Удаленный офис: как правильно организовать удаленный офис – пошаговый рецепт — Офис на vc.ru

как правильно организовать удаленный офис

Согласно данным совместного исследования сервиса «Битрикс24» и агентства J’son & Partners Consulting к 2020 году каждый пятый сотрудник в России будет работать удаленно. Такой подход к организации работы набирает обороты – принимая во внимание уже существующий мировой опыт и правильно оценивая текущую ситуацию, многие компании уже сейчас успешно переводят в удаленный режим не только отдельных сотрудников, но и целые офисы.

О том, как правильно выбрать момент, найти подходящие инструменты и определить этапы перехода на удаленку рассказывает Алексей Толок, руководитель службы информационных технологий компании «Ойл Трейд Компани».

У вас в компании все сотрудники работают удаленно. Как вы к этому пришли, и как вы в таком режиме существуете?
Наша компания занимается дистрибьюцией горюче-смазочных материалов производства концерна ExxonMobil, мы продаем моторные и индустриальные масла для автомобилей и производственных предприятий. С 1996  года и по сентябрь 2014 у нас были офисы разной степени прекрасности. Начиная с сентября 2014 года мы отказались от московского офиса как такового, то есть, от помещения, в котором в течение рабочего дня непременно находится основной коллектив компании. Мы, за некоторыми исключениями, разошлись по домам. Тому было несколько причин. Во-первых, к нам в офис вообще перестали приезжать клиенты. Во-вторых, мы всегда стремимся быть лидером по издержкам. Чем дешевле мы обходимся нашим клиентам, тем более выгодные условия мы можем предложить. В-третьих, накопленный к тому моменту мировой опыт показывал, что это более, чем реально. Нужно только к этому правильно подойти, чтобы переход произошел максимально безболезненно. Ну, и в четвертых, в сущности, частично наша компания всегда работала удаленно. Например, система прямых продаж предполагала работу продавцов «в поле». То есть, в офисе их практически не было, это были удаленные сотрудники. Сотрудники филиалов для Москвы и друг для друга – тоже удаленные сотрудники в самом прямом смысле этого слова. Так что в том или ином виде опыт был.

Подход к удаленной работе мы начали с экспериментов над IT-службой. Сначала мы отсутствовали в офисе день-два в неделю; затем мы стали приезжать в офис только тогда, когда нужно. Мы организовали некое дежурство по офису: приезжали тогда, когда появлялись проблемы. Затем и сотрудникам некоторых других служб предложили частично попробовать поработать из дома.

На самом деле, это лукавство – говорить, что у нас совсем нет никакого офиса. Мы не IT-компания, мы имеем дело с товаром, соответственно у нас есть склад в Москве. Есть не удаленные сотрудники, которые на этом складе работают, обеспечивают его работу: кто-то должен собирать товар, формировать отгрузки, ставить подписи и печати на документах. На этом складе есть место, где можно встретиться, поговорить, провести собрание. Это, конечно, никак нельзя назвать офисом. Это склад, но в нем есть оборудованное место, чтобы провести какую-то очную встречу.  На складе оборудована точка обмена корреспонденцией. Бумаги все равно приходят: и письма, и документы от поставщиков, клиентов, государственных служб. Туда стекаются все бумаги, которые в компанию приходят, и из компании должны исходить. Туда же приезжает генеральный директор, чтобы подписывать документы, ну и вообще, большинство сотрудников время от времени туда приезжают, чтобы посмотреть, есть ли для них что-нибудь бумажное, не надо ли что-нибудь подписать. Это происходит нечасто. Бухгалтерия приезжает чаще, остальные реже.

В регионах у нас нет удаленной работы, потому что там почти некому работать удаленно, людей работает немного. Продавцы как работали, так и работают удаленно, а руководитель филиала, сотрудники отдела обслуживания клиентов, бухгалтеры присутствуют в офисе. С другой стороны любой сотрудник может совершенно спокойно в любой момент работать из дома, для этого есть все возможности.

Кто именно работает у вас, какого рода сотрудники?
В Москве у нас есть администрация, отдел продаж, отдел закупок, отдел таможенного оформления, отдел обслуживания клиентов, склад, служба доставки, бухгалтерия, финансисты, отдел рекламы, служба по работе с персоналом, АХО, ИТ.
Проще сказать, кто из нас всех работает не удаленно: заведующий складом, кладовщики, водители (правда, их вообще сложно назвать удаленными или не удаленными). На складе все время присутствует один человек из отдела по обслуживанию клиентов, потому что все еще никто не отменил печати на документах. Ну, и более-менее регулярно там работает директор по логистике.

Сколько у вас людей  и какого возраста работают у вас в Москве удаленно?
Без водителей — порядка 30 человек. Средний возраст в районе 40 лет.

Когда вы окончательно решили, что нужно расходиться по домам? В какой момент поняли, что нужно искать какое-то решение, инструмент для организации удаленной работы

Мы разошлись с сентября 2014 года. Решили, что это необходимо, довольно давно. Стали продумывать общие схемы функционирования организации в таком режиме – наверное, за год до этого. Наиболее активная фаза процесса началась за полгода. Изучали и выбирали инструменты, продумывали детали.

Какие требования были к инструментам? У вас же наверняка были какие-то свои программы до расхождения по домам. У вас же что-то такое было, в чем вы работали постоянно и что позволяло бы технически какую-то работу выполнять издалека.
Требования были простые: все, что работало до этого, должно работать после. Технически процесс миграции прошел довольно безболезненно для пользователей — мы достаточно давно уже внедрили в организации различные элементы удаленной работы. В частности, это использование серверов терминалов и размещение учетной системы в облаке. Стояла проблема телефонной связи, но нынче у нас есть всякие облачные АТС, в частности, мы пользуемся услугами «Манго-телеком». Встал вопрос облачного хранилища и внутрикорпоративного сайта, появился «Битрикс24». Стоял вопрос перехода на другую версию «1С Предприятия», так она и так облачная, тут даже придумывать нечего. Все как-то максимально «облачнизировано».

А вы не опасались того, что разойдясь по домам, сотрудники потеряют связь друг с другом, ощущение принадлежности к команде, к компании?
Мы этого не то чтобы опасались, мы знали, с какими проблемами столкнемся и потому готовились. Почитали разные статьи и книжки на эту тему, в частности, могу посоветовать книжку «Remote». Планировалось проводить время от времени какие-нибудь сборища. Необязательно по рабочей тематике, это могут быть тренинги, встречи. Пару таких мероприятий мы провели. Сейчас кризис все жестче, не все хорошо с финансами, но так или иначе люди приезжают на склад или в кафе, там видятся друг с другом. Тесное рабочее общение происходит и по телефонной связи, и в «Битрикс24», в мессенджерах. Да, раньше все друг друга видели, могли анекдот рассказать, проходя мимо, сейчас это сложнее сделать. Но одновременно стало сложнее отвлечь человека от работы, плюс появился определенный комфорт, возможность более гибко управлять рабочим временем.

Ваш корпоративный портал «Битрикс-24»  объединяет людей?
Конечно, объединяет. Он способствует рабочему общению внутри коллектива и рабочих групп. В Живой ленте размещается информация от руководства компании, поздравления, приглашения участвовать в обсуждении рабочих вопросов. Существенную роль в общении играет встроенный мессенджер. Надо бы вот наш портал сделать частично развлекательным. Люди охотнее вовлекаются в разговоры на темы, которые им интересны. Рецепты, рыбалка, котики, спорт – вот они, краеугольные камни объединения любого коллектива.

Не возникало сопротивления использованию таких инструментов, да еще и нескольких разных?
Были некоторые опасения, скажем так. Сопротивления как такового не было. Ведь в плане инструментов почти все осталось как было. Был телефон на столе – стал VOIP-клиент в компьютере, в смартфоне. Внутренний номер остался тот же. Многое изменилось в плане телефонной связи? Не особенно. Даже лучше стало – раньше надо было звонить в филиал и просить соединить с нужным сотрудником, а теперь можно позвонить напрямую, все объединены в одну сеть. Вот «Битрикс24» добавился, это да. Его раньше не было. Но он же хороший, пользоваться просто и удобно.

Насколько часто и насколько хорошо у вас построена командная работа удаленно?
Командная работа может подразумевать как личные встречи, так и общение удаленное. Люди, которым нужно что-то друг с другом обсудить, могут собраться в кафе или у кого-нибудь дома, или на тот же склад приехать. Склад находится возле аэропорта «Шереметьево», туда не всегда удобно ездить, тем более для того, чтобы просто обсудить какой-то вопрос. Поэтому сегодня, например, мы собирались дома у нашего финансового директора, обсуждали какие-то важные вопросы. В этом плане у нас все достаточно гибко. А если удаленно, то для этого есть «Битрикс24», где есть групповое общение, есть электронная почта, есть телефон. Дело в том, что у нас коллектив давно сложившийся, то есть у людей в принципе проблем с общением нет.

Как вы контролируете сотрудников, когда они работают удаленно? Полностью доверяете и смотрите не на процесс, а на результат?
Если под контролем подразумевать уверенность в том, что человек работает, а не на пляже загорает, то у нас в организации принято доверять людям. Да и все равно ведь будет видно, что кто-то не работает. Этого же нельзя спрятать – задачи не решаются, цели не достигнуты, значит, человек не работает. Я ни за кем не слежу. И за мной тоже никто не следит. Рабочий же контроль исполнения поставленных задач безусловно осуществляется так же, как и если бы у нас был офис. Ничего нового.

Какой еще эффект, кроме экономического,  вы видите от такой удаленной работы?

Человеку не надо два-три часа времени тратить на то, чтобы куда-то добраться. В условиях Москвы это большой бонус. Можно спокойно встать в 7 утра, поработать, а в 11 выйти прогуляться или сходить по делам. Можно работать в комфортной одежде и в комфортных условиях. Можно сидеть с ноутбуком в кафе или на даче. Был бы интернет, всё остальное у тебя под рукой. С другой стороны, дома требуется самоорганизация, умение не отвлекаться. Умение обходиться без руководителя. Умение самостоятельно находить информацию. Впрочем, все эти умения очень полезны не только для работы и не только для удаленной работы, так что если человек ими овладеет, будет только хорошо.

В общем, чтобы перевести компанию на удаленную работу нужно: не бояться, обеспечить необходимые инструменты (совокупные издержки на владение этими инструментами будут в разы ниже аренды офиса и его обеспечения) и наладить коммуникации и документооборот. Но очень важным, существенным фактором является здоровый, профессиональный коллектив. Если за вашими сотрудниками не надо бегать, заставлять работать и проверять каждый шаг – вы уже можете работать удаленно, и у вас все получится.

Когда и как это работает — Офтоп на vc.ru

Александр Ларьяновский

Геоарбитраж в товарах существует несколько тысячелетий: купил, где дёшево и продал, где дорого. С появлением интернета появилась возможность делать такой же арбитраж в услугах. Например, аутсорс в разработке.  

То же самое происходит и с рынком рабочей силы. И, теоретически, теперь можно выбирать из десятков тысяч исполнителей, а не только из тех, кто работает в одном городе с тобой. 

Почему же это до сих пор не стало основным способом найма сотрудников? Потому что слишком много граблей и рисков. Когда видишь человека на рабочем месте, то хотя бы как-то понимаешь, что он делает. Ну, и, опять же, считается, что людям надо постоянно между собой общаться. А удалённо это либо невозможно, либо неэффективно. И вообще, сотрудникам нравится ходить на работу, да и сам факт прихода настраивает их на определённый рабочий лад.

Логика рассуждений на эту тему обычно такая. Мы в нашей языковой школе мыслим по-другому. 

Можно ли построить хотя бы небольшой, но экономически успешный и слаженно работающий бизнес, если даже ключевые его сотрудники не сидят в одном офисе, а работают из дома? Мы считаем, что да. 

Удаленно = эффективно

У нас в Skyeng трудится 54 сотрудника бэк-офиса и 160 преподавателей. В офисе при этом сидит всего семь человек. Остальные работают удалённо, из своих уютных квартир, находящихся на четырех континентах — от Мельбурна в Австралии до Турку в Финляндии. Это и разработчики, и методисты, и HR, и колл-центр с группой поддержки, и продажи, и маркетинг.

Мы сделали это сознательно по двум причинам. 

Во-первых, если ты строишь международный бизнес, то надо изначально закладывать в ДНК компании тот общепризнанный факт, что на свете есть много разных стран. Со своими особенностями, которые зачастую оказывают влияние на бизнес.

Например, в Турции, если ты выплатил человеку премию и не объяснил, за что ты её выдал, то, по закону это считается прибавкой к зарплате и ты обязан платить ему уже новую зарплату. Это, с одной стороны, дисциплинирует, с другой стороны, работодатель может понести существенные денежные потери. Так что, если твои сотрудники изначально понимают, что надо знать множество деталей про каждый новый географический рынок, это страхует вас от глупых ошибок.

Во-вторых, все наши преподаватели изначально живут в разных городах мира. И всё равно надо было учиться управлять удалёнными (от слова remote, а не delete) сотрудниками. 

Преимущества удаленной работы

Плюсы, которые мы получили от удаленной работы:

1. Ты можешь сделать крутой конкурсный отбор 

Выбираешь не из тех, кто есть рядом, а из лучших. Лучший выпускник регионального вуза будет работать лучше скучающего столичного троечника. А за 70% от московской зарплаты человек из дальнего Подмосковья станет не работать, а вкалывать, при этом без потери для качества. И не спрашивать про бассейн, йогу и комнату для бальных танцев в офисе.

Для каких-то исполнительских должностей можно проводить вообще групповые онлайн-интервью. Люди так устроены, что когда они видят, что есть много претендентов на одно место, то начинают хотеть этого куда больше, чем при отсутствии конкуренции. Взять человека с горящими глазами, светлой головой и дорастить в этой ситуации и дешевле, и проще. 

«Команда Мечты» вообще редко получается методом

Как организовать удаленные офисы и не потерять команду в пространстве

Помните, мы рассказывали, что наши команды центра мониторинга и реагирования на кибератаки сидят в разных городах, объясняли причины такого решения и расписывали плюсы? Все это так — у территориальной распределённости, несомненно, есть серьезные преимущества, но почему же тогда так мало компаний решаются на создание удаленных офисов? Или сажают на регион одинокого волка от продаж и дерут с него три шкуры, ибо работа его удалена и из Центра временами не видна? Все потому, что дьявол, как известно, в деталях. Для руководства компании вынос офисов из «нерезиновой» — это экономический плюс, но как сделать так, чтобы команды не разваливались, оставались активными и эффективными?

Непонятные миллениалы

Для нас создание слаженной и, что принципиально, постоянно развивающейся команды инженеров и аналитиков — задача номер один. В статье «Как собрать команду в условиях кадрового голода» мы уже рассказывали, как оказались в ситуации, при которой готовых специалистов на рынке практически не было, а число заказчиков стремительно росло. В итоге мы поняли, что единственный вариант решения проблемы — работа со студентами.

Однако недостаточно просто набрать умных ребят в регионе, недостаточно прийти в ВУЗ, подружиться с кафедрами и организовать стажировки студентам. После того, как компания выполнит все эти формальные задачи, начинается самое сложное и интересное — молодую команду надо удержать, не дать ей разбежаться, потерять интерес и хватку, заплесневеть. Студенты — народ шебутной. Если не давать им пищу для мозгов, они быстро перегорают и начинают искать, где бы еще реализовать себя. А в условиях удаленной от центра работы это происходит еще быстрее.

Когда четыре года назад мы «открыли кран» и студенты потоком пошли в Solar JSOC на обучение, мы вплотную столкнулись с задачей мотивации миллениалов. Не знаю, почему все так боятся особенностей этого поколения — на мой взгляд, все достаточно просто. Дайте ребятам новые задачи и возможность получать новые знания, дайте им быть в гуще событий, дайте им выбор и возможность развития, как профессионального, так и личного, — и вы получите достойного, заинтересованного сотрудника.

Но надо понимать, что это не произойдет само собой, это задача, требующая целенаправленной работы. Мы работали над этим несколько лет, и в итоге наш опыт позволил выкристаллизовать несколько базовых принципов, на которых строится успешная работа геораспределенной команды.

E pluribus unum

Когда мы решили делать команду Solar JSOC территориально распределенной, то поняли, что в чистую удаленку, при которой каждый офис живет своей обособленной жизнью, мы играть не хотим. Как раз наоборот, нам было важно, чтобы ребята и в Москве, и в Нижнем Новгороде, и в других офисах вместе работали над решением общих задач. Этот принцип стал основополагающим и, как нам кажется, во многом и определил успешную работу территориально удаленных команд.

Как мы и рассчитывали, в первую очередь, это позволило ребятам не вариться каждый день в одной и той же среде, где велика вероятность, что их «засосет» в однообразные рутинные активности в рамках SLA. Решение общих задач требует активного межфилиального взаимодействия.

Кроме того, в такой геораспределенной группе, работающей над одной темой, существенно выше степень «переопыления». Обмен знаниями протекает интенсивнее, когда рядом с тобой коллеги, использующие совсем другие подходы и методы – спрашивай, учись, развивайся!

Нашу маму и там, и тут передают

Темой профессиональной поддержки и обмена опытом между сотрудниками удаленных офисов важно заниматься на постоянной основе, не пуская ее на самотек. Иначе она затухнет вместе с энтузиазмом сотрудников.

Мы решили организовать цикл семинаров — работа это постоянная, надо искать темы, формировать кейсы, готовить внутренних спикеров. Для многих коллег выступление перед своими — это сплошные плюсы: аудитория знакомая, темы для всех интересные, и есть возможность потренировать свои презентационные навыки – обязательно пригодится! Многие наши внутренние эксперты после участия в таких семинарах успешно выступают дальше на более сложных внешних мероприятиях — перед заказчиками и экспертным сообществом — как в Москве, так и за границей.

Но затем мы поняли еще одну важную вещь: эти семинары – отличная возможность общения между удаленными командами, и оно не должно сводиться к обучению. Их можно использовать на постоянной основе, рассказывая о делах и жизни компании.

Про что в итоге стараемся разговаривать и какие темы поднимать:

• Про команду, компанию, изменения организационные и планы. Вещает обычно кто-то из линейных или больших руководителей, но, что очень важно, происходит все отнюдь не в режиме монолога. Всегда должно быть много вопросов, надо приветствовать обсуждения, дискуссии и т.п. Кроме того, при быстро растущей команде очень полезна возможность представить ребят друг другу.
• Про заказчиков – как при старте работы с новым крупным клиентом, так и при любых других кардинальных изменениях. Лектором обычно выступает сервис-менеджер в связке с аналитиком и тех.ответственным.
• Про технологии и задачи. Экспертные треки обсуждения проблем, задач, новые примочки в технологиях и процессах защиты. Спикером обычно выступает доброволец из команды, которая всю эту техническую историю изучала.
• Про новые векторы атак и наши сценарии выявления/противодействия. Сюда же относятся обзоры интересных инцидентов, сложных в части выявления и расследования. Эти митапы больше похожи на мозговые штурмы, поскольку цель не прийти с донесением или правильным ответом, а скорее подумать, как правильнее такую задачу решить, как эффективнее всего детектировать активность злоумышленников. Самые неожиданные, но иногда рациональные идеи часто генерят как раз бойцы первой линии — как говорится, «устами младенца» (ребята, не обижайтесь:)).
• Организационные треки: case review для анализа типовых недочетов по разбору инцидентов или решению заявок, инструктаж по вводу нового сценария в работу, изменения в процессной базе и т.д.
• Ну, и никто не отменяет тематику спонтанных докладов. Например, рассказ/обзор по профильной выставке ИБ, на которую удалось попасть. Или обсуждение вендоров в качестве глобального сбора обратной связи от эксплуатантов.

В техническом отношении для организации семинаров много не нужно — Webex, Zoom. Всех оповестили, собрали в группу — и вперед. Естественно, часть этих выступлений идет под запись, чтобы вновь приходящие ребята могли сразу начинать погружаться в экосистему и задачи, применяя «опыт поколений».

Сейчас у нас на стадии внедрения новая система LMS. С ее помощью мы сможем делать из наших семинаров обучающие курсы, и каждому новичку в компании будет доступен весь набор прочитанных семинаров в сжатом и наглядном виде.

«Самолет — хорошо, пароход — хорошо, паровоз — хорошо, а олени лучше» или немного про командировки

Мы много и активно вкладываемся в развитие сотрудников, как карьерное, так и профессиональное. Но ведь не одними сложными задачами живет человек на работе!

Немалую роль в поддержании его желания работать в компании играет коллектив. Согласитесь, для многих коллектив — это не только профессиональная среда, но и круг единомышленников, а у тех, кому особенно повезло, и настоящих друзей. Команда – это сила, кто ж спорит. Но как создать команду, если у тебя полдепартамента в Москве, а остальная половина по всей Руси Великой раскидана? Тут уже начинаешь размышлять не совсем как руководитель, а скорее, как друг, как человек, заинтересованный в другом человеке, и понимаешь — надо чаще встречаться.

Отсюда следует еще одно важное правило: без личных встреч, личного общения работа территориально распределенной команды успешной не будет. Только не надо думать, что общий сбор на корпоративе раз в год чем-то поможет. Видеться с ребятами нужно регулярно.

Что ж, создаем график своих командировок, командировок непосредственных подчиненных, командировок экспертов-тренеров и начинаем методично ездить по всем офисам. Связь сейчас есть даже в самых глухих уголках нашей родины, можно приезжать в региональный офис и работать, как будто никуда не уезжал из Москвы. Но при этом ты ходишь с ребятами обедать, ведешь планерки, но не удаленно, а прямо на месте, рядом, глядя в глаза. Ну, и от вечернего пива или совместного похода в боулинг или в кино никто не застрахован.

HR-менеджер компании, директор и аналитик Solar JSOC едут в нижегородское подразделение

Действительно очень важно, чтобы эти трансферы между городами проходили через всю команду: ребятам операционного уровня очень важно просто поговорить и иногда и поругаться очно, чтобы потом груз расстояния не так сильно сказывался на работе. Визит руководителей всегда имеет неожиданно сильный положительный эффект, если приезжают не с проверкой, а разобраться в больных вопросах, выслушать и пообщаться. Поэтому и необходимо искать эти окна даже в самом сложном графике.

А потом идет обратный трансфер — делаем график командировок региональных руководителей, да и рядовых сотрудников, в головной офис и в другие региональные офисы. Организовываем гостевые рабочие места и кружки для коллег, приучаем их работать в новых условиях. Да и немного потолкаться в центральной точке экспертизы и за обедом потрещать «за ИБ» тоже всегда полезно. И вот так через полгода все члены команды из 100 человек знают друг друга в лицо и по имени, общаются, не вовлекая тебя как руководителя, знают, к кому из коллег с каким вопросом обратиться.

Сейчас появляется много новых технологий для автоматизации коммуникаций с удаленными командами – чат-боты, AI career couching solution и другие несомненно полезные решения. Мы смотрим и в эту сторону, прикидываем, какие плюсы получит команда от такого формата общения. Пока очевидно, что он поможет новичкам, особенно тем, кто работает в других часовых поясах, быстро снять ряд бытовых вопросов – как получить оборудование, как заказать командировку, куда сообщить, что приболел, и тому подобное.

Но все же важно понимать, что эти решения не заменят общения с коллегами. Не готовы мы доверить даже самому развитому искусственному интеллекту важный разговор о развитии сотрудника, не сможет чат-бот обсудить с коллегой сложности в решении новых задач или поговорить о стратегическом развитии целого направления. Только личная вовлеченность, общение руководителя, старшего коллеги, эксперта, специалиста по персоналу даст людям возможность чувствовать себя командой. Поэтому общайтесь с удаленными сотрудниками лично, регулярно и без прогулов.

Не работой единой

Конечно, личные встречи под пиво – это крепкий цемент командных отношений, но мы пошли дальше.

Что поможет людям лучше узнать друг друга вне профессиональных задач, как не совместный отдых? Мы решили организовать виртуальные интеллектуальные игры «Что? Где? Когда?». Сезон игр стартует осенью, и к новогодним праздникам как раз определяется победитель. Вопросы отбираем и профессиональные, и на общее развитие. Команды ребята формируют сами, но с условием, что в команде должны быть игроки из разных офисов.

Играем уже 3 года. В этом году во время очередного визита в Хабаровск для организации стажировки и общения с местными заказчиками наша случайно возникшая гастрольная команда поучаствовала в очном баттле команд региона и заняла 3 место из 20! Вот что значат тренировки!

Вопросы общекорпоративного отдыха – летние мероприятия, новогодние поздравления, празднования дня рождения компании или мрачного Хэллоуина оставим за рамками этого рассказа. Фотоотчеты вы с легкостью можете найти в нашем инстаграме.

Ну, и наверное главное, что хотелось бы посоветовать всем большим и разделенным командам – в каждый момент времени пытаться воспринимать собеседника/коллегу/подчиненного не как голос в телефонной трубке, винтик бизнес-процесса или нарушителя порядка, а как человека, достаточно профессионального и симпатичного. Ведь все-таки SOC — это в первую очередь люди, а уже потом технологии и процессы, что бы нам ни рассказывали на презентациях уважаемые вендоры.

Удаление Office с компьютера — Служба поддержки Office

Если вы используете установку по технологии «нажми и работай» или MSI, удалите Office через панель управления или скачайте средство поддержки удаления. Если не удается удалить Office с помощью этих вариантов, попробуйте удалить его вручную.

Вариант 1. Удаление Office через панель управления

1. Откройте панель управления.

   
   Совет: Если вы установили приложения Office в составе набора, например Office для дома и учебы или Office 365, выполните поиск по его имени. Чтобы найти отдельное приложение, выполните поиск по его имени, например Project или Visio.

   В большинстве случаев отдельное приложение нельзя удалить, если оно входит в набор Office. Приложения можно удалять по отдельности, только если они были приобретены не в наборе.

   Способ открытия панели управления зависит от версии Windows.

   
   Windows 10

   1. В поле поиска на панели задач введите панель управления, а затем выберите Панель управления.

   2. Выберите раздел Программы, а затем — Программы и компоненты, щелкните правой кнопкой мыши продукт Microsoft Office и выберите команду Удалить.

   
   Windows 8.1 или 8

   1. Щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск
      
      (в левом нижнем углу) и выберите команду Панель управления.

   2. Выберите пункт Программы и компоненты, щелкните правой кнопкой мыши продукт Office и выберите команду Удалить.

   
   Windows 7

   1. Нажмите кнопку Пуск и выберите Панель управления.

   2. В категории Программы выберите пункт Программы и компоненты.

   3. Щелкните правой кнопкой мыши приложение Office, которое нужно удалить, и выберите команду Удалить.

2. Следуйте указаниям, чтобы завершить удаление.

   
   Примечание: Если Office не указан в панели управления, возможно, вы используете установку из Магазина Microsoft Store. Вместо этого выберите вкладку Microsoft Store выше и следуйте указанным в ней инструкциям по удалению.

3. Выберите версию Office, которую вы хотите переустановить, и выполните указанные ниже действия.

   
   Office 365 | Office 2019 | Office 2016 | Office 2013 | Office 2010 | Office 2007

Вариант 2. Полное удаление Office с помощью средства поддержки удаления

1. Нажмите расположенную ниже кнопку для скачивания и установки средства поддержки удаления.

   
   
   

2. Следуйте указанным ниже инструкциям, чтобы скачать средство поддержки удаления для соответствующего браузера.

   
   Совет: Скачивание и установка средства может занять несколько минут. После завершения установки откроется окно удаления продуктов Office.

   
   Microsoft Edge или Internet Explorer

   В нижней части окна браузера нажмите кнопку Выполнить, чтобы запустить файл SetupProd_OffScrub.exe.

   
   

   
   Chrome

   В левом нижнем углу щелкните правой кнопкой мыши SetupProd_OffScrub.exe и выберите пункт Открыть.

   
   

   
   Firefox

   Во всплывающем окне нажмите кнопку Сохранить файл.

   Затем в правом верхнем углу окна браузера FireFox нажмите стрелку загрузок и выберите SetupProd_OffScrub.exe.

   
   

3. Выберите версию, которую нужно удалить, и нажмите кнопку «Далее».

4. Следуйте остальным указаниям и при появлении запроса перезагрузите компьютер.

   После перезагрузки компьютера средство удаления автоматически откроется для завершения последнего этапа процесса удаления. Следуйте остальным указаниям.

5. Выберите действия для версии Office, которую нужно установить или переустановить. Закройте средство удаления.

   
   Office 365 | Office 2019 | Office 2016 | Office 2013 | Office 2010 | Office 2007

Удаление Office вручную

Если средству удаления Office не удается полностью удалить Office с вашего компьютера, вы можете сделать это вручную.

Удаление Office из параметров Windows 10

1. Выберите Пуск
   
   > Параметры
   
   > Приложения.

2. В разделе Приложения и возможности выберите версию Office, которую вы хотите удалить.

   
   Примечание: Если вы установили целый набор Office, например для дома и учебы, либо оформили подписку на Office, выполните поиск по его имени. Если вы купили отдельное приложение Office, например Word или Visio, выполните поиск по имени приложения.

3. Нажмите кнопку Удалить.

Совет: Если вам не удается удалить установку из Магазина Microsoft Store с помощью параметров в Windows 10, попробуйте удалить Office вручную с помощью PowerShell, следуя инструкциям ниже.

Удаление Office вручную с помощью PowerShell

Удаление Office

1. Щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск
   
   и выберите пункт Windows PowerShell (администратор).

2. В окне Windows PowerShell введите следующее:

   
   Get-AppxPackage -name “Microsoft.Office.Desktop” | Remove-AppxPackage

3. Нажмите клавишу ВВОД.

   Это займет несколько минут. После завершения появится новая командная строка.

Проверка удаления Office

1. В окне Windows PowerShell введите следующее:

   
   Get-AppxPackage -name “Microsoft.Office.Desktop”

2. Нажмите клавишу ВВОД.

   Отображение только командной строки без дополнительных сведений означает успешное удаление Office, и вы можете закрыть окно Windows PowerShell.

Переустановка Office

Чтобы переустановить Office, см. статью Установка или переустановка Office на компьютере c Windows.

Виртуальный офис для реальной работы / Softline corporate blog / Habr

Формирование и поддержание работоспособности ИТ-инфраструктуры — одна из самых главных задач бизнеса. Она же одна из самых затратных и трудоёмких, особенно в компаниях с распределённой или филиальной структурой. Существование облачных услуг сильно облегчило жизнь ИТ-служб, поскольку можно собрать несколько сервисов, не тратиться на сервер и аппаратные АТС, использовать опенсорсные решения.

Но даже при таком подходе рано или поздно можно зайти в тупик: системы разрознены, не обновляются, не интегрируются друг с другом, исчезают с рынка и т.д. И в таких случаях инфраструктура переживает не лучшие времена, а производительность сотрудников падает, поскольку приходится возвращаться к методам работы, принятым до автоматизации. Чтобы этого избежать, виртуальный офис должен работать как часовой механизм: все сервисы-шестерёнки слажены и безотказны. Мы, как системный интегратор, смогли найти такое решение.

 

Когда не хочется, чтобы так

У термина «виртуальный офис» есть несколько толкований. Одно из них — это общая для всех сотрудников определенной компании облачная среда (сервис), обеспечивающая персональную и совместную работу всех членов команды. Виртуальный офис хорош тем, что позволяет сразу сосредоточиться на работе и развитии бизнеса, оставив за бортом проблемы, возникающие в ходе разворачивания собственной телекоммуникационной инфраструктуры.

 

Плюсом такой работы является возможность масштабирования своего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в телекоммуникации. Краеугольный камень ИТ-инфраструктуры бизнеса любого типа — это связь: нужно общаться между собой, с клиентами и контрагентами, выходить в сеть, проводить вебинары, телемосты и проч. Если компания имеет распределённую команду, работающую удалённо, вопрос становится первоочередным. «Офис в облаке» позволяет географически разобщенным сотрудникам компании без всяких проблем взаимодействовать друг с другом, используя единую систему для обмена, хранения, обработки и передачи информации и координации совместных действий. Все финансовые и трудовые затраты на обслуживание телекоммуникационного оборудования, обновление железа, плановые работы — забота оператора виртуального офиса. Рассмотрим подробнее, какие преимущества дает подобная система.

 

Кстати, сразу оговоримся: иногда «виртуальным офисом» называют облачную АТС, обеспечивающую надежную связь сотрудников компании с клиентами и руководством. Но на самом деле этот термин гораздо шире, облачная АТС — лишь один из элементов виртуального офиса.

 

Обычно услугой «офиса в облаке» пользуются быстрорастущие компании, которым критически важно объединять удаленные офисы или дочерние компании в единую инфраструктуру. Также работают с сервисом такого типа и компании, у которых есть разветвленная сеть торговых агентов или внештатных сотрудников. Виртуальный офис помогает значительно увеличить эффективность коммуникаций с центральным офисом или даже организовать удаленное обучение.

 

Сервис подойдет и тем компаниям, кому нужно постоянно общаться с партнерами или клиентами, а также проводить регулярные совещания и онлайн-презентации. Наиболее актуальным такое решение является для компаний с распределенной филиальной сетью.  Облачный офис подходит для бизнеса любого размера — малого, среднего или крупного.

Виртуальный офис Softline

Один из наиболее надежных сервисов такого типа — это виртуальный офис компании Softline. Он представляет собой облачную платформу с ежемесячной оплатой. Сервис разработан в рамках программы Microsoft Cloud OS Network Russia при участии инженеров Microsoft.
  
Виртуальный офис Softline предлагает набор бизнес-возможностей, которые востребованы большинством компаний любой сферы деятельности.

• Корпоративная почта на базе Microsoft Exchange Server. Это зарекомендовавшее себя решение, которое имеет удобный интерфейс и привычно в обслуживании системным администраторам. Использование этой почты гарантирует сохранность переписки, цепочек писем и всех вложений.
• Объединенные коммуникации (IM, видео и аудио звонки) — Skype for business. Благодаря этой услуге сотрудники компании всегда будут на связи, где бы они ни находились.
• Возможность выхода в телефонную сеть по SIP. Подключение производится либо к АТС заказчика, либо к SIP-провайдеру. Это значит, что компания сможет использовать все преимущества SIP-телефонии, такие как конференц-связь, распределение и перенаправление вызовов, IVR, подмена номера и проч.
• Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется — сервис не допускает появления вирусов. Аналогичным образом отсекается и почтовый спам.
• Аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету (дополнительная услуга). До сих пор пакет Microsoft Office опережает другие решения, особенно в части таблиц и презентаций, которые, кстати, чаще всего востребованы бизнесом для расчётом и представления результатов, итогов и подготовки материалов для демонстрации.

Основными достоинствами сервиса являются возможность быстрого старта (внедрение виртуального офиса в рабочую систему компании проходит всего за несколько часов), повышение эффективности работы сотрудников, снижение финансовых затрат и безопасность. Вместе с сервисом заказчик получает бесплатную базовую настройку услуги, а также возможность переместить свою электронную почту в «облако».
 
Эффективность работы повышается за счёт нескольких факторов.

• Полная автоматизация бизнес-процессов. В любой компании количество рутинных, стандартных процессов преобладает над индивидуальными. И именно в этих процесса человеческий фактор может сыграть злую шутку: сроки согласования срываются, документы теряются, исполнители перекладывают вину друг на друга. Когда процесс автоматизирован, негативные явления нивелируются и значительно растёт скорость обработки каждого из бизнес-процессов.
• Единая консоль администрирования и управления пользователями и службами. Количество лицензий можно изменять в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно важно, если бизнес находится на старте — может резко изменяться численность персонала, появляется новое оборудование, представители и филиалы. Подобное расширение обычно требует огромных финансовых и трудовых затрат. С облачным офисом дела обстоят иначе — масштабируемость перестаёт быть сложной задачей.
• Возможность апгрейда. Поддержание ПО в актуальном состоянии — залог того, что функциональность софта будет приносить максимальную пользу. К тому же, удобный и быстрый апгрейд облегчает работу ИТ-службы, делает процессы прозрачными и увеличивает её эффективность.

Как уже говорилось выше, виртуальный офис позволяет снизить эксплуатационные расходы и уменьшить лицензионные риски. Благодаря сервису компания может фокусироваться на своей работе, коммуникации и обеспечение их работы — забота сотрудников Softline. Работает облачный сервис от Softline 24/7, круглосуточно и круглогодично.

 

Все данные пользователей находятся в безопасности, поскольку хранится вся эта информация в  ЦОД-ах компании уровня Tier 3. Плюсом является и совершенно прозрачное соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement,SLA) с гарантией доступности сервисов. Для того, чтобы гарантировать бесперебойную работу, все компоненты системы дублируются. В дата-центрах Softlne предусмотрены дублируемые входы оптоволокна. Вместе с другими системами предосторожности эта схема гарантирует клиентам беспроблемную связь друг с другом.

Каким компаниям подойдёт виртуальный офис

Решение «Виртуальный Офис» — набор сервисов, которые поставляются клиенту в облаке. В зависимости от величины компании-заказчика определяется технология реализации. Так, малый и средний бизнес получает мультитентное решение: единую инфраструктуру где находится много небольших клиентов, и они получают сервис на уровне лучших практик. Такой подход ограничен в тонкой настройке и интеграции с системами клиентов, применяются общие для всех политики, любые изменения являются общими и управляются нами, как провайдером сервиса. Это экономически целесообразная технология унифицированных коммуникаций именно для небольших компаний. Хотя бывают и исключения — например, когда компания планирует разворачивать мощную телефонию, с точки зрения администрирования и экономической выгоды есть смысл воспользоваться выделенным сервером.

Для крупных пользователей (как по количеству сотрудников, так и по масштабу бизнес-задач) предусмотрена отдельная инсталляция на выделенной архитектуре. Клиент получает больше сервисов от Softline, может обеспечить все потребности: применить самые тонкие настройки политики безопасности, включить дополнительные сервисы, получить гибкость при интеграции в уже существующую ИТ-инфраструктуру.

Соответственно, существуют разные разные инфраструктуры управление сервисом. Всего возможно два типа:

• Для заказчиков в Hosted режиме (малых и средних компаний)  –  консолидированное управление подписками через интерфейс Website Panel в облаке Softline, менее функциональное, чем на выделенном сервере. Заказчики не могут вносить существенные изменения, чтобы не ломать решение, которым пользуются другие компании вместе с ними.
• Для крупных заказчиков —  веб-интерфейс  консолей  управления сервисами с прямым доступом для установления политик безопасности, управления пользователями и проч.

В любой момент времени администратор компании может просмотреть текущий набор услуг, статистику работы сотрудников, изменить уровни доступов для отдельных пользователей.
 
Финансовая выгода при приобретении виртуального офиса очевидна. Это, во-первых, снижение эксплуатационных расходов. Во-вторых, сокращение расходов на ПО (решаются проблемы пиратства и тп.), снижение лицензионных рисков. Наконец, расходы на облачные сервисы не ложатся в капитальные затраты организации. Все программное обеспечение, которое входит в услугу, обновляется практически сразу после выхода апдейта разработчика программной платформы. Все программное обеспечение лицензировано. Это касается как продукции Microsoft, так и продукции других партнеров. Компания Softline придет на помощь всем пользователям, кто работает с Office 365, но вынуждены перевестись в российское облако из-за вступления в действие ФЗ.  

Работа с «Виртуальным офисом» полностью соответствует законодательству РФ в сфере защиты персональных данных. Согласно Федеральному закону №242 от 21 июля 2014 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях», с 1 сентября 2015 года в Российской Федерации начало действовать положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки данных. Этот положение обязывает практически любые компании хранить и обрабатывать данные россиян на серверах, которые физически находятся в России.

 

Отдельно стоит отметить работу службы технической поддержки. Гарантированное время реакции на обращение пользователя — 15 минут.  Поддержка — круглосуточная, в режиме 24/7/365. Если возникает проблема, служба поддержки ее решает в четко установленные сроки. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, способные эффективно решить любой вопрос или проблему.

 

Заявку на подключение услуги можно оставить здесь.

 

Что же, осталось только пожелать всем удачной работы в облаке. И вот уже работа должна быть не виртуальной, а вполне реальной!

Удаленный офис — современный формат работы

В поисках новых решений для бизнеса можно обратить внимание на такой формат организации дела как удаленный офис.

Это значительно упрощает процедуру организации бизнеса и открывает перед вами новые возможности.

Рассмотрим три наиболее распространенных варианта работы в этом направлении.

Первый – виртуальный удаленный офис. Подобные услуги предлагают специализирующиеся на установке программного обеспечения компании.

Предоставляется временный доступ к необходимому лицензионному, постоянно обновляемому ПО. Вместе с инструкциями по правильному подключению к серверу.

На время подключения услуги интернет-доступ к удаленному серверу открыт круглосуточно и беспрерывно. ПО удаленного офиса обслуживается специалистами. Что исключает технические сбои на сервере.

Арендованный сервер с ПО исключает доступ к нему посторонних лиц, включая госструктур (без соответствующих санкций).

В ПО удаленного офиса могут входить такие программы как 1С8.1, например:

• бухгалтерия,
• транспортно-экспедиционная деятельность,
• управление торговлей.

А также ПО Microsoft: Microsoft Project, Microsoft Office, Windows XP, Microsoft Visio и т.д., справочные нормативные базы типа «Консультант Плюс», «Гарант».

Схема работы здесь проста. Вы, являясь владельцем и одновременно руководителем фирмы, находитесь за своим коммуникативным средством (в машине, дома, на даче, за городом, за рубежом).

Бухгалтер фирмы точно так же располагается за своим компьютером в любой удаленной дочке с доступом к Интернету. Аналогично все остальные сотрудники работают каждый за своим компьютером.

Требования к компьютерам, подключаемым к удаленному серверу минимальные, — к интернету: вполне достаточно 256 Кб/с., лучше если будет безлимитный тариф.

Выполняемая работа сохраняется на сервере. Выгоды здесь очевидны. Экономия времени — колоссальная. Информация защищена надежно от недобросовестных сотрудников, конкурентов.

Персональный доступ к серверу устанавливает владелец ресурса, то есть его арендатор. Предоставляется электронная отчетность для налоговых органов.

Второй вариант – обычный удаленный офис. Здесь работники точно также работают дома. Но общий сервер, где выполняются все корпоративные работы, отсутствует.

Связь поддерживается по электронной почте, телефону, скайпу, через соцсети. В этом случае удаленные работники в большинстве своем даже не фиксируются в официальных документах.

Таким образом, наемными работниками, а иногда и просто подрядчиками, выступают фрилансеры. Таких сотрудников можно найти на биржах фриланса или через личные связи, знакомства.

Третий вариант – стационарный удаленный офис. То есть региональные представительства, филиалы фирмы, работающие в общей серверной системе.

Существует несколько методов решения проблем виртуализации для удаленных офисов. Организуется централизованное размещение служб, где рабочие столы, серверы виртуализируются в центре обработки информации (данных).

Обеспечивается обслуживание таких удаленных офисов через глобальную сеть. Можно также применить смешанный подход, где централизованно хранятся службы, а локально — их копии.

Возможна в удаленном офисе и реализация механизма кэширования, дополняемая технологиями интернет-оптимизации.

Существует также локальная виртуализация рабочих столов, серверов удаленных офисов с централизованным управлением, проводимым из центра обработки информации.

Свой удаленный офис можно даже разместить на «облачном» сервере. Конечный формат зависит только от ваших технических возможностей и бизнес-потребностей.

Эти статьи блога Вам должны быть интересны:

делимся опытом и лайфхаками / Maxilect corporate blog / Habr

Удаленный формат работы – не более чем альтернативный способ организовать стандартную восьмичасовую занятость, связанный с большей свободой, но одновременно и большей ответственностью. И если не строить “воздушных замков”, а всесторонне оценить ситуацию и подстроиться под нее, вы уже не захотите жить по-другому.

Ниже рассказ о том, как при этом обойти подводные камни.

Стоп-кадр из клипа “В Питере пить” группы Ленинград

Удаленный формат работы все еще не очень привычен для нашего рынка. И особенности этого процесса таковы, что людям, привыкшим к офисной расстановке сил, нужно время для адаптации. Первоначальные ожидания не оправдываются, давит груз дополнительной ответственности или, наоборот, обнаруживается слишком много отвлекающих факторов. И когда KPI не завязаны на время присутствия в офисе, бывает сложно сориентироваться.

Почти каждый наш сотрудник когда-то проходил такую адаптацию. Вот небольшой анализ их опыта.

Часть 1. Подготовительный этап

Трезво оцените возможности

Перед тем как переходить на удаленку, стоит лишний раз взвесить все за и против. И тут нужно оценивать ситуацию с двух ракурсов:

• Смогу ли я сам?
• Подходит ли для этого компания?

Смогу ли я сам?

Концентрации на задаче могут мешать неумение сосредоточиться без чувства партнерства с коллегами, желание почаще выходить в курилку, устраивать коллективные мозговые штурмы, чувствовать суровый начальственный взгляд и ощущать причастность к корпоративной культуре.

Проблема в том, что заметить за собой такие особенности зачастую можно, лишь попробовав трудиться из дома. Некоторые в качестве проверки рекомендуют взять какой-нибудь “домашний” проект с основной работы, от другого заказчика или даже попробовать просто поучиться чему-то через интернет. Но при таком тесте все упирается в мотивацию: имея основную работу в офисе, вы вряд ли будете активно уделять внимание побочному обучению сомнительной важности. Да и всех стандартных тревог “бывалого удаленщика” не испытаете. Совсем иной расклад, если удаленная работа – единственный источник дохода.

С другой стороны, если у вас есть сомнения, это еще не значит, что ничего не получится. Возможно, вы неверно оцениваете свои потребности.

Чтобы лучше понять себя, рекомендуем начать с книги Э. Фромма “Бегство от свободы”. Она для многих расставляет все точки над “и”.

Подходит ли для удаленки компания, в которой я собираюсь работать?

Несмотря на декларативную поддержку удаленки, процессы в компании могут противоречить такому формату работы. Мы писали об этом в конце прошлого года. В меньшей степени это относится к командам, которые изначально организуются как удаленные, – у них в принципе никакой работы не выйдет, если не выстроить процессы должным образом. Однако и тут надо внимательно оценивать свой выбор: представлять свои цели и соотносить их с целями компании. Если есть сомнения, лучше их обсудить на этапе собеседования или хотя бы расспросить будущих коллег, которые проводят техническую часть общения.

Обеспечьте рабочее место

Очевидно, что удаленная работа невозможна без собственного рабочего места. Но в само понятие рабочего места стоит включить сразу несколько компонентов:

• Железо. Работодатели зачастую предъявляют какие-то свои требования к оборудованию – платформам, наличию видеокамеры для созвонов, резервному каналу интернета. Все это придется учитывать.
• Мебель. К оснащению удаленного офиса стоит отнестись не менее серьезно, чем к выбору, например, автомобиля. Здесь придется проводить много времени, а значит, должно быть удобное кресло, освещение, с которым не устают глаза, и т.п. Многие бывалые удаленщики относят к эргономике рабочего места еще и бардак на столе (или его отсутствие). Но тут взгляды на детали расходятся. Очевидно одно: сосредоточиться в привычной обстановке проще, поэтому лучший совет – избрать для себя систему и четко ее придерживаться в будущем.
• Личное пространство. Пожалуй, это важнейший элемент – место, где в течение рабочего дня вас не будут отвлекать. К сожалению, не все могут организовать его дома. У кого-то дети не согласны лицезреть закрытую дверь в кабинет одного из родителей, у других домашние постоянно отвлекают просьбами (как это знакомо: “Ну ты же все равно сидишь дома, так сходи вынеси мусор!”). Есть факторы и вне семьи – окна на шумную улицу, неадекватные соседи и т.п. Выходов тут существует несколько – от коворкинга до стола в квартире у соседей. Однако тут важна стабильность: погрузиться в задачи не получится, если каждый день придется начинать с поиска своего угла. Так что этот момент придется проработать заранее.

Рабочее место напрямую влияет на будущую удовлетворенность от формата взаимодействия с работодателем. Чем больше отвлекающих (мешающих) факторов, тем меньше можно успеть за восьмичасовой рабочий день и тем больше придется доделывать после его окончания. Такое размывание границ рабочего дня ведет к постепенному выгоранию – теряется мотивация и смысл работы. Кажется, что в офисе удавалось удержать все под контролем, а на удаленке дела вырвались из рук и заполняют собой всю жизнь, не оставляя времени на личное. Подобные ощущения – довольно распространенная причина возврата в офис. Но виновата здесь вовсе не удаленка сама по себе. Чаще причины лежат глубже – проект не соответствует вашим требованиям, взаимоотношения в коллективе странные и т. п. И не последнюю роль здесь может играть банальность – неправильно организованное рабочее пространство.

Кстати, рабочее место вполне можно время от времени куда-то переносить. Например, один из наших сотрудников уже рассказывал историю о том, как успел удаленно поработать из двух городов, а в итоге вернулся в родной Красноярск. Другой сотрудник прошлым летом экспериментировал с выездным коворкингом “для своих” на природе в отрыве от цивилизации – с бензогенератором, усилителем мобильного интернета и костровыми посиделками после окончания рабочего дня. И в первом, и во втором случаях работа не пострадала. А те дни, которые ушли на перемещения по стране, вполне можно было взять в счет отпуска. Однако такие “миграции” – все-таки нагрузка на мотивацию, ответственность и прочие рычаги давления на себя любимого. Не стоит с ними перегибать.

Часть 2. Начало удаленной работы

Настройте окружение

Процесс подготовки и настройки окружения – обязательный этап на старте любой работы, не только удаленной. В режиме “домашнего офиса”, правда, придется уделить ему максимум внимания – ведь других ответственных за это сотрудников нет. Добро пожаловать в Jira, баг-трекер и внутренние системы работодателя.

Скорее всего на удаленке процесс настройки окружения окажется дольше, чем в начале стандартной офисной работы. Придется встраиваться в график системных администраторов, которые вполне могут отвечать в течение нескольких часов.

Умерьте эмоции, это надолго!

К офису все относятся по-разному. Однако даже если после перехода на удаленный формат работы вас не захватывает эйфория (ура, никуда ехать не надо!), какие-то эмоции от новизны все равно будут. Вставать можно позже, тратить время на внешний вид не обязательно, можно переделать кучу полезных дел, от отложенных визитов по врачам до разгребания какой-нибудь бюрократии.

Это чувство новизны испытывает каждый, кто решается попрощаться с офисом. Но смакование новых ощущений и попытки срочно сделать все, что было отложено, не идут на пользу результату, который надо с первого дня демонстрировать работодателю. Радоваться еще рано. Вначале лучше сосредоточиться на том, чтобы войти в новый режим.

Пережить этот переходный момент фрилансерам иногда даже проще. Они уже через неделю-другую замечают, как снижение продуктивности из-за эйфории сказывается на доходах. А если есть ипотека, дети или иные обязательные расходы, мотивация взять себя в руки быстро возникает “из ниоткуда”. Удаленному работнику с регламентированным рабочим днем важно “настроить” себя до того, как работодатель начнет размышлять о его неэффективности как сотрудника.

Увы, работе над собой в этот момент учиться будет уже поздновато – к этому моменту лучше бы уметь сосредоточиться на деле, несмотря ни на что. Многие на первых порах используют тайм-трекеры, чтобы понять, как строится день, и иметь возможность предъявить их работодателю в случае разногласий.

Когда сложный переходный период останется позади, можно будет выкроить время и для того самого списка личных дел.

Установите режим работы и отдыха

Режим работы и отдыха – такой же важный момент на удаленке, как и рабочее место. Условия во многом зависят от работодателя. Но уже довольно много компаний догадались, что не обязательно заставлять работника присутствовать онлайн именно с 10 до 18 по московскому времени. “Офисные” восемь часов можно разместить в сутках и по-другому, лишь бы всем было удобно.
Кстати, в этом смысле удаленная работа на одну компанию намного лучше фриланса, где есть множество заказчиков и изначально никто не заботится о том, чтобы у исполнителя осталось более десяти часов в сутки на личные дела. На фрилансе легче легкого “провалиться” в работу с рассвета и до заката. На удаленке это сделать сложнее, поскольку работодатель как-то контролирует потраченное сотрудником время (ему же его оплачивать).

Безусловно, переработки случаются и на удаленке. Иногда надо закончить проект во что бы то ни стало, “поддержать” релиз своим присутствием или срочно исправить какие-то проблемы. И разово отступить от расписания действительно можно. Но нельзя превращать это в привычку. Это прямой путь к выгоранию.

Довольно распространенная ошибка в работе с собственным режимом – попытка делить внимание между работой и отдыхом. Например, просмотр фильма параллельно со сложной задачей (речь не идет о проверенных личных способах повысить концентрацию, например определенной музыке в наушниках). Чревато это тем, что 100% внимания не получает ни одна, ни другая сторона жизни. В итоге за день накапливается усталость, а работа за восемь часов не выполнена – ее приходится выносить за границы рабочего время. И снова – привет, выгорание!

Баланс работы и жизни – это очень тонкий момент. Есть теория, что следующий шаг за таким балансом – это изменение мировоззрения так, чтобы всегда заниматься тем, что хочется. И тогда вся жизнь будет в удовольствие. Но в таком “просветленном” состоянии нельзя находиться бесконечно – за собой надо постоянно следить. Как только возникает ощущение, что что-то не так (времени ни на что не хватает, смысл потерялся), надо возвращаться к основам – к режиму.

Важность баланса касается не только суточного распределения времени, но и отпускных периодов. Отпуск удаленщику необходим так же, как любому офисному сотруднику. Считайте, что это время “профилактики” для мозга.

Стоит ли смешивать отдых и работу? Тут каждому надо искать свой ответ. Да, удаленка позволяет улететь пожить куда-то в другой город или страну. Но надо учитывать, что это будет не обычный отпуск, где 100% времени идет на вылазки по интересным местам. Там придется полноценно работать те же восемь часов в день. У нас есть сотрудники, которые периодически работают из других городов. Зачастую команда этого даже не замечает. Но такой путь – не для каждого.

Часть 3. Решаем проблемы по мере их возникновения

С банальностями закончили, переходим к тому, как на самом деле длительное время живется при удаленной работе.

А живется непросто. Одни и те же стены и недостаток живого общения доконают кого угодно (о социопатах не говорим). Главное, что с непривычки первые признаки проблемы вы заметите, когда малой кровью ее решить будет уже сложно. Надеемся, вам поможет следующая группа советов – накопленный коллективный опыт, помогающий нашим сотрудникам справляться со сложностями.

Создайте рабочий ритуал

Как с утра настроиться на работу, несмотря ни на что? По началу “подогревает” упомянутая выше новизна и ответственность. А что делать спустя полгода, когда все приелось?

В офисе автоматически настраивает на работу сам факт прибытия в заданную локацию. Изо дня в день мы идем или едем одним и тем же маршрутом, здороваемся с коллегами, садимся за стол и начинаем трудовой день. На удаленке этого нет – приходится изобретать собственный ритуал.

Кто-то уходит в съемный офис, другие надевают “рабочую пижаму”, у третьих есть специальные “рабочие тапочки”. А кому-то достаточно просто чашки кофе. Важно, что ритуал позволяет установить формальные границы между работой и отдыхом – “объяснить” себе, когда надо подумать, а когда расслабиться.

У некоторых существует и обратный ритуал – окончание рабочего дня. Чтобы соблюдать баланс работы и отдыха, за этим тоже надо следить.

Управляйте задачами, отталкиваясь от их типа и рода

Команда на удаленке работоспособна, только когда внутри налажены коммуникации (о том, как это устроено у нас, мы тоже когда-нибудь напишем). Зачастую никто не требует от сотрудников, чтобы они отвечали на сообщения в почте, слаке или любых других инструментах мгновенно. У нас, например, есть таймаут ответа в пару часов (компании, требующие мгновенной реакции, мы здесь не рассматриваем – работать с ними тяжело). Однако вливаясь в этот поток, ответственный человек, желая не подвести коллег, продемонстрировать более предсказуемое поведение и в целом не быть слабым звеном, старается отвечать как можно быстрее. Это очень позитивная практика. Но если запросов много, она начинает выбивать из колеи. Для каждого на удаленке рано или поздно наступает день, когда он по ощущениям не сделал ничего полезного – только постоянно отвлекался на чужие вопросы.

Баланс работы в потоке и реакции на внешние обращения нужно контролировать. И тут помогает то, что удаленка – это всегда определенная степень свободы, в частности в выстраивании своего дня. Если коммуникации объединить в расписании с коммуникациями, бюрократию с бюрократией, а поток с потоком – будет немного легче от того, что контекст меняется реже. Это снижает нагрузку.

Конечно, в работе в команде идеального порядка в разграничении разнотипных задач у вас не выйдет. Но стремиться к этому все же стоит.

Прислушивайтесь к себе

На удаленке, скорее всего, не будет стороннего человека, способного заметить по вашему поведению в течение рабочего дня, что что-то с вами не так. У нас практикуются звонки по Skype с видео, но не всегда они дают полную картину настроения человека. При этом психологическое состояние – это такое же средство достижения целей, как техническое состояние автомобиля (с точки зрения целей в работе водителя). За автомобилем надо следить – за своей работоспособностью тоже. Стоит изучить себя получше: понять, в каком состоянии вы наиболее продуктивны, какие есть признаки того, что продуктивность падает, и как ее быстро восстановить.
Некоторые со временем устают от четырех стен так, что никакие “поспать” и “погулять” уже не помогают. И в этом случае опыт бывалых подсказывает, что можно снять мини-офис или рабочий стол в чужом офисе.

Отдельная тема – физическая нагрузка. При удаленной работе поводов напрягаться мало, но пускать это на самотек нельзя. После хорошей зарядки работается лучше.

Выделите хобби

Вполне ощутимый и постоянно упоминаемый минус удаленки – нехватка личного общения, той самой офисной социализации. Но никто не говорит, что наши социальные потребности необходимо удовлетворять исключительно за счет локации работодателя. Лучшая пилюля от выгорания на работе – хобби, так или иначе связанное с общением. Например, у одного из наших сотрудников попытки как-то применить автомобильное кресло, валявшееся дома, превратились в сборку игровой установки, а потом и в проведение дружеских чемпионатов по виртуальным гонкам, которые собирают большие компании прямо в квартире. Еще двое совместными усилиями осваивают 3D-печать. У многих есть дети, которые точно не дадут замкнуться в своем мирке, или хотя бы домашние животные.

Ваше хобби – это ваша работа? Не проблема. В ИТ посещение профильных конференций – настоящий взрыв социализации, особенно в последнее время, когда организаторы “прокачивают” не только доклады, но и то, что называется “нетворкингом”.

Конечно, здесь перечислены не все “хитрости”, которые использует наш коллектив, чтобы не уставать от формата. Если эта тема вам интересна, будем делиться в следующих публикациях.

А как вы управляете своей работоспособностью в удаленном формате? Расскажите в комментариях.

P.S. Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.