Система управления в организации: Система управления в организации

Организация управления предприятием: функции, методы и цели

На бизнес оказывает влияние множество факторов: конкуренция в ведущейся деятельности, экономическое положение населения, качество предлагаемого товара и услуг, местоположение компании и ее отдаленность от мест сбыта и прочее. Но пожалуй, самое главное, от чего зависит успешность фирмы, – это организация управления предприятием. От этого фактора зависит многое. Если не все. При неправильном руководстве даже самый лучший товар либо не сделают в необходимом объеме, либо сорвут сроки на исполнение. В этой статье мы рассмотрим основные организации управления предприятием и разберем ошибки, которые нельзя допускать.

Суть процесса управления организацией

Организация управления предприятием – это целенаправленная и контролируемая деятельность, представляющая из себя совокупность различных методов мотивации и контроля работы коллектива для достижения поставленной задачи (сюда относят как глобальную цель организации, так и кратковременные, такие как увеличение рынка сбыта, улучшение качества продукции, повышение эффективности продаж и так далее).

Организация структуры управления предприятием делится на управляющую и управляемую части, где управляющая – это дирекция, менеджера и информационный отдел (также носит название административно-управленческого аппарата), а управляемая – это организационные отделы, занятые процессом производства. Успешность организации будет заключаться в правильном координировании обеих составляющих частей.

Цели системы управления предприятием

Для того чтобы разобраться в вопросе организации системы управления предприятием, необходимо определиться с ее целями. Они могут быть различными, но объединяются в четыре основных блока:

• Экономические – направлены на увеличение продаж и повышение прибыли предприятия.
• Производственно-коммерческие – выполнение заданного объема производства и реализации продукта, направлены на обеспечение экономической цели, договорных обязательств и так далее.
• Научно-технические – направлены на получение необходимых технических характеристик продукта, имеют целью повышение качества, а также увеличение производительности в результате технологического совершенствования.
• Социальные – направлены на удовлетворение потребностей исполнительного персонала.

Экономическая цель является преимущественной, остальные три при этом работают на нее, дополняют друг друга. Обычно предприятие работает одновременно по каждой из них, естественно, разделяя обязанности между руководителями разных подразделений. Показателем успешной работы над реализацией целей организации будет увеличение продаж и повышение общей прибыли фирмы, то есть выполнение ее экономической цели.

Функции системы управления предприятием

Разделение и специализацию руководства и его деятельности называют функциями управления предприятием организацией. По принципу долгосрочности различают основные и конкретные функции управления. Основные (они же постоянные) функции – это планирование, организация, мотивация и контроль.

• Планирование направлено на определение перспектив развития экономики, предугадывание ее будущего состояния и определение роли предприятия в получившейся картине. На основании получившихся результатов составляется дальнейший план действий. Планирование включает в себя несколько последовательных этапов: концепция (теоретическая основа, идея), прогноз (предугадывание возможностей бизнеса с помощью научного обоснования), программа (итоговое формирование дальнейшей деятельности с подсчетом необходимых для реализации ресурсов).
• Организация направлена на формирование руководства, регулирование отношений между управляющей и управляемой системами, она же улучшает эффективность всех других функций благодаря тому, что создает четкую систему менеджеров и обеспечивает их успешное взаимодействие.
• Мотивация помогает найти причины, помогающие коллективу достигать поставленные перед ним задачи, предоставляет ему их, стимулируя тем самым на эффективную деятельность.
• Контроль – завершающий этап, который ведет наблюдение с целью проверки. Главная задача этой функции – корректирование произведенной стратегии. Контроль устанавливает регулирующие показатели, затем замеряет и анализирует их, после чего определяет действия, способствующие улучшению этих показателей. Рекомендации могут быть различными: пересмотр целей, перераспределение задач, привлечение персонала, совершенствование организации управления предприятием.

Конкретные функции воздействуют на специфическую сферу деятельности и обусловлены разделением управленческой структуры. Объектом функции берется отдельное звено, например, маркетинг, отдел сбыта, система администрирования. Обычно они бывают краткосрочными и ориентируются на ту сферу, которая на этапе контроля показывает неудовлетворительные результаты.

Структуры управления предприятием

Исходя из определяемых функций, для успешного исполнения которых требуются различные компетенции, формируется состав руководства, который может собой представлять одного человека, отдел или подразделение управленцев. Организация системы управления предприятием подразумевает выбор наиболее подходящего варианта. Исходя из объема необходимых полномочий различают шесть структур управления:

• Линейная. В такой структуре осуществление управления происходит от начальника к подчиненному по иерархии. Важный нюанс – приказы идут только от одного человека. Очень важно подобрать оптимальное количество сотрудников для одного управляющего, от этого будет зависеть эффективность работы. У такой системы есть свои недостатки, например, сложный процесс принятия решений – для того, чтобы получить одобрение на какое-либо действие, подчиненному необходимо обратиться ко всем вышестоящим по иерархии, вследствие чего происходит медлительность реакции по отношению даже к наиважнейшим вопросам, плюсом к чему еще и процветает коррупция и подсиживание.
• Функциональная. В такой организации управления предприятием общие для нескольких отделов функции передаются одному отделу или человеку, исполняющему приказы нескольких начальников. Плюсом структуры является полное исключение дублирования работы исполнителя, минусом – отсутствие единства приказов, которые, по мере увеличения сложности могут тормозить рабочий процесс.
• Линейно-функциональная. Эта структура объединяет две предыдущие: решения разрабатываются квалифицированными специалистами, после чего по иерархии вниз отдаются приказы.
• Программно-целевая. При таком управлении организацией труда на предприятии выделяют руководителей каждого отдельного проекта, после чего те отдают приказы, направленные на достижение отдельных целей компании. Управленец получает задание от директора или его заместителя, при этом имея в подчинении штат сотрудников. Со временем такие отделы часто преобразуют в независимые внутренние фирмы.
• Матричная. Такая структура сочетает в себе сразу линейную, программно-целевую и функциональную организацию.
• Дивизионная структура объединяет продуктовый и региональный принцип. Основоположными частями здесь будет отделы, наделенные определенной самостоятельностью, вступающие между собой в договорные отношения и самостоятельно финансируемые благодаря получению прибыли. Руководство при этом принимает решения на долгую перспективу.

Общественные закономерности, влияющие на выбор структуры управления предприятием

Организацию структуры управления предприятием следует выбирать из определенных общественных закономерностей, имеющих влияние на ход деятельности фирмы в целом. К таким законам относят:

• Технико-экономический закон, который раскрывает суть технической стороны производства, отражает отношение человека к технике и природе.
• Социальные и социально-экономические законы, показывающие суть взаимоотношений между отдельными классами.
• Правовые.
• Социально-психологические законы, показывающие суть взаимоотношений между сотрудниками и целыми отделами в компании, их взаимодействие друг с другом.

Принцип эффективного построения структуры управления предприятием

Успешная организация управления деятельностью предприятия начинается с определенных правил построения, принципов, на которые необходимо опираться при выборе структуры и методов управления. Во-первых, нельзя забывать о том, что главным источником повышения производительности всегда является человек, следовательно, исходя из его психологических и социальных качеств, должна быть составлена эффективная программа работы фирмы. Причем если предоставить работникам или отделениям некоторую автономию, их результативность значительно возрастет. Однако, свободу сотрудников нужно сочетать с централизмом и оставлять у работников главные цели – стандарты качества, политику компании.

Следующий принцип – планирование всегда должно иметь долгосрочные перспективы и опираться на постоянное изменение рынка. Предприятие также должно быть готово к расширению штата при необходимости. При выборе системы управления, необходимо ориентироваться на максимально простые и понятные формы, не усложнять процесс руководства. И конечно, не забывать об интересах потребителей.

Методы системы управления предприятием

Метод управления – это способ воздействия на сотрудников и коллектив в целом, предназначение которого обеспечить координацию их работы для получения необходимых результатов. По содержанию методы организации управления предприятием делят на три обширные группы:

• Административные методы основываются на подчинении сотрудников вниз по иерархии и делятся, в свою очередь, на организационные и распорядительные. Первые охватывают целые структуры управления и дают четкое разделение обязанностей, проявляются они в общих инструкциях и нормах предприятия. Вторые составляют оперативное реагирование и проявляются в виде приказов.
• Экономические методы основываются на заинтересованности в результатах производства и направлены на побуждение сотрудников к достижению целей, поставленных перед ними руководством. Сюда относится денежное поощрение работников в виде премий, а также материальная ответственность за выполненную работу.
• Социально-психологические методы основаны на психологическом состоянии работников и включают в себя различные воспитательные и просветительные работы, создание благоприятной рабочей обстановки и урегулирование социальных связей в коллективе, участие сотрудников в управлении.

Состав руководства организации

Организация управления персоналом на предприятии осуществляется с помощью высшего руководства, назначаемого владельцем фирмы или советом учредителей. Аппарат управления должен включать четыре направления: общее, техническое, экономическое и оперативное.

Общее руководство объединяет всех линейных управленцев и возглавляется директором предприятия, опирающегося, в свою очередь, на заместителей и помощников. Во главе технического направления находится главный инженер организации, он же обычно — первый заместитель директора предприятия. Однако, наиглавнейшая его задача – управление научно-исследовательской работой. Во главе экономической службы находится главный бухгалтер, в подчинении которого находятся планово-экономический отдел, отдел труда, бухгалтерия, материально-техническое снабжение, финансовый отдел и отдел маркетинга.

Служба оперативного управления состоит из производственно-диспетчерского отдела и планово-диспетчерского бюро. Руководителем оперативной службы назначается дежурный диспетчер.

Дальнейшее руководство определяется исходя из объемов производства и включает в себя начальников цехов, мастеров участков.

Работа с персоналом предприятия

Следует подробнее разобрать работу с персоналом предприятия. Как уже говорилось выше, человек – главный ресурс организации, следовательно, ему стоит уделить максимальное внимание.

Работа с персоналом начинается с адаптации. Этот процесс включает в себя практическое ознакомление людей с их обязанностями, четкое доведение до них всей необходимой информации, правил и положений предприятия, его целей, а также налаживание межличностных отношений между сотрудниками.

Нельзя забывать о развитии персонала, повышении его профессионализма. Все начинается с понимания сотрудников о необходимости постоянного обучения и саморазвития, осознании своей роли в коллективе и повышении ответственности за свой результат. Для этих целей проводятся обучающие мероприятия и тренинги. Развитие основывается на обучении, которые должны управляться и финансироваться организацией. Немаловажным преимуществом для сотрудников будет являться возможность карьерного роста с повышением квалификации.

Анализ организации управления предприятием дает понять высокую роль мотивации персонала. Мотивация представляет собой процесс побуждения сотрудников к эффективной работе и основывается на административных, экономических и социально-психологических методах воздействия. Структура любого из мотивов состоит из трех основных частей: определение потребности работников, вознаграждение, которое сотрудник может получить и назначение действия, необходимого для удовлетворения потребности.

Для целей мотивации персонала служат такие потребности, как физиологические, социальные, психологические, признания обществом его личности, необходимость самовыражения, сопричастность к хорошо выполненной работе и другие.

Заключение

Организация планирования управлением предприятием является сложным и многогранным процессом, нуждающемся в квалифицированной разработке профессионалами. С ростом фирмы наблюдается тенденция усложнения организационно-управленческой структуры, увеличения ее масштабов. Главной целью любого предприятия является исполнение обозначенных стандартов, для чего необходимо довести уровень дисциплины до необходимой отметки. Для этого каждая фирма подбирает наиболее подходящие для своей структуры методы воздействия и управления.

Экономика и управление предприятием организацией тесно связаны между собой. При правильном подходе к выбору руководства фирмы, работы с сотрудниками, методов стимулирования персонала к достижению нужных результатов, предприятие будет развиваться и увеличивать свою прибыль. При ошибочном подходе все будет с точностью до наоборот. Именно поэтому организации управления стоит уделять максимальное внимание и периодически проводить анализ результатов деятельности руководства.

Система управления организацией — Студопедия

Чтобы достичь цели с минимальными временными и материальными затратами, необходимо координировать деятельность всех звеньев организации. Для этого в любой организации существует система управления, и определяет организацию как управляемую систему. Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять – значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», – так охарактеризовал процесс управления Г.Файоль.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование. В системе управления организацией выделяются управляющая и управляемая части.

Управляющая часть включает дирекцию, менеджеров, информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Она называются административно управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов достижения поставленной цели.

Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации.

Например, организация по управлению финансами, банк, имеет на входе денежные средства или их заменители (векселя, акции, ценные бумаги), а на выходе – информацию по управлению финансовыми потоками и денежными средствами, или выплату наличных денежных средств.

Наиболее четко задачи управления организацией сформулировал Г. Файоль, один из учеников Ф. Тейлора и основателей научной теории управления.

Основными задачами управления являются:

– планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;

– «организовывания», т.е. распределение и управление использованием материальных и людских ресурсов;

– выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме;

– координация различных действий для достижения общих целей;

– выработка норм поведения членов организации и проведения мероприятий по соблюдению этих норм;

– контроль за поведением членов организации.

Эти признаки процесса управления были сформулированы Г. Файолем в начале 20 в. За прошедший период произошли значительные изменения в организации процесса управления, требует нового подхода к системе управления.

Система управления. Основные ее элементы и подсистемы — Студопедия

Система управления – часть социально-экономической системы, выделенная по связям, характеризующим отношение управления. Также система управления – это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Структурная система управления представляет собой совокупность элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и обеспечивающих достижение целей, стоящих перед организацией.

Основными элементами системы управления являются:

1) Цели организации – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

2) Кадры управления — работники, в том числе: руководители, специалисты и вспомогательный персонал, чья профессиональная деятельность состоит в процессе принятия и реализации решений.

3) Структура управления — совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

4) Функции управления — это виды деятельности, с помощью которых субъект управления воздействует на управляемый объект.

5) Механизм управления – это совокупность методов управления.

6) Технология управления — это приемы, способы и порядок выполнения процесса управле­ния в целом и составляющих его функций.

7) Информационное и технологическое обеспечение функционально включает в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, необходимой для функционирования системы управления организацией.

Элементы системы управления, взаимодействующие между собой образуют 3 подсистемы:

а ) Структурно-функциональная — это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные за ними функции и решаю­щих поставленные перед ними задачи, а также совокупность мето­дов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие.

б ) Информационно-поведенческая — сводит воедино в успешно функционирующих системах управления на основе развития информационных каналов и связей в организации, управленческую идеологию, интересы и критериально-норма­тивную базу, работников управления, процедуры и организацию управленческого труда.

Основными частями информационно-поведенческой подсистемы являются следующие три блока:

1) Управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления;

2) Интересы и поведенческие нормативы участников процесса управ­ленческой деятельности;

3) Информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления.

в) Подсистема саморазвития системы управления — отражает возникновение в системе управления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления.

Первая часть подсистемы ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие

Вторая часть обеспечивает развитие системы управления.

Системы управления

Сущность понятия «система управления»

Специалисты области управления выдвигают различные формулировки термина «система управления». Самой емкой, на наш взгляд, является такая: система управления – это совокупность элементов, которые образуют иерархию контуров циркуляции и преобразования информации при реализации концепции управления, и которая направлена на обеспечение соответствия действий установленному плану организации.

Критерий принадлежности определенной системы к системе управления — это следующее положение: если эта система в организации является неотъемлемой частью, а действиями ее осуществляется управление организацией и задач, отличных от управленческих, она не решает, то ее можно рассматривать как специализированную систему или как систему управления. Иными словами, управление осуществляется только в случае, если реально существует действующая система, решающая управленческие задачи.

В самом общем виде управление – это некоторый тип взаимодействия между участниками, один из которых является субъектом управления, а второй – объектом управления (рис. 1).

Готовые работы на аналогичную тему

Рис. 1. Субъект и объект управления

В организации субъект управления, или носитель власти — это руководитель, который в силу концепции управления, принятой в организации может делиться ответственностью и полномочиями с нижестоящими по иерархии руководителями.

Что же касается систем управления, то в качестве объектов управления выступают подразделения организации, специалисты, правила организационного функционирования, используемые ресурсы и т. п.

Типы систем управления

Системы управления могут быть двух типов: открытые и закрытые. Ключевое различие между этими видами систем управления заключается в том, что в закрытой системе блок управления — составная часть той системы, которой он управляет, а в открытой — нет.

В значительной мере эффективность работы открытой системы зависит от тех свойств, которыми управляющее устройство обладает. Если система управляема человеком, ее эффективность определяется человеком.
Если на управленческий процесс существенное влияние оказывает ход самой управляемой операции, нежели чем влияние внешней среды, то такая система — закрытая. Для закрытой системы характерно наличие обратной связи. Это значит, что на входе системы измеряются постоянно значения параметра, выбранного как управляемого, а на выходе системы производятся те изменения, цель которых состоит в ликвидации отклонений или ошибок от заданной заранее величины. Но не во всех случаях система в состоянии произвести полную коррекцию. Некоторые информационные потоки, имеющие место в системе управления организацией, имеет вид замкнутого контура.

Принцип обратной связи основывается на обратном воздействии результатов управления системы на процесс самого управления, или использование информации, которая поступает от объекта управления. Обратная связь может быть как внешняя, так и внутренняя, а также положительной и отрицательной. Положительная действие выходного сигнала усиливает — имеет одинаковый знак с ним; отрицательная наоборот входной сигнал ослабляет. Положительная связь положение системы ухудшает. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при нарушении его воздействиями. Если на выходе системы результат меньше, чем требуется, то блок регулирования дает сигнал, усиливающий интенсивность процесса; если результат эталона больше, то управляющий процесс затормозится.

Открытые и закрытые системы управления классифицируются в зависимости от характера чувствительного элемента или управляющего воздействия, или вместе того и другого. В зависимости от характера управляющего воздействия системы управления бывают:

• программные или жесткие;
• регулируемые;
• саморегулирующиеся;
• адаптивные.

Определение

Программные или жесткие – это те системы управления, в которых действует одна прямая связь между субъектом и объектом управления, посредством которой поступают управляющие воздействия, к исполнению обязательные.

Разновидностями ее являются административно-командные системы. Регулируемая система применяет информацию о реакции объекта на управление, экономические и административные методы управления, интересы людей. Саморегулирующиеся системы управления основаны на регулировании без вмешательства внешних сил. Адаптивные системы управления являются открытыми системами, в которых объект управления подвергается возмущающему воздействию внешней среды и адекватно на них реагирует; субъект управления же находится за пределами объекта или по отношению к нему является вышестоящим.

Также выделяют процессы управления в зависимости от того, в какой системной точке происходит выработка управляющего воздействия. К первой группе относят системы, имеющие или устройства типа «черного ящика», или же людей, которые непосредственно способны в месте возникновения первичной информации ее воспринимать, сравнивать с эталоном и корректировать отклонение. Ко второй группе — системы, где все управление сосредотачивается в центре. При этом по каналам обратной связи информация поступает из периферии в центр, а далее, когда необходимо это, корректирующее воздействие передается к месту выполнения операции.

Параметры системы

Можно выделить следующие ключевые параметры систем:

• структура;
• связь;
• организованность;
• состояние системы;
• поведение системы (рис. 2).

Рис. 2. Ключевые параметры системы

Структура системы представляет собой совокупность элементов системы, а также связей между ними, которые определяют ее базовые свойства. Структура в общем виде включает в себя элементы, подсистемы, компоненты.

Определение

Организованность – это внутренняя упорядоченность, или согласованность при взаимодействии частей системы, которая проявляется в ограничении разнообразия состояний их системе.

Связь рассматривается как форма ограничений, взаимно накладываемых на поведение частей целого. Но связь тоже отсутствует при отсутствии ограничений.

Состояние системы является известным вектором значений определенных параметров, которые характеризуют систему в некоторый момент времени.

Определение

Поведение системы – это совокупность некоторых действий, изменений системы, реакций ее на внешнее воздействие, режимы жизнедеятельности.

Определение

Система управления – это неотъемлемая часть организации и одновременно относительно самостоятельная система в совокупности систем, составляющих организацию.

Система управления организацией осуществляет некоторые взаимосвязанные действия по формированию и использованию организационных ресурсов для достижения ею своих целей. Управление является эквивалентом всей деятельности организации по достижению конечной цели, а включает в себя те действия и функции, которые связаны с координацией и установлением внутри организации взаимодействия, с побуждением к осуществлению производственных и других видов деятельности, с целевой ориентацией разных типов деятельности и т.п.

Что такое система управления

В самом общем смысле система управления — это то, как организации обеспечивают выполнение задач. Если ваша организация проводит регулярные собрания персонала, они являются частью ее системы управления. Если у вас есть напоминания на стикерах, разбросанных по вашему столу, они являются частью вашей системы управления. В целом, все процессы, формальные и неформальные, которые позволяют вашей организации предоставлять свои продукты или услуги, составляют ее систему управления.

Системы управления

могут быть простыми или сложными, текущими или разовыми, стандартными для всей организации или отдельными для отдельных лиц. И, конечно же, разные системы управления могут иметь разную степень эффективности. Очевидно, что то, что работает для одной организации, может не быть оптимальным для другой. Что еще интереснее, так это то, что система управления, которая привела вашу организацию туда, где она есть, может оказаться неправильной для того, чтобы в будущем ваша организация была там, где вы хотите.

По мере развития организаций должны развиваться и их системы управления. Неформальная, специальная система может отлично подойти для стартапа с 3 сотрудниками, работающими в гараже. Однако одна и та же система вряд ли приведет к эффективному взаимодействию, согласованности и обмену знаниями, необходимым для успешного масштабирования той же компании.

Итак, какая система управления правильная для вашей организации? Следите за обновлениями на следующей неделе, чтобы увидеть следующую статью о том, что делает систему управления эффективной.Чтобы получать уведомления о выходе этой статьи, вы можете подписаться на нашу рассылку, выходящую раз в два месяца.

А пока вы можете оценить свою текущую систему управления с помощью нашего бесплатного стратегического индекса эффективности.

,

Важность информационных систем в организации | Малый бизнес

Берт Маркграф Обновлено 5 марта 2019 г.

Чтобы получить максимальную пользу от информационной системы вашей компании, вы должны использовать все ее возможности. Информационные системы приобретают свое значение благодаря обработке данных, поступающих от компании, для создания информации, которая полезна для управления вашими операциями. Чтобы повысить эффективность информационной системы, вы можете либо добавить больше данных, чтобы сделать информацию более точной, либо использовать информацию по-новому.

Системы бизнес-коммуникации

Частью управления является сбор и распространение информации, и информационные системы могут сделать этот процесс более эффективным, позволяя менеджерам быстро общаться. Электронная почта является быстрой и эффективной, но менеджеры могут использовать информационные системы еще эффективнее, сохраняя документы в папках, которыми они делятся с сотрудниками, которым нужна информация. Этот тип общения позволяет сотрудникам систематически сотрудничать.

Каждый сотрудник может передавать дополнительную информацию, внося изменения, которые отслеживает система.Менеджер собирает исходные данные и отправляет обновленный документ своей целевой аудитории.

Управление бизнес-операциями

То, как вы управляете операциями своей компании, зависит от имеющейся информации. Информационные системы могут предлагать более полную и свежую информацию, позволяя вам более эффективно управлять вашей компанией. Вы можете использовать информационные системы, чтобы получить преимущество перед конкурентами или выделиться, предлагая лучшее обслуживание клиентов.Данные о продажах дают вам представление о том, что покупают клиенты, и позволяют складировать или производить товары, которые хорошо продаются. Под руководством информационной системы вы можете оптимизировать свои операции.

Принятие решений в компании

Информационная система компании может помочь вам принимать более обоснованные решения, предоставляя всю необходимую информацию и моделируя результаты ваших решений. Решение включает выбор курса действий из нескольких альтернатив и выполнение соответствующих задач.Когда у вас есть точная и актуальная информация, вы можете с уверенностью сделать выбор.

Если более чем один вариант выглядит привлекательным, вы можете использовать информационную систему для запуска различных сценариев. Для каждой возможности система может рассчитать ключевые показатели, такие как продажи, затраты и прибыль, чтобы помочь вам определить, какой из вариантов дает наиболее выгодный результат.

Ведение документации компании

Вашей компании необходимы записи о ее деятельности для финансовых и нормативных целей, а также для поиска причин проблем и принятия корректирующих мер.В информационной системе хранятся документы и истории изменений, записи сообщений и оперативные данные. Уловка для использования этой возможности записи заключается в организации данных и использовании системы для их обработки и представления в качестве полезной исторической информации. Вы можете использовать такую ​​информацию для составления сметы и прогнозов, а также для анализа того, как ваши действия повлияли на ключевые показатели компании.

.

Как все социальные организации одинаковы: все они системы

Большая часть содержания по этой теме взято из этой книги:

© Авторские права Картер
Макнамара, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC.
Адаптировано с мест
Руководство по консалтингу и организационному развитию.

Разделы этой статьи включают

Во-первых, что такое система?
Инструменты для изображения системы
Критическая роль обратной связи в системе
Итак, почему так важно смотреть на организации
как системы?
Отказ закрытых систем — процветание открытых систем
Система в рамках каждой функции управления

В последнее время исследования менеджмента позволяют взглянуть на организации с новой точки зрения:
системная перспектива.Эта системная точка зрения может показаться довольно простой. Тем не менее, десятилетия
управленческого обучения и практики на рабочем месте не последовали
эта перспектива. Только недавно, когда организации столкнулись с огромными изменениями
и как они работают, преподаватели и менеджеры столкнулись с этим новым способом
смотреть на вещи. Эта интерпретация привела к значительному изменению
(или изменение парадигмы) в том, как менеджмент изучает организации и обращается к ним.

Во-первых, что такое система?

Несмотря на сложность организации, описанную в теме Что
такое организация ?, очень помогает думать об организациях как
системы.Читая следующие параграфы о системах, подумайте об организации.
что вы знаете — или даже о других системах, таких как автомобили или заводы.

Проще говоря, система
представляет собой организованный набор частей, которые тесно интегрированы для достижения
общая цель или результат. В системе есть различные входные данные, которые обрабатываются
для получения определенных результатов, которые вместе достигают желаемой общей цели
системой. Между этими различными частями существует постоянная обратная связь, чтобы гарантировать
они остаются согласованными для достижения общей цели.

Например, в организации входами могут быть финансирование, люди, помещения.
и технологии. (Для реальной организации список входов был бы очень
длиннее и конкретнее.) Процессы могут быть, например, с использованием денег
для обучения людей, разработки и маркетинга продуктов и услуг, а также измерения
удовлетворенность клиентов. Выходы — это, например, количество продуктов.
и проданные услуги. Общие цели, наш желаемый результат:
достаточно довольных клиентов, чтобы они платили подходящую цену и
организация остается финансово жизнеспособной.

Куча песка — это не система. Если удалить частицу песка, вы все равно
попала куча песка. Однако исправный автомобиль — это система. Снимаем карбюратор
и у вас больше нет рабочей машины.

Системы варьируются от очень простых до очень сложных. Есть множество типов
системы. Например, есть биологические системы (например, сердце),
механические системы (автомобиль), человеко-механические системы (езда на велосипеде),
экологические системы (хищники и жертвы) и социальные системы (отделы и
группы).

Для получения дополнительной информации о системах в целом см. Системы
Мышление, системные инструменты и теория хаоса.

Инструменты для изображения системы

Существует множество инструментов для изображения входов, процессов, выходов и результатов.
в системах, а также повторяющийся цикл (или петли) действий внутри них.
Одна из самых простых в использовании — это логическая модель. Модель может быть очень
полезно при планировании или анализе системы. Это также может быть очень полезно для описания
система другим.Вот пример логической модели учебного
программа, которая сама по себе является системой, изображенной в логической модели.

Следующие столбцы в логической модели — это результаты, в которые они входят.
и производим.

В приведенном выше примере образовательная программа постоянно получает обратную связь от
люди, участвующие в программе, а также участвующие в ней студенты.Отзыв
используется, в частности, для улучшения качества входных данных и процессов в
система. Таким образом, в системе существует повторяющийся цикл действий.

В этих статьях можно подробнее рассказать о логических моделях и системных инструментах.
Рекомендации
и структура для разработки базовой логической модели
.
Системные инструменты?

Критическая роль обратной связи в системе

Любая система, не имеющая постоянной и полезной обратной связи между своими
различные подсистемы, вероятно, будут давать некачественные результаты или вообще откажутся.Это верно для всех систем, включая социальные системы, такие как организации и
механические системы, такие как автомобили.

В организации следует постоянно собирать и оценивать обратную связь.
от тех, кого он обслуживает, но также и между различными частями организации.
Если определенная команда в организации не получает достаточной обратной связи от
своих руководителей, то команда не будет работать оптимально. Если руководители
не получают достаточной обратной связи от руководителей, тогда руководители не будут
хорошо работать.Вот почему внутренние коммуникации важны для
успех любой организации.

Многие лидеры и менеджеры интуитивно знают эти связи и важность
коммуникаций. Однако это понимание становится более ясным и важным.
когда они видят, что общение, по сути, является «жизненным
кровь »системы. Поэтому значительные изменения в организациях всегда
требует постоянного взаимодействия в организации сверху вниз и от
снизу вверх.См.
Organizational
Связь

Итак, почему так важно рассматривать организации как системы?

В прошлом, когда организация испытывала трудности, менеджеры обычно
на крепление одной детали. Например, когда постоянно не хватало денег,
потом они работали, чтобы заработать больше денег. Вскоре они поняли, что все еще
заканчиваются деньги, потому что они все еще тратили слишком много и, возможно, не
зарабатывая достаточно. Таким образом, они сократят расходы, в то же время уделяя больше внимания маркетингу, чтобы
чтобы получить больше дохода.

Тогда они поймут, что не получают больше клиентов, потому что клиенты
сообщили, что качество их продуктов и услуг было очень низким.
Так что менеджеры займутся улучшением качества. Тогда менеджеры могут
понимают, что они не могут улучшить качество, не получив дополнительных внутренних знаний,
что требует еще денег. Это, в свою очередь, требует от высшего руководства
действительно верю, что больше денег действительно будет иметь значение — в его время.

Сегодняшние менеджеры научились иметь системную перспективу. Они работают над улучшением
свои организации, а не путем изучения того, что кажется отдельными частями
организации, но за счет распознавания более крупных паттернов во взаимодействиях.

Сбой закрытых систем — процветание открытых систем

Что такое закрытая система?

Любая организация должна регулярно обмениваться полезными отзывами между своими частями
если он хочет процветать. Однако организация может сделать это и все равно потерпеть неудачу, если она
не обменивается такими отзывами со своими клиентами — людьми, которые
вне организации.

Организация, которая не обменивается отзывами со своими непосредственными внешними
среда называется закрытой системой. Вы могли бы придумать несколько примеров
организаций, которые перестают прислушиваться к мнению тех, кто не работает
и, как следствие, их продукты и услуги по-прежнему были более низкого качества.

Или вы можете подумать об организациях, которые, продолжая
имеют качественные продукты и услуги, их организация воспринималась как
действуют крайне неэтично.Тем не менее, организация проигнорировала мнения
этих внешних заинтересованных сторон и, в конечном итоге, продажи и прибыль организации
пострадал.

Что такое открытая система?

Итак, открытая организационная система — это система, которая регулярно обменивается полезными отзывами.
со всеми важными внешними заинтересованными сторонами, например, с клиентами,
сотрудники, лидеры сообщества и исследователи в отрасли.

Такие виды коммуникаций часто требуют тщательного планирования, внедрения.
и мониторинг.Неопытные или неразумные руководители и менеджеры могут увидеть, что
усилия как отвлечение от сосредоточения на собственных видениях и идеях. Пока
какое-то время это будет казаться страстным и продуктивным, но вскоре потерпит неудачу.
пример этой ситуации, если то, что некоторые называют синдромом основателя
где организация работает больше с личностью кого-то в
организации, чем ее миссии служить другим. См. Основатель
Синдром.

Вот изображение логической модели открытого
системный взгляд на организацию.

Система в рамках каждой функции управления

Описание различных подсистем — вы узнаете их

Есть множество примеров подсистем в организациях. Подумайте о любых повторяющихся
процессы, такие как функции управления стратегического планирования, маркетинга
и финансовый менеджмент.

1. Например, исходными данными для финансового управления могут быть планы бюджета.
   из других отделов.
2. Процессы финансового менеджмента могут постоянно контролировать
   доходы и расходы, возникшие в процессе эксплуатации.
3. Выходными данными могут быть финансовые отчеты руководству. (В этой ситуации
   руководство действительно является внутренним заказчиком финансового отдела.)
4. Отчеты помогают достичь цели постоянно информированных менеджеров, которые,
   в свою очередь, принимать мудрые решения в организации.
5. Решения руководства могут повлиять на бюджеты различных отделов.
6. Эти бюджеты изменяют входы в систему финансового управления.

Аналогично

1. Результаты повторяющегося процесса стратегического планирования являются входами для
   повторяющиеся процессы планирования программы или продукта.
2. Выходы процессов планирования программы и продукта являются входами для
   процесс финансового планирования.
3. Выходы этого процесса являются исходными данными для процесса сбора средств (в
   случай некоммерческих организаций).

Как можно интегрировать и отобразить взаимосвязи между подсистемами

Этот цикл или система действий продолжается до тех пор, пока организация
в операции. Подобные циклы возникают в каждой из основных функций организации.Вот описания некоторых общих подсистем в организации.
Примеры
системного обзора функций управления

Вы можете использовать логические модели, чтобы показать интеграцию и согласование различных подсистем.
в организации путем «сцепления» логических моделей. См.
Как
Модели цепной логики

Эта диагностическая модель также объясняет отношения между каждым из менеджеров
работает в коммерческой организации.
Системный
Модель для диагностики коммерческих организаций.

Эта модель объясняет отношения в некоммерческой организации.
Системный
Модель диагностики некоммерческих организаций.

Предлагаемое упражнение

Вот шаблон
для логической модели. Вы можете подумать о системе в своей работе или в личном
жизнь и схему системы в шаблоне.

Узнайте больше в блогах библиотеки, связанных с организациями

В дополнение к информации на этой текущей странице, см. Следующие блоги
у которых есть должности, связанные с организациями.Просмотрите страницу блога, чтобы увидеть
различные посты. Также см. Раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели
блог или нажмите «Далее» в нижней части сообщения в блоге.

Библиотека
Блог по консалтингу и организационному развитию
Библиотека
Лидерский блог библиотеки
Блог некоммерческой организации по наращиванию потенциала

По категории «Организационное развитие»:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по приведенной ниже ссылке.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги

,

Важность управленческого контроля в организации

Важность управленческого контроля

Контроль — неотъемлемая функция менеджмента. Без функции контроля процесс управления будет неполным. В коммерческих организациях потребность в контроле возникает из-за нескольких факторов;

1. Во-первых, трудно установить полностью точные стандарты эффективности в больших и сложных организациях. Руководителю нужна вся своевременная информация, которая не всегда доступна.Чтобы судить о точности стандартов, требуется контроль.
2. Во-вторых, в бизнесе есть несколько соблазнов. Сотрудникам доверены крупные суммы денег и ценные ресурсы. При отсутствии контроля сотрудники могут поддаться этим искушениям. Эффективная система контроля помогает минимизировать нечестное поведение со стороны сотрудников.
3. В-третьих, , из-за отсутствия контроля сотрудники могут ослабить свои усилия, и их производительность может быть ниже нормальной.Сигналы на перекрестке с оживленной дорогой очень хорошо иллюстрируют важность контроля. Подобно тому, как дорожные сигналы необходимы для обеспечения безаварийного и плавного движения, управленческий контроль необходим для обеспечения бесперебойного функционирования организации.

Именно посредством контроля менеджеры обеспечивают получение и эффективное использование ресурсов организации для достижения желаемых целей; Хорошая система управления дает следующие преимущества:

1. Руководство по эксплуатации. Контроль направляет поведение для достижения целей организации. Отсутствие контроля приводит к ошибкам в поведении, которые могут нанести ущерб целям. Подобно сигналу светофора, он направляет организацию и удерживает ее на правильном пути. Он измеряет прогресс в достижении цели и выявляет корректировки, если таковые требуются в повседневной работе; Надежная система контроля необходима для измерения прогресса, выявления отклонений и указания корректирующих действий. Это побуждает менеджеров более четко определять цели.
2. Проверка политики. Control позволяет руководству проверять качество различных планов. Это может показать, что планы необходимо перерисовать или изменить цели. Изменения в окружающей среде могут сделать первоначальные планы неработоспособными или несовершенными. Контроль помогает просматривать, корректировать и обновлять планы. Без бдительности и обратной связи со стороны эффективной системы контроля даже самые лучшие планы могут не сработать так, как ожидалось. Управленческий контроль не только выявляет необходимость корректирующих действий, но и предоставляет информацию, по которой менеджеры могут судить, соответствуют ли их цели в изменившейся среде.
3. Управленческая ответственность. Когда менеджер поручает некоторые виды деятельности и делегирует полномочия своим подчиненным, он остается ответственным за конечную производительность. Таким образом, руководитель должен проверить работу подчиненных, чтобы убедиться, что они используют делегированные полномочия желаемым образом. Таким образом, контроль позволяет менеджерам выполнять свои обязанности и в то же время делегировать полномочия.
4. Моральный дух сотрудников. Control создает в организации атмосферу порядка и дисциплины. Отсутствие контроля приводит к снижению морального духа сотрудников, поскольку они не могут предсказать, что с ними будет. Они стали жертвами предвзятости и репрессий

.