часы длительность решения вопроса по телефону почти удваивается. Кроме того, ваш партнер может немедленно взять трубку примерно в 50% случаев. Но позвонить предварительно, только для того, чтобы условиться о времени предстоящих переговоров, допустимо и в первой половине рабочего дня. Предупреждать о своем звонке желательно заблаговременно. Ваш партнер будет ждать вашего звонка, если вы точно укажете час. Этим вы сэкономите его и свое время и ускорите решение проблемы. Набирать номер следует тщательно, без спешки. Уметь звонить — это понятие, включающее не только умение набрать номер и вести разговор, но и умение «пробиться» по телефону к нужному абоненту.

Самый простой способ дозвониться — это набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз. Ничего лучше этого способа предложить нельзя, если вы пытаетесь решить по телефону дело, которое является для вас очень важным. Получила распространение «народная мудрость»: перед набором последней цифры рекомендуется сделать длительную выдержку. Предполагается, что во время этой выдержки предыдущий разговор завершится, а никто другой пробиться по этому номеру не может, поскольку вы держите телефонную линию занятой (что неверно).

В последнее время появились телефонные аппараты с функцией автоматического «дозвона» до абонента, что позволяет частично снять эту проблему. Когда вас соединят, не следует уточнять, кто у телефона. Надо назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Если вы звоните в фирму после долгого перерыва, желательно после фамилии назвать свои имя и отчество, чтобы не поставить того, кому вы звоните, в неловкое положение, заставив его мучительно вспоминать, как вас зовут, или спешно листать записную книжку, пытаясь отыскать вашу фамилию. Даже если вы звоните человеку, который вас знает, не следует рассчитывать на то, что каждый ваш знакомый хорошо помнит, как вас зовут. Разговор обычно начинается словами: «Вам звонит…», «К вам обращается…», «Вас беспокоит…» и т. п. Когда взявший трубку не назвал ни себя, ни свое учреждение, тогда начало разговора можно построить по такой схеме: «Это фирма «Кристалл?» …Это Васильев (после получения утвердительного ответа).

Здравствуйте (после ответа: «Здравствуйте») …попросите Сабитова». Если вас спросят, откуда вы, отвечайте четко. На вопрос о предмете вашего разговора постарайтесь только обозначить примерную тему. Избегайте обсуждения своего дела и не заводите разговора по существу, как бы вежливо с вами ни разговаривали, какую бы помощь вам ни обещали. Разговаривайте только с тем, кто принимает решения.

Очень важно начать разговор без напряжения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента. Даже если он говорит, что уже договорился с другой фирмой, ему все равно требуются какие-то услуги. Если вы можете их предоставить, у вас есть шанс сделать предложение.

Здесь вы должны перейти к следующему этапу беседы — убеждению. Расскажите о своей фирме и ее услугах. Надо убедить клиента в том, что вы выполните услуги в строгом соответствии с требованиями. Расскажите о выгодах от работы с вами.

По окончании деловой части разговора не пускайтесь с чувством облегчения в обсуждение политических или бытовых новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и соответствующее настроение. Сначала справьтесь, расположен ли вести подобный разговор ваш собеседник, может быть, у него как раз нет для этого ни времени, ни желания.

Во время разговора говорите прямо в трубку, произносите слова четко, выясните, с тем ли человеком вы говорили, который вам нужен. Желательно спросить у собеседника на другом конце провода, есть ли у него время для разговора или лучше перезвонить попозже. При разговоре по телефону, следует иметь в виду, что вы лишаетесь одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато усиливается значение таких элементов невербальной речи, как момент, выбранный для паузы и ее продолжительность, молчание, усиление или ослабление шумового фона, интонация, выражающая согласие или несогласие.

Поэтому обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком настроении он находится. Так, очень много значит, как быстро он снимает трубку. Это позволяет более или менее точно судить о том, насколько он занят, как близко от него стоит аппарат, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.

Разговаривая с собеседником, внимательно слушайте и не прерывайте его. Не возражайте «в лоб», если желаете добиться благоприятного исхода беседы. Говорите спокойным голосом и постарайтесь придать ему приятную интонацию. Чаще улыбайтесь, собеседник этого не видит, но чувствует. Избегайте монотонности, меняйте темп и интонацию разговора. Не говорите слишком быстро или медленно, попробуйте «подстроиться» под темп собеседника. Если он не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте свою мысль теми же словами, найдите новые.

По личному телефону люди часто говорят очень долго. Деловой разговор требует краткости, поскольку от длительных разговоров по служебному телефону обычно страдают интересы дела. Поэтому по служебному телефону надо говорить, не отнимая много времени у себя и вашего собеседника. Обычная норма продолжительности такого разговора — 3 минуты. Опыт людей с высокой культурой телефонного общения говорит, что 20 секунд хватает на установление контакта, 40 секунд вполне достаточно, чтобы сформулировать проблему. За 100 секунд эту проблему можно серьезно обсудить. Поблагодарить собеседника и корректно выйти из разговора возможно за 20 секунд. Итого 180 секунд, или ровно 3 минуты. Естественно, такая экономия возможна, если инициатор разговора предварительно подумает, о чем он будет говорить. Очень полезно на листе бумаги предварительно наметить, какие вопросы будут поставлены на обсуждение, какие аргументы будут привлечены, какие предложения целесообразны.

При длительном телефонном разговоре может возникнуть напряжение в общении. Чтобы вовремя заметить, когда начинает возникать пресыщение беседой, нужно знать, какие признаки его характеризуют. К таким признакам относятся возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, обидчивость и раздражительность. Проявление этих признаков зависит от характера собеседника, его настроения и других факторов. Поэтому нельзя согласиться с утверждением некоторых специалистов по деловому общению, что телефонный разговор не должен длиться более десяти минут. Здесь однозначного совета дать нельзя.

Для одного собеседника, находящегося в спокойной обстановке, это время может составлять не один десяток минут. Другой собеседник, чем-либо взволнованный или отвлеченный звонком от важного дела, почувствует нарастание раздражения уже через одну-две минуты. Поэтому, если вы заметите признаки раздражения у себя или своего партнера, надо поскорее заканчивать разговор. Следует постоянно помнить, что деловой разговор по телефону — это не подробный обмен мнениями, а обмен информацией оперативного значения с целью достижения определенного результата, а также выяснение позиции другой стороны по конкретному вопросу. Искусство ведения телефонного делового разговора заключается в том, чтобы в минимально возможный срок сообщить все, что нужно, и получить необходимую информацию.

Многие телефонные разговоры часто длятся очень долго потому, что оба партнера имеют трудности с их завершением. Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески «закруглять» разговор. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все понял. После разговора следует уяснить, все ли нужное было сказано, и не стоит ли кому-либо передать полученные сведения. Желательно точно записать итог разговора, а также то, что вы обещали сделать.

. Специфика жанра телефонного делового разговора

Специфика определяется прежде всего фактором дистантности общения. Собеседники (абоненты) не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного общения столь же значима, насколько значимо и содержание речи. Во время общения по телефону мы слышим интонацию угрозы, раздражения, нерешительности, сочувствия, участия, заинтересованности. Даже односложные реактивные реплики «угу», «да-да» могут быть произнесены по-разному. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Как мы уже говорили, начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику.

Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

Все сказанное делает очевидной следующую рекомендацию: при подготовке и особенно в развитии служебного телефонного разговора следите за интонацией и постарайтесь снять все нежелательные голосовые факторы (пыхтение, запинки, фырканье, сопение, прищелкивание языком и т.п.).

Язык междугородного телефонного общения напоминает телеграфный стиль. Произносится только то, что необходимо для понимания вопроса, принятия информации:

(фрагмент телефонного разговора)

А. — Хотелось бы выяснить взаимные претензии.

Б. — Хорошо / сейчас возьму документы (пауза) / /Давайте.

А. — В январе мы поставляли две цистерны бензина за полученные трансформаторы.

Б. — Есть.

А. — Камаз.

Б. — Есть.

А. — В феврале — одна цистерна в адрес завода.

Б. — Есть.

А. — Две — в Чалм-Озеро // Счет выставляли Брянску.

Б. — Так.

А теперь, что о понятии «нетелефонный разговор» оказывается более корректным, опирающимся на практику решения вопросов в процессе делового общения. Когда мы набираем номер какой-либо организации, мы должны себе отдавать отчет в том, что, будучи инициатором телефонного разговора, мы покушаемся на чужое служебное время. Поэтому если это звонок несанкционированный, необходимо выяснить, есть ли у абонента время для обсуждения того или иного вопроса. Если же нет, попросить перенести разговор на другое время.

Санкционированным будет звонок по так называемому контактному телефону фирмы, по номеру, который специально выделен для решения различных оперативных вопросов. Санкционированным будет звонок, время которого оговорено заранее. Например:

А. — Алло.

Б. — Добрый день, будьте добры Александра Игнатьевича Корешонкова.

А. — Я слушаю.

Б. — Простите, я вас не узнал. Это Буров вас беспокоит.

А. — Здравствуйте. Я как раз жду вашего звонка.

Б.- Я обещал позвонить в три, а сейчас уже начало четвертого.

А. — Ничего страшного. Я как раз подготовил материалы…

В целях экономии времени представление во время телефонного диалога происходит не так, как при личной встрече. Сначала называется фирма, затем должность и фамилия звонящего:

А. — Фирма «Информцентр», здравствуйте.

Б. — Добрый день.

А. — Отдел связей с общественностью. Мы вам делали предложение в отношении рекламной поддержки презентации нашей организации.

Естественно, что при жестком лимите времени выработались устойчивые речевые формулы, закрепленные за той или иной ситуацией и облегчающие выбор словесной формы передачи информации. Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используются следующие фразы:

Таблица 2

Мне нужно (необходимо)проинформировать вас… поставить в известность… обсудить с вами вот что…Я должен (должна)сообщить вам… объяснить вам…Вы не могли бы меняпроконсультировать…?Я звоню вот по какому делу… У меня вот какой вопрос…Я вам звонюпо просьбе… по рекомендации…Меня просилис вами связаться по вопросу…

В отсутствие визуального контакта реактивные реплики должны быть более энергичными. Трубка не должна «молчать»: для говорящего это означает, что его не слушают или слушают невнимательно. Реактивные реплики типа «Да-да», «Хорошо», «Понятно», «Так-так» сопровождают сообщение, при необходимости их можно развернуть в полноструктурные ответы.

А. — Алло // Здравствуйте, Галина Владимировна.

Б. — Алло / слушаю вас / Брянск.

А. — Как погода?

Б. — Прекрасно// А у вас?

А. — Хорошо // Бухгалтерия беспокоит по вопросу дебиторских задолженностей / поэтому хотелось бы выяснить взаимные претензии.

При переходе ко второй, а затем к третьей части (обсуждение ситуации) говорящими часто используются приемы перефразирования и авторизации информации. В ходе разговора перефразирование может (и должно быть при плохой слышимости) использовано для уточнения полученной от собеседника информации. Такое уточнение вводится при помощи реплик типа:

Таблица 3

Перефразирование- Как я вас понял… — Как я понимаю, вы утверждаете… — Другими словами, вы считаете…. — Если я вас правильно понял, вы говорите…Авторизация-По моим предположениям… — По нашим сведениям… — По данным статуправления… — По имеющимся у нас данным… — Как нам стало известно из авторитетных источников…

Иногда из-за плохой слышимости, большого объема информации, которую трудно воспринять на слух, абоненты используют реплики корректирующего характера:

Вы не могли бы повторить…

Простите, я не расслышал…

Вы меня слышите?

Вы поняли мое сообщение?

Вы меня не так поняли…

не совсем верно поняли…

неправильно поняли…

Стремление перехватить инициативу, направлять разговор реализуется в регулирующих репликах:

Одну минуточку, мне бы хотелось уточнить…

Простите, у меня есть свои соображения по этому поводу…

Извините, я закончу свою мысль…

Мне бы хотелось только уточнить одну деталь…

Эти реплики должны следовать за реактивными репликами или начинаться со слова «простите» («извините»). В условиях лимита времени вторжение в чужую речь допустимо!

Во время делового телефонного разговора соперничество ощущается подчас очень остро, оно выражается в перебивах, в стремлении говорить все громче и громче (подчас неосознанном), в закидывании абонента вопросами. При этом забывается цель звонка — договориться по какому-либо вопросу, т.е. получить согласие собеседника.

Очень существенным с точки зрения реализации речевого замысла является результирующий этап. Перед словами прощания в деловой беседе (в отличие от обиходно-бытового общения) мы должны произнести заключительные фразы, значение которых очень велико. Они завершают тему разговора, содержат благодарность за телефонный звонок, пожелания, поздравлении:

Таблица 4 Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта

ВызывающийПринимающий- Кажется, все обсудили (обговорили). — Вот, пожалуй, и все. — Вот и все. — Договорились? — Обо всем договорились? — Вы удовлетворены? — Что-нибудь еще? — Больше никаких уточнений и дополнений не будет? — Вы что-то еще хотите сказать? — Все? — У вас все ко мне? — Вы закончили? — По этому вопросу, кажется, все? — Еще что-нибудь? — Да, пожалуй. -Да-да, конечно! — Кажется, ничего. — Нет. — Нет, что вы!

Этикетные фразы, сопровождающие завершение телефонного разговора, должны использоваться адекватно ситуации. Благодарят за информацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в выставке.

Благодарю вас за приглашение и с удовольствием его принимаю.

Очень признателен вам за помощь.

Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за долгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время:

Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день.

Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое количество вопросов)…

Извините за то, что отрываю вас от дел…

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела. Формулы прощания в русском языке, как и формулы приветствия, насчитывают не один десяток выражений и слов. В сфере делового общения наиболее употребительны следующие:

Таблица 5

ВызывающийПринимающийДо завтра. До встречи. Жду Вашего звонка. Всего Вам доброго.До свидания. Всего доброго. Всего хорошего. — Обязательно позвоню.

Пример делового телефонного разговора

А. — Алло. «Интерконгресс».

Б. — Здравствуйте. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

А. — Добрый день. Слушаю вас.

Б. — Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать-сто сорок человек?

А. — Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зал на сто пятьдесят мест.

Б. — Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

А.- В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их количество.

Б. — Как отправить вам заявку?

А. — Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо. В нем вы и укажите все виды услуг и их стоимость.

Б. — Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу?

А. — Да.

Б. — И через сколько дней вы его получите?

А. — Письмо идет обычно два-три дня.

Б. — Это довольно долго.

А. — Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.

Б. — Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информацию.

А. — Пожалуйста. Всего доброго.

телефонный звонок деловой беседа

Заключение

Телефонный переговоры можно рассматривать как специфический случай проведения деловой беседы. Исходя из всего выше сказанного, можно сделать два вывода. Во-первых, правила подготовки и проведения деловой беседы во многом сохраняют свою значимость при ведении телефонных переговоров. Во-вторых, телефонный разговор обладает целым рядом отличительных особенностей по сравнению с очной беседой.

Собственное видение проблемы

С того момента, как телефон ворвался в жизнь человека, всё поменялось. Люди стали меньше общаться лично и больше на расстоянии. Все важные вопросы, проблемы и многое другое человек может обсудить на большом расстоянии от собеседника. Конечно же это огромный плюс ,человеку теперь не нужно отправляться в долгосрочные командировки, т.к теперь у него есть телефон. Но есть и минус в общении по телефону, человек становится более замкнутым. Если по телефону он может сказать всё что угодно, т.к. он не видит как на него смотрит партнер, он не видит его выражения лица и он не может понять всё ли он правильно делает. А если человек беседует с другим человеком на прямую, то он уже понимает, соглашается с ним собеседник или нет, можно ли иметь с ним дело дальше ил всё таки найти другую компанию и сотрудничать с ней.

Но сейчас уже ничего с этим не поделаешь. Человек на столько привык к телефону, что если у человека отнять телефон на некоторое время, он себя будет чувствовать некомфортно, как «без рук».

Список литературы

1. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. «Этика деловых отношений»: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова-М:Инфра-М,2002-368 с.

. Колтунова М.В. «Нормы. Риторика. Этика»: Учебное пособие. — М 2000. — 152 с

. Кузин Ф.А. «Культура делового общения»: Практическое пособие.-6-е изд., перераб. и доп.-М.:Ось-89,2002-320 с.

Группа компаний ИНФРА-М

1. Аппс Дж. Чтобы слушали и слышали! Влияние вашего голоса. — СПб.: Питер, 2012.

2. Баженова Е. Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе. — М.: АСТ, 2009.

3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. — М.: ИНФРА-М, 2000.

4. Измайлова М.А. Деловое общение. — М.: Издат.-торг. корпорация «Дашков и Ко», 2009.

5. Ксенчук Е.В., Киянова М.К. Технология успеха. — М.: Дело ЛТД, 1993.

6. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. — М.: Экономика, 2000.

7. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

8. Суховершина Ю.В., Тихомирова Е.П., Скромная Ю.Е. Тренинг делового (профессионального) общения. — М.: Трикста, 2006.

9. 30 главных правил делового этикета / Авт.-сост. Т.И. Ревяко. — М.: АСТ; Мн.: Харвест, 2005.

10. Carnegie D. How to win friends & influence people. — NY.: Simon and Schuster, 1985.

11. Mehrabian A. Silent Messages. — Wadsworth Publishing Company, Inc., Belmont, California, 1971.

Этика делового телефонного разговора

Деловое общение по телефону значительно сокращает затраты времени на решение текущих вопросов, позволяет экономить не только время, но и деньги на деловые поездки в другой город или страну. Невозможно представить себе сегодня деловую жизнь без телефона.

Современные возможности телефонной связи, использующие новейшие технологии (сотовые телефоны и др.), только увеличивают значимость телефона в деловой жизни.

Однако, хотя человек говорит по телефону уже более ста лет, до сих пор не каждый умеет правильно использовать это коммуникационное средство. Поэтому во всем мире распространены учебные, методические, справочные пособия, обучающие правильной манере вести телефонный разговор.

Администрации многих фирм не только снабжают своих сотрудников подобными справочниками, но и организуют курсы обучения телефонному разговору, различные виды проверок, которые позволяют выявить и устранить типичные и нетипичные ошибки в ведении телефонных разговоров.

Приведем важные основные практические рекомендации, носящие в основном этический характер.

1. Сотрудник должен снять трубку после первого или второго звонка телефона, так как большее число звонков создает у звонящего впечатление, что организация не очень заинтересована в клиентах (покупателях) или что сотрудники данной организации не отличаются служебным рвением и поэтому не стоит иметь дела с этой организацией.

2. Сотрудник, взявший трубку, должен поприветствовать звонящего в любой приемлемой форме: «Добрый день (утро, вечер)», «Здравствуйте». Затем сотрудник называет фирму и свою фамилию. В том случае, если организация достаточно большая, приня то называть не фирму, а отдел, например «бухгалтерия», «рекламный отдел» и т.п. Высшее руководство фирмы, в том случае, если звонок минует секретаря, обычно называет только свою фамилию.

3. Нельзя при ответе на любой вопрос говорить категорично «нет». Например, на вопрос: «Если у вас такая форма торговли, как продажа в кредит?» — нельзя ответить «нет», хотя это полностью соответствует действительности. Следует сказать: «Хотя мы в кредит не продаем, но я могу Вам предложить другие удобные для покупателя формы продажи наших товаров, например …».

4. Если звонящий спрашивает сотрудника, которого в данный момент нет, нельзя отвечать: «Его нет» — и класть трубку. Надо ответить: «Этого сотрудника сейчас нет, но он будет позже (например, после 15 ч или с 10 августа, когда выйдет из отпуска, и т.п.)».

«Этого сотрудника сейчас нет, но не могу ли я быть Вам чем-либо полезен?

«Этого сотрудника сейчас нет, но если Вы согласны подождать минуту, я уточню, когда он будет».

То есть информация о том, что данный сотрудник отсутствует недостаточна, необходимо дать более полный ответ.

5. Если звонок прозвенел в обеденное время, следует сказать «У нас обед» (лучше — «обеденный перерыв»), поэтому прошу Вас перезвонить после … часов». Некоторые фирмы (например, Сбербанк РФ) рекомендуют своим сотрудникам полный исчерпывающий ответ по телефону даже во время перерыва в том случае, если звонит пожилой человек, так как подобное поведение соответствует принципам этичности и гуманности.

6. Нельзя в ответ на звонок говорить: «Пожалуйста, перезвоните», — без объяснения причин такой просьбы.

7. Не стоит употреблять такие выражения, как

«Говорите», «Привет», «Пока», «Идет», «Ладненько», и т.п.!

8. В том случае, если сотрудник разговаривает по телефону и есть необходимость взять трубку другого звонящего телефона, сотрудник должен извиниться перед тем, с кем он разговаривает в настоящий момент, взять трубку второго телефона, извинившись, спросить, может ли звонящий подождать, пока сотрудник закончит разговор по первому телефону; получив согласие на ожидание, надо вернуться к первому телефону, завершить разговор и затем снова перейти ко второму телефону и дать необходимую информацию.

В случае если второй человек на ожидание не согласен, а другому сотруднику перепоручить разговор нет возможности, надо попросить его позвонить позже, причем обязательно указать удобное время.

9. Полезно в разговоре употреблять следующие фразы: «Чем я могу вам помочь (быть полезен)?» Если разговор затягивается,имеет смысл спросить (и, может быть, не один раз): «Есть ли у Вас время продолжать разговор?»

10. Если у сотрудника нет времени продолжать слишком затянувшийся разговор, а намек на это (см. п. 9) не возымел результата, следует сказать: «Извините, я не имею, к сожалению, возможности продолжить разговор, поскольку он оказался слишком длительным, не могли бы мы с Вами договориться, когда мы сможем еще раз вернуться к этому вопросу?».

11. Следует чаще употреблять сослагательное наклонение глагола (в отрицательной форме), так как это смягчает общий тонразговора:

• «Не могу ли я быть чем-либо Вам полезен?»

• «Не могли бы мы остановиться на этом варианте решения?»

• «Не могли бы Вы перезвонить завтра, лучше в первой половине дня ?» И т.п.

Особенно важно овладеть техникой телефонного разговора тем сотрудникам, которые занимаются только телефонными разговорами с потенциальными клиентами (обычно это многоканальный телефон). Некоторые фирмы ставят перед своими сотрудниками задачу — с первых же фраз установить доверительный телефонный контакт со звонящим (в котором следует видеть потенциального клиента) и добиться того, чтобы он превратился в реального клиента фирмы. В связи с этим фирмы особенно тщательно отбирают сотрудников для работы на многоканальной связи, поскольку от того, насколько привлекательным представляется образ фирмы, персонифицированный невидимым, но слышимым сотрудником фирмы, зависит почти напрямую, станет ли данный потенциальный клиент реальным. То есть прибыль фирмы зависит от того, насколько приятен тембр голоса сотрудника «на телефоне», умеет ли он вести разговор, понравиться в процессе этого разговора и т.д. Обычно девиз таких компаний: «В идеале число разговоров равно числу продаж!»

12. При телефонном разговоре нет возможности видеть лицо

собеседника, улавливать нюансы можно только по тону разговоpa, тембру голоса, темпу речи, интонации. Поэтому различные справочные пособия по телефонным контактам рекомендуют послушать собственный голос, записанный на пленку, чтобы добиться необходимых характеристик звучания. Телефон усиливает недостатки речи, поэтому не стоит говорить слишком быстро или медленно; необходимо умерять громкость голоса; надо говорить прямо в трубку; более четко произносить слова, чем при визуальном контакте; стараться не злоупотреблять слишком высокими или низкими частотами звука, поскольку и те, и другие раздражают собеседника; числительные, фамилии, названия городов и т.п. следует произносить медленно, четко, может быть, даже по слогам или по буквам.

13. В случае плохой слышимости можно пользоваться фразами:

• «Хорошо ли Вы меня слышите?»

• «Извините, но я Вас плохо слышу».

• «Не могли бы Вы повторить? Плохо слышно». И т.п.

14. Если в процессе разговора обсуждается несколько вопросов, целесообразно делать выводы, завершать обсуждение из них каждого словами: «Итак, можно считать, что по этому вопросу мы с Вами приняли решение?» Причем фраза (вопросительного характера) должна быть сформулирована таким образом, чтобы ответить на него можно было «да» или «нет» (вопросы такого типа называются закрытыми).

Существуют также рекомендации для тех, кто звонит, т.е. является инициатором разговора.

15. Чтобы телефонный звонок был результативным, к разговору надо готовиться:

• важно правильно выбрать время для звонка. Дать конкретные советы в данном случае затруднительно, однако следует продумать, делать ли этот важный звонок в первой половине рабочего дня или во второй, какой из рабочих дней недели выбрать и т.п.;

• планируя телефонный разговор, следует четко представлять его цель, возможные пути развития разговора и его результаты;

• необходимо приготовить сведения, которые могут понадобиться в процессе разговора: цифры, адреса, номера телефонов, календарь и тому подобную информацию;

• целесообразно подготовить перечень вопросов, которые необходимо обсудить; важно правильно определить последовательность обсуждаемых вопросов, т.е. логику развития разговора;

• очень важно подобрать первую фразу, которая должна сразу заинтересовать собеседника, расположить его к дальнейшему обсуждению и даже в некоторой мере настроить его на определенное решение;

• следует заранее найти доводы в пользу предлагаемого решения, постараться предугадать доводы и аргументы собеседника и подготовить контраргументы.

16. Звонить деловому партнеру по домашнему телефону можно, лишь имея на то вескую причину. Надо продумать, в какое время дня сделать этот звонок; следует учесть даже телевизионные программы, просмотром которого может быть занят человек, которому вы собираетесь позвонить.

Приведем еще несколько рекомендаций по технике разговора, касающихся обоих собеседников.

17. Телефонный разговор, в отличие от личного визуального контакта, имеет ту особенность, что собеседники не видят друг друга, поэтому не могут знать, когда собеседник намерен остановиться, сделать паузу в разговоре. Поэтому при телефонном разговоре каждый собеседник должен лимитировать продолжительность своих реплик и периодически делать паузы, чтобы дать возможность высказаться другому.

18. Каждый партнер по разговору должен «держать» тот темп речи, который удобен или допустим для другого. Для этого удобно в тактичной форме осведомиться, правильно ли понимает и успевает ли воспринимать речь второй партнер.

19. Надо уметь правильно завершить телефонный разговор, а это несколько более затруднительно, чем при визуальном общении.

Можно воспользоваться фразами: «Мы как будто с Вами обсудили все вопросы?», или «Полагаю, что у нас был успешный (интересный, результативный и т.п.) разговор, не так ли?», или «Итак, думаю, что можно подвести итоги?»

Укажем теперь на некоторые психологические особенности общения по телефону, учет которых делает телефонный разговор более эффективным.

A. Как уже было сказано ранее, при телефонном общении не видно лица собеседника, его мимики, позы и т.п. Вся нагрузка по передаче эмоциональных эффектов ложится на голос — его громкость, тембр, на скорость речи, тон, интонацию. Следует стараться говорить ровно, доброжелательно. Для передачи этой доброжелательности некоторые зарубежные пособия рекомендуют «улыбаться глазами». Именно тогда голос приобретает положительную, доброжелательную эмоциональную окраску.

Б. Ни в коем случае не следует поддаваться соблазну «ответить тем же» на несправедливые упреки или грубые слова, допущенные собеседником. Следует постараться понять причину раздражения собеседника, ответить ему в спокойной манере, частично признать его правоту, даже если его упреки несправедливы, ведь в любой работе есть недостатки.

В. Известно, что от длительного телефонного разговора его участник устает больше, чем от беседы такой же продолжительности при личном визуальном общении. Дело в психологическом напряжении, которое испытывает каждый участник телефонного общения, стараясь восполнить информативную недостаточность телефонного контакта.

Поэтому не следует допускать пресыщения телефонным общением, его избыточности, в результате которого может возникнуть психологическая усталость и напряжение с обеих сторон, которые в свою очередь могут привести к раздражительности, обидчивости, недовольству, а это, естественно, повредит деловым контактам.

Г. Не стоит быть инициатором телефонного разговора, находясь во власти раздражения, огорчения и тому подобных отрицательных эмоций (например, после неудачного разговора с руководством, выговора, имеющего своим последствием депремирование и т.п.). Плохое настроение неизбежно отразится на тоне разговора, на подборе лексических средств выражения мыслей, и ничего не подозревающий собеседник будет полагать, что это именно его слова, поступки или поведение вызвали негативное отношение. А это в свою очередь приведет к взаимному непониманию, неприязни и, может быть, к конфликтам в деловой сфере.

Читайте также:

шагов для делового телефонного звонка | Small Business

Хотя может быть удобнее связываться с кем-либо, используя более современные технологии, такие как электронная почта или обмен текстовыми сообщениями, телефон по-прежнему является более личным средством связи. Хотя собеседник не видит вашего лица, ваш голос все же может передавать ощущение профессионализма и авторитета. Чтобы сделать деловой звонок максимально эффективным, вам могут помочь следующие несколько основных шагов.

Подготовка

Найдите время, чтобы подготовиться, прежде чем поднимать трубку.Запишите ключевые моменты, которые вам нужно затронуть во время разговора, а также любые вопросы, которые вам нужно задать. Это также будет служить в качестве схемы, которая поможет вам во время разговора, сохраняя при этом контроль над разговором. Если возможно, подойдите к компьютеру с подключением к Интернету, чтобы вы могли получить доступ к веб-сайту своей компании или быстро найти информацию.

Идентифицируйтесь

Всегда называйте себя абоненту, который отвечает на звонок. Чтобы звучать как можно более профессионально, укажите свои имя и фамилию, а также титул, если это возможно.Если ваш звонок будет продолжительным и вы чувствуете, что человеку, которому вы звоните, не хватает времени или он отвлекается иным образом, попробуйте установить лучшее время, когда вы сможете перезвонить.

Определить цель

Вы можете обмениваться любезностями, например, кратким «Как дела?», Но не увлекайтесь длительным разговором о спорте или погоде, так как это может отвлечь от цели ваш звонок. Вежливо и прямо сформулируйте цель, например: «Я получил ваше письмо сегодня утром и звоню, чтобы ответить.»

Найдите время, чтобы выслушать

Хотя вы можете быть намерены достичь цели своего звонка, убедитесь, что вы участвуете в двустороннем разговоре. Дайте другой стороне время, чтобы ответить на ваши вопросы и задать любые вопросы, которые они могут есть. Будьте осторожны, не перебивайте, если не обнаружите, что собеседник отклоняется от обсуждаемой темы. Если это произойдет, вежливо прервите его, сказав: «Извините, что прерываю, но у меня в голове возник еще один вопрос, и я хочу спросить, пока не забыл.»

Обзор звонка

Перед тем, как повесить трубку, проверьте, что было выполнено во время разговора с другой стороной, и убедитесь, что вы оба согласны с тем, что должно произойти дальше. Если требуется дополнительное общение, установите определенный день и время для следующего звонок по телефону или другой способ связи, например электронная почта. Всегда расставайтесь на приятной ноте, даже если конечным результатом звонка является то, что деловые отношения не будут установлены или продолжаться в настоящее время. Возможно, вы захотите вернуться к этим отношениям на какой-то момент в будущем.

Ссылки

Биография писателя

Крис Джозеф пишет для веб-сайтов и онлайн-публикаций, посвященных бизнесу и технологиям. Он имеет степень бакалавра наук по маркетингу Йоркского колледжа Пенсильвании.

15.2 Связь по телефону / VoIP — Деловое общение для успеха

Цели обучения

Продемонстрируйте пять этапов телефонного разговора.
Изучите стратегии доставки, чтобы улучшить понимание и уменьшить недопонимание.

При разговоре по телефону или при записи аудиозаписи отсутствует межличностный контекст с сопутствующими невербальными сообщениями. Если вы не используете яркий язык, четкие и ясные описания, вашей аудитории придется разобраться во всем самостоятельно. Они могут создавать мысленные образы, не отражающие вашего намерения, что приведет к недопониманию. Разговоры следуют предсказуемым шаблонам и имеют основные части или этапы, которые мы можем четко определить. Хотя не все разговоры одинаковы, многие будут следовать варианту стандартного шаблона, составленного Дэвидом Тейлором и Алис Терхьюн:

Открытие
Прямая связь
Бизнес
Обратная связь
Закрытие

Таблица 15.1 «Пятиступенчатый телефонный разговор» ¹ дает пример того, как разговор может проходить в соответствии с этими пятью этапами.

Таблица 15.1 Пятиэтапный телефонный разговор

Этап	Субевентс	Пример
Открытие	Обе стороны идентифицируют себя Ответные приветствия	[звонит телефон] Кен: Привет, Кен Рейли. Вал: Привет, Кен. Это Вэл Мартин из [компании или отдела]. Как дела? Кен: Хорошо, а ты? Вал: Хорошо, у меня все отлично.
прямой связи	Цель и тон разговора устанавливаются Разрешено продолжить (или нет)	Вал: Не хочу вас беспокоить, но мне интересно, есть ли у вас пять минут, чтобы дать мне совет. Кен: Конечно, Вэл.Что происходит? [или: я сейчас связана. Могу я перезвонить через час?]
Бизнес	Тема разговора Стороны меняются ролями	Вал: Вот ситуация. [объясняет] Я знаю, что вы хорошо справляетесь с подобными проблемами, поэтому мне было интересно, что, по вашему мнению, мне следует делать. Кен: Вау, я могу понять, как это тебя волнует. Учитывая то, что вы мне сказали, вот что, я думаю, я бы сделал.[объясняет]
Обратная связь	Сигнал о завершении дела	Вал: Хм, в этом есть смысл. Я обязательно учту твои идеи. Большое спасибо, Кен! Кен: Привет, пожалуйста. Позвольте мне знать, как это получается.
Закрытие		Вал: Да, буду. Хороших выходных, Кен. Кен: Ты тоже, Вэл.Пока. Вал: Пока. [вешают трубку]

Сотовые телефоны являются неотъемлемой частью жизни многих, если не большинства, людей в промышленно развитых странах и, все чаще, в развивающихся странах. Пользователи компьютеров также могут использовать голосовое взаимодействие и обмен через программы передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP), такие как Skype. При наличии VoIP участникам разговора доступны как аудио, так и визуальные изображения. Но в нашем обсуждении мы сосредоточимся в первую очередь на голосовом обмене.

Рисунок 15.1

Телефонные разговоры в бизнесе требуют навыков и подготовки.

Поскольку вам не хватает невербального контекста, вам необходимо убедиться, что ваш голос точно передает ваше сообщение. Ваш выбор слов и то, как вы их произносите, включая интервалы или паузы, темп, ритм, артикуляцию и произношение, являются важными факторами для эффективной подачи. Вот пять основных моментов, которые следует учитывать:

Говорите медленно и четко формулируйте слова.
Используйте яркие термины, чтобы вызвать интерес и передать описания.
Будьте конкретны.
Проявляйте уважение к другим, сохраняя конфиденциальность своих телефонных разговоров.
Отключение звука сотовых телефонов, пейджеров и других устройств, когда вы находитесь на встрече или обедаете вместе с коллегами.

Вам не нужно сильно замедлять свой обычный образ речи, но каждое слово требует времени и пространства для понимания, иначе слушатель может услышать слова, которые сливаются вместе, теряя смысл и создавая возможности для недопонимания.Не думайте, что они поймают вашу конкретную информацию в первый раз и при необходимости будут повторять ее, например адрес или номер телефона.

Обратная связь, ответ получателя отправителю, также является важным элементом телефонных разговоров. Иногда бывает неловко разговаривать по очереди, особенно если на линии присутствует эхо или фоновый шум. Со временем и практикой «откроется собственный естественный, удобный, выразительный репертуар каждого оратора» * Mayer, K., 1980).

Ключевые вынос

Телефонный разговор обычно включает пять этапов: открытие, обратная связь, бизнес, обратная связь и закрытие. Поскольку в телефонных разговорах отсутствуют невербальные сигналы, они требуют дополнительного внимания к обратной связи.

Упражнения

Напишите набросок сценария телефонного разговора, который знакомит существующего клиента с новым продуктом или услугой. Станьте партнером одноклассника, чтобы разыграть разговор и отметить моменты, которые можно улучшить.Сравните свои результаты с результатами одноклассников.
Вспомните недавний телефонный разговор. Напишите краткое изложение и включите хотя бы один пример того, что сработало, а что нет. Поделитесь и сравните с одноклассниками.
Делайте заметки во время телефонного разговора и напишите краткое описание, обозначив части разговора и приведя примеры. Поделитесь и сравните с одноклассниками.

¹ По материалам Taylor, D., & Terhune, A. D. (2000). Ведение электронного бизнеса: стратегии процветания на электронном рынке.Нью-Йорк, Нью-Йорк: Джон Уайли и сыновья. Получено с http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0471380652.html.

Список литературы

Майер, К. (1980). Развитие навыков доставки в аральском деловом общении. Business Communication Quarterly, 43 (3), 21–24.

Тейлор Д. и Терхьюн А. Д. (2000). Ведение электронного бизнеса: стратегии процветания на электронном рынке. Нью-Йорк, Нью-Йорк: Джон Уайли и сыновья. Получено с http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0471380652.html.

Деловые телефонные звонки — Урок делового английского

Даже с учетом сегодняшнего общего внимания к технологиям, деловых телефонных звонка или телефонных звонков, предназначенных для обсуждения сделок, соглашений и любой другой информации, имеющей профессиональное значение, важны и часто используются, поскольку они позволяют экспертам из разных компаний и организаций полностью понимать друг друга. Как и многие другие аспекты бизнеса, телефонные звонки включают в себя довольно много переменных и элементов, которые следует учитывать участникам.Если не учитывать эти переменные и элементы, это может снизить эффективность делового телефонного звонка и негативно повлиять на деловые отношения.

Прежде всего, вызывающий абонент набирает номер и начинает деловой телефонный звонок, в то время как получатель отвечает на деловой телефонный звонок.

Начиная с , деловой телефонный звонок может показаться таким же простым, как набор номера телефона, но это еще не все. Вызывающий абонент должен гарантировать, что вызов происходит в подходящее время для приемника , что есть четко определенный предмет для обсуждения, и что этот предмет изложен в общих чертах.Четко определенная тема может быть чем угодно, от потенциальной сделки до деталей соглашения и даже запроса о том, что чувствует клиент и что ему нужно.

Очертания важных тем для обсуждения или напоминания о темах, которые следует обсудить во время разговора, помогают сделать деловые телефонные звонки максимально значимыми и полезными. С учетом сказанного, деловые телефонные звонки могут начинаться с легкой светской беседы или неофициальной беседы, которая предназначена для того, чтобы отвлечься от официального разговора, укрепить доверие и подчеркнуть отношения, прежде чем переходить к вопросам, вызывающим профессиональную озабоченность.

Получить деловой телефонный звонок так же просто. Если кто-то не может говорить в данный момент, общепринятой практикой является ответ на звонок и просьба, чтобы звонящий перезвонил позже (или чтобы ему или ей перезвонили позже). В остальном человек просто отвечает, остается вежливым и внимательным и позволяет звонящему вести разговор. Во время деловых телефонных звонков рекомендуется делать заметки.

Обмен информацией или предоставление контактных данных, относящихся к делу цифр или статистики или других запрошенных данных — это обычная практика телефонных разговоров по бизнесу, которую может начать звонящий или получатель.Для обмена информацией просто спрашивают человека на другом конце телефона, считает ли он или она взаимовыгодными (или полезными для всех вовлеченных сторон) обмен указанной информацией. При достижении договоренности полученную информацию следует принять к сведению.

Если что-то, что говорит звонящий, не совсем понятно или непонятно, можно вежливо попросить его или ее повторить сказанное . Этот запрос может быть таким простым, как «Не могли бы вы повторить это?» или «Извините, я не расслышал.«

Завершение рабочего телефонного звонка или процесс завершения разговора, как правило, происходит автоматически и происходит, когда оба абонента чувствуют, что цели диалога выполнены. Если деловой телефонный звонок необходимо завершить досрочно (из-за чего-то непредвиденного), вызывающий должен спросить, можно ли продолжить диалог позже.

Нажмите Enter или Пробел, чтобы отобразить ползунок громкости.

Для увеличения или уменьшения громкости используйте клавиши со стрелками вверх / вниз.

Karennew
Деловой английский

Robertnew
Американский английский

Ambernew
Американский английский

Пол
Британский английский

Джордж
Американский английский

Как вести деловой разговор, разговаривая по телефону

Сегодня многие люди предпочитают электронную почту и текстовые сообщения телефонным звонкам для общения по работе. Почему? Деловые звонки могут нервничать.

По словам Дарлин Прайс, президента Well Said, Inc. и автора книги Well Said! Презентации и разговоры, которые приносят результат, страх говорить по телефону и сомнение в том, что сказать и как это сказать, мешают многим потенциальным абонентам набирать номера.

В отличие от электронной почты и обмена сообщениями, где вы можете редактировать свои слова в любой момент, использование телефона для делового общения осуществляется в режиме реального времени. Первые 20 секунд вашего звонка могут стать залогом успеха. Используя только комбинацию ваших слов и тона голоса, вы можете увеличить или уменьшить свои шансы на получение желаемого результата этого взаимодействия.

Хотя может быть удобнее связываться с кем-либо с помощью цифровых технологий, телефон по-прежнему является более личным способом ведения делового разговора. Ничто не может заменить звук человеческого голоса. Помимо текстовых сообщений и электронной почты, многие собеседования и деловые встречи по-прежнему проводятся исключительно по телефону. Вот почему важно знать, как выразительно говорить с помощью этого метода общения.

Чтобы сделать ваши деловые звонки максимально эффективными, мы составили список основных шагов и советов по телефонному этикету.Ознакомьтесь с нашим полезным руководством.

См. Также нашу статью о 6 лучших курсах делового английского на 2020 год.

Как говорить профессионально: основные советы

Подготовьтесь к звонку

Что вам следует сделать в первую очередь перед тем, как позвонить по служебной лестнице? Найдите минутку, чтобы подготовиться. Вот несколько шагов, чтобы сделать это эффективно:

Определите причину, по которой вы звоните. Знание цели вашего делового телефонного звонка избавит вас от нервозности по поводу разговора с едва знакомым человеком.Хотите что-то продать, попросить помощи или получить информацию? Подумайте на минуту о цели, которую вы хотите достичь с помощью этого звонка.
Запишите ключевые моменты, которые вам нужно осветить. Чтобы не отвлекаться от разговора, подготовьте заметки о вещах, которые вы хотите обсудить во время разговора, а также о любых вопросах, которые вам нужно задать. Несколько пунктов из списка также помогут вам почувствовать себя увереннее и сохранить контроль над беседой.
Подготовьте необходимую вспомогательную информацию.Будьте ближе к устройству с доступом в Интернет, чтобы вы могли быстро найти любые дополнительные данные.

Представьтесь

При исходящем звонке скажите «Привет» и представьтесь человеку на другом конце линии. Чтобы соблюдать профессиональный этикет по телефону, начните со своего имени, а также со своей фамилии, должности или названия компании, если это необходимо. Например:

Здравствуйте. Меня зовут Брайан, и я звоню из [название компании].

Вежливо начинать разговор с светской беседы, особенно если вы хорошо знаете этого человека.Но не будь слишком болтливым. Помните, что у вас ограниченное время на разговоре, поэтому сосредоточьтесь на конкретной цели разговора и переходите сразу к сути. Если вы не знаете этого человека, обменяйтесь любезностями, например: «Как дела?» или «Надеюсь, у тебя сегодня все хорошо».

Найдите лучшие приветствия для официальных бесед в нашей последней статье « 22 Полезные английские приветствия на каждый день ».

Назовите основную причину вашего звонка

После профессионального приветствия по телефону вежливо и прямо укажите цель вашего звонка.Например:

Я получил ваше письмо вчера, поэтому звоню, чтобы узнать больше.

Звоню из [название компании]. Я хочу поговорить с вами о вашей недавней покупке.

Объяснение причины вашего звонка обеспечивает фокус и направление разговора. Кроме того, это поможет вам удержать внимание собеседника и показать, что вы готовы к разговору. Сохраняйте стабильный темп и говорите без пауз и слов-заполнителей, таких как «ммм» и «ммм».

Активно слушайте, не отвлекаясь

Хотя вы можете стремиться к достижению основной цели своего делового разговора, убедитесь, что вы ведете двусторонний разговор, а не монолог. Дайте человеку, с которым вы разговариваете, время ответить и задать любые вопросы, которые могут у него возникнуть. Слушайте внимательно и используйте словесные кивки, такие как «Ага», «Звучит интересно», «Хорошо», «Да, я понимаю», «Верно», «Понятно», «Не могли бы вы рассказать мне больше об этом» и т. Д.

Соблюдайте правила делового телефонного этикета

Когда нужно сделать важный звонок, так легко забеспокоиться.Но если вы позволите тревоге взять верх над эмоциями, у вас не получится в деловом общении. Прежде всего, сохраняйте спокойствие и говорите четко. Тщательно подбирайте слова, избегая сленга и жаргона. Подробнее об этом читайте в нашей статье о том, как выучить деловой английский для менеджеров.

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

Чтобы разговаривать по телефону в профессиональной деловой манере, обратите особое внимание на тон своего голоса. Говорите нормальным тоном или чуть выше, сохраняя естественный, позитивный и привлекательный тон. Старайтесь произносить слова четко и минимизировать акцент.

Если вам нужно приостановить разговор, попросите у него разрешения на это и объясните причину. Вы можете сказать что-то вроде:

[Имя], я могу приостановить вас на несколько секунд, пока я уточню у [Имя] об этой проблеме?

В соответствии с правилами телефонного этикета на работе никогда не оставляйте кого-либо на связи более 30 секунд и всегда возвращайтесь к разговору через 15 секунд.Когда вы наконец вернетесь к разговору, поблагодарите собеседника за ожидание. Если ожидание будет долгим, дайте им понять, что вы не хотите тратить их время на удержание, и пообещайте перезвонить им. Если вам нужно подключить кого-то к громкой связи, сообщите ему, что вы собираетесь это сделать, и укажите, кто еще находится рядом с вами.

Поблагодарить

Вежливость никогда не устареет. Завершите разговор, поблагодарив человека за потраченное время.

Большое спасибо за разговор со мной.Хорошего дня.

Краткое послесловие

С точки зрения бизнеса неудачный телефонный разговор может стоить вам производительности, времени и даже денег. Если вы хотите, чтобы ваши звонки приносили хорошие результаты, нужно готовиться к каждому из них. Старайтесь вести беседу как можно легче и позитивнее и не забывайте о деловом телефонном этикете. При большей уверенности и небольшой практике у вас не будет проблем с ведением делового разговора — независимо от того, разговариваете ли вы с клиентом, деловым партнером или коллегой.

Хотите получать последние советы по улучшению языковых навыков? Подпишитесь на обновления нашего блога😉

25 эффективных английских фраз для повседневного делового телефонного разговора

Вы когда-нибудь нервничали, делая деловой телефонный звонок на английском языке?

Ну, вы не одиноки!

Это вполне естественно, когда вы совершаете деловой звонок на языке, который не является вашим родным.

Есть много способов преодолеть нервозность и повысить уверенность в деловых звонках на английском языке.

Сегодня я поделюсь несколькими советами, которые помогут вам улучшить свои навыки делового английского по телефону.

Затем вы выучите 25 полезных фраз и выражений, которые сможете использовать во время следующего делового звонка.

Загрузить:
Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.
Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Как улучшить навыки делового английского по телефону

1.Есть план

Прежде чем позвонить, составьте план того, что вы собираетесь сказать.

Запишите основные моменты и последовательность (порядок) их решения. Подумайте, какие выражения и фразы вы будете использовать. Подумайте о возможных ответах, которые вы можете получить от человека, которому вы звоните, и о том, как вы ему ответите.

2. Сосредоточьтесь на звонке

Оживленный офис с большой активностью может быть не лучшим местом для разговора по телефону.Найдите более тихое место, где меньше отвлекающих факторов, где вы сможете сосредоточиться на том, чтобы слушать, обрабатывать то, что вы слышите, и структурировать свои ответы.

3. Говорите четко

Ничего страшного, если ваши предложения грамматически неверны или вы не можете придумать лучшее слово для описания чего-либо. Важно говорить четко, чтобы собеседник мог понять то, что вы говорите, и понять это.

4. Учитесь на своих ошибках

После телефонного звонка подумайте о том, что вы могли бы сделать лучше.Может быть, вы могли бы использовать здесь более подходящее слово или правильное время там? Совершать ошибки — это нормально. Если вы осознаете свои ошибки, вы сможете их исправлять и продолжать совершенствоваться!

Превосходный способ учиться на своих ошибках и не повторять их снова — это использовать FluentU .

Воспользуйтесь аутентичными видео и ситуациями FluentU, чтобы научиться вести бизнес-телефонные разговоры как профессионал. Попробуйте бесплатно и убедитесь в этом сами!

Имея в виду эти советы, давайте перейдем к 25 фразам и выражениям, которые можно использовать в более сложных бизнес-ситуациях.Если вы ищете более простые телефонные фразы, начните здесь — потом возвращайтесь!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

Ответ на звонок

Ответить на звонок кажется очень простой задачей. Однако это отличается от ответа на звонки от друзей. Вы должны сказать что-нибудь вежливое, что даст вашему собеседнику некоторую информацию.

1. Здравствуйте, вы обратились к [название компании]. Это [ваше имя] говорит. Чем я могу тебе помочь?

Это лучшее стандартное введение в телефонный звонок, работающее практически во всех ситуациях.

Перенаправление звонков

Если вам звонит кто-то с вопросом или просьбой, на которые вы не можете ответить или помочь, просто перенаправьте (переадресовывайте) звонок нужному человеку, сказав следующее.

2. Позвольте мне перевести вас на добавочный номер [имя].

Если вам известен добавочный номер человека в вашем офисе, который может помочь звонящему, вы можете предложить перевести вызов на добавочный телефон этого человека. У каждого сотрудника или отдела в офисе обычно есть внутренняя телефонная линия, которая называется добавочным номером и .

3. Хотите, я свяжу вас с [имя]?

Вы можете использовать фразовый глагол , проходящий через , вместо слова , передающий . Перенести через — это отделяемый фразовый глагол, который можно использовать с местоимением, так как в вы проходите через .

Если сформулировать это выражение как вопрос и использовать модальный глагол , то даст ему более мягкий тон.

Дополнительная информация

В ситуациях, когда у вас может не быть информации, которую запрашивает звонящий, вы можете предложить проверить информацию и связаться с ним (перезвонить) позже.

4. У меня сейчас нет этой информации.Могу я вам перезвонить?

Позвонить кому-нибудь назад означает в течение короткого периода времени, обычно в течение часа. Если вы собираетесь перезвонить им дольше, можно сказать:

Могу я перезвонить вам + [ожидаемое время] ?

Например: Могу я перезвонить вам сегодня днем / завтра?

5. Мне нужно узнать, сможем ли мы это сделать. Позвольте мне вам перезвонить.

Выражение позвольте мне имеет позитивный тон и показывает, что вы достаточно быстро найдете нужную информацию и перезвоните.

6. Я не уверен, сможем ли мы это сделать, но позвольте мне проверить. Не могли бы вы подождать?

Слово удерживать означает удерживать линию, а не вешать трубку. Вы также можете сказать:

Не могли бы вы подержать ?

Использование формы вопроса с модальным глаголом could дает более мягкий тон.

Поблагодарить звонящего

Когда вы вернетесь к разговору после того, как удерживаете вызывающего абонента, вы можете сказать:

7. Спасибо, что держите.

Простое «спасибо» за то, что заставляет собеседника ждать, имеет большое значение для демонстрации вашей вежливости.

8. Простите, что заставил вас ждать.

Если вы какое-то время удерживали звонящего, простое извинение добавит вежливости.

Возвращение к звонящему

Наблюдая за звонящим по поводу того, что вы обсуждали ранее, вы можете сказать:

9. Я звоню для уточнения информации по [теме].

По прошествии некоторого времени вы также можете добавить некоторую справочную информацию, чтобы обновить память вызывающего абонента об их предыдущем звонке.Можно сказать что-то вроде:

Я звоню, чтобы ответить на ваш вопрос о доставке по номеру . Я полагаю, вы хотели знать, можете ли вы разместить здесь свой заказ, и товары будут отправлены в Монголию. Я проверил, и хорошие новости — да, мы можем отправить ваш заказ прямо в Монголию.

10. Здравствуйте, это [ваше имя] из [название компании]. Я отвечаю на ваш звонок по теме [тема].

В этой ситуации вы пропустили звонок, пока вас не было, и теперь вы отвечаете на этот звонок.Вы также можете приложить простые извинения и краткую предысторию информации, которую звонивший мог оставить вам ранее.

Я отвечаю на ваш звонок по поводу международной доставки . Извините, что пропустил ваш звонок ранее. Как я могу помочь вам?

Отправка и получение информации о доставках

В бизнесе вам часто приходится иметь дело с доставкой продуктов, документов и т. Д. Когда возникают задержки с доставкой, люди и компании обеспокоены и обычно звонят, чтобы узнать, что произошло.

11. [Предмет] должен быть сейчас на пути к вам.

Модальный глагол должен указывает на то, что вы не совсем уверены, но ожидаете, что товар был доставлен и теперь находится на пути к вызывающему.

12. Мы отправили [товар] на прошлой неделе. Дай мне проверить.

Здесь вы говорите, что уверены, что товар был доставлен, но вы проследите за доставкой, чтобы увидеть, где он сейчас находится.

13. [Товар] должен был уже прибыть, если не было задержки.

Модальный глагол should указывает на то, что вы ожидаете, что элемент должен быть доставлен. Слово , если только не используется в обстоятельствах (случаях), когда что-то могло вызвать задержку. Можно сказать примерно так:

Отгрузка должна была прибыть, если только не было задержки из-за наводнения.

Работа с плохими соединениями

Плохие соединения — не редкость, особенно при международных телефонных звонках.Вы можете попросить звонящего повторить звонок или предложить перезвонить ему позже. Можно сказать:

14. Простите, я вас не слышу. Не могли бы вы еще раз это повторить, пожалуйста?

Вы можете использовать эту линию, если вызывающий абонент говорит тихо, если в вашем офисе слишком шумно или если вам сложно их понять. Причина не всегда в плохом соединении, но следует отметить, что вы их плохо слышите.

15. Линия неплохая. Не могли бы вы сказать это еще раз?

В этой фразе упоминается «линия», которая является телефонной линией или соединением.

16. Могу я вам перезвонить?

Мы упоминали эту фразу раньше, но теперь вы знаете, что она может быть полезна во многих различных ситуациях. Это означает, что вы хотите завершить вызов и повторить попытку. Вы собираетесь повесить трубку и перезвонить человеку через несколько минут.

Отрицательная информация

Если вам звонят и спрашивают о коллеге, который отсутствует на какое-то время, вы можете сказать:

17. Боюсь, что [имя] уехал из офиса и вернется только на следующей неделе.

Вы можете указать дополнительную информацию о том, когда они вернутся в офис.

18. Прошу прощения, [имя] сейчас на встрече / за городом.

Вы можете предложить некоторую информацию о том, где может быть ваш коллега.

19. Прошу прощения, здесь нет никого с такой фамилией.

Это то, что вы можете сказать звонящему, который спрашивает кого-то, кто не работает в вашем офисе.

20. Извините, вы ошиблись номером.

Это просто.Вы говорите это, когда звонящий по ошибке позвонил на телефонный номер вашего офиса.

Уточняющая информация

21. Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?

В ситуациях, когда вы не уверены, что имеет в виду звонящий, просто попросите его объяснить себя. Вы также можете расширить это, сказав:

Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду , когда говорите, что ваши наушники не могут быть подключены к вашему телефону?

22. Я не совсем понимаю.Ты имел ввиду…?

Хороший способ попросить разъяснений — это резюмировать (сократить) то, что, по вашему мнению, сказал звонивший. Затем звонящий может либо согласиться, либо уточнить дополнительные пояснения, если это необходимо.

Я не совсем понимаю. Вы имели в виду , что хотели бы, чтобы мы бесплатно обменяли купленный вами товар на наш новейший дизайн?

Завершение звонка

23. Я скоро свяжусь с запрошенной информацией.

Если звонящий запросил у вас информацию, но вы не смогли получить информацию во время разговора, вы можете сказать эту фразу в конце разговора.Это позволит звонящему узнать, что вы будете искать информацию и в ближайшее время перезвоните ему.

24. Я буду держать вас в курсе нашего прогресса.

Если вам нужно что-то сделать, чтобы помочь звонящему, вы можете сказать это, чтобы сообщить ему, что вы собираетесь работать над проблемой. Вам нужно будет снова связаться с ними по телефону или электронной почте, чтобы сообщить о своем прогрессе.

25. Спасибо, хорошего дня!

Если телефонный звонок заканчивается, и вы все решили с вызывающим абонентом, то вы можете использовать это простое окончание.

Итак, у вас есть 25 телефонных выражений, которые вы можете сразу же использовать в различных деловых ситуациях.

Не забывайте практиковаться в их использовании при каждой возможности.

Обладая этими навыками, вы скоро обретете уверенность в любой телефонной ситуации.

Телефон звонит — иди, ответь!

Загрузить:
Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Эффективные навыки телефонной связи, улучшающие обслуживание клиентов

Кто угодно может ответить на звонок. то, как вы ответите на , определяет, будет ли звонящий продолжать звонить или звонить где-нибудь еще. Из-за этого человек, отвечающий на ваш рабочий телефон, часто является первым взаимодействием клиентов с вашей компанией. Важно, чтобы это было важно!

Хороший телефонный этикет имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса. Фактически, 90% потребителей не будут вести дела с компанией из-за плохого обслуживания клиентов по телефону. Кроме того, требуется 12 положительных отзывов клиентов, чтобы компенсировать один неразрешенный отрицательный опыт по телефону.

Имея это в виду, эффективные телефонные навыки имеют решающее значение для улучшения обслуживания клиентов, независимо от того, управляете ли вы кабинетом врача, похоронным бюро или компанией, занимающейся климатом. Это особенно актуально в нерабочее время, когда ваши штатные сотрудники не могут ответить на телефонные звонки, а ваши звонки обрабатываются действующей службой автоответчика.

Повысьте качество обслуживания клиентов в своем бизнесе, изучив наши шесть навыков телефонного общения, описанных ниже.

Положительный тон голоса

Тон голоса — одна из самых важных тем, на которой нужно сосредоточиться в колл-центре или автоответчике.Поскольку звонящие не могут уловить язык тела во время телефонного звонка, тон голоса становится их основным методом определения отношения оператора вызова.

Дружелюбный голос может успокоить вашего собеседника, а начало разговора с приятного приветствия задает тон всему телефонному разговору. Напротив, поспешный или раздраженный ответ на звонок отрицательно сказывается на разговоре.

Представьте, что вам звонит пациент, которому требуется неотложная медицинская помощь, или домовладелец, переживающий кризис.Меньше всего вам нужно, чтобы ваш собеседник нервничал или тревожился еще больше, чем они уже есть. Чтобы этого не произошло, говорите со своими клиентами в позитивной манере и проявляйте сочувствие.

Прочтите наш блог «Как тон голоса влияет на результат телефонных звонков», чтобы получить больше советов по обслуживанию клиентов и методов обработки телефонных звонков.

Ясное произношение

Enuction позволяет звонящему полностью понять, о чем идет речь. Вы когда-нибудь говорили с оператором, который говорит слишком быстро или тихо? Если да, то вы можете понять, насколько неприятно отсутствие произношения для ваших собеседников.

Когда вы разговариваете с абонентами, вы хотите знать свой темп речи. Нормальная скорость речи 125 слов в минуту. Разговор с абонентами по этой ставке показывает интерес и удовлетворяет звонящих. Говоря медленнее, чем 125 слов в минуту, вы говорите о скуке, а если говорите быстрее, это может выразить нетерпение.

Когда вызывающий абонент не может понять своего оператора вызова, меньше времени тратится на первоначальную цель вызова. Четкое изложение может быть разницей между продуктивной беседой и неразберихой.

Искренность

Абоненты

вызывают доверие к агентам, которые начинают разговор с искреннего желания решить их проблему. Хороший агент по телефону должен быть искренним, отзывчивым и заботливым.

Частные лица будут звонить в вашу компанию по разным причинам. В то время как некоторые могут звать простые указания, другие могут звонить в трудное время в их жизни. Тем не менее, оба абонента хотят знать, что абонент на другом конце линии может удовлетворить их потребности.

Проблема звонящего, скорее всего, не будет решена за один телефонный звонок.Однако опытный телефонный агент передаст подробную информацию соответствующим сторонам, что на один шаг приблизит вызывающего абонента к решению.

Бесплатный аудит обслуживания клиентов

Узнайте, получают ли ваши абоненты лучший уровень обслуживания от вашего текущего поставщика услуг автоответчика.

Помолвка

Хотя не каждый звонок связан с кризисной ситуацией или чрезвычайной ситуацией, наши профессиональные телефонные агенты обучены оставаться на связи при каждом звонке.Это позволяет им правильно обрабатывать кризисные звонки, когда они все же сталкиваются с одним, даже когда звонки начинаются в обычном порядке.

Общение с клиентами по телефону позволяет им чувствовать себя услышанными и понятыми. Звонящий, который чувствует себя услышанным, поверит, что его проблема будет решена, и будет доволен вашей компанией.

Повысьте вовлеченность абонентов с помощью:

Подготовка
Идентификация
Фокусировка
Повторяющийся
Помогая
Благодарю

Узнайте больше о том, как привлечь абонентов, с помощью этой инфографики и короткого сообщения в блоге!

Активное прослушивание

Активное слушание — важный аспект хороших коммуникативных навыков.Когда ваш оператор (операторы) демонстрирует хорошие навыки слушания, ваши клиенты будут чувствовать, что их опасения обоснованы.

Как объясняет наш генеральный директор Джейми Хоппер в своем блоге «Улучшение навыков слушания при обслуживании клиентов», активное слушание включает четыре ключевых части:

Обратите внимание
Поощрять
Вопрос
Отражение

Использование этих четырех основных частей слушания будет способствовать положительным звонкам и приведет к увеличению удовлетворенности клиентов.

Счастливые, довольные клиенты становятся постоянными клиентами и могут даже привести к рефералам для вашего бизнеса из уст в уста или в социальных сетях. Одним словом, довольные клиенты способствуют увеличению вашей прибыли!

Выходя за рамки приема сообщений

Повышение удовлетворенности клиентов заключается не только в том, чтобы принять сообщение звонящего и точно передать его бизнесу, но и в обеспечении доброжелательной и профессиональной поддержки клиентов.

При приеме входящих вызовов операторы вызовов должны действовать как голос компании и осознавать ответственность, связанную с этим.В этот короткий момент разговора операторы вызова полностью представляют бренд и несут ответственность за то, чтобы произвести положительное впечатление на своих абонентов. Эти впечатления надолго и при правильном обращении сослужат вам хорошую службу в будущем.

Ключевые моменты

Использование этих эффективных коммуникативных навыков в вашем call-центре или на рабочем месте — отличный способ улучшить обслуживание клиентов для вашего бизнеса!
Используя позитивный тон, ясное изложение, искренность, заинтересованность и активное слушание, вы создадите довольных и счастливых клиентов, которые останутся лояльными к вашей компании и, вероятно, привлекут клиентов!

Dexcomm может помочь вам достичь более высокого уровня обслуживания клиентов, которого вы, возможно, упускали.Мы можем взять на себя ответственность, когда вам нужен перерыв, мы доступны 24/7/365 и можем предоставить вашей компании отличное обслуживание.

Хотите узнать больше? Мы готовы ответить на ваш звонок по номеру 337.236.8300

Деловые телефонные звонки: 30 стандартных английских предложений

«Здравствуйте, чем я могу вам помочь?» Естественно, вы хотите выглядеть профессионалом, когда разговариваете по телефону на работе с англоговорящим. Эти 30 удобных ключевых предложений, взятых из реальных ситуаций, могут помочь.

Ответ на звонок

Два полезных примера.

Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день. [Название организации]. [Ваше имя] говорит. Чем я могу тебе помочь?

Пример. Предположим, вас зовут Лисбет, и вы работаете в ElaN Languages. Тогда первое, что вы скажете, отвечая на звонок:

Доброе утро! Языки ElaN. Говорит Лисбет. Чем я могу тебе помочь?

Вызывающий абонент сразу знает, кто вы, и получает возможность объяснить, почему он звонит.

[Название компании]. [Ваше имя] говорит.

Это немного короче: языков ElaN. Говорит Лисбет.

Или даже короче: «Это [ваше имя]». или «[Ваше имя] говорит».

Позвонить кому-нибудь

Иногда звоните вы. Вы можете поприветствовать человека, которому звоните, используя одно из следующих выражений.

Здравствуйте, это [ваше имя] из [название компании].

Пример. Предположим, вас зовут Сара Вандерпуртен, и вы работаете в Unilever. Тогда вы бы сказали:

«Здравствуйте, это Сара из Unilever».

Вы также можете упомянуть свою фамилию, если знаете, что тот, кому вы звоните, не знает вас так хорошо.

4. Привет, это [ваше имя] из [название компании].

Чтобы начать телефонный разговор, скажите: Привет, это Сара Вандерпуртен из Unilever ».

Просить поговорить с кем-нибудь

Важно дозвониться до нужного человека.Вот несколько полезных опций.

Могу я поговорить с [имя человека]?

Это первое предложение является вопросом и несколько более формальным, чем второй вариант.

Могу я (пожалуйста) поговорить с мистером Смитом?

Я хотел бы поговорить с [имя человека], пожалуйста.

Пример: « Я хочу поговорить с мистером Смитом, пожалуйста».

Вы можете использовать это, если уверены, что этот человек хочет поговорить с вами.

Объясните, почему вы звоните по номеру

Лучше всего кратко объяснить, почему вы звоните, в начале телефонного разговора. Таким образом, вы сможете сразу перейти к делу с собеседником.

Звоню, чтобы спросить / обсудить / уточнить…

Я звоню, чтобы узнать о вашей текущей рекламной акции по печати.

Я просто хотел спросить…

Я просто хотел спросить, не нужны ли вам еще статьи для журнала в следующем месяце.

Не могли бы вы мне сказать…?

Не могли бы вы назвать мне адрес мероприятия в пятницу?

Прием сообщений

Звонящий хочет поговорить с тем, кого нет? В этом случае лучше всего взять сообщение. Это можно сделать следующим образом:

Прошу прощения, но ее / его сегодня нет. Могу я принять сообщение?
Боюсь, он сейчас недоступен.Могу я принять сообщение?

Таким образом, вызывающий абонент все еще не знает, почему другой человек недоступен. Если вы хотите раскрыть эту информацию, вы можете сказать следующее:

Боюсь, она на собрании до 16:00. Могу я принять сообщение?

Могу я спросить, кто звонит?

Используйте это предложение, чтобы вежливо узнать, с кем вы разговариваете.

Я передам ему ваше сообщение, как только он вернется.

После того, как вы записали сообщение вызывающего абонента, вы можете произнести указанное выше предложение.

Оставить сообщение

Вы звонили кому-нибудь, кто недоступен? Затем вы можете оставить для них сообщение. Несколько полезных предложений.

Не могли бы вы принять сообщение? Пожалуйста, скажите ему / ему, что…

Не могли бы вы принять сообщение? Пожалуйста, передайте ей, что Марлин из бухгалтерии звонила по поводу отчетов о расходах мистера Корлеоне.

Я хочу оставить ей сообщение. Пожалуйста, дайте ему знать, что…

Я хочу оставить ему сообщение. Сообщите ему, что завтрашняя встреча за обедом отменена.

Узнать, когда кто-нибудь будет доступен

Если вы не хотите оставлять сообщение, вы можете спросить, когда лучше всего перезвонить.

Когда лучше звонить?
Когда он / она вернется?

Запрос информации

Будьте вежливы, запрашивая информацию у других.Мы рекомендуем изображать это как вопрос, используя вспомогательный глагол «мог».

Могу я спросить, в какой компании вы работаете?
Не могли бы вы дать мне номер вашего мобильного телефона?

Попросить собеседника повторить что-то

Не волнуйтесь, если вы что-то не поняли из того, что сказал собеседник. Так бывает и с носителями языка! Просто попросите другого человека повторить информацию: «Извините, не могли бы вы повторить это?»

Если вам нужно записать имена, попросите другого человека записать их по буквам за вас.Для этого вы можете использовать следующие два предложения.

Не могли бы вы произнести это для меня по буквам?
Как это пишется, пожалуйста?

Никогда не помешает перепроверить важную информацию:

Позвольте мне посмотреть, правильно ли я понял.

Посмотрим, правильно ли я понял. Вас зовут Майкл Корлеоне, C-O-R-L-E-O-N-E, и ваш номер телефона 555-222-1111, правильно?

Попросить кого-нибудь что-то сделать

Если вы хотите, чтобы человек, с которым вы разговариваете, что-то сделал для вас, лучше быть вежливым.«Мог бы» и «пожалуйста» — волшебные слова в английском языке.

Не могли бы вы отправить мне электронное письмо с подробным предложением?
Не могли бы вы прислать мне отчет еще раз?

Обещаю что-то сделать

Помните, что после слов типа «when» и «asfore as» в английском языке нет точного времени.

Я попрошу его перезвонить вам, когда он вернется.
Я пришлю вам отчет как можно скорее.

Завершение телефонного разговора

Не забудьте поблагодарить человека, с которым разговариваете, за его звонок или помощь.

Специфика делового телефонного разговора кратко: Особенности делового телефонного разговора

Особенности делового телефонного разговора

13. Особенности и правила телефонного общения. Основы делового общения

Телефонный этикет секретаря. Особенности деловой телефонной коммуникации

Этика телефонных переговоров

Подготовка к разговору

Начало разговора

Телефонный разговор: 15 «золотых» правил

Подготовка к предстоящей беседе

Основы делового общения по телефону

Какие ошибки делают в ходе телефонной беседы

15 правил ведения телефонных переговоров

Правила телефонного разговора

Правила телефонного разговора

Группа компаний ИНФРА-М

Этика делового телефонного разговора

шагов для делового телефонного звонка | Small Business

Подготовка

Идентифицируйтесь

Определить цель

Найдите время, чтобы выслушать

Обзор звонка

15.2 Связь по телефону / VoIP — Деловое общение для успеха

Цели обучения

Ключевые вынос

Упражнения

Список литературы

Деловые телефонные звонки — Урок делового английского

Как вести деловой разговор, разговаривая по телефону

25 эффективных английских фраз для повседневного делового телефонного разговора

Как улучшить навыки делового английского по телефону

1.Есть план

2. Сосредоточьтесь на звонке

3. Говорите четко

4. Учитесь на своих ошибках

Ответ на звонок

1. Здравствуйте, вы обратились к [название компании]. Это [ваше имя] говорит. Чем я могу тебе помочь?

Перенаправление звонков

2. Позвольте мне перевести вас на добавочный номер [имя].

3. Хотите, я свяжу вас с [имя]?

Дополнительная информация

4. У меня сейчас нет этой информации.Могу я вам перезвонить?

5. Мне нужно узнать, сможем ли мы это сделать. Позвольте мне вам перезвонить.

6. Я не уверен, сможем ли мы это сделать, но позвольте мне проверить. Не могли бы вы подождать?

Поблагодарить звонящего

7. Спасибо, что держите.

8. Простите, что заставил вас ждать.

Возвращение к звонящему

9. Я звоню для уточнения информации по [теме].

10. Здравствуйте, это [ваше имя] из [название компании]. Я отвечаю на ваш звонок по теме [тема].

Отправка и получение информации о доставках

11. [Предмет] должен быть сейчас на пути к вам.

12. Мы отправили [товар] на прошлой неделе. Дай мне проверить.

13. [Товар] должен был уже прибыть, если не было задержки.

Работа с плохими соединениями

14. Простите, я вас не слышу. Не могли бы вы еще раз это повторить, пожалуйста?

15. Линия неплохая. Не могли бы вы сказать это еще раз?

16. Могу я вам перезвонить?

Отрицательная информация

17. Боюсь, что [имя] уехал из офиса и вернется только на следующей неделе.

18. Прошу прощения, [имя] сейчас на встрече / за городом.

19. Прошу прощения, здесь нет никого с такой фамилией.

20. Извините, вы ошиблись номером.

Уточняющая информация

21. Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?

22. Я не совсем понимаю.Ты имел ввиду…?

Завершение звонка

23. Я скоро свяжусь с запрошенной информацией.

24. Я буду держать вас в курсе нашего прогресса.

25. Спасибо, хорошего дня!

Эффективные навыки телефонной связи, улучшающие обслуживание клиентов

Положительный тон голоса

Ясное произношение

Искренность

Помолвка

Активное прослушивание

Выходя за рамки приема сообщений

Ключевые моменты

Деловые телефонные звонки: 30 стандартных английских предложений

Добавить комментарий Отменить ответ